Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Mục Lục
Chủ đề 1:
Primavera là công ty phần mềm hàng đầu trong lĩnh vực quản lý dự án, với các giải
pháp chuyên biệt trong lĩnh vực quản lý dự án, tập dự án ở tất cả các lĩnh vực kinh
doanh.
Được thành lập từ năm 1983 với phần mềm cơ bản cho lĩnh vực Kỹ thuật và Xây
dựng. Ngày nay, Primavera đã đa dạng hóa các giải pháp chạy trên nền đơn lẻ đến các
giải pháp chạy trên mạng LAN và Internet. Các giải pháp có thể kết hợp cho phép
công ty lập kế hoạch, quản lý và tối ưu hóa các danh mục đầu tư thông qua các dự án
để luôn phát triển.
Đây là môđun cho phép doanh nghiệp luôn cải tiến nâng cao quá trình thực hiện
dự án thông qua thiết lập các tiêu chuNn, các mẫu dự án thành công giúp các nhân
viên luôn nâng cao các kỹ năng và giảm bớt thời gian thực hiện công việc.
Timesheets
Môđun giao tiếp và cập nhật thời gian thực hiện công việc thông qua giao diện
Internet.
Các nhân viên thực hiện công việc trong dự án luôn được cập nhật những thông
tin cần thiết để hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu.
Chủ đề 2:
Layouts
5
Dữ liệu tổng thể là dữ liệu sử dụng được bởi nhiều dự án, nó không phân biệt giữa các
dự án. Thông thường những dữ liệu này được xác định và tạo bởi các quản trị hệ
thống và chương trình.
Dữ liệu dự án là những dữ liệu chỉ có thể dùng trong phạm vi dự án mà nó được xác
định và tạo ra. Thông thường các giám đốc dự án xác định và tạo ra các dữ liệu này để
kiểm soát dự án do họ kiểm soát.
Layouts
Một layout là một cửa sổ ở đó các thông tin được chọn để thể hiện và sắp xếp theo ý người
dùng. Các Layout có thể được tạo ở các cửa sổ Projects, WBS, Activities, Resource
Assignments, và Tracking trong phần mềm Primavera.
• Mở một Layout đã có sẵn
Trong phần mềm Primavera, có một số layout đã được tạo sẵn để thể hiện các
thông tin dự án, ngoài các layout này người dùng có thể tạo các layout theo ý
riêng. Các layout có thể tạo, lưu trữ để dùng cho các lần sau và có thể dùng cho
nhiều dự án khác nhau. Khi mở ở các dự án khác nhau, giao diện layout sẽ vẫn giữ
nguyên nhưng dữ liệu sẽ thay đổi theo các dự án khác nhau.
Người dùng dễ dàng chọn và mở các layout khác nhau trong giao diện Primavera.
• Layout có thể được hiệu chỉnh theo ý riêng của mỗi người dùng.
• Layout có thể được lưu trữ với các lựa chọn:
Curent User – Chỉ người tạo ra layout này mới có thể mở trong tương lai
All User – cho phép bất kỳ người nào sử dụng Primavera cũng có thể mở.
Another User – Cho phép một người nào đó được chỉ định có thể mở. Lưu ý,
người tạo ra layout này không được mở trong tương lai.
7
Chủ đề 3 :
Cấu trúc dự án
Các thành phần hình thành nên Cấu trúc dự án – EPS.
Cấu trúc dự án
Cấu trúc dự án (EPS) là một hệ thống phân cấp dùng để tổ chức, sắp xếp các dự án.
EPS được xây dựng với các điểm gốc (Root) và các nút (Node).
Mỗi Root có thể có nhiều Node.
Mỗi Node có thể được gắn một hoặc nhiều dự án.
Xem mức độ ưu tiên, quy mô, ngân sách, và nguồn lực dự án xuyên suốt cấu trúc EPS
hoặc trên một Node nào đó.
Quản lý các dự án một cách riêng biệt, trong khi vẫn có khả năng tổng hợp thông tin
của nhiều dự án.
Mỗi Node đóng vai trò như một dự án tổng thể, tổng hợp dữ liệu của các
Node và dự án thuộc về một Node cao nhất trong cấu trúc EPS.
Từ một node, người dùng có thể mở xem tất cả các thông tin chi tiết của
các dự án thuộc về Node đó.
Hiển thị sự phân bố nguồn lực giữa các dự án.
Gán quyền ở nhiều cấp độ trong dự án để người dùng có thể truy xuất dữ liệu đúng
cấp độ của mình.
9
Chủ đề 4 :
Khởi tạo dự án
Khởi tạo dự án trong Primavera
Khởi tạo dự án
Các cách khởi tạo một dự án:
Copy / Paste
Khi “Increment Activity ID” được chọn thì tiền tố hoặc hậu tố của mã công
việc được chọn sẽ quyết định mã công việc mới.
Tóm lược
Ta có thể tạo dự án bằng các cách New Project wizard, nhập (import) file, sao chép dự
án có sẵn, hoặc sử dụng Project Architect để tạo dự án từ mẫu (template) có sẵn.
Sau khi dự án được tạo, ta có thể xem các thông tin chi tiết của dự án tại cửa sổ
Project.
Người dùng cũng có thể tạo, chỉnh sửa các thông số và đặc điểm của dự án thông qua
cửa sổ Project Details.
Chủ đề 5 :
Khi tạo một WBS mới nó sẽ được mặc định là cấp độ con của WBS đứng trước nó.
Các WBS này có thể được tạo và sắp xếp theo đúng thứ tự, cấp bậc mà người dùng
xác định.
WBS con sẽ thừa hưởng các đặc tính của WBS cha. VD: WBS con sẽ có giá trị
“Responsible Manager” giống với WBS cha.
Tóm lược
Cấu trúc phân việc (WBS) là 1 hệ thống phân cấp các hạng mục, công việc chi tiết
của 1 dự án.
Cấp độ cao nhất của hệ thống WBS tương đương với cấp dự án, và cấp độ thấp nhất
của WBS là các công việc.
Ta có thể dùng tổ hợp phím định hướng trên phần mềm để sắp xếp các WBS theo
đúng vị trí.
Chủ đề 6:
Công việc
Mô tả công việc và các thành phần của công việc
Mã công việc
Công việc
Công việc là các thành phần cơ bản nhất của một dự án. Nó là cấp độ nhỏ nhất của cấu trúc
WBS.
Sử dụng công cụ trợ giúp “Activity Wizard” khi tạo công việc
Công cụ Activity wizard sẽ hướng dẫn ta từng bước trong quá trình tạo một công việc mới.
Khi đã quen với thao tác tạo tạo công việc mới, ta có thể tắt chức năng này trong User
Preferences và khởi tạo công việc trực tiếp trong cửa sổ Acitivies.
Công cụ Activity chỉ xuất hiện khi ta bấm nút Add trên thanh Command.
Chúng ta thường xác định loại công việc dựa trên các yếu tố như: chức năng công
việc và lịch làm việc của công việc đó. Có các loại công việc sau :
Mốc thời gian bắt đầu (Start Milestone)
Mốc thời gian kết thúc (Finish Milestone)
Phụ thuộc công việc (Task Dependent)
Phụ thuộc nguồn lực (Resource Dependent)
Phụ thuộc công việc khác (Level of Effort)
Tổng hợp WBS (WBS Summary)
Start Milestone – Loại này dùng để đánh dấu mốc thời gian bắt đầu của 1 hạng mục
hoặc 1 giai đoạn mới của dự án.
Có thời gian công việc bằng 0.
Chỉ có giá trị ngày bắt đầu (start date).
Ta có thể gán ràng buộc (constrain), bước (steps), phí tổn (expenses),
tài liệu.
Có thể gán nguồn lực chính (primary resource).
Ta không thể gán vai trò (role).
Finish Milestone - Loại này dùng để đánh dấu mốc thời gian kết thúc của 1 hạng mục
hoặc 1 giai đoạn của dự án.
Có thời gian công việc bằng 0.
Chỉ có giá trị ngày kết thúc (finish date).
Ta có thể gán ràng buộc (constrain), bước (steps), phí tổn (expenses),
tài liệu.
