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HUATULCO: CONGRESOS Y
CONVENCIONES
Profesor:
M.G.C. Jorge Alfonso Ramírez Luna
Integrantes:
Justificación ................................................................................................................. 3
Destino ........................................................................................................................ 6
Estrategias................................................................................................................... 8
Presupuestos y costos............................................................................................... 18
Referencias ............................................................................................................... 25
Introducción
Hoy en día el turismo se ha vuelto una actividad que no solo se enfoca en el turismo
tradicional típico de sol y playa, sino que una característica de empresas exitosas es
la innovación y diferenciación en productos que abarcan otros segmentos poco
atendidos, como es el caso de los congresos y convenciones.
Por ello, en dicha investigación se detalla una nueva estrategia para implementar el
segmento de congresos y convenciones en el destino de Bahías de Huatulco,
especificado en los requerimientos necesarios como los humanos y material, además
de la cotización presupuestada.
Justificación
Objetivos específicos
Caracterizar al segmento de congresos y convenciones en cuanto a sus
ingresos, estancia, derrama y necesidades.
Desarrollar una propuesta de valor ligada al segmento de congresos y
convenciones en Huatulco que se capaz de atraer a clientes potenciales
Detallar los requerimientos que tiene el destino, junto con aquellos que
necesitará para la implementación de la propuesta.
Aunado a que los recursos generados por esta actividad tienden a beneficiar a un
amplio conjunto de prestadores de servicios turísticos (hoteles, restaurantes,
recreación, compras, artesanías, recintos, y asociaciones), en oposición a otros que
se concentran en pocas empresas. Además, en dicho segmento se involucran
empresas de diverso tipo, ya sea Industria automotriz, farmacéutica, de salud,
(odontología, nutrición, etc.) aquellas que usan nuevas tecnologías, entre otras. Y su
temporalidad no es específica ya que realizan convenciones a lo largo de todo el año
(WMF, 2018).
Destino
Tabla 2. Ficha técnica del destino
Bahías de Santa María
Lugar Municipio: Estado Oaxaca
Huatulco Huatulco
Se localiza al sur este del estado de Oaxaca en la región costa, a 277 kl de la capital
Localización:
y a 763 kl de la Ciudad de México
Abarca 9 Bahías que tienen 36 playas, ubicadas en el polígono de 20,972 Hectáreas
Extensión
Ext de Extensión zona Conservación
territorial 6.35% 3.45% 90.19%
desarrollo urbana ecológica
Cuenta con un área Natural Protegida con la categoría de Parque Nacional Huatulco,
con una superficie total de 11,890.98 Hectáreas. (6,375 terrestre y 5,578 marino).
Cuenta con reconocimiento sitio Ramsar, Mab y CONABIO, Certificación de Playas
limpias (Playa Chahue y órgano ), Certificacion Earth Check Gold (Playa Chahué).
Como también la cuenta del rio Copalita
Potencial
ambiental
Dentro de las más reconocías encontramos las siguientes Bahías y Playas
Bahía Conejo
o Conejo
o Punta Arenas
o Arena
o Tejoncito
Bahía Tangolunda
o Ventura
o Manzanillo
o Tornillo
o Tangolunda
o Zaachila
o Rincón Sabroso
Bahía Chahue
o El Tejon
o La Esprenza
o Chahue
Bahía Santa Cruz
o Playa Santa Cruz
Bahía la Entrega
Bahía el Órgano
Bahía Maguey
Bahía Cacaluta
Bahía San Agustin
Cuenta con un total de 129 establecimientos de hospedaje que va desde 1 a 5
estrellas. Hay un total de 2 hoteles bajo la categoría de 1 estrella; 12 hoteles bajo la
categoría de 2 estrellas; 33 hoteles bajo la clasificación de 3 estrellas; 22 hoteles de
categoría 4 estrellas; 12 hoteles bajo la categoría de 5 estrellas; 44 hoteles sin
clasificar, acumulando un total de 5,056 habitaciones (Dirección Municipal de
Infraestructura
Turismo y Relaciones Publicas, 2017).
