Unidad 1

Contactos virtuales

Temario

1. Crear una cuenta

2. Automatizar tareas
3. Chat y videoconferencia
4. Manejo de eventos públicos y privados
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Introducción
En esta unidad comenzaremos creando una cuenta de correo tradicional y algunos
recursos extras que nos permitirán ampliar las funcionalidades; desde clasificar mensajes
o configurar una respuesta automática cada vez que reciba un mensaje; pasando por
crear calendarios para publicar nuestros eventos en Internet; hasta diseñar documentos
sin necesidad de instalar ningún programa, ni pagar licencias, para tenerlos disponibles en
cualquier lugar que tengamos acceso a Internet.

Relación con otras unidades

Esta unidad es la base para el resto del curso, ya que es necesario contar con una cuenta y
saber configurarla para poder aplicar herramientas más avanzadas.

Objetivos específicos

 Crear una cuenta de correo con funcionalidades extras.

 Clasificar los mensajes recibidos, mediante las técnicas de etiquetas y
destacados.
 Automatizar tareas aplicando filtros, configurando firmas y
respuestas automáticas.
 Analizar y utilizar chat y videoconferencia en forma móvil.
 Comparar y manejar la publicación de eventos públicos y privados.
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Crear una cuenta

Las cuentas de G-mail nos permiten acceder a un conjunto de herramientas

como clasificar los mensajes con etiquetas o estrellas, filtrar correos, configurar
firmas y respuestas automáticas, calendarios privados o que podemos
compartir y publicar en la web; modificar y compartir archivos en la web, leer
los mails en el celular; entre otras funcionalidades.

Todas estas herramientas están disponibles en forma web, esto quiere decir
que no necesitamos tener instalado ningún programa, cuestión muy interesante
porque podemos ahorrarnos el costo de varios programas a instalar si
utilizamos en forma comercial estas funcionalidades, recordemos que todo el
software que tengamos en un comercio tiene que ser legal; si tiene software
con licencias freeware (libre o gratuito) es legal.

No importa en qué computadora consultemos la cuenta, en el trabajo en

nuestra casa o en la computadora de otra persona; siempre podremos acceder
a todos los datos si tenemos conexión a Internet.

Comenzamos creando una cuenta de g-mail

1. Ingresamos en https://accounts.google.com/SignUp.

2. Completamos los datos en el formulario y presionamos Siguiente paso.

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3. Desplazarse hacia abajo y hacer clic en Aceptar.

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4. Hacer clic en continuar.

5. Podemos completar el resto de los datos personales, configurar el

acceso y seguridad, entre otras cuestiones.

6. Luego hacemos clic en el icono de Google Apps (puntitos que se

encuentran arriba a la derecha).

7. Hacemos clic en Gmail. En la parte de abajo tiene disponibles tutoriales

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para personalizar su cuenta.

8. El manejo es como en cualquier otra cuenta de correo, donde podremos

acceder a los mensajes Recibidos, abrirlos, Responder, ver los mensajes
Enviados y Redactar.

9. La carpeta Borradores contiene los mensajes que estamos escribiendo y

todavía no hemos enviado, en Spam se almacenarán automáticamente
los mensajes que fueron enviados a varias personas y Gmail detecta que
es correo Spam. Todo este manejo es igual al trabajado en cualquier
cuenta de correo electrónico. Para acceder a todas las carpetas en la
banda de la izquierda hacemos clic en Más para poder hacer visibles las
carpetas como Spam o Papelera por ejemplo.

Contamos con otras funcionalidades que analizaremos en los próximos

apartados…

Buscar mensaje

En la parte superior tenemos un renglón donde podemos ingresar un texto

para Buscar los mensajes que contengan dicho texto, esta alternativa es
interesante para encontrar rápidamente algún email.

Clasificar mensajes

Podemos clasificar los mensajes mediante etiquetas, agregar una firma

digital para todos los mensajes que enviemos y hasta configurar un mensaje
de respuesta automática.

