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Sage X3

Gestion Comptable et Financière

Fonctions Avancées
Version 6

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 1 /52


Sommaire
CLOTURE DES PERIODES ET DES EXERCICES ............................................................................................. 3
1.1. TRAITEMENTS PERIODIQUES ........................................................................................................................ 3
1.1.1. Factures à recevoir ........................................................................................................................... 3
1.1.2. Avoirs à recevoir ....................................................................................................................................5
1.1.3. Factures à émettre............................................................................................................................. 8
1.1.4. CCA et PCA ............................................................................................................................................ 9
1.1.5. Ecarts de conversion ............................................................................................................................ 12
1.2. CLOTURES .................................................................................................................................................. 16
1.2.1. Clôture de périodes .............................................................................................................................. 16
1.2.2. Fin d’exercice .......................................................................................................................................17
1.2.3. Utilitaire de Réouverture d’exercice...................................................................................................20
1.3. LES EDITIONS .............................................................................................................................................. 21
1.3.1. CLOPER ............................................................................................................................................... 21
1.3.2. DETBNBP ............................................................................................................................................. 21
2. DAS2....................................................................................................................................................................22
2.1. PARAMETRAGE ........................................................................................................................................... 22
2.1.1. Fiche fournisseur..................................................................................................................................22
2.1.2. Prestataires : ........................................................................................................................................ 23
2.1.3. Comptes généraux ................................................................................................................................ 25
2.1.4. Types de pièces .....................................................................................................................................26
2.1.5. Sociétés/Sites ........................................................................................................................................ 27
2.2. ALGORITHME D’EXTRACTION.................................................................................................................... 28
2.3. MODE OPERATOIRE ....................................................................................................................................28
2.3.1. Extraction des lignes d’honoraires .....................................................................................................29
2.3.2. Mise à jour des lignes d’honoraires ...................................................................................................30
2.3.3. Annulation des lignes extraites et saisies .......................................................................................... 30
2.3.4. Détection des anomalies pouvant provoquer le rejet du fichier de transfert des données DAS2 ...31
2.4. CAS PARTICULIERS .....................................................................................................................................31
2.4.1. TVA sur droits d’auteurs...................................................................................................................... 31
2.4.2. Retenue à la source .............................................................................................................................. 33
3. REPORTING ET TABLEAUX DE BORD ..................................................................................................34
3.1. GENERALITES ............................................................................................................................................. 34
3.2. PARAMETRAGE ........................................................................................................................................... 34
3.2.1. Structure du tableau ............................................................................................................................. 34
3.2.2. Formules ............................................................................................................................................... 36
3.2.3. Variables ............................................................................................................................................... 39
3.2.4. Informations en-tête / pied de page (onglet édition) .......................................................................... 40
3.3. CONSULTATION .......................................................................................................................................... 41
3.3.1. Calcul unitaire......................................................................................................................................41
3.3.2. Consultation & modification ............................................................................................................... 42
3.4. CALCUL DE MASSE .....................................................................................................................................44
3.5. RESTITUTION DES DONNEES ...................................................................................................................... 46
4. NOTES DE FRAIS............................................................................................................................................ 48
4.1. DONNEES DE BASE ET PARAMETRES .......................................................................................................... 48
4.1.1. Lien utilisateur / tiers divers................................................................................................................ 48
4.1.2. Codes frais ............................................................................................................................................ 49
4.1.3. Indemnités kilométriques ..................................................................................................................... 49
4.2. SAISIE DU RELEVE DE FRAIS ...................................................................................................................... 51
4.3. COMPTABILISATION DES FRAIS .................................................................................................................. 52

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CLOTURE DES PERIODES ET DES EXERCICES

1.1. TRAITEMENTS PERIODIQUES

1.1.1. Factures à recevoir

(Comptabilité/Traitements fréquents/ Facture à recevoir)

 Profil utilisateur
 Fonction FUNPTH : Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)
Batch possible (tâche FUNPTH)

 Traitement permettant de générer les écritures de factures à recevoir au titre :


 des bons de réception fournisseurs non comptabilisés (i.e. sans FAR), non facturés ou
facturés partiellement,(identification des BR non facturés via la zone [F:PTH]INVFLG
qui est alors différente de 3)
 des bons de réception fournisseurs comptabilisés non facturés dont la date d’extourne
de la FAR associée est inférieure à la date de nouvelle génération
 les critères d’exécution permettant par ailleurs de traiter séparément les articles gérés
en stock de ceux non gérés en stock

 Caractéristiques des écritures générées :


 en simulation ou en réel
 en regroupant sur une même pièce les bons de réception d’un même
fournisseur, d’un même site de réception, d’une même société, de
commandes d’une même devise
ou en générant une FAR par réception
 en générant, en mode réel :
 l’écriture de FAR et son écriture d’extourne,
 un désengagement à la date FAR et son ré- engagement à la date d’extourne
(dès lors que le BR porte sur une commande et que le suivi des engagements
est actif)

 La façon dont l’écriture de FAR est générée (une FAR par réception ou une FAR par quadruplet
société/site réception/fournisseur/devise) dépend du paramétrage de la pièce auto PTH.

 L’index utilisé est toujours l’index PWH1 mais suivant la valeur de la zone Groupage
GRPFLG
 soit X3 génère une pièce par réception (GRPFLG=1= 1 pièce par ligne)
 soit X3 génère une pièce par quadruplet (GRPFLG=2=Pièce groupée)

 A noter que si le BR porte sur une commande avec des pieds de commande, ceux-ci ne seront
pas pris en compte dans le calcul de la FAR.

 Le bon de réception est considéré comme comptabilisé uniquement si la FAR est générée en réel.

 Ne pas transformer une pièce de FAR simulée en pièce réelle. Sinon, le lien avec le bon de
réception est perdu et X3 ne sait pas que la FAR a déjà été générée en réel.

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 Zones Critères : société, site, Fournisseur, Articles à traiter :

Critères de sélection des bons de réception fournisseur et lignes de BR à parcourir et à traiter

 Site
Borne applicable aux sites de réception des BR (pas nécessairement financiers).

 Jusqu’au
Contrôle par rapport à la date de réception du BR.

 Type de pièce : caractéristiques des écritures de FAR à générer


 si génération réelle = issue du paramétrage de la pièce automatique (choisir un type
de pièce non coché TVA/Débits)
 si génération en simulation = issue de la valeur paramètre TYPACC (Type pièce
simulation) du chapitre TC

 Journal
Valeur par défaut issue du paramétrage de la pièce auto PTH puis du paramétrage du type de
pièce retenu (avec proposition de son journal par défaut).

 Date extourne
Zone accessible ssi le traitement est exécuté en mode réel.

 Simulation
Mise à jour de la zone [F:HAE]REFSIM ‘Référence simulation’ avec ‘FAR-SS’.

 Réel

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Mise à jour de la zone [F:PTH]PSTFLG ‘Comptabilisée’ à Oui et de [F:PTH]PSTDAT pour
permettre la re-génération des FAR quand la date d’extourne de la FAR PSTDAT est
antérieure à la date de génération des FAR.

1.1.2. Avoirs à recevoir

(Comptabilité / Traitements Fréquents / Avoir à recevoir)

 Profil utilisateur
 Fonction FUNPNH : Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

 Traitement permettant de générer les écritures d’avoirs à recevoir au titre :


 des lignes de retours fournisseurs non comptabilisées (i.e. sans AAR), non facturées
ou facturées partiellement,
 des retours fournisseurs comptabilisés non facturés dont la date d’extourne de l’AAR
associé est inférieure à la date de nouvelle génération
Les critères d’exécution permettant par ailleurs de traiter séparém ent les articles gérés en stock de
ceux non gérés en stock

 Caractéristiques des écritures générées :


 en simulation ou en réel
 en regroupant sur une même pièce les retours d’un même fournisseur, d’un même
site de réception, d’une même société, de commandes d’une même devise
ou en générant un AAR par retour
 en générant, en mode réel :
 l’écriture d’AAR et son écriture d’extourne,
 un engagement à la date AAR et son désengagement à la date d’extourne
(dès lors que le retour est issu d’une réception liée à une commande et que le
suivi des engagements est actif)

 Se base toujours sur la pièce automatique PNH


Deux pièces automatiques sont livrées :
 PNH, générant des AAR avec taxes
 PNH1, générant des AAR sans taxes

Le traitement se basant toujours sur la pièce automatique de code PNH, si on souhaite générer des
AAR sans taxes, nécessité de renommer PNH1 en PNH et PNH en PNH2 par exemple (ou de la
supprimer).

