GESTIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA UNIVERIDAD JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI

Ingeniería Del Software

PLAN DE PROYECTO DE SOFTWARE

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

TRAMDOC
PARA LA UNIVERSIDAD JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI

INTEGRANTES:

CANTUTA JORGE ANTHONY

CLAVILLA NINA RUTH

FECHA: 26 de octubre de 2009

VERSIÓN 2.0

Planificación Del Proyecto

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Ingeniería Del Software

PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

1. Introducción

El presente trabajo abarca los procesos que intervienen en la gestión de Trámite

de Documentos, para poder realizar un estudio y análisis de las mismas y
obtener soluciones lo cual conllevará a la agilización y mejora de sus procesos a
través de un software.

Del estudio realizado sobre la apreciación de usuarios (alumnos, docentes,

personal de otras áreas), podemos mencionar que el retraso de los procesos de
gestión de tramite de documentos, ocasiona periodos de atención extensos de
los mismos, así como también el deficiente control con herramientas no
informáticas (Libros de registro) impide la agilización en el seguimiento y
control de los documentos, repercutiendo en el malestar de los usuarios.

Como planteamiento de solución de mejorar estos aspectos se propone el

proyecto de Sistema de información Automatizado para la gestión de Trámite de
Documentos “Sistema de Trámite Documentario”, que permitirá mejorar sus
Procesos, en materia del uso de las Tecnologías de Información (TI).

1.1 Propósito del documento

El propósito del presente documento es describir en forma resumida las

necesidades que tiene la Institución de implantar un sistema automatizado para
la gestión de Documentos y a su vez estimar costos para la realización del
software, así también la previa organización de las actividades a realizar con el
propósito de desarrollar el Sistema.

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1.2 Identificación del problema

La Universidad José Carlos Mariátegui es una casa superior de estudios que a

diario imparte cultura y conocimiento en sus diferentes carreras profesionales,
esto a su vez ha conllevado a una gran demanda de estudiantes y a una debida
organización de esta institución en todos sus procesos. Nos enfocamos
principalmente en lo que es la gestión de Documentos que actualmente viene
desarrollándose en forma manual, y que es controlado a través de libros de
cargos en todas las áreas de la Universidad y no brinda un servicio eficiente ya
que no se tiene un seguimiento adecuado de los documentos y la demora en
brindar información a los Remitentes (alumnos, docentes, personas jurídicas),
sobre el estado de su Documento o Requisitos para presentar un Documento
con un determinado Asunto.

1.3 Objetivos Generales

Desarrollar un Software para la Gestión de Trámite de Documentos, que

permita el control eficiente y efectivo de un determinado documento, y para
ello el Sistema debe permitir las entradas y salidas de Documentos como son: la
Recepción de Documentos, Derivación de Documentos, estado de Documentos,
e Informe al Remitente del Documento a través de un correo electrónico sobre
el estado o proceso de su documento presentado.

1.4 Funciones principales del proyecto

Recepcionar Documentos: El Usuario actual del Sistema en una

determinada área es quién se encarga de registrar los documentos presentados
por los remitentes en dicha área, así como también tendrá que validar los
documentos que están pendientes (derivados) en su respectiva área.

Derivar Documentos: Todo documento presentado en un área específica

que no cuenta con la solución correspondiente o necesita la aprobación de otra
área deberá ser derivado al área competente.

Estado de Documentos: Cada vez que se registre o valide cualquier

documento, El usuario del Sistema se encargará de seleccionar el estado del

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documento entre las opciones registradas (en proceso, pendiente, culminado,

cancelado).

Envío de Mensajes: El sistema permitirá enviar mensajes de correo

electrónico a los remitentes que presentaron su documento para ser gestionado
en caso de que este haya terminado o necesite de algún documento anexo para
seguir siendo procesado, esta opción se implementará en el futuro con el envío
de mensajes instantáneos a móviles.

• Llevar control del registro y almacenamiento de la diversidad de

documentación emitida y recepcionada por el área.
• Reportes del estado de los documentos.
• Clasificación automatizada de los registros de los documentos.
• Clasificación de documentos según el trámite de documentos
para ser enviados, citaciones, trámites externos, trámites
internos, cuadernos de cargos.
• Agilización del seguimiento de historial de los diferentes
documentos emitidos y recepcionados en el área.
• Reducción de los tiempos de atención de los diferentes
documentos de trámite.
• Reducir el tiempo de dedicación por parte del personal.

1.5 Limitantes técnicas y administrativas

Se cuenta con hardware y software disponible para realizar el proyecto y por el

momento no hay limitaciones técnicas y administrativas.