Etiquetas

Esta técnica nos permitirá organizar los mensajes en el caso de tener

mucha actividad o varias personas en la empresa que acceden a la misma
cuenta, imaginemos que somos 2 vendedores, a
medida que van tratando los temas les
cambiaremos las etiquetas para poder mejorar la
atención al cliente y facilitar la organización
interna.

1. En la banda izquierda hacemos clic en Más,

luego clic en Crear etiqueta nueva. También
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podemos hacer clic en Administrar etiquetas y al final de la página

que obtenemos podremos también crear etiquetas.

2. En Crear una
etiqueta nueva:
ingresamos el texto con
el que clasificaremos los
mensajes y
presionamos Crear.

3. Luego que hemos creado una etiqueta para que

esté visible sobre categorías hacemos clic en el
triángulo al final del renglón y elegimos mostrar.

4. Luego al final del renglón del nombre de la etiqueta

nueva podemos hacer clic en cambiar nombre o
eliminar si lo deseamos.

5. En la zona Etiquetas
podemos elegir al
lado de cada nombre
el icono color de
etiqueta para
identificar
visualmente más
rápidamente los
mensajes por un
cuadradito de color.

6. Para marcar los mensajes los seleccionamos (cuando los abrimos o

en la bandeja de recibidos) y en el botón Etiquetas elegimos la que
corresponda.
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7. Para ver solamente los mensajes de esa categoría en la caja Etiquetas

de la izquierda hacemos clic sobre el nombre de etiqueta que nos
interesa, en nuestro caso Consulta y la lista de mensajes veremos
solamente los que sean de dicha clase.

Esta herramienta nos permite clasificar los mensajes; podríamos armar una base
de mails divididos por proveedores, clientes, interesados; nos puede servir para
futuros contactos, envío de promociones, entre otras cuestiones.

Estrellas

Otra forma de clasificar los mensajes es mediante las estrellas, nos permite
marcar los mensajes que estamos trabajando actualmente para no perdernos
cuando tenemos un gran volumen.

Para hacerlo simplemente seleccionamos un

mensaje y en botón Más Acciones elegimos
Añadir estrella.

Podremos visualizar todos los mensajes con estrellas

haciendo clic en Destacados en la barra de la izquierda.

Actividad de Auto Aprendizaje

1. Cree una cuenta de Gmail si no la tiene.

2. Cree dos etiquetas de colores diferentes para clasificar los mensajes por
tipo de operatoria, por ejemplo “interesados”, “ventas concretadas”,
etc.
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3. Con algún compañero intercambie mensajes con algunos de estos temas

simulando que son interesados. En el foro del curso puede dejar su
nombre, cuenta de correo y rubro; envíele un mensaje mediante su
cuenta de Gmail a algún compañero y coloque en el Asunto: Ejercicio
curso y su nombre. También puede enviarse emails a usted mismo para
hacer este ejercicio.

4. Aplique las etiquetas. Visualice solamente los mensajes que

corresponden a una clase (o etiqueta).

5. Reflexione respecto a su actividad laboral, y consigne al menos 3

etiquetas que le facilitarían el tratamiento de los mensajes. Pueden ser
para la organización de los mensajes con sus compañeros de trabajo,
para una cuenta compartida por varias personas como las cuentas
informes@suempresa o contactos@suempresa. Escríbalas a
continuación:

Filtros

Los filtros, sirven para encontrar mensajes o aplicarles alguna acción para
clasificarlos automáticamente, eliminarlos, o enviarlos a una carpeta.

1. Hacemos clic en la rueda que se encuentra arriba a la derecha y clic en

Configuración. Hacemos clic en Filtros y direcciones bloqueadas.

2. Clic en Crear un nuevo filtro.

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3. Ingresamos el texto a detectar, en este ejemplo los mensajes que

tengan como asunto Venta, presionamos Crear un filtro con estos

criterios de búsqueda.

