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WinOptics

Manuel de l’utilisateur
Mise à jour : Septembre 2010
TABLE DES MATIERES

Table des matières .......................................................................................................................... 2

I. GENERALITE .................................................................................................................................................... 6

A. Le Matériel ................................................................................................................................................. 6

B. Différence d’utilisation entre les versions de Windows ............................................................................ 6

C. Paramétrage de Windows Seven ............................................................................................................... 6

II. INSTALLATION ................................................................................................................................................ 9

A. Installation du Poste Principal.................................................................................................................... 9

B. Déblocage du Mode Démonstration ........................................................................................................ 10

C. Installation d’un Poste Secondaire .......................................................................................................... 11

D. Problème d’Installation ............................................................................................................................ 15

E. Désinstallation ......................................................................................................................................... 16

F. Mises à jour .............................................................................................................................................. 16

III. MISE EN ROUTE ............................................................................................................................................ 17

A. Architecture de l’Interface ....................................................................................................................... 17

B. Principe de Base ....................................................................................................................................... 19

C. Utilisation des Fichiers ............................................................................................................................. 23

D. Mise en Page ............................................................................................................................................ 30

IV. GESTION DES CLIENTS .................................................................................................................................. 33

A. Création d’un Client ................................................................................................................................. 33

B. Saisie d’une Fiche Monture...................................................................................................................... 37

C. Enregistrement de la vente ...................................................................................................................... 43

D. Editions .................................................................................................................................................... 47

E. Devis ......................................................................................................................................................... 48

F. Lentilles .................................................................................................................................................... 51

H. Optométrie .............................................................................................................................................. 52

I. Photos et Schémas ................................................................................................................................... 53

J. Notes & SAV ............................................................................................................................................. 53

V. GESTION DU STOCK ...................................................................................................................................... 54

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A. Création d’un Article ................................................................................................................................ 54

B. Fournisseurs & Marques .......................................................................................................................... 60

C. Etiquettes ................................................................................................................................................. 67

D. Inventaire et Contrôle d’Inventaire ......................................................................................................... 71

E. Dépréciation du Stock .............................................................................................................................. 77

VI. GESTION DES VENTES ................................................................................................................................... 78

A. Fichier des Ventes .................................................................................................................................... 78

B. Fichier des Documents ............................................................................................................................. 83

VII. GESTION DES COMMANDES .................................................................................................................... 84

A. Fichier des Commandes ........................................................................................................................... 84

B. Gestionnaire de Commandes ................................................................................................................... 85

VIII. CAISSE ...................................................................................................................................................... 88

A. Pré-requis ................................................................................................................................................. 88

B. Initialisation.............................................................................................................................................. 88

C. Vente en l’Etat ......................................................................................................................................... 90

D. Vente depuis un Dossier Client ................................................................................................................ 93

E. Mouvements et Remise en Banque ......................................................................................................... 94

F. Etat de la Caisse ....................................................................................................................................... 97

G. Impression et Rapports ............................................................................................................................ 97

H. Modifications et Corrections ................................................................................................................. 100

I. Liste des Impayés ................................................................................................................................... 101

IX. TIERS PAYANT ............................................................................................................................................. 103

En France ..................................................................................................................................... 103

A. Paramétrage de la Sécurité Sociale ........................................................................................................ 103

B. Paramétrage des Mutuelles ................................................................................................................... 105

C. Saisie d’une Fiche Client......................................................................................................................... 110

D. Calculs des Parts Sécurité Sociale et Complémentaire .......................................................................... 111

E. Impression des Documents .................................................................................................................... 113

F. Télétransmission des Feuilles de Soins .................................................................................................. 114

G. Suivi des Retours de Paiement............................................................................................................... 118


En Belgique .................................................................................................................................. 119

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A. Paramétrage de la Sécurité Sociale........................................................................................................ 119

B. Utilisation lors de la Vente ..................................................................................................................... 122

C. Impression des documents .................................................................................................................... 124

D. Suivi des retours de Paiement ............................................................................................................... 125

X. CATALOGUES FOURNISSEURS .................................................................................................................... 126

A. Introduction ........................................................................................................................................... 126

B. Tarifs Verres ........................................................................................................................................... 127

C. Tarifs Lentilles ........................................................................................................................................ 140

D. Calcul des Prix ........................................................................................................................................ 141

E. Ordre de Sélection ................................................................................................................................. 148

F. Import / Export de Catalogues ............................................................................................................... 150

XI. PARAMETRAGE DU LOGICIEL ..................................................................................................................... 153

A. Magasin .................................................................................................................................................. 153

B. Paramètres Régionaux ........................................................................................................................... 154

C. Documents et Rapports ......................................................................................................................... 155

D. Réseau .................................................................................................................................................... 160

E. Sécurité .................................................................................................................................................. 162

F. Services .................................................................................................................................................. 166

G. Autres Options ....................................................................................................................................... 172

H. Tables Paramétrables............................................................................................................................. 176

XII. OUTILS .................................................................................................................................................... 180

A. Agenda ................................................................................................................................................... 180

B. Calculatrices ........................................................................................................................................... 182

C. Exécution du Code SQL .......................................................................................................................... 183

D. Nettoyage des Fichiers ........................................................................................................................... 184

E. Conversion du Taux de TVA ................................................................................................................... 184

XIII. SERVICES ................................................................................................................................................ 185

A. Envoi de Fax ........................................................................................................................................... 185

B. Envoi de Courrier Electronique .............................................................................................................. 186

C. Envoi de SMS .......................................................................................................................................... 186

XIV. STATISTIQUES ......................................................................................................................................... 189

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A. Généralités ............................................................................................................................................. 189

B. Evolution des ventes .............................................................................................................................. 192

XV. REQUETES ET PUBLIPOSTAGE ................................................................................................................ 193

A. Qu’est ce qu’une Requête ? ................................................................................................................... 193

B. Le Fichier des Requêtes ......................................................................................................................... 193

C. Utilisation des Requêtes Prédéfinies ..................................................................................................... 195

D. Exporter le Résultat d’une Requête ....................................................................................................... 197

E. Création de Nouvelles Requêtes ............................................................................................................ 197

F. Modifier une Requête ............................................................................................................................ 198

G. Application : le Mailing .......................................................................................................................... 198

XVI. ANNEXES ................................................................................................................................................ 200


ANNEXE 1 : MAINTENANCE ......................................................................................................... 200

A. Sauvegarde............................................................................................................................................. 200

B. Télémaintenance ................................................................................................................................... 202

C. Réparation de la base de données ......................................................................................................... 203


ANNEXE 2 : REFERENCE DU LANGAGE SQL ................................................................................. 203

A. Introduction ........................................................................................................................................... 203

B. Définitions .............................................................................................................................................. 204

C. Notions et Règles ................................................................................................................................... 204

D. Instruction SELECT ................................................................................................................................. 205

E. Instruction DELETE ................................................................................................................................. 209

F. Instruction UPDATE ................................................................................................................................ 209

G. Prédicats ................................................................................................................................................ 210

H. Fonctions ................................................................................................................................................ 211

I. Jointure .................................................................................................................................................. 213

ANNEXE 3 : CENTRALE D’ACHAT – RETROCESSION ..................................................................... 214

A. Principe .................................................................................................................................................. 214

B. Mise en place ......................................................................................................................................... 214

C. Saisie des Rétrocessions......................................................................................................................... 215

D. Synchronisation du Stock ....................................................................................................................... 217


ANNEXE 4 : EXEMPLES D’IMPRESSIONS ...................................................................................... 217

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I. GENERALITE

A. LE MATERIEL

Le matériel minimum conseillé pour l'utilisation du logiciel WinOptics est le suivant :

 PC Pentium IV, Core 2, Core ix, Athlon, Sempron, Turion, Phenom


 Système Windows XP, Vista ou Seven (ne fonctionne pas sous Linux et sur Macintosh)
 1 Go de mémoire vive
 200 Mo d'espace libre sur le disque dur
 Carte vidéo SVGA (800x600) ou XGA (1024x768)
 Imprimante jet d’encre ou laser

B. DIFFERENCE D’UTILISATION ENTRE LES VERSIONS DE WINDOWS

Windows Seven est la dernière version de l'environnement de travail Windows. C'est normalement cette
version qui a dû être fournie si l’ordinateur a été acheté récemment.

Les différences d'utilisation entre les différentes versions de Windows sont minimes dans le cadre de
l’utilisation de WinOptics. Si une version antérieure à Seven est installée, il n'est pas nécessaire de changer le
système. Toutefois, cette dernière version contient de nombreux "drivers" actualisés pour utiliser au mieux
tous les périphériques (imprimantes, scanners, modems, etc.) et simplifie l’utilisation de Windows.

Il est important de noter que WinOptics ne fonctionne pas correctement sous Windows 95 et Windows Serveur
2003.

C. PARAMETRAGE DE WINDOWS SEVEN

1. Cliquer sur le bouton Démarrer, puis cliquer sur le Panneau de configuration :

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2. Dans la fenêtre du Panneau de configuration, cliquer sur l’icône Comptes d’utilisateurs :

3. Cliquer ensuite sur Modifier les paramètres de contrôle de compte d’utilisateur. Une fenêtre apparait
alors :

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4. Faire glisser le curseur jusqu’à la position Ne jamais m’avertir, puis cliquer sur OK :

5. Windows indique que l’ordinateur doit être redémarré, cliquer sur la bulle. Une fois ce dernier
redémarré, l’installation de WinOptics peut être faite normalement :

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II. INSTALLATION

Ce chapitre décrit en détail la marche à suivre pour installer WinOptics sur votre machine. Pour procéder à
l’installation, il faut télécharger la version de démonstration depuis le site Internet via le formulaire suivant :
http://www.winoptics.com/index.php?tpage=demo&lng=ch

Le programme s’activera automatiquement en mode démonstration. La version de démonstration est


absolument identique à la version normale dans son fonctionnement, hormis une limite de 25 fiches et une
impression des documents non activée. Pour désactiver cette limite, il suffit d’introduire la clé de déblocage
qui est envoyée par mail lors de l’achat du logiciel.

Remarque : La version de démonstration ne permet pas l’accès aux mises à jour et aux tarifs fournisseurs,
l’envoi de SMS, l’utilisation des commandes EDI et la télétransmission des FSE (Feuille de Soins Electronique).

A. INSTALLATION DU POSTE PRINCIPAL

Pour installer WinOptics sur le système, il faut suivre les étapes indiquées ci-dessous :

1. Après avoir téléchargé la version de démonstration, il suffit de cliquer sur ce fichier pour lancer le
programme d’installation :

2. Suivre alors pas à pas les instructions affichées à l’écran pour poursuivre l’installation.

Une fois l'installation terminée, le programme d’installation crée un nouveau groupe de programmes nommé
WinOptics dans le menu Démarrer et ajoute deux icônes sur le bureau de Windows. Il suffit de double-cliquer
sur l’icône WinOptics pour lancer l’application.

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B. DEBLOCAGE DU MODE DEMONSTRATION

Le programme est protégé des utilisations illicites par un système de numéro de série, appelé clé de déblocage.
Cette clé est fournie à l’achat du logiciel et est unique pour chaque utilisateur.

Pour introduire la clé de déblocage, cliquer sur le bouton Introduire une clé dans l’écran de démarrage du
logiciel :

L’ordinateur indique le Numéro de Licence. Vérifier que ce numéro correspond bien à celui repris sur la facture
et introduire le numéro de clé. Cliquer ensuite sur Débloquer :

Important : Il faut télécharger la dernière mise à jour du logiciel suite au déblocage de la version de
démonstration pour accéder à toutes les fonctionnalités.

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C. INSTALLATION D’UN POSTE SECONDAIRE

WinOptics permet de travailler dans une configuration multipostes. Si tel est le cas, il est nécessaire de suivre
les instructions ci-dessous. Il faut bien sûr, au préalable, que les ordinateurs soient correctement configurés en
réseau.

Pour pouvoir utiliser WinOptics en réseau, suivez la procédure ci-dessous :

1. Installer WinOptics sur chaque ordinateur :

Cela se fait en exécutant simplement le fichier d'installation de la version de démonstration (wo_setup.exe).

2. Partager le répertoire WinOptics du poste principal (serveur) :

Sur le serveur, le répertoire se trouve généralement dans « C:\Program Files\WinOptics ». Pour partager le
répertoire, faite un clic droit sur le dossier WinOptics puis cliquez sur Partager (ou Partage et sécurité).

Ensuite, cliquez sur Partage avancé (ou Partager ce dossier) puis sur Autorisations et enfin cochez Contrôle
total (Autoriser).

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Pour les serveurs en Windows XP ou antérieurs Pour les serveurs en Windows Vista ou Seven

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3. Paramétrer le lecteur réseau sur chaque poste secondaire (client) :

Sur chaque poste client, attribuez une lettre de lecteur pointant sur le répertoire ainsi partagé, cela peut se
faire depuis le menu Démarrer, clic droit sur Ordinateur (ou clic droit sur Poste de travail sur le bureau), puis
Connecter un lecteur réseau. N'oubliez pas de cocher la case « Se reconnecter au démarrage ». Il vous faut
utiliser la même lettre sur chaque poste.

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Pour les serveurs en Windows XP ou antérieurs Pour les serveurs en Windows Vista ou Seven

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4. Paramétrer WinOptics Maintenance :

Pour terminer, lancez WinOptics Maintenance sur chaque poste secondaire (ou client) puis cliquez sur l'onglet
Réseau. Dans la case répertoire réseau, entrez le chemin d'accès complet vers le répertoire partagé et relancez
WinOptics.

NB: Cette opération ne doit pas être faite sur le serveur puisque celui-ci accède directement à la base de
données sur son disque dur.

D. PROBLEME D’INSTALLATION

En cas de problèmes lors de l’installation de WinOptics, s’assurer dans un premier temps que toutes les
instructions mentionnées plus haut ont bien été suivies. Si tel est le cas, vérifié dans un second temps les points
ci-dessous :

 Fermer toutes les applications en cours avant d’exécuter le fichier d’installation. Au besoin,
redémarrer l’ordinateur.

 S’assurer qu’il y a assez d'espace disponible sur le disque dur (au moins 200Mo) et de mémoire vive
(au moins 1Go). Si ce n'est pas le cas, il est nécessaire de libérer de l'espace disque en supprimant au
besoin les applications ou les documents non utilisés, ou d’ajouter de la mémoire dans le PC.

 Vérifier que la clé de déblocage corresponde bien au numéro de Licence, au besoin demander
confirmation au support technique.

 Vérifier que Windows soit correctement installé (pas de message d’erreur au démarrage). Au besoin,
le réinstaller à l'aide du CD-ROM fourni avec la machine.

 Redémarrer l’ordinateur et recommencer une seconde fois l'installation du programme.

 Essayer d'installer le programme sur une autre machine lorsque c’est possible. Si cela marche, c’est
que le premier ordinateur contient peut-être des fichiers incompatibles avec WinOptics.

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 Si malgré tout l’installation du programme ne se fait pas correctement, appeler le service technique en
précisant le type de problème rencontré et le moment où il se produit.

E. DESINSTALLATION

Pour désinstaller WinOptics du disque dur, utiliser l’utilitaire prévu à cet effet dans le panneau de configuration
(bouton Démarrer) appelé Désinstaller un programme. Double-cliquer sur WinOptics dans la liste des
programmes.

F. MISES A JOUR

Des mises à jour sont régulièrement mises en ligne sur le site Internet http://www.winoptics.com à la rubrique
Mise à jour. Il est conseillé de s’y connecter régulièrement afin d’effectuer les mises à jour. L’accès à la mise à
jour peut également se faire depuis WinOptics du menu « Aide/Mise à jour » :

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III. MISE EN ROUTE

A. ARCHITECTURE DE L’INTERFACE

Une fois l'installation terminée, double-cliquer sur l’icône WinOptics sur le bureau de Windows pour démarrer
l’application :

Après quelques instants, le programme se lance. Si la clé de déblocage n’a pas encore été introduite, il est
possible de le faire dès à présent ou d’essayer le programme en mode démonstration.

A ce stade, plusieurs éléments peuvent être distingués :

1. La barre de menu :

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Elle se situe tout en haut de la fenêtre du logiciel et reprend toutes les fonctions possibles du programme. Pour
accéder à un menu, il suffit d’emmener le pointeur de la souris sur le titre du menu (par exemple Edition) et de
cliquer avec le bouton gauche. Une liste apparaît alors avec toutes les options de ce menu.

Pour sélectionner une option, cliquer encore une fois avec le bouton gauche sur le nom de l’option. Un menu
peut être composé de plusieurs sous-menus. Les différentes options de chaque menu seront détaillées dans les
chapitres suivants.

2. La barre d’outils :

Elle se situe juste en dessous de la barre de menu. Elle reprend les options les plus courantes des différents
menus. Pour savoir à quoi correspond une icône, positionner dessus le curseur de la souris et attendre 2
secondes : un petit message d'aide apparaît alors.

3. Le sélecteur de fichiers :

Cette partie permet de passer d’un fichier à l’autre en cliquant simplement sur le nom correspondant.

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4. La fenêtre principale de l’application :

C’est dans cette fenêtre que vont venir s’afficher les données contenues dans les fichiers.

B. PRINCIPE DE BASE

1. Utilisation du menu :

La barre de menu est reprise en haut de la fenêtre d'application. Comme déjà indiqué, toutes les fonctions du
programme y sont accessibles.

Pour accéder à un menu, la manière la plus évidente est de déplacer le curseur dessus et de cliquer avec le
bouton gauche de la souris. Le menu s'ouvre alors, présentant la liste des options disponibles.

Cette manière de faire, si elle a le mérite d'être simple, n'est pas pour autant la plus rapide. Une autre manière
d'appeler un menu consiste à appuyer simultanément sur la touche Alt et sur la lettre soulignée du menu
désiré. Par exemple, l’appui simultané sur les touches Alt et F permet d’appeler le menu Fichier.

Une fois un menu ouvert, la sélection d’une option se fait en cliquant dessus ou en tapant au clavier la lettre en
majuscule. Il est également possible d’utiliser les flèches haut et bas pour se déplacer puis d’appuyer sur la
touche Entrée pour sélectionner l'option.

Il est à noter que certaines options présentent une petite flèche à côté de leur nom : ceci indique que l'option
présente une série de sous-options, accessible une fois l'option principale sélectionnée. Par exemple, pour
accéder au fichier des fournisseurs, il faut cliquer sur le menu Fichier, puis sur l'option Fichiers et enfin sur la
sous-option Fournisseurs.

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Les options les plus courantes possèdent un raccourci clavier. Ce raccourci est indiqué à droite du nom de
l'option et peut être accessible sans ouvrir le menu. Ainsi, pour accéder au fichier fournisseur, sans passer par
le menu, il suffit d’appuyer simultanément sur les touches Shift et F3.

2. Déplacement de Champ en Champ :

Lors de l’accès à un écran de données, il faut le compléter en parcourant les différents champs qui le
composent. Un champ représente une entité unique, par exemple, la fiche client contiendra le champ Nom, le
champ Prénom, le champ Adresse, etc. Cela est matérialisé par une case blanche éditable sur la fiche :

Pour se déplacer entre les différents champs d'un écran, il est possible d’utiliser soit la souris (pratique pour se
déplacer rapidement sur un champ éloigné du champ actif), soit la touche tabulation. La touche tabulation est
la touche marquée de deux flèches inversées tout à gauche du clavier. Cette touche est appelée la touche Tab
en abrégé.

La touche Tab sert à se déplacer de champ en champ, ce qui est généralement le cas lors de la saisie d'une
nouvelle fiche, par exemple. Il est possible également d’utiliser la touche Entrée dans la plupart des cas, mais
pas toujours. Si la touche Entrée ne fonctionne pas quelque part dans le programme, c'est que son emploi n'est
pas permis à cet endroit. Il faut alors utiliser la touche Tab ou la souris pour se rendre au champ voulu.

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3. Utilisation des Onglets :

Beaucoup d'écrans contiennent différents onglets. En effet, pour des raisons évidentes de place, il n'est pas
toujours possible d'afficher toutes les informations d'une fiche sur un seul écran. Les différentes parties de la
fiche sont alors accessibles via des onglets. Il suffit de cliquer dessus pour y accéder.

4. Les boutons de Commandes :

Les boutons de commandes présents sur chaque écran servent à effectuer une action. Les boutons les plus
courants sont OK, pour valider un écran et Annuler, pour sortir de l'écran sans le valider, ou bien les boutons
Oui et Non pour confirmer ou non une action :

Remarques :

 Dans l’exemple ci-dessus, le bouton Non est entouré d'un trait plus gras, cela signifie que c'est l'action
par défaut. Il suffit d’appuyer sur la touche Entrée pour effectuer l'action par défaut.
 Les boutons comportent aussi des raccourcis clavier. Pour les utiliser, il suffit d’appuyer
simultanément sur Alt et sur la lettre en majuscule du bouton (ici O pour Oui et N pour Non).

Certains boutons comportent, devant le nom, le numéro d'une touche de fonction, par exemple F5. Cela
signifie que le fait de presser la touche indiquée effectue la même action que de cliquer sur le bouton
correspondant :

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5. Les Assistants :

Les assistant interviennent à différents endroits du programme pour aider à accomplir une tâche bien
particulière : imprimer un inventaire, une série d'étiquettes, créer une requête, un mailing, etc.

Ils se présentent sous la forme d’une succession de petits écrans avec, à chaque fois, une question à laquelle il
faut répondre avant de cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant. Sur le dernier écran, le
bouton Suivant est remplacé par Terminer. L'assistant effectue alors la tâche demandée en fonction des
réponses fournies.

Voici par exemple la première page de l'assistant Ouverture de caisse :

6. Imprimantes et impressions :

Afin de pouvoir imprimer les documents depuis le programme WinOptics, il faut veiller au préalable à ce que
l’imprimante ait été correctement définie dans la rubrique Périphériques et imprimantes du menu Démarrer
de Windows. Il est à noter que, même dans le cas ou aucune imprimante n’est branchée au micro, il est
conseillé d'en installer une (peu importe laquelle) dans le panneau de configuration de Windows pour obtenir
un aperçu des impressions à l'écran.

Lors de l'impression d'un document depuis WinOptics, une boîte de dialogue telle que celle ci-dessous apparaît
avant le démarrage d'une impression :

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Cette boîte de dialogue, dont l'aspect peut changer selon la version de Windows, permet de sélectionner
l'imprimante à utiliser (lorsque plusieurs imprimantes sont raccordées au PC), de préciser le nombre de copies
et les pages à imprimer.

C. UTILISATION DES FICHIERS

Les fichiers représentent la base du programme. Toutes les données nécessaires à la gestion du magasin y sont
regroupées et organisées. Ce chapitre indique comment les utiliser, c’est-à-dire comment ajouter, modifier ou
supprimer des fiches. La manière de faire est la même quelque soit le fichier (client, articles, fournisseurs, etc.).

1. Sélectionner un Fichier :

Pour accéder aux différents fichiers, le plus simple est de cliquer sur l'onglet correspondant dans la fenêtre
principale. Ainsi, pour accéder au fichier des fournisseurs, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans
le sélecteur :

Une fois le fichier activé, la liste des fiches apparaît dans la fenêtre.

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2. Ajouter une Nouvelle Fiche :

Une fois le fichier voulu sélectionné, il s’agit maintenant de pouvoir ajouter du contenu. La création des fiches
de stock est prise comme exemple.

Se munir de quelques montures ou autres articles à saisir et sélectionner le


fichier Articles en cliquant sur l'onglet correspondant dans la fenêtre principale :

Si rien n’a encore été ajouté dans ce fichier, celui-ci doit juste contenir les
quelques fiches de la version de démonstration ou être vide. Pour créer une
nouvelle fiche, cliquer sur le bouton : Nouveau dans la barre d’outils :

Une fiche article vierge apparaît alors et le curseur clignote dans le premier champ :

A partir de là, commencer à saisir les références de l’article : la marque, le modèle, le fournisseur, la catégorie,
etc. Un nouveau code article sera créé de manière automatique.

Le programme fonctionne de manière « intelligente », c'est-à-dire qu'il va mémoriser au fur et à mesure de la


saisie les marques et les fournisseurs s'y rapportant. Ainsi, si une marque a déjà été saisi, il suffira de taper les
premières lettres pour qu'il complète le reste du nom et trouve le fournisseur correspondant :

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Il est également possible d'attribuer une certaine remise en fonction de la marque ou du fournisseur comme il
sera vu par la suite.

Choisir ensuite la catégorie et le type. Une liste s'ouvre lorsque les premières lettres sont tapées :

Les catégories d'articles peuvent être adaptées en fonction du magasin. Se reporter au paragraphe « XI-H-
Tables Paramétrables » pour de plus amples informations à ce sujet.

Une fois les références de l'article saisies, il s’agit d’introduire son prix. Le plus simple est de donner le prix
d'achat, le programme calculant alors automatiquement le prix de vente en fonction d'un coefficient propre à
la catégorie d'article choisi (par exemple coefficient 3 pour les montures). Ce coefficient peut bien sûr être
changé : de manière permanente, via le menu Tables puis Catégories d’articles, ou juste pour l'article en cours.

Si le coefficient ou le prix de vente sont changés, les autres données sont immédiatement recalculées. Il est
conseillé de profiter de la version de démo pour faire des essais : changer le coefficient de 3 en 2 et observer le
résultat. Faire de même pour le prix de vente. Etc.

Il reste ensuite à entrer la date d'achat ainsi que la quantité achetée. Cette quantité sera ajoutée au stock et la
valeur du stock sera recalculée. Le programme préparera aussi les étiquettes à imprimer.

Astuce : Pour retirer un ou plusieurs articles du stock sans effectuer de vente, il suffit d’indiquer ici un nombre
négatif dans la case Qté achetée et valider par Entrée. Cette opération sera néanmoins reprise dans le journal
d’achat.

Une fois toutes les données rentrées, cliquer sur le bouton Sauver pour enregistrer la fiche dans le fichier.
Cliquer sur Annuler pour ne pas conserver cette fiche.

Il est possible de faire défiler les fiches créées en utilisant les icônes prévues à cet effet dans la barre d'outils :

Les fiches seront automatiquement triées lors d’un prochain accès au fichier ou lorsque la fonction de tri sera
exécutée.

Astuce : Pour saisir plusieurs fiches à la suite, il suffit d'utiliser la touche de fonction F4 après avoir cliqué sur le
bouton Sauver pour faire apparaître une fiche vierge.

Après la saisie de la dernière fiche, cliquer sur le bouton Fermer. Les différentes fiches saisies doivent alors
apparaître dans la liste.

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3. Modifier une Fiche :

Pour éditer une fiche existante, afin de simplement la consulter ou pour pouvoir la modifier, il faut la
sélectionner dans la liste et cliquer sur le bouton Consulter dans la barre d’outils :

Il est également possible de double-cliquer directement au sein de la liste sur la fiche à modifier. L'écran
apparaît avec les données de la fiche sélectionnée, données qu’il est alors possible de modifier. Les
modifications seront enregistrées automatiquement lors de la fermeture de la fenêtre.

4. Supprimer une Fiche :

Pour supprimer une fiche, la sélectionner (en cliquant dessus) puis utiliser le bouton droit de la souris pour
faire apparaître le menu suivant :

Sélectionner l’option Supprimer. Il est également possible d’appuyer directement sur la touche Suppr (parfois
appelée Del) du clavier.

Il est également possible de supprimer toutes les fiches d'un fichier en une seule opération, en sélectionnant
l’option Supprimer tout du menu Maintenance :

Le programme demandera confirmation avant d’effectuer toute opération de suppression (cette confirmation
peut toutefois être désactivée dans les paramètres du logiciel, se référer au paragraphe « XI-G-3.
Messages/Confirmations »).

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5. Rechercher une Fiche :

Après avoir vu comment ajouter, modifier et supprimer des fiches dans un fichier, il est important maintenant
de voir comment faire, lorsque de nombreuses fiches seront saisies, pour retrouver facilement et rapidement
celle recherchée.

Le fichier des clients, qui contient quelques fiches en démonstration, sera pris comme exemple. Ouvrir donc ce
fichier en cliquant sur le bouton correspondant.

