INFORME DE SALIDA PEDAGÓGICA DE LOS ESTUDIANTES DE LA

TECNOLOGÍA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DE VILLAGARZÓN A BOGOTÁ CUNDINAMARCA

PROGRAMA: Tecnología en Administración documental

LUGAR DONDE SE IMPARTE LA FORMACIÓN: Villagarzón Putumayo
MÓDULO: Organización de Archivos
FECHA PROGRAMADA: Salida: 23 de Noviembre 2009
Regreso: 28 de Noviembre 2009

INTRODUCCIÓN

Como en todos los procesos de formación que imparte el Servicio Nacional de

Aprendizaje, el conocimiento y apropiación de tecnologías y el desarrollo de
habilidades y destrezas que permitan la optimización de los procesos son elementos
fundamentales para los aprendices y aprendizas de la Tecnología en Administración
Documental, quienes se encuentran ejecutando una fase fundamental de aprendizaje en
su etapa lectiva, mediante el módulo de formación “Organización de Archivos”.

Se procura entonces por que en el momento de finalizar esta etapa, lo hagan con todos
los conocimientos técnicos y de desarrollo humano, formados integralmente con
capacidad crítica, en pleno desarrollo de sus capacidades de líderes y emprendedores
para vincularse al mundo laboral a través de sus pasantías, la ejecución de proyectos o
la vinculación a las empresas mediante la figura de contrato de aprendizaje titulándose
para poder contribuir así con la competitividad y el desarrollo social del país.

JUSTIFICACIÓN

En el marco de la visión del Sena de formar talento humano calificado para el

desarrollo productivo del país en este caso específico del Putumayo, se considera que
nuestros aprendices deben estar listos para desempeñarse en cualquier empresa donde
requieran sus conocimientos, por lo tanto es necesario desarrollar sus habilidades y
destrezas en la conformación de archivos, de acuerdo con:

Los ciclos de vida de los documentos, principios y procedimientos archivísticos, los

procesos de clasificación, ordenación y descripción de los documentos, las normas
técnicas, las tablas de retención documental y la legislación vigente, organizar los
fondos documentales acumulados de acuerdo con los principios archivísticos, normas
de calidad y legislación vigente, preservar los documentos conociendo las condiciones
de los depósitos de archivos, muebles, unidades de conservación, normas técnicas y de
gestión de calidad y legislación vigente, gestionar los sistemas de información de las
unidades de información teniendo en cuenta los principios administrativos y el
desarrollo del proyecto de acuerdo con las políticas institucionales, aplicando para
todos estos procesos las nuevas tecnologías en la preservación y conservación
documental.

Dadas las características geopolíticas de la región y teniendo en cuenta que apenas se

empiezan a organizar los archivos institucionales tanto de las empresas del estado como
las privadas, aún no contamos con archivos organizados con las características
necesarias para efectuar visitas locales que aporten a los aprendices las herramientas
necesarias para enfrentarse a lo laboral en esta área; por lo que se hace indispensable
ejecutar una visita al Archivo general de la Nación, en Bogotá D.C. encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística, Coordinar el Sistema Nacional de
Archivos, Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que
custodia; con el propósito de servir a la comunidad, garantizando los principios,
derechos y deberes constitucionales. De igual manera poseen la infraestructura, los
equipos y las herramientas necesarias para permitirles a nuestros aprendices la
apropiación y actualización de los conocimientos archivísticos, de transferencia de
tecnología y de proyección en su futuro empresarial-laboral.

OBJETIVOS

Objetivo General: Familiarizar a los aprendices y aprendizas con el funcionamiento y

la manipulación de equipos utilizados en la administración documental y profundizar
sus conocimientos en los temas de Administración documental y de unidades de
información.

Objetivos específicos:
- Identificar y desarrollar destrezas en el manejo de
equipos de Automatización y digitalización.
- Verificar en la realidad los requerimientos en los
temas específicos de la administración documental.
- Identificar los avances en los temas de la gestión
electrónica.
- Profundizar los conocimientos en archivos
especializados.
- Efectuar los acercamientos al conocimiento en la
preservación y conservación documental.
- Experimentar de manera directa el desarrollo de las
actividades de Bibliotecas y Museos.

Los objetivos generales y específicos se cumplieron, así como la agenda prevista para
esta gira pedagógica, trabajando en jornadas de ocho (8) horas diarias.

