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MINISTERIO DE EDUCACIÓN
UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL 01

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"GUIA PARA LA ELABORACION Y EJECUCION DE LA TOMA DE INVENTARIO
FISICO DE BIENES MUEBLES DE LA SEDE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DE LA JURISDICCIÓN DE LA UGEL 01"- PERIODO 2017

l. ASPECTOS GENERALES

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos de planificación y ejecución del proceso de Toma de Inventario

Físico de Bienes Muebles de la UGEL 01, conformando la Comisión de Inventario en la
sede y Sub Comisión en las instituciones educativas, delimitando sus responsabilidades,
atribuciones y acciones orientadas:

1.1 Verificar y Comprobar la existencia física del bien.

1.2 Asegurar el uso correcto, la integridad física, el estado de conservación del bien,
ubicación, cantidad, usuarios responsables a cargo y permanencia de los Bienes
Muebles que constituyen el patrimonio de la UGEL 01.

1.3 Contrastar y verificar los saldos obtenidos del inventario físico, con la información
registrada contablemente, con la finalidad de hacer las correcciones correspondientes,
si fuere el caso.

1.4 Conciliar con el inventario anterior,

1.5 Sanear los Bienes sobrantes y faltantes de la Sede y de las Instituciones Educativas.
UGEL 01.

1.6 Cumplir con el Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes
Estatales, aprobado por Decreto Supremo Nº 007-2008-Vivienda, y la Directiva Nº
001-2015/SBN - Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales,
aprobado por Resolución Nº 046-2015/SBN.

2. FINALIDAD

2.1 Establecer las disposiciones para la adecuada y oportuna ejecución del Inventario
Físico de Bienes Muebles en la Sede y en las Instituciones Educativas de la UGEL
01.

2.2 Ejecutar el inventario Físico de los Bienes Muebles: Mobiliario, Maquinarias y

Equipos, en la Sede e Instituciones Educativas de la UGEL 01, que permitan obtener
una información exacta sobre la descripción, clase, tipo, modelo, serie, uso, estado de
conservación, antigüedad y asignación de los bienes patrimoniales a efectos que
sustenten los saldos mostrados en los registros contables y hacer los ajustes que
hubiere lugar.

2.3 Mantener actualizado el Margesí de Bienes Muebles de la UGEL 01.

 1
• I

3. BASE LEGAL

• Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su

Reglamento.
• Decreto Supremo Nº 007-2008-Vivienda y modificatorias D.S. Nº 007-2010-
Vivienda y D.S. Nº 013-2012-Vivienda,
• Resolución N° 046-2015/SBN, que aprueba la Directiva Nº 001-2015/SBN -
"Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales".
• Resolución Nº 158-97/SBN - Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y
Directiva que Norma su Aplicación y Fascículos de Actualización.
• Resolución de Contraloría Nº 094-2009-CG, que aprobó el "Ejercicio de Control
Preventivo por los Órganos de Control Institucional."
• Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control
Interno para el Sector Público.
• Resolución Nº 458-2008-CG, Guía Para la Implementación del Sistema de Control
Interno en las Entidades del Estado.
• Resolución de Contaduría Nº 143-2001 EF/93 01 del 25/10/2001,
• Resolución Directora! Nº 012-2016-EF/51.01, que aprueba la Directiva Nº 005-
2016-EF/51.01 "Metodología para el Reconocimiento, Medición, Registro y
Presentación de los Elementos de Propiedades, Planta y Equipo de las Entidades
Gubernamentales".
• Directiva Nº 003-2012-EF/51.01 Cierre Contable y presentación de información
para la elaboración de la Cuenta General de la República.

4. ALCANCE

Lo dispuesto en la presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos

los funcionarios y trabajadores de la Sede e Instituciones Educativas de la jurisdicción de
la UGEL 01.

5. DEFINICIONDE TERMINOS

5.1 Acta de Conciliación Patrimonio-Contable

Acta donde se consigna la comparación que se realiza entre los asientos contable y
los asientos patrimoniales con los resultados del inventario físico de los bienes de la
entidad.

5.2 Activo Fijo

Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos y

fines de la UGEL 01, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es de
1 /4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a
depreciación y revaluación.

5.3 Bienes catalogables

Aquellos bienes que sin estar incluidos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles
Estatales - CNBME, son susceptibles de ser ingresados al mismo.

5.4 Bienes catalogados

Aquellos bienes cuyo tipo de bien que los identifica se encuentran incluidos
expresamente en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales - CNBME.

2
 5.5 Bienes Muebles

Los bienes muebles pertenecientes a la UGEL 01, codificados en el Catálogo de

Bienes Muebles del Estado o posibles de codificar, asignados para el desarrollo y
cumplimiento de sus actividades, objetivos y fines, que tengan existencia útil estimada
mayor de un año.

5.6 Bienes Muebles Faltantes

Estando incluidos en el patrimonio de la UGEL 01, no se encuentran físicamente,

desconociéndose su ubicación.

5.7 Bienes Muebles Sobrantes

No han sido dados de alta en el patrimonio de la UGEL 01, debido a que su origen
es desconocido o no se cuenta con la documentación suficiente, sea el caso de
donaciones, Recursos Propios u otros.

5.8 Codificación

Es la asignación de un grupo de números a cada bien mueble, a través del cual se

le clasificará e identificará numéricamente.

5.9 Control Patrimonial

Es la verificación, registro, control y actualización de la situación física y legal de los

bienes Inmuebles y Muebles de la UGEL 01, asignados para el desarrollo de sus
actividades y fines.

5.10 Cuenta Patrimonial

Es la cuenta del activo contenido en el Plan Contable del Sistema de Contabilidad

Gubernamental Integrada, que será utilizada para la clasificación de los bienes
patrimoniales.

5.11 Depreciación

Es la disminución del valor de un bien derivada de los efectos de su utilización a

través del tiempo.

5.12 Estado de Conservación

Es la evaluación y calificación respecto a la utilidad y condiciones materiales del

bien mueble: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M). RAEE (X), Chatarra (Y).

5.13 Estado de Chatarra

Causal de baja que implica al bien en estado de avanzado deterioro que le impide
cumplir las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible
u onerosa.

5.14 Inventario Físico

Es el proceso que consiste en verificar físicamente, valorizar y registrar los bienes

muebles de la UGEL 01 existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar
su existencia física. Permite contrastar los resultados obtenidos, con los registros
contables.

3
5.15 Informe Final

Documento que contiene los resultados obtenidos del producto de la toma de

inventario en el cual deberá detallarse el total de la cantidad física los bienes en uso
institucional, Bienes conciliados Bienes Sobrantes, Bienes para Baja, etc.
 5.15 RAEE
Causal de baja que implica que los aparatos eléctricos y electrónicos, han alcanzado
el fin de su vida útil por uso u obsolescencia y se convierten en residuos.

5.16 Revaluación y/o Ajuste

Es la actualización periódica del valor de los bienes del Activo Fijo acorde a la
modificación del valor de los bienes en el mercado.