Une fois le fichier ouvert, il est facile de rechercher un client : il suffit de taper les premières lettres de son nom
au clavier. Un écran de recherche apparaît avec les lettres tapées. Pour rechercher le client Renard, par
exemple, taper simplement ren au clavier puis sélectionner Nom dans la zone Champ et appuyer sur Entrée.

L’écran suivant peut être lancé à tout moment en cliquant sur l'icône Chercher dans la barre d'outils ou en
utilisant le raccourci clavier Ctrl + F :

Le programme se positionne alors sur la première fiche dont le nom commence par les lettres ren (les
majuscules n'ont pas d'importance). Il est alors possible soit de se déplacer jusqu'à la fiche voulue avec les
flèches du clavier, si la fiche proposée n'est pas celle souhaitée, soit d’appuyer sur Entrée pour visualiser son
contenu.

Il est bien sûr possible de rechercher un client sur un autre critère que son nom. Admettons que seul son code
postal soit connu, il suffit de le taper dans l'écran de recherche, de sélectionner le champ CP (code postal) dans
la liste, puis de cliquer sur OK.

Le programme se positionnera sur le premier client qui correspond au code postal introduit. Pour vérifier s'il y
en à d'autres, utiliser la touche de fonction F3 pour poursuivre la recherche (ou sélectionner l'option
correspondante dans le menu Edition). Le fichier peut aussi être trié par code postal pour regrouper les clients
par localité.

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Par défaut, la recherche se fait « de haut en bas », à partir du début du fichier. Il est possible à l’aide de l’onglet
Options de demander une recherche « de bas en haut » en partant du bas du fichier, ceci en vue d’accélérer la
recherche. Dans ce cas, il suffit de cocher la case « Commencer par la fin » :

L’option « Doit correspondre au champ entier » sera cochée pour que le logiciel ne retienne une fiche que si la
valeur du champ correspond exactement au texte introduit.

Exemple : Pour une recherche des clients habitant la ville de Villeneuve, il est souhaitable de cocher l’option
correspondant au champ entier de façon à ne pas s’arrêter sur les clients dont le champ ville contient
« Villeneuvette » ou « Villeneuve l’archevêque » par exemple.

6. Remplacer des Données :

Dans le même ordre d’idées, il est parfois utile de remplacer une valeur par une autre. Ainsi par exemple si un
fournisseur change de nom, il faut utiliser l’option Remplacer du menu Edition pour remplacer l’ancien nom
par le nouveau partout dans le fichier :

Attention, les données ainsi remplacées ne peuvent plus être récupérées. Il est également possible de lancer
l’option Remplacer en utilisant le raccourci clavier Ctrl+H.

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L’écran de remplacement est semblable à l’écran de recherche :

Préciser le contenu actuel, celui qui va le remplacer et sélectionner le champ concerné par le remplacement
dans la liste des champs du fichier.

Remarque : La fonction Renommer un fournisseur dans le menu Tarif a une utilité similaire pour les catalogues
verres ou lentilles.

7. Dupliquer une Fiche :

Il arrive fréquemment de devoir reprendre une partie des données d’une fiche pour en créer une nouvelle. Par
exemple pour rentrer une série d’articles de même type ou la fiche d’un client d’une même famille.

Pour cela, utiliser l’option Dupliquer du menu Edition pour créer une copie exacte de la fiche sélectionnée :

La nouvelle fiche sera ajoutée en fin de fichier, il faut ensuite la consulter pour modifier les données. Il est
également possible de dupliquer une fiche en utilisant le raccourci clavier Ctrl+D.

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8. Modification Directe dans la Table :

Il est possible de modifier directement les valeurs dans la table (donc sans ouvrir la fiche correspondante) en
cliquant sur l’option Edition du sélecteur d’enregistrements.

Il est recommandé d’utiliser cette option avec précaution. Les données ainsi modifiées ne peuvent plus être
récupérées.

9. Consulter les Dernières Fiches Saisies :

L’option Trier du menu Edition permet l’accès à l’option Derniers encodés. Celle-ci permet de trier
instantanément le fichier selon les dernières fiches saisies. Ceci peut se révéler pratique lorsqu’une saisie a été
interrompue, de façon à reprendre à l’endroit exact où elle a été arrêtée.

D. MISE EN PAGE

Chaque fichier peut être organisé de la manière qui convient le mieux à l’utilisateur. Ci-après les différentes
possibilités en la matière.

1. Organisation des Colonnes :

Il est facile de changer la taille des colonnes en cliquant avec la souris sur l’intersection de deux d’entre-elles
puis en déplaçant le curseur vers la gauche ou vers la droite, tout en maintenant le bouton appuyé. La
modification est effective une fois le bouton de souris relâché.

Il est également possible de modifier l'ordre des colonnes pour placer en premier les données les plus
intéressantes. Pour ce faire, cliquer sur l'entête d'une colonne et la déplacer à droite ou à gauche en
maintenant le bouton de la souris enfoncé.

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Enfin il est possible d'intervertir deux colonnes en cliquant sur l'entête, pour sélectionner la colonne :

Puis en faisant apparaître la liste déroulante des noms de colonne en cliquant sur la petite flèche blanche
dirigée vers le bas puis sélectionner dans cette liste la colonne à intervertir :

2. Tri des Données :

Il est très facilement possible de trier un fichier selon les critères de son choix. Par exemple, pour trier le fichier
des fournisseurs par codes postaux, il suffit de sélectionner la colonne CP en cliquant avec le bouton gauche sur
l'en-tête de celle-ci (la colonne doit se mettre en surbrillance) :

Ensuite, cliquer sur l'icône A-Z dans la barre d'outils pour appliquer un tri par ordre alphabétique croissant.
Utiliser le bouton Z-A pour un tri décroissant :

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Pour trier les données sur plusieurs critères, il suffit de sélectionner plusieurs colonnes :

Dans l’exemple ci-dessus, les données seront triées en priorité sur le nom de famille, ensuite par prénom.
L'ordre de tri est fonction de l'ordre des colonnes. Pour trier en premier sur le prénom, il faudra déplacer cette
colonne avant celle du nom, comme cela a été décrit dans le paragraphe précédent.

3. Formatage des Colonnes :

Il est possible de changer le nom, la couleur, le format d'affichage des colonnes et bien d'autres paramètres en
sélectionnant l'outil Format dans le sélecteur de fichiers :

L’écran de format des colonnes apparaît, dans lequel il va être possible de déterminer, pour chaque colonne
(définie par le nom du champ correspondant), le format souhaité.

Format général : Ce paramètre permet de modifier la nuance des couleurs et la présentation générale des
fiches dans la table. Il est valable quel que soit le fichier ouvert. Il est conseillé d’essayer (et de conserver) le
réglage qui convient le mieux au moniteur.

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Pour modifier la présentation d’une colonne du fichier en cours, sélectionner la colonne à modifier dans la liste
des champs. Les paramètres correspondant à son format se reportent immédiatement à droite. Se positionner
directement sur le ou les paramètres souhaités pour les modifier (en utilisant le menu déroulant pour la
plupart).

Les différents paramètres sont décrits ci-après :

 Nom : Permet de changer le titre d'une colonne (c’est à dire le nom du champ).
 Alignement : Droite, gauche, centré.
 Décimales : Pour les nombres, permet d'indiquer le nombre de chiffres à afficher après la virgule.
 Couleur : Permet de modifier la couleur d'écriture du texte.
 Largeur : Indique la taille de la colonne
 Visible : Décocher cette case pour que la colonne ne soit plus affichée.

IV. GESTION DES CLIENTS

A. CREATION D’UN CLIENT

Pour créer une nouvelle fiche, il faut d’abord vérifier que le fichier client est bien le fichier actif (sinon cliquer
sur le bouton Clients dans le sélecteur de fichiers) puis cliquer sur le bouton Nouveau dans la barre d’outils.
Une fiche client vierge s’ouvre, qu’il ne reste qu’à compléter.

1. Fiche signalétique :

L’onglet Client apparaît en premier. Cette fiche est unique pour chaque client et contient les coordonnées et
les renseignements généraux qui le concernent.

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Saisir le Nom et le Prénom. Si le prénom est inconnu du programme, celui-ci sera automatiquement ajouté
dans la base de connaissance lors de l’enregistrement de la fiche. Si, au contraire, le prénom est repris dans la
base de connaissance du programme, le titre de la personne (M. ou Mme) se complète automatiquement. Il
est possible de le changer le cas échéant (par exemple pour remplacer Mlle par Mme) en cliquant simplement
sur la petite flèche pour dérouler la liste ou en le saisissant directement s’il ne figure pas dans la liste (par
exemple Msgr ou Mtre).

Remarque : Il est possible d'éditer la liste des prénoms afin de corriger des erreurs de saisie ; se référer pour
cela au paragraphe « XI-H-Tables paramétrables ».

Une fois le nom et le prénom saisis, ces informations sont reprises dans la barre de titre de la fiche client :

A côté se trouve un nombre, code unique attribué à chaque client, généré automatiquement par le logiciel. Il
peut être utilisé pour identifier facilement un client (sur les péniches par exemple).

Pour saisir la localité, il est possible de taper juste le code postal et le programme trouvera la localité
correspondante ou, à l’inverse, taper la localité et le programme se chargera alors de compléter le code postal :

Les codes postaux qui ne sont pas encore repris dans la liste s’ajouteront au fur et à mesure des saisies.

Remarque : Il est possible de télécharger une liste des codes postaux correspondant au pays souhaité sur le
site Internet. Pour cela, aller au point Fichier/Importer/Codes Postaux et suivre les instructions de l’assistant.

Préciser le pays et la langue du client (à choisir parmi la liste du menu déroulant). Ceci permettra d’imprimer
les documents en fonction de ces renseignements. Cette fonction sera plus ou moins utile selon la région où est
situé le magasin.

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Renseigner ensuite les champs concernant les numéros de téléphone et fax et l’adresse électronique (e-mail) :

Renseigner ensuite la date de naissance du client : l'âge est automatiquement calculé et affiché à côté :

Remarque : Afin de prévenir les problèmes de dates avec l'an 2000, Windows prévoit que toute date
antérieure à 1930 doit être saisie avec les 4 chiffres de l'année, sinon il assume que l'année est pour le siècle
suivant.

Exemple : En tapant 08/05/24, l'ordinateur indiquera 08/05/2024, tandis que pour 08/05/1924, il prendra la
date telle quel.

Restent à renseigner le numéro de sécurité sociale du client (la clé se calculant automatiquement) et à lui
attribuer une ou deux catégories (les catégories de clients étant personnalisables ; se reporter pour cela au
paragraphe « XI-H- Tables Paramétrables ») :

Les champs situés en bas à droite de la fiche signalétique sont complétés automatiquement :

Une fois la fiche signalétique complétée, il est conseillé d’enregistrer les informations en cliquant sur le bouton
Sauver. Il est possible alors de renseigner les onglets suivants de la fiche client.

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2. Autres Onglets :

Si le client achète des articles au nom d'une Société, l’onglet correspondant permet de mentionner les
coordonnées de cette société. Les éventuelles factures seront alors établies au nom de cette société. Les
champs laissés vides seront considérés comme identiques à ceux de l'onglet signalétique (société à la même
adresse que le client, par exemple).

L’onglet Famille doit être utilisé pour rattacher plusieurs clients à une même famille. Cette notion est
particulièrement importante dans le cadre d’envoi de courrier par publipostage, pour effectuer une sélection
au sein du fichier client.

Utiliser le bouton pour sélectionner un client dans le fichier et l’ajouter en tant que membre de la
famille du client en cours. A l’inverse, le bouton permet de supprimer, des membres de la famille, le
client sélectionné dans la liste.

L’intérêt de ce regroupement par famille est également de pouvoir attribuer un changement d’adresse à tous
les membres de la famille en même temps en cliquant simplement sur le bouton Mettre à jour les adresses.

L’onglet Sécurité sociale de la fiche est plus spécialement utilisé en France. La liste des caisses et des mutuelles
peut être éditée via le menu Outils/Options/Paramètres régionaux/France/Mutuelle et servira de base pour
le calcul des remboursements mutuelle. Se référer au chapitre « IX-Tiers payant » pour de plus amples
informations à ce propos.

Les boutons et sont utilisés comme indiqué précédemment pour mettre à jour la liste des
mutuelles du client en ajoutant ou supprimant respectivement une mutuelle à la liste.

L’onglet Paiements permet de visualiser tous les paiements effectués pour les ventes du client. Il est possible
de visualiser tous les paiements ou de décomposer les paiements effectués par le client et ceux effectués par
les organismes de remboursement (sécurité sociale et mutuelles).

L’onglet Courrier permet de préciser l’appartenance du client à différents groupes marketing et sa volonté
d’être ou non contacté par courrier, SMS ou e-mail.

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Dans le même ordre d’idées, l’onglet Statistiques permet de visualiser différentes listes, selon le choix effectué,
de factures, achats ou commandes engendrés pour le client.

L’onglet Photos, quant à lui, permet d’ajouter des photos (au format BMP, GIF ou JPG) au dossier client. Il est
important de noter que ce ne sont pas les images elles-mêmes qui sont sauvées dans la base de données mais
juste le lien vers leur répertoire d'origine. Comme pour les notes, un astérisque (*) apparaît à côté de l'onglet
pour indiquer que cette partie contient des données.

L’onglet Notes permet de consigner des remarques concernant le client ou les différentes ventes. Un
astérisque (*) se positionne sur l’onglet pour indiquer que des notes ont été saisies.

L’Onglet Ordonnances fonctionne de la même façon que l’onglet Photo sauf que celui-ci va permettre de
sauvegarder les ordonnances associées au dossier client.

B. SAISIE D’UNE FICHE MONTURE

Une fois les coordonnées du client complétées, et la fiche enregistrée, l’accès à l’écran concernant les visites
« Monture » se fait en cliquant sur le bouton .

Si le fichier ne contient pas encore de visite, le programme propose d'en créer une nouvelle à la date du jour :

Cliquer sur OK pour accepter la date et créer une nouvelle visite, ou cliquer sur Annuler.

Dans le premier cas, la fiche visite vierge apparaît et la date vient s'inscrire dans la liste prévue à cet effet. Dans
le second cas, l’écran de visite apparaît malgré tout et il est possible par exemple d’accéder à un autre onglet.

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Chaque visite fait l'objet d'une fiche détaillée. Le nombre de fiches n'est pas limité. Les fiches sont triées par
date de visite, la date de la dernière visite étant reprise en premier dans la liste.

Ci-après le détail du contenu d’une fiche de visite Montures :

1. Saisie de la prescription :

La saisie commence par le nom de l'ophtalmologue et la date de prescription. Les médecins saisis sont
répertoriés dans un fichier à part. Pour y accéder, cliquer sur le bouton avec la loupe à droite du champ
Docteur :

Il est possible à ce niveau de compléter la fiche du prescripteur avec différentes données le concernant
(numéro d’identifiant, adresse, domaine d’activité, etc.) Ce fichier pourra être utilisé par la suite par les
requêtes ou pour différentes statistiques.

Il est ensuite possible de saisir la date prévue pour la livraison et éventuellement inscrire le rendez-vous dans
l'agenda en cliquant sur le bouton correspondant :

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Compléter ensuite les données pour les deux yeux : sphère, cylindre, axe, addition, prisme, base ou acuité
visuelle. Aucun champ n’est obligatoire, ne compléter que ce qui est nécessaire.

Remarque : Le formatage des champs se fait automatiquement, c'est-à-dire que pour rentrer une sphère de
+1.00, par exemple, il suffit de taper 1 et passer au champ suivant, le contenu sera automatiquement mis en
forme. L’incrémentation se fait par pas de 0.25 unité, de sorte que s’il est indiqué 1.27 par exemple, la valeur
sera ramenée automatiquement à 1.25.

De même, lors de la saisie des données de l’œil gauche, celles de l’œil droit seront automatiquement
proposées par défaut.

Il est possible de saisir les données pour une vision de loin, de près ou pour une vision intermédiaire.
Lorsqu’une vision de près est saisie avec une addition, la vision de loin est automatiquement calculée.

Astuce : l’icône à gauche de la case marquée Interm. permet de changer la vision intermédiaire en une seconde
vision de loin, ou une seconde vision de près (en cliquant une seconde fois) :

Au dessus des données de l’œil droit se trouve une série de petits boutons dont voici les différentes fonctions :

Recopier les données de la dernière fiche.

Transposer les valeurs en cylindre positif ou négatif.

Echanger les données de la vision intermédiaire avec celles de la vision de près.

Recopier en une fois les données de l’œil droit sur l’œil gauche.

Supprimer les données optométrie de la fiche.

Suite à la saisie des corrections se fait la saisie des écarts pupillaires, de la hauteur et des valeurs de
décentrement éventuelles. Ces données seront reprises par défaut sur chaque nouvelle fiche créée.

Le sens des flèches de décentrement peut être changé en appuyant sur la barre d'espacement lorsque le
curseur se trouve dans une de ces cases ou en cliquant directement sur la flèche bleue à modifier :

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Suite à la saisie des dioptries, il reste à spécifier les articles achetés par le client lors de sa visite, le plus
généralement une monture et deux verres.

Les articles saisis dans la fiche client sont en relation directe avec le stock, si bien que ces articles seront
automatiquement déduits de celui-ci une fois la vente validée.

2. Saisie des verres :

Il existe trois possibilités pour saisir un verre :

 Inscrire manuellement la référence du verre et le prix correspondant dans les cases prévues à cet
effet, le total des deux verres s'affiche dans la case de droite ainsi que dans le total général en
dessous, dans la case jaune. C'est la méthode qu'il convient d'employer lorsque le système de tarifs
intégré au programme n’est pas utilisé (ou que celui-ci ne contient pas les références voulues).

 Inscrire le code article correspondant à un verre de stock dans la case du verre puis appuyer sur la
touche Entrée. Le code, s'il existe, est alors remplacé par le libellé du verre correspondant et le prix
s'affiche (pour autant que celui-ci ait été indiqué dans la fiche de l’article).

 Utiliser la touche de fonction F12 (ou double-cliquer dans l'une des cases verres) pour appeler l'écran
de sélection des tarifs :

Remarque : L’écran de sélection de verre (appelé par la touche F12) est extrêmement utile lorsqu’il s’agit de
faire une offre de prix au client. Il propose en effet tous les verres qui peuvent lui convenir en fonction des
paramètres indiqués. Ce système offre ainsi une aide à la vente des plus efficaces, il permet également d'inscrire
les articles dans le fichier de commande. Se référer au paragraphe « X-B-Tarifs verres » pour apprendre

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comment ajouter des références de verres et pour de plus amples informations sur l'utilisation de cet écran de
sélection.

3. Saisie de la monture et des accessoires :

Le principe est identique à la saisie des verres. La saisie d’un accessoire est légèrement différente dans la
mesure où elle offre la possibilité de spécifier une quantité, la quantité par défaut étant de 1. Là encore, il
existe trois possibilités pour saisir une monture ou un accessoire :

 Inscrire manuellement la référence d'une monture ou d’un accessoire ainsi que son prix, le total est
mis à jour. Cette manière de faire ne se justifie que si l’article n’a pas encore été rentré dans la base de
données car dans ce cas aucun lien n’est fait avec le fichier stock.

 Inscrire le code de la monture ou de l'accessoire et appuyer sur la touche Entrée : le code sera
remplacé par le libellé correspondant et le prix est indiqué s'il est connu (c'est-à-dire s'il a été saisi
dans la fiche de stock). C'est généralement la manière la plus rapide et la plus efficace de procéder
(d’autant que le code est indiqué sur l'étiquette de l’article).

 Utiliser la touche F12 (ou double-cliquer dans l'une des cases montures ou accessoires) pour appeler
l’écran de sélection. Cet écran propose le même principe que pour la sélection d’un verre. Toutefois, il
est ici plus destiné à rechercher un article dont le code est inconnu qu’à aider le client dans son choix :

Une fois le choix effectué, cliqué sur le bouton Sélectionner pour reporter les références de l’article sélectionné
dans la fiche.

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A droite de la case contenant la référence de la monture se trouve un menu déroulant permettant de qualifier
la monture selon différents cas :

 Sélectionner « Mont. Client » pour préciser que la monture est celle du client (les cases monture et
prix sont alors des zones de remarque).

 Sélectionner « Offre Co. » pour restreindre la sélection dans le tarif (appelé par F12) aux montures ou
aux verres étant référencés comme tels.

 Sélectionner « Tarif CMU » de façon à remplacer les prix des articles sélectionnés par les prix
maximum autorisés dans le cadre d’une vente CMU.

Remarque : La mention « Offre Co. » peut changer en fonction du type de magasin (par ex. Tchin Tchin pour les
enseignes Alain Afflelou).

4. Les commandes :

Les cases articles sont précédées par un petit carré vert. Ces carrés servent à visualiser les articles qui seront
commandés. En effet, ils changent de couleur si l'article doit être pris en compte pour la commande.

Le choix de commander ou non un article se fait en général sur l’écran de sélection des articles (appelé par
F12). En effet, au bas de cet écran figure une case à cocher prévue à cet effet :

 En sélection de monture, d’accessoire ou de lentille :

 En sélection de verre :

Si la case est cochée, l'article sélectionné sera inscrit dans le fichier des commandes en attente. Il est possible
d’ajouter un commentaire (par exemple un numéro de référence ou une indication) qui sera repris sur le bon
de commande.

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Il est possible par la suite d’imprimer un formulaire fax qui reprendra toutes les commandes en attente pour un
fournisseur donné.

Si la case EDI est cochée, les commandes seront envoyées directement par Internet au fournisseur. Tous les
articles ne peuvent cependant pas bénéficier de cette fonctionnalité, se reporter au chapitre « VII- Gestion des
commandes » pour plus d’information à ce sujet.

De retour sur la fiche de visite, le petit rectangle vert se sera coloré en rouge en regard des articles
commandés :

L'inscription dans le fichier des commandes sera effective lors de la fermeture de la fiche optométrie. Se
reporter au chapitre « VII- Gestion des commandes » pour de plus amples informations sur la manière de gérer
et d’imprimer les bons de commande.

Remarque : Lorsque les articles sont effectivement passés en commande, le petit rectangle prend la couleur
orange.

C. ENREGISTREMENT DE LA VENTE

1. Principe :

Une fois que les articles choisis par le client ont été saisis dans la fiche, il faut procéder à la vente effective de
ces articles et l’enregistrement des règlements correspondants. Il faut pour cela valider la vente. Ce paragraphe
décrit la validation effectuée en passant par l'écran de caisse. La gestion de caisse est détaillée de manière
complète au chapitre « VIII- Caisse » de ce manuel.

Remarque : Il est également possible de valider une vente en cliquant simplement sur le bouton En Devis dans
la fiche monture (ou lentille), donc sans passer par la caisse. Ceci pour les utilisateurs qui n’utilisent pas le
logiciel pour tenir la caisse.

Pour valider la vente, cliquer sur le bouton Vente ou utiliser la touche de fonction F5 :

L'écran de caisse apparaît, résumant les différents articles achetés par le client et pour chacun d’eux le prix, la
catégorie de l’article, le code de remboursement et les montants de prise en charge sécurité sociale et
complémentaire (lorsque celle-ci a été renseignée) :

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L’enregistrement d’un paiement se fait à l’aide du bouton . L’écran suivant permet de spécifier le
montant et le mode de règlement :

Dans le cas d’un règlement par chèque, le bouton Multi apparaît qui permet d’accéder à l’écran de saisie de
plusieurs chèques à échéances différentes :

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Une fois le montant et le mode de règlement saisis, cliquer sur le bouton Encaisser (ou utiliser la touche de
fonction F10) pour valider l’encaissement. Celui-ci sera reporté dans la liste des encaissements de l’écran de
vente :

Lors de la saisie des paiements, il est possible d’indiquer un montant inférieur à la somme totale due, le
paiement sera dans ce cas considéré comme un acompte et l’ordinateur indiquera le solde restant à payer. Les
acomptes seront enregistrés dans un fichier annexe qu’il est possible de consulter par la suite (Menu
Caisse/liste des impayés ou touche F6). Il est possible de saisir plusieurs acomptes pour étaler un paiement.

Astuce : Il est possible de valider une vente sans encaisser d'argent. Le solde pourra dès lors être encaissé lors
du retour du client.

La validation de la vente a les conséquences suivantes (bien que celles-ci soient en partie paramétrables : se
reporter au paragraphe « XI-G-1. Caisse ») :

Les ventes réalisées sont ajoutées dans le fichier des ventes.

Les articles vendus dont la référence est connue sont décomptés du stock. Le stock est donc mis à jour de
manière permanente. Si le stock d’un article arrive à zéro, le programme demandera si oui ou non sa référence
doit être supprimée du fichier des articles. Par défaut la réponse est à non, dans ce cas la référence restera
avec un stock de valeur 0, ce qui est utile s’il doit être recommandé par la suite. La réponse oui entraîne la
suppression de la référence (le code de cet article ne sera dans ce cas plus jamais utilisé). Il est possible d'éviter
ce message en sélectionnant l'option appropriée dans les paramètres (voir le paragraphe « XI-G-3.
Messages/confirmations »).

Le journal de caisse est mis à jour selon les données saisies dans l'écran de caisse.

Tant que l'entièreté du montant dû n'a pas été encaissée, le client est reporté dans la liste des impayés
(accessible depuis le menu Caisse puis Liste des impayés). Le solde pourra être encaissé ultérieurement, en
tout ou en partie, via cette liste ou en appuyant à nouveau sur le bouton Règlement de la fiche de visite du
client.

Note : Si la fiche est refermée sans avoir préalablement cliqué sur le bouton Vente, le statut de la fiche reste
« En devis ». Pour modifier le statut en « Vente validée », il suffira alors de retourner sur la fiche et de cliquer
sur le bouton EN DEVIS :

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2. Tiers Payant :

 Pour la France :

Pour prendre en compte la gestion du tiers payant, ou simplement pour calculer le montant des
remboursements auxquels le client à droit, il est nécessaire que les codes LPP (anciennement codes TIPS)
soient reportés dans la colonne correspondante de la caisse. Ces codes sont reportés automatiquement si
l’option correspondante est cochée dans le menu Outils/Options/Paramètres régionaux/Sécurité sociale.

L’ordinateur affiche alors le montant remboursable par la sécurité sociale ainsi que le montant
complémentaire, suivant la mutuelle sélectionnée ou si le client bénéficie de la CMU. Ces montants seront
décomptés du total si la case TP est cochée :

Pour que les calculs soient exacts, Il est important de préciser toutes les informations nécessaires au moment
de la création de la fiche du client (date de naissance, mutuelle, etc.). L’onglet Informations client dans l’écran
de caisse permet de vérifier ou compléter ces informations :

Remarques :

 Il revient aux soins de l’utilisateur de définir les formules de calculs pour chaque régime de chaque
mutuelle. Se reporter au paragraphe « IX-B- Paramétrage des Mutuelles ».

 Les options concernant le tiers payant et la sécurité sociale, ainsi que les tables attenantes sont
paramétrables depuis les menus Outils/Options/Paramètres régionaux/Sécurité sociale et
Outils/Options/Paramètres régionaux/France.

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 Pour la Belgique :

Pour la Belgique, il est possible d’afficher les montants des remboursements et d’imprimer une attestation de
fournitures INAMI en sélectionnant les numéros de nomenclature dans la colonne correspondante de l’écran
de caisse. Le montant du remboursement sera évalué en fonction du code Z (modifiable depuis le menu Outils
dans la rubrique Options/Paramètres régionaux/Belgique).

D. EDITIONS

Une fois la fiche complétée, que la vente soit validée ou non, il est possible d'imprimer la fiche atelier
correspondante ainsi que d'autres documents utiles. Cliquer pour cela sur le bouton Atelier ou appuyer sur la
touche de fonction F6 pour obtenir l’écran de sélection suivant :

Le logiciel présente par défaut les dernières options cochées (la fiche atelier dans l’exemple ci-dessus). Cliquer
sur le bouton Imprimer pour démarrer l’impression. Il est possible de visualiser un aperçu en ayant coché au
préalable la case correspondante.

Il est bien sûr possible de modifier la liste des documents à éditer en cochant d’autres types de documents :
l'historique complet des visites, une feuille de notes ou une fiche atelier vierge par exemple. Des exemples de
documents sont fournis en annexe.

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Certains documents ne sont accessibles qu’à partir de l’écran de caisse, en cliquant sur le bouton Documents :

Le lancement de chaque impression peut être effectué sans passer par ce menu intermédiaire, simplement en
utilisant la touche de fonction correspondante.

