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Historique des modifications


Synthèse des
Société Nom Date Version
modifications
EasyVista Laurent SEYMAN 21/06/2016 1.0 Création

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Sommaire
A. Notions essentielles ............................................. 7
A.1. Notion de domaine ............................................................. 7
A.2. Notion de profil .................................................................. 7
A.3. Notion d’employé ............................................................... 7

B. Gestion des domaines .......................................... 8


B.1. Création d’un domaine ....................................................... 8
B.2. Domaines multicritères ...................................................... 9

C. Gestion des profils ..............................................10


C.1. Création d'un profil .......................................................... 10
C.2. Cas particulier du module Continual Improvement .......... 12
C.3. Notion de profil maître ..................................................... 13

D. Gestion des utilisateurs .......................................14


D.1. Affectation d’un profil et de domaines.............................. 14
D.2. Gestion des mots de passe ............................................... 15
D.2.1. Création/remplacement ...........................................................................15
D.2.2. Règles sur les mots de passe ...................................................................16

D.3. Génération d’un lien d’auto-connexion ............................. 17

E. Les référentiels ...................................................17


E.1. Les tables de références ................................................... 17
E.2. Fusion de référentiels ...................................................... 19
E.3. Les annuaires ................................................................... 19
E.4. Les catalogues ................................................................. 20
E.5. Gestion du multilingue ..................................................... 21

F. Gestion de la licence EasyVista ...........................22


F.1. Consultation de la licence ................................................. 22
F.2. Intégration de la licence .................................................. 23

G. Le menu Paramétrages .......................................24


G.1. Affichage des calendriers partagés .................................. 24
G.2. L’éditeur d’assistants ....................................................... 25

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G.3. Champs auto incrémentés ................................................ 26


G.4. Contraintes ...................................................................... 27
G.5. Règles d’historisation ....................................................... 28
G.5.1. Principe de fonctionnement ......................................................................28
G.5.2. Ajout de nouveaux champs ......................................................................29

G.6. Indexation de documents ................................................. 30


G.7. Style des modules ............................................................ 31
G.8. Moteurs de recherche externes ........................................ 32
G.9. EasyVista Mobile .............................................................. 33
G.10. Paramètres divers ............................................................ 34
G.11. Unicité .............................................................................. 39
G.12. Scripts .............................................................................. 39
G.13. Valeurs par défaut ............................................................ 40
G.14. WEB Services ................................................................... 41
G.15. Rôles personnalisés ......................................................... 42
G.16. Mails types ....................................................................... 43
G.17. Composants mails ............................................................ 44
G.18. Seuils de classement des résultats de recherche.............. 45
G.19. Studio de la recherche globale ......................................... 46

H. Les indicateurs ....................................................47


H.1. Indicateurs standard ........................................................ 48
H.2. Indicateurs en pourcentage ............................................. 49

I. Les vues ..............................................................50


I.1. Création d’une vue grille .................................................. 50
I.2. Autres types de vues ........................................................ 51
I.3. Ajouter des champs dans les vues .................................... 52
I.4. Ajouter des tables dans les vues ...................................... 53
I.5. Les alertes graphiques ..................................................... 54

J. Les fiches ............................................................55


J.1. L’inspecteur de propriétés ................................................ 56
J.2. Les fiches multiples .......................................................... 57

K. L’éditeur de menus..............................................58

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L. Paramétrage du Continual Improvement ............59

M. Les filtres ............................................................60


M.1. Activation d’un filtre ........................................................ 60
M.2. Conception d'un filtre ....................................................... 61
M.3. Filtres interactifs .............................................................. 62

N. Les requêtes de reporting ...................................63


N.1. Création d’une requête de reporting ................................ 63
N.1.1. Saisie des conditions ...............................................................................64
N.1.2. Création de la vue ..................................................................................65

N.2. Exécution de la requête .................................................... 66


N.3. Vue avec des comptages .................................................. 67
N.4. Ajout d’une requête parente ............................................ 68

O. Les tables croisées ..............................................69

P. Les intégrations de données................................70


P.1. Intégration de fichiers texte ............................................ 70
P.2. Intégration via Datasource .............................................. 73
P.3. Automatisation de l’importation ....................................... 75