5.17 Saneamiento

Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades

públicas, a fin de regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales
faltantes y sobrantes, detectados en el proceso de inventario.

5.18 ActivoFijo

Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos

y fines de la UGEL 01 e Instituciones Educativas, cuya durabilidad es mayor de un
año y cuyo valor mínimo es de 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El
Activo Fijo se encuentra sujeto a depreciación y revaluación.

11. ORGANOS DE DIRECCION Y EJECUCION DEL INVENTARIO

1. Comisión de Inventario de Bienes Muebles - Periodo 2016 de la Sede y de la

Instituciones Educativas de la UGEL 01-

Los integrantes de la Comisión de Inventario de Bienes Muebles, tendrán las

responsabilidades específicas de dirigir, centralizar y verificar la ejecución del Inventario
Físico de Muebles (Vehículos, Mobiliario, Maquinarias y Equipos), estará integrada por:
• Representante de la Administración
• Representante del Equipo de Contabilidad
• Representante del Equipo de Logística
• Representante de Control Patrimonial
(Presidente) (Integrante) (Integrante) (Facilitador)

2. Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles de las Instituciones Educativas de la

jurisdic
ción de la UGEL 01

2.1 Las Instituciones Educativas, conformarán Sub Comisiones de Inventario de Bienes

Muebles, que tendrán las responsabilidades específicas de realizar el Inventario
Físico de Muebles (Vehículos, Mobiliario, Maquinarias y Equipos), en las respectivas
Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL 01. Dicha Comisión estará
integrada por:

• El Director o su representante
• El Sub-Director Administrativo
• Personal Administrativo o Docente más antiguo
• Encargado del Registro de Bienes de la IE
(Presidente) (Integrante) (Integrante) (Facilitador)

4
2.2 Los Directores de las Instituciones Educativas deben conformar las Sub Comisiones
de inventario de Muebles, mediante Resolución Directora! el mismo que deben
remitir a la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario de Bienes Muebles de
la UGEL 01.

2.3 Los Directores de cada Institución Educativa son responsables de la ejecución de

dicho inventario, así como de la custodia de bienes que posee dicha Institución
Educativa ante la UGEL 01 y cada trabajador independientemente de su nivel
jerárquico en las Instituciones Educativas.

3. Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles en las Instituciones Educativas

Unidocentes
 3.1 Las Instituciones Educativas Unidocentes conformarán la respectiva Sub Comisión
de Inventario de Bienes Muebles, quienes tendrán las responsabilidades específicas
de realizar el Inventario Físico General en las respectivas Instituciones Educativas.
Dicha Comisión estará integrada por:

• Director de la Institución Educativa (Quien lo preside)

• Representante de la APAFA

111. RESPONSABILIDADES DE LA COMISION Y SUB COMISION DE INVENTARIO

1. La Comisión de Inventario de Bienes Muebles, asumirá la responsabilidad de dirigir,

verificar y garantizar la ejecución del Inventario de Muebles e Inmuebles de la sede y de
las instituciones educativas de la UGEL 01.

2. La Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles de cada Institución Educativa asumirá

la responsabilidad de dirigir, verificar y garantizar la ejecución del Inventario de su
institución educativa.

3. Los Directores de las Instituciones Educativas son responsables directos del cumplimiento
de la presente Directiva y de proporcionar el apoyo logístico y humano que requiera la
ejecución del inventario.

4. Los miembros de la Comisión y de la Sub Comisión de las Instituciones Educativas son

responsables de ejecutar las acciones para la toma de Inventario Físico en el plazo
indicado.

5. En el caso de la Sede Central - UGEL 01 el responsable del inventario Físico de Bienes

Patrimoniales es la Comisión que se encarga de realizar la Toma de Inventario en
coordinación directa con la jefatura de cada Área. Así como deberá de monitorear, verificar
los bienes inventariados en cada Institución Educativa.

6. Los trabajadores docentes y no docentes a quienes se les ha asignado en uso algún bien
patrimonial de la UGEL 01, están obligados a proporcionar información sobre dichos bienes
a la Comisión y a la Sub Comisión de Inventario, según sea el caso; así como a los
verificadores de Inventario. Si los bienes son de uso común el responsable será el jefe de
la Oficina, Unidad y/o Área de la Dependencia donde se hallan los bienes.

7. Los miembros de la Sub Comisión de Inventarios de las Instituciones Educativas, a través

del director de su Institución, deberán de entregar a la Dirección de la UGEL 01 en atención
a la Comisión de Inventario de la UGEL 01, los reportes de la ejecución del inventario físico.

8. La Comisión de Inventario, son responsables de absolver las consultas sobre la ejecución

del inventario que formulen los miembros de la Sub Comisión de Inventario de las
Instituciones Educativas, en coordinación con el encargado de Patrimonio.

9. Son Funciones de la Comisión y Sub Comisión de Inventario:

5
9.1. Realizar la Toma de Inventario de la entidad que pertenece.
9.2. Elaborar un cronograma de actividades que determine el tiempo que demandará la
realización de inventario.
9.3. Comunicar a todas las oficinas y personal de la entidad la fecha de inicio de toma de
inventario
9.4. Conformar los equipos de trabajo.
9.5. Proporcionar a los equipos de trabajo de material logístico; Tableros, lectores,
catálogos, espejos, lupas, cámara fotográfica, linternas, metros, etc
9.6. Llevar a cabo la toma de inventario patrimonial al barrer o en forma selectiva según
sea el caso.
9.7. Colocar el símbolo material a los bienes como: placas, láminas, etiquetas, y/o escribir
con tinta indeleble para la identificación de los bienes de la Institución.
9.8. La Comisión de Inventario deberá elaborar y suscribir:

a. El Acta de inicio de la Toma de Inventario conforme al formato del anexo

01.
 b. El Acta de Conciliación Patrimonio-Contable del inventario, conforme al
formato del anexo 04.
c. El Informe Final del Inventario, conforme al Formato del anexo 05

9.9. Realizar la conciliación patrimonio-contable, que debe ser suscrita por la Comisión
de Inventario y los Responsables de la oficina de Contabilidad y de la oficina de
Patrimonio.

9.1 O. Remitir a la Administración.

IV. NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLE ANTE LA OFICINA DE PATRIMONIO

El Director de cada una de las Instituciones Educativas deberá nombrar a un personal

responsable de patrimonio para que lo represente en las actividades de la Torna de inventario
y otras coordinaciones con la Oficina del Equipo de Patrimonio y apoyar a la Comisión y Sub
Comisión de Inventario de Bienes Muebles de la UGEL 01.

V. PROHIBICION DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES

Para una adecuada verificación de los bienes asignados a cada trabajador, queda suspendido
todo desplazamiento interno y externo de los bienes hasta el tiempo que dure el inventario de
bienes patrimoniales. Si por razones debidamente justificadas se tuviera que efectuar algún
movimiento o salida de bienes, ello deberá ser de conocimiento por la Comisión y/o Sub
Comisión de Inventario a través de la administración - Equipo de Patrimonio y/o de la dirección
de la Institución educativa; dependiendo el caso.