Une fois l’impression effectuée, le document peut être sauvegardé dans la base de données de façon à pouvoir
le consulter ultérieurement ou le réimprimer.

La mise en page de chaque type de document peut être réglée dans le menu Fichier/Configurer l’imprimante.
Il est également possible de personnaliser les impressions (en imprimant un logo, par exemple), se reporter
pour cela au paragraphe « XI-C-Documents et rapports ».

E. DEVIS

1. Saisie :

L’onglet devis permet de saisir un devis optique présentant jusqu’à 3 choix de verres ou montures. L’écran des
devis présente de nombreuses similitudes, quant aux champs à compléter, avec celui des montures :

Il n’est présentée qu’une possibilité de vision par devis. Le bouton permet de sélectionner la vision de loin,
de près ou intermédiaire. La saisie des corrections, écarts, hauteurs et décentrements est identique à la fiche
monture.

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Pour que le montant de prise en charge sécurité sociale et celui de la complémentaire soient indiqués sur le
devis, il est important de cocher les case TP correspondantes d’une part et de préciser les codes LPP des verres
et de la monture d’autre part.

La saisie de ces codes se fait dans la case TIPS, en sélectionnant le code désiré à l’aide du menu déroulant :

Dans la partie équipements, la sélection des verres et des montures se fait de la même façon que dans la fiche
monture. Utiliser la touche F12 pour accéder à la liste des montures ou le tarif verres. Le report des références
sélectionnées est automatique :

La différence principale avec la fiche visite monture est la possibilité de sélectionner jusqu’à 3 équipements
dans la fiche devis. A noter également qu’il n’y a pas de notion de commande lors de la saisie d’un devis.

2. Impression :

La demande d’impression se fait en cliquant sur le bouton Imprimer :

A partir de cet écran, il est possible d’imprimer un devis comparatif, c’est à dire qui présente les 3 équipements
saisis, ou simplement l’une des trois propositions d’équipements saisis. Choisir l’une des quatre possibilités en
cochant le petit rond situé devant.

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De même certaines options d’impression sont proposées : l’impression des corrections ou du nom du
prescripteur sur le devis et le remplacement des libellés détaillés des articles par un terme générique (monture
/ verres). Cocher la ou les cases des options souhaitées.

La date proposée pour l’édition du devis est par défaut la date du jour. Il est possible de la modifier en
sélectionnant dans le menu déroulant, soit la date du dossier (c’est à dire du devis), soit une date au choix.

Dans ce dernier cas, la case contenant la date devient accessible à la modification :

Cliquer sur le bouton Imprimer pour lancer, selon le choix effectué, un aperçu avant impression, une
impression directe ou un duplicata.

3. Conversion en Fiche Visite :

Une fois le devis accepté par le client, il est possible de convertir directement le devis saisi en fiche visite
monture. Pour cela, cliquer simplement sur l’icône se trouvant à gauche de l’équipement choisi par le client :

Une confirmation est demandée avant la conversion effective du devis en vente, rappelant le numéro de la
proposition à convertir :

Valider pour confirmer (le bouton Oui étant en gras, il s’agit de la réponse par défaut).

Tous les éléments saisis sur le devis sont alors envoyés vers un nouveau dossier monture à partir duquel la
vente pourra être poursuivie :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


50
A noter qu’une fois de retour sur une fiche visite, les articles sont bien reportés mais sans notion de commande
à effectuer. Si une commande doit être faite pour l’un ou l’autre des articles, il suffit de double cliquer sur le
champ de l’article en question, de façon à revenir sur la liste des références, et de cocher la case « à
commander » avant de cliquer sur le bouton Sélectionner.

F. LENTILLES

Si un client vient pour une adaptation en lentilles de contact, le programme permet de stocker toutes les
informations utiles à ce sujet dans l’onglet lentilles.

L’écran des lentilles est similaire quant à son fonctionnement à celui des montures, seules changent les
données à saisir. C’est pourquoi ce chapitre se limitera à détailler uniquement ce qui diffère par rapport à la
partie verres/montures.

Lors de la création d’une nouvelle fiche de visite lentilles, les données de réfraction des montures seront
reprises sur la ligne Ancien RX, pour autant bien entendu que celles-ci soient connues.

Les données de la kératométrie peuvent être converties en dioptries ou en mm en cliquant sur le bouton D/m.

Dans la partie des articles, il est possible de saisir, outre le type de lentilles, un prix pour un éventuel examen
de vue et deux cases sont prévues pour les produits. Il est également possible de préciser le type de visite
(essai, adaptation, contrôle ou renouvellement) ainsi que la durée du système (1 jour à 2 ans), la date de la
prochaine visite étant alors calculée automatiquement. Le rendez-vous peut être inscrit dans l'agenda inclus
dans le programme.

Comme précédemment, l’édition d’une fiche lentille ou d'autres documents peut se faire en cliquant sur le
bouton « F6. Atelier » et l’enregistrement des paiements ou le calcul des remboursements en cliquant sur le
bouton « F5. Vente ». Les lentilles peuvent également être commandées selon le même principe que pour les
verres.

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H. OPTOMETRIE

Les onglets Adaptation lentilles et Anamnèse permettent une étude plus complète du patient concernant la
gestion des lentilles de contact.

L’écran d’Adaptation lentilles permet de saisir le détail des mesures effectuées :

L’écran d’Anamnèse est prévu pour permettre la saisie complète de l’anamnèse du client :

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I. PHOTOS ET SCHEMAS

L’onglet Photos permet, tout comme dans la fiche clients ou articles, de référencer une série d'images, mais
également d'annoter un schéma des yeux. Celui-ci peut être utilisé pour marquer des vaisseaux ou des tâches
sur l’œil.

Pour dessiner sur le schéma, il faut dans un premier temps sélectionner une couleur en cliquant dans l'un des
petits carrés de droite et sélectionner l’épaisseur du trait en cliquant dans l’un des petits carrés de gauche.
Dans un deuxième temps, positionner la souris à l’endroit souhaité et la déplacer tout en maintenant le bouton
gauche enfoncé.

Le nom attribué à chaque couleur peut être changé en cliquant sur le texte associé avec le bouton droit de la
souris. Il est également possible de changer le schéma par défaut en cliquant sur le bouton Schémas pour
sélectionner une autre image.

Les annotations dessinées sur le schéma sont automatiquement sauvées lors de la fermeture de la fiche. Il est
cependant possible d’annuler les dernières modifications en cliquant sur le bouton Annuler.

J. NOTES & SAV

L’onglet Notes & SAV permet principalement de saisir des informations sur les ventes réalisées et sur les
réparations réalisées.

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V. GESTION DU STOCK

Le fichier des articles (appelé aussi fichier stock) constitue, avec les clients, le second fichier important du
programme. L’accès à ce fichier se fait en cliquant sur le bouton Articles dans le sélecteur de fichiers :

A. CREATION D’UN ARTICL E

La création d’un nouvel article se fait de la même manière que pour les clients ; en cliquant sur le bouton

une fois le fichier sélectionné.

1. Nomenclature :

La référence complète d'un article est constituée par sa marque, son modèle, sa catégorie, son type et son
fournisseur. Un code unique est automatiquement attribué pour chaque nouvel article. C'est ce code qui est
utilisé lors de la saisie d'un article dans le fichier client ou dans la caisse. C'est lui aussi qui sera repris sur les
étiquettes.

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54
Les marques sont en relation avec les fournisseurs. Ainsi, lorsqu’une nouvelle marque et son fournisseur sont
saisis dans le fichier des articles, l’ordinateur mémorise la relation. Par la suite, lorsque la même marque sera
saisie, le fournisseur correspondant sera immédiatement indiqué. Bien entendu, il est toujours possible de le
modifier. Les nouvelles marques sont automatiquement reprises dans l'écran des fournisseurs (voir le
paragraphe « V-B-Fournisseurs & Marques » pour la description de ce fichier).

Si le fournisseur n'est pas indiqué automatiquement, il est possible de le taper manuellement ou de le choisir
dans la liste :

La saisie de la catégorie peut se faire en tapant les premières lettres ou également en la sélectionnant dans la
liste :

Une fois la catégorie saisie, le taux de TVA et le coefficient par défaut qui lui sont associés s'indiquent sur la
fiche.

Les catégories proposées dans la liste sont celles définies dans les paramètres et peuvent être modifiées à
loisir. Se reporter à ce sujet au paragraphe « XI-H-Tables paramétrables ».

La case située juste à la droite de la catégorie est réservée pour le type. En général elle est utilisée pour
indiquer un code de quelques lettres comme MH pour Métal Homme ou CD pour Cellulo Dame par exemple.
Comme pour les catégories, la liste des types prédéfinis dans les paramètres du logiciel est entièrement
personnalisable.

Il est possible de saisir une date limite de consommation par exemple pour un produit lentilles par
l’intermédiaire du champ .

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2. Etablissement des prix :

Une fois les références de l'article établies, il faut spécifier ses prix d'achat et de vente.

Saisir le prix d’achat brut (hors remise sur facture). Une remise sur facture peut être saisie manuellement (elle
peut être modifiée si reportée automatiquement en fonction de la marque sélectionnée). Le calcul du prix
d’achat net est automatique.

Le calcul du prix de vente est automatique par l’application d’un coefficient sur le prix d’achat. Ce coefficient
peut être déterminé en fonction du fournisseur et de la marque (voir le paragraphe « V-B-4. Coefficients ») ou
en fonction de la catégorie d’article (voir le paragraphe « XI-H-Tables paramétrables »).

Remarque : Le mode de calcul du prix de vente peut se baser sur le prix d’achat brut ou remisé selon le
paramétrage choisi (se reporter au paragraphe « XI-G-2. Préférences »).

Le coefficient et le prix de vente sont liés. Il est possible de modifier manuellement le coefficient, dans ce cas le
prix de vente sera recalculé automatiquement. De même il est possible de modifier manuellement le prix de
vente et dans ce cas c’est le coefficient qui sera recalculé automatiquement.

Si nécessaire, il est possible de changer le taux de TVA, le prix de vente hors taxe est alors recalculé :

3. Quantité en Stock :

Pour définir ou mettre à jour la quantité en stock de l'article affiché, il suffit d’indiquer la date d'achat
(facultatif mais très utile pour les statistiques) et la quantité achetée. Pour cela, cliquer sur le bouton
pour faire apparaître la fenêtre suivante :

Saisir la quantité achetée et éventuellement le numéro de bordereau. Lors de la validation, la quantité entrée
est immédiatement transférée dans le stock.

Remarque : Le nombre d'étiquettes à imprimer est lui aussi mis à jour automatiquement en fonction de la
quantité entrée. Il est modifiable en cliquant sur la case correspondante.

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Truc : En cas d’erreur dans la quantité achetée saisie, il est possible de retirer un article du stock en indiquant
un nombre négatif dans la case quantité achetée. Le nombre d'articles correspondant est alors retiré du stock
sans qu'aucune vente ne soit effectuée.

Remarque : Il est possible d’introduire une quantité de stock minimum pour chaque article. La consultation
régulière de la liste des articles à recommander peut alors se faire depuis le menu Commandes/Liste des articles
à recommander.

Le bouton situé à droite de la quantité achetée permet d’accéder à la fenêtre récapitulative des achats
effectués pour l’article en cours :

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4. Dépréciations :

Il est parfois nécessaire de déprécier la valeur d’un article lorsque celui-ci est présent en stock depuis un
certain temps. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Dépréciation situé au dessus du coefficient :

Indiquer ensuite un coefficient de dépréciation exprimé par rapport à l'unité.

Exemple : Pour déprécier un article de 15% (c'est à dire que sa valeur ne sera plus que 85% de la valeur
originelle), entrer 0.85 comme coefficient.

La dépréciation est visible sur la fiche article :

Le prix d'achat à été réduit, la lettre D est indiquée en rouge à droite de ce prix.

La valeur totale du prix déprécié est indiquée en bas à droite de la fiche Articles :

Le prix d’origine peut à tout moment être consulté ou rétabli en cliquant à nouveau sur le bouton
. Le prix de vente n’est pas modifié automatiquement mais il est bien sûr possible de le modifier
manuellement.

Remarque : Il est possible de déprécier tout un groupe d'article en une seule opération en utilisant la fonction
Déprécier le stock du menu Stock (voir le paragraphe « V-E- Dépréciation du stock »).

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5. Actions :

Il est possible de vendre ou recommander un article directement depuis la fiche article. Il suffit pour cela de
cliquer sur le bouton situé à droite des cases correspondantes :

Dans le cas des quantités vendues, l’écran de vente comptoir apparaît et permet d’effectuer une vente
directement. Se reporter au paragraphe « VIII-C- Vente en l’état » pour la saisie de la vente.

Dans le cas de la commande, la fenêtre ci-dessous apparaît :

Compléter les champs avec notamment le nom du client pour qui la commande doit être passée et valider en
cliquant sur le bouton OK. Les articles ainsi commandés seront ajoutés au fichier de commandes. Se reporter
au chapitre « VII- Gestion des commandes » pour de plus amples informations à ce sujet.

6. Journal des achats :

Le journal des achats permet de connaître toutes les modifications de stock qui ont été apportées au fichier des
articles. A chaque fois qu’un nouvel article est créé dans le stock ou qu’une quantité est changée, ce fichier est
mis à jour.

Pour imprimer le journal des achats, il suffit de sélectionner l'option Journal des achats dans le menu Stock et
répondre aux questions de l'assistant.

Sélectionner d’abord la période à analyser :

Journée, Semaine, Mois précédent, Mois en cours, Trimestre et


Année sont des périodes prédéfinies à partir de la date du jour.

L’option Au choix permet de saisir directement une fourchette de


date.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Par défaut, tous les articles vendus pour la période choisie seront listés mais il est possible de ne sélectionner
qu'une partie des articles en opérant une sélection sur un fournisseur, une catégorie, une marque ou un
numéro de bordereau :

Il est tout à fait possible de préciser plusieurs critères si besoin.

L’écran suivant de l’assistant propose trois possibilités concernant le tri de la liste obtenue :

Cliquer sur le bouton Terminer, après avoir sélectionné le tri souhaité, pour faire apparaître la liste demandée
dans la fenêtre principale :

Dans l’exemple ci-dessus, la sélection demandée est :

 Pour la période du 03/09/2010 au 03/09/2010,


 Pour la catégorie « ACC »,
 Pour la marque « NINA RICCI »,
 Trié par marque et par modèle.

Cette liste peut être imprimée en cliquant sur le bouton Imprimer de la barre d’outils.

B. FOURNISSEURS & MARQUES

Les coordonnées de chaque fournisseur sont maintenues dans un fichier spécifique, accessible depuis le
sélecteur de fichiers en cliquant sur Fournisseurs :

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1. Fiche descriptive :

L’onglet Fournisseur correspond à la fiche descriptive de celui-ci, qu’il convient de compléter avec le nom,
l’adresse et les différents numéros de téléphone et fax connus.

Il est possible de classer les fournisseurs par catégorie. Si une catégorie n’existe pas encore, elle s’ajoutera
dans la liste automatiquement. Ces catégories seront utilisées comme critère de recherche dans les requêtes.
Se reporter au paragraphe « XI-H-Tables Paramétrables » pour de plus amples informations à ce sujet.

Il est possible de saisir un lien vers le site Web ou l’adresse e-mail du fournisseur. Dans ce cas, il suffit de cliquer
sur le bouton à droite de ces champs pour y accéder directement :

2. Contacts :

L’onglet Contacts permet d'accéder à l’écran des contacts où une saisie libre permet d’entrer le nom des
personnes et services utiles avec leurs numéros de téléphone ou de fax.

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3. Remises :

L'onglet Remises permet d'introduire la liste des remises sur factures négociées avec le fournisseur, en fonction
des différentes marques de ce fournisseur ou des catégories d’articles :

L’ajout d’une remise par marque ou par catégorie se fait en cliquant sur le bouton pour faire apparaître
la fenêtre de saisie correspondante :

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Dans le cas des marques, il est possible de taper directement le nom d’une marque (même si elle n’existe pas
encore dans le stock) ou de sélectionner parmi la liste des marques trouvées dans le stock pour ce fournisseur.

Dans le cas des catégories d’article, sélectionner la catégorie souhaitée dans la liste proposée.

Dans les deux cas, saisir la remise sur facture à appliquer et valider en cliquant sur le bouton OK.

La suppression d’une remise sur facture par marque ou par catégorie d’article se fait en sélectionnant la remise
à supprimer puis en cliquant sur le bouton .

4. Coefficients :

L’onglet Coefficients permet de préciser si un ou plusieurs coefficients particuliers doivent être utilisés pour le
fournisseur :

Ces coefficients peuvent changer en fonction de la marque ou de la catégorie d’article. Ils seront utilisés lors de
la détermination du prix de vente en saisie d’article de stock.

Remarque : Le fonctionnement pour l’ajout ou la suppression des coefficients est identique à celui décrit dans le
paragraphe précédent pour l’ajout ou la suppression d’une remise sur facture.

Si un coefficient est précisé pour une marque, c’est celui qui sera utilisé en priorité lors de la saisie d’un article,
quel que soit la catégorie à laquelle il appartient.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Sinon ce sera le coefficient précisé pour la catégorie d’article qui sera pris en compte.

Sinon ce sera le coefficient général précisé pour le fournisseur.

Enfin, si aucun coefficient n’est renseigné, alors le prix de vente sera calculé à partir du coefficient indiqué dans
la table des catégories d’article (voir le paragraphe « XI-H-Tables Paramétrables »), indépendamment du
fournisseur.

Exemple de saisie pour le fournisseur L’AMY dont les paramètres sont indiqués ci-dessus :

 Une monture de chez Lacoste verra son prix de vente calculé avec le coefficient 2.75,
 Une solaire de chez Nina Ricci verra son prix de vente calculé avec le coefficient 3.00,
 Une solaire d’une autre marque verra son prix calculé avec le coefficient 5.00,
 Une chaînette d’une autre marque verra son prix calculé avec le coefficient 2.00.

5. Suivi des paiements :

L’onglet Paiements permet d’effectuer un suivi précis des paiements et restant-dus concernant le fournisseur :

Pour cela il faut d’abord saisir les factures fournisseurs en cliquant sur le bouton Nouveau :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Il faut ensuite penser à enregistrer le règlement de chaque facture en sélectionnant la facture en question puis
en cliquant sur le bouton Encaisser :

6. Statistiques :

L’onglet Statistiques permet de suivre en détail les informations par rapport au fournisseur.

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7. Notes :

L’onglet Notes permet de saisir des informations par rapport au fournisseur.

8. Commande EDI :

L’onglet Commande EDI permet de choisir la plateforme de commande de verres. Cette option n’est utilisable
que pour l’Espagne et la Belgique.

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C. ETIQUETTES

1. Paramétrage :

Il est nécessaire, avant la première utilisation, de régler le format des étiquettes pour l'adapter aux besoins (le
format par défaut étant pour des étiquettes rondes de 2 cm de diamètre sur pages A4).

Pour cela, sélectionner l'option Configurer les étiquettes dans le menu Fichier :

Apparaît l’écran de paramétrage du format des étiquettes :

Indiquer si les étiquettes utilisées sont rondes ou rectangulaires, et préciser la taille des étiquettes en
renseignant les mesures demandées (en dixième de mm).

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Pour régler le format des étiquettes, sélectionner un modèle parmi la liste de formats prédéfinis :

Le modèle choisi peut être utilisé tel quel ou modifié. Dans ce dernier cas, cliquer sur le bouton Nouveau
modèle pour lui donner un nouveau nom, effectuer les modifications nécessaires et ne pas oublier ensuite de
cliquer sur Sauver.

Différents types d’options peuvent être modifiés : notamment l’édition du code barre, le double affichage de
prix, la taille du prix, l’impression de différents champs, etc.

Une fois le format réglé, les paramètres sont conservés par le programme et utilisés à chaque demande
d’édition d’étiquettes. Il n’est plus nécessaire de revenir dans ce menu hormis lors d’un changement de type
d’étiquettes.

2. Sélection des étiquettes à imprimer :

Cette option permet d'imprimer des étiquettes pour tous les articles de stock. Chaque étiquette imprimée
contiendra le code de l'article, son prix et éventuellement une référence personnalisable qui peut être saisie
dans la fiche de l'article. Il est bien sûr possible d’adapter le format des étiquettes en fonction de l’imprimante
et des supports.

Pour lancer l'assistant d'impression des étiquettes, sélectionner l'option Etiquettes dans le menu Fonctions :

L’assistant d’impression d’étiquettes offre la possibilité de visualiser toutes les étiquettes non imprimées avant
de commencer l'impression. Pour cela, cliquer sur le bouton Liste dans l’assistant :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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La liste des étiquettes non imprimées apparaît :

Cette liste est alimentée automatiquement à chaque


saisie de marchandise dans le fichier stock. Pour
chaque nouvel article rentré, le nombre d'étiquettes
correspondant à la quantité en stock de l'article sera
mis en attente d’impression.

Elle peut être effacée grâce au bouton RAZ. Sinon le


bouton Fermer permet de revenir à l’assistant.

Sélectionner alors les étiquettes à imprimer :

Il est possible de restreindre les étiquettes non


imprimées à une catégorie d’articles (dans ce cas,
la liste proposée en cliquant sur le bouton Liste
en tiendra compte)

Sinon il est possible d’effectuer une sélection


personnalisée parmi les articles de stock en
accédant à des critères de tri sur le fournisseur, la
marque et la catégorie des articles.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Enfin, il est possible de n’éditer qu’une référence
en précisant le numéro de l’article et la quantité
d’étiquettes souhaitée.

3. Impression :

Une fois la sélection des étiquettes effectuée, cliqué sur le bouton Suivant pour accéder à l’écran permettant
de préciser la position de départ de l’impression :

Ce point est particulièrement important lorsque l’impression doit être faite sur une feuille d'étiquettes déjà
entamée. Un aperçu à l’écran est possible en cochant la case Aperçu avant impression avant de cliquer sur le
bouton Terminer.

Remarque : Il est conseillé de ne pas imprimer trop d'étiquettes en une seule fois pour minimiser le risque
d'erreur lors de l'impression (particulièrement avec le papier listing). Mieux vaut donc imprimer les nouvelles
étiquettes régulièrement et utiliser la sélection par catégorie pour en diminuer le nombre.

Une fois l'impression terminée, une boîte de dialogue apparaît demandant si l'opération s'est correctement
déroulée :

Répondre Oui lorsque l’impression des


étiquettes s’est faite correctement et pour
que les étiquettes en question soient retirées
de la liste des étiquettes à imprimer.

Répondre Non lorsque l’impression ne s’est


pas faite correctement : les étiquettes
imprimées seront considérées comme nulles
et resteront dans la liste des étiquettes à
imprimer. Leur impression pourra donc être
effectuée ultérieurement.

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D. INVENTAIRE ET CONTROLE D’INVENTAIRE

1. Valeur du stock :

Cette option est très utile pour donner un aperçu rapide de la valeur du stock. Pour la lancer, sélectionner
l'option Valeur du stock dans le menu Stock :

La fiche de valeur de stock apparaît :

Elle permet de connaître instantanément la valeur totale du stock (en bas de l’écran) et le nombre total de
pièces. La valeur du stock peut être ventilée par catégorie, fournisseur, année ou marque selon l’onglet choisi.

Le bouton Imprimer permet de lancer l’impression de la liste affichée.

Le bouton Recalculer vérifie si la valeur du stock pour chaque article correspond bien à la quantité en stock.

Le bouton Zoom permet d’afficher le résultat de la fenêtre en plein écran (et éventuellement ensuite de
l’exporter).

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2. Inventaire :

Le rapport de l'inventaire est sans doute le plus utilisé et celui qui fait gagner le plus de temps par rapport à
une gestion manuelle. Il permet, en quelques clics de souris, d’obtenir à n'importe quel moment et en quelques
secondes un inventaire complet et détaillé du stock.

Un assistant a été conçu pour aider à la sélection d'un inventaire. Pour le lancer, choisir l'option Inventaire du
menu Stock :

Il est possible de n'imprimer qu’une partie de l'inventaire en spécifiant une catégorie, un fournisseur, une
marque ou une année (il est possible de spécifier plusieurs de ces critères).

Exemple : Pour imprimer l'inventaire des montures du fournisseur Luxottica, il faut sélectionner la ligne
Montures dans la liste des catégories et le fournisseur Luxottica dans la liste des fournisseurs. Il est même
possible de restreindre encore la sélection en sélectionnant une marque ou en précisant une année d’achat.

Si aucun critère n'est spécifié, l’inventaire complet sera affiché.

Cliquer sur le bouton Suivant pour accéder aux écrans permettant d’apporter des précisions quant au contenu
et à la présentation de l’inventaire :

Cocher les cases correspondant aux options souhaitées :

 La première permet d'inclure dans l’inventaire les références des articles présents dans le fichier stock
mais dont la quantité en stock est nulle.
 La deuxième permet d’afficher la colonne qui sert de contrôle d’inventaire (voir le paragraphe « V-D-3.
Contrôle d’inventaire » pour plus d’informations à ce sujet).
 La troisième permet de visualiser la valeur des articles avant dépréciation.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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L’écran suivant permet de choisir la façon dont sera
trié l’inventaire : par code article, par fournisseur ou
par marque et modèle. Cocher simplement l'option
désirée :

Il reste à cliquer sur le bouton Terminer pour afficher l'inventaire sélectionné. La liste d’inventaire qui s’affiche
alors est manipulable comme un fichier classique.

Il est possible de redimensionner les colonnes, changer leurs couleurs ou leurs noms, trier les différents
enregistrements et bien sûr imprimer la liste.

Comme pour les fichiers principaux, la taille des colonnes imprimées est proportionnelle à celle des colonnes
affichées à l'écran. Il est recommandé d’utiliser le bouton de visualisation avant impression pour avoir une idée
du résultat avant de lancer l'impression proprement dite.

Le contenu de la liste est également exportable pour être analysé avec d'autres logiciels. Se reporter au
chapitre « XV-D-Exporter le résultat d’une requête » pour de plus amples informations sur l'export de données.

3. Contrôle d’inventaire :

Le principe du contrôle d’inventaire est le suivant : il s’agit de saisir le code et la quantité de chaque article
physiquement présent dans le magasin. Cela permet de constituer une liste des quantités « vérifiées » et de la
comparer à la liste des quantités théoriques du fichier articles.

Le logiciel indique ensuite automatiquement les différences trouvées entre les deux listes. Il ne reste plus qu’à
chercher d’où vient le problème : saisie erronée, vente non saisie, vol, article cassé, etc.

Pour cela, sélectionner l’option Contrôle d’inventaire dans le menu Stock :

L’écran de saisie apparaît.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Pour chaque article répertorié en magasin, saisir le code de l’article (indiqué sur l’étiquette). La référence, le
prix et la quantité théorique en stock s’affiche à droite des champs de saisie. La valeur théorique de la quantité
en stock se reporte automatiquement dans le champ « quantité trouvée ». La modifier si nécessaire puis
cliquer sur le bouton Ajouter à la liste.

Il n’est pas nécessaire de constituer cette liste en une seule fois. Il est possible d’étaler le contrôle sur plusieurs
jours, la liste est sauvegardée dans la base de données et peut être complétée à tout moment.

Si la case « validation automatique + 1 » est cochée, pour tout code entré la quantité trouvée sera augmentée
automatiquement de 1, ceci est particulièrement utile si on utilise un lecteur de code barre (douchette de
caisse) pour « biper » un à un les articles.

Il existe également la douchette d’inventaire qui facilite grandement la saisie de l’inventaire. Le principe est de
biper tous les articles en magasins, les articles bipés sont ensuite mémorisés dans la mémoire de la douchette.
Une fois tous les articles contrôlés, il suffit de brancher la douchette d’inventaire à l’ordinateur pour transférer
les articles contrôlés à la saisie d’inventaire.

Remarque : la douchette d’inventaire nécessite un module optionnel pour intégrer les codes barre dans
WinOptics.

Une fois le contrôle terminé, c’est à dire la saisie de TOUS les articles présents en magasin effectuée, il reste à
ouvrir l’onglet Résultat sur lequel sont proposées différentes actions possibles :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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1

2 3

Le bouton « Visualiser les articles contrôlés différents du stock » permet d’afficher la liste des articles dont la
quantité contrôlée est différente de la quantité théorique.