METODOLOGÍA

La gira técnico pedagógica se ejecutó cumpliendo el siguiente cronograma.

FECHA ACTIVIDAD HORARIO LUGAR

 24-Nov-2009 Biblioteca Luis Ángel 9:00 a.m. – 1:00 Biblioteca Luis
Arango. PM Ángel Arango,
atendió JOSUE
HERRERA,
teléfono: (571) 343
1212, fax: (571) 286
35 51
Museo de Oro 3:00 p.m. – 5:00 Museo de Oro.
p.m. Atendió Nohora
Ramírez. Tel.
3432222
25- Nov-2009 Visita guiada al 9:00 a.m. – 12:30 Instalaciones AGN y
Archivo General del p.m. y de 4:15 a Auditorio AGN.
la Nación 6:15 pm Atendió Dr. Mario
Quiñones, tel.
5953525 ext. 248
Archivo de Bogotá 2:00 p.m. – 4:00 Instalaciones
p.m. Archivo de Bogotá.
Atendió Dra. Ángela
Patricia Ramírez tel.
3813000 ext. 5301
26-Nov-2009 Visita guiada al 9:00 am a 12:00 m Instalaciones del
Archivo de la Archivo de la
Presidencia de la presidencia de la
república. república. Atendió
Dr. Carlos Vargas,
tel. 3340980
Maloka, Cine, Gira 1:00 pm a 6:00 pm Instalaciones de
guiada y Taller. Maloka. Atendieron
Rosa Elena Gómez
y Diana Jaramillo,
tel. 4272707 ext.
1813 o 1809
27-Nov-2009 Visita dirigida SENA 9.00 am A 12:00 m Instalaciones SENA
Servicios Atendió Yamit
administrativos Herrera, tel.
5461500 ext. 16823
Visita Dirigida 2:00 a 5:30 pm Tecno parque SENA
Atendió Yamit
Herrera, tel.
5461500 ext. 16823

En cada actividad se efectúo una inducción por parte de la instructora en cuanto a las
características de los equipos, la infraestructura y las condiciones de seguridad
industrial que deben tenerse en cuenta, luego se procederá a llenar los registros
correspondientes a cada proceso.
Los aprendices, estuvieron atentos al desarrollo de cada una de las actividades para
elaborar los informes finales posteriores a la visita. Los y las aprendices prepararon las
evidencias durante los respectivos recorridos.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
 Conocer y aplicar las tecnologías vigentes en la preservación y conservación
documental y en los procesos de recuperación de información, de acuerdo con las
políticas de la organización.
 Operar la tecnología disponible para el trámite de documentos internos y externos
teniendo en cuenta la normatividad vigente.
 Gestionar los sistemas de información teniendo en cuenta los principios
administrativos y el desarrollo de proyectos de acuerdo con las políticas
institucionales.
 Organización de fondos documentales acumulados de acuerdo con los principios
archivísticos, normas de gestión de calidad y legislación vigente.
 Identificar patrimonio documental y cultural

PRESUPUESTO
DETALLE VALOR PERSONA VALOR TOTAL
Transporte ida y regreso 70.000 2.380.000
Hospedaje cuatro días 34 100.000 3.400.000
Personas.
Alimentación 53.000 1.802.000
Costos de Visitas a los
respectivos lugares de
Archivo General de la
Nación.
Biblioteca Virgilio Barco
Museo de Oro.
Maloka 13.500 445.500
Tecnoparque SENA

TOTAL $8.027.500

Observaciones: Esta propuesta estuvo sujeta a modificaciones y ajustes. En la

planificación el único ajuste que se ejecuto fue el cambio de Biblioteca Virgilio Barco,
por Biblioteca Luis Ángel Arango, en común acuerdo con el grupo para bajar costos en
el transporte local.

Alcaldía municipal Aporto $7.000.000.00

Aprendices aportaron $1.027.500.00

Preparó:
Martha Lucía Torres Montoya
Instructora Contratista del Convenio 001 Alcaldía-SENA-Gran tierra
Tecnología Administración documental
Total Aprendices: 34
Acompaña: Una Instructora

Villagarzón: 30 de noviembre de 2009

Anexos: Evidencias de las diferentes visitas ejecutadas en la Gira pedagógica.