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Cours d’Audit général – S6 – Section C

Cas pratique :
Procédure d’achat et
évaluation des
fournisseurs
Connaissance associées : Dispositifs du contrôle interne

Pr. Ouabouch
10/03/2018
Réf : PR-10/A
GESTION DES ACHATS
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SOMMAIRE

1. Objet

2. Domaine d’application

3. Responsabilité

4. Définitions et terminologies

5. Référence

6. Description

7. Documents Rattachés

Rédacteur Approbateur
Nom : N. M. Nom : M. E.
Fonction : RQ Fonction: DIRECTEUR GENERAL
Date : 12/02/2013 Date : 13/02/2013
Signature : Signature :
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1. Objet :

Le but de cette procédure est de décrire les modalités d’achats et d’évaluation des fournisseurs au sein de la
société O. I.

2. Champs d’application :

 Achats : Tous types d’achats et services


 Agrément : matières premières et consommables
 Evaluation : Produit ou service ayant un impact sur la qualité des produits

3. Responsabilité :
Le Magasinier et les responsables des services veillent à l’application de la présente procédure.

4. Définitions, terminologies & abréviations :

Abréviation des acteurs

D RS MG SA DR CT DA ou DAD
Responsable Demande d’achat ou
Demandeur Magasinier Service Achat Direction Comptabilité
service Demande d’Achat Direct
Abréviation des Documents

STA BC BL BR
Spécification technique d’achat. Bon de commande Bon de livraison Bon de réception
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5. Description :

6.1. Circuit des documents d’achat:

Document Achats Demandeur Magasin Service Comptabilité Service Fournisseur


Achats Fournisseurs Qualité
Demande Achats (DA)
x x x
Demande Achats Direct (DAD) x x x x x
Demande Agrément Fournisseur
x x
(DAF)
Bon de Commande (BC)
x x x
Bon de réception (BR)
x x x
Bon de livraison fournisseur (BLF)
x x x
Facture fournisseur (FF)
x x x

: Service émetteur
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6.2. Traitement
Acteurs Activités Documents associés

Service Achat/Direction
Accord de la Non DA ou DAD
demande d’achat

Annulation et retour au
Oui demandeur

Service achats Prospection

Non Oui
Impact sur la Conformément à la liste des
Qualité produits critiques

Consultation des Consultation


Service achats autres fournisseurs fournisseurs agrées Liste des fournisseurs agrées

Le choix se base sur le prix,


Etude comparative des offres qualité, disponibilité et
Service Achats
facilite de paiement

Etablissement de BC au F. choisi
Service Achats

Pour certain article


Technique le bon de
Direction Validation de BC commande est validé par le
demandeur

Bureau d’ordre Enregistrement au niveau du Registre des courriers


secrétariat

Tableau de suivi Des Achats


Service Achats
Envoi et suivi du BC fournisseur
Pour livraison de longue
durée demander une
Confirmation de la
commande par le fournisseur
Pesage au pont bascule Passage obligatoire que pour
Resp.Pesage
les articles à peser

Magasinier Réception quantitative Conformément à la


procédure traitement des
Traitement des NC réceptions
PR-04
Non
Service Qualitative
Qualité/Demandeur

Oui Conformément à
Evaluation Fournisseurs agréés l’instruction évaluation
Service Achats des fournisseurs
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Acteurs Activités Documents associés

BL, Bon de réception et la


Magasinier Transmettre la documentation au
feuille de transaction.
service Achat

Service Achats Solder l’achat et actualiser le tableau


de suivi

Préparation de la liasse de l’achat DA, BC, BL, Facture,


Service Achats Bon de réception……

Transmettre la documentation au
Comptabilité service comptabilité En apposant le BAP sur la
facture

Comptabilité Validation de la liasse

Règlement Etablissement de
Trésorerie règlement

Comptabilité Transmettre la documentation au


service comptabilité
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6.3. Agrément des nouveaux fournisseurs:


Acteurs Traitement d’un achat Informations
Documents
SA RQ RS DR N° Opération complémentaires
Faire renseigner la fiche identification
1
fournisseur
2 Réunion d’approbation
Actualiser le fichier fournisseurs agrées Liste des
3 fournisseurs agrées

6.4. Homologation Produit :

Acteurs Traitement d’un achat Informations


Documents
SA RQ RS DR N° Opération complémentaires

Réceptionner l’échantillon et informer le


3
service Qualité
Etablir la fiche d’homologation
4 -Transmettre la fiche d’homologation et la
fiche technique au RQ Fiche homologation
-Planifier et réaliser l’analyse
5
-Renseigner la fiche d’homologation
Valider l’homologation produit Sur la base du
6 bulletin d’analyse

Liste des articles


- Etablir la fiche la technique produit
7
-Mettre à jour la liste des articles

6.5. Sélection des nouveaux fournisseurs :

La sélection des fournisseurs se fait en concertation avec les responsables concernés.


Les critères de sélection sont :
 Qualité produit,
 Prix
 Conditions de livraison : délais et modalités de livraison
 Mode et délais de payement.
 Réputation fournisseurs et visite (A, B, C)
5.6. Evaluation des fournisseurs:

Les critères d’évaluation sont :


 Niveau de la qualité à la réception et en cours d’utilisation
 Respect de la quantité commandée
 Respect des délais
 Condition de transport
Méthodologie :
 Le bon de réception nous renseigne sur le niveau de la qualité à la réception, Les conditions de transport et le
respect des délais,
 Les contrôles en cours d’utilisation nous renseignent sur le niveau de qualité en cours d’utilisation (F.N.C)
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6. Documents Rattachés :
 Demande d’achat
 Demande d’achat direct
 Bon de commande
 Bon de réception
 Fiche agrément Fournisseur

HISTORIQUE
Version Date Motif
A 12/02/2013 Création