Il est également possible de visualiser la liste des articles contrôlés ou bien celle des articles référencés en stock
et qui n’ont pas été contrôlés.

Les 4 boutons de droite ont une action directe sur le fichier articles ou sur la liste de contrôle. Une boîte de
dialogue apparaît pour chacun d’entre eux précisant l’action exacte qui sera effectuée et demandant une
confirmation de l’utilisateur.

Remarque : Il est possible de visualiser ou imprimer l’inventaire à ce moment du contrôle. Pour cela, lancer
l’assistant correspondant et penser à sélectionner l’option Afficher le contrôle d’inventaire pour afficher la
colonne des différences constatées :

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4. Edition des quantités :

Il est possible de modifier les quantités en stock sans passer par le contrôle d’inventaire. Pour cela, sélectionner
l’option Edition des quantités dans le menu Stock/Modification du stock :

L'écran suivant apparaît :

Il suffit de sélectionner une catégorie d'article dans la liste de gauche pour voir apparaître le stock
correspondant dans celle de droite. Il est possible de trier la liste obtenue de différentes manières selon
l’onglet sélectionné.

Il est ensuite possible de se déplacer rapidement dans le stock grâce aux touches fléchées haut et bas et
modifier le cas échéant la quantité en stock d'un article. Il est également possible d’imprimer la liste en cliquant
sur le bouton Imprimer.

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E. DEPRECIATION DU STOCK

Cette option permet de déprécier la valeur d'un groupe d'articles en modifiant leur prix d'achat. Le prix d’achat
d’origine étant conservé dans le fichier, il est possible à tout moment d’annuler une dépréciation.

Pour déprécier un groupe d’article, il faut tout d’abord indiquer le taux de dépréciation souhaité. Celui-ci est
calculé par rapport à une valeur d’origine de 1.

Exemple : Pour déprécier les articles de 20 %, c'est à dire que leur nouvelle valeur ne soit plus que 80% de la
valeur d'origine, il faut indiquer 0.8 comme coefficient de dépréciation.

Il est possible ensuite de faire une sélection des articles à déprécier en précisant une année d’achat, une
catégorie d’article et éventuellement un fournisseur et une marque.

Il reste à cliquer sur le bouton Déprécier pour exécuter l'opération.

Pour rendre aux articles dépréciés leur prix d’achat d’origine, il suffit de recommencer la même opération avec
la même sélection et de mettre 1 comme coefficient de dépréciation.

Remarque : Il est possible d’utiliser cette fonction pour apprécier un groupe d'article en indiquant un coefficient
supérieur à 1 (Ex. coefficient 1.3 pour une appréciation de 30%).

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VI. GESTION DES VENTES

A. FICHIER DES VENTES

1. Généralités :

Le fichier des ventes est accessible depuis le sélecteur de fichiers en cliquant sur Ventes :

La liste de toutes les ventes effectuées apparaît alors dans la fenêtre principale :

Le classement des ventes est présenté par défaut par ordre inversement chronologique (la plus récente en haut
de liste) mais il est possible, comme dans les autres fichiers, d’appliquer un tri personnel (lors de la recherche
d’une vente précise, par exemple).

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La consultation d’une fiche vente se fait en double cliquant sur la vente en question ou en la sélectionnant puis
en cliquant sur le bouton Consulter de la barre d’outils :

Sur l’onglet principal se retrouvent :

 La date de la vente et le nom du vendeur,


 Le nom du client s'il est connu,
 La référence complète de l’article vendu,
 Les prix d’achat et de vente ainsi que la TVA,
 La quantité vendue ainsi que la quantité restant en stock au moment de la vente,
 Le pourcentage et le montant de la remise s’il y en a eu une.

Un onglet Notes est accessible, permettant d’ajouter des annotations spécifiques à l’article vendu. Ces notes
peuvent être saisies directement dans l’espace prévu à cet effet. L’utilisation du bouton Nouvelle note permet
d’insérer la date du jour avant la saisie.

Normalement, la création d’une vente doit se faire via le fichier caisse, le fichier client ou le fichier stock mais il
est tout à fait possible d’ajouter ou supprimer des ventes directement dans ce fichier.

La création d’une vente se fait simplement en cliquant sur le bouton Nouveau de la barre d’outils puis en
complétant les différents champs. La saisie d’un code article dans la première case suffit pour que ses
références se complètent automatiquement.

Attention : L'intérêt de pouvoir modifier directement le fichier des ventes réside essentiellement dans le fait
d'effectuer des corrections quant aux ventes mal enregistrées ou omises. Les ventes effectuées de cette
manière mettront le stock à jour mais ne seront pas enregistrées dans le journal de caisse.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


79
2. Journal des ventes et statistiques :

Il est possible d’obtenir une liste des ventes effectuées sur une période donnée ainsi que diverses statistiques
depuis le menu Caisse, au point Journal des ventes :

Un assistant se lance pour entrer les informations nécessaires à l’édition :

Le journal des ventes permet de suivre au jour le jour l'évolution des ventes et donc du chiffre d'affaires et du
bénéfice.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Commencer par sélectionner le type de liste souhaité :

 La liste détaillée permet d’obtenir une liste présentant une ligne par article vendu, et pour chacun, le
nom du client quand il est connu, la remise effectuée, la TVA, etc.
 Le récapitulatif par dossier est une liste présentant une ligne par vente (dossier ou vente en l’état).
 La ventilation par catégorie est une liste présentant une ligne par catégorie d’article vendu.
 La ventilation par produit est une liste présentant une ligne par produit vendu.

Sélectionner ensuite la période à analyser :

Journée, Semaine, Mois précédent, Mois en cours,


Trimestre et Année sont des périodes prédéfinies à
partir de la date du jour.

L’option Au choix permet de saisir directement une


fourchette de date.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Par défaut, tous les articles vendus pour la période choisie seront listés mais il est possible de ne sélectionner
qu'une partie des articles en opérant une sélection sur un fournisseur, une catégorie, une marque, un vendeur
ou un taux de TVA :

Il est tout à fait possible de préciser plusieurs critères si besoin.

L’écran suivant de l’assistant propose les trois options ci-dessous :

Le calcul du bénéfice n’est affiché que dans la ventilation par catégorie. En ce qui concerne ce calcul, il ne
pourra bien sûr pas être effectué dans le cas des ventes d'articles pour lesquelles le prix d'achat n’est pas
renseigné.

Pour obtenir le bénéfice exact dans ce cas, il est possible de compléter manuellement les prix manquants en
éditant le fichier des ventes (voir la description de ce fichier au paragraphe « VI-A-Fichier des Ventes »).

En ce qui concerne du prix d’achat et des codes comptables, ces options ne sont disponibles que lors de
l’affichage d’une liste détaillée ou lors d’une ventilation par produit.

L’affichage des codes comptables n’est disponible que lors de l’affichage d’une liste détaillée ou lors d’une
ventilation par produit.

Cliquer sur le bouton Terminer du dernier écran de l’assistant pour faire apparaître la liste demandée dans la
fenêtre principale :

Dans l’exemple ci-dessus, la sélection demandée est :

 Liste détaillée,
 Pour la période du 03/09/10 au 03/09/10,
 Pour le vendeur « Cynthia ».

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Les deux premiers articles de la liste sont en « référence inconnue » c’est à dire qu’ils n’ont pas été
sélectionnés dans le stock. Dans ce cas le prix d’achat n’est pas connu et indiqué à 0.

Cette liste peut être imprimée en cliquant sur le bouton Imprimer de la barre d’outils :

B. FICHIER DES DOCUMENTS

1. Généralités :

Le fichier des documents est accessible depuis le sélecteur de fichiers en cliquant sur Documents :

La liste de tous les documents établis pour les clients (factures, devis, reçus et notes de crédits) apparaît alors
dans la fenêtre principale.

Il est possible à partir de cette liste de réimprimer (après d'éventuelles modifications) un document existant.

2. Impression :

Il est possible d’imprimer le document en différentes langues : le choix de la langue se fait sur l’onglet
Document.

Sur ce même onglet, il est possible de préciser s’il s’agit d’un duplicata en cochant la case correspondante.

Le lancement de l’impression se fait en cliquant sur le bouton Imprimer.

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VII. GESTION DES COMMANDES

A. FICHIER DES COMMANDES

Le fichier des commandes est accessible depuis le sélecteur de fichiers en cliquant sur Commandes :

Ce fichier contient la liste des commandes en attente et des commandes passées. Il est automatiquement
complété lorsque l'option Commander est cochée dans les écrans de sélection verre ou article appelés depuis
la fiche client (voir le paragraphe « IV-B-Saisie d’une Fiche Monture »).

Il est possible de consulter le détail d’une commande en double-cliquant sur la ligne correspondante :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


84
B. GESTIONNAIRE DE COMMANDES

L’accès au gestionnaire de commandes peut se faire de deux façons :

 En cliquant sur le bouton Gestionnaire de commande en bas d’une fiche de commande,


 En sélectionnant l’option correspondante dans le menu Commandes :

Cet écran permet de visualiser les commandes manuelles et EDI en attente. Il permet également de consulter
l'historique des commandes passées.

1. Commandes manuelles :

L’onglet Commandes permet de visualiser les commandes (non EDI) en attente pour chaque fournisseur. Pour
cela, cliquer sur son nom dans la liste de gauche (seuls sont listés les fournisseurs pour lesquels des
commandes sont en cours).

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Une fois le fournisseur sélectionné, la liste des commandes apparaît dans la fenêtre de droite. Il est bon de
vérifier que les références sont exactes ; si ce n'est pas le cas, il est possible de les modifier en consultant le
fichier des commandes (voir le paragraphe « VII-A-Fichier des Commandes »).

Lorsque le fournisseur souhaité est sélectionné, cliquer sur le bouton Faxer/Imprimer pour voir apparaître
l’aperçu avant impression du bon de commande correspondant :

Il ne reste plus qu'à l'imprimer pour le faxer manuellement ou éventuellement le faxer via l’ordinateur.

Astuce : En présence d’un fax/modem correctement raccordé à l’ordinateur, il est possible d’installer un
gestionnaire de fax pour pouvoir directement faxer les bons de commande (ou tout autre document) sans
devoir les imprimer préalablement. Se référer au manuel de Windows pour savoir comment installer un
gestionnaire de fax.

Lorsque le bon de commande a été correctement envoyé, cliquer sur le bouton Archiver pour le transférer
dans l’historique ou sur le bouton Supprimer pour ne pas le conserver.

Pour consulter la liste des commandes archivées, il suffit de cliquer sur l'onglet Archives. Il est possible de
supprimer cet historique des commandes en cliquant sur le bouton Supprimer l'historique.

2. Commandes EDI :

Attention : Les commandes EDI sont des commandes envoyées directement au fournisseur par Internet.
L’utilisation des commandes EDI est un service gratuit pour lequel il faut simplement demander l’ouverture
d’un compte.

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L’onglet Commandes EDI permet de visualiser et d’envoyer les commandes EDI en attente. Il se décompose lui-
même en plusieurs onglets en fonction de l’état des commandes : En attente, Envoyées, Acceptées et
Refusées.

Dans chacune de ces listes, les onglets Groupées et Détaillées permettent une présentation différente des
commandes :

Le premier permet de visualiser une ligne par commande, précisant le nom du client, le fournisseur destinataire
et le numéro de la commande,

Le second permet de visualiser une ligne par article commandé, précisant entre autre la description du verre
commandé, l’œil concerné et la référence EDI.

Sont listées dans l’onglet En attente toutes les commandes effectuées lors des ventes et pour lesquelles la
notion EDI a été cochée :

Le bouton Télétransmettre permet de lancer la connexion à la plate-forme Internet pour l’envoi des
commandes en attente. Celles-ci sont alors transférées dans l'onglet Envoyées. Une fois le retour réceptionné,
les commandes sont dispatchées dans les onglets Acceptées ou Refusées en fonction du résultat.

Remarque : L’utilisation des commandes EDI ne peut se faire qu’à partir de la version 6.7 de WinOptics. Elle
nécessite dans un premier temps de configurer l’EDI dans WinOptics (se référer pour cela au paragraphe « XI-F
2. Commandes EDI ») et dans un second temps de télécharger régulièrement les tarifs spécifiques EDI des
fournisseurs.

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VIII. CAISSE

WinOptics contient un système de caisse enregistreuse pour la vente au comptoir. L'utilisation de celui-ci n'est
pas obligatoire mais s'avère pratique pour tous les utilisateurs qui souhaitent un contrôle précis de leurs
ventes.

A. PRE-REQUIS

Bien que le système de caisse enregistreuse de WinOptics n’ait absolument pas la vocation de se substituer à
un logiciel de comptabilité, il est cependant nécessaire à son utilisation de bien comprendre certains termes
comptables.

Ci-après sont expliqués les différents termes utilisés dans ce manuel :

 Encaisser : Action de recevoir l’argent du client et de reporter le montant reçu, ainsi que le mode de
règlement. En pratique, la saisie de l’encaissement sur la fiche visite du client met automatiquement à
jour le journal de caisse.

 Mode de règlement : Il s’agit du mode de paiement du client : chèque, espèce, carte, etc.
Une liste préétablie de modes de règlements existe, qu’il est possible de modifier ou de compléter le
cas échéant (voir le paragraphe « XI-H-Tables Paramétrables »)

 Recette : Montant total des encaissements effectués sur une période donnée (par exemple : la recette
du jour). A ne pas confondre avec le Chiffre d’Affaires (CA) qui est la valeur totale des articles vendus.

 CA : Chiffre d’affaire, valeur totale des articles vendus sur une période, pour les ventes validées. Tant
qu’une vente a pour statut « En devis », le montant total de la vente n’est pas comptabilisé dans le CA
de la période. Il sera comptabilisé le jour où la vente sera validée.
Exemple : Il est possible de vendre une monture de 100 € mais de n’avoir encaissé qu’un acompte de
20 € : la recette du jour est alors de 20 € seulement et le CA de 0 €. Le CA sera de 100 € le jour de la
validation de la vente.

 Journal de caisse : document légal reprenant l’ensemble des mouvements d’argent ; qu’il s’agisse des
encaissements clients ou des entrées et sorties de caisse.

 Journal des ventes : document légal reprenant le détail des articles vendus.

B. INITIALISATION

La première étape de l’utilisation de la caisse est son initialisation. Sélectionner pour cela l'option Fond de
caisse du menu Maintenance :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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L’assistant d’initialisation de la caisse se lance automatiquement :

Cet assistant permet de préciser le montant initial de la caisse, en argent liquide et en chèques.

Saisir les montants correspondant au contenu de la caisse en espèces et en chèques et cliquer sur Terminer
pour procéder à l'ouverture :

Remarque : Cette opération n'est réellement nécessaire qu'une seule fois pour commencer à utiliser la caisse.

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C. VENTE EN L’ETAT

1. Accès à l’écran de vente :

L’écran de vente est accessible en choisissant l'option Vente comptoir du menu Caisse ou en utilisant la touche
de fonction F5 :

L’écran suivant apparaît :

2. Saisie des articles :

Il est possible de saisir jusqu'à 11 articles par vente. Si cela est insuffisant, il suffit de valider la vente et de
rappeler l’écran de caisse pour saisir la suite.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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La manière la plus rapide de saisir les articles vendus est d'indiquer leur code dans la première colonne. Si le
code correspond à un article du fichier stock, sa référence et son prix se reportent automatiquement dans la
ligne de vente.

Si le code de l'article n’est pas connu ou s'il n'existe pas parce que l'article n'a pas encore été ajouté dans le
fichier stock, il est possible d’inscrire manuellement les références et le prix de celui-ci. Dans ce cas, aucun lien
ne sera effectué avec le fichier des articles pour la mise à jour du stock.

La quantité vendue est renseignée par défaut à 1. Il est bien sûr possible de la modifier si nécessaire. Une
remise peut être indiquée par article vendu dans la colonne %.

Le total est calculé à chaque modification et s'affiche en dessous de la liste.

3. Saisie du paiement :

Une fois les articles saisis dans la fiche de visite du client, il reste à saisir le ou les paiement(s) de la vente. Pour
cela, utiliser le bouton pour ajouter un paiement.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Le montant affiché par défaut reprend le total de la vente. Une vente comptoir doit toujours être réglée dans
sa totalité. Par contre il est possible d'enregistrer plusieurs règlements (par exemple une partie en chèque
différé et le reste en carte bleue). Modifier le montant si nécessaire.

Préciser le mode de règlement en le sélectionnant dans la liste :

Cliquer ensuite sur le bouton Encaisser (ou utiliser la touche F10) pour reporter ce règlement sur l’écran de
vente :

Il est possible de supprimer un règlement


en le sélectionnant dans la liste puis en
cliquant sur le bouton .

4. Informations client :

L’onglet Informations client permet de saisir le nom, prénom et coordonnées complètes du client. Ces
informations seront reportées sur les éditions.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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5. Impression de documents :

Si le client le souhaite, il est possible d’imprimer différents documents à partir de l’onglet Articles en cliquant
sur le bouton Documents>> ou en utilisant les touches de fonction correspondant à chaque édition :

Seuls les reçus et factures sont généralement demandés pour une vente en l’état. Les devis et feuilles de soins
étant réservés aux ventes depuis un dossier client.

Ces documents reprendront le montant total de la vente, l'acompte déjà payé et le solde restant dû.

Quel que soit le document choisi, l’écran de sélection du document à imprimer apparaît et permet de choisir le
type de document à imprimer, la langue d’impression et d’autres options d’impression.

Cet écran est identique à celui détaillé pour l’impression des devis (se référer au paragraphe « IV-E-2.
Impression »).

D. VENTE DEPUIS UN DOSSIER CLIENT

1. Accès à l’écran de vente :

L'appel de l’écran de caisse peut se faire depuis la fiche optométrie (montures ou lentilles) d'un client, comme
il a été vu dans le paragraphe « IV-C-Enregistrement de la vente » en cliquant sur le bouton Vente ou en
utilisant la touche F5 :

Les articles vendus au client sont alors directement transférés dans l’onglet Articles. De même les coordonnées
du client, ainsi que les informations concernant la prescription et le tiers payant sont reportées
automatiquement dans l’onglet Informations client.

2. Saisie du paiement :

Contrairement à la vente comptoir, une vente provenant d’un dossier client peut ne pas être réglée
entièrement lors de sa création.

L’enregistrement des paiements se fait de la même façon en dehors du fait qu’il est possible de ne saisir qu’un
acompte (ou ne pas saisir de paiement du tout).

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Dans le cas d'un paiement partiel ou nul, le solde à payer est calculé automatiquement et reporté sur la vente.
Ce montant est enregistré dans un fichier séparé destiné au suivi des paiements du client (voir le paragraphe
« VIII-I-Liste des Impayés »).

E. MOUVEMENTS ET REMISE EN BANQUE

Pour que le montant de la caisse soit toujours correct, il est nécessaire d’informer le logiciel de tout
mouvement de caisse.

1. Mouvement de caisse :

Pour saisir un mouvement de caisse, il faut soit appeler l’écran de vente et cliquer sur l'onglet Mouvements
dans le menu Caisse puis Entrée/sortie :

Sélectionner l’onglet Entrée ou Sortie selon le cas et saisir le montant et la raison du mouvement. Par défaut, le
mouvement est indiqué en liquide.

Une fois ces informations saisies, cliquer sur le bouton Enregistrer l’opération pour enregistrer le mouvement
et mettre à jour le fichier de caisse. Les mouvements apparaîtront dans le journal de caisse.

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2. Remises en banque :

Le principe des remises en banque de liquide ou de chèques est identique. Un écran spécifique permet pour
chacun de déterminer le détail de la remise.

Sélectionner l’option correspondante dans le menu Caisse :

 Remise en banque de liquide

L’écran suivant apparaît :

Il permet de détailler le nombre de billets et de pièces remis en banque. Le montant total de la remise étant
ainsi calculé automatiquement en fonction du détail indiqué.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Cependant, il est aussi possible d’indiquer directement le montant remis en banque sans préciser le détail de la
monnaie sortie de caisse.

Cliquer sur OK pour valider la remise en banque ; une boîte de dialogue apparaît alors pour valider le nouveau
fond de caisse en liquide.

 Remise en banque de chèques

L’écran de remise de chèques en banque fait apparaître la liste des chèques qui ont été saisis sur une vente en
l’état ou lors d’une vente client. Il est possible de visualiser uniquement les chèques à échéance différée en
cochant la case correspondante. Il est possible de classer cette liste par date, par client ou par échéance selon
l’onglet sélectionné.

La sélection des chèques à remettre en banque se fait en cochant la case se trouvant en début de la ligne des
chèques en question. Les boutons Tous et Aucun permettent respectivement de sélectionner tous les chèques
ou de tous les désélectionner.

Le bouton Echéance permet de modifier l’échéance d’un chèque. Cette option est particulièrement importante
lorsqu’un client demande le report de l’encaissement d’un chèque différé.

Une fois les chèques à remettre en banque sélectionnés, le montant total apparaît en bas de l’écran. Il reste à
cliquer sur le bouton Valider pour confirmer la remise en banque.

Une boîte de dialogue apparaît demandant si un bordereau doit être édité :

Le bouton Annuler permet de revenir sur l’écran de remise de chèques en banque sans avoir validé la sélection
précédente.

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F. ETAT DE LA CAISSE

L’onglet Etat de caisse de l’écran de vente permet de contrôler à tout moment l’état de la caisse.

Le bouton Fond de caisse permet le lancement de l’assistant d’initialisation de la caisse.

Le bouton Détail des opérations permet l’ouverture du journal de caisse.

G. IMPRESSION ET RAPPORTS

L’intérêt principal de la caisse est de conserver toutes les opérations effectuées dans un journal de caisse. Ce
journal est consultable à tout moment depuis le menu Caisse/Journal de caisse :

Il est également possible d’accéder au journal de caisse en cliquant sur le bouton Détail des opérations dans
l’onglet Etat de caisse de l'écran de vente comme indiqué au paragraphe précédent.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Par défaut, le journal du jour est affiché. Le journal complet peut être consulté en sélectionnant l'onglet
correspondant.

Sont précisées, en dessous de la liste des opérations, les valeurs momentanées en liquide et en chèques de la
caisse.

Cliquer sur le bouton Imprimer le Journal pour démarrer l'assistant d'impression. Valider le premier écran pour
faire apparaître l’écran de choix du document à imprimer :

Il est possible de lancer l’impression de la feuille de caisse journalière (du jour en cours par défaut, de la veille
ou bien sur une période à préciser) ou le récapitulatif mensuel (du mois en cours par défaut).

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Quel que soit le choix effectué, l’écran suivant permet de choisir les informations qui apparaîtront sur le
document :

Le fait de cocher l'option Détail des opérations entraîne l’édition d’une feuille supplémentaire qui contiendra
le détail de chaque opération et, selon les choix cochés, le numéro des opérations, le code client et/ou le nom
du client pour chacune d’entre elles.

La feuille de caisse reprend le résumé des opérations effectuées sur la journée, l'ancien et le nouveau fond de
caisse et la ventilation par type de paiement :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Il est également possible d’imprimer, à la fin du mois, une feuille récapitulative des opérations du mois. Ce
document reprend, pour chaque journée du mois demandé, le récapitulatif des mouvements effectués pour
chaque mode de règlement :

H. MODIFICATIONS ET CORRECTIONS

En théorie, il n'est pas possible de modifier directement le journal de caisse. Cependant, cela peut s'avérer utile
dans certains cas pour y apporter des rectifications.

Pour pouvoir modifier le journal de caisse, il suffit de sélectionner l’option Modifier le journal du menu Caisse :

Cette option permet un accès direct au journal de caisse « brut » ; il est possible alors de corriger ou supprimer
les différentes valeurs.

Attention : les modifications effectuées de cette manière ne peuvent pas être annulées.

Comme le fichier est « brut », les modes de paiement et les types d’opération sont remplacés par des codes. Ci-
dessous les tableaux de correspondance de ces codes :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Code Paiement Code Type d’opération
0 Mouvement 0 Ouverture
1 Liquide 1 Vente
2 Chèque 2 Entrée
3 Bancontact 3 Sortie
4 Carte crédit 4 Paiement
5 Virement 5 Rendu
6 Tiers payant 6 Acompte
7 Vente HT

Attention : il ne faut en aucun cas modifier les modes de paiements allant de 0 à 6.

I. LISTE DES IMPAYES

Cette option permet de visualiser la liste des montants encore dûs par les clients et éventuellement de les
encaisser. Pour consulter cette liste, sélectionner l’option liste des impayés du menu Caisse :

Il est également possible d’utiliser directement la touche de fonction F6.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Deux menus déroulants permettent d’effectuer une sélection sur les différents dossiers en fonction de la
période étudiée et de l’état actuel de la vente :

La liste obtenue peut être triée par dossier, date ou nom de client selon l’onglet sélectionné.

Le bouton Imprimer permet d’en lancer l’impression.

Il est possible d’accéder à l’écran d’encaissement à partir de cette liste. Pour cela, sélectionner le dossier pour
lequel doit être fait l’encaissement et cliquer sur le bouton Encaisser (ou utiliser la touche de fonction F5).

Le fonctionnement est identique à celui indiqué dans le paragraphe « VIII-C-Vente en l’Etat ».

Le montant payé est mis à jour dans la fiche du client correspondant et l’opération est enregistrée dans le livre
de caisse.

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IX. TIERS PAYANT

La fonction Tiers payant permet de calculer automatiquement les montants des remboursements sécurité
sociale et mutuelle sur les équipements vendus. Ce calcul servira à déterminer la part restant à charge du client
et à éditer les documents correspondants (devis, facture, etc.)

Cette fonction, si elle s’avère très commode et évite bon nombre de calculs, nécessite d’être paramétrée avec
soin afin de pouvoir être correctement utilisée.

Ce chapitre présente en détail tous les aspects du tiers payant dans le logiciel, en fonction notamment du pays
d’utilisation. Il est conseillé de le lire attentivement pour une utilisation sans problème de la fonction tiers
payant.

EN FRANCE

A. PARAMETRAGE DE LA SECURITE SOCIALE

La première chose à faire est de renseigner correctement les informations concernant les paramètres
régionaux dans les options du logiciel.

Pour cela, sélectionner le point Options du menu Outils pour accéder à l’écran des paramètres. Y sélectionner
l’option Paramètres régionaux/Sécurité Sociale :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


103
La sélection du pays est importante car l'aspect des fiches sera adapté en fonction de celui-ci.

Sélectionner l’option Tiers payant en indiquant le règlement par défaut et en cochant selon le cas la case Part
sécu ou Part complémentaire ou les deux.

L’option Paramètres régionaux/France permet ensuite de sélectionner différentes options et valeurs par
défaut :

Renseigner tout d’abord le taux de remboursement par défaut (65% en régime général, 90% en régime local)
puis la valeur du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS).

L’option Sélection automatique des codes permet au programme de choisir automatiquement le code LPP en
fonction du type d’article vendu. Cette option est activée par défaut, le fait de décocher la case obligera à
sélectionner les LPP manuellement lors de chaque vente.

L’option Calcul mutuelle automatique permet au programme de calculer la part du remboursement de la


mutuelle, pour autant que celle-ci ait été correctement paramétrée et spécifiée dans la fiche du client. Cette
option est également activée par défaut.

L’option Nouvelle nomenclature (LPP) doit être cochée pour répondre à la nouvelle nomenclature mise en
place début 2005.

L’option Total par code prestation permet d’afficher les sous-totaux sur les feuilles de soin.

L’option Code barres CPAM spécifique est à cocher dans le cas ou la CPAM réalise une lecture des codes barres
spécifique.

La liste des grands régimes, centres gestionnaires, codes TIPS/LPP et taux de remboursement ont déjà été
introduits dans le programme. En principe, il n’y a pas à les modifier. Mais si cela s'avérait nécessaire (nouveau
code LPP, par exemple), il est possible de le faire en cliquant sur le bouton correspondant dans cet écran.

Le bouton Mutuelles permet l’accès au paramétrage des mutuelles. Ce point est détaillé dans le paragraphe
suivant.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


104
B. PARAMETRAGE DES MUTUELLES

Contrairement aux tables précédentes (concernant les codes LPP, grands régimes, etc.), la liste des mutuelles
doit être définie par les soins de l’utilisateur en fonction des accords de tiers payant passés pour le magasin.
Pour chaque mutuelle avec laquelle un accord a été passé, il est nécessaire de saisir les coordonnées de la
mutuelle et de définir la liste des régimes attachés.