VI. PROCEDIMIENTOS DE EJECUCION PARA EL INVENTARIO DE MUEBLES

1. En la preparación de la ejecución del inventario, la Comisión del Inventario de Muebles,

en coordinación con el Encargado de Patrimonio de la UGEL 01, instruirá y proporcionará
a la Sub Comisión de cada Institución Educativa, la Directiva y la Guía para la Elaboración
y Ejecución del Inventario.

2. La Sub Comisión de Inventario de cada Institución Educativa instruirán e informarán a sus

integrantes y personal de apoyo, sobre los procedimientos y como se ejecutará el proceso
de inventario.

3. El presidente de la Sub Comisión de Inventario de cada Institución Educativa elaborará y

remitirá su Plan de Trabajo y cronograma de ejecución del inventario a través del Director,
así como la suspensión en forma parcial de la atención al público, mientras dure dicha labor
y la prohibición del traslado de bienes.

6
4. Así mismo dispondrá de inmediato la formalización del Acta de Inicio de la Toma de
inventario físico, indicando la fecha, hora y lugar con participación de sus integrantes,
quienes verificarán y actualizarán los cargos personales de asignación de bienes.

5. Asimismo, al final del proceso deberá suscribir el Informe Final; en el cual se indicará los
resultados obtenidos y las acciones a realizar en cuanto a las diferencias y observaciones
que se establezcan; de ser el caso.

6. La Comisión de Inventario dispondrá que el Responsable del Equipo de Logística y

Encargado de Almacén prepare el corte documentario correspondiente a las órdenes de
compra, PECOSAS y Notas de Entrada al Almacén para luego en presencia de los
miembros de la Comisión de inventario, firman el acta correspondiente la fecha y hora de
corte, así como el último número de la O/C, PECOSA y NEA.

Vl.1 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Vl.1.1. TRABAJO DE CAMPO

TOMA DE INVENTARIO AL BARRER

 La Toma de inventario físico, se efectúa al barrer, para lo cual la entidad debe tener en
consideración lo siguiente:

1. Identificar los ambientes físicos según al organigrama de la entidad para

determinar los ambientes donde existen bienes.
2. Contar con la relación del personal que labora en la entidad para proceder a
identificar los bienes a su cargo y suscribir la Ficha de Asignación de Uso de
Bienes Muebles, (Formato 10)
3. Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuenta las restricciones
existentes, la cantidad de bienes y el número de equipos de trabajo.
4. Comunicar a las instituciones educativas y oficinas de la entidad la fecha de
inicio de la toma de inventario y solicitar las facilidades del caso para el acceso
de la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario (incluyendo a los equipos de
trabajo), a los lugares en donde se encuentran los bienes bajo responsabilidad
de los trabajadores .o usuarios.
5. El Administrador de la UGEL 01 instalará la Comisión de Inventario; en el cual
se acreditará con un Acta de Instalación; y en las Instituciones Educativas lo
realizará el director quien instalará la sub comisión de Inventario, quien
acreditará con dicha Acta. Según formato contenido en el Anexo 01
6. Elaborar el Acta de Inicio de Toma de Inventario, las mismas que deberá
contemplar los plazos señalados en el Cronograma de Actividades. Dicha acta
será suscrita por los miembros de la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario,
según formato contenido en el Anexo 02
7. Realizar la Toma de Inventario teniendo en cuenta la información solicitada
para el registro de datos en el Módulo Muebles del SINABIP, y consignar en la
Hoja de Trabajo ó Ficha de Levantamiento de información ó Inventario
Patrimonial, conforme al formato contenido en el Anexo N° 03.
8. Los trabajadores usuarios de los bienes muebles que se encuentran en los
ambientes, deben ser registradas por los inventariadores y firmadas
inmediatamente por los usuarios y dichos inventariadores

VERIFICACIÓN FISICA

La verificación física estará a cargo de los equipos de trabajo, Comisión y/o Sub
Comisión de Inventario.

1. El equipo de trabajo identificará los ambientes físicos con el nombre de la

nomenclatura o código interno (para su registro en el Módulo Muebles del

7
SINABIP), asignando los bienes encontrados en cada ambiente al personal que
los tiene en uso.

2. El personal de los equipos de trabajo se incorporará en cada uno de los ambientes

físicos, procediendo a inventariar los bienes que se encuentren en cada uno de
ellos, identificando los bienes con el símbolo material (etiquetas, placas, etc) que
permita su control.
3. El equipo de trabajo determinará la presencia física del bien, ubicación y al
trabajador responsable que tiene asignado el bien.
4. Los inventarios físicos de bienes patrimoniales se realizarán al barrer por
ambiente, se verificará físicamente y se anotará con criterio patrimonial en las
hojas de trabajo, la denominación del bien y detalles técnicos como: marca, modelo
serie, tipo, color dimensiones (largo, ancho y alto), placa de rodaje, motor año, y
condiciones de seguridad; se aplicará al bien una etiqueta de Código de
Verificación que será el número de secuencia de la verificación correspondiente.

5. Estado de conservación, consignándose, según corresponda:

N = Nuevo
B = Bueno
R = Regular
M = Malo
X = RAEE
y = Chatarra
 6. Los funcionarios y personal, cualquiera que fuese su condición laboral, se
establece la obligatoriedad de proporcionar, bajo responsabilidad toda la
información que solicite el personal lnventariador, debiendo mostrarles todos los
bienes asignados en uso o que por alguna circunstancia podrían encontrarse
guardados bajo llave en escritorios, credencias, archivadores, armarios, vitrinas,
etc, informando con la debida documentación aquellos bienes que estén prestados,
perdidos o en reparación.

7. Se realizará un conteo y reconteo de los bienes que existen físicamente en el área

visitada y se comparará con los bienes registrados en las hojas de trabajo; las
mismas que deberá estar firmada por el trabajador usuario de dichos bienes para
luego ser impresas en Excel.

8. Se establece la obligatoriedad a firmar los cargos de afectación de los bienes

asignados a los funcionarios y personal bajo responsabilidad, en el momento que
lo requiera el personal lnventariador, miembros de la comisión y/o sub comisión
de ser el caso, según formato del Anexo Nº 1 O

9. En caso que la etiqueta no sea visible o hubiera sido arrancada, la Comisión, Sub
Comisión de Inventario o equipo de trabajo de cada Institución Educativa deberá
tomar en cuenta dicha observación, marcando el bien en un lugar visible, para
luego subsanar, etiquetando dicho bien con plumón indeleble o con etiquetas
adhesiva el código correspondiente.

10. En caso que los bienes fueran de uso compartido, el jefe de mayor nivel dentro del
ambiente será el responsable del uso del mencionado bien.

11. En caso de aulas y otros ambientes de uso compartido por los alumnos, si no
hubiera algún encargado, el responsable será el Director de la Institución
Educativa.

