Gestión de las Adquisiciones

Agenda

• Gestión de los riesgos

 Importancia
 Procesos
1. Planificar la gestión de las adquisiciones
2. Efectuar las adquisiciones
3. Controlar las adquisiciones
4. Cerrar las adquisiciones
Importancia de la Gestión del Tiempo

• Incluye los procesos de

La Gestión de las gestión del contrato y
Adquisiciones del proyecto control de cambios
incluye los procesos requeridos para desarrollar
necesarios para comprar o y administrar contratos u
adquirir productos, servicios ordenes de compra
o resultados que es preciso emitidos por miembros
obtener fuera del equipo del autorizados del equipo del
proyecto. proyecto.
Gestión de las Adquisiciones

12. Gestión de las

adquisiciones del proyecto

12.1 Planificar la
12.2 Efectuar las 12.3 Controlar las 12.4 Cerrar las
gestión de
adquisiciones adquisiciones adquisiciones
Adquisiciones
12.1 Planificar la Gestión de
Adquisiciones
12.1 Planificar la Gestión de
Adquisiciones

Planificar la gestión de las adquisiciones del

proyecto es el proceso de documentar las
adquisiciones del proyecto, especificar el
enfoque e identificar proveedores
potenciales.

El beneficio clave de este proceso es que

determina si es preciso obtener apoyo
externo y, si fuera el caso, qué adquirir, de
qué manera, en qué cantidad y cuándo
hacerlo.
12.1 Planificar la Gestión de
Adquisiciones
Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la dirección 1. Análisis de hacer o 1. Plan de gestión de

del proyecto comprar las adquisiciones
2. Documentación de 2. Juicio de expertos 2. Enunciados del
requisitos 3. Investigación de trabajo relativo a
3. Registro de riesgos mercado adquisiciones
4. Recursos requeridos 4. Reuniones 3. Documentos de
para la actividad adquisición
5. Cronograma del 4. Criterios de selección
proyecto de proveedores
6. Estimación de costos 5. Decisiones de hacer
de la actividad o comprar
7. Registro de 6. Solicitudes de
interesados cambio
8. Factores ambientales 7. Actualizaciones de
de la empresa los documentos del
9. Activos de los proyecto
procesos de la
organización
Entradas

Activos de los procesos de la organización

• Los distintos tipos de acuerdos contractuales utilizados por
la organización también influyen en las decisiones para el
proceso de Planificar la Gestión de Adquisiciones del
Proyecto. Entre otros activos se encuentran:
• Políticas, procedimientos y pautas formales de
adquisición
• Los sistemas de gestión que se tienen en cuenta para
desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones y
seleccionar las relaciones contractuales a utilizar
• Un sistema establecido de proveedores de niveles
múltiples, con datos sobre vendedores precalificados en
función de la experiencia previa.
• Contratos de precio fijo
• Contratos de costos reembolsables
• Contrato por tiempo y materiales
Tipos de Contratos

Contrato Riesgo del Riesgo del Descripción Ejemplo

comprador vendedor
Ordenes de Neutral Neutral Un acuerdo Monitores de
compra (PO) unilateral, precio computadoras por $140
definido
Precio fijo (FP) Mínimo Alto Común, después de Comprar una
un documento implementación de una
detallado del red por $3000
Trabajo
Precio fijo + Mínimo Alto Como el anterior Una construcción de un
incentivo (FPIF) pero con un carretera por $4000000.
incentivo Por cada semana que
termine antes el
vendedor, este recibe
$65000
Precio fijo+ajuste Mínimo Alto Como el anterior, Una construcción de un
precio económico pero con ajuste carretera por $4000000.
económico por los Al comienzo de cada
(FPEPA)
cambios de cada año ajuste del monto
año por los efectos
económicos
Tipos de Contratos

Contrato Riesgo del Riesgo del Descripción Ejemplo

comprador vendedor
Tiempo y Mínimo Mínimo Pequeñas iniciativas, Un baño adicional a $50 por
materiales inicio del proyecto hora y costo de materiales
(T y M) Analista por $30/h
Costo + Tarifa fija Medio Mínimo Usado cuando el Un comprador contrata una
comprador sabe lo que empresa para producir un
(CPFF)
se necesita pero no video pero no está seguro
conoce los detalles de los detalles. Acuerda en
pagar al proveedor los
costos + 37000
Costo + Incentivo Medio Mínimo Como el anterior, pero El comprador paga los
fijo permite al comprador costos por un incentivo de
motivar al vendedor 5000 por cada semana que
(CPIF)
se termine antes

Costo + % de Alto Mínimo A mayores costos, El comprador paga los

costos mayores pagos. No es costos + un 17% de los
el más conveniente costos
(CPPC)
Herramientas y Técnicas

• Es una técnica general de gestión

utilizada para determinar si un trabajo
particular puede ser realizado de
manera satisfactoria por el equipo del
proyecto o debe ser adquirido por
fuentes externas.