 La façon dont l’écriture d’AAR est générée (un AAR par retour ou un AAR par quadruplet
société/site réception/fournisseur/devise) dépend du paramétrage de la pièce auto PNH.
 L’index utilisé est toujours l’index PWE1 mais suivant la valeur de la zone Groupage
GRPFLG
 soit X3 génère une pièce par retour (GRPFLG=1= 1 pièce par ligne)
 soit X3 génère une pièce par quadruplet (GRPFLG=2=Pièce groupée)

 A noter que si le retour porte sur une réception dont la commande a des pieds de commande,
ceux-ci ne seront pas pris en compte dans le calcul de l’AAR.

 Le bon de retour est considéré comme comptabilisé uniquement si l’AAR est généré en réel.

 Ne pas transformer une pièce d’AAR simulée en pièce réelle. Sinon, le lien avec le bon de retour
est perdu et X3 ne sait pas que l’AAR a déjà été généré en réel.

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 Critères :Critères de sélection des bons de retour fournisseur et lignes de retour à parcourir et à
traiter

 Types de pièces :Caractéristiques des écritures d’AAR à générer

 Site
Borne applicable aux sites de réception des bons de retour (pas nécessairement financiers).

 Jusqu’au
Contrôle par rapport à la date de retour du bon.

 Type de pièce
 si génération réelle = issue du paramétrage de la pièce automatique (choisir un
type de pièce non coché TVA/Débits)
 si génération en simulation = issue de la valeur paramètre TYPACC (Type pièce
simulation) du chapitre TC

 Journal
Valeur par défaut issue du paramétrage de la pièce auto PNH puis du paramétrage du type de
pièce retenu (avec proposition de son journal par défaut).

 Date extourne
Zone accessible ssi le traitement est exécuté en mode réel.

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 Simulation
Mise à jour de la zone [F:HAE]REFSIM ‘Référence simulation’ avec ‘AAR-SS’.

 Réel
Mise à jour de la zone [F:PNH]PSTFLG ‘Comptabilisée’ à Oui et de [F:PNH]PSTDAT pour
permettre la re-génération des AAR quand la date d’extourne de l’AAR PSTDAT est
antérieure à la date de génération des AAR.

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1.1.3. Factures à émettre

(Comptabilité/Traitements Fréquents / Facture à émettre)

 Profil utilisateur
 Fonction FUNAUTFAE : Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

 Traitement permettant de générer les écritures de factures à émettre au titre :


 des livraisons clients non comptabilisées (i.e. sans FAE), non facturées ou facturées
partiellement,
 des livraisons clients comptabilisées non facturées dont la date d’extourne de la FAE
associée est inférieure à la date de nouvelle génération

Ne sont pas pris en compte les livraisons inter-sites, de sous-traitance et les livraisons de prêt dont la
date de retour n’est pas dépassée et les livraisons totalement retournées

 Les FAE tiennent compte des éléments de facturation portés par les commandes et
les bons de livraison

 Caractéristiques des écritures générées :


 en simulation ou en réel
 en générant, en mode réel :
 l’écriture de FAE,
 son écriture d’extourne

 Se base sur la pièce automatique SDH


Deux pièces automatiques sont livrées :
 SDH, générant des FAE avec taxes et prise en compte des éléments de facturations
=> proposée par défaut pour comptabiliser les FAE
 SDH1, générant des FAE sans taxes mais avec prise en compte des éléments de
facturation

 Le bon de livraison est considéré comme comptabilisé uniquement si la FAE est générée en réel.

 Ne pas transformer une pièce de FAE simulée en pièce réelle. Sinon, le lien avec le bon de
livraison est perdu et X3 ne sait pas que la FAE a déjà été générée en réel.

 Les livraisons sont regroupées sur l’écriture de FAE selon les mêmes règles de regroupement des
livraisons sur les factures sauf exceptions : (Mode facturation :défini sur la fiche CLIENT, onglet
Commerciales, bloc Facturation.)

 1 facture /BL ou Fac manuelle


=> une FAE est créée pour chaque livraison

 1 fac/commande soldée ou 1 fac/cde


=> une seule FAE est créée pour chaque commande quel que soit son état (soldée ou
non)

 1 fac/client livré
=> une FAE est créée pour toutes les livraisons d’un même client livré

 1 fac/période
=> une FAE est créée et regroupe les livraisons ayant les informations suivantes
identiques :

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 site de vente – client facturé – mode facturation – devise – type de prix –
code affaire – tiers payeur – régime de taxe – client groupe – condition
paiement – 1ière ligne du nom du client facturé – 1ière ligne de l’adresse de
facturation – code postal de l’adresse de facturation – ville de l’adresse de
facturation – état de l’adresse de facturation
Et ce quelle que soit la périodicité de facturation du client. La périodicité appliquée est alors une FAE
par période comptable (i.e., pour une situation semestrielle, génération d’une pièce FAE représentant
les livraisons de chacune des périodes comptables antérieures à la date d’exécution du traitement)

 Livraisons jusqu’à : Se rapporte à la date de livraison ou à la date d’expédition suivant la


valeur du paramètre INVREFDAT

 Génération : Caractéristiques des écritures de FAE à générer

1.1.4. CCA et PCA

(Comptabilité/Traitements périodiques/Génération CCA/PCA)

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1.1.4.1. Généralités

 Notion de CCA/PCA repose sur le principe d’indépendance des exercices


A savoir : ‘il faut mettre en regard des produits les charges qui ont contribué à leur réalisation
dans le but d’analyser le résultat’

Or dans la pratique, la période couverte par une facture est souvent différente de
l’exercice/période comptable
Le cas échéant, cela nécessite de constater une CCA/PCA pour la période couverte par la
facture mais non comprise dans l’exercice ou la période de référence
Les CCA et PCA sont générées pour leur montant HT

 Constatation des CCA/PCA à la clôture de l’exercice, ou lors de tout arrêté comptable

 Profil utilisateur
 Fonction CPTSVC : Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)

 Montant CCA/PCA
Les pieds de facture achat et vente ne sont pris en compte que s’ils sont remontés à la ligne
sur la facture d’origine.

1.1.4.2. Mode opératoire

 En saisie d’en-tête de facture, nécessitée d’indiquer la période couverte par la prestation

 Zone Période prestation : Celle-ci est présente dans les factures achats, ventes et tiers

 Exécution du traitement de génération des écritures de CCA/PCA

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>Exécution du traitement
avec prise en compte des seules factures validées ayant une période de prestation définie

 Date de référence :
Date de référence par rapport à laquelle les dates début/fin de période de prestation sont
comparées pour définir s’il y a ou non CCA/PCA

 Type de pièce
Contrôle que le type de pièce n’est pas déclenchant pour la TVA (car reprise des codes taxes
figurant sur les lignes de factures prises en compte par le TRT)
Suivant le type de génération Réelle ou Simulation, alimentée par VCRTYPSVC ou TYPACC

 Caractéristiques des pièces générées


 Génération d’une pièce de CCA/PCA par société (sur le site principal de la société) et
par devise
 Sur option, génération d’une pièce par tiers ou par facture

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1.1.4.3. Algorithme

 Définition
 DDP la date début de prestation (saisie dans la facture)
 DFP la date fin de prestation (saisie dans la facture)
 DR la date de référence (saisie dans l’écran de lancement)

 La comparaison de DR avec DDP/DFP donne :


 si DR > DFP, pas de prise en compte de la facture
 si DR < DDP, comptabilisation d’une CCA/PCA pour le montant HT de la facture
 si DDP < DR < DFP, comptabilisation d’une CCA/PCA pour le montant suivant :
[montant HT facture x nbre jours DR vs DFP] / (nbre jours DDP vs DFP+1)

 Formule
On rajoute un jour pour gérer le cas d’une période de prestation courte.
Par exemple, pour une prestation du 31/01 au 01/02, l’application de la formule donnerait
[31/01]-[01/02], soit un jour alors qu’il y a bien deux jours.

