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Concepto y Fases de un
Proyecto

©201 6 Ast urias: Red de Universidades Virt uales Iberoamericanas


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Concepto y Fases de un Proyecto

Índice
1 Conceptos Básicos sobre Proyectos .............................................................................................................. 3
1.1 ¿Cómo Surge un Proyecto? .................................................................................................................... 3
1.2 ¿Qué es un Proyecto?.................................................................................................................................. 3
1.3 ¿Para qué un Proyecto? ............................................................................................................................. 4
1.4 ¿Qué Clases de Proyectos Existen? ................................................................................................. 4
1.5 Fases de un Proyecto – Ciclo de Mejora del Proyecto ....................................................... 5
2 Definición del Proyecto ............................................................................................................................................ 5
3 Análisis Matriz DAFO (Debilidades–Amenazas–Fortalezas–Oportunidades) .................... 7
4 Ciclo de Mejora de un Proyecto ........................................................................................................................ 7
4.1 Creación de Equipos o Grupos de Trabajo .................................................................................. 8
4.2 Sesiones de Trabajo por Equipos - Anteproyecto ................................................................. 9
4.3 Presentación del Diseño del Proyecto ............................................................................................ 9

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reservados.
Concepto y Fases de un Proyecto

Objetivos
“La palabra proyecto, se asocia con una serie de procesos que se relacionan entre sí para
llevar a cabo el desarrollo apropiado del mismo, con la única finalidad de obtener
resultados exitosos y que encierran un trasfondo de calidad y mejora continua.”

1 Conceptos Básicos sobre Proyectos

1.1 ¿Cómo Surge un Proyecto?

Todos los seres humanos, vivimos dentro un contexto que a diario nos programa para
realizar una actividad específica y a lo largo de ésta, alimentamos nuestras mentes de
sueños e ideales, que anhelamos convertir en realidades futuras que están enfocadas la
mayoría de las veces a satisfacer necesidades o expectativas. Vivimos postergando
todo esto, porque se considera que “soñar” es absurdo e incluso infantil, cuando
simplemente son estas, las bases primordiales que dan inicio a un proyecto.

Un sueño que se concreta, es una idea materializada, llamada proyecto, por medio de
“Un sueño que se concreta, es una idea herramientas que vinculan todo un proceso específico en el cual se han involucrado
materializada, llamada proyecto, por medio
diferentes interesados según la necesidad.
de herramientas que vinculan todo un
proceso específico en el cual se han
involucrado diferentes interesados según la 1.2 ¿Qué es un Proyecto?
necesidad”.
Según el marco en el que se esté trabajando, podría hablarse de diferentes definiciones
puntuales sobre los proyectos, aplicables directamente al contexto de trabajo.

Un proyecto se puede definir como:

 La correlación apropiada de elementos e instancias, que surgen dur ante el


desarrollo de una idea, que generalmente nace de un individuo, con la finalidad
de crear y satisfacer una necesidad propia o en beneficio de una comunidad o
grupo de trabajo.
 Elaboración específica de una idea para llegar al proceso de materializac ión
durante el cual intervienen diferentes actores, cuyo trabajo se facilita y recrea
mejor a través de la creación de equipos de trabajo.
 Conjunto de acciones necesarias para llevar a cabo una determinada idea.
 Secuencia elaborada a través de la cual se pretende la realización de un objetivo
o meta.
®
 Según A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide)
- Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013 1. Del Project Management
®2
Institute (PMI) , un proyecto se define como “un esfuerzo temporal llevado a
3
cabo para obtener un productor, servicio o resultado único” .

1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
3

Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page 3.

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1.3 ¿Para qué un Proyecto?

Toda idea, sea cual sea, surge siempre para satisfacer una necesidad específica y que
va de acuerdo con el contexto en el que se pretende aplicar.

Grafico 1.1. Esquema del proceso de proyectos

1.4 ¿Qué Clases de Proyectos Existen?

Existen diferentes tipos de proyectos, que podríamos clasificar en:

Productivos: Pueden ser públicos o privados. Generalmente buscan obtener beneficios


económicos y de rentabilidad dentro de una empresa u organización.