Cliquer sur le bouton Mutuelles pour accéder à l’écran de liste des mutuelles paramétrées :

Dans l'exemple ci-dessus, 2 mutuelles ont été paramétrées : Mutest, et Océade. Dans le cas d’Océade par
exemple, 4 régimes lui ont été associés : Bleu, Jaune, Rouge et Vert.

Pour ajouter une nouvelle mutuelle, cliquer sur le bouton Ajouter à droite de la liste des mutuelles et
compléter les coordonnées dans la partie inférieure.

Pour ajouter un nouveau régime à la mutuelle créée, cliquer sur le bouton Ajouter à droite de la liste des
régimes et entrer un nouveau nom :

Une fois la liste des régimes introduite, il reste, pour chacun d’entre eux, à définir le détail des garanties et la
méthode de calcul utilisée pour calculer les remboursements.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


105
Sélectionner un des régimes et cliquer sur le bouton Editer à droite de la liste :

Dans l’exemple ci-dessus sont déjà définies trois garanties assez simples :

 Un premier forfait « Monture », valable pour tous (adultes et enfants de moins de 18 ans)
correspondant à un remboursement de 100% du LPP augmenté d’un montant forfaitaire de 25€,
 Un forfait équivalent pour les verres avec un montant forfaitaire de 40€,
 Un forfait équivalent pour les lentilles acceptées par la sécu avec un montant forfaitaire de 15€.

Pour ajouter une nouvelle garantie dans un régime, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter pour faire
apparaître l’écran suivant qui va permettre de définir les règles de calcul de la garantie :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Sélectionner d’abord le type de garantie dans le champ Elément :

Le forfait global est à sélectionner lorsque le remboursement s’applique à


tous les articles de la vente.
Monture, Verre, Monture + verres ou Lentille (acceptée ou non) sont à
sélectionner pour créer une garantie spécifique de l’article en question.
Forfaits par LPP est à sélectionner lorsque la mutuelle n’indique pas de
formule de calcul mais un remboursement en fonction du code LPP de
chaque article.

Dans le cas d’un forfait global, le remboursement sera calculé sur la somme des équipements achetés, les
autres garanties seront ignorées.

Dans le cas d’une garantie de type monture + verres, il ne faut pas introduire d’autres garanties verre ou
monture, à moins d’avoir un supplément spécifique.

Exemple : Un forfait « monture+verres » auquel s’ajoute 25% des frais réels de la monture. Dans ce cas il est
possible de définir une garantie Monture+verres et une autre garantie Monture spécifiant 25% des frais réels.

Sélectionner ensuite les clients concernés dans le champ Catégorie :

Il est possible de ne cibler que les Adultes, ou bien que les Enfants (l’âge limite des
enfants pouvant être indiqué sur l’écran de liste des garanties du régime) ou au
contraire d’appliquer la garantie à Tous.

Indiquer ensuite les valeurs nécessaires au calcul du remboursement dans les champs suivants :

 Le champ % TM permet d’indiquer une prise en charge du ticket modérateur.


 Le champ % PMSS permet d’indiquer un forfait de remboursement en fonction du plafond mensuel de
la sécurité sociale (paramétrable dans les options régionales, voir le paragraphe « XI-B- Paramètres
régionaux »).
 Le champ % TIPS permet d’indiquer un remboursement de la mutuelle en fonction de la base de
remboursement de chaque article par la sécurité sociale.
 Le champ + Forfait permet de saisir un forfait de remboursement.
 Au niveau du Plafond, les champs % frais réels et Maxi sont complémentaires : Le champ Maxi
indique la valeur de remboursement qui ne sera pas dépassée par la mutuelle. Le champ
% frais réels est interprété de deux manières différentes selon que le champ Maxi est ou non
complété. Lorsque le champ % frais réels est le seul renseigné, il indique la valeur de plafond de
remboursement de la mutuelle. Si par contre il est renseigné en plus du champ Maxi, c’est cette
dernière qui indiquera le plafond de remboursement de la mutuelle et le pourcentage des frais réels
sera calculé pour être ajouté à la somme totale remboursée.

Il est possible de combiner toutes les possibilités pour obtenir le calcul du remboursement.

En dessous des champs de saisie de la garantie se trouve un encart permettant de visualiser un exemple de
remboursement avec le régime de la garantie en cours de saisie :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Ci-dessous quelques exemples de paramétrages de garantie :

Dans cet exemple, la garantie saisie correspond à un remboursement valable pour une monture qui est égal à
200 % du LPP + un montant forfaitaire de 75 €, le tout plafonné à 150 €. La garantie étant valable pour tous,
adultes et enfants.

Exemples : Quel que soit le prix de vente de la monture le calcul de remboursement sera le suivant :

 2.84*200/100 + 75 = 80.68€ pour un adulte


 30.49*200/100 + 75 = 135.98 € pour un enfant

On remarquera que, dans ce cas, le plafond maximum de 150 € n’a pas lieu d’être.

Dans cet autre exemple, la garantie est définie pour un verre, pour un adulte, et le remboursement est égal à
150 % du LPP. Le plafond de remboursement est de 60% des frais réels avec un maximum de 200 €.

Exemples :

Sans plafonnement : 2.29*150/100 = 3.44 € => remboursement de 3.44 €

Avec plafonnement à 60% des frais réels ou à 200 € : 350*60/100 = 213.44 € => remboursement de 200 €

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Dans ce dernier exemple, il s’agit d’une garantie « monture + verres » définie par 100 % du LPP + un montant
forfaitaire de 40 € + 35 % des frais réels, le plafond étant de 250 €.

Exemples :

Sans plafonnement : 8.79 + 40 + 410*35/100 = 192.30 € => remboursement de 192.30 €

Avec plafonnement : 8.79 + 40 + 655*35/100 = 278.04 € => remboursement de 250 €

 Cas d’un forfait par LPP :

Lorsque l’élément sélectionné dans la liste est


«Forfaits par LPP », les champs précédemment
expliqués ne sont pas accessibles mais il est possible
d’attribuer un montant fixe de remboursement pour
chaque code LPP.

Pour cela, cliquer sur le bouton Editer les forfaits LPP


et renseigner ou modifier le tableau de
correspondance des prix :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


109
C. SAISIE D’UNE FICHE CLIENT

Une fois le programme correctement configuré, le système de tiers payant va pouvoir être utilisé lors des
ventes. Pour que les calculs tiers payant s'effectuent correctement, il est important de bien compléter la fiche
du client avec les données de la sécurité sociale :

 Sur l’onglet Client, préciser le numéro de sécurité sociale :

 Sur l’onglet Sécurité Sociale, préciser les informations concernant la caisse et la mutuelle :

Le mode de remboursement est «Par défaut » celui indiqué dans les paramétrages. Il est possible de le
modifier, pour ce client, en sélectionnant le mode « A charge du client » ou « Tiers payant ».

 Utilisation de la Carte Vitale :

La carte Vitale est une carte à puce utilisée en France qui contient différentes informations concernant la
sécurité sociale du titulaire et d'autres bénéficiaires éventuels (conjoints, enfants). La lecture de la carte Vitale
permet de gagner du temps et surtout d'éviter les erreurs de saisie.

Un lecteur de carte agréé, connecté à l’ordinateur, est nécessaire pour la lecture de la carte Vitale. La mise en
place et la configuration du lecteur étant détaillées dans le paragraphe « XI-F-1. Lecteur Vitale ».

L'utilisation du lecteur dans WinOptics est très simple. Une icône représentant une carte Vitale apparaît sur la
fiche client (à condition d’avoir coché la case « Utiliser un lecteur vitale » dans les paramètres) :

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110
Cliquer simplement sur cette icône (ou utiliser la touche de fonction F12) pour lancer la lecture de la carte. La
liste des bénéficiaires apparaît alors :

Il suffit de sélectionner le bénéficiaire souhaité et les données le concernant seront automatiquement


reportées dans la fiche client :

Remarque : Lors de la création d’une fiche client, le nom et le prénom du bénéficiaire seront complétés avec
l’utilisation de la carte vitale. Si ces données sont déjà présentes, elles seront remplacées par la lecture de la
carte.

D. CALCULS DES PARTS SECURITE SOCIALE ET COMPLEMENTAIRE

Quand la fiche du client est correctement complétée, cliquer sur Montures pour accéder à l'écran des visites et
saisir la fiche comme indiqué dans le paragraphe « IV-B-Saisie d’une Fiche Monture ». Une fois les données de
la vente introduites, cliquer sur le bouton Vente pour continuer.

L'écran de caisse qui apparaît reprend le détail des articles vendus ainsi que les codes LPP associés (pour autant
que l'option codes automatiques ait été cochée dans les paramètres). De même, si l’option correspondante a
été cochée dans les paramètres, les montants de remboursement sécu et mutuelle sont automatiquement
calculés :

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111
Il est possible de sélectionner ou de compléter
d'autres LPP en cliquant avec la souris dans la case
correspondante :

Deux boutons (intitulés Auto dans l’exemple ci-dessous) situés en bas des colonnes de remboursement
Sécurité sociale et Complémentaire permettent de sélectionner le type de calcul souhaité :

Pour la sécurité sociale, il est possible ou non de Pour la complémentaire, il est possible ou non de
réaliser le calcul automatique de la sécurité sociale, réaliser le calcul automatique de la complémentaire,
de saisir manuellement les montants ou d’utiliser de saisir manuellement les montants ou d’utiliser la
l’AME (Aide Médicale d’Etat). CMU (Couverture Maladie Universelle).

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112
Dans le cas de l’édition manuelle, il est possible d’ajuster manuellement les montants des remboursements
calculés par le programme en les modifiant directement dans le tableau (par exemple si le client a un forfait
réduit car il en a déjà utilisé une partie dans l’année).

Le champ Taux de l’écran de vente permet de modifier ponctuellement le taux du tarif obligatoire (par défaut
65%).

Remarque : Si les cases TP ne sont pas cochées, la valeur des remboursements sera toujours indiquée à titre
informatif mais ne sera ni décomptée du total à payer par le client ni inscrite dans sa fiche.

Il ne reste plus qu'à encaisser le montant payé par le client (cela peut être un acompte) pour revenir dans la
fiche visite. Dans l’exemple ci-dessous, un règlement de 437.40 € a été encaissé, permettant de solder la
vente :

E. IMPRESSION DES DOCUMENTS

Une fois les calculs effectués, il est possible d’imprimer une série de documents légaux. Cliquer sur le bouton
Documents de la caisse pour accéder à la liste :

Les deux documents les plus utilisés sont le devis et la feuille de soins. Pour chacun de ceux-ci, il est possible
d’utiliser des raccourcis clavier (F6 et F11 respectivement) à partir de l’écran de caisse.

Remarque : Il y a deux types de devis, le devis simple, qui reprend le détail des articles et détaille les montants
TVA, et le devis mutuelle qui détaille les parts SS, mutuelle et assuré et sert de demande de prise en charge
auprès de la mutuelle.

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113
La feuille de soins n’imprime que les données nécessaires sur le formulaire CERFA ad-hoc (qui doit être inséré
dans l’imprimante au préalable). Si les données sont un peu décalées par rapport au formulaire il est possible
d’ajuster les marges d’impression depuis le menu Fichier/Configurer l’imprimante :

F. TELETRANSMISSION DES FEUILLES DE SOINS

Le but de la télétransmission est de pouvoir envoyer des Feuilles de Soins Electroniques à la caisse destinataire.

1. Introduction à la télétransmission :

La télétransmission fait partie de l'informatisation du système de santé. Ainsi, la feuille de soins traditionnelle
en papier devient une Feuille de Soins Electronique (FSE), composée par le logiciel informatique et utilisé par le
professionnel de santé. Comme son ancêtre papier, la FSE regroupe toutes les informations nécessaires au
remboursement de l'assuré (ou du prestataire de soins en cas de Tiers Payant). Transmise par un réseau
informatique, cette FSE est ensuite traitée de façon automatisée par les systèmes informatiques de l'Assurance
Maladie.

2. Création de FSE dans WinOptics :

Ce chapitre a pour but d’expliquer de manière détaillée comment créer et envoyer des Feuilles de Soins
Electroniques (FSE) par télétransmission depuis WinOptics.

 Principe général :

Avant de pouvoir créer une FSE, il faut d'abord éditer la facture correspondante depuis la fiche du client ; elle
ne doit pas nécessairement être imprimée mais au moins sauvée.

Certains champs sont obligatoires pour créer une FSE :

 Dans la fiche client :


o Nom, prénom et date de naissance du client
o Numéro de sécurité sociale
o Références de la caisse (code régime, caisse et centre)

 Dans la fiche visite :


o Nom et identifiant du prescripteur (docteur)
o Code LPP pour chaque article remboursé

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114
Si l'une de ces données est manquante, il ne sera pas possible de créer la FSE correspondante et un message
d'erreur apparaîtra au moment de la mise en lot. Il faudra alors modifier la facture concernée dans le fichier
des documents.

 Création des fichiers d'envoi (lots) :

La gestion des FSE se fait depuis le menu Fonctions, avec l’option Télétransmission :

L’écran de télétransmission apparaît avec la liste des factures sauvegardées :

Il est possible de réduire le nombre de factures apparaissant dans la liste en sélectionnant l’arriéré parmi les
différents choix proposés :

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115
Plusieurs onglets permettent de suivre l’évolution des factures :

L’onglet En attente permet de visualiser les factures susceptibles d’êtres envoyées. Pour sélectionner l’une
d’entre elles pour être envoyée en tant que FSE, il suffit de cliquer dans la première colonne. Il est possible de
sélectionner toutes les factures à envoyer sans se soucier des caisses auxquelles elles sont destinées. Le
système se chargera de dispatcher chaque facture vers sa caisse destinataire.

Lorsqu’une facture n'est pas transformable en FSE, un écran apparaît précisant pourquoi :

Le bouton Corriger permet alors de modifier les informations erronées de la facture :

Les factures pouvant être envoyées sont regroupées dans l’onglet Prêtes à envoyer.

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116
Lorsque toutes les factures à envoyer sont sélectionnées, la création du lot correspondant se fait en cliquant
sur le bouton Créer le fichier.

Ceci permet de créer le lot sur le disque dur (tous les lots en attente d'envoi sont stockés dans le répertoire
Teletrans/FSE de l'application WinOptics).

3. Envoi des lots de FSE :

Lorsque les lots sont prêts à être envoyés, vérifier que l’ordinateur soit bien connecté à Internet puis cliquer sur
le bouton Télétransmettre pour commencer la télétransmission. La procédure permet non seulement
d'envoyer les FSE mais également de vérifier et de télécharger si nécessaire les fichiers retours :

Cette fenêtre de statut informe des FSE envoyées et de celles qui ont été intégrées au système ou qui ont été
rejetées. Les retours sont en général disponibles à la fin de chaque journée, ils seront donc récupérés en
principe le lendemain, lors d’un nouvel envoi de FSE.

Le bouton Analyse des retours permet de lister les FSE refusées :

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117
Les FSE qui ont été envoyées aux caisses sont regroupées dans l’onglet Envoyées. Les factures refusées quant à
elles sont regroupées dans l’onglet Rejetées. Ces dernières peuvent le cas échéant être réexpédiées après
correction du problème.

G. SUIVI DES RETOURS DE PAIEMENT

Lors de la réception de la confirmation du remboursement par l'organisme de paiement il suffit de mettre à


jour la liste des remboursements en attente en sélectionnant l’option Remboursement en attente du menu
Caisse ou en utilisant la touche de fonction F7.

Dans le cas de la télétransmission, ce point permet la connexion au compte client Area Santé afin d’accéder au
suivi des remboursements. Il est nécessaire de connaître son identifiant et son mot de passe pour accéder à ce
compte client. La mise à jour du fichier caisse se fait ensuite comme indiqué ci-dessous, de la même façon que
lorsque la télétransmission n’est pas activée.

La liste des dossiers pour lesquels des remboursements sécurité sociale ou complémentaire sont en attente
apparaît :

Sélectionner le dossier concerné par le règlement et cliquer sur le bouton Encaisser (ou utiliser la touche F5)
pour faire apparaître l’écran suivant :

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Dans cet exemple, le remboursement sécurité sociale et le remboursement mutuel sont en attente. Le fait de
cocher la case indiquant que la part sécurité sociale a été remboursée fait automatiquement apparaître la boite
de dialogue suivante :

Cliquer sur Oui pour que la caisse soit mise à jour. La fiche client est automatiquement mise à jour.

Le dossier restera dans la liste des règlements en attente tant que le remboursement mutuel n’aura pas été lui
aussi coché comme remboursé.

EN BELGIQUE

A. PARAMETRAGE DE LA SECURITE SOCIALE

Commencer par sélectionner le point Options du menu Outils pour accéder à l’écran des paramètres. Y
sélectionner l’option Magasin/Informations pour renseigner le code INAMI :

Sélectionner ensuite l’option Paramètres régionaux/Sécurité Sociale :

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119
La sélection du pays est importante car l'aspect des fiches sera adapté en fonction de celui-ci. Dans le cas d’un
logiciel configuré pour la Belgique, il sera possible d’imprimer des attestations de fournitures INAMI de
manière automatique sans devoir utiliser de papiers pré-imprimés.

Sélectionner l’option Tiers payant en indiquant le règlement par défaut et en cochant selon le cas la case Part
sécu ou Part complémentaire ou les deux.

L’option Paramètres régionaux/Belgique permet ensuite de saisir la valeur du Z et d’indiquer si l’opticien est
conventionné ou non :

C’est également dans cet écran qu’il est possible de consulter et/ou adapter la table des codes INAMI. Celle-ci
est normalement à jour mais il se peut que de nouveaux codes fassent leur apparition avant la prochaine mise
à jour du logiciel. Dans ce cas il est possible de les ajouter à la liste existante en utilisant le bouton Table des
codes INAMI pour faire apparaître la liste :

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120
Le bouton Editer va permettre de modifier le contenu de la liste :

La dénomination ou la légende (mention qui apparaîtra en regard du code lors de l’impression d’une
attestation) peuvent être modifiées à cet endroit.

La colonne Grp contient un numéro de 1 à 4. Ce numéro, s’il est présent, indique à quelle position du menu
doit se trouver le code ainsi marqué. En effet, les codes sont trop nombreux pour pouvoir tous apparaître dans
le menu déroulant, il est ainsi possible de déterminer quels sont ceux qui ont la priorité. Il suffit pour ce faire
d’utiliser les boutons Monter, Descendre, En haut ou En bas de l’écran précédent.

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121
B. UTILISATION LORS DE LA VENTE

1. Sélection des codes :

La sélection des codes se fait au moment de la vente sur l’écran de caisse. Il suffit de cliquer dans la colonne
INAMI pour faire apparaître le menu de sélection :

Remarque : Les codes ont été regroupés en cinq catégories : Verres, Suppléments, Lentilles, Monture et Autre.
Pour qu’un code apparaisse dans un de ces menus, la colonne Grp mentionnée dans le paragraphe précédent
doit contenir la valeur de 1 à 4 indiquant le menu souhaité.

Les codes qui ne figurent pas dans un de ces quatre groupes peuvent être sélectionnés avec l’option Autre
code du menu. Un écran permet alors de choisir n’importe quel code dans la liste complète :

Il est possible à tout moment de consulter à l’écran le texte complet de l’arrêté royal régissant l’utilisation des
codes en cliquant sur l’option Nomenclature dans le menu de sélection des codes INAMI. Le texte intégral
apparaît dans une nouvelle fenêtre :

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122
2. Calcul des remboursements :

Lorsque les codes ont été sélectionnés, le montant du remboursement est calculé et affiché dans la colonne
Remb. :

Le total est indiqué dans la case Séc. Sociale en dessous du total général. Si la case Tiers payant est cochée, le
montant sera automatiquement déduit du total à payer par le client (cette case peut être activée par défaut
selon les paramétrages).

3. Report du tiers payant :

Si le tiers payant a été coché, le montant de la sécurité sociale sera reporté sur la fiche visite du client dans la
case Sécu et déduit du montant net à payer par le client :

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123
C. IMPRESSION DES DOCUMENTS

Une fois les calculs effectués, il est possible d’imprimer une série de documents légaux. Cliquer sur le bouton
Documents de la caisse pour accéder à la liste :

Les deux documents les plus utilisés sont le devis et l’attestation INAMI. Pour chacun de ceux-ci, il est possible
d’utiliser des raccourcis clavier (F6 et F11 respectivement) à partir de l’écran de caisse.

Remarque : Il y a deux types de devis, le devis simple, qui reprend le détail des articles et détaille les montants
TVA, et le devis mutuelle qui détaille les parts SS, mutuelle et assuré et sert comme demande de prise en charge
auprès de la mutuelle.

L’attestation INAMI est conforme au papier officiel et il n’est donc plus nécessaire d’utiliser ce dernier :
l’impression de l’attestation avec WinOptics se fait sur du papier normal A4 (vierge).

Si l’impression de l’attestation est un peu décalée par rapport à la feuille, il est possible d’ajuster les marges
d’impression depuis le menu Fichier/Configurer l’imprimante :

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D. SUIVI DES RETOURS DE PAIEMENT

Lors de la réception de la confirmation du remboursement par l'organisme de paiement, il suffit de mettre à


jour la liste des remboursements en attente en sélectionnant l’option Remboursement en attente du menu
Caisse ou en utilisant la touche de fonction F7.

La liste des dossiers pour lesquels des remboursements sécurité sociale ou complémentaire sont en attente
apparaît :

Sélectionner le dossier concerné par le règlement et cliquer sur le bouton Encaisser (ou utiliser la touche F5)
pour faire apparaître l’écran suivant :

Dans cet exemple, le remboursement sécurité sociale et le remboursement mutuel sont en attente. Le fait de
cocher la case indiquant que la part sécurité sociale a été remboursée fait automatiquement apparaître la boite
de dialogue suivante :

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Cliquer sur Oui pour que la caisse soit mise à jour. La fiche client est automatiquement mise à jour.

Le dossier restera dans la liste des règlements en attente tant que le remboursement mutuel n’aura pas été lui
aussi coché comme remboursé.

X. CATALOGUES FOURNISSEURS

A. INTRODUCTION

La gestion des catalogues fournisseurs est une partie importante de WinOptics. Ces tarifs contiennent toutes
les références des verres ou des lentilles disponibles pour un fournisseur donné.

L’intérêt d’avoir toutes les références dans le logiciel est d’aider à sélectionner le verre ou la lentille appropriée
lors de la vente. En fonction des dioptries, une sélection de verres ou de lentilles sera proposée à l’écran avec
les prix correspondants. Il est possible d’affiner cette sélection en ajoutant des critères tels qu’indice, matière,
etc. Le prix de vente final sera calculé en prenant en compte les éventuels traitements ou suppléments qui
auront été sélectionnés.

Les catalogues de verres de nombreux fournisseurs sont disponibles en téléchargement depuis le site Internet
et mis à jour régulièrement.

WinOptics donne également la possibilité d'introduire ou de modifier les tarifs soi-même. Cela demande un
peu de travail mais présente le grand avantage d'avoir une sélection très précise qui reflète exactement l'offre
proposée aux clients. Il est bien sûr possible de contrôler et calculer soi-même les prix à l’aide de formules ou
de coefficients correspondant aux coûts et marges du magasin.

Tous les tarifs sont directement consultables à l’écran mais sont également imprimables sur papier au format
A4.

Les différents tarifs sont accessibles dans la section


Tarifs du sélecteur de fichier :
 Tarif des verres,
 Tarif des suppléments verres,
 Tarif des lentilles.

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126
Toutes les fonctions s’y rapportant sont accessibles à
partir du menu Tarifs :

B. TARIFS VERRES

Quelques références de verres sont inscrites à titre d’exemple dans la version de démonstration de WinOptics.
Cliquez sur Verres dans le sélecteur de fichier pour y accéder. La liste des références de verres apparaît dans la
fenêtre principale :

1. Consulter le détail d’un verre :

La consultation d’un verre de la liste se fait soit en double-cliquant sur le verre en question, soit en utilisant le
bouton Consulter de la barre d’outils.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


127
 L’onglet Verre de la fiche descriptive du verre se présente comme suit :

Pour qu’un verre soit correctement sélectionné lors de la vente, les champs Libellé, Référence, Fournisseur,
Type, Matière, Diamètre et Indice doivent être renseignés.

Les autres champs, ainsi que les limites de fabrication, sont tous facultatifs. Si aucune limite de fabrication n’est
renseignée, la sélection se fera en fonction du remplissage de la grille des prix.

La référence, ou toute autre information concernant le verre, peut être modifiée en rectifiant directement le
champ correspondant dans l’onglet Verres.

 L’onglet Suppléments permet de faire apparaître la liste des traitements et suppléments disponibles
pour le verre sélectionné :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


128
Il est très facile d’ajouter ou supprimer des suppléments dans cette liste en cliquant sur les boutons Ajouter ou
Supprimer. Le bouton Ajouter fait apparaître l’écran suivant :

Si le supplément à ajouter n’existe pas encore dans la liste proposée, il est possible de le créer directement
dans le fichier des suppléments.

De retour sur l’onglet Supplément, il est possible de rendre certains suppléments obligatoires en cliquant sur le
bouton Propriété et en cochant la case correspondante :

 L’onglet Table des prix fait apparaître les grilles de prix d’achat et de vente. Le calcul des prix de vente
à partir des prix d’achat étant au paragraphe « X-D-Calcul des Prix ».

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129
Un onglet présente la grille des prix d’achat, l’autre la grille des prix de vente.

En colonne sont présentées les différentes corrections toriques.

En lignes sont présentées les différentes corrections sphériques.

Ainsi dans l’exemple ci-dessus, un verre de correction sphère (+7.00) et cylindre (+1.00) aura pour prix d’achat
50.10 €.

Pour modifier un prix, il suffit de cliquer dans la case correspondante du tableau et de saisir le nouveau prix.

Remarque : Il est important que les prix de ventes soient correctement renseignés car de là dépend la présence
ou non de la référence du verre dans la sélection lors de la vente. Si le verre souhaité n’apparaît pas lors de cette
sélection, il y a de fortes chances que ce soit parce que le prix de vente correspondant n’a pas été introduit.

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130
 L’onglet Limites de fabrication permet de connaitre les limites de fabrication du verre. Sur l’axe
verticale se trouvent les données sphériques et sur l’axe horizontale les données cylindriques :

 L’onglet EDI permet de consulter les codes utilisés pour la commande du verre par EDI :

Ces informations sont fournies par le fournisseur à travers le catalogue des tarifs.

 L’onglet Notes permet comme à l’habitude d’indiquer une remarque personnelle concernant le verre.

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131
2. Ajouter un nouveau verre :

Pour ajouter un nouveau verre dans le tarif, il est possible d’utiliser la méthode classique (comme pour l’ajout
d’un client ou d’un article) en cliquant sur le bouton Nouveau de la barre d’outils, ce qui fait apparaître une
fiche vierge qu’il ne reste qu’à compléter :

Il existe toutefois une alternative plus rapide, l’assistant de création de verres, accessible en sélectionnant
l’option Nouveau verre du menu Tarifs. Dans ce cas, il suffit de répondre aux questions posées par l’assistant
après quoi les verres créés seront ajoutés au tarif.

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132
Une fois l’assistant lancé, la première étape consiste à entrer le nom du fournisseur. Il est important de faire
correspondre le nom donné avec celui saisi dans le fichier fournisseurs pour que le logiciel puisse effectuer la
correspondance :

La seconde étape consiste à saisir la référence du verre (son nom) :

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Les étapes suivantes permettent de préciser la matière et le type du verre :

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134
La saisie du diamètre vient à l’étape suivante. Il est possible d’entrer plusieurs diamètres en les séparant par
une virgule :

L’étape d’après permet de saisir l'indice du verre en le sélectionnant parmi la liste :

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135
Il reste encore à préciser les limites de fabrication. Ces limites serviront à exclure les verres non réalisables
pour la puissance du client. Si les limites ne sont pas connues, il est possible de laisser la sélection par défaut
(définie en fonctions des prix) :

Ensuite il faut indiquer si les prix sont différents pour chaque puissance ou si le tarif est unique pour le verre (ce
qui accélèrera la saisie des prix).