Exemple PCA
Caractéristiques de la facture :

Date comptable facture 27/09/04


Montant HT 12.000 MAD HT
Date début prestation DDP 01/09/04
Date fin prestation DFP 31/08/05

Génération des écritures de PCA


Date référence DR 30/09/04
DFP-DR [31/08/05]-[30/09/04] = 335 jours
DFP-DDP+1 [31/08/05]-[01/09/04]+1= 365 jours
Soit [12.000x335]/365=11.013,70 MAD

Facture le 27/09/04
Compte Tiers Débit Crédit Taxe
3421 000 CLIENT 14.352
7* 12.000 MA001
445510 2.352 MA001

PCA Date comptable 30/09/04 Date référence 30/09/04


Compte Tiers Débit Crédit Taxe
7* 11.013,70 MA001
487000 11.013,70

Extourne Date comptable 01/10/04


Compte Tiers Débit Crédit Taxe
7* 11.013,70 MA001
487000 11.013,70

1.1.5. Ecarts de conversion

 Fonction permettant de générer les écritures de régularisation constatant un risque potentiel ou


réel de gain/perte de change

 Risque lié à l’utilisation de devises de transaction différentes de la devise société

 Profil utilisateur
Fonction CNVECAR : Accès Oui/Non (type Regroupement ou Site)
Batch possible (tâche ACCCURCNV).

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Deux types d’écart sont distingués :

 Ecart de conversion dit de type ‘Bilan’


Revalorisation des créances clients/dettes fournisseurs en devises qui ne sont pas lettrées
ou lettrées partiellement

 Montant de la revalorisation = écart entre le solde de la pièce ou du groupe de lettrage


minuscule valorisé en devise société au cours transaction et ce même solde valorisé
en devise société au cours indiqué

 Comptes mouvementés pour constater l’écart : comptes 4* d’où le type ‘Bilan’

 Parcours des seules créances/dettes passées sur des comptes collectifs paramétrés
avec un type d’écart ‘Bilan’ ([F:GAC]DIF=2)

 Parcours des écritures comptables (et pas des factures)

 Ecart de change dit de type ‘Résultat’


Revalorisation des comptes tenus en devise, comme les comptes de trésorerie par exemple

 Montant de la revalorisation = écart entre le solde du compte valorisé en devise


société au cours transaction et ce même solde valorisé en devise société au cours
indiqué

 Comptes mouvementés : comptes 6*/7* d’où le type ‘Résultat’

 Parcours des seules lignes d’écriture passées sur des comptes normaux paramétrés
avec un type d’écart ‘Résultat’ ([F:GAC]DIF=3)

 Caractéristiques communes des écritures générées quel que soit le type d’écart :
 en simulation ou en réel
 en générant, en mode réel, l’écriture d’extourne correspondante
 en se basant sur les valeurs paramètres CNV* pour déterminer les comptes et type de
pièce à imputer

 Compte
Lors du paramétrage du PCG, à noter qu’X3 contrôle que le compte ait une devise de tenue (donc
zone Devise <> de vide) si le type d’écart ‘Résultat’ est choisi.

 Interface
Pas de paramétrage de pièce automatique pour la transaction d’écart de change/conversion ; seuls
les comptes et type de pièce sont donc paramétrables.

 Particularités de génération :

 type ‘Bilan’
 regroupement dans une même pièce des écarts concernant un même compte
collectif, un même site financier
 pièce pouvant contenir différents tiers, une ligne tiers représentant alors
l’ensemble des écarts constatés sur ce tiers pour le ‘collectif pièce’, quelle
que soit la devise concernée par la revalorisation
 fonction à exécuter avec en borne de début la date début de chacune des
sociétés
 possibilité de générer les écritures en les identifiant comme devant être
extournées à une date donnée
(Utilisation du traitement COMPTABILITE/Traitements fréquents/Extournes)
 fichier trace indiquant le détail constitutif de chaque pièce

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 type ‘Résultat’
 regroupement dans une même pièce des écarts concernant un même site
quels que soient les comptes objet de la revalorisation
 ne peut pas être exécuté en indiquant des bornes de dates à cheval sur
plusieurs exercices

 Bilan/Simulation
Mise à jour de la zone ‘Référence simulation’ avec ‘EC_BPRSAC_FCY’.
BPRSAC et FCY représentent le code du collectif et du site financier dont les lignes ont été
parcourues et qui ont donnée lieu à génération de la pièce d’écart.

 Bilan/Réel
Pas de lettrage entre créance/dette à l’origine de l’écriture d’écart et l’écriture d’écart.

 Résultat/Simulation
Mise à jour de la zone ‘Référence simulation’ avec ‘EC_FCY’.
FCY représente le code du site financier dont les écritures ont été parcourues et qui ont donnée lieu à
génération de la pièce d’écart.

 Résultat/Réel & Simulation


Ne pas renseigner les zones Tous collectifs / Collectif / Groupe collectif / Type de tiers pour que le
traitement génère les écritures d’écarts de résultat.

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 Type d’écart : Critères de sélection des écritures à analyser pour générer les pièces d’écart de
conversion ‘Bilan’ et ‘Résultat’

 Date cours : identification du cours servant de base de comparaison pour la revalorisation

REMARQUES

La tâche comptable doit être activée pour pouvoir lancer le traitement.

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1.2. CLOTURES

1.2.1. Clôture de périodes

 Fonction de clôture de périodes accessible depuis la fonction de gestion des périodes, bouton
Clôture

 Possibilité de clôturer plusieurs périodes en même temps

 La gestion des périodes analytiques et comptables est indépendante :


 période comptable non ouverte => période analytique non ouverte
 période comptable ouverte => période analytique ouverte
 période comptable fermée => période analytique fermée/ouverte

 Ce qui se traduit au niveau de la clôture de périodes par les possibilités suivantes :


 Clôture de période : comptabilité générale OUI + comptabilité analytique OUI
 Clôture de période : comptabilité générale OUI + comptabilité analytique NON
 Clôture de période : comptabilité générale fermée + comptabilité analytique OUI
 La clôture de la comptabilité générale précède donc toujours la clôture de la
comptabilité analytique

 Impact au niveau de la fin d’exercice


 Possibilité de dissocier la clôture analytique de la clôture générale
Que peut-on faire si la comptabilité générale est clôturée mais pas la comptabilité
analytique ?
 Si la comptabilité générale est clôturée sur P mais pas la comptabilité analytique :
 possibilité de saisir des OD analytiques sur P,
 possibilité de faire de la modification analytique (directe ou via fonction idoine)
sur les écritures de comptabilité générale de P,
 possibilité de modifier les libellés, date d’échéance, … des écritures
générales,
Mais impossible de saisir une OD générale sur P

 Pour clôturer une période :


 la période précédente doit être clôturée à périmètre équivalent
(i.e. si on clôture la seule comptabilité générale de P, la comptabilité générale de P -1
doit être clôturée, mais pas nécessairement la comptabilité analytique)
 la période suivante doit être ouverte
 la date dossier (datesyst) doit être supérieure à la date de fin de la période
 un certain nombre de pré-requis doivent être remplis :
 validation comptable de tous les éléments de la période
Factures (Ventes, Achats, Tiers) - règlements - lots d'écritures -
abonnements
 génération des écritures de F.A.R. (suivant valeur paramètre FARCLOPER)
 aucune écriture de comptabilité générale ou analytique ne doit être en
provisoire ou en simulation
 simple message d’avertissement si le sens du solde d’un compte, sur la
période considérée, ne correspond pas à celui prévu dans sa fiche