4. Elegimos la acción a ejecutar, podemos Destacar (aplicará

automáticamente una estrella), o Aplicar la etiqueta que nosotros
indiquemos para que clasificarlos automáticamente, Reenviarlo a otra
dirección de correo para que lo trate la persona encargada de dicho
tema,
eliminarlo
mediante
Suprimirlo, o
No enviar
nunca a Spam
en el caso que
el interesado
envíe el
mensaje a
muchas
cuentas nos aparecería en Spam.

5. Presionamos Crear filtro, podemos tildar la opción aplicar también el

filtro a x conversación que coincida con los criterios para que se aplique
a los mensajes anteriores que cumplan con los criterios del filtro.

Los filtros nos sirven para organizar nuestros mensajes, mandarlos a otras
cuentas de e-mail, clasificarlos mediante destacar o con las etiquetas que
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creamos.

Estas acciones se aplican automáticamente, ahorrándonos tiempo y

enfocando nuestras acciones. Imagine que recibimos por e-mail mensajes de
proveedores y de clientes, podemos crear filtros para que los mensajes de
los proveedores tengan un icono de color azul y los envíos de los clientes
que tenemos registrados sean de color rojo; cuando ingresemos a nuestra
cuenta de correo electrónico podemos enfocarnos en nuestros clientes y
luego revisar los mensajes de los proveedores; o en el caso que los
proveedores los atienda otra persona podríamos haber configurado que
dichos mensajes se manden automáticamente a otra cuenta de correo.

De esta forma la tecnología nos permite automatizar tareas, pudiendo

enfocar nuestros esfuerzos en tareas que requieren nuestra atención.

Actividad de Auto Aprendizaje

1. Crear un filtro para que los mensajes con asunto propaganda se

eliminen automáticamente.

Transcriba el procedimiento realizado:

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2. Configure otro filtro para marcar automáticamente con una etiqueta

los mensajes que reciba, intercambiar mensajes con algún
compañero y observar que ahora se etiquetarán automáticamente
sin que usted tenga que realizarlo en forma manual. También para
probar este procedimiento puede probar enviándose usted mismo
los mensajes. Copie los pasos:

3. Analice qué otro filtro le parece interesante para facilitar el manejo

de correos en su actividad laboral. Consigne al menos dos ejemplos:
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Firma en correos

Para facilitar y agilizar el envío de mensajes, es conveniente establecer una

firma que se agregará al final de todos los e-mails que nosotros redactemos con
esta cuenta.

1. Hagamos clic en Configuración, se encuentra en el margen superior

derecho al presionar el icono de la rueda.

2. En la solapa General seleccionemos Firma (tiene que desplazarse hacia

abajo).

3. Ingresemos el texto y presionemos Guardar cambios.

Es interesante que agreguemos además de nuestros datos en la firma, las

formas de contacto como dirección, teléfono, horarios de atención, o lo que
usted crea conveniente.

Actividad de Auto Aprendizaje

1. Analice qué elementos sería interesante colocar en su firma de correo.

2. Configure una firma en su correo, envíe un mail a otra cuenta o a usted

mismo y observe cómo aparece.
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Respuesta automática

Esta funcionalidad es interesante cuando no podemos responder rápidamente

a los mensajes porque estamos muy ocupados, o porque nos vamos de
vacaciones.

1. En Configuración hacemos clic en General.

2. Marcamos Respuesta automática habilitada e ingresamos el Asunto y

Mensaje que se enviará automáticamente cada vez que recibamos un
mensaje en la cuenta de correo.

3. También podemos indicar el primer día y/o el último día. Por ejemplo si
nos vamos de vacaciones podremos colocar el primer y el último día en
los que no estaremos presentes informando que a nuestro regreso
contestaremos. O podríamos emplear desde una fecha en particular
para que inicie nuestro mensaje de respuesta automática. Haga clic en
Guardar cambios.

Como podemos observar es muy fácil configurar esta funcionalidad y tiene

muchas aplicaciones, es una forma de enviar respuestas a nuestros potenciales
clientes informando horarios de atención, sugiriendo nuestro sitio web en el
caso que contemos con alguno, listado de promociones; que se enviarán
automáticamente cada vez que alguien nos mande un mensaje. Esta técnica se
conoce como “estímulo individual” ya se enviará un mensaje individual a quien
nos escriba.

