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0781 - Análise de sistemas de

informação

Reconhecer e utilizar as diferentes metodologias de análise de sistemas


de informação, no âmbito do processo de informatização de uma
organização
Análise de sistemas –
conceitos gerais

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.1 Definição
Um sistema de informação (SI) pode ser definido tecnicamente como
um conjunto de componentes inter-relacionados que colecionam
(ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações
destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle
de uma organização.
Além de dar apoio à tomada de decisões, à coordenação e ao controle,
os sistemas de informação também auxiliam os gerentes e
trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e
criar novos produtos.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, locais


e itens significativos para a organização ou para o ambiente que a
rodeia. No caso, informação quer dizer dados apresentados de uma
forma significativa e útil para os seres humanos.

A informação é um
conjunto de dados.
Dados por si só não nos
dizem nada, mas se os
agruparmos
conseguimos obter
informação.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Os Dados, ao contrario, são sequências de factos ainda não analisados,


representativos de eventos que ocorrem nas organizações ou no
ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma
forma que as pessoas possam entendê-los e usá-los.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.1.1 Dados vs. Informação (diferença)


As caixas dos supermercados registam milhões de dados, tais como
códigos de barras que descrevem cada produto.
Esses dados podem ser somados e analisados, a fim de fornecer
informações significativas, como o número total de detergentes
vendidos em determinada loja, as marcas que são vendidas mais
rapidamente, a quantidade total gasta naquela loja ou ainda vendas por
região.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.1.2 Conhecimento vs. Sabedoria (diferença)

Por Conhecimento entendemos a aplicação de padrões, que nos


permitam compreender causas, modelar o sistema, no fundo a
informação trabalhada que nos leva a Sistemas Especialistas.
Por seu turno a Sabedoria, é a otimização do negócios, através das
tomadas de decisões que conferem de algum modo vantagem
competitiva à organização, na medida em que soube ou conseguiu
assimilar competências.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.1.3 Conceitos Fundamentais em Sistemas

Sistema – grupo de elementos interrelacionados que se organizam por


forma a atingir um fim comum;
Subsistema – um sistema é composto por partes interrelacionadas,
logo todo o sistema é um subsistema de um outro sistema mais global;
Sinergia – os componentes de um sistema interagem entre si, para
que a ação conjunta dos seus elementos apresente um efeito superior à
soma do trabalho individual desses componentes;
Objetivo – os elementos de um sistema unem esforços no sentido da
obtenção de um objetivo comum;
Fronteira – os sistemas têm uma fronteira que os separa do meio
envolvente;

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Interface – o output de um subsistema atravessa um interface em que


se torna o input de outro sistema;
Sistema aberto/fechado – Um sistema aberto pode trocar energia,
material ou informação com o meio envolvente. O sistema fechado não.
Entropia – é a tendência para caminhar no sentido da desordem, ao
encontro da eliminação do sistema;
Feedback – é um tipo especial de resposta do sistema: o output do
sistema serve igualmente de input.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.1.4 Atividades no sistema de Informação


Há́ três atividades num sistema de informação que geram as
conclusões que as organizações necessitam para tomar as decisões,
controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou
serviços.

- ENTRADA
- PROCESSAMENTO
- SAÍDA

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

A entrada coleta os dados brutos de dentro da organização ou de seu


ambiente externo.
O processamento converte esses dados brutos em uma forma mais
significativa.
A saída transfere as informações processadas às pessoas que as
utilizarão ou às atividades nas quais elas serão empregadas.
Os sistemas de informação também requerem um feedback, que é
uma resposta à ação adotada a determinados membros da organização
para ajudá-los a avaliar ou corrigir o estágio de entrada

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.1.5 Sistemas de Informação vs. Sistemas de


Informação de Gestão
Para compreender totalmente os sistemas de informação, é necessário
conhecer as suas dimensões mais amplas - a organizacional, a
humana e a tecnológica, bem como o seu poder de fornecer soluções
para os desafios e problemas no ambiente empresarial.

Organizacional - A fim de entender como uma organização específica


usa sistemas de informação, é necessário saber algo sobre a estrutura,
história e cultura da mesma. As organizações têm uma estrutura
composta por diferentes níveis e especializações.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Essa estrutura revela uma clara divisão de trabalho. A autoridade e a


responsabilidade numa empresa são organizadas na forma de uma
hierarquia, ou uma estrutura piramidal, de responsabilidade e
autoridade crescentes.