Hay un total de 190 establecimientos de alimentos y bebidas, de las cuales sólo seis
establecimientos se encuentran inscritos en el Registro Nacional de Turismo (RNT)
(SECTUR, 2016).
Fuente: Elaboración propia con base en (Gobierno Municipal, 2017).
Matriz FODA
A continuación se muestra el análisis FODA del destino, este se enfoca directamente
en las características del destino para recibir al segmento de Congresos y
Convenciones en las temporadas bajas. Se hace mención de la infraestructura área
en cuanto a las nuevas rutas directas a Bahías, el plan de mercadotecnia que se
viene manejando, así como los establecimientos de servicios que cuentan con la
infraestructura necesaria para llevar el evento a cabo.
Estrategias
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Posee un aeropuerto internacional que permite 5. Nuevas tendencias en el mercado turístico (segmento
accesibilidad aérea y nuevas rutas nacionales e LGBT, de la tercera edad y con discapacidades).
internacionales 6. El destino depende mucho de la temporalidad, ya que
2. Cambio de moneda (el peso mexicano es más barato el mayor número de turistas que visitan el destino se
Estrategias y por tanto accesible para varios mercados concentran en temporada alta
internacionales). 7. La accesibilidad por carretera al destino no es
3. Promoción del destino a través de canales de favorable, no existe infraestructura de calidad.
Matriz MAFE
televisión, videos en redes sociales. 8. Existe mucha dependencia de turistas provenientes de
4. Percepción de seguridad del lugar, lo que otorga una Norteamérica (Estados Unidos y Canadá) y no hay
buena imagen a los turistas. variación en turistas internacionales.
9. Competencia con otros destinos a nivel nacional e
internacional
10. Escasez de oferta complementaria en el destino
FORTALEZAS F. O F. A
1. Cuenta con cadenas de hoteleras de 1. El destino cuenta con hoteles que pertenecen a 1. Huatulco es un destino accesible económicamente
reconocimiento internacional, además de cadenas hoteleras importantes cómo es el caso del hablando, ya que es un lugar con precios bajos en
que algunos de ellos cuentan con el Dreams, Barceló, Secrets. La característica primordial comparación con destinos como Monterrey, Tijuana,
distintivo cristal, lo que otorga cierta es que son hoteles de cuatro o cinco estrellas, lo que Cancún y Guadalajara, por lo que resulta atractivo
confianza y seguridad a los turistas representa el principal tipo de alojamiento de este para el segmento.
2. La cercanía a otros destinos, segmento.
complementan la oferta turística con 2. Con la implementación de nuevas rutas aéreas, la
productos y servicios accesibilidad al destino ha mejorado, por lo que se
3. Cuenta con certificaciones que lo avalan considera un destino suficientemente conectado con
como un destino turístico sustentable a los principales lugares de donde emerge este
nivel mundial tal como EarthCheck y segmento.
Distintivo S 3. El destino es reconocido a nivel nacional e
4. Es un destino turístico reconocido a nivel internacional y cuenta con atractivos de gran valor
internacional natural y cultural para la realización de actividades
complementarias después de las reuniones de trabajo.
DEBILIDADES D. O D. A
1. Innovación y diversificación en productos 1. Mejorar la forma de transmitir el mensaje a los clientes 1. En Bahías de Huatulco hay una estacionalidad muy
turísticos (poco uso de nuevas utilizando los medios de comunicación existente, pero marcada, y como consecuencia se observa que en
tecnologías), además de que no se tiene un también incluyendo nuevas herramientas de la ciertos meses del año hay poca ocupación, resultando
elemento diferenciador del destino o una tecnología muy conveniente para incrementar la llegada de
marca destino 2. Promover la seguridad pública, así como la seguridad nuevos segmentos.