Esta característica la podemos configurar por un período de tiempo como

cuando no estamos trabajando porque nos fuimos de vacaciones, o en forma
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permanente cuando aplicamos estímulo

individual.

Chat y videoconferencia

1. En la barra de la izquierda
contamos con una zona de Chat,
abajo tenemos un icono para los
Contactos de Hangouts al
presionarlo, podemos hacer clic en
Buscar contacto. También
podemos hacer clic en el icono más
(+) que aparece al lado de nuestro
nombre en el menú lateral
izquierdo.

2. Podemos
ingresar el email, el
nombre apellido, el
número de celular o
el dato que
tengamos.

3. Luego
hacemos clic en
Agregar a contactos
para luego
intercambiar texto, imágenes y hasta establecer una videoconferencia.

4. También desde este espacio podríamos hacer clic en el icono de la

cámara para iniciar una videoconferencia, o en el chat, o clic en el sobre
para enviarle un email.

La primera vez que iniciamos un chat o videoconferencia se le enviará una

invitación a la otra persona para que nos acepte.

Podemos crear grupos de contactos para organizarlos.

El uso es similar a cualquier programa para chatear, nuestra cuenta será vista
por nuestros contactos si estamos Disponibles, para cambiar el estado en el
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triángulo que aparece debajo del nombre elegimos Ocupado o Cerrar sesión de
Chat.

Para iniciar la comunicación con una persona

simplemente hacemos doble clic sobre su nombre
en dicha barra y comenzamos a escribir.

Hasta aquí el manejo no presenta diferencias con

cualquier otro programa de Chat.

Si estamos chateando con alguien y hacemos clic en

el icono de una persona con un signo más,
podremos agregar más personas a la conversación.

Podemos emplear esta funcionalidad para dar atención al cliente on-line (en
línea, conectados a Internet), es una forma interesante para minimizar los
costos en las comunicaciones.

Atención on-line e Historial del chat

Es factible guardar el historial de las conversaciones, de esta forma podríamos

usar el Chat como una forma de atención on-line a nuestro clientes; luego
podríamos revisar los datos que nos han brindado para hacer más fluida la
conversación.

1. En cada chat (al hacer doble clic en cada contacto con el que
hemos chateado) hacemos clic en Configuración (icono de la
rueda).

2. Tiene que estar marcada la opción Historial de conversación y

presionamos Aceptar. De esta forma en el futuro podremos
ver las sesiones de Chat (aparecen al lado de cada contacto
en la zona de Chat a la izquierda).
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Videoconferencia

Mediante esta cuenta podremos realizar videoconferencias con nuestros

clientes, esta alternativa acerca las distancias, en el caso que contemos
(nosotros y nuestro contacto) solamente con micrófono y parlantes podemos
usar esta herramienta como una llamada telefónica por Internet en forma
gratuita.

Para emplear esta herramienta:

1. Sobre el contacto en la banda de la izquierda

posicionamos el mouse y cuando aparece la
ventana emergente hacemos clic en el icono de
la cámara; o hacemos doble clic sobre el
contacto (podríamos estar chateando) y
presionamos en el icono de la cámara.

2. Es probable que nos indique que están bloqueados algunos

complementos, hacemos clic en permitir; si inicia la videoconferencia no
es necesario configurar nada.

Podríamos almacenar como contactos a nuestros proveedores, a nuestros

clientes en el caso de empresas que se relacionan con los mismos clientes
frecuentemente, para hacer más rápido si necesitamos comunicarnos.

Actividad de Auto Aprendizaje

Póngase de acuerdo con algún compañero y realice un Chat, si cuenta con

micrófonos y parlantes establezcan una videoconferencia.
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Manejo de eventos públicos y privados

Trabajar a distancia en forma compartida es posible mediante el uso de

herramientas telecolaborativas, el prefijo tele significa distancia y podremos
colaborar si compartimos los recursos.