Q. Les alertes planifiées ..........................................77


Q.1. Alertes standard ............................................................... 77
Q.2. Alertes automatiques ....................................................... 79
Q.3. Alertes pourcentage ......................................................... 80

R. Reporting programmé .........................................81

S. Purge des archives ..............................................82

T. Import / Export d’objets EasyVista .....................83

U. L’agent support technique...................................84

V. Activer l’authentification LDAP ............................85

W. Gestion des bases de données.............................86

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X. Activité des utilisateurs.......................................87


X.1. Liste des utilisateurs connectés ....................................... 87
X.2. Licences utilisées ............................................................. 87

Y. Activité de la plate-forme ....................................88


Y.1. Obtention des logs globaux .............................................. 88
Y.2. Version de la plate-forme ................................................. 88

Z. Règles métier ......................................................89


Z.1. Définition ......................................................................... 89
Z.2. Principe de fonctionnement ............................................. 89
Z.3. Les étapes de création ..................................................... 89
Z.3.1. Définition de la règle métier .....................................................................90
Z.3.2. Gestion des processus associés ................................................................91
Z.3.3. Test de la règle métier ............................................................................92

AA. Gérer les discussions...........................................93

BB. Synchronisation chat ...........................................93

CC. Paquetages logiciel Click2Get..............................93

DD. Pour aller plus loin ..............................................93

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A. Notions essentielles

Comme toute application stratégique de l’entreprise, EasyVista ne saurait se passer d’un accès
sécurisé aux données. Celui-ci s’effectue à l’aide de 3 paramètres : les domaines, profils et
utilisateurs.

A.1. Notion de domaine

Un domaine permet de restreindre l’accès aux enregistrements contenus dans la base de données
EasyVista. Lors de la connexion, un utilisateur accède, par la saisie de son identifiant et de son mot
de passe, à un espace de travail lui permettant de visualiser uniquement les enregistrements
requis par son activité.

A.2. Notion de profil

Un profil est une restriction qui s’applique au niveau des écrans et zones accessibles à l’utilisateur
sur l’espace de travail. En fonction de son profil, un utilisateur aura la possibilité d’accéder à plus
ou moins de rubriques.

A.3. Notion d’employé

Par employé on entend non seulement les utilisateurs de l’application EasyVista mais aussi les
individualités présentes dans la table des employés. Naturellement tous les employés n’ont pas
accès à l’application, seuls ceux possédant un login, un mot de passe et un profil auront la
possibilité de s’y connecter.

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B. Gestion des domaines

B.1. Création d’un domaine

La création d’un domaine s’effectue via le module d’administration à l’aide du menu Gestion des
accès > Domaines.

Pour ce faire, on ajoute un domaine à l’aide de l’icône après s’être positionné sur le domaine
Toute la société.
Il convient ensuite de renseigner le libellé du domaine dans la ou les langues utilisées puis, via
l’assistant, de saisir les critères de sélection du domaine. Ceux-ci sont de 4 types :

 la localisation géographique
 l’entité
 la catégorie de matériel
 le sujet du catalogue des incidents ou du catalogue des services

Dans l’exemple ci-dessus, nous avons choisi de créer un domaine utilisant la seule localisation
comme critère de restriction. Le domaine agit comme un filtre s’appliquant sur les enregistrements.
Ainsi, seuls les matériels et utilisateurs situés sur une localisation rattachée au Mexique seront
visibles en cas de connexion sur ce domaine. Il est également possible de cumuler le critère de
localisation avec l’entité et la catégorie de matériel. Dans ce cas, ces conditions sont liées entre
elles à l’aide de l’opérateur ET.

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B.2. Domaines multicritères

Outre le cumul de critères utilisant la localisation, l’entité ou la catégorie de matériel, il est possible
de cumuler plusieurs valeurs sur un unique critère.

L’exemple ci-dessous montre comment un domaine peut être constitué des localisations LOS
ANGELES et SAN FRANCISCO grâce à l’assistant de gestion des domaines.

Cependant il est conseillé, lorsque cela est possible, de regrouper les valeurs constituant le
domaine sous une racine unique et d’utiliser cette dernière comme unique critère.

Dans notre cas on pourrait envisager de regrouper LOS ANGELES et SAN FRANCISCO sous un
niveau racine commun qui serait utilisé pour la constitution du domaine USA COTE OUEST.