Có thể gán nguồn lực chính (primary resource).
Ta không thể gán vai trò (role).
Task Dependent – Loại này được sử dụng khi công việc cần được hoàn thành trong
một khoảng thời gian nhất định, bất chấp khả năng cung ứng của nguồn lực.
Nguồn lực sẽ phải làm việc phụ thuộc vào lịch làm việc của công việc.
17
Thời gian công việc sẽ tương ứng với lịch làm việc gán cho công việc
đó.
Resource Dependent – Loại này được sử dụng khi nhiều nguồn lực được gán cho 1
công việc và các nguồn lực ấy có thể làm việc độc lập với nhau.
Nguồn lực sẽ làm việc phụ thuộc vào lịch làm việc của chính nguồn
lực.
Thời gian công việc sẽ tương ứng với khả năng cung ứng nguồn lực,
nếu nguồn lực không thể thực hiện công việc thì thời gian công việc sẽ
bị kéo dài ra.
Level of Effort – Loại này được sử dụng khi thời gian công việc phụ thuộc vào thời
gian công việc khác.
Thời gian công việc được xác định bằng giá trị ngày của công việc
đứng trước (predecessor) và công việc đứng sau (successor), và lịch
làm việc của nó.
VD : các công việc quản lý, bảo vệ ...
Ta không thể gán ràng buộc (constraints).
WBS Summary – Loại này được sử dụng để tổng hợp thông tin các công việc nằm
trong 1 WBS.
Công việc WBS summary tổng hợp thông tin các công việc thuộc 1
WBS.
Giá trị ngày bắt đầu (start date) là ngày bắt đầu sớm nhất của công việc
trong WBS đó, giá trị ngày kết thúc (finish date) là ngày kết thúc trễ
nhất của công việc trong WBS đó.
Thời gian công việc WBS summary được tính dựa trên 2 giá trị start
date, finish date và lịch làm việc của nó.
Ta không thể gán ràng buộc (constraints).
Bước công việc cho phép ta tạo 1 danh sách các bước chi tiết cần phải làm để hoàn thành
công việc, ta có thể theo dõi tiến độ hoàn thành của từng bước. Thông thường bước công việc
dùng để cung cấp quy trình, hướng dẫn chi tiết để hoàn thành công việc giúp các nguồn lực
nắm bắt công việc được tốt hơn.
Có thể gán không giới hạn số lượng các bước công việc.
Bước công việc có thể được cập nhật tiến độ trong module Project Management hoặc
trong module Timesheet (cập nhật bởi nguồn lực chính).
Bước công việc không có giá trị thời gian (duration) và ngày (date).
“Step templates” là 1 nhóm các bước công việc thường xuyên được sử dụng, nó giúp
ta gán bước công việc vào công việc được nhanh hơn.
Ta có thể chuyển các bước công việc đang được gán vào công việc thành các “Step
template).
Ta có thể dùng tính năng nhóm theo mã công việc trong cửa sổ Activity table để xem các
thông tin tổng hợp; xây dựng các báo cáo theo đúng yêu cầu; xây dựng các layout phù hợp
với yêu cầu công việc. Các bộ mã công việc thường được sử dụng là Giai đoạn (Phase), Vị trí
(Area), Công trường (Site), Phân hệ (Division).
Cấp độ tổng thể - Có thể được sử dụng ở tất cả các công việc.
Có thể tạo không giới hạn các mã công việc cấp độ tổng thể.
Ở cấp độ này ta có thể nhóm những công việc thuộc 1 dự án hoặc thuộc nhiều
dự án khác nhau.
Cấp độ EPS – Có thể được sử dụng ở các công việc thuộc EPS đó.
Có thể tạo không giới hạn các mã công việc cấp độ EPS.
Ở cấp độ này ta có thể nhóm những công việc thuộc 1 dự án hoặc thuộc nhiều
dự án khác nhau trên cùng 1 EPS.
Cấp độ dự án - Có thể được sử dụng ở các công việc thuộc dự án đó.
Có thể tạo 500 bộ mã công việc cho 1 dự án.
Cấp độ này ta có thể nhóm những công việc thuộc 1 dự án.
Mỗi mã công việc có thể tạo không giới hạn các giá trị của mã, các giá trị này có thể được sắp
xếp tổ chức theo cấu trúc phân cấp hình cây.
Chủ đề 7 :
Loại quan hệ
Precedence Diagramming Method (PDM) là một phương pháp được sử dụng trong việc tạo
sơ đồ mạng.
Ô hình chữ nhật thể hiện cho công việc.
Đường mũi tên thể hiện mối quan hệ có thứ tự giữa các công việc.
Công việc đứng trước (Predecessor) – Quyết định ngày bắt đầu hay kết thúc của
công việc đứng sau.
Công việc đứng sau (Successor) – Có ngày bắt đầu hay kết thúc phụ thuộc vào
công việc đứng trước.
Có hai cách tạo sơ đồ mạng:
1. Bắt đầu với công việc đầu tiên và tạo các công việc đứng sau;
2. Bắt đầu với công việc cuối cùng và tạo các công việc đứng trước;
Activity
E
Loại quan hệ
Có bốn loại quan hệ. Giả sử A là công việc đứng trước và B là công việc đứng sau.
Finish-to-Start (FS) – Khi A hoàn thành, B có thể bắt đầu.
Start-to-Start (SS) - Khi A bắt đầu, B cũng có thể bắt đầu.
Finish-to-Finish (FF) - Khi A hoàn thành, B mới có thể hoàn thành.
Start-to-Finish - Khi A bắt đầu, thì B hoàn thành.
Khi sử dụng khoảng trễ vào việc tính toán tiến độ ta có thể chọn lịch làm việc để phần mềm
sẽ tính toán theo ý mình.
Có bốn chọn lựa:
Sử dụng lịch của công việc đứng trước
Sử dụng lịch của công việc đứng sau
Sử dụng lịch 24 tiếng (24-hour calendar)
Sử dụng lịch mặc định của dự án (Project default calendar)
Ta tạo mối quan hệ bằng cách bấm và rê chuột giữa 2 công việc.
Cạnh bên trái của ô chữ nhật biểu hiện cho ngày bắt đầu của công việc.
Cạnh bên phải của ô chữ nhật biểu hiện cho ngày hoàn thành của công việc.
Khi cửa sổ gán công việc đứng trước hoặc đứng sau xuất hiện, ta có thể nhóm và sắp xếp thứ
tự các công việc này.
Tóm lược
Sơ đồ mạng thể hiện tính logic giữa các công việc của dự án, nó cho thấy được liên
hệ, phụ thuộc vào nhau giữa các công việc.
Có bốn loại quan hệ: Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, và Start-to-
Finish. Quan hệ mặc định là Finish-to-Start.
Sử dụng khoảng trễ để trì hoãn tiến độ giữa một công việc với công việc đứng sau.
Ta có thể tạo mối quan hệ qua hai giao diện là Activity Network và Activity Details.
23
Chủ đề 8:
Đường găng là tập hợp chuỗi các công việc mà nó quyết định ngày kết thúc dự án.
Thời gian các công việc trên đường Găng sẽ quyết định thời gian của dự án. Bất cứ sự
trì hoãn tiến độ nào xảy ra với các công việc nằm trên đường Găng sẽ trì hoãn ngày
kết thúc dự án.
Có 2 phương pháp xác định đường Găng là : tổng thời gian dự trữ (total float) và
đường dài nhất (longest path).
Khi còn ở giai đoạn hoạch định thì ngày Data Date trùng với ngày khởi công dự án.
25
Bước “forward pass” tính ngày sớm (early dates) của công việc.
Ngày sớm (Early dates) là thời gian sớm nhất mà công việc có thể bắt đầu hoặc hoàn
thành.
Bước tính toán này sẽ bắt đầu với công việc đứng đầu tiên của bảng tiến độ.
Công thức tính ngày Early Finish : Early Start (ES) + Duration - 1 = Early Finish (EF)
Bước “backward pass” tính ngày trễ (late dates) của công việc.
Ngày trễ (Late dates) là thời gian trễ nhất mà công việc có thể bắt đầu hoặc hoàn
thành mà không làm trì hoãn tiến độ của dự án.
