PEDOMAN RANCANG BANGUN SPMI

DR. IR. HISAR SIRAIT, MA

Disampaikan

WORKSHOP SISTIM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

PADANG, 8 AGUSTUS 2015

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 1

6 – LANGKAH MERANCANG BANGUNAN SPMI
1. Menyusun ORGANISASI
SPMI.
ORGANISASI 2. Menetapkan SISTIM
manajemen mutu SPMI.
3. Menyusun Dokumen SPMI
TINJAUAN
MANAJEMEN
SMM (Kebijakan mutu, standar
mutu, manual mutu /
manual prosedur, Borang)
4. MENERAPKAN Sistem
Manajemen Mutu
AUDIT SPMI
DOKUMEN 5. Melakukan AUDIT MUTU
SPMI
INTERNAL.
IMPLEMENTASI
SPMI 6. MELAKUKAN TINJAUAN
MANAJEMEN
HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 2
 LANGKAH I:
TENTUKAN ORGANISASI SPMI

• Bentuk Organisasi SPMI yang dapat dipilih:

• ORGANISASI SPMI BERDIRI SENDIRI (1)
• ADA LEMBAGA/BADAN/UNIT PENJAMINAN MUTU
• LANGSUNG BERTANGGUNGJAWAB DIREKTUR/KETUA

• ORGANISASI SPMI MELEKAT DI MANAJEMEN (2)

• DIREKTUR BIDANG / KAPRODI

• KOMBINASI ANTARA (1) DAN (2)

• DISARANKAN: PILIH 1

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 3

 LANGKAH 2
STRUKTUR ORGANISASI SPMI
• TUPOKSI KEPALA
1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang diperlukan
dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu.
2. Melakukan MONITORING, EVALUASI serta audit pelaksanaan SPMI
3. Membantu menyusun dokumen KEBIJAKAN MUTU (akademik dan
nonakademik), MANUAL/PROSEDUR MUTU.
4. TERLIBAT DALAM MENYUSUN STANDAR mutu, BORANG .
5. Penyiapan audit mutu internal
6. TERLIBAT DALAM Peningkatan mutu secara berkelanjutan
7. Melaporkan implementasi dan hasil pelaksanaan penjaminan mutu kepada
KEPALA Direktur
• TUPOKSI PENGEMBANGAN STANDAR
1. Menyusun dan menetapkan standar , manual dan formulir sesuai kebutuhan
2. Melakukan evaluasi dan update standar, manual dan formulir.
PENGEMBANGAN
STANDAR AUDIT PELAPORAN • TUPOKSI AUDIT
1. Menyusun program kerja dan jadwal kegiatan Audit
2. Melaksanakan kegiatan audit
3. Menyusun laporan hasil Audit
4. Monitoring tindak lanjut hasil Audit
5. Melakukan pelatihan dan pengembangan kualitas auditor
• TUPOKSI PELAPORAN
1. Mendokumentasi hasil penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan
peningkatan sistem penjaminan mutu
HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 4
 LANGKAH 3
MANAJEMEN SPMI
Mekanisme SPMI
Perguruan Tinggi mengawali dengan implementasi SPMI melalui siklus kegiatan :

1. Penetapan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan penetapan standar atau ukuran yang terdiri atas
PENETAPAN SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.

2. Pelaksanaan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan pemenuhan standar atau ukuran yang terdiri
atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.

PENINGKATAN PELAKSANAAN
3. Evaluasi (P) pelaksanaan Standar Dikti, yaitu kegiatan pembandingan Antara luaran kegiatan
pemenuhan standar atau ukuran dengan standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan
Standar Dikti yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.

4. Pengendalian (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan analisis penyebab standar atau ukuran yang
terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi yang tidak
tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi.

PENGENDALIAN EVALUASI
5. Peningkatan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan perbaikan standar atau ukuran yang terdiri
atas SN Dikti dan Standar Dikti agar lebih tinggi daripada standar ukuran yang terdiri
atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 5

LANGKAH 4
DOKUMEN SPMI
DOKUMEN PERGURUAN TINGGI DOKUMEN SPMI
KEBIJAKAN
SPMI

DOKUMEN
DOKUMEN MUTU/SPMI
MANAJEMEN
FORMULIR
SPMI SPMI MANUAL
SPMI

DOKUMEN
AKADEMIK
STANDAR
SPMI

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 6

 GARIS BESAR ISI KEBIJAKAN SPMI
KEBIJAKAN SPMI
Kebijakan SPMI merupakan rangkuman dari Kebijakan dan 1. Visi, Misi, Tujuan Perguruan Tinggi
Sistem yang ada. tujuan, strategi, prinsip, dan arah PT untuk
menjamin dan meningkatkan mutu dalam setiap kegiatannya
2. Latar Belakang Perguruan Tinggi menjalankan SPMI.