2. Los servicios de salud público son escasos en los servicios, para poder atender las exigencias de 2. El destino cuenta con locales de apoyo técnico,
para atender a los turistas nacionales o este segmento. logístico y económico, como son los bancos, florerías,
extranjeros buffet, empresas de mobiliaria, entre otros que
3. Escasa conectividad interna (entre el permiten cubrir con las necesidades y requerimientos
destino y la ciudad de Oaxaca u otras de este segmento.
regiones del estado)
4. Ausencia de un plan de mercadotecnia
establecido para la promoción del destino
5. Concentración del destino en turismo de sol
y playa.
Plan de negocios
Pago de capacitación inicial, servicios (agua, luz, gas, Los ingresos que se generarían en el primer
teléfono etc), salarios, publicidad por medio de congreso sería un total de 351,644.16 mmd
pantallas exteriores, promociones y compra de materia
prima con un total de 653,053.44 mmd.
Fuente: Elaboración propia
Mapa de procesos
Ilustración 1: Mapa de Procesos General de acuerdo tema de Congresos y Convenciones: Caso Huatulco
Mapa de procesos
Turismo de Congreso y Convenciones
Nivel estratégico
Gobierno
Fondo Nacional
Municipal de Secretaria de Asociación de Hoteles y Moteles
de Fomento al
Santa Maria Turismo de Bahias de Huatulco
Turismo
Huatulco
Secrets Dreams Barcelo Las Brisas Hotel Castillo
Nivel operativa
Nivel de apoyo
Procuraduria
Federal del
Consumidor
Procuraduria
Desarrollo de actividades por nivel
Federal del
En la Consumidor tabla
siguiente se presenta una serie de estrategias y actividades que se
creyeronEurocaprt
pertinentes llevarlas
Avis Méxicoa cabo según
Hertz el nivel de cada uno de los actores
involucrados en el tema de congreso y convenciones para el caso de Bahias de
Banorte
Huatulco. Santander HSBC Bancomer
Bahías de Huatulco cuenta con 8 salones, los cuales forman parte de los diversos
hoteles que se encuentran en el destino, principalmente de cuatro y cinco estrellas,
mismos que son utilizados para realizar congresos y convenciones. La capacidad que
tienen estos salones es de 200, 500 y 1000 plazas aproximadamente, uno de los
salones con mayor volumen de ocupación se encuentra dentro del hotel las Brisas, el
cual cuenta con una capacidad de 1200 pax.
Requerimientos materiales
Los requerimientos necesarios para llevar a cabo un congreso suelen abarcar desde
el centro de hospedaje de alta categoría, así como restaurantes, zonas de descanso,
centros de entretenimiento e incluso personal a su disposición como son
mayordomos, niñeras y conductores las 24 horas.
Estos requerimientos son básicos para un destino que intenta ofertar el servicio de
congresos dentro de su territorio, sin embargo, Bahías de Huatulco carece de
promoción dentro del mercado empresarial, lo cual ha ocasionado que el segmento
de congresos y convenciones no sea constante en el destino y a su vez ocasiona el
poco interés por parte de las organizaciones gubernamentales para brindar el apoyo
necesario para la mejora de la infraestructura del destino y el aumento de servicios
indispensables para ofrecer una experiencia de calidad que cumpla con las
expectativas de los visitantes de esta rama
A continuación, se enlistan los servicios con los que cuenta Bahías de Huatulco para
el turismo de congresos y convenciones, mismos que suelen ser escasos en algunas
ocasiones ya que no se tiene la capacidad adecuada para atender a un número
mayor a 500 personas.
