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Unidad 4

Análisis del Valor Agregado

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Índice
Unidad 4 Análisis de valor agregado.......................................................... 3

4.1. ¿Qué es valor? ........................................................................................ 3

4.2. Valor agregado ........................................................................................ 4

4.3. Pasos para el análisis del valor agregado ............................................... 7

4.4. Evaluación del valor agregado............................................................... 15

Bibliografía:................................................................................................... 17

Lecturas recomendadas………………………………………………………….19

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Unidad 4 Análisis de Valor Agregado

4.1. ¿Qué es valor?

Hasta ahora hemos hablado que los procesos son un conjunto de actividades
que generan valor, pero no hemos definido claramente qué es valor

Valor es la percepción que tiene un cliente sobre la capacidad de un


producto o servicio de satisfacer su necesidad.

Sin embargo, no todas las personas tienen la misma percepción de valor,


dependerá de la óptica con la que se mire la situación, así:

• Los clientes se fijarán en la calidad, el precio, el servicio, trato


personalizado, etc.

• A los proveedores les interesará la utilidad, la seguridad, la exclusividad,


que los pagos sean rápidos, etc.

• Los accionistas se fijarán en la utilidad, rentabilidad sostenida, crecimiento,


supervivencia, imagen, valor empresarial, etc.

• Los empleados priorizaran su salario, la seguridad, el reconocimiento, el


desarrollo profesional, etc.

• A la sociedad le interesará la creación de empleos, pago de impuestos,


protección del medio ambiente, etc.

Es responsabilidad de los administradores de las empresas definir los puntos


más importantes de interés sobre el valor y las percepciones de los
involucrados a los cuales se les darán prioridad.

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4.2. Valor agregado

El Valor Agregado es una herramienta diseñada con el propósito de medir la


eficiencia de los procesos, determinado en cada una de las actividades la
contribución que tienen en la satisfacción de las necesidades del cliente.

Pongamos el siguiente ejemplo: El cliente que entra a una heladería está


dispuesto a pagar una determinada cantidad de dinero por el helado que le
ofrecen, a lo mejor estaría dispuesto a pagar un poco más por una atención
adecuada o la limpieza del local, pero no le interesa ni estaría dispuesto a
pagar algo más para que la administración de la heladería lleve un registro de
vacaciones de su personal.

El Análisis del Valor Agregado permite clasificar las actividades que intervienen
para ofrecer un producto o servicio, y ayuda a establecer la relación
proporcional entre las actividades, que se dividen en actividades de valor
agregado y actividades de no valor agregado.

Objetivo del Análisis del Valor Agregado:

El objetivo fundamental de este análisis consiste en:

1. Eliminar de los procesos las actividades que no agregan valor.


2. Combinar las actividades que no pueden ser eliminadas, buscando que
puedan ser ejecutadas de la forma más eficiente y/o con el menor costo
posible.
3. Mejorar las actividades restantes que no agregan valor y que no pudieron
ser eliminadas.

En resumen tenemos las tres etapas a seguir: ELIMINAR, COMBINAR Y


MEJORAR.

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Tipo de Actividades

Para poder trabajar en el mejoramiento de los procesos de la empresa


debemos identificar los diferentes tipos de actividades:

Una clasificación inicial se realiza en actividades que Agregan Valor y


Actividades que No Agregan Valor.

Actividades que Agregan Valor, que a su vez se subdividen en:

Actividades de Valor Agregado para el Cliente (VAC), son las actividades que
generan valor al cliente y las que está dispuesto a pagar.

Actividades de Valor Agregado para la Empresa (VAE), son las actividades que
aunque no generan valor directo para el cliente si generan valor para la
empresa y es el resultado del beneficio ofrecido al cliente.

Para identificar cuales son las actividades que generan valor podríamos
hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Pagaría el cliente por el producto o la actividad?


• ¿Se requiere para satisfacer las demandas del cliente?
• ¿Se requiere para satisfacer demandas del gobierno o
reglamentarias?
• ¿Modifica o mejora un componente del producto o servicio?
• ¿Puede seguir funcionando el proceso si es eliminada?
• ¿Resuelve un problema de calidad?

Actividades que No Agregan Valor, que a su vez se subdividen en:

De Preparación (P), son actividades que permiten estar listos para desempeñar
una tarea.

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De Inspección (I), son actividades de revisión o de verificación de documentos
o de información que intervienen en el proceso.

De Espera (E), representan un tiempo inútil, no se desempeña ninguna


actividad.

De Movimiento (M), son actividades de movimiento de personas, información,


materiales o cualquier otra cosa de un punto a otro.