Humana - Uma empresa é tão boa quanto as pessoas que a formam. O


mesmo se aplica aos sistemas de informação: eles são inúteis sem
pessoas capacitadas para os desenvolver e manter e sem quem saiba
usar as informações de um sistema para atingir os objetivos
organizacionais.

Por exemplo, um call center equipado com um avançado sistema de relacionamento com os
clientes será́ inútil se os funcionários não forem adequadamente treinados para lidar com
pessoas, encontrar soluções para os seus problemas e dar-lhes a sensação de que a
empresa se importa com eles.

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Tecnologia - A tecnologia da informação é uma das muitas


ferramentas que decisores utilizam para enfrentar mudanças.
O Hardware é o equipamento físico usado para atividades de entrada,
processamento e saída de um sistema de informação. Consiste em
computadores de vários tipos e formatos; diversos dispositivos de
entrada, saída e armazenagem; e os dispositivos de telecomunicação
que interligam todos esses elementos.

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1.2 Classificação
Os sistemas, do ponto de vista empresarial, podem ser classificados de
acordo com a sua forma de utilização e o tipo de retorno dado ao
processo de tomada de decisões.
Os sistemas podem ser de contexto operacional ou de Gestão, ou
seja, Sistemas de Apoio às Operações e Sistema de Apoio à
Gestão.

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Os sistemas de informação podem ser classificados de diferentes


formas consoante:
- Número de indivíduos que os usam (tipo de utilização):
Individuais ou pessoais, grupos de trabalho, organizacionais,
inter−organizacionais;
- Funções ou atividades que apoiam: Marketing, finanças,
contabilidade, produção e serviços, logística, engenharia, entre outras;
- Nível de decisão: Operacionais, táticos, estratégicos.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.2.1 Sistema de Apoio às Operações

Os Sistemas de Processamento de Transações (SPT)


dedicam-se ao processamento de transações, os
Sistemas de Controle de Processos (SCP) ao controle
dos processos industriais e os Sistemas Colaborativos
(SC) à gestão da colaboração entre equipas e grupos de
trabalho.

Os Sistemas de Apoio às Operações de uma empresa têm por principais


metas processar transações, controlar processos industriais e
atualizar as bases de dados, fornecendo informações de âmbito
interno e externo.
Apesar da sua importância para o desenvolvimento normal das
atividades da empresa, não consegue desenvolver informações
específicas, necessitando do apoio do sistema de informação de gestão.
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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.2.2 Sistema de Apoio à Gestão

Os Sistemas de Informação de Gestão (SIG) produzem


os relatórios padronizados para Gerentes, sendo que os
Sistemas de Apoio à Decisão (SAD), são aqueles que
dão apoio Interativo à decisão por parte dos
administradores, e por último os Sistema Informação
Executiva (SIE), responsáveis pela elaboração e
manipulação da Informação especificamente destinadas
aos Executivos.

Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão,


toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa
relação entre os diversos decisores de uma organização deve ser
facilitada pelos sistemas de apoio à gestão.
Quando os sistemas de informação se concentram em fornecer
informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes, eles são
chamados sistemas de apoio à gestão.
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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Quando se fala em
fornecer informações
para a tomada de
decisão, toda a empresa
deve estar envolvida
nesse processo. A
complexa relação entre
os diversos decisores de
uma organização deve
ser facilitada pelos
sistemas de apoio à
gestão.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.2.3 Sistemas Transacionais

Refere-se às transações, ou seja, a qualquer troca de valor ou


movimento de mercadorias que afete o lucro de uma organização ou
seu ganho global, inclusive a realização de metas organizacionais.

As suas principais características são a recolha de dados através de


mecanismos de entrada; a realização de cálculos; o armazenamento de
informações e ordenação dos dados, facilitando o acesso a eles;
permitir consultas dos dados, em diversas formatações; produção de
documentos e relatórios operacionais.
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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Tem como principais objetivos:


- Processar dados gerados por e sobre as transações: é capturar,
processar e armazenar transações e produzir documentos relacionados
com as atividades comerciais.
- Manter um alto grau de precisão e confiabilidade: qualquer ST é
a entrada e o processamento de dados sem erros.
- Assegurar a integridade dos dados e da informação: assegurar
que todos os dados e informações armazenados na base de dados
estejam exatos, atuais e apropriados.
- Produzir documentos e relatórios: é uma das grandes vantagens
de um ST computadorizado sobre um ST manual (uso da Tecnologia).
- Aumento da eficiência do trabalho: redução substancial das
exigências de trabalho sobre os funcionários e outros.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Auxiliar no fornecimento de mais e melhores serviços: tanto


grandes como pequenas empresas percebem cada vez mais a
importância de prestação de serviços superiores aos seus clientes.