Hospedaje
Servicios personalizados de transfer
Traslados: aeropuerto-hotel-aeropuerto
Restaurantes de comida especializada (fusión)
Tours y excursiones
Actividades de integración: yoga y retiros espirituales
Shows (noche mexicana, calendas)
Montajes
Mobiliario (mesas, sillas, atriles, mamparas)
Salones de eventos
Salas de exhibición
Equipo de iluminación y audio (bocinas, micrófonos, pantallas)
Aire acondicionado
Catering (A & B)
Obsequios y detalles (libreta, lapicero, artesanías)
Brandeo (poner el logo a botellas de agua, lapiceros, playeras, gorras que se
utilizaran durante el evento y en los recorridos)
Pistas de baile
Locaciones fuera del hotel (restaurantes con cap. Para 200 pax o más)
Stand (en el destino no se cuenta con proveedores, asi que en caso de ser
requerido este servicio se solicitan en la Cd. de Oaxaca o Acapulco)
Decoraciones (del salón en caso de solicitar cenas de gala temáticas)
Renta de carros
Campo de golf, cancha de tenis
Requerimientos humanos
Para que un congreso se lleve a cabo de manera adecuada y lo mejor planeada, se
requiere de personal capacitado y profesional. Estos participan de una u otra forma
para que la función que realicen genere un valor agregado hacia el segmento de
congresos y convenciones, con la finalidad de sacarlos de su zona de confort y
disfrutar de su estancia en el destino y no solo verlo como un viaje de negocios.
Sin embargo, el problema que este tipo de tecnología podría ocasionar conflictos
económicos a los anfitriones del evento, puesto que se trata de una tecnología que
resulta ser poco accesible económicamente hablando, no apta para cualquier tipo de
evento y difícil de masificar.
Tecnología de punta:
o Proyectores HD
o Computadoras a disposición
o Internet 4G
o Travis (traductor de bolsillo ideal para las personas que no hablan
español durante un congreso)
o Thync Vibes (parche para evitar el estrés y la perdida de la energía
durante los congresos, método de relajación)
o Memoria USB con cap. (2TB)
o Lentes de realidad virtual
o Pantallas Touch
o Tótems interactivos (Pantalla publicitaria interactiva en salas)
o Tabletas
Requerimientos financieros
Por último, para llevar a cabo un evento de la magnitud de un congreso en el destino
es necesario contar con un financiamiento adecuado y bien organizado, lo cual
permita cumplir con todos los servicios y demás expectativas que los clientes tienen
acerca del destino. Por lo que, la buena organización de los recursos económicos es
el punto fundamental de toda la propuesta, pues de ahí depende el nivel de
producción, personal y materiales que se tendrán disponibles para los eventos a
realizar. En seguida se enlistan algunos recursos que forman parte de este punto:
Para cubrir el costo de los recursos se estima que el 45% de la inversión total será
utilizado en partes iguales, correspondiente a $150,704.64 DLS (15%) para los
requerimientos materiales y humanos, considerados como costos variables; en el
caso de los requerimientos técnicos, también contarán con un 15% de la inversión,
siendo estos los costos fijos debido a que incluye el mantenimiento constante de los
equipos audiovisuales y tecnológicos utilizados durante el congreso.
Es importante mencionar que estos costos podrían variar a lo largo del año a causa
de la temporalidad de los eventos y de los requisitos solicitados por los clientes.
Presupuestos y costos
Para la determinación de los ingresos por temporada, se tomaron datos como el
porcentaje de ocupación hotelera del destino, numero de cuartos de hotel, pax por
habitación, estadía promedio y gasto promedio que el turista lleva a cabo durante su
estancia. Para el número de cuartos, solo se tomó en cuenta a los hoteles de 4 y 5
estrellas como cien por ciento, equivalente a 3376 cuartos de hotel, ya que, ya que
estos son los que comúnmente se adaptan a las necesidades de este segmento
(congresos y convenciones).
Para la propuesta se quiere llegar a cubrir un total de 140 días para contrarrestar la
temporada baja, considerando que los congresos solo serían en días hábiles (Lunes-
Viernes) durante los siete meses que abarca la temporada baja, con lo cual se
obtendrá un ingreso de 2,106,624 mdd, lo cual es mayor a lo que se obtiene en
temporada baja.
