INFORME DE GESTION 2017

AREA: Talento Humano

RESPONSABLE DEL AREA: Clara González

1. OBJETIVO DEL INFORME.

Presentar los resultados del área de Talento Humano en la ejecución de las actividades
planeadas durante el año 2017, en el desarrollo de su gestión alineados al
cumplimiento de las metas organizacionales. Además de presentar la propuesta del
plan de trabajo para el año 2018.

2. PRESENTACION GENERAL DEL AREA.

Talento Humano es un área transversal de la organización que se encarga de realizar
inicialmente el análisis y evaluación de las necesidades de requisición de personal de la
organización, análisis de perfiles de cargo y la preparación de la vinculación laboral,
liquidación de nómina, prestaciones sociales, seguridad social, capacitaciones,
bienestar social, evaluación de desempeño, control disciplinario, bienestar y
desvinculación de personal. Finalizando con la formulación e implementación de las
acciones correctivas, preventivas y de mejora.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PRESENTACION DEL EQUIPO DE TRABAJO DEL

AREA.
Talento Humano actualmente cuenta con un coordinador(a) del área quien se encarga
de gestionar todas sus actividades a nivel nacional, sin embargo, en las diferentes
sedes se cuenta con el apoyo de una persona asignada para suministrar información,
ejecutar algunas actividades o gestionar procesos administrativos del área. Este
equipo de trabajo interáreas está compuesto por Alejandra Suarez (Cali), Lilly
Maldonado (Barranquilla) y Rubiela Tejada (Itagüí).

4. DESCRIPCION GENERAL DEL/LOS PROCESOS Y/O SUBPROCESOS Y ESTADO DE

IMPLEMENTACION EN EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
Selección de Personal Convencional: Establece las condiciones y pasos que se
llevan a cabo para cumplir con las necesidades de personal de la organización.

Selección Aprendiz SENA: Condiciones y pasos para llevar a cabo el proceso de

selección de aprendices SENA quienes tienen unas connotaciones y
especificaciones especiales.
Contratación: Establece el proceso especifico que se debe llevar a cabo para
hacer la contratación de personal de la organización.
Inducción y Reinducción: Indica el paso a paso que se debe llevar a cabo para
garantizar un correcto proceso de inducción y entrenamiento de personal.

Dotación de Personal: Establece el proceso específico para la entrega de

dotación del personal de acuerdo a su perfil ocupacional en la organización.

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Avenida Calle 26 No. 85 D- 55 Local
Avenida
35 4 Norte No. 64 N - 44 Local
Calle 4
77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
Nómina: Establece los procesos específicos en la ejecución de actividades que
permiten garantizar correctamente el pago de los salarios, prestaciones
sociales y seguridad social del personal.

Vacaciones: Brinda las indicaciones principales para la solicitud de vacaciones

del personal.

Capacitación: Establece los parámetros específicos del programa de

capacitación de la organización, desde el diagnostico de necesidades hasta la
evaluación de la misma.

Traslado de Personal: Establece los parámetros específicos del proceso de

traslado de personal de manera permanente o temporal a un lugar diferente a
la ciudad de contratación o ejecución de labores.

Evaluación de Desempeño: Brinda las indicaciones principales para la

evaluación de desempeño del personal.

Control Disciplinario: Indica el paso a paso que se debe llevar a cabo para
realizar el control disciplinario del personal a cargo dentro de los parámetros
establecidos en el Reglamento Interno.

Bienestar Psicosocial y Calidad de Vida: Brinda información sobre el plan de

bienestar y actividades para la mejorar la calidad de vida del personal.
Transferencia de la Información: Establece los parámetros específicos del
programa de transferencia de información para los cargos críticos de la
organización.

Desvinculación: Indica el paso a paso que se debe llevar a cabo para garantizar
un correcto proceso de desvinculación de personal por retiro voluntario o
decisión de la organización.

5. DESCRIPCION DETALLADA DE LOS CLIENTES DEL AREA (INTERNOS Y EXTERNOS).

Bogotá
Servicio Técnico y Ensamble: Actualmente el área cuenta con 6 técnicos de servicio y
un aprendiz SENA, sin embargo, se debe hacer análisis de las plazas que actualmente
se tiene para cubrir con las necesidades de demanda de servicio de nuestros clientes,
esto está afectando la cantidad de horas extras del personal, por lo tanto, se sobre
pasan de las permitidas por la ley. Adicional a ellos, es importante, hacer una revisión
de las necesidades de capacitación del personal, con el fin de brindarles las
herramientas necesarias para conformar un equipo de trabajo consolidado, eficiente y
con calidad. Esta área se debe incluir dentro del proceso de trasferencia de la
información, dado a que los cargos son considerados críticos especialmente en planta,
puesto que su funcionalidad y conocimiento impacta directamente el proceso de
producción interna afectando al cliente de manera indirecta, por lo tanto, es importante
buscar internamente personas que tengan habilidades y competencias para recibir el
conocimiento y se pueda contar con este recurso.

