Manual Eecc PDF

Servicios Administrativos Ltda.
Departamento de Desarrollo de Software.
MANUAL EMPRESA CONTRATISTA

VERSIÓN 3.0
ACREDITACIÓN CODELCO
RESOURCE MANAGER
Hector Toledo Víctor Avello Víctor Avello

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Manual Empresa Contratista
Octubre 2016
Acreditación Codelco
Índice
Objetivo...............................................................................................................3
Alcance de aplicación..........................................................................................3
1 Instructivo Sistema de Acreditación, Empresa Contratista................................4
2 Solicitud Nuevo Usuario....................................................................................5
3 Login..................................................................................................................7
4 Manual de Usuario............................................................................................8
4.1 Documentación...........................................................................................8
5 Acreditación Empresa/Contrato.........................................................................9
5.1 Gestionar Acreditación Empresa................................................................9
5.2 Gestionar Acreditación Contratos.............................................................11
6 Acreditación Personal......................................................................................18
6.1 Acreditación Personal...............................................................................18
6.2 Administrar Personal.................................................................................22
6.3 Solicitud Licencia de Conducir..................................................................26
6.4 Acreditación Visitas...................................................................................27
7 Acreditación Vehículos....................................................................................29
7.1 Nueva solicitud de Acreditación Vehículo.................................................30
8 Reportabilidad de Personal.............................................................................31
9 Credencialización............................................................................................32
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Objetivo
Mostrar los pasos necesarios que debe realizar la empresa contratista para solicitar la
acreditación correspondiente.
Alcance de aplicación.
Este procedimiento debe ser aplicado por:
 Usuario Empresa Contratista.
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1 Instructivo Sistema de Acreditación, Empresa

Contratista.
Con el uso del navegador, acceder al sistema web por medio de la URL
acreditacion.codelco.cl. Se recomienda utilizar Mozilla Firefox o Google Chrome, también el
sistema funciona con Internet Explorer 11 o superior. Figura 1.
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2 Solicitud Nuevo Usuario.

Para usuarios nuevos, que no posean sus credenciales de acceso; es necesario levantar una
solicitud para nombre de usuario y contraseña respectiva al ingreso del sistema de
acreditación.
La solicitud se debe hacer desde el Login (Figura 1), donde la opción “Solicite su usuario” irá
al formulario de nuevo(s) usuario(s) por empresa.
Figura 1.
Paso 1: Solicitar usuario para Empresa Contratista.
Paso 2: Solicitar Pase de Visita.
Este formulario debe ser llenado con los datos básicos de la empresa, en primera parte Rut y
Razón Social respectivas y en segunda parte, se agregan los usuarios que estarán
asociados a la empresa, esta información es Rut del solicitante; Nombres, Apellidos, email
(donde será enviada la respuesta de solicitud con usuario y contraseña) y la división a la que
pertenece, como se ve en la Figura 2.
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Figura 2.
Paso 1: Ingresar los datos básicos de la empresa.
Paso 2: Agregar usuarios, dependiendo de la necesidad.
Paso 3: Llenar los datos de cada usuario agregado al listado (máximo 10 por solicitud).
Paso 4: Enviar la solicitud de nuevos usuarios.
El solicitante deberá esperar un correo donde se le indica su cuenta de usuario y su
contraseña para el ingreso al sistema.
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3 Login.
El usuario de empresa contratista debe ingresar los datos entregados vía correo electrónico
generado automáticamente por el sistema, posterior al envío de solicitud de usuario nuevo,
éstos son USUARIO y CONTRASEÑA, como se ve en la Figura 3.
Figura 3.
Paso 1: Ingresar Usuario y contraseña.
Paso 2: Ingresar al sistema.
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4 Manual de Usuario.
4.1 Documentación.
El sistema cuenta con un módulo dedicado a la documentación de manuales los que podrán
ser descargados por el usuario para ser visualizados en formato PDF. Adicionalmente se
cuenta con videos tutoriales para ayudar al usuario a interactuar de forma correcta con la
plataforma. Según se visualiza en la Figura 4.
Figura 4.
Opción 1: Descargar Manual de Usuario Empresa Contratista.
Opción 2: Visualizar Videos Tutoriales para Empresa Contratista.
Paso 1: Desplegar video tutorial seleccionado.
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5 Acreditación Empresa/Contrato.
5.1 Gestionar Acreditación Empresa.
Una vez ingresado al sistema, lo primero que se deberá realizar es el proceso de
acreditación de empresa. Para esto, será necesario ingresar al menú “Acreditación
Empresas/Personas” y seleccionar la opción “Gestionar Acreditación Empresa”. Figura 5.
Figura 5.
Paso 1: (Estado Pendiente/Rechazado): Actualizar información para solicitud de acreditación.
Una vez seleccionada la opción, se desplegará el formulario de solicitud el cual deberá ser
completado con información requerida de la Empresa.
Una vez realizados estos pasos, el representante de la empresa deberá aceptar los términos
de veracidad y actualidad de la información proporcionada.
Para finalizar, se deberá guardar la información y automáticamente se enviará la solicitud,
siempre y cuando se hayan ingresado correctamente todos los campos obligatorios. Figura 6.
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Figura 6.
Paso 1: Llenar los campos de datos básicos de la empresa.

