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PEConséquences

de l'organisation
de l'entreprise
pour l'auditeur

PERSONNEL ET PAIE

Objectifs et procédures d’audit

Les développements précédents nous ont permis de décrire les obligations de l'entre-
prise sur le double plan de la maîtrise et de l'enregistrement des opérations.

La compréhension approfondie de ces obligations qui incombent à l'entreprise constitue


l'une des composantes fondamentales de la compétence de l'auditeur; elle lui permet en effet
de connaître, avant même d'intervenir, les difficultés que peut rencontrer l'entreprise : le
praticien en déduit les principaux risques relatifs au module audité et les objectif. qu'il doit
atteindre.

1. Caractéristiques du module

Pour le module personnel, l'auditeur retiendra principalement les éléments suivants :


- la pari importante des frais de personnel dans les prix de revient : les frais de personnel
peuvent représenter une partie très importante des charges d'exploitation d'une
entreprise. Dans certaines branches, cette partie peut s'élever jusqu'à 90 % des
frais totaux engagés (en particulier certains prestataires de services); dans certaines
sociétés (le production, leur incidence peut également atteindre 60 à 70 %% des charges
d'exploitation;
- l'organisation des systèmes et procédures de contrôle interne s'avère plus complexe
que pour les autres catégories de frais;
- les opérations sont très nombreuses et revêtent un caractère souvent répétitif;
- le contexte du droit social (que l'auditeur doit connaître) est important pour la
compréhension et l'enregistrement de ces opérations .

2. Principaux risques relatifs au module

Il convient (lue l'auditeur examine dans chaque cas les risques pouvant exister.

Sous réserve des risques particuliers à l'entreprise, les caractéristiques du module «


personnel » peuvent amener le praticien à envisager a priori les risques suivants

a) Le paiement (le salaires effectués ne correspondent pas - à des bases approuvées;


- à des temps effectivement travaillés;
- à des personnes (le l'entreprise (problème de réalité).

b) En fin d'exercice, les rémunérations à payer ne sont pus enregistrées, niais le seront
au cours de l'exercice suivant (problème (le coupure).

c) Toutes les charges sociales ne sont pas enregistrées (problème d'exhaustivité).


On remarquera que le problème d'exhaustivité peut se poser en ce qui concerne les
charges sociales mais certainement moins en ce qui concerne les rémunérations
proprement dites. En effet, on petit pratiquement tenir pour acquis, que les gens qui
travaillent réclameront s'ils ne sont pas payés et que, par conséquent, l'exhaustivité
(les enregistrements de salaires passe par la vérification de l'exhaustivité des
enregistrements en banque ou en caisse.

3. Les objectifs de l’auditeur :

En examinant les opérations relatives aux charges et dettes de personnel, l'auditeur


doit atteindre certains objectifs.

1. Obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes de personnel ont été
enregistrées (exhaustivité des enregistrements).

2. Obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien
l'entreprise (réalité (les enregistrements).

3. S'assurer que la coupure des charges est faite correctement (coupure des
enregistrements).

4. S'assurer du caractère vraisemblable du solde (les comptes (audit analytique).

5. Établir la validité (les dettes ou des créances de personnel ainsi que des charges
figurant au bilan.

Pour atteindre ces objectifs, l'auditeur va successivement procéder à


- l'évaluation du contrôle interne;
- l'examen des comptes.
Sur les conditions générales de cette évaluation, voir Introduction à la partie « savoir
Faire » p. 189.

1. Obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes de personnel ont été
enregistrées (exhaustivité des enregistrements)

a) Les risque pouvant exister.

Le premier risque envisagé par l'auditeur est une atteinte à la proposition d'exhaustivité.
L'auditeur se demande si toutes les opérations de l'entreprise relatives aux frais de
personnel ont été enregistrées, les risques d'omission pouvant se traduire ainsi :

1.1. Non enregistrement de salaires et/ou de rémunérations dues au per sonnel

1.2. Non enregistrement des charges sociales sur les rémunérations du personnel.

Ce dernier risque est particulièrement grave, car il peut entraîner le non-paiement des
charges sociales et par suite des pénalités.

Mentionnons également que le non-paiement de charges sociales peut, dans certains


cas particuliers, être assimilé à une cessation des paiements. Il peut en résulter
des risques spécifiques sur la notion de continuité de l'entreprise ou des
obligations de signaler la situation anormale (déclaration de cessation de paiements).