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Avenida Calle 26 No. 85 D- 55 Local
Avenida
35 4 Norte No. 64 N - 44 Local
Calle 4
77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades contractuales con
el trabajador en cuanto a horas de conducción, viáticos, entre otras temáticas con el fin
de mitigar los riesgos legales que la empresa pueda llegar a tener.

Comercial: Actualmente esta área tiene dos plazas disponibles por ocupar “Dirección
Comercial y Asesor comercial (especialista de producto)” para los cuales se requiere de
las requisiciones de personal y parámetros entre otros para iniciar el proceso de
búsqueda. Adicional a ello, es importante revisar las necesidades de capacitación del
personal del área frente a temas relacionados con conocimientos técnicos y no técnicos
como: atención al cliente, entre otros.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades contractuales con
el trabajador en cuanto a comisiones, auxilios de rodamiento, forecast, entre otros, con
el fin de mitigar riesgos para la empresa.

Abastecimiento: Esta área se debe incluir dentro del proceso de trasferencia de la

información, dado a que los cargos de Coordinación de Abastecimiento y Almacén son
considerados críticos, puesto que su funcionalidad y conocimiento impacta
directamente el proceso de producción interna afectando al cliente de manera
indirecta, por lo tanto, es importante que todos los miembros del área conozcan a
detalle las funciones, actividades y procesos internos. Se ha podido evidenciar una
estandarización de los procesos y actividades de la misma, lo cual ha sido positivo, sin
embargo, sería importante hacer un análisis de los vacíos que se evidencian en el
mismo y establecer si existen otras causas que generan retrasos en la respuesta al
cliente interno y externo en cuanto a la solicitud de pedidos, con el fin de tomar
medidas de mejoramiento. Actualmente, se observa que existen algunas dificultades
de relacionamiento entre los miembros del equipo de trabajo, por lo tanto, es
importante revisar la situación que se eta causando por medio de reuniones,
compromisos de trabajo y de convivencia, entre otro tipo de actividades que ayuden a
mejorar el ambiente laboral.

Contabilidad y tesorería: Actualmente se observa que es un área integrada,

compañerista y amable entre ellos mismos, sin embargo, deben compartir de otro tipo
de escenarios diferentes a los laborales con las demás áreas, además, algunos
miembros del área deben aprender a manejar las dificultades que tengan con otras
personas o áreas de la organización, dado que en ocasiones los comentarios
despectivos generan malestar, afectando la convivencia.

Automatización: Es importante que el líder del área sea un modelo a seguir, es decir,
que esta persona se alinee a los cambios organizacionales que se están presentando y
haga parte de los mismo, dado a que la participación en las capacitaciones, actividades
y solicitudes que se realizan desde Talento Humano no han tenido la respuesta
esperada, lo cual, en ocasiones se ve reflejado en la participación del resto del equipo
de trabajo.

HSEQ: La relación con el área es constante dado a que algunos procesos que se
manejan en Talento Humano impactan directamente a HSEQ y viceversa, actualmente
se le brinda apoyo a dicha área en temas relacionados como: exámenes médicos
ocupaciones, medición de riesgo psicosocial, dotación de EPP e inducción, adicional a

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Avenida Calle 26 No. 85 D- 55 Local
Avenida
35 4 Norte No. 64 N - 44 Local
Calle 4
77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
ello, se trabajan en sinergia temas relacionados de ausentismos, capacitaciones,
sistemas de vigilancia epidemiológico, accidentes laborales, enfermedades laborales,
entre otros. Sin embargo, es importante tener en cuenta que HSEQ cuenta con una
persona para ejecutar todo el plan de trabajo, además de las actividades diarias que
tiene la organización en cuanto a Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad,
por lo tanto, es necesario tener un recurso humano con la formación competente,
adicional que le pueda brindar apoyo a procesos de seguimiento y procesos operativos,
con el fin, de que el área se encargue de las actividades tácticas y estratégicas de la
organización. Adicional, es necesario que HSEQ haga presencia en todas las sedes
mínimo una vez al año, con el fin de hacer acompañamiento, aseguramiento y
mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad y del SG-SST en toda la organización.
En cuanto a sus necesidades de formación es necesario que el coordinador tenga
certificación formal de temas relacionados con Calidad y SG-SST.