Bước tính toán này sẽ bắt đầu với công việc đứng cuối cùng của bảng tiến độ.
Với những dự án ta không cung cấp giá trị ngày “Must Finish By”, công việc cuối
cùng sẽ được gán giá trị ngày “Late Finish” bằng với giá trị ngày “Early Finish” được
tính ở bước trên (Forward Pass).
Công thức tính ngày Late Start : Late Finish (LF) - Duration + 1 = Late Start (LS)
Là khoảng thời gian công việc có thể trì hoãn so với ngày bắt đầu mà không làm ảnh
hưởng đến ngày kết thúc dự án.
Là khoảng thời gian tính từ ngày sớm (early dates) cho đến ngày trễ (late dates).
Các công việc có giá trị Total Float bằng 0 thì sẽ nằm trên đường Găng.
Late date - Early date = Total Float (TF)
Giá trị Total Float của công việc được tự động tính toán mỗi khi ta chạy chức năng
lập tiến độ của phần mềm. Ta không thể trực tiếp hiệu chỉnh giá trị này.
Đường Găng là tập hợp chuỗi các công việc mà quyết định ngày kết thúc dự án. Công
việc B và C là những công việc nằm trên đường Găng như hình bên dưới.
27
LS LF
Positive float
ES EF
Positive float
LS LF
Zero float
(critical)
ES EF
LS LF
Negative Float
(extremely
critical) ES EF
Negative float
Trường hợp tính lùi (Backward Pass) khi có giá trị “Must Finish by”
Hầu hết các dự án đều có giá trị quy định ngày kết thúc “Must Finish by”.
Công việc cuối cùng sẽ được gán giá trị ngày “Late Finish” bằng với giá trị ngày
“Must Finish by”.
Các công việc đứng trước sẽ được tính ngày “Late Date” theo công thức : Late Finish
- Duration + 1 = Late Start
Loops ám chỉ mối quan hệ bị rơi vào vòng lặp khi liên kết các công việc lại với nhau.
Primavera sẽ không tính toán bảng tiến độ khi tồn tại quan hệ vòng lặp giữa các công việc.
Một cửa sổ sẽ hiện ra báo cho ta thấy các công việc có quan hệ vòng lặp.
Open Ends là công việc mà trong bảng tiến độ nó không có công việc đứng trước
(predecessor) hoặc công việc đứng sau (successor).
Công việc đầu (No predecessor) – Trong bảng tiến độ công việc này sẽ lấy ngày
chốt dữ liệu (data date) làm ngày bắt đầu sớm (Early Start) của nó.
Công việc cuối (No successor) – Trong bảng tiến độ công việc này sẽ lấy ngày
kết thúc dự án (project finish) làm ngày kết thúc trễ (Late Finish) của nó.
Việc sử dụng sai các công việc “đầu cuối” trong bảng tiến độ có thể gây ra sai lệch về
thời gian dự trữ (total float) của các công việc.
10 70 FINISH
START
20 30 50 60 80 90
40
Lưu ý: Primavera khuyến cáo mỗi dự án chỉ nên có 2 công việc “đầu cuối”, một công việc bắt
đầu và một công việc kết thúc. Thông thường nó sẽ là 2 mốc thời gian : Start Milestone và
Finish Milestone.
START
20 30 50 60 80 90
40
VD: ta có một trường hợp xuất hiện Open-end ở công việc 30 và 50.
Trong trường hợp này khi chạy chức năng tạo bảng tiến độ, phần mềm sẽ lấy ngày “data
date” làm ngày Early Start cho công việc 50, và lấy ngày “project finish” làm ngày Late
Finish cho công việc 30.
Ta có thể tạo file ghi chú (log) trong quá trình tạo bảng tiến độ.
Sau khi chạy tính năng này, ta sẽ thấy sự thay đổi vị trí các công việc trên biểu đồ Gantt
Chart. Các công việc được sắp xếp theo thời gian và theo thứ tự logic. Các công việc nằm
trên đường Găng sẽ được thể hiện bằng màu đỏ.
Tóm lược
Sau khi thiết lập các mối quan hệ, chạy chức năng tạo bảng tiến độ để biết được các
công việc diễn ra khi nào.
Đường găng là tập hợp chuỗi các công việc mà nó quyết định ngày kết thúc dự án.
Khi sử dụng phương pháp Critical Path Method, bước “forward pass” tính ngày sớm
(early dates) của công việc, bước “backward pass” tính ngày trễ (late dates) của công
việc.
Là ngày được sử dụng như điểm mốc bắt đầu cho việc tính toán tiến độ. Được sử
dụng cho việc tính toán tiến độ các công việc cần phải làm.
Thời gian dự trữ (Total Float) là khoảng thời gian công việc có thể trì hoãn so với
ngày bắt đầu mà không làm ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.
Sau khi chạy tính năng tạo bảng tiến độ, kết quả có thể được lưu vào file Log.
31
Chủ đề 9 :
Ta sử dụng ràng buộc giúp bảng tiến độ dự án trở nên linh động hơn, phù hợp với hoàn cảnh
thực tế, dễ dàng kiểm soát được giá trị “ngày’ trong dự án. Ta có thể gán ràng buộc ở cấp dự
án hoặc ở cấp công việc.
Ràng buộc được gán bởi người dùng.
Một công việc có thể được gán tối đa 2 ràng buộc.
Sau khi gán ràng buộc, ta phải chạy lại tính năng tạo bảng tiến độ để cập nhật các giá
trị “ngày”.
• Được sử dụng khi cần tác động đến ngày bắt đầu sớm (early start) của công việc.
• Ép buộc công việc không thể bắt đầu sớm hơn ngày chỉ định
• Làm cho ngày “early start” giống với ngày “constraint date”
• Ảnh hưởng đến ngày “early dates” của các công việc đứng sau (successors)
LS LF LS LF
Công tác Công tác
A B
ES * EF ES EF
33
LS LF LS LF
Công tácCông tác Công tácCông tác
A A B B
ES ES* EF EF ES ES EF EF
Khi gán ràng buộc cho công việc, ta nên tạo ghi chú giải thích lý do sử dụng ràng
buộc đó. Ta có thể dùng thẻ “Notebook” trong cửa sổ Activities để tạo các ghi chú
này.
• Được sử dụng khi cần tác động đến ngày hoàn thành trễ (late finish) của công việc
• Ép buộc công việc không thể hoàn thành trễ hơn ngày chỉ định
• Làm cho ngày “late finish” giống với ngày “constraint date”
• Ảnh hưởng đến ngày “late dates” của các công việc đứng trước (predecessors)
LS LF LS LF *
A B
ES EF ES EF
LS LS LF LF LS LS LF * LF
Công táC
c ông tác Công tácCông tác
A A B B
ES EF ES EF
Ép buộc công việc phải bắt đầu vào ngày chỉ định. Nó dời ngày Early Start và Late Start lại
đúng ngày “constraint date”.
Ép buộc công việc bắt đầu không trễ hơn ngày chỉ định.
• Làm cho ngày “Late Start” giống với ngày “constraint date”.
• Ảnh hưởng đến ngày “late dates” của các công việc đứng trước (predecessors).
• Được sử dụng để quy định thời hạn cuối cùng bắt đầu một công việc.
Ép buộc công việc phải hoàn thành vào ngày chỉ định. Nó dời ngày Early Finish và Late
Finish lại đúng ngày “constraint date”.
Ép buộc công việc không thể kết thúc sớm hơn ngày chỉ định.
• Làm cho ngày “Early Finish” giống với ngày “constraint date”.
• Ảnh hưởng đến ngày “early dates” của các công việc đứng sau (successors).
• Được sử dụng để tránh tình trạng một công việc kết thúc quá sớm.
Trì hoãn tiến độ công việc càng trễ càng tốt mà không làm trì hoãn các công việc đứng sau
(successors).
• Làm cho ngày “early dates” trì hoãn càng nhiều càng tốt.
• Cũng được gọi là ràng buộc “zero free float”.
Tự xác định ngày bắt đầu và ngày hoàn thành (Mandatory Start and Finish)
Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc theo ý người dùng.