12. Para el inventario de vehículos de transporte, se utilizará el formato de Inventario

por Vehículo, donde se consignará el estado de cada unidad, una vez que se haya
concluido la verificación, según formato del Anexo Nº 04

8
13. Los Bienes de Terceros, aquellos bienes que estuvieran en la sede y/o
instituciones educativas por afectación en uso o en calidad de préstamo para el
desenvolvimiento de las labores, estos serán registrados en el formato de Bienes
de Terceros y se adjuntan documento que sustenten el ingreso a la institución.

14. Los Bienes que resulten excedentes, obsoletos o en mal estado y que se
encontrarán de desuso, las áreas inventariadas deberán proponer la baja
patrimonial, indicando la causal, además de solicitar el retiro de los mismos, así
como el descargo correspondiente de sus registros.

15. La Sub Comisión; una vez concluido el trabajo de campo con la Hoja de Trabajo
del inventario Físico, debidamente firmada por el usuario, el lnventariador y la Sub
Comisión de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de cada Institución
Educativa deberá realizar el trabajo de gabinete.

Vl.1.2 TRABAJO DE GABINETE

1. La Sub-Comisión de Inventario de las Instituciones Educativas deberá transcribir

en Excel los bienes registrados en el inventario de las hojas de trabajo,
conservando la ubicación, características y ítem; las mismas que dará como
resultado la Relación General del Inventario Físico de Bienes Muebles de la
Institución Educativa, ver Formato del anexo 05

2. La Sub Comisión deberá conciliar los bienes registrados en la Relación General

del Inventario con la información registrada por la UGEL 01 y con ayuda del
inventario del año anterior se identificará a cada bien con el Código Patrimonial de
la SBN (12 dígitos).
 3. Asimismo, luego de identificar cada bien con el código patrimonial de la SBN, se
realizará el filtro y se deberá extraer dicha información para copiar y pegar en otra
hoja Excel y obtener la Relación de los Bienes Conciliados con sus respectivas
ubicaciones características, fecha de adquisición, valores y ítem ver Formato del
anexo 06

4. De ser el caso; si existiera Bienes No Ubicados y/o Faltantes y después de haber

agotado la búsqueda correspondiente, dichos bienes se anotará en otra Relación
de Inventario de Bienes Muebles Faltantes , según formato del anexo 07

5. De igual forma, al párrafo 3, se extraerá la información de los bienes sin código

patrimonial de la SBN para obtener la Relación de los Bienes Sobrantes, con sus
respectivas ubicaciones, características y ítem, ver formato del anexo 08

6. Asimismo, se elaborará una relación de los bienes muebles a dar de baja; teniendo
en cuenta el estado del bien (M), (RAEE), (Chatarra), las características y ítem;
de ser el caso.

7. La Sub-Comisión de cada institución educativa, una vez concluido el inventario

deberá suscribir y remitir a la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario,
de Bienes Muebles, el Informe Final y todos los reportes originales y firmados por
dicha Sub Comisión y el (a) director (a) de la institución educativa para que se
proceda a actualizar el inventario en la base de datos, quedando una copia del
mismo, en poder de la dirección de cada Institución Educativa, así como por medio
magnético (diskette, CD. DVD,USB) los siguientes documentos:

7.1. R.D. de la l.E. por la Conformación de la Sub Comisión de Inventario de

Bienes Muebles
7.2. Acta de Instalación para la Toma de Inventario, según formato (Anexo 01)
7.3. Acta de Inicio de Toma de Inventario. Según formato (Anexo 02).

9
7.4. Plan de Trabajo.
7.5. Cronograma
7.6. Informe Final, según formato (Anexo 09).
7.7. Hojas de Trabajo del Inventario Físico de Bienes Muebles (Vehículo,
Mobiliario, Máquinas y Equipos) por Ambiente Formato (Anexo 03).
7.8. Ficha Técnica del Vehículo, de ser el caso, ver formato (Anexo 04).
7.9. Relación de Inventario Físico - Valorizado y Conciliado de Bienes Muebles
Periodo 2016 (Vehículos, Muebles, Maquinarias y/o Equipo de Computo) de
la Institución; digitado en Excel indicando y adjuntando Nº de documento y
procedencia de origen, según formato (Anexo 06)..
7.11 Relación de Inventario de Bienes Conciliados No Ubicados y/o Faltantes, de
ser el caso, según formato (Anexo 07).
7.12 Relación de Inventario Físico de Bienes Muebles Sobrantes de la Institución
Digitado en Excel, indicando y adjuntando Nº de documento y procedencia
de origen, debidamente suscrito por los Miembros de la Sub Comisión de
Inventario, ver formato (Anexo 08).
7.13 Relación de Bienes Muebles en condición de chatarra, para la baja y
disposición.
7.14 Inventario Físico - Valorizado de Bienes Muebles de la Institución Educativa
Conciliados y Sobrantes en medio Magnético (diskette, CD, DVD, USB).
Según formato (Anexo 06, anexo 07 y Anexo 8); de ser el caso.
7.15 Todos los integrantes de la Comisión de Inventario de cada Institución
Educativa deberán participar activamente en el proceso de inventario
respondiendo a las consultas e instruyendo a los participantes del inventario.

VI. 1.3. CODIFICACION Y ETIQUETADO

Para colocación de etiquetas de identificación se procederá del modo siguiente:

1. Se aplicará una etiqueta de Código de Verificación (Año 20106) que será el

número de secuencia de la verificación correspondiente.
2. De una vez identificado los bienes con el código de barra o Código Patrimonial
de SBN; producto de la conciliación, se procederá a colocar etiquetas auto
adhesivas, o se anotará en el bien con plumón indeleble.
 3. Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. En caso de
muebles adheridos a la pared o a otros que impidan su visualización, en el
frente o cara interna del mueble donde sea posible ubicación y fácil lectura.
Las sillas modulares, sillones o similares en la parte inferior del tablero del
asiento.
4. Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicar. En
la superficie inferior del equipo o en su parte trasera. En caso de equipos
pequeños como celulares en el compartimiento de la batería,
5. Vehículos: Al interior de la guantera del vehículo o en la parte superior
izquierda de la cabina del vehículo.
6. Maquinaria: Cuando éstas se encuentran expuestas a grasas utilizar placas
metálicas.
7. El código de barra de cada bien es permanente, el mismo que se extingue
junto con el bien cuando este es transferido, donado, dado de baja etc.
8. No puede existir más de un bien con el mismo código.
9. Los códigos de los bienes dados de baja no podrán ser utilizados para nuevos
bienes.
10. En caso de constatar bienes en proceso de reparación o mantenimiento, el
equipo de trabajo solicitará la documentación que sustente su salida y serán
considerados dentro del ambiente donde se encuentran asignados.

Vl.1.4. ASIGNACION DE LOS BIENES

Una vez concluida la verificación de los bienes y luego de registrada la información en

la base de datos de la sede y de las Instituciones Educativas de la UGEL 01, se deberá
emitir un reporte actualizado de los bienes materia del inventario, el cual se entregará

10
al funcionario responsable del Área inventariada, quien firmará los listados en original
y copia dando su conformidad al proceso y asumiendo responsabilidad sobre los
bienes.