Paso 2: Aceptar los términos de veracidad.
Paso 3: Guardar la información ingresada.
Paso 4: Ingresar documentos necesarios para la solicitud de acreditación.
Una vez completado todos los pasos correctamente, el sistema mostrará una alerta de que
todo fue ingresado exitosamente y se enviará la solicitud de acreditación.
Posteriormente el sistema dará aviso del cambio de estado de la solicitud; PENDIENTE si

aún no ha sido revisada, RECHAZADA o APROBADA según si la información enviada en la
solicitud fue aprobada.
En el caso que se desee actualizar la información de la empresa contratista, esta se podrá
editar en la opción de “Actualizar Información” repitiendo los pasos antes descritos. Figura 6.
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5.2 Gestionar Acreditación Contratos.

La empresa, una vez acreditada, podrá realizar el ingreso de sus contratos y posteriormente
de sus sub contrato y/o servicios esporádicos, en caso que lo requiera Figura 7.
Será exclusiva responsabilidad de la empresa contratista que tiene el contrato civil vinculante
con Codelco de acreditar a sus subcontratos y/o servicios esporádicos, bajo su mismo perfil.
El sistema no permitirá que estos se acrediten por su propia cuenta.
Si la acreditación de la empresa está en estado pendiente o rechazado (Punto 4.1), el
sistema mostrará la siguiente alerta “ Debe terminar la acreditación de su empresa para poder crear contratos ”
(Figura 7).
Figura 7.
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5.2.1 Acreditar Contratos.

Al seleccionar en el índice la opción “Gestionar Acreditación Contratos, se desplegará el
botón “Acreditar Contratos”. En esta sección, al igual que la anterior, se desplegará un
formulario el cual deberá ser completado con toda la información y documentación requerida.
Para finalizar solo basta con guardar como muestra la Figura 8.
Figura 8.
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Paso 1: Seleccionar división y administrador del contrato.

Paso 2: Ingresar los datos básicos del contrato.
Paso 3: Añadir las jornadas que tendrá el contrato.
Paso 4: Ingresar los datos del personal relevante asociado al contrato.
Paso 5: Cargar la documentación respectiva para proceder al proceso de acreditación del
contrato.
Una vez guardada la información, automáticamente se enviará la solicitud de acreditación del
contrato. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y posteriormente se
informará el resultado de su acreditación.
Si este proceso es exitoso, se desplegarán los las opciones para que la empresa pueda
enviar solicitudes para subcontratos y servicios esporádicos.
Figura 9.
Opción 1: Nueva acreditación de contrato.
Opción 2 (si acreditación contrato es exitosa): Nueva acreditación de subcontrato.
Opción 3 (si acreditación contrato es exitosa): Nueva acreditación de servicio esporádico.
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5.2.2 Acreditar Subcontrato.

