PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

CÓDIGO : PCS/ISO/001

INDICE

1.- OBJETIVO

2.- ALCANCE

3.- RESPONSABILIDADES

4.- DEFINICIONES

5.- MODO OPERATIVO

6.- REFERENCIAS

7.- REGISTROS

8.- ANEXOS

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de IQUIQUE TERMINAL

INTERNACIONAL. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a
terceras personas sin la expresa autorización del Encargado de la calidad

FECHA NOMBRE FIRMA

CONFECCIONADO
POR
REVISADO POR
APROBADO POR

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1.0 OBJETIVO

Este documento establece el mecanismo para mantener el control relacionado con la

confección, revisión, aprobación, distribución, modificación, identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y disposición, de toda la documentación, como por ejemplo
la operativa, la administrativa y otras.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a la documentación del sistema de gestión de la calidad, que

incluye el manual de la calidad, procedimientos, instructivos de trabajo, especificaciones de
producto, registros y la documentación externa utilizada en la gestión de la organización.

3.0 RESPONSABILIDADES

Los responsables del control de los distintos documentos para cada etapa de generación de los
mismos, se mencionan en el Anexo 1 de este procedimiento.

4.0 DEFINICIONES

- Documento Controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cuál
debe ser adecuadamente identificado y controlado en cuanto a su distribución, para asegurar
que no se utilicen versiones no vigentes.

- Documento No Controlado: Documento distribuido con fines informativos, pero que no

esta sujeto a actualizaciones.

- Documento Obsoleto: Documento correspondiente a una versión no vigente de una copia

controlada mantenido con fines históricos, debidamente identificado

5.0 MODO OPERATIVO

5.1 Manual de Calidad

El mecanismo establecido para el control del manual de la calidad, se indica en el propio

manual.

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5.2 Procedimientos, Instructivos de trabajo y otros documentos.

5.2.1 Los responsables de la documentación, confeccionan y emiten el documento de acuerdo a las

necesidades de su área y según las pautas establecidas por la organización, en cuanto a su
estructura y firman el documento en el recuadro "confeccionado por" y lo envían al
responsable de la revisión (indicado en anexo 1).

5.2.2 El responsable de la revisión analiza el contenido y si no tiene observaciones lo firma en el

recuadro “revisado por” y lo envía al encargado de la aprobación, en un plazo no superior a
03 días hábiles. En caso de efectuar observaciones, lo devuelve al confeccionador para su
análisis final teniendo un plazo para esto de 03 días hábiles. Si el confeccionador no está de
acuerdo con las observaciones, se reúne con el responsable de la revisión para resolver las
divergencias dentro de un plazo no superior a 5 días hábiles.

5.2.3 La aprobación del documento la realizan los cargos indicados en el anexo 1, firmando en el
recuadro “aprobado por” y le comunica al encargado de la calidad y al jefe de área
respectivo que actualicen su archivo, en un plazo de 03 días hábiles, indicándole además la
distribución del documento.

5.2.4 El Jefe de Área mantiene una lista ( Anexo 2) que incluye toda la documentación vigente
utilizada en el área o proceso.

5.2.5 El encargado de la calidad mantiene el control de los documentos a través de una lista
Maestra, con el nombre de las personas que mantienen el documento y el N° de copias
(Anexo 3)

5.2.6 La modificación de los documentos se solicita a través de un correo electrónico indicando

punto y/o párrafo si corresponde. Una solicitud de modificación de los documentos, puede
ser realizada por cualquier persona que pertenezca a la organización.

5.2.7 El Jefe de Área entrega las nuevas revisiones sólo contra la entrega de la revisión anterior, la
cual destruye. No obstante, mantiene una copia de la versión anterior, identificada como
obsoleta, para contar con un historial de los cambios realizados, induce al personal usuario
sobre la modificación, respaldando esto en el registro de capacitación.

5.2.7 La modificación de un documento se destaca con letra cursiva y negrita y genera un nuevo
número de revisión, la cual se indica en la parte inferior de la hoja donde dice “N°
REVISIÓN”, en todas las páginas del documento.

5.2.8 Los documentos se mantienen legibles e identificables, a través del almacenamiento en

archivos electrónicos, la red o ficheros de fácil acceso y debidamente protegidos.

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5.3 Documentos externos

5.4.1 El control de documentos emitidos por organismos externos y que sea pertinente a las
actividades de la organización, es responsabilidad del Jefe de Área, en cuanto a su revisión,
distribución y verificación de su vigencia.

5.4.4 Todas las copias vigentes de documentos externos utilizados para las operaciones y
actividades realizadas, deben ser identificadas con un Código Interno.

5.4.5 El retiro de las copias obsoletas debe hacerse en forma simultánea a la recepción de los
documentos actualizados, y toda la documentación retirada debe ser marcada de alguna forma
con la indicación “Obsoleto”.

5.4.6 El Jefe del Área pertinente es el único responsable a mantener copias obsoletas de los
documentos para fines de referencia en caso de ser necesario, debidamente identificadas.

5.4 Control de registros

Los registros son controlados por los jefes de área, a través de la lista de control de registros
( anexo 5).

6.0 REFERENCIAS

6.1 Norma ISO-9001-2000

7.0 REGISTROS

7.1 Lista de documentación

7.2 Lista de distribución y acuse de recibo.
7.3 Solicitud de cambios.
7.4 Lista de registros.

8.0 ANEXOS

8.1 Anexo 1. Matriz de Responsabilidades para la generación de documentos.

8.2 Anexo 2:. Lista de documentos.
8.3 Anexo 3: Lista de Distribución y Acuse de Recibo.
8.4 Anexo 4: Timbres de Documento Controlado, Obsoleto, Original.
8.5 Anexo 5: Lista de control de registros.

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ANEXO 1

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES PARA LA GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

Documento Confeccionado por Revisado por Aprobado por Verifica Vigencia

Manual de la Calidad EC GA GG EC

Procedimientos JA GA/EC GA/EC JA

Instructivos de Trabajo JA GA/EC GA/EC JA

Especificaciones de
JA GA/EC GA/EC JA
Servicio

Documentos Externos C/E JA C/E JA

NOMENCLATURA

GG Gerente general
GA Gerente de Área
JA Jefe de Área o Superintendente
EC Encargado de la Calidad
C Cliente
OE Organismo externo
E Cargo emisor

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ANEXO 2
LISTA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

Fecha
Revisión
Página

Área
Responsable

DOCUMENTO CÓDIGO REVISIÓN SITUACIÓN PERSONAS QUE ALMACENA

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ANEXO 3
LISTA MAESTRA

Fecha
Revisión
Página

Área
Responsable
ÁREA USUARIOS
Documento Código Responsable Revisión Condición GGE ISO GAF GOP PCS OPE TER GYE DRH DAF DOC DSI

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ANEXO 4

MUESTRA DE TIMBRES.

A) DOCUMENTO OBSOLETO

B) DOCUMENTO CONTROLADO Y DOCUMENTO NO CONTROLADO

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ANEXO: 5.

LISTA DE REGISTROS

PROCEDIMIENTO CÓDIGO IDENTIFICACIÓNALMACENAMIENTO PROTECCIÓN RECUPERACIÓNTIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN

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