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Pour finir, il reste à remplir le tableau des prix. Il est possible de saisir le prix de vente et d'achat pour chaque
diamètre dans les différentes puissances.

Remarque : Pour qu'un verre soit repris dans la sélection lors de la vente, il est impératif qu'il figure dans ce
tableau au moins un prix de vente.

Une fois les prix saisis, il reste à préciser la liste des suppléments possibles pour ce verre parmi tous les
suppléments existant chez le fournisseur :

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137
Si le supplément n'existe pas encore, cliquer sur le bouton Nouveau pour le créer :

Cliquer ensuite sur le bouton Terminer pour que les verres saisis soient ajoutés au tarif.

Astuce : Si plusieurs références de verres semblables doivent être saisies, il est possible d’utiliser l’option
Dupliquer dans le menu Edition pour créer la copie d'un verre existant et ensuite changer les références ou les
prix.

3. Impression d’un catalogue :

Il peut être intéressant d'avoir une copie papier des tarifs (ne serait-ce que pour faire face à une coupure
d’électricité momentanée dans le magasin). WinOptics offre la possibilité d'imprimer les tarifs de manière très
professionnelle.

Pour imprimer le tarif d'un verre, d'un fournisseur ou même tous les tarifs en une fois, sélectionner l’option
Impression des tarifs verres du menu Tarifs. L’assistant correspondant va se lancer pour sélectionner les tarifs
à imprimer :

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138
Renseigner le type, la matière, l’indice et le fournisseur des verres à imprimer. Lorsque l’un de ces critères n’est
pas renseigné, c’est qu’il est indifférent pour la sélection :

Une fois la liste correspondant à la sélection affichée, il est possible de tout sélectionner en cliquant sur le
bouton correspondant ou simplement effectuer une sélection de certains verres à l’aide de la souris.

Préciser s’il s’agit d’imprimer le tarif de vente ou d’achat puis cliquer sur le bouton Imprimer. Un aperçu
apparaît d’abord à l’écran :

Cliquer sur le bouton représentant une imprimante (en haut à gauche) pour lancer l'impression définitive.

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Astuce : Il est ainsi possible de ranger les tarifs dans un classeur pour obtenir un catalogue totalement
personnalisé. Il s’avère intéressant d’utiliser des papiers de différentes couleurs pour distinguer d'un coup
d'oeil les différents types de verres par exemple.

C. TARIFS LENTILLES

La gestion des tarifs lentilles est pratiquement identique à celle des verres, bien que plus simple, vu qu'il n'y a
ni supplément, ni grille de prix dans le cas des lentilles.

1. Consulter une fiche lentille :

Sélectionner la partie Lentilles dans le sélecteur de fichier :

Double-cliquer sur une référence de la liste pour afficher l’écran descriptif de celle-ci :

Pour que la lentille soit correctement sélectionnée lors de la vente, les champs Marque, Modèle, Référence,
Fournisseur, Diamètre, Courbure, Couleur et Matière doivent être renseignés.

Les autres champs sont facultatifs.

Cependant, comme il n’y a pas de grille de prix en fonction des puissances, il est utile de renseigner les limites
de fabrication pour que la sélection soit optimale.

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2. Ajouter une lentille :

De la même façon que pour les verres, il est possible de créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton
Nouveau ou en utilisant l’assistant prévu à cet effet dans le menu Tarifs :

D. CALCUL DES PRIX

Ce chapitre a pour but de présenter les différentes façons de calculer les prix de vente en fonction des prix
d’achat. WinOptics offre de nombreuses possibilités dans ce domaine. Il est ainsi facile de trouver la manière
de faire qui convient le mieux à l’utilisateur.

Il existe principalement trois manières de calculer ou de modifier les prix de vente :

 En définissant une formule de calcul,


 En utilisant une table de coefficients,
 En faisant varier les prix existants d’un certain pourcentage.

1. Formules de calcul :

Pour accéder à l’écran de saisie des formules de calcul, sélectionner l’option Formules de calcul des prix du
menu Tarifs :

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141
L’écran suivant apparaît :

Cet écran permet de créer autant de formules de calcul que nécessaire en leur attribuant un nom différent à
chacune. Cliquer sur le bouton Nouveau pour créer une nouvelle formule :

Cliquer sur OK pour valider le nouveau nom puis renseigner les informations concernant cette formule :

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Dans un premier temps, il est possible de choisir l’une des deux formules types ou opter pour un calcul basé sur
une table de coefficients.

Dans le cas des formules, les deux possibilités sont les suivantes :

 P.V. = [(P.A. + M.O.) x coef.] + TVA


 P.V. = [(P.A. x coef.) + M.O.] + TVA

Le prix de vente est calculé en fonction du prix d’achat, d’un coefficient et d’une main d’œuvre. La main
d’œuvre étant elle-même calculée en fonction des temps de montage pour chaque correction du verre.

Le paramétrage de la formule consiste donc à préciser le coefficient, les temps de montage et le coût horaire.

Dans l’exemple ci dessus la formule de calcul, pour un verre de sphère +1.00 et de cylindre +5.00, est la
suivante : PV = [(PA * 2.50) + 20*30/60]*[(100+19.6)/100].

Soit pour un prix d’achat de 15 €, un prix de vente calculé de 56.81 €.

2. Table de coefficients :

La saisie des tables de coefficients se fait dans le même écran que décrit précédemment.

La table des coefficients permet d’attribuer un coefficient en fonction de tranches de prix d’achat. Cette
méthode, plus classique, ne fait pas intervenir de main d’œuvre : le prix de vente est directement calculé en
multipliant le prix d’achat par un coefficient.

Pour utiliser cette méthode, sélectionner l’option Table des coefficients et cliquer sur le bouton Editer :

L’écran suivant apparaît, qui permet de créer les différentes tranches de prix d’achat et de saisir le coefficient
associé à chaque tranche :

Il est très facile d’ajouter ou supprimer des tranches ou de modifier la liste : soit en utilisant les boutons
correspondant, soit en double-cliquant sur les informations à modifier.

Le fait de cliquer sur Fermer permet à la fois de fermer la fenêtre et d’enregistrer les modifications apportées.

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143
3. Calcul des prix de vente sur une sélection :

La façon la plus rapide d’effectuer le calcul des prix de vente, que ce soit pour les verres ou les lentilles (de
même pour le stock), est d’utiliser l’option Calculer les prix du menu Tarifs :

Un écran de sélection (dans le fichier choisi) apparaît proposant différentes méthodes de calcul des prix de
vente des articles sélectionnés.

 Cas du fichier verres :

Dans l’exemple ci-dessus, tous les verres afocaux du tarif ont été sélectionnés (quels que soient la matière,
l’indice ou le fournisseur).

Il est possible d’appliquer une formule de calcul, à choisir parmi la liste des formules déjà créées ou à créer en
cliquant sur le bouton Editer. L’application d’une table de coefficient se fait également par ce biais en
choisissant le nom attribué à la formule correspondante :

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144
Il est également possible d’appliquer un coefficient unique (sans main d’œuvre) :

Il est possible d’appliquer un pourcentage d’inflation :

Dans cet exemple, tous les prix de vente seront majorés de 5%, c’est à dire qu’un prix de vente de 50 € sera
modifié en 50*105/100 = 52.50 €.

Il est possible d’appliquer un prix fixe aux verres sélectionnés :

Dans l’exemple ci-dessus, on décide d’attribuer un prix fixe de 50 €.

Quelle que soit la méthode choisie, il est possible de


préciser un arrondi des prix de vente calculés :

Lancer le calcul des prix de vente, en cliquant sur le bouton Calculer.

Le bouton Prix Suppléments permet de faire apparaître un écran de modification des prix sur lequel seules sont
possibles l’application d’un coefficient et l’application d’un pourcentage d’inflation :

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145
Dans les exemples ci-dessus, les prix de vente des suppléments du fournisseur BBGR sont calculés en
appliquant un coefficient de 2.65 sur les prix d’achat d’autre part.

Dans les deux cas, le lancement du calcul proprement dit se fait en cliquant sur le bouton Calculer.

 Cas du fichier lentilles :

Seules sont possibles les modifications de prix (d’achat ou de vente) par l’application d’un coefficient ou d’un
pourcentage d’inflation.

Il est toujours possible d’appliquer un arrondi spécifique aux prix ainsi calculés.

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146
4. Calcul des prix de vente depuis une fiche verre :

Il est possible de (re)calculer les prix de vente directement depuis la fiche d’un verre :

Pour cela, sélectionner l'onglet Prix de vente et cliquer sur le bouton Calculer :

Préciser, comme indiqué précédemment, si le calcul se fait à l’aide d’une formule de calcul, de l’application
d’un coefficient ou d’un pourcentage de majoration. Préciser également l’arrondi souhaité pour les prix calculé
puis cliquer sur le bouton Calculer pour lancer le calcul.

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147
Cette opération remplace automatiquement les prix de vente actuels (pour autant qu'ils aient été saisis) par les
prix calculés :

Il est possible d’adapter ponctuellement un prix ainsi calculé en le modifiant directement dans la grille.

E. ORDRE DE SELECTION

Il peut s’avérer important de pouvoir décider quels sont les verres ou les lentilles à afficher en premier dans la
liste de sélection lors d'une discussion avec un client. La liste des verres disponibles peut en effet être longue et
il est préférable que les verres qui présentent le plus d'intérêt soient proposés en premier.

L'ordre d'apparition des verres peut être réglé en sélectionnant l'option Ordre de priorité depuis le menu Tarifs
:

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148
L’écran d’ordre de priorité apparaît (le fonctionnement est identique qu’il s’agisse du fichier verre ou de celui
des lentilles) :

Le premier onglet, Ordre de tri, permet tout d’abord de préciser si le tri doit se faire selon un critère
alphabétique, de prix ou de marge, cas qui sont gérés automatiquement par le logiciel, ou selon un classement
personnalisé.

Dans le cas d’un classement personnalisé, il est nécessaire de préciser ce classement au niveau de l’onglet
Personnalisé :

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149
Pour modifier la position d'un ou plusieurs verres dans la liste, il faut tout d’abord les sélectionner et cliquer
ensuite sur l'un des boutons de droite. Les boutons Monter et Descendre déplacent les verres sélectionnés
d'une position vers le haut ou vers le bas et les boutons En haut et En bas les déplacent directement au début
ou à la fin de la liste. L'ordre des verres dans cette liste sera celui présenté dans la sélection depuis la fiche d'un
client.

Les boutons Rétablir et Alphabétique permettent respectivement d’annuler les modifications effectuées et de
trier tous les verres de A à Z.

Une fois les verres correctement triés, il suffit de fermer la fenêtre d’ordre de priorité en cliquant sur le bouton
Sauver pour valider les modifications.

F. IMPORT / EXPORT DE CATALOGUES

1. Import de catalogue :

La première étape pour importer un tarif dans la base WinOptics est de télécharger le tarif recherché à partir
du site Internet. Pour cela sélectionner l’option Accès à mon compte du Menu Aide :

Entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe pour accéder au compte client puis sélectionner Tarifs
Fournisseur pour accéder à la page suivante :

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150
Une fois le téléchargement terminé, l’import des catalogues se fait ensuite en sélectionnant l’option Importer
du menu Tarifs :

Un assistant se lance et permet d’indiquer le nom et le chemin d’accès du fichier téléchargé. Après analyse du
fichier par le logiciel, il reste à sélectionner le fournisseur à importer et cliquer sur le bouton Terminer pour
lancer l’importation du tarif.

Remarque : Seuls les utilisateurs à jour de leur contrat de maintenance peuvent avoir accès au téléchargement
des verres depuis le compte personnel. Le renouvellement du contrat de maintenance peut se faire en ligne ou
en contactant le service commercial.

2. Import de catalogue depuis la plateforme Eyes Road :

Vous devez dans un premier temps vous rendre dans le menu « Commandes/Vérification des messages » afin
de récupérer depuis la plateforme Eyes Road la liste des derniers catalogues disponible.

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151
Une fois la liste des catalogues récupérées, vous pouvez importer chaque catalogue afin qu’ils puissent être
consultable lors d’une vente :

Pour importer un catalogue, il vous suffit de le sélectionner dans la liste et de cliquer sur le bouton Télécharger
le catalogue.

3. Export du tarif :

L’export des tarifs verre et lentille permet la copie de ces tarifs sur disquette (en vue par exemple de mettre à
jour un magasin qui ne dispose pas d’Internet).

L’accès à l’export se fait en sélectionnant l’option Exporter du menu Tarifs :

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152
L’écran suivant apparaît :

Cliquer sur OK pour que l’export se lance. La copie du fichier sur le chemin indiqué est immédiate.

Les tarifs ainsi exportés pourront être réimportés de la même manière que pour les tarifs téléchargés (voir le
paragraphe précédent).

XI. PARAMETRAGE DU LOGICIEL

Ce chapitre a pour but de présenter les différents paramètres qui permettent de mieux adapter le programme
aux besoins du magasin. Un mauvais réglage de certains paramètres peut affecter le bon fonctionnement du
logiciel. Aussi, il ne faut pas hésiter à se faire assister ou demander conseil à notre support technique en cas de
difficultés en ce sens.

C’est depuis le menu Outils / Options que vont pouvoir être paramétrées la plupart des fonctions du logiciel,
elles sont regroupées par catégories. L’accès à ces différentes catégories se fait en cliquant sur l'onglet
correspondant :

A. MAGASIN

Le premier onglet (Informations) permet de préciser les coordonnées du magasin. Ce sont ces données qui
seront reprises dans l'en-tête des documents (factures, reçus, etc.).

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


153
Les onglets Vendeurs et Magasins permettent de saisir les noms des différents vendeurs travaillant dans le
magasin et éventuellement les différents magasins avec lesquels il peut y avoir des échanges (notamment des
rétrocessions). Les informations saisies à cet endroit se retrouvent dans les tables correspondantes (voir le
paragraphe « XI-H-Tables Paramétrables »).

B. PARAMETRES REGIONAUX

Les paramètres régionaux permettent d’adapter le logiciel en fonction du pays dans lequel il est utilisé.

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154
L’onglet Langue permet de préciser la langue de l’application et des documents mais aussi le pays dans lequel
est utilisé le logiciel. Pour certains pays, il est possible de gérer des états et/ou des régions, pour cela cocher la
case correspondante et cliquer sur le bouton Editer la liste pour saisir les informations à ce sujet.

L’onglet Monnaie et taxes permet de préciser l’unité monétaire utilisée ainsi que son abréviation et le taux de
TVA à appliquer.

L’onglet Sécurité Sociale permet de préciser les règlements par défaut, au tiers payant ou à l’assuré, afin
respectivement de déduire ou non le montant calculé de remboursement tiers payant du total de la vente.
C’est également sur cet onglet qu’il faut préciser le pays d’utilisation du tiers payant (Belgique, France, Suisse
ou Autre) de façon à appliquer pour le tiers payant sécurité sociale les règles spécifiques de chaque pays.

En fonction du pays, il faut ensuite choisir l’onglet


correspondant pour compléter les informations
spécifiques :

Ces informations sont détaillées dans le chapitre


correspondant à la gestion du tiers payant (« IX- Tiers
payant »)

C. DOCUMENTS ET RAPPORTS

Cette option va permettre de définir les paramètres de l’imprimante ainsi que le format d’impression des
documents et des étiquettes :

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155
1. Numérotation des documents :

Certains documents, comme les factures ou les devis, portent un numéro qui augmente à chaque utilisation.
Cette numérotation peut être définie dans l’onglet Numérotation.

La numérotation des documents peut se faire avec une numérotation propre (qui peut être changée à tout
moment) ou peut être calquée sur le numéro du dossier dont le document est issu.

Dans le cas de la numérotation propre des documents, les valeurs indiquées correspondent au numéro des
prochains documents à imprimer.

2. Marges et mentions :

L’onglet Marges et mentions permet dans un premier de temps de préciser si des codes barres seront
imprimés ou si une signature (à préciser) doit figurer au bas de la feuille de soin. Il permet dans un second
temps de définir les textes qui seront imprimés au bas des documents :

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156
Le bouton mentions fixes permet la saisie de textes qui apparaîtront sur chaque document édité : devis, reçu et
facture.

Saisir les textes souhaités et valider en cliquant sur le bouton OK. Ces textes seront systématiquement
imprimés sur les 3 documents en question.

Le bouton Messages prédéfinis permet de saisir des textes qui seront imprimés en bas des reçus, à la demande
de l’utilisateur (par exemple pour souhaiter de bonnes fêtes ou pour un message de politesse) :

Sélectionner un message prédéfini dans la liste pour le modifier ou cliquer sur le bouton Nouveau pour créer
un nouveau message.

Il est possible de faire apparaître ce message en gras en cochant la case correspondante.

Enfin le bouton Marges et orientations permet d’accéder à l’écran de configuration. Il est possible de définir
pour chaque type de document imprimé les marges, l’orientation du papier et le bac à utiliser (pour les
imprimantes pourvues de plusieurs bacs). C’est également sur cet écran qu’est définie l’imprimante utilisée par
défaut.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


157
Le principe est simple ; il faut sélectionner le document à régler dans la liste de gauche et modifier les
paramètres dans la partie droite de l’écran.

Les marges sont définies en dixième de millimètre.

Exemple : En indiquant une marge haute de 100 (100 dixièmes de millimètre soit 10 mm), l’impression du
document commencera à 1 cm du haut de la feuille.

Ces réglages sont à effectuer en fonction du type d’imprimante et de papier utilisé. Le bouton Tester le
document permet d’imprimer le modèle du document sélectionné avec le paramétrage défini. Il faut
généralement effectuer plusieurs essais avant de trouver les bons paramètres. Une fois correctement réglés, ils
ne doivent en principe plus êtres changés (sauf en cas de changement d’imprimante).

Le bouton Imprimante par défaut permet de définir l’imprimante qui sera utilisée par défaut et de modifier les
réglages propres à chaque imprimante tels que la qualité d’impression ou le type de papier à utiliser.

Remarque : Lors de l’impression d’un document, l’imprimante par défaut est automatiquement sélectionnée
mais il est toujours possible d’en choisir une autre.

3. Étiquette :

L’onglet Etiquettes permet le cadrage de l’édition des étiquettes de stock. Voir le paragraphe « V-C-1.
Paramétrage ».

4. Logo :

L’onglet Logo permet de préciser le chemin d’accès au logo à imprimer sur certains documents (factures, reçus,
devis et bons de commande) et d’en préciser l’emplacement :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


158
Le logo doit être un fichier graphique au format BMP, GIF ou JPG. Le bouton Parcourir permet d’indiquer
l’endroit précis où est situé ce fichier.

La position et la taille du logo peuvent être précisées (en dixième de millimètres).

Le bouton Voir logo permet de visualiser le fichier logo qui a été sélectionné. Le bouton Aperçu quant à lui
permet de visualiser le résultat à l’écran. Là encore, il faudra peut-être quelques essais avant que le logo ne soit
positionné exactement à l’endroit souhaité :

Le cadre gris dessiné sur la feuille représente la position des marges.

5. Coordonnées :

L'onglet Coordonnées permet d'indiquer si les coordonnées du magasin doivent être imprimées sur les
documents ou pas (en cas d’utilisation de papier à en-tête pré-imprimé, ou si le logo contient déjà toutes les
informations nécessaires) :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


159
Si les coordonnées doivent être imprimées, il est possible là encore de déterminer de façon très précise la
position du bloc correspondant sur les impressions.

6. Paramètres :

Cet onglet permet éventuellement de déterminer le nom d’un répertoire temporaire pour les impressions. Il
est recommandé de conserver une gestion automatisée des impressions.

D. RESEAU

WinOptics peut être utilisé sur une configuration de plusieurs postes en réseau. Se référer au chapitre « II-
Installation » pour la mise en place du logiciel sur chaque poste.

Ce paragraphe a pour but de détailler les paramétrages nécessaires à l’utilisation du logiciel en réseau et de
préciser les points particuliers à respecter dans une telle configuration.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


160
1. Paramétrage :

L’onglet Chemin d’accès permet de préciser, au niveau des postes secondaires, le chemin à parcourir pour
accéder aux données stockées sur le serveur :

L’onglet Serveurs multiples a pour but, dans le cas d’un réseau plus complexe à serveurs multiples, de
configurer la liste des serveurs :

Il est conseillé d’avoir recours à la maintenance avant d’effectuer tout changement dans ces paramètres.

L’onglet Synchronisation du stock est utilisé dans le cadre de la centralisation des stocks :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


161
Il s’agit là du paramétrage d’un réseau qui n’est plus un réseau local et qui nécessite des paramétrages bien
spécifiques. Comme précédemment, il est conseillé d’avoir recours à la maintenance avant d’effectuer tout
changement dans ces paramètres.

Remarque : La « Synchronisation du stock » est un module optionnel de WinOptics.

2. Utilisation en réseau :

L'utilisation d'un réseau ne change pas la manière de travailler avec WinOptics. Cependant, il y a quelques
points qu'il convient de respecter :

 Allumer toujours le serveur en premier et l’éteindre en dernier.


 Rafraîchir l'écran régulièrement (avec la touche de fonction F11).
 Fermer les postes clients lors des opérations de maintenance sur le serveur (backup, restauration,
mises à jour, etc.).
 Mettre à jour toutes les machines lors d'une mise à jour de WinOptics.

E. SECURITE

Cette option permet de mettre en place des mots de passe pour l’accès aux données, mais également de
paramétrer les informations affichées, celles qui sont obligatoires lors de la saisie, etc. Ces points sont
particulièrement importants pour limiter l’accès au logiciel aux personnes concernées et pour la confidentialité
des informations.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


162
1. Mots de passe :

WinOptics permet de protéger l’accès aux données en définissant des mots de passe pour l’accès à certaines
zones sensibles de l’application :

Les fonctions déjà protégées par un mot de passe sont marquées d’un astérisque.

Pour entrer un mot de passe, sélectionner une des fonctions de la liste et cliquer sur le bouton Protection.
L’écran de saisie de mot de passe apparaît.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


163
Entrer tout d’abord l'ancien mot de passe (s'il n'y en a pas encore, laissé le champ vide). Saisir ensuite le
nouveau mot de passe dans les deux autres champs.

Astuce : Pour annuler un mot de passe, procéder de la même manière qu’indiquée ci-dessus mais en laissant
vides les champs du nouveau mot de passe.

Il est possible d’utiliser le même mot de passe pour plusieurs fonctions et ainsi définir des groupes de mots de
passe qui peuvent être communiqués ou non aux utilisateurs du logiciel.

2. Protection des données :

Cette option permet d’interdire certaines actions et surtout d’utiliser la fonction de protection des dossiers
validés :

Les boutons Tout protéger et Tout déprotéger permettent la sélection de toutes les fiches clients déjà saisies
et respectivement de toutes les protéger ou les déprotéger. Une modification manuelle sur chaque fichier est
toujours possible en cliquant sur le cadenas en haut à droite de l’écran. Il est ouvert pour symboliser des fiches
non protégées : et fermé pour symboliser des fiches protégées : .

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


164
Pour ce qui est des actions interdites, il suffit de cocher la case correspondante pour que l’action ne soit plus
possible lors de l’utilisation courante du logiciel.

3. Informations affichées :

Cet onglet propose de cacher trois informations concernant les prix d’achat des articles de stock :

Cocher simplement les cases correspondant aux prix dont la confidentialité doit être protégée.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


165
4. Données obligatoires :

Dans différents écrans de saisis (à sélectionner dans la liste de gauche), il est possible de rendre obligatoire la
saisie de certains champs. Pour cela, il suffit de double cliquer sur le champ souhaité et un astérisque apparaît
à la suite de ce champ :

Il faut cocher la case « Activer la vérification des champs obligatoires » pour que tous les champs marqués d’un
astérisque soient rendus obligatoires lors de la saisie.

F. SERVICES

Cette option permet de configurer plusieurs fonctions nécessitant la liaison à un périphérique. Les cas du
téléphone et des envois de SMS sont décrits dans le chapitre « XIII-Services » :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


166
1. Lecteur Vitale :

Pour configurer un lecteur de carte Vitale dans WinOptics, il suffit de suivre les étapes ci-dessous. Se reporter
également à notre site Internet pour des informations spécifiques à certains lecteurs :
http://www.winoptics.com/index.php?tpage=vitale

Pour commencer, cocher la case correspondant à l’utilisation d’un lecteur de carte :

Les boutons Configurer mon lecteur et Tester l’équipement deviennent accessibles.

Cliquer sur le bouton Configurer mon lecteur. Cliquer sur OK aux deux messages d'avertissement et répondre
ensuite aux questions de l'assistant :

Sélectionner dans un premier temps la configuration qui correspond à celle du magasin :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


167
Cliquer sur le bouton Suivant pour accéder à l’écran suivant :

Ces informations dépendent du matériel utilisé et du branchement de ce matériel sur l’ordinateur.

Attention : il est parfois nécessaire d'initialiser le lecteur en entrant son numéro de série et son adresse
physique. Se reporter au manuel d'utilisation du lecteur pour de plus amples informations à ce sujet.

Une fois la configuration terminée, cliquer sur Terminer pour enregistrer les modifications dans le fichier
GALSS.INI.

Attention : Il est nécessaire de relancer l’application WinOptics pour terminer l’installation de votre lecteur
de carte vitale.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


168
La configuration peut être testée en cliquant sur le bouton Tester l'équipement. Si un message d'erreur
apparaît, c'est probablement que le port de communication sélectionné n’est pas le bon ou que l’adresse
physique du lecteur n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut recommencer la configuration.

2. Commande EDI :

Le système de commandes électroniques (EDI) permet l'envoi des commandes directement depuis WinOptics
vers les fournisseurs concernés par le biais d'une simple liaison Internet. Ce système n'est pour l'instant
accessible que pour les opticiens situés en France.

La mise en place des commandes EDI ne nécessite aucun équipement particulier si ce n'est de disposer d'une
connexion Internet. Le système est opérationnel dans WinOptics à partir de la version 6.7 et est entièrement
gratuit pour tous les utilisateurs à jour de leur contrat de maintenance. Il faut simplement faire une demande
préalable d’ouverture de compte EDI.

Remarque : La possibilité d’envoyer des commandes par EDI est conditionnée par l’utilisation des tarifs EDI (qui
peuvent être téléchargés sur le site WinOptics).

Les fournisseurs avec lesquels peuvent être passées des commandes EDI sont les suivants (liste non
exhaustive) : AO Sola - BBGR - Carl Zeiss - Essilor - Indo - Laboratoire Ophtalmique - Novisia - OptiSwiss –
Rodenstock, etc.

Il est nécessaire de configurer certains paramètres pour initialiser le système de commande. Pour cela,
sélectionner l’option Commandes EDI et cliquer sur la petite loupe à droite du champ No de compte :

A condition d’être correctement identifié et connecté à Internet, les paramètres de connexion viendront se
compléter automatiquement.

Si les paramètres ne sont pas complétés automatiquement, il faut faire une demande d'ouverture de compte
EDI. Pour cela, il suffit de nous envoyer un mail.

Une fois les paramètres complétés, un test de connexion peut se faire en cliquant sur le bouton Tester la
connexion :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


169
Ce test permet de vérifier que les paramètres sont correctement acceptés par le système.

Attention : Il faudra veiller à ce que le code client spécifique soit renseigné pour chaque fournisseur auquel des
commandes EDI seront envoyées (dans la fiche fournisseur). Il faudra également veiller à ce que le nom du
fournisseur sur la fiche corresponde exactement à celui utilisé dans le tarif.

Remarque : Le système de commande EDI est entièrement gratuit pour tout utilisateur de WinOptics à jour de
son contrat de maintenance.

3. Télétransmissions FSE :

Ce chapitre a pour but de présenter la configuration du compte Area Santé dans WinOptics qui va permettre
d’effectuer les télétransmissions sécurité sociale.

 Configuration matérielle

Aucune configuration matérielle particulière n'est nécessaire si ce n'est d'avoir une connexion à Internet sur
l’ordinateur depuis lequel va être effectuée la télétransmission. Cet ordinateur peut être le serveur ou
n'importe quel poste WinOptics relié à ce serveur. Il est préférable de posséder une connexion Internet
permanente, type ADSL ou câble, qui permet l’envoi des FSE rapidement et sans aucun coût, mais une
connexion classique par modem est tout à fait possible.