Cuando pensamos en una oficina virtual es indispensable que podamos

organizar las tareas en el caso que seamos varias personas trabajando
juntas. El uso de un calendario para agendar tareas personales o
profesionales es una herramienta de gran ayuda, con esta funcionalidad
elegiremos qué elementos hacemos visibles a nuestros contactos como por
ejemplo compañeros de trabajo, y cuales son privados.

También podemos utilizar esta funcionalidad para publicar promociones,

ofertas, sorteos, recepción de productos nuevos; o cualquier información
que deseemos compartir con nuestros clientes o visitantes.

Otro uso del calendario compartido puede servirnos para avisarle a nuestro
proveedor sobre nuestras necesidades o podremos ver en su calendario
compartido si tiene alguna novedad para ofrecernos.

Es importante destacar que

el sitio web nos permite
crear varios calendarios
para compartir con
diferentes personas.

1. Para acceder al
calendario, Google
Apps (puntitos
arriba a la derecha)
hacemos clic en
Calendario.
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2. Depende del momento en que creamos

nuestra cuenta (si ya tiene una cuenta
hace unos meses no le sugerirá esta
opción) podremos usar Google Play o
App Store para usar una app del
calendario de Google en nuestro email, si
no le aparece desde el celular puede
buscar una app de google calendar e
instalarla, al configurar la cuenta de
email de gmail en su celular le actualizará
los datos del calendario. En el caso que le
muestre la siguiente ventana haga clic en
Got it.

3. Es conveniente revisar que tenemos bien configurada la zona horaria

en el icono de la rueda (arriba a la derecha) seleccionamos
configuración. Aparecerá una ventana nueva donde elegimos la zona
horaria en la que estamos, por defecto la seleccionará bien, la
identifica a partir del país que colocamos al crear la cuenta de correo.
Podemos además elegir el formato de fecha y hora, duración
predeterminada de los eventos, entre otros elementos. Hacemos clic
en Guardar.
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Manejo de eventos

1. En el calendario arrastramos el mouse sobre el día y horario deseado,

aparecerá un cuadro donde tipeamos el texto de la cita o evento.

2. Presionamos Crear.

3. En cambio, si presionamos Editar evento podemos cambiar el color,

modificar el rango horario, agregar ubicación, invitados (si tienen cuenta

de gmail además de enviar una invitación les agregará el evento en su

calendario), una descripción, si queremos recibir una notificación de
aviso indicando además el tiempo antes que queremos que nos avise. En
visibilidad por defecto dejaremos predeterminada para que al cambiar la
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configuración general del calendario se aplique a todos los eventos, pero

también podríamos indicar privado para que cualquier otra persona que
tenga acceso a nuestro calendario (veremos más adelante varias
opciones) no pueda acceder al detalle de este evento sino que vea que
no estamos disponibles pero no muestra información del evento (es
para mantener la confidencialidad del evento). Luego presionamos
Guardar.

4. Podemos visualizar el calendario en forma diaria, semanal, mensual,

cada 4 días o en forma de Agenda; simplemente haciendo clic en cada
opción en el ángulo superior derecho de la pantalla.

5. Para cambiar de día a visualizar hacemos clic en el calendario de la barra

izquierda del monitor.

Imprimir calendario o agenda

Podemos imprimir la vista actual

haciendo clic en Más y
seleccionando Imprimir,
aparecerá una ventana donde
veremos cómo será la impresión.

Elegimos el tamaño de fuente, la

orientación del papel, si vamos a
imprimir en color o en blanco y
negro.

Presionamos Imprimir para

enviarlo a la impresora.
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Compartir y publicar el calendario

El calendario podemos compartirlo con todo el mundo, publicándolo en google;

o con las personas que nosotros indiquemos, también configuraremos
diferentes tipos de accesos permitidos al calendario.

1. Hacemos clic en el icono de la rueda (arriba a la derecha) Configuración y

luego clic en calendarios.