 Édition préparatoire CLOPER (vérifications avant clôtures) permettant d’obtenir la liste des
anomalies en cas de clôture d’une ou plusieurs périodes

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 Cas particulier : la clôture de la dernière période d’un exercice
 simple message d’avertissement
 contrôles supplémentaires :
 vérification de l’équilibre de la balance
 vérification de l’égalité de la balance et du grand-livre
 vérification de l’existence des comptes et sections imputés dans les lignes
d’écritures,
 vérification de la génération des écritures de CCA/PCA (suivant valeur
paramètre SVCCLOPER)

 A noter l’existence d’un utilitaire de réouverture de périodes et de ferm eture de périodes

Clôture conjointe ou séparée de la comptabilité générale et analytique

 Profil utilisateur
 Fonction GESPER : Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement
ou Site)
Batch possible pour la clôture de période (tâche CLOPER)

1.2.2. Fin d’exercice

(Comptabilité/Traitements périodiques/Fin d’exercice)

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1.2.2.1. Principe

 Traitement de fin d’exercice permettant de dissocier la fin d’exercice générale et la fin d’exercice
analytique
 Se traduit donc par la fermeture complète ou partielle de l’exercice sans épuration et/ou archivage
automatique des données
Conservation des écritures non lettrées ou lettrées à cheval

 Profil utilisateur
 Fonction FIYEND
Batch possible pour la clôture de période (tâche ACCFIYEND)

 Possibilité d'édition/consultation avec ou sans les à-nouveaux

1.2.2.2. Comptabilité générale

 Génération comptable soit en deux étapes soit en trois étapes suivant la valeur du code activité
FIY ‘Pièce de clôture’ (ex KII)
 Si FIY est à non :
 premier jour du nouvel exercice, solde des comptes de bilan avec un compte
d’attente en contrepartie (pièce automatique FIYEN)
 premier jour du nouvel exercice, solde du compte d'attente sur le compte de
résultat (pièce automatique FIYRE)

 Si FIY est à oui :


 dernier jour de l’exercice, pièce de clôture soldant l’ensemble des comptes de
la balance (pièce automatique FIYCL)
 premier jour du nouvel exercice, solde des comptes de bilan avec un compte
d’attente en contrepartie (pièce automatique FIYEN)
 premier jour du nouvel exercice, solde du compte d'attente sur le compte de
résultat (pièce automatique FIYRE)

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 Devise des écritures
 Écriture de clôture (FIYCL) et de balance d’ouverture (FIYEN)
 Cas des comptes sans devise de tenue :
=>Écriture en devise société
(avec prise en compte des soldes en devise société)
 Cas des comptes tenus dans une devise autre que la devise société et
n’ayant pas un cours fixe par rapport à la devise société
=>Ecriture en devise de tenue du compte
(avec prise en compte des soldes en devise compte/société/reporting)
 Écriture de résultat (FIYRE)
= >Écriture en devise société

 Balance d’ouverture : cas des comptes tenus en devise


Pour générer l’écriture de balance d’ouverture pour ces comptes, X3 a besoin de 3 soldes
- le solde du compte en devise de tenue,
- le solde du compte en devise société,
- le solde du compte en devise reporting

L’écriture de balance reprend donc ces différents soldes pour alimenter les montants AMTCUR /
AMTLOC / AMTRPT.
Il ne tient donc pas compte du cours de devise indiqué sur la pièce d’à-nouveaux (issu de l’évaluation
‘type de cours écriture’ -issu du type de pièce- et date – comptable ou document selon le
paramétrage du type de pièce-).
NB : le cours de la pièce de balance n’est donc pas recalculé à partir des montants
AMTCUR/AMTLOC/AMTRPT.
Pour que l’à-nouveaux soit correct, il faut donc impérativement avoir exécuté la fonction de génération
des écarts de conversion de type ‘Résultat’.

Synthèse

Clôture - FIYCL Balance d’ouverture - FIYEN Résultat - FIYRE

Classe 1 X X Classe 1 X X Compte ANOUVO S


Classe 2 X X Classe 2 X X Compte de Résultat RT
Classe 3 X X Classe 3 X X
Classe 4 X Classe 4 X
Classe 5 X X Classe 5 X X
Classe 5 X X S
Compte ANOUVO
Classe 5 X X

SOLDE 0 SOLDE 0 SOLDE 0

FIYITA = Oui 1 pièce par compte 1 pièce par compte 1 pièce par compte

FIYITA = Non 1 pièce unique 1 pièce unique 1 pièce unique

FIYENDENT = Site 1 pièce par couple site/devise 1 pièce par couple site/devise 1 pièce par site

FIYENDENT = Société 1 pièce par devise 1 pièce par devise 1 pièce par société

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 19 /52


1.2.3. Utilitaire de Réouverture d’exercice

 Rajout d’un utilitaire permettant la ré-ouverture d’un exercice clôturé


 Ce qui implique :
 Que les pièces aient été générées en provisoire (FIYCL/FIYEN/FIYRE) et ne
soient pas en attente de validation
 Que la tâche comptable doit être active
 De remettre à jour les compteurs des types de pièce clôture et à-nouveaux
 De relancer la reconstitution des à-nouveaux s’il est prévu qu’ils soient
calculés en temps réel (FRWGAC à Oui)

 Ce qui se traduit :
 Par la suppression des pièces de clôture (FIYCL), d’ouverture (FIYEN) et de
résultat (FIYRE)
 Par la mise à jour du statut de l’exercice de Fermé à Ouvert

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 20 /52


1.3. LES EDITIONS

1.3.1. CLOPER

 L’état CLOPER présente sous forme d’un fichier trace la liste des anomalies avant clôture
relevées pour une société juridique.
 Cet état est éditable pour une ou plusieurs périodes comptables non clôturées
définies au niveau du dossier.

 Cet état liste les anomalies de type :


 Factures non validées en comptabilité générale
 Pièces de simulation
 Règlements non comptabilisés
 Pièces comptables provisoires
 Lettrages déséquilibrés
 Comptes lettrables non lettrés

 Les dates bornant la période doivent coïncider avec des dates de début et de fin de
périodes comptables définies au niveau de la société ; sinon un recadrage est
effectué sur les bornes des périodes comptables les plus proches.

 Les options existantes (oui/non) en sélection sont :


 Comptabilité générale
 Comptabilité analytique
Ces options permettent de lancer la vérification sur la comptabilité générale et/ou la
comptabilité analytique.

1.3.2. DETBNBP

 DETNPBP = restitue par compte lettrable et tiers le détail des écritures non lettrées
justifiant le report à nouveau
 Cet état ne fonctionne que pour les exercices clôturés
Exemple : exercice du 01/01/00 au 31/12/03
L’état présente pour 2001 les pièces non lettrées et lettrées en minuscule au 31/12/01,
pour 2002, les pièces non lettrées et lettrées en minuscule au 31/12/02 et ainsi de
suite jusqu’en 2003. Ces lignes sont sur fond blanc
Puis pour chaque exercice, collectif et tiers, une totalisation est effectuée qui n’est autre
que la pièce de RAN. Ces lignes sont sur fond jaune.