• Với lựa chọn này sẽ tác động tới ngày trễ của công việc đứng trước và ngày sớm của
công việc đứng sau.
• Network logic có thể bị can thiệp trong trường hợp này.
Tóm lược
Gán các rang buộc cho các công việc và dự án để phản ánh đúng yêu cầu thực tế.
Một công việc có thể gán tối đa hai rang buộc
Ràng buộc “Must Finish By” chỉ được sử dụng khi ngày hoàn thành của dự án được
xác định.
Sử dụng ràng buộc “Start On or After” để xác định ngày sớm nhất của một công việc.
35
Chủ đề 10 :
Tạo bộ lọc
Ta có thể nhóm dữ liệu và lưu lại thành những giao diện (layout) khác nhau. Sử dụng chức
năng nhóm để thể hiện dữ liệu tổng hợp của một nhóm các công việc trên Activity table, trên
biểu đồ Gantt Chart, và trên các báo cáo.
Chức năng nhóm có thể được sử dụng ở hầu hết các cửa sổ trong Primavera.
Mỗi cửa sổ sẽ có các tùy chọn riêng cho chức năng nhóm.
Một số cửa sổ có các tiêu chí nhóm do Primavera định nghĩa.
Công việc có thể được nhóm theo dạng phân cấp bằng các giá trị như WBS, mã công
việc, và mã dự án.
Ngoài ra cũng có thể nhóm công việc theo các giá trị như ngày, chi phí, thời gian dự
trữ (Total Float)...
Thu lại các nhóm dữ liệu giúp ta kiểm soát mức độ chi tiết cần thể hiện. Chức năng này rất
hữu ích khi ta muốn chỉ tập trung vào một phần nào đó của bảng tiến độ.
Chức năng này giúp ta tạo được các giao diện làm việc khác nhau, giúp ta tập trung vào các
công việc then chốt.
Phần mềm có cung cấp sẵn một số bộ lọc thông dụng. Ngoài ra ta có thể tự tạo các bộ lọc mới
phù hợp yêu cầu doanh nghiệp.
Tạo bộ lọc
Ta có thể tạo bộ lọc dựa trên một điều kiện hay nhiều điều kiện.
Phần mềm cung cấp một bộ lọc thông dụng là “Look ahead”. Nó sẽ lọc ra các công việc được
hoạch định thực hiện vào thời gian sắp tới, ví dụ như tháng tới.
Tóm lược
Sử dụng chức năng nhóm và sắp xếp để tổ chức dữ liệu cho hợp lý.
Chức năng nhóm có thể được sử dụng ở hầu hết các cửa sổ trong Primavera.
Cửa sổ “Group and Sort” cho phép thể hiện giá trị tổng hợp, chỉnh sửa font và màu
sắc. Ta có thể sắp xếp các nhóm theo abc, theo số lượng, hoặc theo thời gian.
Bộ lọc (filter) là tập hợp các điều kiện quyết định công việc nào được thể hiện trên
màn hình. Có thể sử dụng phối hợp cùng lúc nhiều bộ lọc.
Chủ đề 11:
Từ điển vai trò (Role dictionary) và từ điển nguồn lực (Resource dictionary) là loại dữ liệu ở
cấp tổng thể - có thể được sử dụng ở tất cả các dự án. Sau khi tạo vai trò và nguồn lực, vai trò
có thể được gán vào nguồn lực, để chỉ ra kỹ năng của nguồn lực. Mỗi nguồn lực sẽ được gán
một vai trò chính (primary role), cho thấy kỹ năng chính của nguồn lực.
Các doanh nghiệp thường sử dụng vai trò như một nguồn lực ảo, tạm thời gán vào công việc
để tính toán chi phí, đến khi có nguồn lực thật thì sẽ thay thế vào.
Ben Diamond
Bob Patterson
Charles North
Resource Pool
Oliver Rock
Paul Kim
Sue White
Tim Harris
Wendy Resner
Thẻ tổng quát cho phép ta nhập các thông tin như mã nguồn lực (resource's ID), tên, mã số
nhân viên, chức vụ, địa chỉ e-mail...
Cho phép ta gán mã cho nguồn lực. Bộ mã sẽ phục vụ cho nhu cầu nhóm và sắp xếp nguồn
lực sau này.
Cho phép ta nhập các thông tin chi tiết về nguồn lực.
Resource Type – Xác định loại nguồn lực (Labor, Nonlabor hoặc Material).
Unit of Measure – Xác định đơn vị đo lường nếu ta chọn loại nguồn lực là vật liệu.
Currency – Xác định loại tiền tệ nguồn lực sử dụng.
Overtime Allowed – Chọn để cho phép nguồn lực làm ngoài giờ.
Overtime Factor – Xác định chỉ số nhân cho giá làm ngoài giờ.
Calendar – Xác định lịch làm việc của nguồn lực.
Default Units/Time – Xác định chỉ số “units/time” mặc định sẽ được áp dụng khi gán
nguồn lực cho công việc.
41
Auto Compute Actuals – Chọn để phần mềm tự động cập nhật dữ liệu thực tế của
nguồn lực theo tiến độ công việc.
Calculate costs from units – Chọn để phần mềm tự động cập nhật giá khi đơn vị thời
gian “unit” thay đổi.
Tóm lược
Vai trò - Là một kỹ năng hay chức vụ trong doanh nghiệp. VD: Kỹ sư phần mềm, Nhà
quản lý dự án, kỹ sư công trường...
Nguồn lực – Là một cá nhân (hoặc thiết bị, vật liệu) được sử dụng để hoàn tất công
việc.
Vai trò có thể được gán vào nguồn lực, để chỉ ra kỹ năng của nguồn lực.
Nguồn lực được chia làm 3 loại: Labor; Nonlabor; Material.
Chủ đề 12:
Để gán role cho công việc, bấm “Add Role” ở thẻ Resources trong phần Activity Details.
Chọn nhiều công việc và bấm “Roles” trong thanh Command bên phải màn hình.
Loại giá sẽ quyết định (giá tiền) / (đơn vị thời gian) được dùng để tính chi phí. Tên của loại
giá được định nghĩa bởi người quản trị hệ thống trong thẻ Rate Types, thuộc Admin
Preferences. Khi chọn loại giá, giá trị tiền sẽ được cập nhật trong cột (giá tiền) / (đơn vị thời
gian).
Tóm lược
Việ gán role đóng vai trò như một nguồn lực tạm, để sau này ta có thể gán nguồn lực
thực tế vào..
Ta có thể gán một role vào một công việc; nhiều role vào một công việc; hoặc một
role vào nhiều công việc.
Ta có thể gán giá cho role. Loại giá sẽ quyết định (giá tiền) / (đơn vị thời gian) được
dùng để tính chi phí.
Chủ đề 13:
Để sử dụng tính năng này thì công việc phải có ít nhất một role được gán. Khi sử dụng tính
năng này chỉ có những nguồn lực có role đó mới được hiển thị trong khung Assign
Resources.
Khi gán nguồn lực thông qua role, một bảng xác nhận sẽ hiện ra nếu nguồn lực được chọn để
thay thế cho role có các thông số về khối lượng công việc và chi phí khác nhau. Các thông số
bao gồm Price/Time, Units/Time, và Overtime Factor.
Có 2 cách chọn lựa:
Bấm No : sử dụng thông số của role.
Bấm Yes : sử dụng thông số của nguồn lực.
Gán nguồn lực thông qua role lên nhiều công việc cùng lúc
Ta có thể chọn cùng lúc nhiều công việc để thay thế role. Và cũng có thể gán nhiều nguồn lực
cùng lúc lên những công việc đó.
Tính năng Search giúp ta có thể tìm đến một nguồn lực cụ thể.
Tùy vào loại công việc hoặc nguồn lực, sau khi gán ta có thể chỉnh thông số Budgeted Units
hoặc Units/Time cho phù hợp với yêu cầu.
Budgeted Units : Lượng thời gian tổng cộng nguồn lực được gán cho công việc. VD :
80 giờ.
Units/Time : Lượng đơn vị thời gian (giờ) nguồn lực được phân công làm trên một
khoảng thời gian. VD : 8 giờ/ngày.