VII CONCILIACION DE BIENES

La Comisión de Inventario de Bienes Muebles después de haber centralizado la información de

la sede y de las instituciones educativas tiene la responsabilidad de efectuar la conciliación
Patrimonio-Contable de la información obtenida, contrastando los datos del inventario físico con
el registro contable, para lo cual la oficina de contabilidad debe proporcionar la información
detallada de todas las adquisiciones, valores actualizados, depreciaciones, cuenta contable,
fecha de ingreso, entre otros.

La Comisión de Inventario, en coordinación con la Oficina de Contabilidad y la Oficina de

Patrimonio, elaborará el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable, determinando la existencia
de bienes faltantes o sobrantes de inventario, según formato contenido en el Anexo 11

VIII INFORME FINAL

La Comisión de Inventario de Bienes Muebles de la Sede y de las Instituciones Educativas de

la jurisdicción de la UGEL 01, después de concluida la conciliación patrimonio-contable, deberá
elaborar y presentar a la oficina de Administración, para su refrendo, el Informe Final de
Inventario, suscrito por todos sus integrantes, de conformidad con el formato contenido en el
Anexo 09
Adjuntando los siguientes documentos:

»- Copia de la Resolución que conforma la Comisión de Inventario

»- Acta de Instalación de la Comisión, (Anexo 01)
»- Acta de Inicio de Toma de Inventario (anexo 02)
»- Acta de Conciliación Patrimonio-Contable de Muebles (anexo 11)
~ Informe Final (anexo 09)
~ Hojas de Trabajo de Inventario y/o Levantamiento de Información de Bienes (anexo 03)
~ Fichas de Inventario Físico de Vehículos de la Sede y de las 11.EE (anexo 04)
~ Inventario General Físico de Bienes Muebles Patrimoniales (Sede) (anexo 05)
~ Inventario Físico-Contable de Bienes Muebles Patrimoniales (Sede) (anexo 06)
»- Inventario Físico-Contable de Bienes Muebles Patrimoniales (11.EE) (anexo 06
~ Relación de Bienes Muebles No Ubicados y/o Faltantes (Sede) (anexo 07)
~ Relación de Bienes Faltantes No Ubicados y/o Faltantes (11.EE) anexo 07)
 ~ Relación de Bienes Muebles Sobrantes (Sede) (anexo 08)
~ Relación de Bienes Muebles Sobrantes (11.EE) (anexo 08)
~ Relación de Bienes de Propiedad de Terceros.
~ CD conteniendo la información virtual completa del Inventario de Bienes Muebles de la
Sede, e Instituciones Educativas
~ CD conteniendo la información importada al Sistema Nacional de Bienes Estatales
(SINABIP), los mismos que se elevará a la Dirección para su remisión a la
Superintendencia de Bienes Estatales - SBN en el plazo señalado de acuerdo a lo
establecido en la norma legal vigente.

,,,, .. ·--- .......

IX PROCESAMIENTO DE INFORMACION

Después que la Comisión de Inventario haya remitido a la oficina de Administración los

documentos solicitados, ésta los remitirá a la oficina de patrimonio y a la oficina de contabilidad, para ser
procesada y/o actualizada en el Registro Patrimonial y Contable de la entidad.

La oficina de patrimonio de la UGEL 01 entregará al trabajador usuario la relación de los bienes

que tiene asignados en uso a través de la Ficha de Asignación en Uso de bienes, que será suscrita por
dicho trabajador usuario y el responsable de patrimonio, asumiendo su responsabilidad sobre dicho
trabajador.
En el supuesto de existir diferencias en el inventario debe tenerse en cuenta lo siguiente:

11

Para el caso de bienes faltantes, la oficina de patrimonio requerirá al último usuario que
tenía asignado el bien faltante, la información sobre el destino del mismo, debiendo el
trabajador dar respuesta al requerimiento adjuntando la documentación que sustente
el descargo correspondiente.
Para aquellos bienes respecto de los cuales el último usuario no proporcione
información o ésta sea insuficiente, la oficina de patrimonio recopila la documentación
que contengan las investigaciones realizadas y organiza un expediente administrativo
para ponerlas a consideración de la oficina de Administración a fin de darle el
tratamiento correspondiente, sin perjuicio de las acciones administrativas a que
hubiere lugar.
Asimismo, de existir casos de bienes faltantes debido a negligencia, la oficina de
patrimonio remite los antecedentes respectivos a la Secretaría Técnica de las
Autoridades del Procedimiento Administrativo Disciplinario de la entidad a efectos que
se promueva el procedimiento a que hubiere lugar para determinar las posibles
responsabilidades.
Respecto a los bienes sobrantes, la oficina de patrimonio solicitará al usuario los datos
que precisen su procedencia, luego de lo cual debe iniciar las acciones conducentes al
alta de éstos, de corresponder.

X COMUNICACIÓN A LA SBN

La UGEL 01 debe remitir a la SBN, bajo responsabilidad de la oficina de administración, entre

los meses de enero a marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre de su inventario
patrimonial el 31 de Diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación, el
informe final de inventario y dél Acta de Conciliación Patrimonio-Contable.

La SBN comunicará a la Contraloría General de la República, la relación de las entidades que

hayan incumplido con el envío de la documentación señalada en el párrafo anterior.

XI DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES

El presente documento deja sin efecto todo documento de carácter interno que
contravenga lo dispuesto en la misma.
Todo lo que no se hubiera previsto, será de aplicación la normatividad vigente que
regula a los bienes del estado.
Las Instituciones Educativas deberán considerar en el inventario los Bienes RAEE y/o
chatarra propuestos para la baja que comunicaron a la UGEL 01.
Las Instituciones Educativas no deberán considerar aquellos Bienes RAEE y/o
chatarra que por falta de espacio, seguridad y evitar accidentes a sus alumnos hayan
comunicado y puesto a disposición de la UGEL, dichos bienes para el buen recaudo
de los mismos, como custodia y/o depósito.
Las instituciones Educativas que no presenten inventario será reportada al Órgano de
 Control Institucional.
La regularización contable de los bienes sobrantes /faltantes como resultado del
inventario, se efectuará en el ejercicio siguiente.
Los Anexos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 1Oy11 mencionados en la presente Directiva, forman
parte integrante de las misma.
El presente documento entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación
por el órgano competente.

LAYRl\JGEL01
SABSIAOM
CGGG/CP

12
ANEXO 01
ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES PARA LA TOMA DE INVENTARIO AÑO 2014

En las instalaciones de la ( nombre de la l.E. ), ubicada en la

( Av., Calle, Jr ), del distrito de , provincia de
.......................... y departamento de , siendo las horas del día
........ de del 2014, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario 2014, designados mediante Resolución Nº , de fecha
. ...... de del 2014; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en el
Directiva de fecha para aprobar la ejecución de
la toma de inventario de acuerdo al cronograma establecido y en cumplimiento Art.
121° del D.S. 007-2008-VIVIENDA.