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 21 /52


2. DAS2

2.1. PARAMETRAGE

 La possibilité d’utiliser les fonctionnalités de paramétrage et d’extraction des données DAS2 est
conditionnée par l’activation du code activité DAS

 Principe général
Toute personne ayant payé à des tiers des honoraires, commissions et autres rémunérations
dans le cadre de sa profession doit déclarer ces sommes à l’administration fiscale. Cette
déclaration, la DAS2, est annuelle et est constituée des montants facturés et réellement décaissés
sur la période

 Les éléments porteurs de paramétrage lié à la DAS2 sont :


 Le fournisseur / prestataire
 Le compte
 Le type de pièce

2.1.1. Fiche fournisseur

 Fournisseurs
 Zone DAS2 à cocher si le fournisseur effectue des prestations à déclarer au titre de la
DAS2
 Zone Prestataire à renseigner avec le code de sa fiche prestataire
(si son code prestataire est différent de son code fournisseur)

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 22 /52


 Fournisseur DAS2
 Attention : aucune extraction de données DAS2 pour un fournisseur DAS2 s’il est
coché DAS2 alors que la zone Prestataire est vide et qu’il n’existe aucun prestataire
de même code.

2.1.2. Prestataires :

 2 méthodes de création de fiches :


o Soit manuellement :
Si le code prestataire saisi correspond à un code fournisseur existant,
initialisation des principales données d’identification et d’adresse

o Soit Automatiquement via le bouton Extraction


Création de fiche prestataire pour les fournisseurs cochés DAS2 avec reprise

 Avantages en nature / Indemnités / Taux de retenue à la source

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 23 /52


 Ces données ne sont pas reprises automatiquement à l’extraction des lignes
d’honoraires.
 Elles doivent alors être saisies dans le champ ‘Type’. Un contrôle est alors fait : si le
type saisi n’est pas autorisé pour ce prestataire, la valeur est effacée.
 Ces informations sont mises jour manuellement

 Bouton Extraction
L’extraction automatique ne se traduit pas par la mise à jour de la fiche fournisseur.

 Possibilité de supprimer un prestataire, de faire un changement de clé (Fichier/Supprimer -


Fichier/Changement de clé).

 Fonction accessible si le code activité DAS est actif.

 Éditions
 HONPRV : Prestataires d’honoraires

 Profil utilisateur
 Fonction GESPRV type
Regroupement ou Site)

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 24 /52


2.1.3. Comptes généraux

 DAS2 – Nature DAS2


Zones accessibles si le code activité DAS est actif.
Si DAS2 à oui , le compte se rapporte à des prestations rentrant dans le cadre de la DAS2 et
précision sur la nature de la prestation

 Flag DAS2 en saisie de pièce / factures tiers fournisseurs / factures achats


Ce flag n’est mis à jour qu’à titre indicatif, le traitement d’extraction ne le contrôlant pas.

 Profil utilisateur
 Fonction GESGAC de type
Regroupement ou Site)

 Possibilité de supprimer un compte, de faire un changement de clé (Fichier/Supprimer -


Fichier/Changement de clé).

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 25 /52


2.1.4. Types de pièces

 DAS2
Zone accessible si le code activité DAS est actif.
SI DAS2 à oui : le type de pièce concerne les écritures porteuses de prestations /comptes à
déclarer dans la DAS2

 TVA /Encaissement :
Si TVA sur encaissement est à oui : le type de pièce concerne des écritures de règlement, ce
dernier étant le « fait générateur » de la DAS2

 Flag DAS2 en saisie de pièce / factures tiers fournisseurs / factures achats


 Au niveau des factures, ce flag n’est mis à jour par l’utilisateur que pour permettre
l’initialisation du flag DAS2 en en-tête de pièce comptable. Ce flag en en-tête de pièce
comptable est par contre contrôlé lors de l’extraction DAS2.

 Possibilité de supprimer un type de pièce, de faire un changement de clé (Fichier/Supprimer -


Fichier/Changement de clé).

 Profil utilisateur
 Fonction GESGTE de type
Regroupement ou Site)

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 26 /52


2.1.5. Sociétés/Sites

 Renseigner l’onglet Autres des sociétés DAS2 et l’onglet DAS2 des sites DAS2
(si site coché DAS2, onglet Détails)
 Informations nécessaires pour pouvoir générer le fichier magnétique correspondant
 Contrôle de cohérence et d’existence de ces données d’identité

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 27 /52


2.2. ALGORITHME D’EXTRACTION

Fichier des écritures (GACCENTRY


et GACCENTRYD) Cumul des montants TTC par nature de
prestations, dans la limite du règlement
Groupe de lettrage
Compte+(Tiers)+Lettre
NON FIN
Type de pièce
TVA/encaissements ?
OUI
OUI NON

NON
Date comptable NON

NON
Comprise entre les bornes début/fin ?
Compte
 DAS2 ?
Pièce provisoire Pièce définitive
Fournisseur
NON  DAS2 ? OUI
 Règlement provisoire
Écriture DAS2
OUI [F:HAE]FLGDAS

Règlement provisoire
Groupe de lettrage OUI
Compte+(Tiers)+Lettre
NON
Type de pièce
FIN NON  DAS2 ?

44

 Règlements provisoires :
 si oui, prise en compte de toutes les écritures, qu ’elles soient provisoires ou
définitives
 si non, non prise en compte des règlements provisoires (mais prise en compte des
factures, qu’elles soient provisoires ou définitives)

2.3. MODE OPERATOIRE

 extraction des montants à déclarer depuis les écritures comptables


=>Comptabilité/DAS2/Extraction

 possibilité de visualiser, modifier et rajouter des lignes d'honoraires


=>Comptabilité/DAS2/Lignes d’honoraires

 possibilité d'annuler en masse des lignes d'honoraires


=>Comptabilité/DAS2/Annulation lignes

 contrôle de la présence de certaines informations obligatoires puis génération du fichier TDS


=>Comptabilité/DAS2/Contrôles TDS
=>Comptabilité/DAS2/Génération fichier TDS

 impression du fichier au format TDS


=>Impressions/Impressions/DAS2

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2.3.1. Extraction des lignes d’honoraires

 Règlements provisoires
Permet de ne tenir que des règlements définitifs ou des règlements définitifs et provisoires

 RAZ des lignes DAS


 Si l’extraction est lancée successivement pour les mêmes critères sans RAZ,
l’extraction est refaite et les enregistrements sont démultipliés.
 Il n’y a en fait pas de flag sur les écritures de règlement indiquant que l’enregistrement
a déjà fait l’objet d’une extraction.
 A noter que le flag RAZ ne remet pas à zéro les lignes d’honoraires qui sont
directement saisies.
 RAZ des lignes pour les critères de sélection saisis

 Fichier trace
 Indication tiers par tiers :
 du numéro des écritures de règlement prises en compte,
 du numéro des factures d’origine
 des natures DAS2 et des montants correspondants
 Donc, autant de lignes que de triplets ‘pièces de règlement / pièce origine / nature
DAS2

 Profil utilisateur

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2.3.2. Mise à jour des lignes d’honoraires

 Type
Pour certaines natures d’honoraires, possibilité de préciser le type de la nature dès lors que
la fiche du prestataire l’autorise :
 Avantages en nature, saisir le type d’avantage :
N pour Nourriture
L pour Logement
V pour Voiture
A pour Autres
Les 4 lettres peuvent se combiner.
 Indemnités et remboursements, saisir la modalité de prise en charge :
F pour allocation Forfaitaire
R pour Remboursement sur justificatifs
P pour Prise en charge directe par l’employeur
Les 3 lettres peuvent se combiner.
 Retenue à la source, saisir le taux :
R pour taux Réduit
D pour Dispense
Les 2 lettres peuvent se combiner.
 Zoom possible sur la facture ou sur le règlement
 Pas de zoom possible si la ligne extraite est issue d’une pièce comptable.

 Possibilité de saisir des lignes supplémentaires

 Possibilité de supprimer des lignes extraites.

 Profil utilisateur

 Ces informations sont reprises dans le fichier TDS généré.

2.3.3. Annulation des lignes extraites et saisies

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 Profil utilisateur
 Regroupement ou Site)

2.3.4. Détection des anomalies pouvant provoquer le rejet du fichier de


transfert des données DAS2

 Année : année de calcul de la DAS. Par défaut, l’année précédente.