Khi gán nguồn lực, công thức sau sẽ được áp dụng : Duration x Units/Time = Units. Thông
thường nguồn lực không dành toàn bộ thời gian cho công việc loại này. Vì thế sau khi gán, ta
nên hiệu chỉnh thông số Units/Time cho phù hợp.
Nguồn lực chính là người có trách nhiệm điều phối các hoạt động của công việc. Một công
việc có thể có một hoặc không có nguồn lực chính.
Khi sử dụng Timesheet chỉ có nguồn lực chính được phép gửi feedback về cho nhà
quản lý dự án, để thông báo tình trạng công việc.
Nguồn lực chính có thể được gán cho loại công việc milestone để có thể cập nhật
thông tin qua Timesheet.
Nguồn lực chính có thể cập nhật tình trạng các bước công việc (Step) thông qua
Timesheet.
Nếu nhiều nguồn lực được gán cho công việc thì mặc định nguồn lực đầu tiên sẽ là
nguồn lực chính.
Được tính dựa trên Price/Unit (định nghĩa khi tạo nguồn lực) và Budgeted Units (định nghĩa
khi gán nguồn lực).
Budgeted Cost = Budgeted Units x Price/Unit
Là chi phí không thuộc nguồn lực nhưng lại liên quan đến dự án. Chúng thường là những loại
chi phí một lần, và không có tính “sử dụng lại”. VD: chi phí đi lại, huấn luyện …
Chi phí khác được nhập thủ công ở cấp độ từng công việc. Ta có thể nhập một số tổng cộng
(lump sum) hoặc nhập số lượng (units) và đơn giá (Price/Unit).
Ta có thể gán loại chi phí để dễ phân biệt.
Chi phí có thể được tính vào ngày bắt đầu hoặc kết thúc công việc; hoặc rải đều suốt
khoảng thời gian công việc được thực hiện.
Cột đơn vị đo (unit of measure) dùng để ghi chú đơn vị đo nếu ta dùng hình thức units
x price/unit.
Dùng để hiển thị các thông tin như khối lượng công việc (unit), chi phí (cost), ngày bắt đầu,
kết thúc công việc.
Ta có thể chọn hiển thị chi phí công việc. Chi phí công việc có thể được phân chia làm các
loại:
Labor Cost (Nhân công)
Nonlabor Cost (Máy móc)
Material Cost (Nguyên vật liệu)
47
Tóm lược
Có 3 bước cơ bản trong quản lý nguồn lực : định nghĩa nguồn lực; gán nguồn lực; và
phân tích nguồn lực.
Ta có thể gán nguồn lực bằng cách thay thế một role có sẵn. Để sử dụng tính năng
này, công việc phải có ít nhất một role được gán.
Nếu không sử dụng role như một nguồn lực tạm, ta có thể gán trực tiếp nguồn lực.
Khi gán nguồn lực cho công việc, công thức sau sẽ được áp dụng: Duration x
Units/Time = Units.
Sau khi gán nguồn lực, ta có thể hiệu chỉnh thông số Units/Time hoặc Budgeted
Units. Và ta có thể quy định nguồn lực chính.
Chủ đề 14:
All Project:
• All closed projects (except what-if projects) : thể hiện dữ liệu ở tất cả dự án ngoại trừ
dự án ở tình trạng what-if
• All closed projects with a leveling priority : thể hiện dữ liệu ở tất cả dự án với điều
kiện là thông số priority.
• Opened projects only : thể hiện dữ liệu ở dự án đang mở.
Time-Distributed Data:
• Dữ liệu phân bố dựa theo ngày Remaining Early hoặc Forecast dates
• Chọn đơn vị thời gian thể hiện: hour, day, week, or month.
Với biểu đồ ta có thể xác định mỗi nguồn lực được hoạch định làm bao nhiêu giờ; xác định
được nguồn lực bị quá tải; theo dõi chi phí trong từng khoảng thời gian.
Thể hiện dữ liệu từ một dự án hoặc tất cả dự án mà ta được phép truy cập.
Thể hiện dữ liệu về nguồn lực hoặc role.
Ta có thể thể hiện những giá trị sau trên biểu đồ:
Budgeted units/costs
Actual units/costs
Remaining Early units/costs
Remaining Late units/costs
Thanh thời gian của biểu đồ sẽ giống với thanh thời gian của Gantt Chart.
Ta có thể định dạng cột, nhóm, sắp xếp, và lọc các tên nguồn lực.
Biểu đồ có thể được lưu cùng layout.
Tóm lược
Biểu đồ sử dụng nguồn lực cho ta thấy được sự phân bố nguồn lực theo thời gian. Nó
cho thấy lượng công việc phải làm của nguồn lực trên một khoảng thời gian xác định
trong dự án.
Với biểu đồ ta có thể xác định mỗi nguồn lực được hoạch định làm bao nhiêu giờ; xác
định được nguồn lực bị quá tải; theo dõi chi phí trong từng khoảng thời gian.
Ta có thể quy định dữ liệu được thể hiện thế nào bằng cách hiệu chỉnh mục User
Preferences -> Resource Analysis.
Ta có thể định dạng biểu đồ trong thanh Display Option.
51
Chủ đề 15:
Phân tích dự án
Sau khi tạo kế hoạch cho dự án, phải chăc chắn nó đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư
về ngày, nguồn lực, và chi phí. Nếu có sự khác biệt giữa kế hoạch dự án và các yêu cầu của
dự án, ta phải xác định nguyên nhân vấn đề và tìm hướng giải quyết:
Phân tích về tiến độ : xem xét bản tiến độ để đảm bảo các mốc thời gian đã được đáp
ứng.
Phân tích việc phân bố nguồn lực : đảm bảo các nguồn lực không bị tình trạng quá tải.
Phân tích về ngân sách : đánh giá ngân sách dự án chính xác.
Ta có thể thấy được các dữ liệu ngày trong cửa sổ Project -> Phần Project Detail ->
Thẻ Date.
Rút ngắn dự án
Nếu quá trình phân tích cho thấy ngày Must Finish By không được đáp ứng, ta cần tập
trung rút ngắn bản tiến độ. Các phương pháp giúp ta đạt được mục tiêu:
Tinh chỉnh lại thời gian dành cho công việc:
Giảm bớt các công việc có thời gian dài.
Gán thêm nguồn lực để giảm thời gian.
Cho các công việc thực hiện song song nếu có thể.
Thêm/chỉnh sửa các ràng buộc.
Thay đổi lịch làm việc:
Gán lịch làm việc dài hơn cho các công việc critical.
Thêm ngày làm việc vào các ngày nghỉ.
Kiểm tra
Kiểm tra xem dự án đã kết thúc đúng ngày mong muốn, phải đảm bảo không có giá trị
Total Float âm ở tất cả các công việc trong dự án.
Ta có thể dùng biểu đồ sử dụng nguồn lực để xác định nguồn lực nào quá tải hoặc dưới mức
cho phép. Sau đó gán lại nguồn lực để cân bằng lượng công việc.
Tóm lược
Tối ưu kế hoạch dự án là bước cuối cùng trong tiến trình hoạch định dự án. Phải đảm
bảo dự án thỏa mãn được các yêu cầu về tiến độ, nguồn lực, và chi phí.
Nếu ngày kết thúc dự án vượt quá ngày “Must Finish by”, dự án phải được rút ngắn.
Ta có thể thấy được các dữ liệu ngày trong cửa sổ Project -> Phần Project Detail ->
Thẻ Date.
Ta có nhiều phương pháp để rút ngắn dự án như là tinh chỉnh thời gian công việc,
chỉnh sửa các mối quan hệ, sử dụng ràng buộc, tất cả phải tập trung vào các công việc
critical.
Sử dụng biểu đồ nguồn lực để đảm bảo các nguồn lực không bị quá tải.
Xem xét chi phí để đảm bảo dự án hoàn thành đúng ngân sách.
55
Chủ đề 16:
Tạo Baseline
Baselines
Baseline (đường cơ sở) là một bản sao của dự án được dùng để so sánh với dự án hiện tại để
đánh giá tiến triển của dự án. Thông thường baseline được tạo ngay sau khi hoàn thành bước
hoạch định, trước lần cập nhật dữ liệu đầu tiên.