Públicos o Sociales: Que buscan dentro de sus objetivos generar un impacto a nivel
social, bien sea a nivel estatal, o de las distintas organizaciones que pretenden el
bienestar de la comunidad ONG, no necesariamente obteniendo retribuciones
económicas por su desarrollo.

Su clasificación es extensa, y está determinada de acuerdo con el medio en el cual se


pretendan desarrollar y según su grado de complejidad, aquí se presentan algunos:

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Grafico 1.2. Tipos de proyectos

1.5 Fases de un Proyecto – Ciclo de Mejora del Proyecto

Las fases de un proyecto corresponden a aquellas etapas que deben completarse para
“Las fases de un proyecto corresponden a llevar a cabo el proyecto. El conjunto de fases necesarias se denomina ciclo de vida del
aquellas etapas que deben completarse
proyecto.
para llevar a cabo el proyecto. El conjunto
de fases necesarias se denomina ciclo de Según el tipo de proyecto a realizar, se darán unas fases u otras, que en general son las
vida del proyecto”
mismas para todos los tipos de proyectos. A continuación se enumeran las que
básicamente conforman el proceso:

2 Definición del Proyecto


Como primera instancia del proceso de elaboración y estructuración de un proyecto
están:

 Definición de objetivos: La principal característica en el momento de identificar y definir


los objetivos, radica en que éstos deben ser claros, reales, medibles y alcanzables, de
manera que puedan cumplirse y medir su consecución.
 Formulación de políticas: Una vez que se han establecidos con claridad los objetivos,
deben definirse los recursos, medios y programas que deberán contemplarse para
completar con éxito el proyecto. Estas políticas se deben ir encaminadas siempre hacia
la consecución de las metas previamente establecidas en los objetivos definidos con
anterioridad.
 Diagnóstico a partir de lecciones aprendidas: Es importante analizar y profundizar en
experiencias previas, o lecciones aprendidas de proyectos anteriores de índole similar,
ya que eso permitirá dar un enfoque más realista y al mismo tiempo ayudará en la

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detección de eventuales amenazas que puedan aparecer, así mismo, permite prever las
situaciones.
 Viabilidad del proyecto: Se conoce como viabilidad de un proyecto , al estudio preliminar
que evalúa si es posible llevar a cabo la ejecución del mismo, con el fin de evitar al
cliente o patrocinador, posibles inversiones que no se transformen en beneficios para el
…“La viabilidad de un proyecto, vincula
proyecto, prediciendo al mismo tiempo un eventual éxito o fracaso del mismo. Se
condiciones técnicas, legales, normativas, toman como punto de partida, los datos existentes y que se puedan recopilar
ambientales y económicas que deben (encuestas, estudios de proyectos similares, estadísticas, etc.), que permitan visualizar
pretender optimizar todos los recursos”…
toda esta estructura de manera clara y más precisa.

Los estudios de viabilidad, son utilizados en proyectos gubernamentales y privados,


resultando una herramienta eficiente para determinar procesos y garantizar resultados,
minimizando riesgos y errores, independientemente de las circunstancias que puedan
existir durante la puesta en marcha de éste propiamente. Este estudio vincula
condiciones técnicas, legales, normativas, ambientales y económicas que deben
pretender optimizar todos los recursos, siempre en virtud de minimizar los impactos
que se puedan generar para garantizar la el éxito del proyecto si éste se ejecuta.