 Profil utilisateur
 Fonction TDSCTL Regroupement ou Site)

2.4. CAS PARTICULIERS

2.4.1. TVA sur droits d’auteurs

Les sociétés qui versent des droits d'auteur doivent retenir le montant de la TVA (taux 5,5%)
due par l'auteur sous déduction de droits à déduction fixés forfaitairement à 0,8% des droits
Valeur paramètre PRCRETVAT = 0,8

 La facture doit être saisie en comptabilité


 La pièce ne doit enregistrer que cette nature d’honoraires

Compte de charge

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 31 /52


Compte de tva nette sue droits d’auteurs

 Valeurs paramètres
 PRCRETVAT : % retenue s/TVA droits auteurs

 Principe
Les sociétés qui versent des droits d’auteur doivent retenir le montant de la TVA (taux 5.5%)
due par l’auteur sous déduction de droits à déduction fixés forfaitairement à 0.8% des droits.
Ex :
Facture de l’auteur : HT 100 et TVA 5,50
Droit à déduction = 100*0.08=0.8

Comptabilisation D C
651600 Droits d’auteur 100,00
445660 TVA/déductible 5,50
445520 TVA retenue à la source 4,70 (5,50-0.80)
441100 Fournisseur 100,80 (105,5-4.70)

Sur la déclaration DAS2 doivent figurer :


Droits d’auteur montant brut TTC 105,50

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Retenue de TVA montant de la TVA nette versée au trésor 4,70

2.4.2. Retenue à la source

Retenue de 33% applicable sur des sommes versées à un bénéficiaire hors de France
La facture doit être saisie en comptabilité
La pièce ne doit enregistrer que cette nature d’honoraires

 Principe et conditions d’application


 le débiteur est situé en France,
 le bénéficiaire n’a pas d’installation professionnelle permanente en France,
 somme entrant dans l’une des catégories suivantes :
 activité déployée en France dans l’exercice d’une activité non commerciale,
 produits perçus par les inventeurs ou droits d’auteurs,
 produits perçus au titre de la propriété industrielle et commerciale,
 prestations artistiques ou sportives
 retenue = 33,33% (sauf prestations artistiques et sportives avec 15% dans certains
cas)

 La DAS2 doit mentionner :


- les sommes passibles de la retenue (100,00)
- le montant de la retenue effectuée (33,33)

Comptabilisation : D C
6* Charge 100,00
44* État, retenue à la source 33,33
441100 Fournisseur 66,67

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3. REPORTING ET TABLEAUX DE BORD

3.1. GENERALITES

 Fonctionnalité permettant d’extraire des données issues :


 de la balance générale
 de la balance analytique

 Paramétrage basé sur un ensemble de syntaxe faisant référence :


 à des données ‘fixes’
ex : racine de comptes, borne de comptes, groupe de sections, …
 à des données ‘variables’
ex : montant calculé dans un autre tableau, numéro de comptes, de natures, …
 Exécution de la consultation pour un tableau donné ou un ensemble de tableaux

 Outre l’édition standard du résultat de la consultation, possibilité d’exporter les données sous
Excel ou de les visualiser sous forme de graphe

3.2. PARAMETRAGE

3.2.1. Structure du tableau

3.2.1.1. Onglet Définition

Groupe : Notion de classement. Intitulé du groupe accessible lors de la création d’un groupe ou sur le
1ier tableau du groupe.

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 34 /52


Colonne : intitulé de 20 caractères alphanumériques au maximum
Cumul : Permet de définir un calcul faisant intervenir les montants des colonnes précédentes.
Possibilité d’utiliser les 4 opérateurs, les parenthèses et les n° de colonnes.
Style et Effet : sont paramétrables par colonne. Puis ajustables par ligne (sur borne de colonnes)
et/ou cellule. sont appliqués en consultation et en édition mais pas lors de l’export Excel.

Diviseur : Défini uniquement au niveau de la colonne.


Décimales : Définies au niveau de la colonne ou de la cellule.
Diviseur et Décimales sont appliqués en consultation, en édition et lors de l’export Excel.

Numérotation auto des versions : Si coché, application d’un compteur tant en calcul ‘unitaire’ qu’en calcul de masse
Négatif entre parenthèses :sont appliqués en édition, mais pas en consultation ni lors de l’export
Excel.

Code état Permet d’appliquer un modèle d’état autre que ceux livrés en standard :
TXSVAL : colonne d’intitulé
+ 4 colonnes de montants
TXSVAL2 : colonne d’intitulé
+ 8 colonnes de montants
Si vide, application du TXSVAL ou TXSVAL2 idoine.

Code graphe Si vide, pour une consultation donnée, possibilité de choisir le type de graphe. Sinon,
application du graphe ci-indiqué.

Stockage du détail Permet de préciser le niveau de détail avec lequel les données sont stockées.
Possibilité de choisir une information à afficher en regard de chaque élément de détail stocké.

Bouton copie
Compteur
 Compteur défini depuis la fonction d’affectation des compteurs
(PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Affectation des compteurs), pour le module
Comptabilité. Si le compteur contient le type de composant ‘Complément’, le
traitement récupère le code du tableau de bord.

 Éditions
 TXSPAR : Paramétrage tableaux de bord : Reprend le paramétrage figurant dans les
onglets Définitions/Lignes/Variables

 Profil utilisateur
 Fonction GESTXS : Création / Modification / Suppression (pas de type Regroupement
ou Site.

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 35 /52


3.2.2. Formules

3.2.2.1. Onglet Lignes

Longueur d’intitulé = 40 caractères alphanumériques

En mode commande depuis une ligne :


‘Format ligne’ permet de modifier le style et l’effet appliqués à la ligne
‘Détail’ permet de se déplacer sur les cellules et d’en visualiser/modifier les caractéristiques

En mode modification depuis une cellule :


‘Format zone’ : permet de modifier le style, l’effet et les décimales appliqués à la cellule
‘Centralisable Oui/Non’ : permet de flaguer la cellule comme centralisable (impact en édition)
Si oui, paramétrage de la cellule en bleu.
‘Recopie vers le bas’ : permet de reporter sur les lignes vides suivantes la syntaxe courante (si de
type L)
‘Choix variable’ : permet d’accéder à la liste des variables définies dans l’onglet suivant
‘Signification’ : permet d’avoir une description de ce qu’une formule effectue

 Généralités
 Une formule peut contenir jusqu’à 250 caractères
 Une formule est la concaténation de plusieurs expressions séparées par un espace
 Si une formule contient plusieurs expressions, les montants calculés pour chacune
d’elles se cumulent
 Une ligne pour laquelle aucune formule n’est renseignée apparaît en consultation, en
édition et dans l’export Excel
(qu’elle ait ou non un intitulé)

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 36 /52


 Il n’est pas possible de saisir du texte

 Syntaxes de comptabilité générale et donc extraction des montants de la balance générale


 Référence à la racine de compte ou au code d’appel
 6: comptes commençant par 6
 61..64 : comptes depuis la racine 61 incluse à la racine 64
incluse
 61(4) : comptes commençant par 61, hormis ceux commençant par
la racine 614
 614 616 : comptes de racine 614 et 616
 D614 : comptes de racine 614 ayant un solde débiteur sur la période
d’extraction considérée, et affichage de ce solde
 C614 : comptes de racine 614 ayant un solde créditeur sur la
période d’extraction considérée, et affichage de ce solde
 MD614 : comptes de racine 614, et prise en compte des seuls
montants/soldes dès lors qu’ils sont débiteurs pour une ou
plusieurs des périodes comprises entre les bornes d’extraction
 MC614 : comptes de racine 614, et prise en compte des seuls
montants/soldes dès lors qu’ils sont créditeurs pour une ou
plusieurs des périodes comprises entre les bornes d’extraction
 I(C1) : parcours du collectif C1 et des tiers mouvementés
 H(C1) : parcours du collectif C1
 Les syntaxes D / C / MC / MC s’appliquent à H(C1) et I(C1).