Baselines cung cấp cho ta số liệu chuNn ban đầu để có thể theo dõi chi phí, tiến độ và nguồn
lực của dự án khi dự án bước vào thực thi.
Tạo baseline
Có thể tạo baseline bằng 2 cách:
Tạo baseline từ chính dự án đang mở.
Chuyển đổi một dự án khác thành baseline.
Sau khi tạo baseline, ta phải chọn dự án để nó gắn vào. Baselines chỉ có thể được gán cho các
dự án đang ở trạng thái mở. Tất cả dự án đang mở sẽ được hiển thị trong khung Maintain
Baselines.
Phân loại baseline được dựa trên mục đích sử dụng của baseline. VD, loại Initial Plan được
dùng cho các dự án phác thảo, loại Mid-Project Status được dùng sau khi dự án bắt đầu. Việc
phân loại baseline rất hữu ích khi ta cần quản lý nhiều baseline trên cùng một dự án.
Gán baseline
Trong khung Assign Baselines ta có thể chọn gán baseline dự án hoặc baseline người dùng.
Nếu không có baseline nào được gán thì dự án sẽ dùng chính nó để làm baseline.
Baseline dự án được gán bởi nhà quản lý dự án.
Được dùng để so sánh tiến độ, chi phí và nguồn lực.
Để có thể gán loại baseline này user phải có bộ quyền : Maintain Project
Baselines.
Baseline người dùng được gán bởi người dùng.
Được dùng để so sánh tiến độ.
Mỗi user có thể chọn những baseline khác nhau.
57
Thẻ Bar Style cho phép chọn hình dạng, màu sắc, và hoa văn bên trong các bar.
Hình dạng – chọn hình dạng điểm bắt đầu, điểm kết thúc và hình dạng của bar.
Màu sắc – chọn màu sắc cho điểm bắt đầu, điểm kết thúc và màu sắc của bar.
Hoa văn – chọn hoa văn thể hiện bên trong các bar.
Hàng – Thể hiện vị trí của bar trên Gantt Chart.
Bằng việc thể hiện baseline bars trên Gantt Chart, ta có thể so sánh thông số về ngày của bản
kế hoạch baseline và bản kế hoạch hiện tại.
Bên cạnh các bar mặc định của Primavera, ta có thể tạo thêm nhiều loại bar khác dựa trên giá
trị ngày và bộ lọc.
Chọn giá trị ở trường Row sẽ quyết định vị trí của bar trên Gantt Chart.
Tóm lược
Baseline (đường cơ sở) là một bản sao của dự án được dùng để so sánh với dự án hiện
tại để đánh giá tiến triển của dự án. Thông thường baseline được tạo ngay sau khi
hoàn thành bước hoạch định, trước lần cập nhật dữ liệu đầu tiên.
Có thể tạo baseline bằng 2 cách: Tạo baseline từ chính dự án đang mở; Chuyển đổi
một dự án khác thành baseline.
Phân loại baseline được dựa trên mục đích sử dụng của baseline.
Khung điều chỉn Bar cho phép hiệu chỉnh loại, kích cỡ, màu, vị trí, và hình dạng của
các bar trên Gantt Chart.
Chủ đề 17:
Tài liệu dự án
Cửa sổ tài liệu (Work Products and Documents window) cho phép ta quản lý các thông tin
liên quan đến tài liệu của dự án, kể cả các liên kết (link) tới file thực. Tài liệu được tổ chức
lưu trữ theo cấu trúc phân cấp hình cây để tiện phân loại.
Ta có thể tạo một kho lưu trữ các tài liệu liên quan đến dự án, nhằm cung cấp các hướng dẫn
hoặc nguyên tắc trong việc thực hiện công việc.
Tài liệu có thể có 2 dạng là sản phNm (work product) hoặc tài liệu tham khảo (reference
document):
Work product – bao gồm các sản phNm sẽ được giao cho khách hàng hoặc người chịu
trách nhiệm. VD: file CAD, các kế hoạch kiểm tra, và kế hoạch chi tiết (blueprints).
Reference document – bao gồm các tài liệu sẽ được tham khảo bởi các thành viên
tham gia dự án để họ nắm được các hướng dẫn, nguyên tắc khi thực hiện công việc.
VD: các văn bản hướng dẫn, nguyên tắc, quy trình, mẫu thiết kế, mẫu kiểm tra, mẫu
chấm công.
Thẻ Files
Sau khi tạo một mẫu tài liệu, tao phải thiết lập một liên kết đến tài liệu thực bằng cách cung
cấp một đường link. Có 2 cách tạo đường link này:
Private Location (Riêng tư) – Tài liệu sẽ chỉ được truy cập bởi các user trên mạng Lan
(các nhà quản lý dự án). VD: các tài liệu như hóa đơn, đơn mua hàng, hoặc hợp đồng.
Public Location (Công cộng) – Tài liệu sẽ được truy cập bởi tất cả các user tham gia
dự án, bao gồm các user trên mô hình web và Timesheet. VD: các tài liệu như văn bản
hướng dẫn các quy trình thực hiện công việc.
Tóm lược
Tài liệu thực sẽ không được lưu trữ trong phần mềm Primavera . Để truy cập tài liệu
thông qua Primavera, ta phải tạo một mẫu tài liệu trong cửa sổ Work Products and
Documents và liên kết đến tài liệu thực.
Sau khi tạo một mẫu tài liệu, tao phải thiết lập một liên kết đến tài liệu thực bằng cách
cung cấp một đường link. Public Location (Công cộng) – Tài liệu sẽ được truy cập
bởi tất cả các user tham gia dự án, bao gồm các user trên mô hình web và Timesheet.
Tài liệu có thể có 2 dạng là sản phNm (work product) hoặc tài liệu tham khảo
(reference document).
61
Chủ đề 18:
Kiểm soát dự án
Cập nhật dự án
Sau khi dự án khởi động, ta cần cập nhật dữ liệu thực tế về tiến độ và nguồn lực ở các mốc
thời gian được định trước. Công ty sẽ phải chuNn hóa một quy trình cập nhật dữ liệu, bao
gồm việc dữ liệu thực tế sẽ được thu thập như thế nào và bao lâu cập nhật một lần.
Mức độ cập nhật dữ liệu có thể là hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng, phụ thuộc vào độ
dài của dự án và mức độ chính xác của các thông số dự báo tương lai (cập nhật càng thường
xuyên thì số liệu dự báo càng chính xác).
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Tiến độ
Thời gian
Nguồn lực
Resource
Quantity
(person -
days )
Thời gian
Chi phí
Thời gian
Có 2 cách để xác định giai đoạn cập nhật trên cửa sổ Gantt Chart:
Dùng tính năng Progress Spotlight.
Progress Spotlight sẽ tạo một đoạn màu vàng từ ngày data date cũ đến ngày data date
mới. Nó cũng làm nổi bật các công việc cần được cập nhật bên cửa sổ Activity table.
Kéo ngày data date.
Ta có thể kéo ngày data date về phía tay phải đến ngày data date mới để làm nổi bật
lên các công việc cần được cập nhật.
Chú ý: Mặc dù đã xác định được ngày data date mới ở bước này, nhưng ta vẫn phải chọn lại
ngày đó vào chương trình khi chạy tính năng Schedule.
65
Nhập dữ liệu về tiến độ, nguồn lực, chi phí theo thứ tự sau:
Kiểm soát dự án
Sau khi có được bản tiến độ mới, ta sẽ phân tích các thông số về ngày, tình trạng phân phối
nguồn lực, và ngân sách.
Chủ đề 19:
Sau khi tạo ta có thể lưu lại và gán nó vào một nhóm báo cáo để dễ dàng tìm kiếm sau này.
Báo cáo có thể được tạo dựa trên Layout ta đang làm việc. Và có thể được chỉnh sửa, thêm
hoặc bớt thông tin hiển thị trên báo cáo.
Tóm lược
Cửa sổ Report thể hiện các báo cáo về tiến độ, chi phí và nguồn lực.
Ta có thể báo cáo tiến độ thực hiện bằng cách dùng một mẫu báo cáo có sẵn.