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C. Gestion des profils

C.1. Création d'un profil

La création d’un profil s’effectue via le module d’administration à l’aide du menu Gestion des

accès > Profils utilisateur. Pour ce faire, on ajoute un profil à l’aide de l’icône .

On renseigne alors le libellé du profil puis on coche les options correspondant aux modules qui
seront accessibles aux utilisateurs ayant ce profil. Dans l’exemple ci-dessous, seul le module
Operation sera accessible.

Il est ensuite possible d’autoriser ou non l’accès en édition aux filtres, vues et affichages via le
bouton situé dans la section Modules :

Edition des vues : autorise la création ou


modification des vues
Edition des affichages : autorise la création
ou la modification des affichages en insérant
ou supprimant des champs sur les
formulaires
Edition des aides : permet d'associer des
commentaires aux assistants
Affectation des rapports : gère la
possibilité d’associer ou non des rapports à
des thèmes
Lorsqu’un profil se voit donner l’accès au
Quick Call pour les modules Operation,
Transition ou Self-Service, il est possible de
choisir les éléments qui seront affichés
Affichage Quick Call : affiche la zone
de saisie
Edition des filtres : autorise la création ou Affichage Quick Dashboard : affiche
la modification des filtres les chiffres

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La gestion des droits d’un menu s’effectue, d’une part à l’aide des cases à cocher placées de part et
d’autre des menus, d’autre part à l’aide des boutons Filtres , Vues, Assistants et Dialogue. Ces

derniers éléments sont accessibles via le bouton :

Les cases situées les plus à gauche conditionnent l’accès aux menus et sous-menus tandis que les
cases situées à droite gèrent, respectivement, les droits d’ajout et de modification
d’enregistrements. Les boutons situés à droite gèrent les droits relatifs aux assistants, filtres,
vues et onglets (dialogue) disponibles sur le menu considéré.

Le bouton permet de sélectionner les indicateurs qui seront visibles des utilisateurs
connectés sous le profil considéré.

Le bouton permet de désactiver l’affichage du planning, des indicateurs et des news


sur les modules susceptibles d’afficher tout ou partie de ces éléments.
Une fois le profil constitué, celui-ci devra être affecté à un utilisateur, faute de quoi ce dernier ne
pourra se connecter à l’application. Cette opération s’effectue à l’aide de l’assistant correspondant
ou en renseignant le champ approprié directement sur la fiche de cet utilisateur. Un utilisateur ne
peut disposer que d’un seul profil.

Note : Il est possible d’exporter des profils conçus sur une base EasyVista vers une autre
(par exemple d’une base de test vers une base de production). Pour plus d’informations
sur cette fonctionnalité, merci de se référer au chapitre relatif à l’export d’objets
EasyVista.
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C.2. Cas particulier du module Continual


Improvement

La gestion des accès au module Continual Improvement (ou Amélioration Continue) s’effectue
de manière particulière en éditant le thème à l’aide de l’option située dans la partie inférieure du

menu (à condition de disposer des droits correspondants associés au


profil) :

Il est possible via cet écran :

 de changer l’ordre des menus à l’aide de la case puis le lien

 de masquer certains menus à l’aide de l’icône


 de modifier le libellé des menus dans la langue courante en éditant le contenu de la
zone et dans les autres

langues via l’icône


 d’associer un descriptif au menu qui sera affiché en mode édition uniquement via la

case

 d’indiquer les profils ayant accès au menu

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C.3. Notion de profil maître

Naturellement, tous les utilisateurs n’ont pas la possibilité de créer des domaines, des profils ou de
promouvoir des employés en tant que comptes EasyVista. Seuls ceux disposant d’un accès au
module Administration et des droits appropriés sont habilités à le faire.

Il faut souligner l’existence de règles hiérarchiques permettant à un utilisateur disposant d’un profil
donné d’affecter des profils égaux ou inférieurs au sien. Les profils créés de la sorte seront
automatiquement rattachés au profil maître sous lequel leur création a été effectuée.

Dans l’exemple ci-dessous, le profil nommé Stagiaire a été créé par un utilisateur disposant du
profil Asset Management. Un utilisateur disposant du profil Stagiaire auquel on a laissé l’accès à
l’assistant d’affectation des profils ne pourra pas affecter d’autre profil que le sien à des
utilisateurs.