Exemplos: Pagamento de empregados, envio de faturas a clientes, preenchimento de


formulários de gestão (fins lucrativos); recebimento de doações, financiamento de pesquisas
(s/fins lucrativos).

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1.2.4 Sistema de Informações de Gestão

O sistema de informações de gestão é um conjunto organizado de


pessoas, procedimentos, base de dados e dispositivos que fornecem
aos administradores e tomadores de decisões as informações para
ajudá-los a atingirem suas metas.
É uma coleção integrada de subsistemas normalmente organizados em
linhas funcionais dentro da organização.
Nada mais são, do que sistemas que fornecem informações integradas
provenientes de diversos sistemas transacionais.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

As suas principais características são:


- Gerar relatórios de saída com formatos fixos e programados;
produzem relatórios impressos e em ecrãs de computador, usando os
dados internos armazenados no sistema;

Tem como principais objetivos:


- Tratar os dados armazenados pelos Sistemas Transacionais (os dados
de entrada) sendo que os dados obtidos dessas fontes são processados
em informações mais úteis para os administradores e apresentados
através de relatórios pré́-determinados.

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As Saídas podem ser:


- Relatórios programados: produzidos periodicamente, diária, semanal,
mensal.
- Relatórios sob solicitação: desenvolvidos para dar certas informações
a pedido de um administrador.
- Relatórios de exceção: são produzidos automaticamente quando uma
situação é incomum ou requer uma atitude de um administrador

Exemplos: Um relatório industrial produzido uma vez por dia para monitorizar a produção
de um novo produto; Horas trabalhadas por um empregado em especial; Produtos com
menos de 50 peças em stock, funcionários que tiveram horas extras na semana;

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.2.5 Sistema de Informações à Decisão

Os Sistemas de Apoio à Decisão são sistemas que não só́ fornecem


informação para apoio à tomada de decisões, mas que ajudam no
processo de tomada de decisão, através da análise das informações e
de tendências, podendo ter funções específicas que fazem parte do
ambiente de apoio à decisão.
Tratam de assuntos específicos, estatísticas, projeções, comparações de
dados referentes ao desempenho da empresa.
O propósito é apoiar vários processos decisórios em diversos níveis de
gestão, pelo que a integração é necessária.
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As suas principais características são:


- Utilizados para resolução de problemas mais complexos e menos
estruturados;
- Tentam combinar modelos ou técnicas analíticas com as funções
tradicionais de processamento de dados, como acesso e a recuperação
de informações;
- Devem ser interativos, fáceis de usar e ter interface extremamente
amigável; os sistemas de apoio à decisão devem acompanhar as
tendências, sendo mais flexíveis e adaptáveis a mudanças;
- Devem fornecer contributos para um rápido encaminhamento e
implementação dos resultados obtidos a partir da tomada de decisão;
- O suporte à decisão é necessário em todos os níveis de gestão da
empresa.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

É preciso ter presente que a principal consequência da integração de


sistemas é a descentralização da informação, que fluindo por toda a
empresa, permite alcançar quem precisar dela, na hora em que for
precisa.

Como objetivos e fatores de necessidade podemos apontar:


- A competitividade entre as empresas;
- A necessidade de informações rápidas;
- A disponibilidade de recursos tecnológicos;
- Oferecer vários recursos computacionais;
- Possibilidade de armazenar o conhecimento de especialistas em bases
de conhecimento.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Exemplos:

Um exemplo pode ser um Sistema Transacional de cobranças que envia contas mensais aos
clientes;

Um Sistema de Informações de Gestão de cobranças que produz para a organização


relatórios semanais sobre contas vencidas;

Um Sistema de Apoio à Decisão de cobranças que executa análises e simulações para


determinar o impacto dos pagamentos atrasados no fluxo de caixas, na faturação e/ou nos
níveis de lucro global;

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.2.6 Sistemas de Informação Executivo (SIE)

Este sistema é destinado ao nível de Gerentes Seniores, que também


auxilia os executivos na tomada de decisões, no controle dos fatores
críticos de sucesso e do progresso da organização.
Para que as organizações continuem competitivas, as informações são
necessárias para apoiar decisões e, através dos Sistemas de
Informação Executiva, grandes quantidades de informação são
apresentadas aos executivos de forma compacta e maneável.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Tem como principal objetivo:


- Prover informações de forma acessível e em formato interativo, sem
forçar os executivos à especialização em análise e modelação de dados.