 Référence aux codes reporting du compte


 An("ZZ") : prise en compte des comptes ayant ZZ en code reporting sur
la ligne n (fiche compte). Si un compte collectif répond à ce
critère, les tiers sont parcourus et le détail est stocké dès lors que le
paramétrage du tableau prévoit un stockage du détail tiers

 Bn("ZZ") : prise en compte des comptes ayant ZZ en code reporting sur


la ligne n (fiche compte). Si un compte collectif répond à ce
critère, les tiers ne sont pas parcourus (et pas stockés) même si le
paramétrage du tableau prévoit un stockage du détail tiers

 Syntaxe An("ZZ") vs Bn("ZZ")


Soit un tableau avec A1(BX) et B1(BX).
Ceux-ci ne donnent pas nécessairement le même résultat car le 411000 a BX en code
débiteur. Et:
 avec A1, on prend ou non en compte la totalité du solde s'il est débiteur,
 avec B1, on prend chaque tiers débiteur.
La différence s'explique donc par les tiers créditeurs.

 Divers
Il est possible d’encadrer les racines de comptes avec "
A savoir 70 équivaut à "70". Attention cependant : l’utilisation des doubles cotes signifie que
ce qui est ‘encadré’ est une racine de comptes.

 Syntaxes de comptabilité analytique et donc extraction des montants de la balance analytique


 Structure type
La structure type est la suivante : XY("c","n","s1","s2","s3")
avec :
 X : indique si on prend du réalisé, de l’engagé ou du pré-engagé
avec N = réel / E = engagé / P = pré-engagé
 Y : indique s’il s’agit d’extraire les montants ou les quantités
avec M = montant / Q = quantité
 "c" : indique le croisement d’axes sur lequel l’extraction porte

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 37 /52


 "n" : précise la nature ou le groupe de natures à parcourir
 "sn" : précise la/les sections ou le/les groupes de sections à parcourir
 Le nombre d’arguments dépend de la structure du croisement d’axes. S’il est
mono axe, seul s1 doit être renseigné. S’il est bi axes, s1 et s2 doivent être
saisis, …

 Déclinaisons
 *et ? peuvent être utilisés pour remplacer n’importe quel argument hormis "c"
sauf dans la formule "PYR.GRP"
 "PYR.GRP" permet de reprendre les données [pyramide PYR] et [groupe
GRP]
 n’importe quel argument de la structure peut être remplacé par une variable

 Variable
 En cas d’utilisation d’une variable dans une syntaxe analytique, ne pas
l’encadrer de doubles cotes.
 Par ailleurs, si le croisement d’axe est une variable, le contrôle sur le nombre
d’arguments de type section par rapport à la structure du croisement n’est
effectué qu’au moment de l’exécution du calcul.

 Syntaxes générales
 Pour faire référence à une ou plusieurs zones du tableau courant
 L1 : reprend le calcul de la ligne 1 de la colonne courante
 L3(2) : reprend le calcul de la ligne 3, colonne 2
 L1:5 : somme des lignes 1 à 5 de la colonne courante
 L1:5(2) : somme des lignes 1 à 5 de la colonne 2
 La syntaxe L fait nécessairement référence à une ligne/colonne précédant la
colonne courante
 Ne pas utiliser les doubles cotes avec la syntaxe L.

 Pour faire un calcul


Utilisation de la syntaxe R qui fonctionne avec les 4 opérateurs mathématiques, des
variables et les syntaxes L
R(L1(2)-L1(1)) : différence entre la ligne 1 colonne 2 et la ligne 1 colonne 1

 Pour inverser le signe des montants calculés puis restitués


Positionner le signe ‘–’ devant chaque expression à inverser
Sachant qu’en standard, sans signe supplémentaire, un solde débiteur apparaît en
positif alors qu’un solde créditeur apparaît en négatif
Racine 6 2 000
Racine 7 -14 000
Formule 6 7 -12 000
Formule 6 -7 16 000
Formule –6 –7 12 000

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3.2.3. Variables

3.2.3.1. Onglet Variables

 Utilisation
Possibilité de définir jusqu’à 30 variables dans un paramétrage de tableau de bord

Le code variable commence toujours par V_, suivi de son nom contenant tout au plus
8 caractères ; soit 10 caractères au total

Possibilité d’affecter un type de données à la variable :


fenêtre de sélection lors du lancement de la consultation
Contrôle de validité au moment de la saisie

 Référence à une ou plusieurs zones d’un autre tableau


Créer une variable quelconque avec une valeur par défaut définie comme suit :
 $V1(L5(2)) : reprend le montant de la ligne 5 colonne 2, de la version V1
du tableau courant
 $T1.V1(L5(2)) : reprend le montant de la ligne 5 colonne 2, de la version V1
du tableau T1
Le montant calculé est repris, pas le détail …
La syntaxe $ peut par contre faire référence à n’importe quelle ligne/colonne
La variable combinée avec $ pour récupérer le montant d’une version calculée d’un
tableau donné ne récupère que le montant calculé, pas le montant saisi.

 En remplacement de natures (Type=CNA), sections (Type=CCE), comptes


(Type=GAC), croisement d’axes (Type=BPX), paramétrage budget (Type=BUP)
Et donc utilisable dans les formules de comptabilité générale, analytique, budgétaire
et IAS
La variable doit exister dans l’onglet approprié pour pouvoir être utilisé dans l’onglet
ligne. Si ce n’est pas le cas, proposition de création automatique

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 39 /52


 En remplacement d’une valeur quelconque
Comme taux de pondération par exemple, R((L1)*V_TAUX)

 Cas d’une variable renvoyant un chiffre, deux cas d’utilisation sont à distinguer :
 soit la variable V_VAR1 sans type de données et renseignée à 5 lors du lancement du
calcul
 si la formule du tableau de bord est V_VAR1, X3 va calculer le solde des
comptes commençant par 5
 si la formule du tableau de bord est R(1*V_VAR1), X3 va renvoyer un
montant de 5

3.2.4. Informations en-tête / pied de page (onglet édition)

Les blocs en-tête et pied de page sont découpés en 3 segments, gauche / centre / droite
Possibilité de paramétrer jusqu’à 3 lignes d’information pour chaque bloc
Valeurs possibles :
variables en ligne (GUSER, …)
expressions alphanumériques entre guillemets
référence à des champs de tables de base (COMPANY/FACILITY/TXSA)
Informations reprises et évaluées lors de l’édition des états standard TXSVAL et TXSVAL2

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3.3. CONSULTATION

3.3.1. Calcul unitaire

3.3.1.1. Bouton Calcul

VERSION : Peut être laissée à vide si le paramétrage du tableau prévoit l’utilisation de la numérotation
automatique
RAZ des valeurs saisies En cas de re-calcul d’une version pour laquelle des montants calculés ont été
manuellement modifiés, possibilité :
de les écraser et de les recalculer
Société Société juridique ou regroupements de sites
Dev Sel : Devise de parcours de la balance.
Si vide, prise en compte des montants en devise société
Type cours Non accessible si devise de sélection et d’impression sont identiques.
Si elles sont différentes :
type de cours 0 aucun : recherche de la contre-valeur
type de cours <>vide : recherche du cours entre les 2 devises à la date machine
Anouveaux Si oui, prise en compte des ANX (ssi date début correspond à la première période de
l’exercice)
Cloture Si oui, prise en compte des montants clôture (ssi date fin correspond à la dernière période de
l’exercice)

 Profil utilisateur

Sage X3 Gestion Comptable et Financière Page 41 /52


 Fonction GESTXW
ou Site)

 Le tableau de bord est calculé colonne après colonne successivement. Et pour une colonne
donnée, le calcul est fait ligne après ligne successivement.

3.3.2. Consultation & modification

3.3.2.1. Onglet Valeurs

 Pour la colorisation, on utilise la gestion des styles (PARAMETRAGE/Paramètres


généraux/Styles/Styles de présentation), et en l’occurrence le style TDBRED pour les
montants modifiés et TDBBLU pour les formules centralisables.