Archivo (A), son actividades que permiten el almacenamiento temporal o


definitivo de la información, de los materiales y documentos que se utilizan en
los procesos.

El siguiente esquema gráfico nos permite realizar la clasificación de las


actividades de una manera sencilla:

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Gráfico 1: Esquema para determinar el tipo de actividad.
Elaborado por el autor.

4.3. Pasos para el análisis del valor agregado

El Análisis del Valor Agregado lo podemos realizar en una hoja Excel, para tal
propósito podemos utilizar el siguiente formato:

ANALISIS DEL VALOR AGREGADO


Proceso:
Elaborado por: Fecha: Actualizado por:

VA ( real) NVA (sin valor agregado)


Preparación

Frecuencia
Transporte

VAE
ACTIVIDAD
Volumen
N° VAC (valor (valor Tiempo Tiempo total
Archivo
Demora

Control

agregado agregado Unitario al mes


Cliente ) Empresa) (minutos) (minutos)

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Cuadro 1: Análisis de Valor Agregado.


Tomado del curso de Gerencia e Procesos, dictado por la Ing. M. Rojas en la EPN.

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En este formato identificamos dos partes principales:

La Cabecera: se definen datos generales como el nombre del proceso a ser


analizado, quién elaboró, la fecha de elaboración y quién realizó la última
actualización.

El Área de Trabajo: en donde realizamos el trabajo del Análisis del Valor


Agregado, para lo cual seguimos los siguientes pasos:

PASO 1: para empezar el análisis de valor agregado de las actividades


partimos con el diagrama de flujo funcional para obtener la secuencia de
actividades, que debemos anotarlas en la columna de “ACTIVIDAD”.

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Gráfico 2: Diagrama de Flujo Funcional.
Elaborado por el autor.

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Luego realizamos la medición de tiempos correspondientes de cada una de las
actividades y las anotamos en la siguiente columna de Frecuencia como se
muestra a continuación:

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NVA (sin valor
VA ( real)
agregado)

Preparación

Frecuencia
Transporte

Volumen
Demora

Archivo
Control
VAC VAE Tiempo Tiempo
Nº (valor (valor ACTIVIDAD Unitario total al
agregado agregado (minuto mes
Cliente ) Empresa) s) (minutos)

Elaboración de Convenios
1 Contactar a establecimientos definidos en base de datos s 4,000 3 120 1440,00
2 Ofrecer el producto a los establecimientos s 4,000 3 60 720,00
3 Analizar condiciones s 4,000 3 30 360,00
4 Preparar un documento con las condiciones s 4,000 1 10 40,00
5 Elaborar el contrato de la institución con el establecimiento s 4,000 1 60 240,00
Revisar el contrato y enviar al representante del
6 establecimiento s 4,000 1 120 480,00
7 Firmar el contrato - Establecimiento s 4,000 1 1440 5760,00
Firmar el contrato - Negocio
8 s 4,000 1 30 120,00
9 Legalizar el contrato 180
10 Enviar copia al Jefe de Negocios y al establecimiento s 4,000 1 60 240,00
11 Elaborar y enviar solicitud de instalación de POS s 4,000 1 20 80,00
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18
2130,00 9480,00

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Nótese que en la columna de Frecuencia registramos una letra “d” ( si es
diaria), “s” ( si es semanal), “q” (si es quincenal), “m” (si es mensual) y “a” (si es
anual). La hoja automáticamente nos deberá dar el equivalente de repeticiones
en un mes, es decir 20, 4, 2, 1 y 1/12 respectivamente. A continuación
registramos el Volumen o número de veces que realizamos la actividad en el
período de tiempo indicado y finalmente el Tiempo Unitario en minutos de cada
actividad, para que el Excel nos calcule el Tiempo Total en Minutos.

Veamos un ejemplo: La actividad “Contactar a establecimientos definidos en


base de datos” se realiza con una frecuencia semanal, es decir 4 veces al mes,
y cada semana se realiza tres veces esta actividad, así que tenemos 12 (4 x 3)
repeticiones en el mes de esta actividad y si cada una demora un tiempo de120
minutos en total en el mes en esta actividad nos gastamos el tiempo de 1,440
minutos.

PASO 2: una vez ingresadas las actividades procedemos a clasificar las


actividades según su tipo, y para esto utilizamos las columnas de la izquierda
en donde están definidas las actividades que agregan valor al cliente, las
actividades que agregan valor a la empresa y las que no agregan valor.