Integrantes
......................................................... (Presidente)
................................. ....................... (Miembro)
....................................................... . (Miembro)
.................. ...................................... (Facilitador)

ACUERDOS
(indicar : los considerandos que motivaron la realización del Inventario de
Bienes de la Institución )
Elaboración de Plan de Trabajo y Cronograma

No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la
sesión siendo a las horas del día de del 2014, procediendo
los participantes a firmar en señal de conformidad.
 Presidente Miembro

Miembro
Facilitador
ANEXO 02
ACTA DE INICIO PARA LA TOMA DE INVENTARIO AÑO 2014

En las instalaciones de( nombre de la l.E ), ubicada en la( Av.,

Calle, Jr ), del distrito de , provincia de y
departamento de , siendo las horas del día de
......................... del 2014, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario
2014, designados mediante Resolución Nº , de fecha de
................. del 2014; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en el
Directiva . . . . .. . . .. . .... . . . . .. . . .. de fecha para dar inicio a las
actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en
cumplimiento Art. 121° del D.S. 007-2008-VIVIENDA.
Integrantes
......................................................... (Presidente)
......................................................... (Miembro)
.........................................................
(Miembro)
.......................... .............................. (Facilitador)

ACUERDOS
(indicar : conformación de equipos de trabajo, delegación de funciones,
materiales a utilizarse, plazos para la entrega de información, comunicaciones
a oficinas, otros)
. ................................................. ······ · ·········· ············ ····················· ... ·········
............ ······ ········· ········· ········· ······
......................................................................................................... ·········
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la
sesión siendo a las horas del día de del 2014, procediendo
los participantes a firmar en señal de conformidad.

Presidente Miembro
Miembro Veedor
 ANEXO 03
HOJA DE TRABAJO DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION -
PERIODO .

AREA DE ADMINISTRACION

FECHA:

lnst. Educ.: RED.

Distrito/ Centro Poblado: .

AMBIENTE .
Cod. Cod. Cód. Pabimonlal DescrlDclón CARACTERISITICAS Otros/
lte
lnv. lnv- SBN Denominación del blén Marca Modelo Tipo Serlel Color Estado de Observación
m
2015 2014 Dimensiones conservación

1
2
3
4

5
6
7

8
9
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)
NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas. sustracciones. deteriores, etc.
Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio. bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTORY/O PRESIDENTE INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
.
.

(i; V

..
ANEXO Nº 04
FICHA TECNICA DEL VEHICULO
CODIGO PATRIMONIAL: FECHA: I I ENTIDAD
: UGEL01 CATEGORIA : COLOR : DENOMINACION : N'
CHASIS (VIN) : COMBUSTIBLE :
PLACA : N' DE EJES : TRANSMISION :
CARROCERIA : N'MOTOR : CILINDRADA :
MARCA : N' DE SERIE : KILOMETRAJE :
MODELO : AÑODE FABRICACION : TARJETA PROPIEDADN' :
DESCRIPCION CANTIDAD ESTADO OBSERVACION
1.· SISTEMA DE MOTOR
Cilindros
Carburador I carter
Distribuidor I bomba de Inyección
Bomba de Gasolina
Purificador de aire
2.· SISTEMA DE FRENOS Bomba de
frenos
Zapatas y tambores
Discos v oastlllas
3.· SISTEMA DE REFRIGERACION Radiador
Ventilador
Bomba de aaua
 4.· SISTEMA ELECTRICO Motor de
arranque
Bateria
Alternador - Dinamo
Babina
Relay de alternador Faros Delanteros
Direccionales delanteras Luces posteriores
Direccionales posteriores Luces
posteriores Direccionales posteriores
Autoradio
Parlantes
Claxon
5.· SISTEMA DE TRANSMISION Caja de cambios
Bomba de embrague
Caja de transferencia Diferencial trasero
Diferencial delanterol4x4\
6.· SISTEMA DE DIRECCION Volante
Caña de dirección
Cremallera
Rótulas
7.· SISTEMA DE SUSPENSION
Amortiguadores/muelles
Barra de torsión
Barra estabilizadora
Lantas
8.· CARROCERIA Capo! del motor
Capo! de maletera
Parachoque delantero
Parachoque posterior
Lunas laterales tunas cortaviento
arabrisas delantero
Parabrisas posterior
ó~.<'~r.$-/ Tanque de combustible
Puertas
Asientos
9.· ACCESORIOS
Aire Acondicionado
Alarma
Plumillas
~.. ~ ~spejos
.. ·;,,
'g

if ;:¡-
t~,
rturones de seguridad sos
~JEl'~,t ntena
/;¡~~'>/ 10.· OTROS CARACTERISTICASRELEVANTES
APRECIACIONTECNICA GENERALt•l
Valor de la tasaciónlS/.)
(•) $1 la Aprecíactón Técnica General indica ser un vehicuto en calidad de chatarra. se dispondra conforme a lo estlpulado en el numeral 6.5.6 de la Directiva Nº 001~2015/SBN

lnventariador Mantenimiento y Servicios Generales

 MINISTERIO DE EDUCACION

\~\. ANEXO 05
;NERAL DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES - PERIODO . AREA DE ADMINISTRACION
UGEL 01 • SAN JUAN DE MIRAFLORES ~iQ.,
Nombre del Director(a) de la l.E. y/o usuario responsable: ,;.. l< •

lnst. Educ.: ~~~rl.

Distrito/ Centro Poblado: .
Cod. Cod. Cód. Patrimonial Doc. Fecha de CARACTERISITICAS
lte

EQUIPO DE PATRIMONIO FECHA:

lnv. lnv- SBN Procedencia Ingreso Ingreso Marca
m
UBICACIÓN
Modelo TIDO Serle/ Color

VALOR DE

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20
 NOTA:
2016 2015 Descrloclon Denominación del bien Estado OTROS
Dimensiones AOQUISICION

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)

1 1 1 1
El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos. recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones. deteriores. etc. Cualquier
traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA Y SELLO DEL DIRECTORY/O PRESIDENTE FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO

UGEL 01 • SAN JUAN DE MIRAFLORES

ANEXO 06
INVENTARIO FISICO DE BIENES CONCILIADOS PERIODO .
UBICADOS
AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO
Nombre del Director(a) de la l.E. y/o usuario responsable: .
lnst. Educ.: RED .
Distrito/ Centro Poblado .
FECHA:
Cod. Cod. Cód. Patrimonial Descripción Doc. Fecha de CARACTERISITICAS Otros/ Valor
ltem lnt.· lnL· SBN Denominación del blén Procedencai
2015 2014
Modelo Serle/ Estado de Color Ubicación Adquisición.
Dimensiones conservación
lnJ¡reso Ingreso Marca

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)

NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc.
Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.
 FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
~ .;~ RELA ONDE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES CONCILIADOS PERIODO
t\~ "~~~io~c;i~·~ NO UBICADOS Y/O FALTANTES
ANEXO 07
.
MINISTERIO DE EDUCACION '"' , UGEL 01 ·SAN JUAN DE MIRAFLORES \~'\ ; "'z)
\~~ uQQ(\..._~
::., IO.H"\"~
Nombre del Director(a) de la l.E. y/o usuario responsable: :-:. ............................................................................ ..•............
lnst. Educ.: RED. .. . Distrito/ Centro Poblado: .

AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO

FECHA:
Cod. Cod. Cód. Patrlmonlal Descripción Doc. Fecha de CA~CTERISITICAS Otros/ Valor
ltem lnt.· lnt.· SBN Denominación del blén Procedencia tnqreso Ingreso Marca Modelo Serle/ Estado de Color Ubicación Adciulsición.
2015 2014
Dimensiones conservación
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

19
20
 LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)

NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc.
Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
ANEXO 08
REL~"~ ¡., ee /!~INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES SOBRANTES - PERIODO .

Nombre del Directorta) do O l.E, ''° usuario '""'°"~""'····· .. ~· ~ .' \. .. . .

:i::~~;~:~·; ~·~~~;~~~:: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : ~~~~~?P::::::::: . '" .
AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO
FECHA:
lte
Cod. Cod. Cód. Patrlmonlal Descripción CARACTERISITICAS Otros/
lnv. lnv- SBN Denominacióndel blén Marca Modelo nee Serle/ Color UBICACIÓN Observación
m Estado
2015 2014 Dimensiones

2
3

5
6

8
9

10

11

12
13

14

15

16

17
18
19

20
LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y)

NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario.
El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evítsr pérdidas. sustracciones, deteriores. etc.
Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE INTEGRANTE DE LA COMISION PERSONAL INVENTARIADOR FIRMA DEL USUARIO
 ANEXO 09
INFORME FINAL DE INVENTARIO ANO .

(DEBERÁ DETALLAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS DE LA TOMA DE INVENTARIO)

l.- ANTECEDENTES

Exponer la revisión de los inventarios anteriores realizados por su institución.

11.-

•
•
•
•
•
•
111.-

•
•
•
BASE LEGAL

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA

"Reglamento de la Ley 29151 "Ley General del Sistema de Bienes Nacionales" .
Directiva N° 001-2015/SBN "Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales",
aprobada por la Resolución Nº 046-2015/SBN.
Resolución de Superintendencia de Bienes Nacionales Nº 158-97/SBN "Catálogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado" y Directiva que norma su aplicación.
Resolución de Superintendencia de Bienes Nacionales Nº 003-2012/SBN-DNR que aprueba el
Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles de Estado. Otras
Normas Legales o Directivas para la toma del Inventario .

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Formación del equipo de trabajo (Personas que elaboraron el inventario, capacitación,

condiciones previas).
Toma de inventario (Fase de campo, etiquetado, levantamiento de la información en las HOJA DE
TRABAJO DE INVENTARIO por AREAS).
Trabajo de gabinete (Transcripción del Inventario por Áreas, Conciliación con la Información que
proporciona la UGEL 01, Contrastar con el Inventario anterior y Actualización de la base de datos en
la Hoja Excel en el INVENTARIO DE LA INIST/TUCION).
• Resultados obtenidos (bienes en uso de la entidad, bienes que no se encuentran en uso por la
entidad, bienes que han sido afectados o cedidos en uso, bienes en proceso de transferencia,
etc.
• Clasificación de los Bienes Muebles Conciliados, de los Bienes Muebles Sobrantes en la Hoja
Excel
• Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Conciliados Ubicados con sus respectivas
características, estado de conservación, código de verificación, código Patrimonial - SBN, fecha
de adquisición y valor de adquisición.
• Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Conciliados No Ubicados y/o Faltantes, con el
código Patrimonial - SBN, fecha de adquisición y valor de adquisición.
• Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Sobrantes con sus respectivas características,
estado de conservación, código de verificación.
• Otras actividades no señaladas (Etiquetado, fecha de cierre, tiempo de ejecución, etc.).

IV.- ANALISIS DE LOS RESULTADOS

(Anotar la cantidad total de bienes de cada Relación)
• Relación de Bienes en uso de la Institución (cantidad total)
• Relación de Bienes que no se encuentran en uso de la Institución (cantidad total)
• Relación de Bienes Afectados, cedidos en uso o prestados (cantidad total)
• Relación de Bienes Muebles Conciliados de la Institución (cantidad total)
• Relación de Bienes Muebles Conciliados Ubicados (cantidad total)
• Relación de Bienes Muebles Conciliados Faltantes (registrar los bienes que han sido perdidos,
robados, etc.). (cantidad total)
• Relación de Bienes Muebles Sobrantes. (cantidad total)
• Relación de bienes conciliados propuestos para la Baja (cantidad total)
• Relación de servidores responsables del inventario.
• Otros resultados no contemplados (códigos eliminados, modificaciones, etc)

Presidente de la Comisión y/o Director Integrante de la comisión

 MINISTERIO DE EDUCACION
UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES
ANEXO 10
FICHA DE ASIGNACION EN USO DE BIENES

AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO

USUARIO RESPONSABLE: APELLIDOS Y NOMBRES CARGO
Modalidad: FUNCIONARIO (

CAP( ) CAS ( )

INSITUCION EDUCATIVA UBICACIÓN

RED
Cod. Cod. COD.Patrlmonlal DescrlDClón CARACTERISITICAS
ltem lnt. lnt. SBN Caracterlstlcas del Bien Marca Modelo Tipo Serle/ Estado Color Observación
2015 2014 Dlmenslón
1

2
3
4
5
6
7

8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
 19
20

LEYENDA: MUY BUENO (MB) BUENO (B) REGULAR (R) MALO (M)

FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR DE LA IE FIRMA DEL TRABAJADOR O USUARIO RESPONSABLE

ANEXO Nº 11

horas del día de de 20 , se reunieron los siguisientes integrantes de la Comisión de Inventario 20 r designada mediante Resolución Nº ,conjuntamente con los responsables de la
Oficina de Contabilidad y de la Unidad de Control patrimonial (UCP) .
........................................................................... {Presidente)
.......................................................................... (Miembro)
........................................................................... (Miembro)
......................................................................... (Responsable de la Oficina de Contabilidad)
......................................................................... {Responsable de la Unidad de Control patrimonial)
Debidamente instaladas ambas partes se procede a conciliar los saldos al cierre del ejercicio presupuesta! 20 , conforme se detalla a continuación.
Depreciación Valor Neto Diferencia de
Valor de Adqulslón Acumulada Contable al 31·12· Valor Adquisición Depreciación Valor neto UCP Depreciación Diferencia de
CUENTAS Contable Contable 20••• UCP Acumulada UCP al 31-12-20... Acumulada Valor Neto
9105 Bienes en préstamo, custodia y no depreciables
9105.01 Bienes en préstamo
9105.02 Bienes en custodia
9105.03 Bienes no depreciables
9105.0301 Maquinaria y equipo no despreciable
9105.0302 Equipo de transporte no depreciable
9105.0303 Muebles y enseres no depreciable
9105.04 Bienes monetizables
1503 Vehículos, maquinarias y otros
1503.01 Vehículos
1503.0101 Para transporte terrestre
1503.02 Maquinarias, equipo mobiliario y otros
1503.0201 Paraoficina
1503.020101 máquinas y equipos de oficina
1503.020102 Mobiliario de oficina
1503.0202 Para instalaciones educativas
1503.020201 Máquinas y equipos educativos
1503.020202 Mobiliario educativo
1503.0203 Equipos informáticos y de comunicaciones
1503.020301 Equipos computacionales y periféricos
1503.020302 Equipos de comunicaciones para redes
1503.020303 Equipos de telecomunicaciones
 1503.0204 Mobiliario, equipo y aparatos médicos
1503.020401 Mobiliario
1503.020402 Equipo
1503.0205 Mobiliario y equipo de uso agrícola y pesquero
1503.020501 Mobiliario de uso agrícola y pesquero
1503.020502 Equipo de uso agrícola y pesquero
1503.0206 Equipo y mobiliario de cultura y arte
1503.020601 Equipo de cultura y arte
1503.020602 Mobiliario de cultura y arte
Depreciación Valor Neto Diferencia de
Valor de Adquisión Acumulada Contable al 31-U- Valor Adquisición Depreciación Valor neto UCP Depreciación Diferencia de
Contable Contable 20... UCP Acumulada UCP al 31-12-20 ... Acumulada Valor Neto