 Via clic droit, toujours possible de changer les caractéristiques Style/Effet à la ligne ou à la zone

 Possibilité de modifier les valeurs extraites calculées. Le cas échéant, le montant de la zone
passe en rouge.
 Message proposant le recalcul des cumuls.
Après modification, récupération si nécessaire du montant calculé en mettant la zone à zéro.

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Clic droit Détail
permet de visualiser le détail constitutif du montant de la cellule
possibilité de se déplacer vers le détail des autres cellules (déplacement ligne/colonne)
en fonction des paramètres de stockage, possibilité de moduler le niveau de détail affiché et
l’ordre de présentation des données

Valeur utilisateur Stockage et visualisation de la valeur saisie/forcée par l’utilisateur.

Depuis une ligne de détail donnée, en fonction du contexte, on accède :


à la consultation de compte,
à la consultation de section,
à la consultation de nature

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Onglets Paramètres et Paramétrage
Affichage à titre informatif :
des critères d’exécution du tableau, pour la version courante,
du paramétrage du tableau de bord

3.4. CALCUL DE MASSE

Permet de calculer ou recalculer un ou plusieurs tableaux de bord appartenant au même groupe

Version automatique Si cochée, génération d’une nouvelle version avec application du compteur
automatique, sous réserve que le paramétrage du tableau l’autorise.

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Nouvelle version : Si renseignée, tous les tableaux sélectionnés sont générés avec ce numéro. Zone
Version du tableau Liste initialisée avec cette valeur

Décalage periode En fonction du nombre de mois indiqués, mise à jour des bornes début/fin

Pour chaque tableau, affichage de la dernière version générée

 Profil utilisateur
 Fonction TXSGRP : pas d’option (type Regroupement ou Site)

 Gestion de la notion de version

Version automatique Nouvelle version Version Résultat


Accessible
Création d'une nouvelle
Permet de choisir une autre
Coché Non accessible version avec application du
version pour l'initialisation des
compteur automatique
paramètres
Renseigné avec une version déjà Recalcul de la version
Non coché Accessible et vide
existante d'origine
Création d'une nouvelle
Renseigné avec un nouveau
Non coché Accessible et vide version avec le code saisi
code version
manuellement
Création d'une nouvelle
Non coché Accessible et vide Vide version avec application du
compteur automatique
Alimenté automatiquement avec Création des versions
Non coché Renseigné le code nouvelle version mais correspondantes ou recalcul
possibilité de modification si version déjà existante

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3.5. RESTITUTION DES DONNEES

Via les éditions TXSVAL / TXSVAL2


Critères d’édition
Détail site – compte/nature – tiers – analytique
Détail des champs centralisables
Affichage des écarts de saisie
Évaluation des informations en-tête/
pied de page

Via un export Excel


Avec ou sans export des intitulés de
colonne et de ligne
Avec export des montants forcés ou
des montants calculés

Via une représentation graphique


Avec une liste de choix de graphiques
possibles

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 Valeurs paramètres
 EXPTDB : Export tableau de bord (chapitre CPT)= Indique le chemin d’accès proposé
lors de l’export d’une version de consultation d’un tableau de bord

 Graphe
 Les styles de graphe sont définis dans la table diverse 52. La description du graphe
est quant à elle stockée dans le répertoire GRAPH, sous forme de fichiers .vtc

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4. NOTES DE FRAIS

4.1. DONNEES DE BASE ET PARAMETRES

4.1.1. Lien utilisateur / tiers divers

 La saisie/comptabilisation des notes de frais nécessite de référencer les collaborateurs


comme des utilisateurs

 L’utilisateur ‘collaborateur’ n’est pas nécessairement un utilisateur ayant le droit de se


connecter (flag Connexion, onglet Général de la fiche utilisateur)

 Pour pouvoir saisir un relevé de frais, l’utilisateur/collaborateur doit nécessairement être


rattaché à un tiers divers sur lequel les écritures de frais seront comptabilisées
Le paramètre EXPBPR (onglet Paramètres de la fiche utilisateur) doit donc être renseigné
avec un tiers divers

 Au niveau du tiers divers :


 onglet Compta
 affectation du code comptable porteur du collectif/compte NDF à alimenter
 possibilité de rattacher un type de pièce porteur du mode de règlement de
l’échéance
 onglets Adresses et RIB
 en gestion des règlements, les informations d’adresse et de RIB du tiers
prévalent sur celles de l’utilisateur

 Type de pièce
La comptabilisation des NDF génère des OD.

 Quand une OD est créée, pour toute ligne tiers de la pièce, il y a création d’une échéance.
 Cette échéance a comme mode de règlement le mode défini dans le type de
pièce (si celui-ci est coché Gestion échéances et Mode règlement différent de
vide).
 Si le type de pièce n’a pas de mode règlement, le mode de règlement
provient de la condition de paiement du payeur/payé (suivant paramètre
PAYTERMVAL).

 Dans le cas des OD de NDF, les écritures sont passées, dans le cas le plus général, sur des
tiers divers (et la configuration avec PAYTERMVAL n’est pas applicable).
 Il est important de prévoir la comptabilisation de l’OD sur un type de pièce
avec mode de règlement de façon à ce que l’échéance générée contienne un
mode car SEULES les ECHEANCES avec MODE de règlement sont PRISES
en COMPTE dans les PROPOSITIONS automatiques de REGLEMENTS.

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4.1.2. Codes frais

Unité : Table diverse n°10 des unités de frais


Code comptable Code comptable de type modificateur
Taxe Obligatoire si le code comptable pointe sur un compte soumis à TVA
Type de valorisation
Valeur Fixe Montant du frais : fixe quel que soit l’utilisateur
Valeur utilisateur
Plafond Valeurs par défaut ou de plafond fixe ou liées à l’utilisateur. Dans ce dernier cas, pointe sur
les valeurs paramètres EXPAMT* de l’utilisateur
Frais kilométrique Valorisation des frais kilométriques en fonction :
de la table des indemnités kilométriques
de la catégorie de véhicule du collaborateur et de sa tranche de km
Sections analytiques Règles d’imputation de l’analytique

 Profil utilisateur
 GESTES : Création / Modification /Suppression (pas de type Regroupement ou Site)

4.1.3. Indemnités kilométriques

Table à double entrée : croisement entre la catégorie fiscale du véhicule et les tranches de
kilométrages annuels

Permet de connaître le coût kilométrique utilisé en base de calcul des notes de frais

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Tranche Menu local tiers n°2807 : kilométrage pour frais
Catégorie véhicule Menu local tiers n°2808 : catégorie véhicule pour frais
Taux d’indemnité kilométrique Valeur de l’unité exprimée en CURSHRFLD

 Profil utilisateur
 Fonction GESEXM : Création / Modification / Suppression / Tarifs (pas de type
Regroupement ou Site)

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4.2. SAISIE DU RELEVE DE FRAIS

Montant TTC : montant effectivement à rembourser et donc comptabilisé


TVA :accès à la saisie
Clic-droit ligne : permet sur une ligne de relevé en devise de modifier le type de cours et le cours
appliqué
Période :Périodes initialisées à partir des paramètres EXPSTRDAT et EXPENDDAT

 Éditions
 EXPENSES : Relevé des frais

 Profil utilisateur
 GESEXS : Création / Modification / Suppression / 1 Tous utilisateurs (pas de type
Regroupement ou Site)
En l’absence de l’option 1, l’utilisateur n’a pas accès aux zones :
Montant TTC et TVA

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4.3. COMPTABILISATION DES FRAIS

Lignes de relevés visées : prise en compte des seules lignes de relevé ayant un visa
Type de pièce : en cas de génération, si vide, utilisation du type de pièce du tiers divers. Si
renseignée, utilisation du type de pièce saisi
Écritures générées : dépendent du paramètre EXPFCY, du critère de regroupement 1
collaborateur/relevé et du type de pièce du tiers

 Profil utilisateur
 EXSGEN: accès par Utilisateur (type Regroupement ou Site)

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