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NVA (sin valor
VA ( real)
agregado)

Preparación

Frecuencia
Transporte

Volumen
Demora

Archivo
Control
VAC VAE Tiempo Tiempo
Nº (valor (valor ACTIVIDAD Unitario total al
agregado agregado (minuto mes
Cliente ) Empresa) s) (minutos)

Elaboración de Convenios
1 X Contactar a establecimientos definidos en base de datos s 4,000 3 120 1440,00
2 X Ofrecer el producto a los establecimientos s 4,000 3 60 720,00
3 X Analizar condiciones s 4,000 3 30 360,00
4 x Preparar un documento con las condiciones s 4,000 1 10 40,00
5 X Elaborar el contrato de la institución con el establecimiento s 4,000 1 60 240,00
Revisar el contrato y enviar al representante del
6 X establecimiento s 4,000 1 120 480,00
7 X Firmar el contrato - Establecimiento s 4,000 1 1440 5760,00
8 X Firmar el contrato - Negocio s 4,000 1 30 120,00
9 X Legalizar el contrato 180
10 X Enviar copia al Jefe de Negocios y al establecimiento s 4,000 1 60 240,00
11 X Elaborar y enviar solicitud de instalación de POS s 4,000 1 20 80,00
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2130,00 9480,00

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PASO 3: Finalmente y basándonos en los datos del cuadro procedemos a
realizar el siguiente cuadro:

Nº COMPOSICION DE ACTIVIDADES Tiempo %


1 Valor Agregado Cliente 60,0 2,82%
2 Valor Agregado Empresa 1770,0 83,10%
3 Preparación 130,0 6,10%
4 Demora 30,0 1,41%
5 Transporte 20,0 0,94%
6 Control 120,0 5,63%
7 Archivo 0,0 0,00%
8 TOTAL = 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7 2130 100,00%
TIEMPO DE VALOR AGREGADO = (1) +
9 (2) 1830,0
INDICE DE VALOR AGREGADO = (9) /
10 (8) 85,92%

Cuadro 2: Cálculo del Valor Agregado


Tomado del curso de Gerencia e Procesos, dictado por la Ing. M. Rojas en la EPN.

En este se resumen las actividades clasificadas según su tipo y se obtiene sus


totales, luego se procede a sumar el tiempo total (fila 8) de todas las
actividades y obtenemos lo que se conoce como el tiempo de ciclo. En la última
columna se presentan los porcentajes de cada uno de los valores.

En las filas 9 y 10 observamos el resumen de las actividades que agregan


valor, así el tiempo empleado en actividades que agregan valor es de 1.830 y
su índice del 85,92%.

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4.4. Evaluación del valor agregado

La parte más importante del Análisis del Valor Agregado es la última en donde
obtenemos los índices de valor agregado. Si vemos el índice de Valor
Agregado Cliente es de apenas 2,82%, es decir lo que el cliente percibe como
valor y por lo cual estaría dispuesto a pagar.

Sin embargo, este ejemplo presenta un índice alto de Valor Agregado para la
Empresa, lo que quiere decir que existe mucho tiempo estructurando un
sistema adecuado de manejo de la empresa lo cual no deja de ser bueno.

La suma de estos dos índices es lo que se conoce como índice de valor


Agregado y la que debemos cuidar que sea alta. Se indica que para procesos
de servicios índices sobre el 80% son aceptables y para procesos productivos
índices sobre el 95%.

Cuando trabaje en el Mejoramiento de los Procesos de la Empresa recuerde:

• A medida que las organizaciones crecen, los procesos entran en un colapso


y son remendados para ser rápidamente usados, convirtiéndose en más
complejos.

• Cuando ocurren errores, son instalados controles adicionales para revisar


las salidas en vez de alterar el proceso. Inclusive cuando el proceso es
corregido, los controles frecuentemente permanecen.

• Las personas que trabajan en el proceso raramente hablan con sus clientes
y por lo tanto no entienden claramente sus exigencias.

• Se gasta mucho tiempo en actividades de mantenimiento (como


coordinación, mantenimiento de registros) en vez de replantear el proceso.

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Recuerde siempre:

• Para eliminar el re-trabajo o los re-procesos debemos eliminar la causa que


los ocasiona.

• El flujo de documentos e información debe ser minimizado (automatización).

• Los tiempos de espera deben ser lo mínimo posibles.

• Los problemas solo pueden ser resueltos identificando y eliminando las


causas básicas.

• Las actividades de NVA pueden ser eliminadas si hay aceptación de la


gerencia.

• Las verificaciones y aprobaciones pueden ser eliminadas a través de


cambios de políticas y de procedimientos.

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Bibliografía:

H. J. Harrington, Mejoramiento de los procesos de la empresa, McGRAW-HILL,


Bogota: 1995.

Lecturas recomendadas

H. J. Harrington, Mejoramiento de los procesos de la empresa, Capítulos 5 y 6.

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