3. Luas lingkup Kebijakan SPMI (misal: akademik &

nonakademik).

KEBIJAKAN SPMI 4. Daftar dan Definisi Istilah dalam dokumen SPMI.

5. Garis besar kebijakan SPMI pada Perguruan Tinggi antara

lain:
1. Tujuan dan Strategi SPMI
2. Prinsip atau Azas Pelaksanaan SPMI
3. Manajemen SPMI (PPEPP).
4. Unit atau pejabat khusus penanggungjawab SPMI (termasuk struktur
organisasi, dan tata kelola SPMI)
5. Jumlah dan nama semua Standar Dikti dalam SPMI.

6. Informasi singkat tentang dokumen SPMI lain yaitu Manual

SPMI, Standar SPMI, dan Formulir SPMI.

7. Hubungan Kebijakan SPMI dengan berbagai Dokumen

Perguruan
HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 Tinggi lain (misal: Statuta, Renstra).
AGUSTUS 2015 7
 GARIS BESAR ISI STANDAR SPMI
STANDAR SPMI 1. Visi PT, Misi, dan Tujuan PT
Standar menjelaskan bagaimana Kriteria , ukuran, spesifikasi
langkah-langkah aktivitas / proses dilakukan untuk capai Visi
2. Rasional /alasan mengapa standar tersebut diperlukan dan apa
tujuan atau target yang hendak dicapai melalui standar itu.

3. Subjek/Pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakan

pencapaian isi standar.

4. Istilah Teknis yang memiliki arti khusus dalam perumusan

standar.

5. Pernyataan Standar sesuai dengan prinsip : A(audience) :subyek yg

harus melakukan; Behaviour): Apa yg harus dilakukan/ diukur/
dicapai, C(Competence) - Target) , dan D ( Degree ): Periode/Waktu.

6. Indikator untuk masing-masing pernyataan standar dengan

STANDAR SPMI memenuhi Rumusan I = Indicators, : Apa yg akan dicapai,
Measures: Terukur, T = Targets : Jangka Waktu.

7. Strategi yang harus dijalankan untuk mencapai standar.

8. Dokumen terkait yang digunakan dalam pelaksanaan standar

dengan standar lain dan/atau dengan peraturan perundang-
undangan yang relevan dengan isi standar.
9. Referensi yang digunakan.

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 8

MANUAL SPMI
Manual/Prosedur menjelaskan mengenai GARIS BESAR ISI MANUAL MUTU
cara, langkah SPMI dilaksanakan. Siapa, 1. Tujuan dan maksud Manual SPMI.
Apa dan Kapan suatu aktivitas/proses
2. Luas lingkup Manual SPMI.
dilakukan 1. Manual Penetapan Standar Dikti.
2. Manual Pelaksanaan Standar Dikti.
3. Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti.
4. Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti
5. Manual Peningkatan Standar Dikti
3. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan.
4. Pihak yang bertanggungjawab mengerjakan
MANUAL/PROSEDUR sesuatu.
SPMI 5. Uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan
sesuai manual SPMI.
6. Uraian bagaimana dan bilamana pekerjaan itu
harus dilaksanakan.
7. Rincian formulir/borang/proforma yang harus
dibuat dan digunakan sebagai bagian dari
manual SPMI.
8. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk
dalam manual SPMI.

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 9

FORMULIR SPMI • Formulir ATAU borang SPMI adalah
dokumen tertulis untuk
mencatat/merekam informasi atau
kegiatan tertentu sebagai bagian tak
terpisahkan dari standar mutu dan
prosedur operasional standar.

• Formulir SPMI berfungsi:

1. Alat untuk mencapai atau memenuhi
isi standar SPMI
2. Alat untuk memantau, mengontrol,
mengendalikan, mengoreksi,
mengevaluasi pelaksanaan SPMI
FORMULIR SPMI 3. Bukti otentik untuk
mencatat/merekam pelaksanaan SPMI
secara periodik.

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 10

CARA MENJILID DOKUMEN/BUKU SPMI

• Jika terdapat 30 Standar Dikti di

dalam sebuah Perguruan Tinggi,
maka terdapat 30 BUKU Standar
Dikti.

• Manual Standar, meliputi:

a. Manual Penetapan Standar
b. Manual Pelaksanaan Standar.
c. Manual Evaluasi (Pelaksanan )
Standar.
d. Manual Pengendalian (Pelaksanaan)
Standar.
e. Manual Peningkatan Standar.

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 11

Implementasi SPMI .. to be continued

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 12

Audit SPMI….. to be continued

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 13

 Terima Kasih
SEMOGA BERMANFAAT

HISAR SIRAIT/SPMI/PADANG/8 AGUSTUS 2015 14