Análisis de • Una análisis de hacer o comprar debe

hacer o tener en cuenta todos los costos
comprar relacionados, tanto directos como
indirectos de apoyo.

• Durante el análisis de compra también

se tiene en cuenta los tipos de contrato
disponibles. El reparto de riesgos entre
comprador y vendedor determina los
tipos de contratos adecuados.
Salidas
Plan de
Gestión de Los tipos de contrato a utilizar
Adquisicione
s puede incluir
directivas para: Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos

Determinar si se utilizarán estimaciones independientes

y si son necesarias como criterios de evaluación

Las acciones que el equipo de dirección de proyecto

puede implementar de forma unilateral si la
organización ejecutante dispone de un departamento
de compras

Los documentos de adquisición estandarizado, si

fueran necesarios

La gestión de múltiples proveedores

Salidas
Plan de
Gestión de La coordinación de las adquisiciones con otros aspectos
del proyecto, tales como establecer el cronograma.
Adquisicion
es puede incluir
directivas para:
Las restricciones y supuestos que podrían afectar las
adquisiciones planificadas.

El manejo de los extensos plazos requeridos para

comprar determinados elementos y coordinación del
tiempo extra necesario.

El manejo de las decisiones de hacer o comprar, y la

vinculación de las mismas con los procesos Estimar Los
Recursos de las Actividades y Desarrollar el
Cronograma.
Determinación de las fechas planificadas en cada
contrato para los entregables del mismo y coordinar con
los procesos de Desarrollar el Cronograma y Controlar el
Cronograma.
Salidas
Plan de La identificación de los requisitos para obtener
Gestión de garantías de cumplimiento o contratos de seguros a fin
Adquisicione de mitigar algunas formas de riesgo.
s puede incluir
directivas para:
El establecimiento de instrucciones que se
proporcionarán a los vendedores para desarrollar y
mantener una EDT/WBS

La determinación de la forma y el formato que se

usarán para los enunciados del trabajo del
contrato/relativo a la adquisición.

La identificación de vendedores precalificados, si los

hubiese, que se utilizarán.

Las métricas de adquisiciones que se emplearán para

gestionar contrato y evaluar vendedores.
12.1.3 Planificar la Gestión de Adquisiciones:
Salidas
Documentos
de la Solicitud de información (RFI)
Adquisición,
entre los términos
de uso común para Invitación de licitación (IFB)
los diferentes
proyectos, se
incluyen:
Solicitud de propuesta (RFP)

Aviso de oferta

Invitación a la negociación

Respuesta inicial del vendedor

Statement of work (SOW)
Es una descripción del trabajo requerido para la adquisición. Un buen
SOWs da a los postores un mejor entendimiento de las expectativas
de los compradores.
Ejemplo de un SOW:
• Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle.
Especifica los requerimientos
• Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo
• Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina
• Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a
entregar
• Estándares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo
• Criterio de aceptación: Describe como se considera cuando el
trabajo es aceptable
• Requerimientos especiales: Especificar algún requerimiento
adicional
RFP (Request for Proposal) o solicitud de
Propuesta
1. Propósito
2. Background
3. Básicos requerimientos
4. Infraestructura de TI
5. Descripción del proceso de RFP
6. SoW
7. Apéndices:
1. Características del actual sistema
2. Requerimientos del sistema
3. Volumen de la data
4. Muestra del contrato
Salidas
Criterios de Comprensión de la necesidad
selección de Costo total o del ciclo de vida
Proveedores,
Capacidad técnica
entre los posibles
criterios de Riesgo
selección se
cuentan: Enfoque de gestión
Enfoque técnico
Garantía
Capacidad financiera
Capacidad de producción e interés
Tamaño y tipo de negocio
Desempeño pasado de los vendedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
12.2 Efectuar las Adquisiciones
12.2 Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las adquisiciones es el

proceso de obtener respuestas de
los vendedores, seleccionarlos y
adjudicarles un contrato.

El beneficio clave de este proceso

es que permite alinear las
expectativas de los interesados
internos y externos a través de
acuerdos establecidos.
12.2 Efectuar las Adquisiciones
Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan de gestión de 1. Conferencias de 1. Vendedores

las adquisiciones oferentes seleccionados
2. Documentos de la 2. Técnicas de 2. Acuerdos
adquisición evaluación de 3. Calendario de
3. Criterios de selección propuestas recursos
de proveedores 3. Estimaciones 4. Solicitudes de
4. Propuestas de los independientes cambio
vendedores 4. Juicio de expertos 5. Actualizaciones al
5. Documentos del 5. Publicidad plan para la dirección
proyecto 6. Técnicas analíticas del proyecto
6. Decisiones de hacer 7. Negociación de las 6. Actualizaciones a los
o comprar adquisiciones documentos del
7. Enunciados de proyecto
trabajo relativo a
adquisiciones.
8. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y Técnicas

• Son reuniones entre el comprador y todos

los posibles vendedores que se celebran
Conferencias de antes de la presentación de las
Oferentes propuestas. Con el propósito de asegurar
que todos los vendedores comprendan
los requisitos de la adquisición.