Il est néanmoins possible de modifier à tout moment la hiérarchie des profils à l’aide de bouton

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D. Gestion des utilisateurs

D.1. Affectation d’un profil et de domaines

Une fois les domaines et profils créés, il ne reste plus qu’à leur affecter des utilisateurs.
L’utilisateur doit avoir été préalablement créé dans la table des employés. On lui affecte ensuite un
ou plusieurs domaines ainsi qu’un profil à l’aide des assistants correspondants :

Important : Un utilisateur peut affecter son propre profil et tous ceux dont son profil est maître.

Dans l'exemple ci-dessus, seuls les domaines France et BAM France peuvent être affectés par
Fabien Pachelbel lorsqu'il est lui-même connecté sur l’un ou l’autre de ces domaines. Pour pouvoir
affecter plus de domaines, il faut être connecté sur le domaine Toute la société.

Remarque : un même employé ne peut disposer que d’un seul profil, en revanche il est possible de
lui associer plusieurs domaines. Lors de l’affectation de domaines à un employé il faudra définir le
domaine par défaut c’est-à-dire celui sur lequel l’utilisateur sera automatiquement positionné à la
connexion.

Note : outre le profil, il ne faudra pas oublier d’attribuer un login à la fiche de l’employé faute de
quoi il ne lui sera pas possible de se connecter à l’application.

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D.2. Gestion des mots de passe

D.2.1. Création/remplacement

La saisie ou modification du mot de passe s’effectue par l’utilisateur en cliquant sur l’icône

accessible via le bouton présent sur la zone d’informations


utilisateur ou via le lien présent sur la boite de login.

Lorsque le changement de mot de passe est réalisé depuis la zone d’informations utilisateur, ce
dernier est alors invité à renseigner son mot de passe actuel, son nouveau mot de passe ainsi
qu’une confirmation.

En cas d’oubli de son mot de passe par un utilisateur, l’assistant de modification des mots de passe
accessible depuis le menu Administration > Gestion des accès > Employés ou Annuaires >
Employés permettra de remplacer le mot de passe après avoir préalablement sélectionné
l’utilisateur :

Note : il faudra veiller à ce que l'assistant de changement des mots de passe ne soit accessible que
des administrateurs de l'application. Le mot de passe doit contenir au moins 6 caractères et il est
possible d’imposer un format de saisie à l’aide d’une contrainte ainsi que d’imposer un changement
de mot de passe aux utilisateurs.

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D.2.2. Règles sur les mots de passe

L’assistant Définition des règles sur les mots de passe disponible sur la liste des employés
permet de définir des contraintes pour la saisie ou pour l’expiration des mots de passe :

La définition d’une contrainte sur les mots de passe utilise la syntaxe des expressions régulières.

Notons qu’il est possible, via la case à cocher située dans la partie inférieure de l’assistant de
gestion des mots de passe, de faire expirer d’un coup tous les mots de passe et ainsi d’obliger tous
les utilisateurs à ressaisir leurs mots de passe lors de leur prochaine connexion. Cette case sera
systématiquement décochée au lancement de l’assistant. Si un utilisateur tente de se connecter
avec un mot de passe expiré, la boîte de login prendra l’apparence suivante :

Note : Les règles de définition des mots de passe ne s’appliquent que sur les mots de passe
stockés dans la table des utilisateurs d’EasyVista et donc ne seront pas actives en cas d’activation
de l’authentification LDAP.

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D.3. Génération d’un lien d’auto-connexion

Cette fonctionnalité permet de créer un lien qui sera utilisé pour se connecter à EasyVista en se
positionnant sur une fiche et un enregistrement précis :

Ce lien peut ensuite être inclus dans un mail afin de permettre au destinataire de retrouver
l’enregistrement recherché d’un simple clic. Il est indispensable que le profil de l’utilisateur lui
permette d’accéder au module et au menu affichant l’enregistrement. La valeur spécifiée dans le
champ (ici le n° d’incident TEST) doit être remplacée, une fois le lien généré, par le tag
correspondant c’est-à-dire dans notre exemple par #RFC_NUMBER#

Note : cette fonction ne dispense pas de renseigner le login et le mot de passe sur la mire de login
sauf lorsque l’option permettant une connexion automatique est activée dans les paramètres
divers. Si la valeur recherchée possède plusieurs occurrences dans la base, la fiche ne pourra être
trouvée faute d’être unique.