 Inscription au service Area Santé

Avant de pouvoir commencer à télétransmettre, il faut s’inscrire au service Area Santé afin que nous puissions
ouvrir un compte. Le service Area Santé est payant et nécessite un abonnement. Les tarifs sont disponibles sur
notre site Internet. L’inscription se fait en nous faisant parvenir la demande par mail en précisant votre numéro
FINESS ainsi que la CPAM concernée.

 Configuration de WinOptics

Une fois inscrit, les identifiants Area Santé ainsi qu'un mot de passe et les paramètres de connexion sont
envoyés à l’utilisateur. Ce sont ces paramètres qui doivent être introduits dans l’onglet Télétransmission FSE :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


170
Compléter les paramètres selon les données reçues puis cliquer sur le bouton Tester la connexion afin de
vérifier si tout est en ordre. Si c'est le cas, le résultat suivant devrait apparaître après quelques secondes :

 Utilisation du compte Area Santé

Il est alors possible de se connecter au compte client Area Santé, compte à partir duquel pourra être suivi l'état
des remboursements.

Pour cela, utiliser la fonction Suivi des remboursements du menu Fonctions. Une page Internet s'ouvrira dans
le navigateur sur le site Area Santé. Entrer les paramètres de connexion (identifiant et mot de passe) dans les
zones prévues à cet effet pour se connecter au compte :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


171
Après avoir cliqué sur Entrer, vous aurez accès à vos retours :

G. AUTRES OPTIONS

Ce paragraphe a pour but de détailler les différents onglets regroupés dans la catégorie Options des
paramètres du logiciel :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


172
1. Caisse :

L’onglet Caisse permet de spécifier la méthode de validation des dossiers, c’est à dire de préciser à quel
moment les articles sont déstockés et enregistrés dans le fichier de ventes :

C’est également dans cet onglet que différentes options peuvent être cochées :

 Le fait d’avoir un message lors de la fermeture d’une fiche visite si la vente n’a pas été validée,
 Le fait de ne pas afficher l’heure de la vente sur le journal de caisse,
 Le fait d’encaisser les chèques différés à la date du chèque plutôt qu’à la date du différé.

2. Préférences :

Les onglets Préférence générales et Préférences produits permettent de sélectionner des comportements
particuliers du logiciel parmi la liste proposée :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


173
WinOptics – Manuel de l’utilisateur
174
3. Messages/confirmations :

L’onglet Messages/confirmations permet de préciser à quel moment des messages doivent être affichés par le
logiciel :

L’action sera exécutée par le programme lorsque la case correspondante est cochée.

Dans l’exemple ci-dessus, il n’y aura pas de demande de confirmation pour fermer la fenêtre active du logiciel,
cependant un message de confirmation devra être validé pour pouvoir supprimer une fiche.

4. Aspects visuels :

L’onglet Aspects visuels, regroupe une série de paramètres qui permettent de gérer l’affichage ou le mode de
fonctionnement de WinOptics. Ces paramètres peuvent être utilisés pour adapter au mieux le logiciel aux
besoins de l’utilisateur :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


175
Comme dans l’onglet précédent, l’action sera exécutée par le programme lorsque la case correspondante est
cochée.

Dans l’exemple ci-dessus, le logiciel effectuera une transposition automatique des cylindres pour les verres
mais pas pour les lentilles.

5. Logiciels d’aide à la vente :

Le dernier onglet, « Logiciels d’aide à la vente » permet d’utiliser votre logiciel WinOptics avec différents
modules payants tel que Opsys V2, Hoyalog, Eyeview, l’audiométrie, etc.

H. TABLES PARAMETRABLES

Les tables contiennent des listes de valeurs utilisées à différents endroits du logiciel. Il est facilement possible
d’ajouter, supprimer ou modifier leur contenu directement dans la liste.

La liste des tables est accessible depuis le menu Tables :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


176
Cliquer sur l’une des tables pour que son contenu s’affiche dans la fenêtre principale. Selon la table choisie, la
modification du contenu peut alors être directe ou nécessiter de cliquer sur le bouton Edition du sélecteur de
fichiers :

 Catégories de clients

Cette liste permet de définir des catégories de clients, par exemple pour différencier les clients « Optique » des
clients « Lentille » ou « Audio ». Cela permet par la suite de créer des requêtes, de trier et d'imprimer des listes
séparées pour chaque catégorie de clients :

 Catégories d'articles et Sous-catégories d’articles

Ces tables permettent de préciser les différentes catégories dans lesquelles seront classés les produits qui sont
vendus dans le magasin : des verres et des montures, bien sûr, mais aussi des étuis, des chaînes, des produits
pour lentilles, des instruments de vision, etc.

Une série de catégories est déjà prédéfinie dans le programme mais il est tout à fait possible d’en ajouter (ou
d’en supprimer). Toutefois, mieux vaut essayer de regrouper un maximum les catégories pour ne pas rendre la
saisie des données trop fastidieuse ; 10 à 15 catégories semble être une bonne moyenne.

Pour chaque catégorie créée, un code (en trois lettres) doit être précisé et éventuellement un coefficient
multiplicateur et un taux de TVA. Ce coefficient et ce taux de TVA seront proposés par défaut lors de la saisie
dans le fichier des articles.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


177
 Catégories de fournisseurs

Comme pour les clients, il est possible de spécifier une ou deux catégories par fournisseur.

 Autres listes

Cette table contient différentes catégories et permet la création de valeurs pour chacune d’entre elles :

Sélectionner la catégorie à modifier dans la liste de gauche ; les valeurs possibles s’affichent dans la liste de
droite. Il est alors possible de supprimer des valeurs existantes ou d’ajouter de nouvelles valeurs à la catégorie
en question.

 Magasins

Dans le cadre d’une chaîne de magasins, cette table permet de saisir la liste des magasins de la chaîne, en
précisant pour chacun l’adresse et les numéros de téléphone ou fax pour le contacter.

 Vendeurs

Cette table contient la liste des différents vendeurs qui ont été saisis dans les options (lors de l’installation du
logiciel). L’accès direct à la table correspondante permet de supprimer des codes vendeurs et d’en créer de
nouveaux si nécessaire.

 Prescripteurs

A chaque fois qu’un nouvel ophtalmologue est saisi dans la fiche de visite d'un client, celui-ci est
automatiquement ajouté à la liste des docteurs. Cette liste peut éventuellement être complétée avec les
coordonnées complètes de chaque médecin. L’intérêt et de pouvoir ensuite l’imprimer et la donner par
exemple à des clients qui en feraient la demande, ou bien simplement de s’en servir pour faire des requêtes et
des statistiques.

 Mutuelles

Nous accédons ici çà la liste des mutuelles ainsi qu’aux paramétrages de celles-ci.

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178
 Titres

Les titres Docteur, Monsieur, Madame et Mademoiselle sont pré-paramétrés. Il est possible d’en rajouter si
nécessaire. Pour cela, saisir simplement un nouveau titre sur la première ligne vierge en dessous de la liste :

 Prénoms

Comme pour les docteurs, chaque nouveau prénom est automatiquement ajouté à cette liste qui en contient
déjà plusieurs centaines d'origine. Cette liste accélère la saisie des fiches clients en permettant, dans la grande
majorité des cas, de déterminer le sexe de la personne en fonction du prénom saisi.

 Localités

C'est ce fichier qui est utilisé pour trouver les correspondances entre un code postal et une localité. Le fichier
téléchargé est généralement exhaustif, mais il est toujours possible de supprimer ou rajouter des localités à la
liste.

 Pays

Ce fichier contient la liste des pays du monde, de leur code international et de la monnaie utilisée. Elle ne sert
pour l'instant que pour la saisie des fournisseurs mais elle peut toujours être consultée à titre informatif.

 Modes de paiements

Les modes de paiements pré-renseignés sont généralement suffisants pour saisir toute sorte de règlement, il
peut cependant s’avérer nécessaire de saisir d’autres codes, notamment pour la saisie de chèques cadeaux ou
pour détailler les différents types de cartes bancaires par exemple :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


179
XII. OUTILS

A. AGENDA

Le logiciel WinOptics contient un agenda électronique qui permet de planifier les rendez-vous. Le système peut
être paramétré pour prévenir de l'imminence d'un rendez-vous.

Cet agenda est accessible à tout moment en sélectionnant l'option Agenda dans le menu Fonctions, ou en
cliquant sur le bouton Agenda de la barre d’outils, ou encore en utilisant directement la touche F8.

1. Utilisation :

L’agenda se présente sous la forme d’un planning d’une semaine, ce qui permet de visualiser d’un coup d’œil
tous les rendez-vous :

La semaine en cours est affichée par défaut mais il est bien entendu possible d’en choisir une autre en utilisant
les boutons suivant et précédent prévus à cet effet ou en sélectionnant directement une semaine dans le
calendrier :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


180
Pour ajouter un nouveau rendez-vous, il suffit de double-cliquer sur une case libre dans le planning, un nouvel
écran apparaît permettant d’introduire l’objet du rendez-vous et un éventuel commentaire :

Pour consulter ou modifier ces données ultérieurement, il suffira de double-cliquer à nouveau sur la case
correspondante dans le planning.

La suppression d’un rendez-vous se fait simplement en le sélectionnant et en appuyant sur la touche Suppr du
clavier ou en cliquant sur le bouton supprimer ( ). Il ne peut y avoir qu'un seul rendez-vous pour une même
date et heure.

Les rendez-vous de livraisons saisis depuis la fiche d’un client lors de la saisie d'une visite apparaissent sur ce
même planning.

2. Configuration :

Il est possible de demander à l’ordinateur de prévenir


de l’imminence d’un rendez-vous et de déterminer le
délai entre l’avertissement et le rendez-vous lui-
même.

Pour cela, cliquer sur le bouton paramètre et


sélectionner le délai voulu :

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181
B. CALCULATRICES

1. Calculatrice Euro :

2. Calculatrice Tiers Payant :

Cette calculette permet de calculer rapidement la part à charge du client dans le cas d’un paiement avec tiers
payant (sécu et/ou complémentaire).

Elle est accessible en utilisant le raccourci clavier Ctrl + F9 :

Les informations concernant les remboursements


sécurité sociale et complémentaire doivent être
saisies manuellement.

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182
3. Calculatrice Windows :

La calculatrice standard de Windows est également accessible depuis le menu Outils ou en utilisant la touche
F2 :

Cette calculatrice peut s’avérer utile pour tout autre calcul qu’une conversion de prix en Euro ou qu’un calcul
tiers payant.

C. EXECUTION DU CODE SQL

Cette fonction permet d’exécuter directement une ligne de code SQL (voir la référence du langage SQL dans
l’annexe 2). Elle ne doit être utilisée que par des utilisateurs expérimentés ou en relation avec le service
technique.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


183
D. NETTOYAGE DES FICHIE RS

Cette fonction permet de supprimer automatiquement une partie des données antérieures à une date
spécifiée. Cette commande n’est à utiliser que si la place manque sur le disque dur ou que le logiciel devient
trop lent. Avec la puissance des ordinateurs actuels, il y a peu de chance que cela arrive et donc en principe
cette fonction n’a pas lieu d’être utilisée.

Cette fonction est accessible depuis le menu Maintenance puis Nettoyage des fichiers.

Préciser la date maximale (incluse) jusqu’à laquelle les fichiers seront purgés.

Préciser ensuite les fichiers qui seront touchés par cette purge puis cliquer sur le bouton Supprimer pour lancer
le nettoyage.

E. CONVERSION DU TAUX DE TVA

Cet assistant permet de convertir le taux de TVA actuel des articles de stock dans un nouveau taux (par
exemple, si la TVA passe de 19.6% à 20.6%).

Entrer simplement le premier taux (le taux actuel) dans la zone Ancien taux et le nouveau taux dans la zone
correspondante et cliquer sur Terminer pour valider le nouveau taux. Cette opération est bien sûr réversible.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


184
Remarque : Les taux de TVA seront changés pour tous les articles du fichier stock. Les articles inscrits dans le
fichier des ventes conservent quant à eux le taux de TVA en vigueur au moment de la vente.

XIII. SERVICES

A. ENVOI DE FAX

Pour pouvoir envoyer un fax directement depuis WinOptics, il est nécessaire de disposer d'un modem ainsi que
d'un gestionnaire de fax. Ce dernier est en général installé en standard avec Windows Seven. Si ce n'est pas le
cas, il faut aller dans le Panneau de configuration de Windows, lancer Programmes et cliquer sur le bouton
Activer ou désactiver des fonctionnalités Windows :

Il est bien sûr possible d’utiliser un autre gestionnaire de fax, il en existe plusieurs sur le marché.

Lorsque le gestionnaire de fax est installé, tout ce qui peut être imprimé peut également être faxé. Il suffit lors
de l'impression d'un document de choisir le fax dans la liste des imprimantes :

Un écran d’envoi de fax apparaît alors, il suffit d’indiquer le numéro de fax et de valider.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


185
B. ENVOI DE COURRIER EL ECTRONIQUE

L’envoi d’un courrier électronique (mail) à un client est particulièrement facile. Il suffit de cliquer sur le bouton
correspondant à côté de la case E-Mail de sa fiche descriptive :

Le mail sera envoyé par l’intermédiaire du gestionnaire de mail habituel (Outlook par exemple), à condition que
celui-ci soit déjà correctement configuré.

Remarque : Il est possible d'envoyer un message électronique à un ensemble de clients en une seule fois. Cette
fonctionnalité est décrite dans le paragraphe « XV-G-Applications : le Mailing ».

C. ENVOI DE SMS

1. Généralités :

Les SMS (ou Texto) permettent de contacter facilement et rapidement un client. Cette méthode peut être
utilisée par exemple pour l'avertir que sa monture est prête plutôt que de lui téléphoner. C'est à la fois plus
rapide et moins cher pour l’utilisateur et plus commode pour le client.

Les informations complètes ainsi que les coûts et les opérateurs disponibles peuvent être consultés dans la
section Envoi de SMS de notre site Internet.

Ce manuel se contentera de décrire la marche à suivre pour envoyer un SMS depuis WinOptics.

L’achat de la licence WinOptics donne droit à 20 SMS gratuits qui peuvent être utilisés pour tester le service.
Ensuite il suffira d'acheter un crédit pour recharger le compte SMS.

Les SMS envoyés passent par le réseau Internet avant d'arriver sur le téléphone mobile du correspondant, la
connexion Internet est donc nécessaire pour pouvoir utiliser ce service.

2. Activation du service :

Le service SMS est directement intégré à WinOptics et il n'y a rien de particulier à faire pour l'utiliser.
Cependant, il est possible de régler certains paramètres. Pour cela, sélectionner la rubrique Options du menu
Outils, puis aller dans la rubrique Services et la sous-rubrique Envoi de SMS.

Dans cet écran doit être précisé le code International à utiliser par défaut. En effet, les SMS envoyés doivent
être précédés du code du pays. Ainsi par exemple pour envoyer un message sur le portable français
06.01.02.03.04, il faudra indiquer le numéro 33601020304. Le code du pays sera indiqué automatiquement
selon le paramètre indiqué ici.

Il est également possible d’indiquer son identifiant d'émetteur. C'est le nom que le correspondant verra
s'afficher lors de la réception du message.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


186
Le bouton Tester la connexion permet de vérifier que le système marche correctement. Le bouton Crédit
disponibles permet de s’informer sur la quantité de SMS qui peuvent être envoyés. Le bouton Acheter des SMS
permet d’augmenter ce crédit.

3. Utilisation de WinOptics :

Le plus simple pour envoyer un message est de le faire depuis la fiche du client en cliquant sur le bouton SMS à
droite du numéro de téléphone portable :

Il est également possible d’utiliser la fonction Envoi de SMS depuis le menu Fonctions :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


187
Dans les deux cas, l’écran suivant apparaît :

Il suffit alors de rédiger le message et de cliquer sur le bouton Envoyer pour envoyer le SMS au numéro
indiqué.

Remarque : Il est possible de vérifier au préalable que le numéro de téléphone sera bien accepté par le système
en cliquant sur le bouton à droite du numéro.

Il est possible de créer un certain nombre de messages préenregistrés qu'il suffit alors de sélectionner dans la
liste des modèles. Cliquez sur la petite loupe à droite du champ Modèle pour définir les messages :

La liste des messages envoyés peut être consultée à tout moment avec l’option Historique des envois du menu
Fonctions. Il est alors possible de visualiser le message qui avait été envoyé en double-cliquant dessus (ou en
cliquant sur le bouton Voir le message).

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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La colonne « Statut » permet de voir l’état des SMS envoyés. L’état d’un SMS passe de « Envoyé » à
« Réceptionné » lorsque celui-ci à bien été réceptionné par le client. Le bouton Actualiser qui se trouve en bas
à droite de la fenêtre permet de mettre à jour ce statut.

XIV. STATISTIQUES

A. GENERALITES

L’accès au module Statistiques se fait en cliquant sur le bouton Statistiques du sélecteur de fichier :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


189
Son accès est également possible en sélectionnant l’option Module statistiques du menu
Fonctions/Statistiques :

Ce module donne accès à une série de requêtes prédéfinies permettant d’obtenir de nombreux
renseignements sur les données introduites dans WinOptics. De nombreuses requêtes sont possibles.

Le choix du « thème » de la statistique


recherchée se fait dans la colonne de gauche.

Ensuite, selon le thème choisi, la liste des


requêtes disponibles apparaît dans la colonne de
droite.
Un ascenseur vertical peut être présent dans
cette colonne lorsque le nombre de requêtes
possibles est supérieur à 7.

Le fait de sélectionner l’une d’entre elle fait


immédiatement apparaître le résultat en
dessous.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


190
Une sélection supplémentaire est possible au niveau de la date à analyser. De même l’affichage du résultat
peut être modifié selon plusieurs critères :

Pour certaines statistiques, il est possible de définir


une période d’analyse, à sélectionner parmi les
périodes prédéfinies ou à saisir manuellement (en
sélectionnant l’option « au choix ») :

Pour certaines requêtes, le résultat peut être affiché sous la forme d’un graphique. Dans ce cas il est possible
de choisir l’option Liste + graphique, Graphique seul ou Liste seule. Il est également possible de choisir les
couleurs ou le nombre de barres du graphique.

Exemple de présentation du résultat avec liste et graphique, dans le cas de l’analyse des recettes par mode de
paiement au niveau de la caisse :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


191
B. EVOLUTION DES VENTES

Cette option permet d’avoir un aperçu chiffré et complet de l'évolution des ventes entre deux années
distinctes. Pour ce faire, il faut bien entendu disposer de données pour les années choisies. C'est donc une
fonction qui n’est pas utilisée dès la mise en place de WinOptics mais qui se révélera précieuse au fil des
années. Pour l'utiliser, aller dans le menu Fonctions et sélectionner la rubrique Table d'évolution des ventes de
l’option Statistiques :

L’écran représentant le tableau comparatif des ventes apparaît immédiatement :

Sélectionner les années à comparer et la catégorie d’article concernée.

Ce tableau indique pour chaque mois, le pourcentage d'évolution du chiffre d'affaires par rapport au même
mois de l'année précédente (ou de l'année choisie dans la liste).

L’impression du tableau se fait en cliquant sur le bouton Imprimer.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


192
XV. REQUETES ET PUBLIPOSTAGE

A. QU’EST CE QU’UNE REQUETE ?

Une requête est une sélection ordonnée de fiches faite dans un ou plusieurs fichiers. Cette sélection est
réalisée en fonction de certains critères à spécifier. Un exemple de requête pourrait être : Quels sont tous les
fournisseurs de Paris ? Ou encore Quels sont tous les clients de plus de 35 ans qui ne sont pas revenus depuis
plus de 3 ans ?

Les exemples sont infinis et il est possible de créer autant de requêtes que désiré. Une série de requêtes utiles
est d'ailleurs prédéfinie dans la version de démo, il est conseillé de commencer par se familiariser avec celles-
ci, après quoi il sera possible de créer des requêtes personnelles.

Une fois la requête exécutée, le résultat peut bien sûr être imprimé ou servir de sélection pour un mailing. Il
peut également être exporté vers un fichier pour être transféré vers d'autres programmes.

Les requêtes sont exprimées dans un langage prévu à cet effet : le langage SQL. Nul n’est besoin de connaître
ce langage pour pouvoir créer des requêtes, un assistant est là pour aider dans cette tâche.

Bien sûr, pour ceux qui connaissent le langage SQL, rien n’empêche d'écrire directement les requêtes avec
celui-ci, ce qui étend le champ d'investigation possible. Une référence du langage SQL est présentée dans
l’annexe 2.

B. LE FICHIER DES REQUETES

Le fichier des requêtes est accessible en cliquant sur l’option Requêtes du sélecteur de fichiers :

Ce fichier contient la liste des requêtes préprogrammées qui serviront à interroger ou modifier la base de
données. Il peut être complété à loisir de requêtes personnelles, et constitue petit à petit un système d'analyse
extrêmement puissant des données.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


193
Contrairement aux autres fichiers, le fait de double-cliquer sur un élément de la liste dans l'écran principal ne
permet pas de modifier la requête mais en lance l'exécution. Le résultat apparaît alors dans la fenêtre sous
forme de liste qu’il est possible de consulter, trier ou imprimer comme n’importe quel fichier.

Pour consulter ou modifier le code d'une requête, il faut cliquer sur le bouton Consulter de la barre d’outils,
une fois l'onglet Requêtes sélectionné dans la fenêtre principale. L’écran suivant apparaît avec le code de la
requête :

Les requêtes forment une des parties les plus puissantes du programme mais aussi l'une des plus complexes.
Aussi les paragraphes suivants apportent de plus amples informations sur l'utilisation de ce fichier pas tout à
fait comme les autres.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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C. UTILISATION DES REQUETES PREDEFINIES

Pour exécuter une des requêtes déjà définies, ouvrir d'abord le fichier des requêtes en cliquant dans le
sélecteur de fichier puis sélectionner par exemple la requête Fournisseur (Internet) pour commencer. Cette
requête établira la liste des fournisseurs avec leur adresse internet.

Pour exécuter la requête, il faut effectuer un double-clique avec la souris sur son nom dans la liste ou
sélectionner l'option Exécuter depuis le menu Fichier.

Une fois la requête exécutée, le résultat apparaît dans l’écran principal. Les données peuvent être manipulées
comme les autres fichiers ; il est possible de trier, réorganiser les colonnes, imprimer ou exporter le résultat :

Le nombre d’enregistrements résultant de la requête est indiqué en haut à droite (22 fiches dans l’exemple ci-
dessus).

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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Les données qui apparaissent dans une requête peuvent être modifiées ou supprimées. Il suffit pour cela de
cliquer sur le bouton Edition dans le sélecteur de fichier pour passer en mode édition.

Pour modifier un élément d’un enregistrement, il suffit de cliquer sur la case correspondante et de saisir la
correction :

Pour supprimer un enregistrement entier, il suffit de sélectionner la ligne complète (en cliquant dans l’en-tête
à gauche) et utiliser le bouton Suppr du clavier ou sélectionner l’option Supprimer dans le menu Edition.

ATTENTION : Tout enregistrement supprimé dans une requête sera également supprimé dans le fichier
principal. Ne pas oublier que le résultat d'une requête est une sélection d'enregistrements des fichiers et, de
par ce fait, liés à ceux-ci. Toutefois, il n'est pas possible de supprimer ou modifier des lignes provenant du
regroupement de données.

Astuce : Cette possibilité de suppression d’enregistrements combinée à une requête peut s'avérer très utile
pour nettoyer un fichier. Par exemple, il est possible de cette manière de supprimer en une seule opération
tous les clients qui ne sont pas revenus depuis plus de 10 ans, toutes les ventes antérieures à une date donnée,
etc. Il est parfois bien plus rapide de créer une petite requête à cet effet plutôt que d'effectuer manuellement
chaque suppression.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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D. EXPORTER LE RESULTAT D’UNE REQUETE

Un des intérêts des requêtes est de pouvoir en exporter le résultat vers un fichier externe ou une autre
application pour pouvoir exploiter au mieux les données. Une application courante étant l’envoi de ces
données vers le traitement de texte en vue de réaliser un mailing. Cet exemple concret de mailing est détaillé
au paragraphe « XV-G-Application : le Mailing ».

E. CREATION DE NOUVELLES REQUETES

Excel est un tableur très efficace pour manipuler de grands nombres de données, effectuer toutes sortes de
calculs ou de statistiques et créer des graphiques. C’est une application de choix pour exporter et exploiter les
données de WinOptics.

Pour exporter le résultat directement dans Microsoft Excel (et pour autant que cette application soit
correctement installée sur le PC), il suffit de sélectionner l’option correspondante dans le menu du bouton
Exporter (en cliquant sur la petite flèche à côté du bouton).

L'application Excel se lance et les données sont transférées automatiquement dans une nouvelle feuille de
calcul. Toutes les manipulations sont alors possibles ; tri des informations, suppression des enregistrements
(sans lien avec le fichier original de WinOptics), etc.

Dans l’exemple ci-dessous, le résultat de la requête « répartition clientèle » a été modifié de façon à ne
conserver que 7 grandes villes. Les informations concernant le nombre de clients de ces 7 villes sont reportées
sur un graphique :

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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F. MODIFIER UNE REQUETE

De la même manière qu’il est possible d’envoyer les données directement dans Excel, il est possible de le faire
avec Word, le logiciel de traitement de texte de Microsoft.

Lorsque cette option est sélectionnée dans le menu du bouton Exporter, l’ordinateur propose de créer un
nouveau document ou d’utiliser un document existant. Il est en effet possible de sauvegarder différents
modèles de lettres et les réutiliser ensuite pour les mailings.

G. APPLICATION : LE MAILING

La dernière option du menu du bouton Exporter vous permet d’envoyer les données dans un fichier plutôt que
de les lier directement à une application. C’est cette option qui est sélectionnée par défaut lorsque vous cliquez
directement sur le bouton Exporter :

Dans ce cas, un fichier sera créé sur le disque dur dans le format choisi : Excel (.xls) ou Texte (.txt). Ces fichiers
sont exploitables par la plupart des applications disponibles sur le marché.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


198
Sélectionner tout d’abord l’endroit où le fichier doit être créé sur le disque dur puis saisir le nom sous lequel il
sera enregistré et le type (Excel ou Texte). Si le fichier existe déjà, il sera demandé confirmation avant de le
remplacer.

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XVI. ANNEXES

ANNEXE 1 : MAINTENANCE

L'utilitaire de maintenance est un petit programme livré avec WinOptics et destiné à assurer la sauvegarde des
données. Un icône est mis en place sur le bureau lors de l’installation de WinOptics pour accéder à cet
utilitaire :

Il possède deux fonctions principales : effectuer des sauvegardes et restaurer la base de données en cas de
problèmes. Toutes les fonctions sont détaillées dans cette annexe.

Attention : Ce programme ne doit pas être lancé en même temps que le programme principal. Il faut veiller à
quitter WinOptics de tous les postes avant de l’exécuter.

A. SAUVEGARDE

La sauvegarde (ou backup) permet de pouvoir récupérer les données si le PC venait à subir des dommages
(plantage du système, disque dur endommagé, virus, vol, etc.).

Il est important de faire des sauvegardes régulièrement afin d'être sûr de ne pas perdre le travail effectué. Il
est conseillé d'effectuer une sauvegarde tous les jours et une sauvegarde supplémentaire toutes les semaines
ou après chaque modification importante de la base de données (saisie d'un grand nombre de fiches par
exemple). Il est également plus prudent de garder plusieurs jeux de sauvegardes en cas de problème avec l'une
ou l'autre copie.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


200
1. Effectuer une copie de sécurité :

La sauvegarde peut se faire soit sur disquette, soit sur un lecteur externe de grande capacité (clef USB, lecteur
zip, etc.), soit dans un répertoire local ou réseau.

Le paramétrage du type de support utilisé se fait au niveau de l’onglet Options :

Une fois la configuration des options de sauvegarde effectuée, la sauvegarde des données peut être lancée.

Astuce : il est vivement conseillé de marquer sur l'étiquette de la disquette la date de la copie afin de pouvoir
la retrouver facilement en cas de restauration.