1.6 Análisis de riesgo

Riesgos  Probabilidad 
Cambios de requerimientos por parte de cliente  40% 
Experiencia de programadores  20% 
Resistencia al cambio por parte de usuarios del sistema  10% 
Avance tecnológico  70% 
Mala planificación de presupuesto  10% 

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extension de plazo de ejecucion de proyecto  15% 

2. Estimación de recursos

2.1 Datos históricos utilizados para estimar

"Ninguno"

2.2Técnicas de estimación

Barry Boehm en su libro "economía de la ingeniería de software" detalla un

modelo amplio de estimación de costos llamado COCOMO (Constructive Cost
Model). La palabra "constructive" se refiere a el hecho que el modelo ayuda a un
estimador a comprender mejor la complejidad del software; este modelo es un
ejemplo de variable simple estático y es usado por miles de administradores de
proyecto de software.

Para hacer las respectivas estimaciones en nuestro proyecto utilizaremos

COCOMO Utilizando el Modelo Intermedio, con proyecto MODO ORGÁNICO,
para esto utilizaremos la siguiente fórmula:

MP= [2.4 *FAE* (KLOC)1.05]

KLOC = Miles de líneas de código

TDES= 2.5 (MP) 0.38

N= MP/TDES

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2.3Estimaciones

2.3.1 Esfuerzo

Sistema Colaborativo, para calcular el esfuerzo requerido se tiene:

E = 3.6 * ( EDSI ) ^ 1.20

Donde 3.6 y 1.20 son constantes para lo que son programas de sistema y
EDSI son las líneas de código

De donde en el caso del sistema colaborativo el esfuerzo será:

E = 3.6 * ( 5.038 ) ^ 1.20

E = 25

Donde (5.038) significa 5038 líneas de código fuente, y esto se conoce

por la notación KDSI

Nota.- Los estimadores de esfuerzo excluyen los costos de planeación,

instalación y entrenamiento, así como los costos de secretarias, personal de
limpieza y operadores del equipo de cómputo.

El tiempo de desarrollo para un programa, según lo sugiere Boehm, es de:

TDEV = 2.5 * ( E ) ^ 0.32

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En el caso del sistema colaborativo el tiempo necesario se calculara de la

siguiente manera:

TDEV = 2.5 * ( 25 ) ^ 0.32

TDEV = 7

Dado el número total de meses programador de un proyecto y el tiempo

nominal de desarrollo requeridos, el nivel promedio de contratación puede
obtenerse mediante una simple división:

PG = E / TDEV

Donde PG son el número de programadores requeridos.

De donde para el sistema colaborativo el número de programadores requeridos

será:

PG = 25/ 7

PG = 3.57

PG = 3

Ahora para la distribución del tiempo total de desarrollo del sistema

colaborativo, para cada fase se tiene que:

40 % Análisis y Diseño

20% Codificación

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40% Pruebas

De donde se tendrá que el tiempo para cada fase será:

4 Meses Análisis y Diseño

4 Meses Pruebas

2 Meses Codificación

2.3.2 Costos

RCPX = COMPLEJIDAD = LA APLICACIÓN NO VA A REALIZAR

CÁLCULOS COMPLEJOS POR LO QUE LE DAMOS UNA VALORACIÓN
BAJA 0.98
RUSE = REUTILIZACIÓN = REUTILIZACIÓN A LO LARGO DEL
PROYECTO = ALTO 1.07
PDIF = DIFICULTAD DE LA PLATAFORMA = ESTABLE 1.00
PERS = APTITUD DEL PERSONAL = NOMINAL 1.00
PREX = EXPERIENCIA DEL PERSONAL = BAJO 1.12
FCIL = FACILIDADES DE HERRAMIENTAS = CICLO DE VIDA =
NOMINAL 1.00
SCED = CRONOGRAMA DE DESARROLLO = NOMINAL = SIN
GRANDES PROBLEMAS DE TIEMPO 1.00

Emi = 0.98 X 1.07 X 1.00 X 1.00 X 1.12 X 1.00 X1.00 = 1.17

A = 2.45 (Constante que se mejora anualmente)

Las líneas de código se pueden calcular por puntos función o puntos objeto.
KSLOC = CANTIDAD DE LÍNEAS DE CÓDIGO = 9 mil

Cálculo de SFj

PREC = PRECEDENCIA = ALGO FAMILIAR = ALTO 2.48

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FLEX = FLEXIBILIDAD = CONFORMIDAD GENERAL 2.03