Al igual que en el punto anterior, la acreditación de subcontrato se debe realizar por medio
del llenado del formulario correspondiente (Figura 10), ingresando desde la opción 2 de la
Figura 7.
Es importante destacar que esta opción, como la opción 3 solo se activan si y solo si, la
solicitud de acreditación de contrato fue previamente aceptada.
Paso 1: Seleccionar la división a la que pertenecerá el contrato.
Paso 2: Ingresar los datos básicos del subcontrato.
Paso 3: Añadir las jornadas que tendrá el subcontrato.
Paso 4: Cargar la documentación respectiva para proceder al proceso de acreditación del
subcontrato.
subcontrato. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y posteriormente se
informará el resultado de su acreditación.
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Figura 10.
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5.2.3 Acreditar Servicio Esporádico.

Para acreditar un servicio esporádico al igual que los pasos anteriores, es necesario
completar el formulario con la información y documentación requerida. Para finalizar se
deberá guardar la información para su revisión, como muestra la Figura 11.
Figura 11.
Paso 1: Escoger la división a la que pertenecerá el servicio.

Paso 2: Ingresar la información de la empresa que prestara el servicio.
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Paso 3: Llenar los datos básicos del servicio esporádico.

Paso 4: Cargar la documentación asociada al servicio.
servicio esporádico. La empresa deberá esperar que la solicitud sea revisada y
posteriormente se informará el resultado de su acreditación.
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6 Acreditación Personal.
6.1 Acreditación Personal.
Una vez el contrato fue acreditado correctamente, la empresa podrá gestionar la acreditación
de su personal. Para esto dirigirse al menú de “Acreditación Personal”, en dónde al
seleccionar la opción “Acreditación Personal” se desplegará un buscador por número de
identificación. Acá, como primer paso deberá realizar la búsqueda de empleados mediante el
Rut (sin puntos y con guion) o Pasaporte (solo letras y números), según corresponda.
Dependiendo del resultado de búsqueda, si la persona es encontrada en la base de datos se
mostrará la información y su actual estado (vigente/no vigente). Dependiendo de su estado
de acreditación, se mostrará la opción de modificar y generar una solicitud de acreditación.
Por otro lado, en el caso que el número de identificación ingresado no se encuentre
ingresado no se encuentre, se deberá generar un nuevo registro, como se muestra en la
Figura 12.
Figura 12.
Paso 1: Seleccionar tipo de identificador.
Paso 2: ingresar y buscar por identificador seleccionado.
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Paso 3 (si Rut o pasaporte no existe): Comenzar nuevo proceso de acreditación de la

persona.
Si número identificador existe, el sistema proporcionará información y estado de este.
6.1.1 Nueva Solicitud Acreditación Personal.

El formulario para una nueva solicitud de acreditación de personal se divide en tres partes;
información de la persona, información contractual y la carga de la documentación
correspondiente, como se observa en las Figuras 13, 14 y 15 respectivamente.
En el primer paso se debe ingresar todos los datos relacionados a la persona o al menos
todos los campos obligatorios (demarcados por un asterisco rojo) para continuar al segundo
paso (Figura 13). Al terminar se guardará automáticamente la información al pasar al
segundo paso, dónde se deberá continuar completando un formulario con información
relacionada al contrato vinculante y a su mismo contrato de trabajo, (Figura 14), Para finalizar
se debe guardar la información ingresada.
IMPORTANTE. Para poder cargar documentación, es necesario haber guardado
correctamente los datos de la persona (en el Paso 2, Figura 14).
Como último paso, se deberá cargar toda la documentación solicitada. Los documentos se
cargan de forma automática, una vez ingresados, el sistema los asigna a la solicitud sin
necesidad de guardar los cambios de forma manual (Figura 14).
Figura 13.
Paso 1: Ingresar datos de la persona.
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Figura 14.
Paso 1: Ingresar datos del contrato comercial al que pertenece la persona.