L'évaluation b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l'entreprise.


du contrôle Interne
L'auditeur étudie successivement ces possibilités : reprenant le
mémorandum ou le diagramme de circulation qu'il a établi, il se demande si
les risques envisagés peuvent se réaliser et, en cas (le réponse affirmative,
si les procédures en vigueur permettent la détection et la correction rapide
de l'erreur.

Exemples de dispositifs de contrôle à examiner


- conditions de comptabilisation des rémunérations:
- prise en compte de tous les éléments dus contrats (Cil particulier, princes, indemnités);
- procédure de constitution des charges à payer en fin d'exercice pour les frais de personnel;
- liaisons entre le service du personnel, de la paie et de la comptabilité;
- procédure d'établissement (les déclarations, procédure suivie pour s'assurer qu'aucu
oubliée et que le dépôt en est effectué en temps utile;
- procédure d'information de la comptabilité pour les charges sociales à enregistrer, à
provisionner et à payer.

c) Examen pratique des dispositifs (le contrôle interne (tests de permanence).


Exemples de tests de permanence

- sélectionner des dossiers de personnel et s'assurer que toutes les rému -


nérations prévues sont enregistrées;
- sélectionner certains avantages accordés au personnel (primes, indemnités,
etc.) et s'assurer qu'ils sont enregistrés en temps utile;
- vérifier pour plusieurs mois l'enregistrement effectif des charges sociales.

2. Obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien
l'entreprise (réalité des enregistrements)

a) Les risques pouvant exister.

Les risques correspondant à la proportion de réalité sont important, ils comprennent en effet :

2.1. Paiement (le personnel fictif.


2.2. Paiement (le salaires pour des travaux non effectués.
2.3. Paiement de salaires à dès conditions non autorisées. 2.4. Erreur dans le calcul ou l'enregistre
paie.

b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l'entreprise.


Exemples de dispositifs de contrôle à examiner
- séparation (les taches entre l'embauche, l'établissement de la paie, l'enregistrement des char
paiement et l'enregistrement des opérations de
trésorerie;
-- rotation du personnel dans le service de paie;
- existence de dossiers individuels et de lettres d'engagement ou de contrats comprenant les
rémunérations autorisées;
- notification systématique au service « paie » des engagements et des
licenciements;
- contrôles effectués sur les salaires non réclamés;
- contrôles effectués par l'entreprise sur les différents lieux où les paies sont effectuées;
rapprochements effectués avec les paies (les mois précédents, procédures de contrôle des e
- impression (les noms sur les journaux (le paies et contrôles effectués
avec les dossiers;
- conditions de paiement de la paie (signature des chèques ou virements, comparaison (le
chèques et virements avec le journal de paie par une personne indépendante (
rapprochements (le banque effectués par (les personnes indépendantes de la paie);
procédure d'octroi des primes;
- suivi des temps et contrôle;
suivi des heures supplémentaires (autorisations, etc..); suivi des absences;
contrôle (les commissions;
procédure retenue pour les déductions à opérer;
contrôles effectués sur les paies au service paie;
contrôles éventuels par les chefs de service avant distribution de la paie;
vérification des paies avec les informations détenues au service du personnel;
-- rapprochements effectués avec les paies des mois précédents.

c) Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de permanence).


Exemples de tests (le permanence
- sélectionner (les personnes figurant sur les listes de paie mensuelles (ou hebdomadaires) e
 se faire confirmer par un responsable la présence effective de chacune (les person
choisies;
 le cas échéant, utiliser tics moyens de recoupements divers pour contrôler l'existen
personnes (relevés d'effectifs, signature éventuelle (le reçus de paie, etc..);
- assister à la remise de la paie;
- sélectionner, à partir d'informations détenues dans certains services, des personnes ay
l'entreprise et vérifier qu'elles ne figurent plus sur les listes de paie mensuelles;
- contrôler la concordance entre les dates de départ des employés et la date portée su
dernier bulletin de paie;
- contrôler les temps enregistrés avec les relevés d'horloge, les temps standard, les contrats,
absences et les vacances;
- contrôler les heures supplémentaires payées avec les relevés d'horloge et les autorisations
nécessaires;
- contrôler les salaires à la pièce avec les approbations des contremaîtres; - rapprocher les
commissions payées et les ventes effectuées;
- sélectionner tics dossiers de personnel et vérifier que toutes les autorisations de modif
figurent pour justifier le dernier salaire apparaissant sur la liste (le paie;
- relever les conditions (le salaire figurant dans certains dossiers et les faire certifie
personnes compétentes (chef de service, directeur, etc..);
- contrôler les fiches de paie, vérifier ou refaire les calculs concernant
 la rémunération brute à partir du contrat;
 les heures supplémentaires;
 les autres primes;
 les déductions (taux, hase, plafonds, etc..);
 les totaux et sous-totaux;
- contrôler le récapitulatif des paies. Selon l'importance de la paie, vérifier, soit quelq
et le récapitulatif, soit l'ensemble;
- contrôler les reports des journaux de paie;
- contrôler l'enregistrement comptable avec le récapitulatif des journaux de paie.

