Vous êtes sur la page 1sur 9

Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.

ne/rense, Mai 2003

International Program Development Evaluation Training

Module 9 : Présentation des résultats

Vu d’ensemble

Une évaluation qui ne sert pas à faire prendre des décisions a peu de valeur.
Lors de la planification d’une évaluation, il est utile de commencer avec la fin
en tête : fournir des renseignements utiles aux parties prenantes qui
amèneront des améliorations pour le programme, les décisions de
financement, la responsabilité de rendre compte et/ou à l’apprentissage. Il
est essentiel donc de communiquer les résultats d’une évaluation clairement,
exactement et de façon adaptée afin que les lecteurs puissent se servir de
ces renseignements. Une stratégie de communication est une partie
essentielle de l’évaluation du développement. Il est utile d’impliquer les
parties prenantes dans la planification de l’évaluation ainsi que de les
engager dans l’élaboration d’un processus pour des renseignements au
retour et de la communication.

Communication : les éléments de base

• Retenir que le but est de communiquer, pas d’impressionner


• Rendre le but facile à comprendre pour les lecteurs
• Respecter le but du rapport et les attentes des lecteurs

Comment écrire les rapports d’évaluation adaptés aux lecteurs

• Rester simple
• Fournir suffisamment de renseignements sur les méthodes de
recherche pour permettre aux lecteurs de juger sa crédibilité
• Mettre les renseignements techniques en annexe
• Fournir des précautions à l’interprétation
• Fournir juste le contexte nécessaire pour le rapport
• Organiser le rapport autour des thèmes principaux ou des questions de
recherche
• Mettre les points principaux au début et commencer chaque
paragraphe par le but
• Laisser le temps de relire, relire, relire !!
• Trouver quelqu’un pour servir de lecteur froid. Idéalement, cette
personne devra avoir un caractère orienté vers les détails qui cherche
à s’assurer qu’on a mis le point sur chaque « i ». Le lecteur froid
pourra également informer si certains points ont été oubliés ou si le
rapport n’est pas clairement compréhensible.
• Soutenir des conclusions et des recommandations avec des preuves.

1
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

Stratégie de communication

Le but global d’une évaluation est d’informer le processus d’élaboration des


politiques, des changements au programme ou des réplications du
programme. Lors de la planification, il faudra élaborer une stratégie de
communication également. Cette stratégie devra prendre en compte ceux
qui ont besoin des résultats de l’évaluation, sous quelle forme et quand. Il se
peut qu’on aura besoin de plusieurs produits différents. Le donateur voudrait
recevoir un rapport formel en profondeur mais les parties prenantes locales
voudraient recevoir un rapport plus bref avec un « briefing » ou une brève
présentation orale. Finalement, les participants eux-mêmes voudraient
recevoir une présentation.

Voici une liste de contrôle :

Audience Produit Qui est Date limite


responsable
Donateur Rapport formel Chef d’équipe 6/1/02
Conseiller Présentation orale Membre de l’équipe 6/1/02
A
Parties prenantes Présentation orale Membre de l’équipe 6/1/02
locales du résumé exécutif B
Personnel du Copie du rapport Membre de l’équipe 6/1/02
programme formel et du C
résumé exécutif
Agents du Présentation orale Chef d’équipe 6/5/02
gouvernement
Participants Présentation orale Chef d’équipe 6/5/02
Communauté de Article pour Chef d’équipe 8/1/02
l’évaluation du publication
développement

Le résumé exécutif 1

Un résumé exécutif fournit une vue d’ensemble de l’étude : les débats, les
questions, les méthodes et les recommandations. Il fournit un moyen pour le
lecteur d’obtenir les points principaux. Le résumé exécutif n’est pas une
version condensée du chapitre des « conclusions » --une ruse utilisée par
certains évaluateurs.

Longueur
Un résumé exécutif devra être raccourci : une seule page est juste et
plus de quatre est trop.

1
Contrôler avec ceux qui ont demandé l’évaluation leurs préférences en matière de format. Mettre le résumé exécutif
dans la forme ou format préféré.

2
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

Format
Placer les rubriques du résumé à gauche. Il faudra mettre un retrait au
texte du résumé afin de rendre les rubriques plus visibles et ainsi
faciliter la lecture du rapport.

Composantes de base du résumé exécutif

Vue d’ensemble ou introduction


• Couvrir le but de l’étude, la situation ou la question d’intérêt
• Saisir l’attention du lecteur

Descriptif de l’étude
• Inclure les questions principales, un bref narratif sur l’exécution de
l’étude

Contexte
• Fournir suffisamment de renseignements pour placer l’étude dans
son contexte

Résultats principaux
• Lier les résultats au but ou aux questions de la recherche. Ici il
faudra juger : qu’est-ce que les lecteurs trouveront le plus
important ou intéressant ?
• Présenter les résultats en forme de points accentués des puces
• Employer un langage qui est simple, clair et sans jargon
• Référer les lecteurs au texte ou à l’annexe pour plus de détails

Conclusions/recommandations
• Découler les conclusions/recommandations des résultats
• Présenter les preuves clés pour soutenir les conclusions ou les
recommandations

Graphiques et tableaux

Utiliser les graphiques et les tableaux pour


• Communiquer des idées complexes de façon claire, précise et efficace
• Donner de l’impact au message
• Augmenter l’acceptation par les lecteurs
• Augmenter la capacité de mémoriser les principales informations
• Montrer les tendances, les types de comportement, la situation
générale
• Fournir un soulagement visuel au narratif

Un tableau ou un graphique devra


• Montrer les données de façon simple et exacte
• Encourager la réflexion sur les renseignements
• Eviter la déformation des renseignements
• Rendre les groupes importants de données cohérents

