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La présentation de la lettre

commerciale ou administrative
1. Introduction : la charte graphique
L’organisation donne une certaine image d’elle-même à travers les documents
qu’elle diffuse auprès de ses différents partenaires ; elle doit, par conséquent,
apporter un soin particulier au moment de la rédaction et de la présentation de
ces documents.
La charte graphique définit l’aspect esthétique des
différents supports de communication créés par
l’organisation. Son rôle est d’harmoniser les pratiques de
présentation ; la charte s’impose à tous les services de
l’entreprise.

2. La présentation de la lettre
commerciale ou administrative
Il existe certaines règles de mise en forme, qui facilitent la lisibilité du message.
La présentation des documents s’organise principalement autour de trois
éléments : le support, la mise en page et la typographie.

2.1 Le support
Le papier doit être uni, de couleur blanche et de bonne qualité. La lettre est
présentée sur une feuille de format A4 (210 x 297 mm). L’épaisseur du papier
est de 80 g (c’est-à-dire 80 g au mètre carré).

2.2 La mise en page


La mise en page de la lettre consiste à répartir
harmonieusement les informations sur la page. L’équilibre
de cette répartition contribue à sa lisibilité.
(1) L’en-tête est la partie en haut à gauche de la lettre avec les coordonnées de
la société expéditrice ; les éléments (nom de la société, adresse, téléphone, fax,
e-mail) sont de préférence disposés les uns en dessous des autres. L’impression
de l’en-tête peut être confiée à un imprimeur (réalisation du logotype).
(2) L’adresse du destinataire comporte 6 lignes maximum (code postal sans
espace, ville en majuscules).
(3) La date et le lieu sont positionnés en haut à droite de la lettre.
(4) Les références de la lettre : il s’agit, le plus souvent, des initiales du
signataire de la lettre, suivies des initiales de la secrétaire et d’un ordre de
classement.
(5) L’objet de la lettre permet au destinataire d’identifier rapidement le courrier
et de l’acheminer vers le service concerné.
(6) P.J. : « Pièces jointes », sous l’objet, indique la présence de documents
annexés au courrier.
(7) Le corps de la lettre est la partie centrale introduite par un titre de civilité
(Madame, Mademoiselle, Monsieur, Messieurs). Il commence au niveau du milieu
de la page, chaque nouveau paragraphe s’aligne sur la formule d’appel.
Les paragraphes sont séparés par des interlignes. La présence de l’interlignage
permet de repérer la structuration du texte (mise en évidence du plan de la
lettre).
Remarque : deux présentations sont possibles : « à la française » (le texte
présente un retrait sur la première ligne de chaque paragraphe) et « à
l’américaine » (le texte est aligné contre la marge de gauche).
La formule de politesse est le dernier paragraphe de la lettre avant la signature.
(8) La signature est manuscrite et suivie de la mention indiquant le nom et la
qualité du signataire (Gérant, Directeur des ressources humaines, Directeur
commercial, etc.). La signature se situe à droite dans la moitié inférieure de la
(dernière) page.
2.3 La typographie : les
principaux attributs des polices de
caractères
Le respect des règles typographiques contribue :

• – à une meilleure compréhension du message ;


• – à mettre en valeur le texte, par exemple, par le choix de
la police de caractères. Celui-ci ne doit pas relever du
hasard, mais doit être adapté à la nature du document.

2.3.1 Le style
Il en existe trois : normal, gras, italique.
Les caractères graissés ou en italiques sont destinés à mettre certains points
importants en valeur afin d’attirer l’attention du lecteur.
2.3.2 La taille ou corps
La taille 12 est la plus lisible pour le corps des textes. En deçà, la lecture devient
difficile.
2.3.3 Le soulignement
Il permet aussi de mettre en valeur un point important du texte (soulignement
simple ou soulignement double, par exemple). C’est un attribut à utiliser avec
modération.
2.3.4 Les autres attributs
D’autres attributs, peu utilisés, peuvent contribuer à mettre une lettre en valeur
en jouant sur les caractères. Leur application doit être limitée afin de ne pas
rendre la présentation trop chargée (exemples : petites majuscules, espacement,
crénage, etc.).

3. Les fonctionnalités logicielles


nécessaires à la production de la
lettre
Le développement des logiciels de traitement de texte permet, par la puissance
de leurs fonctions, de présenter des lettres de qualité.

3.1 Les fonctionnalités de base du


logiciel texteur Word utilisées pour la mise
en forme
La mise en forme d’un document est réalisée à partir de l’onglet Accueil du
logiciel Word.
3.2 Les fonctionnalités de base du logiciel
texteur Word utilisées pour la mise en page

4. Le contrôle de la qualité de la
lettre
L’entreprise doit procéder à plusieurs vérifications avant de communiquer le
courrier aux différents partenaires.

4.1 Le contrôle de la saisie


Le contrôle de la saisie peut être effectué pendant la frappe ou dès que celle-ci
est terminée. Il faut repérer et corriger les fautes de frappe, d’orthographe et de
grammaire, vérifier qu’il n’y a ni erreur, ni omission. Le texte doit être
correctement ponctué.

4.2 Les autres contrôles


• Tous les éléments nécessaires sont présents et bien positionnés
(destinataire, lieu et date, etc.). S’il s’agit d’une lettre, par exemple,
vérifier qu’aucune mention n’a été oubliée.
• Le message est de qualité : il est exact, les informations fournies sont
pertinentes, le niveau de langage est adapté au public ciblé.
• La rédaction est correcte, les informations sont structurées selon un plan
logique.
• Les éléments importants sont mis en valeur.
• La mise en page est équilibrée et respecte les règles de disposition des
textes. Les espaces blancs et le texte doivent être harmonieusement
répartis dans la page, pour rendre la lecture agréable.

Lexique
• Attribut : caractéristique typographique affectant une partie ou la totalité
d’un texte : le style (gras, italique, souligné, etc.), le corps ou la police.
• Charte graphique : document qui définit les règles concernant les
éléments de l’identité visuelle d’une organisation (graphisme, typographie,
etc.) ainsi que leur déclinaison sur les différents supports (enseigne,
papier, etc.).
• Logotype ou logo : signature visuelle de l’entreprise. Il figure sur tous
les supports de communication : papier à lettre, imprimé, etc.
• Police de caractères : groupe de caractères désigné par un même nom
(Arial, Comic, Times, etc.).
• Texteur : éditeur de textes qui dispose en plus d’un certain nombre de
fonctions de traitement. Il permet de faire les opérations suivantes : la
saisie du texte, l’enregistrement du document, la correction du contenu du
document, sa mise en forme, etc.