Tecnología de la Información: Es una área importante en los procesos de la

organización para garantizar la seguridad informática y la agilidad de herramientas con
las que trabaja el personal, por lo tanto, es necesario realizar un aseguramiento de la
legalidad de los productos recibido por Mespo en cuanto a las licencias de office,
Windows, antivirus y todos los programas que se usan en la organización, con el fin de
reducir el riesgo potencial que tiene la organización en cuanto a la sustracción de la
información confidencial, hackeo, entre otros. Adicional a ello, es importante generar
una política de back up semanal de la información reposada en todos los computadores
de la compañía.

Barranquilla
El personal es alegre, comprometido, compañeristas, tienen actitud de aprendizaje,
trabajo en equipo y disposición de al cambio, poco a poco se han ajustado a las
actualizaciones de los procesos que se han realizado, han sido un gran apoyo en
cuestiones de reportar novedades de personal, es importante que haya mayor
acercamiento entre el líder de la sede y Talento Humano, especialmente cuando Lilly
Maldonado se encuentra de vacaciones, incapacitada o ausente. Es importante que se
informe a tiempo los permisos que se le asignan al personal, por medio del formato
asignado.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades contractuales con
el trabajador en cuanto a horas de conducción, viáticos, entre otras temáticas con el fin
de mitigar los riesgos legales que la empresa pueda llegar a tener. Además, se debe
analizar las plazas que se tiene en la zona dado a que dos personas mensualmente
registran horas extras por encima de las permitidas.

Cali
Actualmente se observa que es un área integrada, compañerista y amable entre ellos
mismos, sin embargo, deben compartir diferentes tipos de escenarios diferentes a los
laborales con las demás áreas especialmente con Sigma, quien, a pesar de tener una
razón social diferente, es considerada como parte de la organización. A pesar de
mostrar ajustes y aceptación de los cambios que se han generado en la organización,
aun se siente resistencia a la misma en cuanto a cumplimiento de los procedimientos y
reportes. Se debe hacer análisis de las plazas que actualmente se tiene para cubrir con
las necesidades de demanda de servicio de nuestros clientes, esto está afectando la

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35 4 Norte No. 64 N - 44 Local
Calle 4
77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
cantidad de horas extras del personal, por lo tanto, se sobre pasan de las permitidas
por la ley. Adicional a ellos, es importante, hacer una revisión de las necesidades de
capacitación del personal, con el fin de brindarles las herramientas necesarias para
conformar un equipo de trabajo consolidado, eficiente y con calidad. Esta área se debe
incluir dentro del proceso de trasferencia de la información, dado a que los cargos son
considerados críticos especialmente en planta, puesto que su funcionalidad y
conocimiento impacta directamente el proceso de producción interna afectando al
cliente de manera indirecta, por lo tanto, es importante buscar internamente personas
que tengan habilidades y competencias para recibir el conocimiento y se pueda contar
con este recurso.
En esta área también se debe revisar los pagos y responsabilidades contractuales con
el trabajador en cuanto a horas de conducción, viáticos, entre otras temáticas con el fin
de mitigar los riesgos legales que la empresa pueda llegar a tener.

Itagüí
El personal es alegre, comprometido, compañeristas, tienen actitud de aprendizaje,
trabajo en equipo y disposición de al cambio, poco a poco se han ajustado a las
actualizaciones de los procesos que se han realizado, han sido un gran apoyo en
cuestiones de reportar novedades de personal. El líder muestra disposición y buena
comunicación con el área, siempre busca acompañamiento y asesoría de la misma.

Es importante recalcar la importancia de reportar a tiempo las incapacidades, permisos

y solicitudes del personal a el área, puesto que estas novedades en ocasiones se
reportan sobre el tiempo o fuera de las fechas,

6. ANALISIS DE CIFRAS E INDICADORES DE GESTION RELEVANTES DEL AREA DEL

2017.