Paso 2: Guardar datos ingresados de la persona.
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Figura 15
Paso 1: Ingresar documentación correspondiente al proceso de acreditación de la persona.

IMPORTANTE. En caso que el documento exija fechas de inicio y término, estas deben ser
correctamente ingresadas antes de la carga del documento.
Una vez finalizada la carga de todos los documentos, o al menos los obligatorios, el sistema
automáticamente guardará y enviará la solicitud de acreditación, con lo que se desplegará un
mensaje indicando si fue enviada de manera exitosa. La empresa deberá esperar que la
solicitud sea revisada y posteriormente se informará el resultado de la acreditación
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6.2 Administrar Personal.

Como herramienta de gestión, en el menú Administrar Personal, se podrá buscar las fichas
de todo personal que ha sido acreditado por la empresa contratista, indiferente del número
de contrato. Para realizar esta búsqueda será necesario contar con el Rut/pasaporte de la
persona y/o el nombre de éste, luego se desplegará la información de la persona encontrada,
como muestra la Figura 16.
En el caso de que la persona se encuentre actualmente vigente, se podrá solicitar su licencia
interna de conducir, en caso de que se requiera. Asimismo, si por algún motivo fuese
necesario, también se podrá solicitar la desvinculación del personal dejando la credencial
inhabilitada para hacer acceso a las dependencias.
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Figura 16.
Opción 1: Búsqueda por Rut/Pasaporte.
Opción 2: Búsqueda por Nombre del empleado
Paso 1: Buscar con el criterio aplicado.
Paso 2: Revisar resumen de la ficha del empleado.
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Paso 3: ver el detalle de la ficha del empleado.

Paso 4: Desvincular al empleado.
6.2.1 Ficha Persona.

La ficha proporciona el detalle de la información correspondiente a la persona, así como
también su información e historia contractual si ha estado en más de un contrato, incluyendo
todos los documentos que son requisitos para la acreditación, los que pueden ser
descargados para su revisión. Asimismo, también se muestra el estado actual del contrato de
la persona, como muestra la Figura 17.
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Figura 17.
Paso 1: Descarga de documentos para acreditación de la persona.
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6.3 Solicitud Licencia de Conducir.

Como se muestra en el paso 4 de la Figura 15, si la persona ya se encuentra acreditada, se
podrá solicitar la licencia interna de conducir desde la opción correspondiente.
Para esta solicitud se deberá ingresar el área donde la persona circulará, el tipo de vehículo
que conducirá y la fecha de control de la licencia municipal, además de ingresar la
documentación correspondiente a esta solicitud, como muestra la Figura 18.
Figura 18.
Paso 1: Ingresar datos de la licencia interna.
Paso 2: Guardar la información ingresada de la solicitud de licencia.
Paso 3: Carga de documentación de la solicitud de la licencia interna.
IMPORTANTE. Guardar la información de la solicitud antes de cargar la documentación.
Los documentos son cargados automáticamente al sistema, el usuario será derivado a la
ficha del personal.
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Una vez finalizada la carga de todos los documentos, o al menos los obligatorios, el sistema
automáticamente guardará y enviará la solicitud de acreditación.
6.4 Acreditación Visitas.

La empresa acreditada podrá generar solicitudes de acreditación para sus visitas en la
opción ACREDITAR VISITA que se observa en la Figura 19.
También en esta sección, se podrá visualizar el listado de solicitudes de visitas y el detalle de
cada uno.
Figura 19.
Paso 1: Generar nueva solicitud de acreditación de visitas.
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6.4.1 Nueva Acreditación Visitas.

Para solicitar pase para una vista, se deberá completar el formulario, donde se deberá
ingresar la información y documentación requerida, como muestra la Figura 20.
Figura 21
Paso 1: Ingresar datos básicos de la visita.