Pour procéder à la sauvegarde des données, cliquer sur le bouton Sauvegarder maintenant de l’onglet
Sauvegarde :

Selon les paramètres indiqués, le programme compressera les données et copiera sur votre support de
sauvegarde. Une fois l'opération terminée, le support peut être retirée et rangée en lieu sûr.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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2. Restaurer une copie de sécurité :

Pour restaurer une sauvegarde, il suffit de placer la disquette contenant la copie dans le lecteur et de cliquer
sur le bouton Restaurer maintenant dans l’onglet Restauration :

ATTENTION : le fait de restaurer une copie de sécurité écrase la base de données en place. Ne pas procéder à
cette opération sans raison valable.

En cas de doute sur la procédure à effectuer, ou si un problème se pose pour la sauvegarde des données, il est
toujours possible de contacter le support technique.

B. TELEMAINTENANCE

L’onglet Télémaintenance permet d’envoyer le fichier de données par courrier électronique au service
technique. Cela peut s’avérer utile s’il y a de gros changements à faire dans le fichier (récupération de données
d’un autre logiciel, par exemple) :

Dans tous les cas, il est indispensable de contacter le support technique avant d’utiliser cette fonction.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


202
C. REPARATION DE LA BASE DE DONNEES

L’onglet Réparation permet de réparer la base de données de WinOptics si celle-ci présente des problèmes
(messages d’erreur au lancement de l’application ou impossibilité d’accéder à certains fichiers, par exemple).
Ce genre d’erreur est plutôt rare mais peut arriver suite à une panne de courant ou un arrêt brutal de la
machine.

Cliquer simplement sur le bouton Réparer pour lancer la réparation (un écran de confirmation doit être validé
avant le lancement réel de la fonction).

Attention : Il est important de vérifier qu’aucune application WinOptics n’est lancée (sur aucun poste) avant de
lancer la réparation.

ANNEXE 2 : REFERENCE DU LANGAGE SQL

Ce chapitre rassemble toute la documentation concernant le langage SQL. Il est certain que ce langage, s'il est
extrêmement puissant, peut se révéler parfois assez complexe à mettre en œuvre. Néanmoins, il peut
s'apprendre assez rapidement et permet de réaliser de nombreuses requêtes.

A. INTRODUCTION

Le SQL (Structured Query Language) est un langage d'interrogation de bases de données qui a été créé au
milieu des années 70 dans le but de permettre à des utilisateurs non expérimentés de pouvoir interroger eux
même des bases de données volumineuses.

Le système SQL est rapidement devenu un standard utilisé par la plupart des systèmes de gestion de bases de
données, sur gros systèmes d'abord et ensuite sur les micro-ordinateurs. Ainsi, des logiciels tels que Microsoft
Access, Oracle, Borland Paradox ou DBase sont tous capables d'interpréter du code SQL. Bien que le langage
soit de plus en plus enveloppé dans une interface utilisateur plus conviviale, ce qui évite à l'utilisateur de devoir
taper directement le code (exactement comme avec l'assistant de création de requêtes de WinOptics), son
principe est resté le même depuis sa création et repose sur une série de mots clés qui vont être expliqués dans
les paragraphes suivant.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


203
B. DEFINITIONS

Avant d'aller plus loin, il est nécessaire de se remémorer quelques termes techniques qui seront utilisés dans
cette annexe :

 Base de données : Une base de données est un ensemble structuré de données. Les données sont
regroupées en tables et structurées en champs.

 Table (ou Fichier) : Une table contient un ensemble de données du même type. Le programme
WinOptics utilise de nombreuses tables : clients, articles, fournisseurs, etc. Les tables sont composées
d'une série d'enregistrements.

 Champ : Un champ est une donnée unique et indivisible. Plusieurs champs mis bout à bout forment un
enregistrement. Ainsi, un enregistrement de la table Clients, par exemple, sera composé des champs
Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Localité, Téléphone, etc. Un champ contient un type de donnée :
du texte, un nombre, une date, etc.

 Enregistrement (ou Fiche) : Un enregistrement est un ensemble unique de champs. Cela correspond à
une fiche dans WinOptics. Une table peut contenir un nombre infini (ou presque) d'enregistrements.

 Colonne : Une colonne est l'ensemble des valeurs formées par un même champ dans une suite
d'enregistrements.

C. NOTIONS ET REGLES

1. Utilisation des règles :

En théorie, n'importe quelle table de la base de données de WinOptics peut être utilisée pour créer des
requêtes. Néanmoins, pour des raisons de sécurité, certaines tables utilisées par le programme ne sont pas
accessibles. Il s'agit entre autres de tables qui conservent les paramètres du logiciel ou le dictionnaire
français/néerlandais, par exemple.

Lorsque les requêtes créées sont autres que de simples sélections sur les différentes tables du programme, il
est fortement recommandé d’effectuer régulièrement des sauvegardes de la base de données, ceci afin de ne
pas perdre irrémédiablement des données importantes.

2. Types de données :

Le langage SQL reconnaît principalement trois types de données : les textes, les valeurs numériques et les
dates.

Les textes sont généralement inscrits entre SELECT * FROM Clients


guillemets. Ainsi le code suivant par exemple : WHERE Localité = "Wavre"

Les valeurs numériques n'ont pas besoin de SELECT * FROM Articles


guillemets : WHERE [Prix d'achat] > 3000

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


204
Les dates doivent impérativement être indiquées au SELECT * FROM Clients
format américain, à savoir MM/JJ/AA et sont WHERE Anniversaire > #05/20/70#
indiquées entre # :

Remarque : Le nom des champs est généralement écrit entre crochets mais cela n'est pas nécessaire si le nom
du champ n'est composé que d'un seul mot :

Par exemple :

SELECT Marque, Modèle, [Prix d'achat], [Prix de vente]


FROM Articles

3. Opérateurs arithmétiques, logiques et de comparaison :

Les opérateurs standards du SQL sont les suivants :

= égal à
> strictement supérieur à
< strictement inférieur à
>= supérieur ou égal à
<= inférieur ou égal à
<> différent de
like comme (voir plus bas)

4. Instructions :

Le langage SQL contient trois instructions de base. Une instruction en langage SQL doit impérativement
commencer par l'une d'entre-elles :

 SELECT pour sélectionner et afficher un groupe d'enregistrements


 DELETE pour supprimer un groupe d'enregistrements
 UPDATE pour modifier les données d'un groupe d'enregistrements

Chacune de ces commandes peut être utilisée avec différentes clauses qui seront détaillées dans les pages qui
suivent.

D. INSTRUCTION SELECT

L'instruction SELECT est certainement l'instruction la plus utilisée en SQL, c’est donc celle-ci qui sera présentée
en premier. Cette instruction permet de faire une sélection d'un ensemble d'enregistrements en provenance
d'une ou plusieurs tables.

1. Syntaxe de base :

SELECT <champ1>, <champ2>, etc.


FROM <nom de table>

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


205
Par exemple, pour sélectionner tous les noms et SELECT Nom, Prénom
prénoms du fichier Clients, la commande suivante FROM Clients
sera utilisée :

Le symbole * permet d'indiquer que l'on veut SELECT *


sélectionner tous les champs de la table : FROM Clients

2. La clause FROM :

Elle permet d'indiquer que la commande porte sur la table dont le nom est indiqué juste après :

SELECT *
FROM Articles

Le FROM permet d'indiquer qu'il faut afficher les informations provenant de la table Articles. Cette clause est
obligatoire dans toute interrogation d'une base de données.

3. La clause WHERE :

La clause WHERE permet d'indiquer une condition. Le résultat sera d'afficher uniquement les enregistrements
répondant à la condition spécifiée.

SELECT * Cette commande signifie : "afficher tous les articles


FROM Articles dont le prix est inférieur à 2000" (quelle que soit la
WHERE Prix < 2000 monnaie).

SELECT Nom Cette commande signifie : "afficher le nom de tous


FROM Fournisseurs les fournisseurs situés à Bruxelles".
WHERE Localité = "Bruxelles"

Il est important de noter que les valeurs alphanumériques, contrairement aux valeurs numériques, doivent être
inscrites entre guillemets pour les différencier l'une de l'autre.

4. La clause ORDER BY :

Cette clause permet de spécifier l'ordre dans lequel les informations seront affichées. Il est possible de voir
apparaître les enregistrements dans l'ordre ascendant (option ASC, par défaut : de A à Z) ou descendant
(option DESC : de Z à A). Au cas où il y aurait des synonymes (ce qui arrive très souvent lorsque les informations
représentent des noms), il est possible de trier les enregistrements sur plusieurs colonnes.

SELECT Nom, Prénom Cette commande affichera la liste des noms et


FROM Clients prénoms de la table clients ordonnée sur le nom de
ORDER BY Nom manière ascendante.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


206
SELECT Marque, Modèle, Prix Cette commande permet d'afficher les informations
FROM Articles Marque, Modèle et Prix de la table Articles de la
ORDER BY Marque, Prix DESC forme suivante : par ordre croissant sur la marque et,
s'il y a égalité, par ordre décroissant sur le prix.

5. La clause GROUP BY :

Cette clause permet, comme son nom l'indique, de grouper les enregistrements d'une table ayant même
valeur. Généralement associée aux fonctions statistiques (SUM, AVG, etc.) qui serons vues plus tard, elle
permet d'effectuer des totaux pour les lignes de même valeur.

SELECT Marque, SUM(Prix) Cette instruction permet de grouper les


FROM Articles enregistrements de la table Articles par marque et
GROUP BY Marque d'effectuer la somme des prix de tous les modèles de
la marque (la fonction SUM sera développée dans les
paragraphes suivants).

Utilisée sans les fonctions statistiques, la clause GROUP BY permet simplement de regrouper (au moment de
l'affichage) les lignes ayant les mêmes informations.

SELECT Nom, Adresse Cette instruction affichera les colonnes Nom et


FROM Clients Adresse de la table Clients en supprimant les
GROUP BY Nom, Adresse doublons (c'est-à-dire un même nom pour une même
adresse).

6. La clause HAVING :

Cette clause est généralement utilisée si la clause GROUP BY a été spécifiée. En effet, HAVING permet de
définir une condition sur l'ensemble des lignes regroupées par la clause GROUP BY, au même titre que la
clause WHERE permet de définir une condition sur les enregistrements de la table.

SELECT Marque, SUM(Prix) La clause HAVING permet de spécifier la condition


FROM Articles suivante : "la somme des prix des différents modèles
GROUP BY Marque d'une même marque doit être supérieure à 10000".
HAVING SUM(Prix) > 10000

7. L’attribut AS :

L'attribut AS permet d'utiliser un autre nom de champ que celui de la table ou préciser un nom de colonne si
celui-ci ne ressort pas de l’expression utilisée pour générer ce champ.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


207
SELECT Nom AS [Nom du fournisseur], Localité AS Remplace l'intitulé des colonnes Nom et Localité par
Ville, Tél Nom du fournisseur et Ville, le nom de la colonne Tél
FROM Fournisseurs reste inchangé.

SELECT Marque, SUM(Prix) AS Total Donne le nom souhaité (Total) à la colonne contenant
FROM Articles la somme des prix (autrement, l'ordinateur choisi un
GROUP BY Marque nom arbitrairement).
HAVING SUM(Prix) > 10000

8. L’attribut DISTINCT :

Cet attribut permet d'afficher toutes les lignes distinctes de la table. Les informations redondantes ne seront
donc pas affichées.

SELECT DISTINCT Marque Cette instruction affichera la liste des différentes


FROM Articles marques contenue dans le fichier Articles.

9. L’attribut TOP :

Cet attribut retourne un certain nombre d’enregistrements qui se trouvent en haut ou en bas d’une plage
déterminée par une clause ORDER BY.

Par exemple pour obtenir le nom des 25 premiers élèves d’une promotion :

SELECT TOP 25 Nom


FROM Etudiants
WHERE [Promotion] = 1994
ORDER BY [Note moyenne] ASC

Si la clause ORDER BY n’est pas utilisée, la requête retournera un ensemble arbitraire de 25 enregistrements à
partir de la table Etudiants, qui satisfont à la clause WHERE.

L’attribut TOP n’opère pas de choix entre des valeurs égales. Dans l’exemple ci-dessus, si la vingt-cinquième
note la plus élevée est égale à la vingt-sixième, la requête retournera 26 enregistrements.

Il est possible d’utiliser le mot réservé PERCENT pour retourner un certain pourcentage d’enregistrements qui
figurent en haut ou en bas d’une plage définie par une clause ORDER BY. Par exemple, au lieu de rechercher les
25 premiers étudiants, il est possible d’obtenir les noms des 10% supérieurs de la promotion :

SELECT TOP 10 PERCENT Prénom, Nom


FROM Etudiants
WHERE [Promotion] = 1994
ORDER BY [Note moyenne] ASC

La valeur qui suit TOP doit être un nombre entier sans signe. TOP n’affecte pas la possibilité de mettre à jour la
requête.

WinOptics – Manuel de l’utilisateur


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10. Combinaison de clauses :

Il est possible de combiner plusieurs clauses à condition de respecter un certain ordre :

 La clause GROUP BY vient immédiatement après la clause FROM s'il n'existe pas de WHERE, sinon elle
vient après cette dernière,
 La clause HAVING se place toujours après la clause GROUP BY,
 La clause ORDER BY est toujours la dernière clause dans une commande SELECT,
 La clause DISTINCT doit toujours se placer avant la liste des colonnes de la table à sélectionner.

E. INSTRUCTION DELETE

L'instruction DELETE permet de supprimer une sélection d'enregistrements dans une table.

L'instruction DELETE supprime des enregistrements entiers, et pas seulement les données de champs
spécifiques. Pour supprimer les valeurs d’un champ spécifique, il faut créer une requête de mise à jour qui
transforme ces valeurs en valeurs nulles (voir instruction UPDATE dans le paragraphe suivant).

La syntaxe de l'instruction est la suivante : DELETE FROM <nom de table>


WHERE <condition>

La clause WHERE s'utilise de la même manière qu'avec l'instruction SELECT.

 Dans l’exemple suivant, tous les enregistrements du fichier Articles pour lesquels la marque est
"Armani" seront supprimés :

DELETE FROM Articles


WHERE Marque = "Armani"

Attention : La suppression d’enregistrements à l’aide d’une requête DELETE est une opération
irréversible. Pour connaître les enregistrements qui seront supprimés, il est conseillé de visualiser
d’abord les résultats à l'aide d'une instruction SELECT (qui utilise les mêmes critères), puis d’exécuter
la requête DELETE.

Astuce : Il est vivement recommandé d’effectuer régulièrement des copies de sauvegarde des
données. Elles permettent de récupérer des enregistrements supprimés par erreur.

F. INSTRUCTION UPDATE

L’instruction UPDATE permet de créer une requête de mise à jour qui modifiera les valeurs des champs d’une
table spécifiée en fonction des critères déterminés.

La syntaxe est la suivante :

UPDATE <nom de table>


SET <champ 1> = <nouvelle valeur 1>, <champ2> = <nouvelle valeur 2>, etc.
WHERE <condition>

La clause WHERE s'utilise de la même manière qu'avec l'instruction SELECT.

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209
 Dans l’exemple ci-dessous, le prix de tous les articles de plus de 1500 € du fournisseur Draeck sera
diminué de 50 € :

UPDATE Articles
SET Prix = Prix – 50
WHERE (Prix > 1500) And (Fournisseur = "Draeck")

Remarque : L’instruction UPDATE est particulièrement utile pour modifier de nombreux


enregistrements ou lorsque les enregistrements à modifier sont dispersés dans plusieurs tables. Il est
possible de modifier plusieurs champs à la fois.

 Dans l’exemple suivant, le prix de vente de tous les articles est recalculé à partir de leur prix d’achat et
le taux de TVA est modifié à 25 % :

UPDATE Articles
SET [Prix de vente] = Prix + (Prix * 25/100), TVA = 25

L’instruction UPDATE ne produit pas de résultats. Pour connaître les enregistrements qui seront
modifiés, il est conseillé de visualiser d’abord les résultats à l'aide d'une requête SELECT (qui utilise les
mêmes critères), puis d’exécuter la requête UPDATE.

G. PREDICATS

1. Prédicat BETWEEN :

Le prédicat BETWEEN permet de définir les bornes inférieure et supérieure utilisées pour une condition. La
traduction suivante permet d'expliquer plus clairement l'utilité du prédicat BETWEEN : "si l'expression est entre
la borne inférieure et la borne supérieure" (les deux valeurs étant comprises dans la comparaison).

SELECT * Cette commande signifie : afficher tous les articles


FROM Articles dont le prix est compris entre 100 et 300 €.
WHERE Prix BETWEEN 100 AND 300

Il est également possible d'utiliser l'opérateur logique NOT pour exprimer la condition inverse. Ainsi
l'instruction suivante sélectionnera tous les articles dont le prix n'est pas compris entre 100 et 300 € (soit les
articles de moins de 100 € et de plus de 300 €) :

SELECT *
FROM Articles
WHERE Prix NOT BETWEEN 100 AND 300

Remarque : Il est possible de simuler le prédicat BETWEEN par l'utilisation des opérateurs >= et <=. Par exemple,
les deux commandes suivantes produisent le même résultat :

SELECT * SELECT *
FROM Articles FROM Articles
WHERE Prix BETWEEN 100 AND 300 WHERE Prix >= 100 AND Prix <= 300

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210
2. Prédicat LIKE :

Ce prédicat permet d'effectuer la comparaison entre l'information se trouvant dans une colonne et une chaîne
de caractères. Dans la chaîne de caractères, il est possible d'utiliser des caractères spéciaux :

* représente une sous-chaîne de longueur variable


? représente un seul caractère
# représente un seul chiffre

Les chaînes de caractères suivantes peuvent dès lors être utilisées et ont les significations indiquées :

Like "AR*" Tous les mots commençants par AR


Like "S???" Tous les mots de 4 lettres commençant par un S
Like "7##" Tous les nombres de 3 chiffres commençant par un 7
Like "?B*" Tous les mots dont la deuxième lettre est un B

3. Prédicat IN :

Ce prédicat permet de rechercher si l'information d'une colonne se trouve dans une liste de valeurs, celles-ci
étant indiquées derrière le prédicat lui-même.

La liste de valeurs doit être spécifiée entre parenthèses et chaque valeur doit être séparée par une virgule. Si
les valeurs sont des chaînes de caractères, celles-ci doivent être entourées de guillemets. Les dates doivent être
entourées de #.

Par exemple :

SELECT Nom, Prénom, Adresse


FROM Clients
WHERE Localité IN ("Paris", "Reims", "Troyes", "Chaumont", "Chalons")

H. FONCTIONS

Dans une commande SELECT, il est possible d'utiliser des fonctions mises à la disposition de l'utilisateur par le
langage SQL. Ces fonctions effectuent des opérations sur les informations des colonnes désignées à la suite du
verbe SELECT. Ces fonctions peuvent également porter sur un groupe de lignes défini par une condition
éventuelle.

1. Fonction SUM :

La fonction SUM totalise les valeurs contenues dans un champ d'une sélection. Elle ignore les enregistrements
qui contiennent des champs nuls.

L’exemple suivant montre comment calculer la quantité d’articles par marque :

SELECT Marque, SUM(Stock) AS Total


FROM Articles
GROUP BY Marque

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211
2. Fonction AVG :

La fonction AVG (Average) calcule la moyenne des valeurs d'un champ dans une sélection. La fonction n’inclut
aucun champ nul dans le calcul.

L'exemple suivant retourne le prix moyen d'un article SELECT Fournisseur, AVG(Prix) AS [Prix moyen]
par fournisseur : FROM Articles
GROUP BY Fournisseur

3. Fonction COUNT :

La fonction COUNT calcule le nombre d’enregistrements retournés par une requête. Elle s'utilise en général
avec la syntaxe COUNT(*) pour compter le nombre d'enregistrements total d'une sélection, mais on peut aussi
préciser un champ avec la syntaxe COUNT(<nom de champ>) pour ne compter que les enregistrement où ce
champ n'est pas nul.

La requête suivante retourne le nombre d'articles de SELECT COUNT (*)


moins de 150 € : FROM Articles
WHERE Prix < 150

La requête suivante ne prend en compte que les SELECT COUNT([Date d'achat])


articles de moins de 150 € pour lesquels la date FROM Articles
d'achat est connue : WHERE Prix < 150

L'instruction suivante quant à elle affiche le nombre SELECT Fournisseur, COUNT(*) As [Nombre de
de marques par fournisseur : marques]
FROM Articles
GROUP BY Fournisseur

4. Fonction MIN & MAX :

Les fonctions MIN et MAX permettent de retrouver les valeurs minimales et maximales au sein d'une table.

SELECT MIN([Prix d'achat]) Sélectionne le prix d'achat le plus bas parmi tous les
FROM Articles articles.

SELECT Marque, MAX([Prix de vente]) Liste les prix de ventes les plus élevés pour chaque
FROM Articles marque.
GROUP BY Marque

5. Fonctions DAY, WEEKDAY, MONTH & YEAR :

Ces différentes fonctions permettent de travailler sur des champs de format Date en retournant une valeur
précise d'une date :

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DAY Retourne le jour d'une date
WEEKDAY Retourne le jour de la semaine d'une date (0=Dimanche, 1=Lundi, etc.)
MONTH Retourne le mois d'une date
YEAR Retourne l'année d'une date

SELECT Nom, Prénom Retourne toutes les personnes nées en 1971.


FROM Clients
WHERE YEAR(Naissance) = 71

6. Fonction INT :

La fonction INT retourne la partie entière d'une valeur numérique.

L'exemple suivant retourne le prix moyen d'un article par fournisseur sans afficher les valeurs décimales :

SELECT Fournisseur, INT(AVG(Prix)) AS [Prix moyen]


FROM Articles
GROUP BY Fournisseur

I. JOINTURE

La jointure est une opération qui permet de sélectionner des enregistrements en provenance de plusieurs
tables. Elle ne comporte pas de mot-clé spécifique mais définit plutôt une manière de sélectionner les
enregistrements. La jointure peut se justifier lorsque toutes les informations voulues ne se trouvent pas dans la
table sélectionnée.

Une jointure se compose de deux éléments :

 La clause FROM contient au minimum deux tables.


 La clause WHERE doit obligatoirement contenir le lien qui unit ces deux tables.

Par exemple, pour obtenir la liste de toutes les marques vendues par fournisseurs (pas de jointure nécessaire) :

SELECT DISTINCT Fournisseur, Marque


FROM Articles
ORDER BY Fournisseur, Marque

Par contre, pour afficher dans la même liste l'adresse du fournisseur, cette adresse ne se trouvant pas dans le
fichier Articles, une jointure va être nécessaire. La requête deviendra :

SELECT DISTINCT Fournisseur, Marque, Adresse, Localité


FROM Articles, Fournisseurs
WHERE Articles.Fournisseur = Fournisseurs.Nom
ORDER BY Fournisseur, Marque

La clause WHERE indique la liaison entre les deux tables : le champ Fournisseur de la table Articles doit être
égal au champ Nom de la table Fournisseurs.

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ANNEXE 3 : CENTRALE D’ACHAT – RETROCESSION

A. PRINCIPE

Le module de centralisation de stock est un module optionnel permettant d’effectuer des rétrocessions
automatisées d’articles entre plusieurs magasins ou à partir d’un endroit spécifique (une centrale d’achat).

Ainsi un groupement, qui reçoit tous les articles de stock à un entrepôt avant de l’expédier dans ses divers
magasins, pourra faire la saisie de son stock directement depuis cet entrepôt et envoyer les données
correspondantes dans les divers magasins. Cela évite que chaque magasin saisisse un même article de façon
différente d’une part et permet un meilleur contrôle au niveau du stock d’autre part.

Dans le cas de deux magasins qui effectuent des échanges de montures ou d’autres articles, le système de
rétrocession automatisée permet de mettre à jour les deux stocks au niveau des références concernées.

Dans les deux cas, la mise à jour des stocks se fait en lançant la fonction « synchronisation des stocks » depuis
chaque magasin. Celle-ci peut s’effectuer automatiquement au démarrage du programme ou sur demande
ponctuelle.

Remarque : L’acquisition du module de centralisation des stocks peut se faire en contactant notre service
commercial.

B. MISE EN PLACE

1. Réseau :

La mise en place de ce module nécessite que tous les magasins aient accès à un même dossier partagé. Dans ce
dossier se trouvera le fichier d’échange nécessaire pour les rétrocessions automatisées. L’accès, de chaque
magasin, à ce répertoire partagé devra être mis en place par l’installateur réseau des magasins.

Le fichier d’échange sera fourni par nos soins lors de l’acquisition du module. Il devra être mis en place dans le
répertoire partagé.

2. Paramétrage :

Dans chaque magasin, le chemin du dossier partagé (fichier central) doit être indiqué dans WinOptics au niveau
des paramétrages réseau (au point Outils / Options / Réseau / Synchronisation du stock) :

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214
L’accès réseau au fichier central contenu dans le dossier partagé peut être testé en cliquant sur le bouton
.

C’est à ce point également que doit être précisé le code magasin, code qui sera utilisé pour identifier le
magasin destinataire lors des rétrocessions depuis les autres magasins ou depuis la centrale.

Enfin, il est possible de cocher la case permettant une synchronisation du stock automatique au démarrage du
logiciel. Cette fonction est surtout intéressante dans le cas d’une centrale d’achat. Dans le cas de rétrocessions
ponctuelles entre deux magasins, la synchronisation pourra être lancée ponctuellement lorsque nécessaire.

C. SAISIE DES RETROCESSIONS

La saisie des rétrocessions se fait en sélectionnant l’option Rétrocessions du menu Stock :

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215
L’écran de saisie apparaît :

L’onglet A facturer doit tout d’abord être complété en précisant le magasin destinataire.

La saisie des articles à rétrocéder se fait ensuite en indiquant le code article (ou en lisant le code barre avec une
douchette) puis en indiquant la quantité à rétrocéder. L’article à saisir peut également être recherché
directement dans le fichier article en cliquant sur la petite loupe à droite du champ.

Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Ajouter pour que l’article soit déstocké d’une part et reporté sur la liste
des articles rétrocédés d’autre part. Dans cette liste apparaît la référence complète de l’article, la quantité
rétrocédée et les prix d’achat et de vente.

Une fois la saisie de tous les articles à rétrocéder effectuée, il est possible de fermer simplement la fenêtre, les
informations seront conservées dans l’onglet A facturer pour le magasin concerné. Ainsi la saisie pourra être
complétée ultérieurement.

Sinon le fait de cliquer sur le bouton Facturer permet d’éditer la facture de rétrocession correspondante
(facture qu’il est possible de sortir hors taxe le cas échéant).

Enfin, cliquer sur le bouton Archiver permet de reporter la liste des articles rétrocédés dans l’onglet Historique
et de purger par la même occasion l’onglet A facturer pour ce même magasin.

Remarque : Lors de la saisie d’une rétrocession, celle-ci est inscrite dans le fichier central situé dans le répertoire
partagé. Elle pourra être lue par les différents magasins lors de la synchronisation.

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216
D. SYNCHRONISATION DU STOCK

La mise à jour du stock du magasin destinataire se fait automatiquement lorsque celui-ci lance la
synchronisation du stock.

Cette fonction peut être lancée automatiquement lors de l’ouverture du logiciel (voir le paragraphe concernant
les paramétrages) ou ponctuellement en sélectionnant l’option Synchroniser avec la centrale du menu Stock :

Dans ce dernier cas, la synchronisation avec la centrale peut se faire lors de la réception effective au magasin
des articles rétrocédés.

ANNEXE 4 : EXEMPLES D’IMPRESSIONS

Ci après sont regroupées différentes impressions effectuées avec WinOptics :

 Une fiche atelier vierge éditée à partir d’un dossier monture,


 La fiche atelier correspondant à ce même dossier monture,
 Un devis classique,
 Un devis tiers payant,
 Une facture TP destinée à l’assuré,
 Une facture TP destinée à la mutuelle,
 Un reçu,
 Le tarif verre,
 La valorisation du stock.

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 Une fiche atelier vierge éditée à partir d’un dossier monture :

 La fiche atelier correspondant à ce même dossier monture :

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218
 Un devis classique :

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219
 Un devis tiers payant :

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220
 Une facture TP destinée à l’assuré :

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221
 Une facture TP destinée à la mutuelle :

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222
 Un reçu :

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223
 Le tarif verre :

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224
 La valorisation du stock :

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