Índice de rotación de personal mensual

Indice de rotación de personal mensual

9.00% 8.13%
8.00%
7.00%
6.00% 4.91%
5.00% 3.83%
4.00%
2.45%
3.00% 2.12%
1.69% 1.69% 1.60% 1.69% 1.61% 1.63%
2.00%
1.00%
0.00%
RO RO ZO IL O IO LI
O O E E E
E E AR
R AY N ST BR BR BR
EN BR AB M JU JU O M U M
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Índice de rotación de personal al cierre del periodo de noviembre: 31,35%

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35 4 Norte No. 64 N - 44 Local
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77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
7. BRECHAS Y PLAN DE ACCION DE CIERRE.
Las brechas de Talento Humano serán tratadas por la organización, proceso o
subproceso a continuación:
Gestión estratégica: A pesar de que se cuenta con un avance en la estrategia de la
organización, esta debes ser un poco más clara y comprensible para el personal, por
ende, es importante empezar a ajustar los procesos en el área para que estas se
encuentren alineadas y permitan cumplir con la misma. Se debe tener en cuenta que
aquellos cambios en la organización sean trasmitidos a los trabajadores para generar
compromiso, participación y pertenencia, además se debe analizar la manera más
adecuada y asertada para la gestión del cambio, entre ellos aquellos que se
encuentran relacionados con las condiciones laborales, los cambios en las funciones y
cargos. Se recomienda también hacer un estudio o análisis de la organización respecto
al mercado externo para tener puntos de referencia y comparación para la mejora
continua.
Selección y contratación: No se cuenta con pruebas de conocimiento específico por
cargo con el fin de evaluar a profundidad al candidato. Lo cual es necesario para
validar la experiencia, conocimiento y conocimientos técnicos del individuo.
No se realizan pruebas psicométricas para el proceso de selección, estas evaluaciones
permiten medir o evaluar las aptitudes de los individuos, tanto sus rasgos de
personalidad como también características innatas, por lo que son una herramienta
complementaria con el cual se permita identificar el personal idóneo para el cargo a
ocupar.
Se cuenta con portales gratuitos para la publicación de ofertas laborales, las cuales no
son tan usadas por los candidatos y causa limitación, a pesar de que se procedió a
crear usuarios en los portales de empleo de las universidades: Sergio Arboleda, Santo
Tomas, Universidad ECCI, Iberoamericana, CUN, Universidad Gran Colombia,
Universidad Los Libertadores, Universidad Konrad Lorenz con el fin de contar con más
hojas de vida calificadas para los perfiles de la compañía, estos no son suficientes para
cubrir algunos cargos dentro de la organización como los técnicos de servicio, adicional
también se está haciendo el uso de redes sociales. Sin embargo, es importante analizar
la posibilidad de manejar un portal de empleo pagado dado a que amplía la adquisición
de hojas de vida para todos los cargos.
Es importante en lo posible tener aclaro la asignación del personal en el momento de
contratarlos, todo esto con el fin de hacer un proceso de selección transparente con el
candidato.
Introducción, Formación y Capacitación:

8. ANALISIS DE LOS CAMBIOS EN NORMATIVIDAD Y ASPECTOS COYUNTURALES QUE

IMPACTAN/IMPACTARÁN EL AREA.

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Avenida Calle 26 No. 85 D- 55 Local
Avenida
35 4 Norte No. 64 N - 44 Local
Calle 4
77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652
9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANTEADAS PARA EL 2018.
10. PROPUESTA DE PRESUPUESTO DEL AREA PARA EL 2018.
11. RESULTADOS ENCUESTA DE SATISFACCION DE CLIENTES (INTERNOS Y/O EXTERNOS
SI APLICA).
12. PROPUESTA Y PROYECCION DE INDICADORES DE GESTION DEL AREA PARA 2018.
13. PROPUESTA DE PROYECTOS DEL AREA PARA EL 2018.
14. TEMAS RELEVANTES A GESTIONAR 2018.
15. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Nota 1: Toda la información descrita en el informe, deberá estar soportada con

hechos y datos de fuente primaria y
referenciada en el documento como un anexo.
Nota 2: Adicional se debe presentar la diapositiva mensual de gestión.
Nota 3: Por favor es importante tener en cuenta que al realizar un adecuado,
riguroso, y consciente análisis del área, le permitirá a la compañía una
planeación efectiva de la gestión para el año 2018, que impacte positivamente
el plan de negocios INTERPESAJE S.A. 2017-2021.

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77 No. 65-37 Local 141 Carrera 42 No. 67 A - 151 Local 122
Centro Empresarial Dorado PlazaCentro de Negocios 70 Norte Country Office Center Centro Comercial Capicentro
PBX +57 (1) 540 2222 PBX +57 (2) 374 3474 PBX +57 (5) 304 8954 PBX +57 (4) 377 7949
CEL. 313 407 3002 CEL. 320 675 8003 CEL. 312 521 8532 CEL. 311 489 0652