Paso 2: Carga de documentos correspondientes a la visita.
Paso 3: Enviar solicitud.
Una vez enviada la solicitud, el usuario será direccionado a la interfaz anterior a la espera de
su revisión. En caso de que sea aprobada, se le habilitará en el sistema el pase de visita
para ser impreso, el cual deberá llevar físicamente para hacer ingreso a la división.
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7 Acreditación Vehículos.
El usuario de empresa contratista deberá ingresar por la opción, del menú izquierdo,
“Acreditación Vehículos”, desde esta interfaz se podrá solicitar la acreditación en terreno,
como muestra la Figura 22.
Figura 22.
Paso 1: Solicitar acreditación de vehículo.
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7.1 Nueva solicitud de Acreditación Vehículo.

Para la generación de una nueva solicitud de acreditación para vehículo, el usuario empresa
contratista deberá llenar los campos requeridos, tales como el contrato al cual pertenece, el
tipo de vehículo, patente, marca, etc. Posteriormente deberá cargar la documentación
obligatoria que pide el sistema. Finalmente el usuario deberá enviar la solicitud, como
muestra la Figura 23.
El usuarios debe mantenerse al tanto del cambio de estado de su solicitud, ya sea pendiente,
rechazado o aprobado.
Figura 23.
Paso 1: Datos del contrato al que pertenece el vehículo.
Paso 2: Información del vehículo.
Paso 3: Documento adjunto a la solicitud.
Paso 4: Enviar solicitud.
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8 Reportabilidad de Personal.
La empresa contratista podrá generar reportes de personal por contrato comercial. Este
mostrará el listado del personal, trabajadores o trabajadoras de la empresa contratista,
además de la cantidad e credenciales por vencer, la residencia del personal, el genero del
personal y el tipo de jornada de cada contrato laboral, como muestra la Figura 24.
Figura 24.
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Paso 1: Seleccionar contrato comercial.

Paso 2: Generar reporte.
9 Credencialización
Una vez que las solicitudes de acreditación de personal y/o licencias internas de conducir
sean debidamente revisadas, se les informará el estado de su acreditación.
Asimismo, en caso de ser aprobadas, se les informará el día y horario para que puedan
hacer retiro de sus credenciales.
Las credenciales deberán ser retiradas exclusivamente por la persona autorizada por la
empresa contratista, y en ningún caso serán entregadas de manera individual a cada
persona.
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2 Solicitud Nuevo Usuario.

Paso 1: (Estado Pendiente/Rechazado): Actualizar información para solicitud de acreditación.

Paso 1: Llenar los campos de datos básicos de la empresa.

Posteriormente el sistema dará aviso del cambio de estado de la solicitud; PENDIENTE si

5.2 Gestionar Acreditación Contratos.

5.2.1 Acreditar Contratos.

Paso 1: Seleccionar división y administrador del contrato.

5.2.2 Acreditar Subcontrato.

5.2.3 Acreditar Servicio Esporádico.

Paso 1: Escoger la división a la que pertenecerá el servicio.

Paso 3: Llenar los datos básicos del servicio esporádico.

Paso 3 (si Rut o pasaporte no existe): Comenzar nuevo proceso de acreditación de la

6.1.1 Nueva Solicitud Acreditación Personal.

Paso 1: Ingresar datos del contrato comercial al que pertenece la persona.

Paso 1: Ingresar documentación correspondiente al proceso de acreditación de la persona.

6.2 Administrar Personal.

Paso 3: ver el detalle de la ficha del empleado.

6.2.1 Ficha Persona.

Paso 1: Descarga de documentos para acreditación de la persona.

6.3 Solicitud Licencia de Conducir.

6.4 Acreditación Visitas.

Paso 1: Generar nueva solicitud de acreditación de visitas.

6.4.1 Nueva Acreditación Visitas.

Paso 1: Ingresar datos básicos de la visita.

7.1 Nueva solicitud de Acreditación Vehículo.

Paso 1: Seleccionar contrato comercial.

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