- Viabilidad Técnica: Determina si existen o se pueden proveer los servicios de


infraestructura y recursos (materiales, mano de obra, tecnología, entre otras) que
son necesarios de acuerdo con la magnitud del proyecto a ejecutar.
- Viabilidad Legal: Realiza un análisis de verificación a fondo de todos los
elementos legales que forman parte del proyecto (certificados, lineamientos,
títulos de propiedad, derechos, etc.)
- Viabilidad Normativa: Establece a ciencia cierta las determinaciones normativas
que se influirán en la estructura del proyecto y que tienen incidencia directa con
el mismo. (normativas del sector, en caso de ser proyecto arquitectónico, índices,
licencias, etc.)
- Viabilidad Ambiental: Se investiga sobre de los aspectos ambientales que
afectarán al proyecto, analizando la necesidad de realización de un plan de
evaluación ambiental, con el propósito de minimizar impactos que se puedan
generar en la realización del proyecto, (ubicación geográfica, afectaciones
sociales, legislación ambiental, emisiones atmosféricas, climatología, paisajismo,
demanda de recursos naturales, entre otros).
- Viabilidad Económica: Realiza una serie de análisis en los cuales se evidencian
claramente los aspectos económicos que determinarán el funcionamiento del
proyecto (valorización, Impuestos, proyección según el tipo de propósito a crear,
financiación). Así mismo se estudia detenidamente la rentabilidad del proyecto
que sería definida como la relación del monto de las ganancias generadas con el
capital que se debe invertir para ejecutar un proyecto, R=UTILIDAD/INVERSIÓN, y
la Tasa Interna de Retorno (TIR) que corresponde a la rentabilidad y el tiempo de
recuperación de la inversión traducido en rendimientos para el cliente.
- Factibilidad de un proyecto: Teniendo en cuenta todo el análisis previo de
viabilidad, se define claramente que éste va a ser puesto en marcha y tomando
los resultados emitidos por la viabilidad se crea un perfil, acorde con el tipo de
proyecto, que resulta en una pre-factibilidad, la cual llevada a la práctica, sucede

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en distintos niveles, económica, legal, administrativa, según el caso, y de


acuerdo con esto se definirá si finalmente convendría ejecutar o no dicho
proyecto.

3 Análisis Matriz DAFO (Debilidades–Amenazas–Fortalezas–


Oportunidades)
El análisis DAFO es una herramienta sencilla y generalizada en la toma de decisiones
“El análisis DAFO es una herramienta sencilla
estratégicas. Se trata de un tipo de análisis que pretende establecer las Debilidades que
y generalizada en la toma de decisiones
estratégicas. Se trata de un tipo de análisis
debemos superar, las Amenazas de las cuales nos tenemos que defender, las
que pretende establecer las Debilidades que Fortalezas en que nos tenemos que apoyar y las Oportunidades que tenemos que
debemos superar, las Amenazas de las aprovechar. Se compone de un doble análisis puesto que las Debilidades y Fortalezas
cuales nos tenemos que defender, las
se circunscriben al ámbito interno del proyecto o idea objeto de análisis mientras que
Fortalezas en que nos tenemos que apoyar y
las Amenazas y Oportunidades pertenecen al entorno, al ámbito externo.
las Oportunidades que tenemos que
aprovechar”
Este análisis es conveniente hacerlo siempre, ya que permite ampliar las perspectivas y
así mismo organizar y evidenciar los fallos que podrían producirse de no tenerse en
cuenta todos los factores que intervienen en el proceso de estructuración de un
proyecto. Normalmente se utiliza para poner en claro aquellas situaciones en las
cuales es necesario definir o decidir entre muchos puntos de vista.

Se lleva a cabo para todo el ciclo de vida del proyecto y permite realizar la
conformación integrada de un proyecto, ya que al quedar claros los posibles errores
que surgirían, posibilita tener los medios indicados para dar alcance al proyecto. Se
hablaría entonces del conocido ciclo PHVA (Planear – Hacer - Verificar – Actuar), y este
elemento de Matriz, constituye un aspecto determinante del mismo.

 Debilidades: Son aquellos factores internos que podrían convertirse en


inconvenientes al llevar a cabo el proyecto. Pueden convertirse en fortalezas si
son redirigidas.

 Oportunidades: Son aquellos factores externos que constituyen o aportan un


valor agregado al proyecto.

 Fortalezas: Son aquellos factores internos determinantes y claves que dan


carácter al proyecto.

 Amenazas: Constituyen aquellos factores externos que, de no ser abordados de


forma apropiada, se transforman en riesgos para el proyecto. Pueden llegar a
convertirse en fortalezas, si desde el comienzo se trabajan y se direccionan en un
sentido provechoso para el proyecto.

4 Ciclo de Mejora de un Proyecto


Está determinado por una serie de actividades que permiten realizar ajustes y mejoras
al proyecto, que lo transforman generando mejores resultados.