RESL = RESOLUCIÓN DE RIEZGOS = A MENUDO 4.24
TEAM = COHESIÓN DEL EQUIPO = BASTANTE COOPERATIVO 2.19
PMAT = MADURÉZ DEL PROCESO = NOMINAL 4.68

SUMATORIA SFj = 2.48 + 2.03 + 4.24 + 2.19 + 4.68 = 15.62

B = 0.91 + .01 x SFj = 0.91 x 0.01 x 15.62 = 1.06

MMnominal = A x (KSLOC)^B = 2.45 x 91.06 = 25.15 pm

MMestimado = 25.15 x Emi = 25.15 x 1.17 = 29 personas/mes

Tiempo de desarrollo = (3.67 x (MMestimado ^ (0.28 + 0.2 x (B-1.01)) ) x

sced%/100
TDEV = 3.67 x (MMestimado ^ 0.28 ) x 1 = 9.7 meses

Productividad = SLOC / MMestimado = 9000 / 29 = 310 líneas de

código / persona
PERSONAL PROMEDIO = MMestimado / TDEV = 29 / 9.7 = 3
PERSONAS
SON NECESARIAS 3 PERSONAS TRABAJANDO 10 MESES

USANDO COCOMO INTERMEDIO

Modo es orgánico

Tamaño = 9 KDSI

Manejadores de costo>

• Baja Confiabilidad => 0.88

• Alta Complejidad del producto => 1.15
• Baja experiencia en la aplicación => 1.13
• Alta experiencia en los lenguajes de programación => 0.95
• Otros manejadores de costo asumen a ser nominales => 1.00

EAF = .88 * 1.15 * 1.13 * .95 = 1.086

E = 3.2 * ( 2001.05 ) * 1.086 = 906 mes-hombre

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TDEV = 2.5 * 9060.38 = 33.24

PG = 906/33.24 = 27 programadores

3. Calendarización

Diagrama de Gantt

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4. Recursos del proyecto

4.1 Personal Involucrado

Nombre Anthony Cantuta Jorge, Ruth Clavilla Nina

Rol Analista, Programación del software
Categoría profesional Estudiantes de Ingeniería de Sistemas
Responsabilidades Todas competente al proyecto
Información de UJCM-Ingeniería de Sistemas e Informática VIII ciclo
contacto

4.2 Hardware

Cantidad Recursos de Hardware

2 HP Pavilion dv4-1090es, Core2 Duo P8600 (2,4Ghz),

4Gb Ram, 320Gb HD

1 Impresora Multifuncional HP Deskjet F4180

4.3 Software

Cantidad Recursos de Software

1 Microsoft Windows Vista

1 Microsoft Office 2007

1 Microsoft Project 2003

1 Apache Web Server xampp

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1 PHP 5.0 & MySql

1 Framework Flex

1 Rational Rose

1 Erwin 4.0

1 Visual Paradigm

1 Enterprise Architect Repository 7.1

1 Mysql workbench 5.0

4.4 Recursos especiales

Discos de Almacenamiento, Dispositivos móviles

5. Organización del equipo de trabajo

5.1 Estructura del equipo

Nombre Roles

Anthony Cantuta Jorge Analista y Programador del Software

Ruth Clavilla Nina Investigador, Diseñador del Software

5.2Reportes de administración

Se debe de construir un software que administrar una base de datos que

contenga información sobre: los datos mas importantes y relevantes de los
diversos documentos de gestión, áreas o dependencias de la empresa,
historial de movimientos de documentos a través de las diferentes áreas de
la Universidad, registrar los tipos de documentos, datos de los solicitantes,
datos de los usuarios o personal encargado de trámite de documentos, datos
de la empresa, tipos de acciones de derivación(despacho de documentos),
requisitos de trámite de documentos, proporcionando una administración

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de la información mucho más rápida ahorrando tiempo y brindando una

mejor atención a los solicitantes.

• La hora se debe registrar en el formato: Hora, minuto.

• La fecha se registra en el formato: Día, mes año.
• Los campos de textos se consideran un máximo de 100
caracteres.

5.3 Mecanismos de control

Para garantizar el desarrollo del software en el transcurso del presente ciclo

académico en el curso de Ingeniería del Software nos hemos propuesto dividir
el proyecto en tres partes importantes: Búsqueda y recolección de la
información aproximadamente 20 días calendario, Análisis del Sistema, 20
días, Diseño de los diagramas UML y Diseño de la Base de Datos 30 días,
Programación del Sistema 15 días y prueba Del sistema 3 días

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