3
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

• Encourager une comparaison optique des différentes parties des


données
• Accroître la valeur des descriptions statistiques et narratives des
données
• Servir un but précis :
o Décrire
o Approfondir
o Tabuler
o Elaborer
o Comparer

Options de sélection
Tables : préférées pour la présentation des données
Graphiques : plus efficaces pour la communication du message

Astuces et ruses pour des graphiques efficaces


• Police :
§ Utiliser des minuscules et des majuscules
§ Eviter trop de tailles et de polices différentes
§ Rendre le texte facile à lire
• Eviter des modèles trop compliqués et superflus
• Répartir des espaces vides dans le texte pour éviter des textes trop
denses
• Utiliser des barèmes intègres
• Présenter suffisamment de données pour expliquer l’histoire
• Le message devra sembler logique pour toute personne raisonnable
• Inclure des tables de données pour soutenir les graphiques en annexe

Options en matière de graphiques

Graphique de courbes: Tendances sur une période de temps

Graphique camemberts : Parties d’un entier

4
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

Graphique de barres : Répartition en pourcentages d’une


seule variable

Graphique de barres groupées : Comparaison de plusieurs variables

Présentations orales

Ci-dessous une liste de questions clés à se demander avant de préparer une


présentation orale :

Quel est le but ?


• Quels sont les trois éléments que l’assistance doit retenir ?
• De qui l’assistance est-elle composée ?
• Quelles sont leurs attentes ? Quelle quantité de détails veulent-ils
voir ?

Combien de temps faut-il durer?


• En général, bref est mieux que long

Expliquer ce qu’on va présenter et après l’avoir présenté, expliquer ce


qu’on a présenté.

Quelles sont les ressources de la salle pour la présentation : les


diapos, les projections, des affiches, des présentations Powerpoint ?
• A noter : Il faut toujours apporter un plan de secours. Par exemple,
s’il est prévu de faire une présentation Powerpoint, apporter des
projections en cas.

Lors de l’élaboration des projections et des feuilles à distribuer :


• Rester bref
• Utiliser des aides visuelles
• Eviter des présentations trop denses

Préparer quelques feuilles pour distribuer


• Ces feuilles pourront être présentées au besoin ou à la fin

5
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

• Si les données ou les tables sont complexes, distribuer les feuilles


une à une lors des discussions pertinentes
• Elaborer des feuilles à distribuer si les diapos présentent beaucoup
de renseignements

Parler aux auditeurs, pas aux notes. Il est important de faire du


contact visuel avec beaucoup de monde dans l’assistance

Répéter, répéter, répéter. Obtenir un retour sur la répétition

6
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

Exercice d’application 9-1


Examen des rapports d’évaluation

Instructions

Elaborer une liste de critères pour juger un rapport d’évaluation sur la qualité
de communication des résultats à ses lecteurs prévus. Des facteurs possibles
sont : la facilité de lecture, la clarté, l’utilisation des tables et des graphiques,
l’intérêt visuel.

Sur la base de ces facteurs, évaluer un rapport qui a été récemment élaboré
dans un domaine connu (en groupe, si possible). Il faudra le classer
globalement selon la qualité des critères élaborés : A pour excellent, B pour
très bien, C pour suffisant et AN pour amélioration nécessaire.

Ensuite, identifier les améliorations les plus importantes nécessaires pour ce


rapport afin qu’il communique les résultats de l’évaluation plus efficacement.

Si possible, présenter vos résultats à un groupe de collègues.

7
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

Exercice d’application 9-2


Tailler le rapport aux lecteurs

Instructions :

Parlant toujours du rapport d’évaluation cité en Exercice 9-1, identifier les


différents lecteurs qui pourront s’intéresser aux résultats de l’évaluation
et/ou la méthodologie. Quels sont les besoins en information et les
caractéristiques de chaque groupe de lecteurs ? Considérer les questions
suivantes :

v Quels aspects de l’évaluation sont les plus intéressants à chaque


groupe de lecteurs et pourquoi ?
v Quand est-ce qu’ils s’intéressent à recevoir ces renseignements?
v Quel niveau de détails sera intéressant pour chaque groupe de
lecteurs ? (Considérer les niveaux probables d’expertise en
développement international, des méthodes de recherche et
d’évaluation, également le temps disponible pour lire le rapport et
d’autres facteurs possibles).
v Quel mode de communication cadre le mieux avec les besoins et les
préférences de chaque groupe ? (Considérer : le niveau
d’alphabétisation, le temps disponible, les questions probables, le
mode de communication préféré, etc.)

Sur la base de cette analyse, élaborer une liste de contrôle comme celle qui
apparaît sur la deuxième page de ce module afin de montrer quel groupe de
lecteurs devra recevoir quelle sorte de rapport, quand et de qui.

8
Traduit par le Réseau nigérien de Suivi Evaluation (ReNSE), http://www.pnud.ne/rense, Mai 2003

Lectures et ressources supplémentaires

Torres, R., Preskill, H.S. and Piontek, M.E. (1996). Evaluation strategies for
communicating and reporting. Thousand Oaks, CA: Sage.

Wallgren, A. et al (1996). Graphing Statistics and data. Thousand Oaks, CA:


Sage.

Sites web

National Center for Education Statistics. Create a Graph.


Online: http://nces.ed.gov/nceskids/Graphing/

Oldfield, F. (2001). Learning about charts and graphs. Online:


http://www.elmlane.com/erfora/readtext.asp?txtfile=communications/chart

OSHA Office of Training and Education (1996, May). Presenting effective


presentations with visual aids. U.S. Department of Labor. Online:
http://www.osha-slc.gov/doc/outreachtraining/htmlfiles/traintec.html