Infraestructura
Equipamiento e instalaciones
COSTOS FIJOS DE OPERACIÓN EN EL Hoteles
1,101,926.400
DESTINO Restaurantes
Asociaciones
Agencias de viaje
Negocios complementarios
30%
Utilidad por temporada 1,004,697.60 2,571,161.60 - 237,670.40
PUNTO DE EQUILIBRIO
4,000,000.00
3,500,000.00
3,000,000.00
Millones de dóares
2,500,000.00
2,000,000.00 Ingresos por temporada
500,000.00
-
(500,000.00) T. Alta T. Baja Propuesta
TEMPORADA
Una vez considerado el ingreso por cada temporada, se tomó como referencia la
temporada alta para determinar el porcentaje que será destinado para cubrir los
costos fijos que el destino necesita para operar.
Destinando un 30% ($1,101,926.400 mdd), se puede apreciar que con los ingresos
de temporada baja ya hay perdidas, pues no se logran cubrir los costos fijos, mientas
que con los ingresos de la propuesta, aun hay utilidades, las cuales serán destinados
a cubrir gastos materiales, humanos, técnicos y mercadologicos.
DISTRIBUCIÓN DE GASTOS
Hospedaje
Servicios de alimentación
Servicios financieros
Arrendadoras de autos
Servicios de banquetes
MATERIALES 15% 150,704.64
Agencias de viaje
Mobiliario (mesas, sillas, atriles, mamparas)
Salones de eventos
Equipo de iluminación y audio (bocinas, micrófonos, pantallas)
Decoraciones
Meseros
Floristas
GASTOS Conductores a disposición
HUMANOS Animadores 15% 150,704.64
Guías de turistas
Cocineros especializados
Proyectores HD
Computadoras a disposición
TÉCNICOS 15% 150,704.64
Pantallas Touch
Tabletas
Página web
Redes sociales
PLAN DE MKG Anuncios publicitarios 20% 200,939.52
Banner
Medios de transporte
Total de gastos 65% 653,053.44
Margen de ganancia 35% 351,644.16
Plan de marketing
Al ser el segmento de congresos y convenciones un tipo de turismo mucho menos
estacional, proporciona ventajas en cuanto a ofertas de alojamiento, se ofrece una
estancia tranquila y agradable, con acceso rápido al lugar de celebración de los
eventos. Este tipo de clientes suele disfrutar de una estancia media, de entre tres
días y una semana, durante los cuales el destino debe prepara diferentes actividades
indicadas para este tipo de turismo.
Desglose de publicidad
En cuanto a las líneas de autobuses se firmarán convenios para situar a las Bahías
de Huatulco como un destino propicio para el turismo de negocios; se publicitará en
mayor parte en los estados pertenecientes al centro, bajío y norte del país.
Los medios de difusión estatales, y locales serán de mucha utilidad pues permitirán
un primer acercamiento en cuanto se busque información del estado o del destino en
específico, las agencias de viajes serán de gran utilidad pues son de imprescindible
ayuda para la logística de los eventos, además de tener a su disposición diversos
medios de transporte terrestre que permiten el traslado de los asistentes a múltiples
locaciones.
Los pagos se realizarán en exhibiciones mensuales, mediante descuentos directos
de las plataformas, sin intermediarios, las herramientas que los diversos sitios web,
permiten segmentar la publicidad al turismo de congresos y convenciones, gracias a
los identificadores con la que estos sitios cuentan, por ende la identificación y
acercamiento a los consumidores potenciales será facilitado por la tecnología,
permitiendo una atención personalizada y así mismo, ser líderes en innovación y
prácticas sustentables.
Referencias
Centro de Promoción Turística. (S.F). Huatulco. Obtenido de
http://www.cptm.com.mx/work/sites/CPTM/resources/LocalContent/6334/5/hua
tulco_ce.pdf