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 PLANIFICAR: Definir los objetivos claros del proyecto, generar una misión y una
visión del mismo, para construir así una imagen más nítida durante el proceso.

 EJECUTAR: Traducción de objetivos primarios en términos concretos y reales


según el tipo de proyecto.

 VERIFICAR: Crear los mecanismos de evaluación que permitirán enriquecer y


dinamizar el proyecto.

 ACTUAR: Puesta en marcha del proyecto piloto, el cual se puede ajustar


nuevamente de acuerdo a los resultados que se vayan obteniendo.

Grafico 1.3. Ciclo de mejora del proyecto

4.1 Creación de Equipos o Grupos de Trabajo

Para dar alcance a la ejecución de las actividades planificadas, se reparten las mismas a
través de equipos de trabajo, los cuales actúan bajo la supervisión de un líder o director
de proyecto, que es quien ayuda y contribuye en la obtención de los resultados, es
imprescindible que todos los interesados que intervienen en dichos equipos, hablen
entre sí el mismo lenguaje, es decir que todos desde su punto de vista, brinden y
enriquezcan el proceso, evitando en lo posible conflictos que generen diferencias en
los grupos de trabajo, todos orientados hacia el mismo objetivo, estimulados hacia la
concreción y totalmente vinculados al proceso. A su vez el líder o director de proyecto,
es quien elabora y determina medios de control para los diferentes equipos de trabajo,
permitiendo así una regulación del equipo general.

Está claro, que dentro de cada equipo de trabajo, debería existir también una persona
“... dentro de cada equipo de trabajo, que actúe como líder al interior de éste, para facilitar y optimizar los canales de
debería existir también una persona que comunicación entre todos los interesados en el proyecto.
actúe como líder al interior de éste, para
facilitar y optimizar los canales de
comunicación entre todos los interesados
en el proyecto”

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4.2 Sesiones de Trabajo por Equipos - Anteproyecto

Durante estas sesiones, se estudiará el proyecto en conjunto, con los resultados


obtenidos por cada equipo, para así elaborar un anteproyecto que enmarque el
proyecto final. Es aquí en donde se realizan los ajustes y correcciones necesarios
orientados a proyectos que contengan elementos de calidad que garanticen todo el
proyecto. Una vez reunido, orientado y estructurado el ideal se da paso a elaborar el
proyecto final, el cual reunirá y complementará los aspectos que se han puesto en
evidencia para corrección durante la estructuración del anteproyecto y se harán los
ajustes necesarios para llegar a la elaboración del proyecto final. Se debe tener en
cuenta en este momento del proceso, que se debe realizar un concienzudo análisis de
la FACTIBILIDAD DEL PROYECTO que es la que define finalmente si se ejecuta o no el
mismo, es el análisis amplio de los resultados financieros, económicos y sociales de
una inversión (dada una opción tecnológica -estudio de pre-factibilidad). En la etapa de
pre-inversión la eventual etapa siguiente es el diseño final del proyecto (preparación
del documento de proyecto), tomando en cuenta los insumos de un proceso
productivo, que tradicionalmente son: tierra, trabajo y capital (que generan ingreso:
renta, salario y ganancia). En estas sesiones, también se trabajan sobre LOS ALCANCES
que se le darán al proyecto, hasta donde se puede llegar si se realizan las actividades
programadas. Involucra también todos aquellos riesgos, que deberán mitigarse o
evitarse con el fin de obtener los mejores resultados.

4.3 Presentación del Diseño del Proyecto

Generalmente en esta etapa se ha madurado un proyecto que ha involucrado tiempo,


dinero, sesiones intensas de trabajo, cumplimiento de cronogramas y demás, siendo
quizás el momento más desafiante para todos los que han intervenido en su
elaboración y preparación, se presenta directamente ante los respectivos entes de la
organización que lo han requerido, quienes darán el visto bueno para pasar a la
ejecución del mismo.
Se evidencia entonces, que la elaboración de un proyecto, es todo un conjunto de
actividades, en las cuales el trabajo en equipo es la base, sin lo cual sería difícil la
concreción y materialización de éste en el “mundo de la forma”, aplicándose aquello
que reza “la unión hace la fuerza.”

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