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Programa Análisis de Dotación de Personal

Desarrollo de Recursos Humanos

Subsecretaría de Planificación de Empleo


Público
Secretaría de Empleo Público
INSUMOS NECESARIOS PARA LA ELABORACION:

Para elaborar el mapa de procesos se seguirá una metodología sencilla que parte del
conocimiento específico del área a relevar, su objetivo principal, sus principales
productos y su orden jerárquico.

Identificación del área a relevar: Se requiere conocer a fondo el organismo que se va a


relevar, para esto puede buscar responder las siguientes preguntas:

¿Cuál es su principal objetivo? ¿Cuáles son los principales productos? ¿Qué procesos
interviene en la realización de cada producto clave? ¿Quiénes son los actores que
intervienen en el proceso?

Identificación de productos claves o servicios aportados. Se recomienda realizar un


escrito para separar cada producto y asi poder ubicar con mayor facilidad en nuestro
flujograma.

Identificación de actores: ¿Quiénes son los actores que intervienen en el proceso?


puede ser; Clientes, personas de interés o usuarios del producto. La mejor manera de
identificarlos es con sesiones de trabajo donde podemos tener una visión amplia de la
visión de cada actor dentro del desarrollo del producto o su intervención en el proceso.

Los clientes y usuarios pueden ser, internos y externos; su diferencia recae en las
necesidades y expectativas de cada uno.

Necesidades son los servicios que se requieren por los clientes o usuarios, al definir la
necesidad definimos los procesos claves que se requieren para cubrir lo requerido.

Expectativas es lo que esperan que tengan los servicios que son demandados del
producto final, analizando el nivel de satisfacción de los clientes. Siempre se tiene que
buscar un mayor grado de satisfacción de expectativa.

Realización de un Mapa de Procesos: se entiendo como mapa de procesos al conjunto


de interrelaciones entre una actividad y los recursos que la accionan, ordenándolo
desde su entrada o inicio, su procedimiento y su salida o resultado final.

Se debe ubicar una posición a cada etapa del proceso, acompañado de su usuario o actor
inmediato. El resultado de cada etapa debe estar ligado al siguiente dentro de la cadena
de valor, hasta llegar a los resultados finales del proceso. Cada etapa debe estar
identificada con una imagen explicada a continuación:
Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de
una organización.

Una vez se tenga definida el inicio y los resultados de cada proceso se debe identificar
lo pasos que se deben dar hasta llegar al final, siguiendo un orden cronológico. Cuando
se lleguen a los puntos de decisión se deben formular como preguntas y con dos solas
salidas, positivo y negativo,

• Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:


o Nombre de la institución. o Título, o sea diagrama de flujo. o Denominación del
proceso o procedimiento. o Denominación del sector responsable del procedimiento. o
Fecha de elaboración. o Nombre del analista que realizó el trabajo. o Nombres y
abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los
responsables. o Simbología utilizada y su significado.
• Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:
o Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama. o Las líneas
deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. o No cruzar las líneas de flujo
empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. o No fraccionar el
diagrama con el uso excesivo de conectores. o Solo debe llegar una sola línea de flujo a
un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas. o Las líneas de flujo
deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte
inferior y/o derecha. o En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar
y emplear los conectores correspondientes. o Todo texto escrito dentro de un símbolo
debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. o Todos los símbolos
tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final. o Solo
los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida. o
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad. o
Cada flecha representa el flujo de una información.
• Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:
o Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo Commented [1]: IMPORTANTE

hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de
ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede
hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual
de procedimientos completo. o Deben utilizarse frases cortas, pero completas. o Las
frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo
presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc. o Deben
evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una
interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para

Área de Modernización del Estado Unidad de Reforma Institucional


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que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el
significado de su contenido.
3. Tipos de Diagramas
Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:
a. Diagrama de flujo vertical: también denominado gráfico de análisis del proceso.
Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. En las columnas están los
símbolos (de operación, transporte, control, espera y archivo), el espacio
recorrido para la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son
opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la
secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios
involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente útil para
armar un procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el
trabajo.

Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos
que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de información se
presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las personas,
unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es
bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades
asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y
racionalizar o redistribuir el trabajo.
Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama vertical, este diagrama
facilita la visualización de los sectores de una organización que intervienen en un
procedimiento determinado; además, permite una mejor y más rápida comprensión del
procedimiento por parte de los usuarios.

c. Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que representa la rutina a


través de una secuencia de bloques encadenados entre sí, cada cual con su significado.
Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se
restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.
Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilización de bloques que
muestran paso a paso el desarrollo del mismo.

Guía para la identificación y análisis de procesos claves:

OBJETIVO DE LA GUÍA La presente Guía tiene como objetivo facilitar a las Unidades y
Servicios de la UCA la identificación de los procesos, su análisis y mejora, optimizando
su funcionamiento e incrementando la eficacia y eficiencia de los mismos. Todo ello con
una cierta uniformidad en la elaboración de los mapas y en la documentación de los
procesos por todas las Unidades o Servicios de la UCA. La guía se ha construido en
apartados que intentan orientar y dirigir a los grupos de trabajo en las tareas que deben
abordar para realizar el mapa de procesos y documentar cada uno de los procesos
identificados. Es aconsejable que las dudas o dificultades que pudieran encontrarse en
la Guía o en el desarrollo del trabajo de las comisiones, sean consultadas con la Unidad
de Evaluación y Calidad de la UCA. Los mapas de procesos y la documentación
correspondiente deberán obtener el visto bueno de la Gerencia previo informe de la
Unidad de Evaluación y Calidad de la UCA. 1. PROCEDIMIENTO DE TRA PROCEDIMIENTO
DE TRA PROCEDIMIENTO DE TRABAJO La elaboración de los mapas de procesos y de la
correspondiente documentación de los procesos identificados se realizará en las
siguientes etapas: • Constitución y formación del grupo de trabajo • Elaboración del
mapa de procesos y de la documentación de los procesos identificados • Informe
técnico de la Unidad de Evaluación y Calidad • Aprobación por la Gerencia y publicación
en la WEB • Obtención de datos e indicadores de procesos y resultados • Publicación de
datos e indicadores en la WEB • Revisión del mapa de los procesos Este trabajo se
realizará a lo largo de los próximos meses, siguiendo el cronograma aprobado por la
Gerencia y el equipo de Gobierno de la UCA, por todas las Unidades y Servicios de la
UCA. Gestión de procesos en la UCA. Gestión de procesos en la UCA. procesos en la UCA.
GUIA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS GUIA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS
IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS. V01 Pág.: 3 de
36 2. CONSTITUCIÓN Y FORMA 2. CONSTITUCIÓN Y FORMA CONSTITUCIÓN Y
FORMACIÓN DEL GRUPO DE GRUPO DE GRUPO DE TRABAJO TRABAJO El equipo de
trabajo estará formado por un número de personas entre 3 y 6, seleccionándose
miembros de la Unidad o Servicio que conozcan los procesos que se gestionan en la
misma. El grupo de trabajo debe estar liderado por la Dirección del Servicio y debería
incorporar personas de todos los niveles y dependencias. Al grupo se podrá incorporar
puntualmente otras personas del Servicio cuando así lo aconseje el tema que se discuta.
Una vez constituido el grupo se facilitará una formación básica en aquellos aspectos
necesarios para el desenvolvimiento de sus actividades. Esta formación deberá ser
extendida, en el futuro, al resto del personal del Servicio. La constitución del equipo se
formalizara en un acta. En la reunión de constitución se fijaran las normas de
funcionamiento. Se redactará un acta de todas las reuniones en donde se hará constar:
asistentes, día, horas de inicio y finalización, temas tratados y acuerdos alcanzados. La
Unidad de Evaluación y Calidad actuará como asesora y dará al grupo el soporte
necesario en cuestiones metodológicas. 3. ELABORACIÓN DE ELABORACIÓN DE
ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS L MAPA DE PROCESOS Para elaborar el mapa
de procesos se seguirá una metodología sencilla que parte de la misión y la visión de la
Unidad o Servicio, de los clientes/usuarios y de las necesidades y expectativas de los
mismos. Partiendo de esta base se identifican los procesos y se organizarán en el mapa
de procesos. (Anexo I)