15030207 Equipo y mobiliario de deportes y recreación

1503.020701 Equipo de deportes y recreación
1503.020702 Mobiliario de deporte y recreación
1503.0208 Mobiliario, equipos, aparatos y armamento para la defensa y seguridad
1503.020802 Armamento en general
1503.0209 maquinaria y equipos diversos
1503.020901 Aire acondicionado y refrigeración
1503.020902 Aire, limpieza y cocina
1503.020903 Seguridad industrial
1503.020904 Electricidad y electrónica
1503.020905 Equipos en instrumentos de medición
1503.020906 Equipos para vehículos
1503.020999 Maquinarias, equipos y mobiliarios de otras
1503.03 Adquiridos en arrendamiento financiero
1503.04 Vehículos, maquinarias y otras unidades por recibir
1503.04 Vehículos, maquinarias y otras unidadades por distribuir
1507 Otros activos
1507.01 Bienes agropecuarios, mineros y otros
1507.0101 Animales de cría
1507.0102 Animales reproductores
1507.0103 Animales de tiro
1507.0104 Otros animales
1507.0109 Bienes por recibir
1507.0199 Otros bienes agropecuarios, pesqueros y mineros

luego de dar lectura al acta los participantes proceden a suscribir en señal de conformidad

Presidente
 Responsable del Equipo de Patrimonio
1 ntesgra nte

Responsable de la Oficina de Contabilidad

lntsegrante
 fv11n1~k 10

íll ce Ecivcacicn

Unidad de Gestión Educativa

Local N!?Ql

"AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

FICHA DE INVENTARIO FÍSICO DE INMUEBLES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Nº

UNIDAD EJECUTORA: .

l. NOMBRE DE LA IE: . . . .. . .. . . .. .. . .. . . .. .. . . .. .. . . .. .. . .. . . .. .. . . .. . .. .. . .. . . .. . .. .. . Código: .

11. UBICACIÓN:
• DIRECCION: .
\
r: l
1 • MANZANA: .. .. .. .. . .. . LOTE: CENTRO POBLADO ..
• DISTRITO:.......................... PROVINCIA: DEPARTAMENTO: ..

111. CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE:

1. DATOS GENERALES:
1.1 MODALIDAD DE ADQUISICION: .
1.2 FECHA DE ADQUISICION ..
1.3 VALOR DE ADQUISICION: ..
1.4 DOCUMENTO QUE ORIGINA LA ADQUISICION: ..
1.5 NOTARIA: .
1.6 OTORGANTE/PROPIETARIO: .
1.7 ESTADO DE TITULO DE PROPIEDAD: .

2. TERRENO:
2.1 ÁREA DEL TERRENO: .
2.2 VALOR DEL TERRENO: .
2.3 FECHA DE ADQUISICION ..
2.4 TIPO DEL TERRENO: Urbano Rural
2.5 FORMA: Regular ( Irregular (
2.6 OBSERVACIÓN: .
················································································································································
2.7 CERCO PERIMÉTRICO: Si (
2.8 MEDIDAS Y COLIDANCIAS:
No: ( Medidas: ..
FRENTE: MI. Av./Calle .
DERECHA: MI. Av./Calle ..
IZQUIERDA: MI. Av./Calle .
FONDO: MI. Av./Calle ..
 2.9 VALOR ARANCELARIO POR m2: ..

WI M1nr_,te110
de Educación

Unidad de Gestión Educativa

Local N!:?Ql

: T • -~>"'"'~ ..,,,., 1";--~._~

,',

"AÑO DEI BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

2.10 DISPONIBILIDAD:
• Libre: Si: ( )
No: ( )
• Ocupado: Por particulares: ( )
Por educadores: ( )
Por otro sector: (

3. EDIFICACIÓN:
3.1 TIPO DE MATERIAL PREDOMINANTE:
Concreto, ladrillo, acero y otros materiales equivalentes (especificar) .
Adobe, madera, quincha y otros materiales equivalentes (especificar) ..
3.2 NÚMERO DE PISOS O NIVELES: ..
3.3 NÚMERO DE PABELLONES: .
3.4 ESTADO DE CONSERVACION: Bueno: ( Regular: ( Malo: (
3.5 UBICACIÓN GEOGRAFICA: .
3.6 ÁREA CONSTRUIDA: m2
3.7 VALOR DE LA CONSTRUCCIÓN: S/ ..
3.8 ÁREA LIBRE: ................................................................................................ m2
3.9 VALOR EN LIBROS: S/ ..
3.10 VIDA UTIL APROX. (Desde la fecha de adquisición): ..

4. SITUACIÓN LEGAL:
4.1 RR.PP: Inscrito: Si: ( No: (
 4.2 FECHA: .
4.3 FICHA REGISTRAL: .
4.4 ASIENTO: ..
4.5 PARTIDA REGISTRAL: ..
4.6 PARTIDA ELECTRÓNICA: .
4. 7 OFICINA REGISTRAL:
4.8 MARGESI DE BIENES: Inscrito: Si: ( No: ( FECHA: .
4.9 EN LITIGIO: Inscrito: Si: ( No: (
4.1 O SBN: Inscrito: Si: ( No: ( FECHA: ..
4.11 COGIGO DE SINABIP: ..
.

4.12 DECLARACIÓN DE AUTOVALÚO Nº: .. FECHA: .

IV. OPINION DE LA COMISION DE INVENTARIO

················································································································································

Sfl Muu-.teno
de Educación

Unidad de Ge snón Educativa

Local N~Ol

"AÑO DEI BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

V. TOMAS FOTOGRÁFICAS:
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............................................................................................. ..................................................
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······· ······················································ ······································ ··········································

VI. OBSERVACIONES:
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....................... .......................................................................................................................
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VII. FUNCIONARIOS RESPONSABLES:

l> FIRMA Y SELLO DIRECTOR(A) DE LA llEE SUBCOMISION DE INVENTARIO