As suas principais características são:


- Fornecer informações do passado, presente e tendências futuras;
- Dar suporte a todos os aspetos de tomada de decisões;
- Oferecem vários recursos computacionais, permitindo a comunicação
com o mundo interno e externo que se adaptem ao seu estilo;
- Permitem adequação à cultura da empresa e ao seu modo de tomar
as decisão;
- Proporcionam um acesso rápido às informações correntes;

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

1.3 Objetivos organizacionais dos Sistemas de


Informação
- Excelência Operacional

As empresas estão sempre a tentar melhorar a sua eficiência de suas


operações a fim de conseguir mais lucro. Das ferramentas de que os
administradores dispõem, as tecnologias e os sistemas de informação
estão entre as mais importantes para atingir altos níveis de eficiência e
produtividade nas operações, especialmente quando combinadas com
mudanças no comportamento da administração e nas práticas de
negócio.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Novos Produtos, Serviços e Modelos de Negócio

As tecnologias e os sistemas de informação são a principal ferramenta


de que as empresas dispõem para criar novos produtos e serviços,
assim como modelos de negócio inteiramente novos.
Um modelo de negócio descreve como a empresa produz, entrega e
vende um produto ou serviço a fim de criar valor.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Relacionamentos mais estreitos com cliente e fornecedores

Quando uma empresa conhece de verdade seus clientes e os atende


bem, da forma que eles querem ser atendidos, a reação típica deles é
voltar a essas empresas e comprar mais. Isso aumenta as receitas e os
lucros.
O mesmo se aplica aos fornecedores: quanto mais os fornecedores de
uma empresa estiverem envolvidos com ela, mais poderão lhe fornecer
elementos vitais. Isso reduzirá os custos.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Melhor tomada de decisões

Muitos administradores trabalham às cegas, sem nunca poder contar


com a informação certa na hora certa para tomar uma decisão
abalizada. Também há́ aqueles administradores que se apoiam em
previsões, palpites ou na sorte.
O resultado é a produção insuficiente ou excessiva de bens e serviços, a
má alocação de recursos e tempos de resposta ineficientes. Essas
deficiências elevam os custos e geram perda de clientes.
Nos ultimas dez anos, as tecnologias e os sistemas de informação têm
permitido que, ao tomar uma decisão, os administradores façam uso de
dados em tempo real, oriundos do próprio mercado.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Vantagem competitiva

Se uma empresa atingir um ou mais dos objetivos organizacionais


tratados até aqui obtém excelência operacional (novos produtos,
serviços e modelos de negócio; relacionamento mais estreito com
consumidores e fornecedores).
Se tomar as decisões corretas, provavelmente já́ terá́ conseguido certa
vantagem competitiva.
E, se fizer essas coisas melhor que seus concorrentes, gastando menos
para obter produtos superiores e respondendo a clientes e fornecedores
em tempo real, aumentará as vendas e os lucros até um nível que os
concorrentes não conseguirão igualar.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Em conclusão um Sistema de Informação (SI) tem como objetivos


centrais:
- Fornecer dados organizados, permitindo ajudar quem manipula o
sistema, de forma rápida e com um mínimo de risco possível;
- Ajudar a empresa a reduzir custos, a aumentar a oferta, a melhorar a
satisfação dos seus clientes e a qualidade dos seus serviços.

Um bom Sistema de Informação pode inclusive ter um papel


determinante na expansão da empresa, uma vez que é uma excelente
forma de detetar nichos de mercado.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Em resumo

A analise de sistemas é um processo de estudo de uma


organização (na sua totalidade ou em parte), em que se procura
realizar o levantamento exaustivo de como funciona e desta forma
descrever os processos de resolução seguidos para suas necessidades
(que garantam o atingir do(s) objetivo(s) da organização).
Define-se análise de sistemas como uma técnica de resolução de
problemas que decompõe um sistema nos seus componentes, de forma
a perceber como estes trabalham e interagem entre si, permitindo
atingir o seu propósito.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Pode ser compreendida como o processo de classificação e


interpretação de factos, que permitem identificar problemas,
utilizando a informação recolhida, de forma a recomendar melhorias no
sistema ou suportar o desenvolvimento de um novo sistema.
A análise de sistemas de informação é definida como a fase de
desenvolvimento, num projeto que se destaca numa primeira etapa no
problema apresentado, independentemente da tecnologia que irá ser
utilizada na implementação da sua solução. A análise de sistemas de
informação procura perceber como estes funcionam para verificar se
são necessárias melhorias.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Os principais objetivos da análise de sistemas são:


- conhecer os objetivos do sistema;
- decompô-lo em componentes;
- conhecer os componentes e as relações entre si;
- diagnosticar problemas;
- juntar as partes de forma a determinar o seu funcionamento geral;

A análise de sistemas obriga, em primeiro lugar, ao estudo dos


requisitos de informação e dos utilizadores finais. Mas uma perceção
adequada das necessidades das organizações requer igualmente o
estudo das atividades, dos recursos e dos sistemas de informação
existentes, de forma a identificar o que é ou não pertinente para as
organizações.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

O papel do Analista de Sistemas passa pelo:

- Desenvolvimento dos Sistemas de Informação.


- Diálogo com gestores e outros profissionais das empresas,
interpretando as suas especificações.
- Efetuar investigações preliminares: colher, registar dados, determinar
objetivos.
- Desenvolver protótipos, o projeto do sistema, o desenvolvimento do
software, o teste do sistema e efetuar a sua implementação.

O Analista de Sistemas deve fazer reuniões regulares com os


utilizadores (clientes/proprietários). O ideal seria ter utilizadores
dedicados integralmente ao projeto. Alguns defendem que os próprios
utilizadores deveriam fazer o projeto.
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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Classificação por tipo de função do Analista de Sistema:

- Operativos: têm visão local, isto é, não conhecem o processo de


forma global. São responsáveis por executar as funções do sistema.
Têm uma visão física do sistema, ou seja, imaginam o funcionamento
do sistema considerando a tecnologia de implementação.
- Supervisores: podem ou não ter uma visão local. Geralmente
conhecem as operações pois muitos já́ foram utilizadores operativos.
Além disso, têm que supervisionar os utilizadores operativos.
- Executivos: não têm experiência operativa. Têm a iniciativa do
projeto e possuem uma visão global. Têm preocupações estratégicas e
são capazes de lidar com modelos abstratos.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

Funções do Analista de Sistema:

- Gestor do projeto: as principais funções de uma gestão de projeto


são:
- gerir e alocar recursos de toda a equipa técnica;
- prestar contas junto da administração superior;
- encaminhar problemas identificados no decorrer do projeto;

- Auditores ou Controladores de qualidade e normalização:


responsáveis por garantir que o sistema seja desenvolvido de acordo
com os vários padrões interno e externos da organização,
especialmente aqueles focados na segurança e no controlo de qualidade
do produto final.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Inovador: não se limitar apenas a implementar as funções atuais do


sistema, mas ajudar a encontrar produtos e mercados novos.

- Mediador: como os utilizadores dificilmente chegam a um consenso,


o analista deve usar a arte da diplomacia e da negociação. O sistema
deve ser feito da forma como os utilizadores solicitaram.

- Líder de projeto: como o analista entrou antes no projeto,


frequentemente também é o projetista e normalmente é uma pessoa
mais experiente, existe uma tendência natural que ele assuma o papel
de gestor de projeto.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Projetista de sistemas: tem a função de transformar os requisitos


dos utilizadores, modelados pelos analistas de sistemas, num projeto
implementável em computador. Normalmente o analista e o projetista
são a mesma pessoa, ou membros do mesmo grupo de pessoas. O
analista de sistemas deve fornecer informações suficientemente
detalhadas para que o projetista elabore um projeto tecnologicamente
forte e o projetista deve fornecer informações suficientes para que o
analista possa dizer se os requisitos dos utilizadores podem ser
completamente atendidos ou devem ser modificados.

- Operador: é a pessoa encarregada de operar os computadores, da


rede, da segurança do hardware e das bases de dados, da execução
dos programas e da saída das impressoras.

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1 - Análise de Sistemas - Conceitos Gerais

- Programador: responsável por codificar e testar (usando uma


linguagem de programação) os módulos dos sistemas modelados pelos
projetistas. Num cenário ideal, o programador não deveria ter contacto
com o analista já́ que se baseia apenas no trabalho feito pelo projetista.
Há́ programadores que são responsáveis apenas por realizar a
manutenção de um sistema.

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