Công cụ “Report wizard” giúp ta tạo ra các báo cáo đặc biệt. Chúng được chỉnh sửa
ngay khi tạo hoặc có thể chỉnh sửa thêm sau này.
Báo cáo có thể được tạo dựa trên Layout ta đang làm việc.
69
Chú thích
Activity - the fundamental work element of a project. Contains all of the necessary
information to perform the required work. The lowest level of a work breakdown structure
(WBS).
Công việc – là yếu tố cơ bản của một dự án. Nó chứa tất cả thông tin cần thiết yêu cầu để
thực hiện công việc. Là mức độ thấp nhất trong cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Activity code A code that represents an attribute of the activity. Use activity codes to filter
group, sort, and report activity information. Activity codes can be global, project- specific, or
assigned to. an EPS level.
Mã công việc – là mã công việc đại diện thuộc tính của công việc đó. Sử dụng mã công việc
để lọc ra, nhóm, phân loại và tạo báo cáo công việc. Mã công việc có thể dùng chung cho
nhiều dự án hoặc cho từng dự án theo đặc thù.
Activity code values -The group of values, defined for each activity code, in which activities
will be organized.
Giá trị của mã công việc – Một nhóm giá trị được xác định cho mỗi mã công việc, dựa vào
các giá trị này, các công việc sẽ được sắp xếp và phần loại.
Activity Details Located a the bottom the Activities window, it displays a set of tabs Each
tab contains specific detailed information for the selected activity.
Chi tiết công việc – Vị trí cửa sổ chi tiết công việc nằm ở bên dưới Cửa sổ công việc, nó bao
gồm một nhóm các cửa sổ phụ, mỗi cửa sổ chứa các thông tin chi tiết của công việc từng
công việc.
Activity type – Controls how an activity’s duration and dates are calculated. The six activity
types are task dependent, resource dependent, level of effect, start milestone, finish
milestone, and WBS summary.
Loại công việc – Loại công việc quyết định cách tính độ dài và ngày của công việc. Có sáu
loại công việc như: Phụ thuộc vào Công việc, Phụ thuộc vào Nguồn nhân lực, Phụ thuộc vào
mức nổ lực thực hiện công việc, Mốc bắt đầu, Mốc kết thúc và Loại tổng hợp WBS
Actual data - The real time/cost associated with an activity , such as actual start, remaining
duration, percent complete, finish dates, expenses, units and cost
Dữ liệu thực tế - bao gồm dữ liệu thực tế về thời gian/ chi phí của một công việc, như ngày
bắt đầu thực tế, thời gian còn lại để thực hiện công việc, % hoàn thành, ngày hoàn thành thực
tế, chi phí…
Bar Area - A time-scaled display of project data showing when the project element is
forecasted to occur. The project element displayed depends on the window the is open;
Activity, WBS, or Project window. The data element is place on the timescale where it is
scheduled to occur.
Vùng biểu đồ – Là vùng các thông tin dự án dự tính được thể hiện bằng biểu đồ, tùy thuộc
vào từng cửa sổ như Công việc, WBS hay dự án thì các biểu đồ này được thể hiện khác nhau.
KPMS copyright © 2008 All rights reserved.
No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
70
Bar necking - The indentation on a bar that represents an activity nonwork time, based on
the activity calendar, out of sequence progress, or other gaps of time. Bar necking settings are
available in the Bar Settings tab in the Bars dialog box.
Nút thắt – Sự lỏm vào trên thanh biểu đồ thể hiện thời gian không làm việc tại một thời điểm
của công việc đó, dựa trên lịch làm việc.
Đường cơ sở - Là một bản sao kế hoạch của dự án tại một thời điểm. Mỗi bản sao này giúp
tạo thành một cái mốc để xác định công việc đã hoàn thành dựa trên dữ liệu về thời gian,
nguồn lực hoặc chi phí.
Budgeted Cost - The estimated cost of projected work based on resource assignments and
expenses associated to the project.
Chi phí dự thảo – Là chi phí của dự án được hạnh toán cho công việc dựa trên những nguồn
lực và các phí tổn để hoàn thành dự án.
Calendars Define work and nonwork time for the activities. Nonwork time is defined as
holidays, weekends, resource vacation time and other nonwork time, Calendars may be
assigned to projects, resources, and activities.
Lịch làm việc – là thời gian làm việc hoặc không làm việc được xác định để thực hiện công
việc. Thời gian không làm việc như ngày nghỉ, ngày lễ… Lịch làm việc có thể được gắn cho
Dự án, Nguồn lực và công việc.
Sự ràng buộc – là những ràng buộc được gắn cho dự án hoặc công việc để được thực hiện
theo một điều kiện cụ thể. Mỗi công việc có thể gắn tối đa là hai ràng buộc.
Chi phí – Là đơn vị giá hoặc phí tổn của một công việc.
Critical activity An activity with zero total float. If a critical activity is delayed it will delay
the project as a whole. Critical activities are defined by either the total float or the longest
path.
Công việc lằm trên đường găng – là công việc có tổng giá trị thời gian dự trữ thực hiện công
việc bằng không. Nếu một công việc lằm trên đường găng bị trễ thì toàn bộ dự án sẽ bị trễ.
Những công việc này được xác định bởi tổng giá trị dự trữ để thực hiện công việc hoặc
đường công việc dài nhất.
Critical path The path of activities through a project that determine the projects finish date
Đường Găng – Các công việc được nối với nhau tạo thành đường quyết định ngày hoàn thành
dự án.
71
Data date The date to use a ‘the starting point for the schedule calculation, Any data to the
left of the data date is considered historical information. Any data to ‘the right or the data
date is the forecast of remaining work.
Ngày chốt dữ liệu – Là ngày được sử dụng làm điểm bắt đầu để tính tiến độ. Dữ liệu phía
trái của ngày dữ liệu được coi như là dữ liệu quá khứ, ngược lại dữ liệu bên phải được coi
như phần còn lại phải thực hiện của công việc.
Driving relationship A relationship between two activities where the precede early finish
determines the successor’s early start. In the Activity Network, a shod relationships line
indicates a driving relationship.
Mối quan hệ điều khiển – Một quan hệ giữa hai công việc mà ngày hoàn thành sớm nhất
của công việc đứng trước quyết định ngày bắt đầu sớm nhất của công việc đứng sau thì mối
quan hệ này được gọi là mối quan hệ điều khiển.
Duration type determines how duration, units and resource units times are our for activities
so that the following equation is always true.
Kiểu thời gian thực hiện công việc – là cách xác định đơn vị thời gian thực hiện công việc
như đơn vị thời gian hay đơn vị nguồn lực.
Early dates – the earliest an activity can start and finish based on its relationships and
constrains. Called “ Early Start” and “ Early Finish”.
Ngày sớm nhất – Ngày bắt đầu và kết thúc sớm nhất của một công việc được xác định dựa
trên mối quan hệ và các ràng buộc được gọi là “ngày bắt đầu sớm nhất” và “ngày kết thúc
muộn nhất”.
Enterprise data- Data defined at the enterprise level, usually by the system administrator,
This data is available to &l projects in the organization examples o enterprise data are EPS,
resources, cost accounts and roles.
Dữ liệu chung – là những dữ liệu được dùng chung cho nhiều dự án trong cùng một công ty
như mã dự án, mã chi phí, nguồn lực…
EPS (Enterprise Project Structure ) - A hierarchical structure that identifies how the
projects will be organized within your company. May also use the EPS performing top-down
budgeting, managing multiple projects. and implementing coding standards.
Cấu trúc dự án – một cấu trúc được sắp xếp theo cấp bậc để quyết định việc tổ chức các dự
án trong công ty. Với cấu trúc này cho phép công ty quản lý nhiều dự án cùng một lúc hoặc
dễ ràng nhóm hoặc sắp xếp dự án, công việc theo các điều kiện khác nhau.
EPS node - An element at any level above a project in the EPS hierarchy.
Đốt cấu trúc EPS – thành phần có cấp bậc cao hơn dự án trong cấu trúc EPS. Tập hợp các
đốt cấu trúc này hình thành cấu trúc EPS.
Expenses - Non-resource costs associated with a project and assigned to a project’s activities.