• En caso de adquisiciones complejas, con

Técnicas de criterios de ponderación definidos
Evaluación de previamente, se definirá un proceso
Propuestas formal de revisión de la evaluación, de
acuerdo a las políticas de adquisición.

• La organización compradora puede elegir

entre preparar su propia estimación
Estimaciones
independiente o contratar los servicios de
independientes un perito profesional externo para realizar
la estimación de costos.
Herramientas y Técnicas

• Las listas existentes de vendedores

potenciales a menudo se pueden ampliar
Publicidad mediante la colocación de anuncios en
publicaciones de amplia difusión.

• Pueden ayudar a las organizaciones a

identificar la preparación de un proveedor
Técnicas para proporcionar el estado final deseado,
Analíticas a determinado costo esperado para la
elaboración del presupuesto y evitar
sobrecostos.

• Permite aclarar la estructura, los

requisitos y otros términos relativos a las
Negociación de
compras para que se logre alcanzar un
Adquisiciones acuerdo mutuo antes de la firma del
contrato.
Ejemplo de Evaluación de las Propuestas

Criterio Peso Calificación Puntuación Calificación Puntuación Calificación Puntuación

Enfoque
30%
técnico

Enfoque
30%
Dirección

Logros
20%
pasados

Precio 20%

Total
100%
Puntuación
12.3 Controlar las Adquisiciones
12.3 Controlar las Adquisiciones

Controlar las adquisiciones es el

proceso de gestionar las relaciones de
adquisiciones, monitorear la ejecución
de los contratos y efectuar cambios y
correcciones al contrato según
corresponda.

El beneficio clave de este proceso es

que garantiza que el desempeño tanto
del vendedor como del comprador
satisface los requisitos de adquisición
de conformidad con los términos del
acuerdo legal.
12.3 Controlar las Adquisiciones

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Sistema de control de 1. Información de

cambios del contrato desempeño del
1. Plan para la dirección
2. Revisiones del trabajo
del proyecto
desempeño de las 2. Solicitudes de cambio
2. Documentos de la
adquisiciones 3. Actualizaciones al
adquisición
3. Inspecciones y plan de dirección del
3. Acuerdos
auditorías proyecto
4. Solicitudes de cambio
4. Informes de 4. Actualizaciones a los
aprobadas
desempeño documentos del
5. Informes de
5. Sistemas de pago proyecto
desempeño de trabajo
6. Administración de las 5. Actualizaciones a los
6. Datos de desempeño
reclamaciones activos de los
del trabajo
7. Sistema de gestión de procesos de la
registros organización
Procesos de la dirección de proyectos que
se aplican:

 Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto. Para

autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno
 Controlar la Calidad. Para inspeccionar y verificar la
conformidad del producto del vendedor.
 Realizar el Control Integrado de Cambios. Para
asegurar que los cambios sean aprobados correctamente
y que todas las personas que necesiten estar informadas
de dichos cambios efectivamente lo estén.
 Controlar los Riesgos. Para asegurar que los riesgos
sean mitigados.
Herramientas y Técnicas

• Es una revisión estructurada del avance del

Revisiones de vendedor para cumplir con el alcance y la
desempeño de calidad del proyecto, dentro del costo y en el
las adquisiciones plazo acordado, tomando el contrato como
referencia.

Inspecciones y • Se pueden realizar durante la ejecución del

proyecto para verificar la conformidad de los
Auditorías procesos o entregables del vendedor..

Informes de • Los datos e informes de desempeño del trabajo

suministrados por los vendedores se evalúan en
desempeño función de los requisitos del acuerdo.

• Todos los pagos deben ser efectuados y

Sistemas de pago documentados en estricta observancia de los
términos del contrato.
12.4 Cerrar las Adquisiciones
12.4 Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las adquisiciones es el proceso

de finalizar cada adquisición.

El beneficio clave de este proceso es

que documenta los acuerdos y la
documentación relacionada para futura
referencia.
 12.4 Cerrar las Adquisiciones

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Auditorías de la 1. Adquisiciones
1. Plan para la dirección adquisición cerradas
del proyecto 2. Negociación de las 2. Actualizaciones a los
2. Documentación de la adquisiciones activos de los
adquisición 3. Sistema de gestión de procesos de la
registros organización
Herramientas y Técnicas

• Es una revisión estructurada del proceso

de adquisición. El objetivo es identificar los
Auditorías de la éxitos y los fracasos que merecen ser
Adquisición reconocidos en la preparación o
administración de otros contratos de
adquisición del proyecto.

• En toda relación de adquisición el acuerdo

definitivo y equitativo de todos los asuntos,
reclamaciones y controversias pendientes
a través de la negociación es un objetivo
fundamental.
Negociación de
Adquisiciones • En caso de no poder llegar a un acuerdo
factible, puede examinarse un método
alternativo de resolución de conflictos
(ADR), incluidos la mediación y el
arbitraje.