Remarque: Les rémunérations des dirigeants doivent faire l'objet d'une autorisation
par le conseil d'administration. Un tableau doit être établi pour les documents
de travail de l'auditeur. Ce tableau doit comprendre des références (et
inversement) aux papiers de travail contenant les extraits du procès-verbal de
la réunion du conseil d'administration, au cours de laquelle ont été approuvéés les
rémunérations. Le total' doit en être rapproché des chiffres figurant dans les différents
comptes (le charges concernés.

3. S'assurer que la coupure des charges est faite correctement (cou pure
des enregistrements

Les travaux effectués (examen théorique et pratique) pour obtenir l'assurance que
toutes les charges et dettes de personnel ont bien été enregistrées (exhaustivité d
enregistrements) sont normalement suffisants pour obtenir l'assurance que la coupure
des enregistrements est correcte.

Toutefois une assurance complémentaire peut être obtenue par l'auditeur, s'il le
juge nécessaire, dans le cadre de la recherche de passif non enregistré.

A cet égard, de manière usuelle, la procédure la plus importante pour la


recherche des engagements non enregistrés consiste dans un examen des
opérations enregistrées après la fin de l'exercice. En effet, tout passif sera finalement
transcrit dans les compte soit par paiement, soit par tout autre moyen. Les journaux de
trésorerie, les journaux paie ainsi que les pièces justificatives de l'exercice suivant
constitueront la base recherches de l'auditeur. Une sélection des montants importants
(pouvant avoir un signification eu égard au résultat de l'exercice) enregistrés au début
de l'exercice suivant doit permettre de déterminer si aucun enregistrement
complémentaire n'existe à la clôture de l'exercice.
Par ailleurs, une relecture rapide des contrats importants du personnel
(ou des notes de synthèse qui en auront été faites) et des litiges en
cours avec le personnel permettre de détecter des engagements qui
n'apparaîtraient que beaucoup plus tard dans les comptes.

4. Conclusions et établissement du document de synthèse

l. Au ternie de l'évaluation préliminaire du contrôle interne, l'auditeur dresse un


tableau de synthèse (voir p. 283) qui récapitule les principales forces théoriques
faiblesses du système analysé.

A litre d'exemple, nous supposerons pour la suite de tout ce module que, sur tous le
points examinés, l'analyse dit contrôle interne n'a fait ressortir de faiblesse que sur 1
points 1.1 et 2.3 ci-dessus.
a) S'agissant du point 1.1 (Risque de non enregistrement de salaires et/ou
rémunérations dues au personnel), l'auditeur a constaté que la comptabilité ne saisit les
salai que lorsque ceux-ci doivent être payés : c'est seulement à ce moment que le service
d personnel transmet les éléments nécessaires Le service du personnel lui transmet
toutefois en fin d'exercice le montant des congés restant à payer. L'auditeur craint do
titre certaines primes (acquises un mois et payées le mois suivant) ne soient p
provisionnées en fin d’exercice.
b) S'agissant du point 2.3. (Risque de paiement (le salaires d (les conditions Mit
autorisées), l'auditeur a constaté que les heures supplémentaires étaient payées
sut,' simple document transmis par les employés au service du personnel, sans
visa d' responsable quelconque.

Ces conclusions sont reportées sur le tableau de synthèse.

2. Au terme des tests de permanence, l'auditeur petit évaluer de manière définit le


contrôle interne. Il sait maintenant distinguer parmi les points forts ceux q
fonctionnent d'une manière permanent'. Nous supposerons que les tests de
permanence ont confirmé l'évaluation préliminaire.
Etant en possession de tous les éléments nécessaires, l'auditeur peut terminer le
document de synthèse relatif au module examiné.

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