They are typically one-time expenditures for non-reusable items. Examples of expenses
include conference/meeting room rental, travel, overhead, and training.
Phí tổn - những chi phí không phải từ nguồn lực tạo ra mà được gán cho công việc. Chúng
thường được sử dụng một lần và không có tính tái sử dụng. VD: chi phí thuê mướn phòng
họp, du lịch, phí dự phòng, phí huấn luyện.
Filter - A limit on projects or activities that are displayed. Criteria you establish determine
which items appear. A filter, once created, can be assigned to layouts.
Bộ lọc – dùng để sàng lọc các công việc hoặc dự án được thể hiện. Các điều kiện được thiết
lập sẽ quyết định mục nào được xuất hiện. Bộ lọc có thể được gán và lưu chung với các
layout.
Biểu đồ Gantt – Các thông tin dự án được hiển thị dưới dạng đồ họa. Nó được tạo thành bởi
các thanh ngang.
Grouping - A way of organizing project data by a common attribute. Each group may be
listed under a different colored band.
Nhóm - Một cách tổ chức dữ liệu dự án bởi một thuộc tính chung. Mỗi nhóm có thể được liệt
kê dưới các thanh tiêu đề có màu khác nhau.
Lag - An offset or delay between an activity and its successor used during the schedule
calculation. Lag can be positive or negative. A scheduling option allows the user to determine
the calendar used when calculating the effect of lag on the project plan.
Khoảng trễ - khoảng thời gian trì hoãn giữa công việc hiện tại và công việc đứng sau nó, ảnh
hưởng đến thông số ngày trên bảng tiến độ. Khoảng trễ có thể dương hay âm. Có thể điều
chỉnh ảnh hưởng của khoảng trễ lên bảng tiến độ bằng việc chọn lịch tính khoảng trễ trong
lúc hiệu chỉnh tính năng chạy tiến độ.
Late dates - The latest an activity can start and finish without effecting the end date of the
project. Called “Late Start” and “Late Finish”.
Ngày trễ - Ngày trễ nhất mà công việc phải bắt đầu hoặc kết thúc để không ảnh hưởng đến
ngày kết thúc dự án. Cụ thể được gọi là “Late Start” và “Late Finish”
Longest path - A method used to define the critical path. It represents the longest continuous
path of activities through a project that determines the project finish date.
Đường dài nhất - Một phương pháp dùng để định nghĩa đường tới hạn. Nó đại diện cho một
chuỗi các công việc liên tục và dài nhất xuyên suốt dự án, và quyết định ngày hoàn thành dự
án.
Milestone - A type of activity used to represent the beginning or the end of a major stage, or
an important event in a project. Start and finish milestones cannot have durations, time – base
cost or resource assignments.
Mốc thời gian - Một loại công việc dùng để thể hiện sự bắt đầu hay kết thúc của một giai
đoạn chính, hay một sự kiện quan trọng trong dự án. Mốc thời gian bắt đầu hay kết thúc
không thể có thông số khoảng thời gian, chi phí, hoặc nguồn lực.
73
Notebook topics - Instructions or descriptions that further describe the activity according to
specific categories of information.
Ghi chú - Những chỉ dẫn hay những mô tả chi tiết về công việc, và được phân theo các nhóm
loại.
Cấu trúc phân chia tổ chức (OBS) – Là cấu trúc quản lý phân cấp của dự án. Quyền truy
cập và thao tác trên dữ liệu dự án được thực hiện thông qua việc định nghĩa và triển khai cấu
trúc OBS.
Predecessor - An activity that must occur before another activity. A predecessor activity
controls the start or finish date of its successors. An activity can have multiple predecessors.
Công việc trước – Một công việc được hoạch định thực hiện trước công việc khác. Một công
việc trước quyết định ngày bắt đầu hoặc kết thúc công việc đứng sau nó. Một công việc có
thể có nhiều công việc trước nó.
Giá/Đơn vị - Tỉ lệ sử dụng để xác định chi phí của nguồn lực hoặc vai trò.
Primary resource - The resource responsible for coordinating an activity’s work. Using
Timesheets, the primary resource also updates the activity’s start date, finish date, and
expected end date.
Nguồn lực điều phối – Là nguồn lực chịu trách nhiệm điều phối, quản lý tiến độ của công
việc được gán. Khi sử dụng Timesheets, nguồn lực chính sẽ có trách nhiệm cập nhật ngày bắt
đầu thực tế, hoàn thành thực tế, và ngày hoàn thành dự kiến
Project-specific data - The data mostly defined by project managers that is only available to
the project in which it is defined, such as activities, expenses, and WBS.
Dữ liệu dự án – là dữ liệu được định nghĩa bởi nhà quản lý dự án đó, và chỉ được sử dụng
trong dự án đó. VD : công việc, chi phí phụ, cấu trúc WBS.
Rate type - Determines the price/unit used to calculate costs for a resource, role assignment.
Loại giá – cho phép quyết định sử dụng loại giá nào khi tính chi phí của nguồn lực .
Relationship type - Defines how an activity relates to the start or finish of another activity.
The four types of relationships are finish-to-start, finish-to-finish, start-to-start, start-to-finish.
Loại quan hệ - giúp xác định một công việc sẽ ảnh hưởng như thế nào đến ngày bắt đầu và
hoàn thành công việc khác. Có 4 loại quan hệ : hoàn thành – bắt đầu; hoàn thành – hoàn
thành; bắt đầu – bắt đầu; bắt đầu – hoàn thành.
Resource dictionary – Contains information for all resource in the organization, such as the
resource name, description, cost, roles, and other attributes. View the resource dictionary via
the Resource window.
KPMS copyright © 2008 All rights reserved.
No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
74
Từ điển nguồn lực – Chứa bên trong đó tất cả thông tin nguồn lực trong tổ chức. VD: tên
nguồn lực, miêu tả chi tiết, chi phí, vai trò, và những thuộc tính khác. Từ điển nguồn lực thể
hiện trong qua giao diện cửa sổ nguồn lực.
Biểu đồ sử dụng nguồn lực/chi phí – Thể hiện bằng biểu đồ về chi phí, thời gian sử dụng
nguồn lực hoặc vai trò
Resources - The personnel and equipment that perform work on activities across all projects.
Nguồn lực – Con người và trang thiết bị để thực hiện công việc trong dự án.
Responsible manager - The individual, selected from the OBS, who is responsible for the
project.
Người chịu trách nhiệm – là cá nhân (được chọn từ cấu trúc OBS) chịu trách nhiệm cho dự
án được gán.
Role - Project personnel, job titles, and skills. Roles represent a type of resource with a
certain level of proficiency, rather than a specific individual.
Vai trò – biểu hiện cho kỹ năng nói chung, hoặc chức vụ, hoặc phòng ban trong doanh
nghiệp. Vai trò biểu hiện cho loại nguồn lực (kỹ sư, công nhân …) được sử dụng hơn là cụ
thể một cá nhân nào đó.
Gốc – là cấp độ cao nhất trong cấu trúc EPS, Cấu trúc phân chia tổ chức (OBS), hoặc cấu
trúc phân chia công việc (WBS)
Successor - An activity that must occur after another activity. An activity can have multiple
successors, each with a different relationship to it.
Công việc sau – là công việc được thực hiện sau hoặc đứng sau một công việc nào đó. Một
công việc có thể có nhiều công việc sau.
Summary bars - Bars in the Gantt chart that represents summary information for a group of
activities.
Thanh tổng hợp – là thanh trong biểu đồ Gantt mà biểu hiện thông tin tổng hợp của một
nhóm các công việc.
75
Timescale - Displays the date intervals for the Gantt chart, spreadsheets, and histograms.
Trục thời gian – biểu hiện đơn vị thời gian (ngày, tuần, tháng…) trên biểu đồ Gantt, bảng
tính, và các biểu đồ khác.
Total float - The amount of time an activity can be delayed without delaying the project
finish date.
Thời gian dự trữ - là khoảng thời gian công việc có thể trì hoãn mà không làm ảnh hưởng
đến ngày hoàn thành dự án.
Cấu trúc phân chia công việc – Hệ thống phân chia nhỏ các sản phNm và dịch vụ được tạo
ra từ dự án.