2. El nombre de nuestro calendario es el nombre de nuestra cuenta de

correo, hacemos clic Compartir este calendario. Observemos que
podemos tener varios calendarios depende de la cantidad creada.

3. Contamos con dos alternativas en la pantalla siguiente:

a. Si tildamos Hacer público este calendario se publicará en

www.google.com, de forma que cualquier persona navegando
puede acceder al calendario. En alternativa podría sernos de
utilidad para publicar anuncios de nuestros productos o servicios
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que serán incluidos automáticamente en el motor de búsqueda

de google en forma gratuita. En forma adicional podemos tildar
también compartir únicamente información sobre si estoy
disponible/ocupado si no queremos que vean el detalle, para el
ejemplo indicado no tendríamos que tildar esta parte.

b. En el apartado Compartir con personas específicas, solamente

será visible el calendario a las personas que elijamos, ingresando
su correo electrónico en el renglón Persona. A cada persona le
habilitaremos el tipo de acceso, en Configuración de permisos:

 Realizar cambios y administrar el uso compartido, le da

al contacto el control completo sobre el calendario,
donde puede hacer cambios en las citas, y hasta
compartir el calendario con otras personas.

 Realizar cambios en eventos, le permite hacer cambios

en las citas pero no puede compartir el calendario con
nadie. Es una opción interesante para compartir datos
con nuestros compañeros de trabajo.

 Ver todos los detalles del evento, visualiza todos los

textos de las citas. Con esta opción no puede realizar
cambios. Podría usarla para mostrar los productos y
servicios que tenemos disponibles a los interesados.

 Ver únicamente información de disponible/ocupado

(ocultar detalles), muestra si estamos disponibles (no
tenemos citas agendadas) o si estamos ocupados, no
muestra el contenido de cada evento ni puede hacer
cambios.

Para agregar más personas que vean nuestro calendario

presionamos Agregar usuario.

4. Para almacenar los cambios presionamos Guardar.

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Público y privado

1. Para resguardar la privacidad de nuestra agenda, podemos tener

varios calendarios, por ejemplo uno laboral y otro personal; en Mis
Calendarios al final del renglón en el triángulo elegimos Crear
calendario nuevo.

2. Le colocamos un nombre, descripción y de ahora en más tendremos

dos calendarios para nuestra cuenta; hasta podemos elegir en este
momento si los eventos que agreguemos en el futuro serán públicos
o los compartiremos con algunas personas. Presionamos Crear
calendario.
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· 34 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Actividad de Auto Aprendizaje

1. Configure un calendario con eventos profesionales imaginando

actividades para dos semanas.

2. Visualice en forma diaria, agenda, semanal y mensual su calendario.

3. Elija una visualización y realice los pasos para imprimirlo.

4. Comparta el calendario con algún compañero.

5. Agregue eventos en el calendario de su compañero. ¿Qué tipo tenía que

configurar para que la otra persona pueda realizar cambios?

6. Cree un segundo calendario, agregue eventos personales.

7. Comparta nuevamente el calendario de forma que la otra persona

solamente pueda ver si usted se encuentra ocupado o disponible para
organizar alguna actividad con varios compañeros de trabajo. ¿Cómo
tiene que realizar la configuración?
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· Prof. Ing. Lorena Carballo · 35 ·

Resumen
En esta unidad hemos creado una cuenta de correo que nos permite administrar un
calendario virtual, clasificar nuestros mensajes, destacar algunos elementos aplicar reglas
para el tratamiento de los correos mediante filtros, configurar nuestra cuenta de forma
que enviemos mensajes automáticos cuando recibimos un e-mail nuevo, y aplicamos una
firma digital que nos sirve como tarjeta de presentación al pie de todos los mensajes que
se envíen desde dicha cuenta.

En las próximas unidades experimentaremos con documentos de textos que crearemos

mediante la web, personalizaremos encuestas web y utilizaremos programas de telefonía
sobre Internet en forma gratuita, entre otras tareas.

Lo esperamos en la próxima unidad de estudio…