E. Les référentiels

E.1. Les tables de références

Les tables de références contiennent des valeurs destinées à alimenter les listes déroulantes ainsi
que les arborescences présentes sur les masques de saisie de l’application. Lorsqu’on modifie la
valeur d’une référence dans une table, tous les enregistrements sur lesquels figure la valeur sont
mis à jour.

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C’est notamment le cas lorsqu’on renomme un modèle de matériel dans le catalogue, tous les
équipements de cette référence sont mis à jour en vertu du principe d’intégrité référentielle. De
même, lorsque l’on tente de supprimer une référence comportant des enregistrements rattachés ou
associée à une référence système, le message suivant apparaît :

Les tables de références figurent parmi les premiers éléments à renseigner sur une base vierge
suite à l’installation d’EasyVista. Leur maintenance est facilitée grâce aux assistants permettant,
selon la table concernée, de supprimer, mettre à jour ou réorganiser les données.

Les pages affichant les données relatives aux tables de références permettent également de
spécifier des libellés en plusieurs langues pour les valeurs via l’icône :

Outre la saisie, les tables de références peuvent être alimentées par importation de données.

Note : dans le cas où l’interface EasyVista doit être accessible d’utilisateurs amenés à se
connecter dans des langues différentes, il faudra prendre soin de bien renseigner les
libellés pour les langues devant être utilisées.

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E.2. Fusion de référentiels

Un ensemble d'assistants permet de fusionner des référentiels tels que les marques, les modèles et
les catégories. L'objectif est de limiter les vrais (valeurs identiques) ou faux (valeurs quasi-
identiques) doublons dans les tables de références. Ces assistants sont disponibles dans la table de
référence des marques, celle des catégories ou dans les catalogues. A titre d'exemple voici
comment s'effectue la fusion de deux marques dans la table de référence des marques :

Une fois les marques à fusionner choisies, on applique l’assistant de fusion en indiquant la marque
devant servir de référence c’est à dire celle qui sera conservée après fusion. Tous les éléments
(matériels, logiciels..) utilisant la marque fusionnée (c’est à dire celle qui a été remplacée
hériteront de la valeur de référence :

E.3. Les annuaires

Le terme Annuaire désigne une super table de référence contenant des informations d’ordre
administratif.
Les informations contenues dans les annuaires proviennent généralement de plusieurs tables de
références.
Pour cette raison, ces dernières doivent être renseignées prioritairement aux annuaires.

Les annuaires EasyVista sont au nombre de 5 : Employés, Localisations, Entités, Groupes ou


Fournisseurs. Ils peuvent être alimentés par saisie manuelle ou par importation de données. Dans
le cas d’une saisie manuelle, il est fortement conseillé de les renseigner dans l’ordre suivant :
localisations, entités, fournisseurs, employés.
La façon dont vont être structurées les données contenues dans des annuaires tels que
Localisations ou Entités va avoir un impact fort sur la gestion des droits d’accès dans la mesure
où ces informations sont utilisées dans la constitution de domaines.

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E.4. Les catalogues

Les catalogues constituent le référentiel à la base de toute gestion. Ils sont représentatifs de la
diversité des éléments potentiellement gérables. Une fiche de matériel, par exemple, ne pourra
être créée dans le parc que si sa référence existe au catalogue :

La façon dont vont être structurées les données contenues dans les catalogues va avoir un impact
fort sur la gestion des droits d’accès dans la mesure où cette information est susceptible d’être
utilisée dans la constitution de domaines. C’est ainsi qu’un parc constitué à la fois d’éléments
informatiques et téléphoniques pour lesquels on souhaite constituer deux domaines différents
devra s’appuyer sur une structure de catalogue permettant d’effectuer une distinction entre ces
deux grandes familles de matériels. Lorsqu’on associe une caractéristique à une entrée du
catalogue, celle-ci est automatiquement héritée sur la fiche des matériels créés à partir de cette
référence. Pour suivre le stock associé à une entrée du catalogue, il faut définir des limites de stock
(minimal et maximal).

Note : pour pouvoir être créée, une nouvelle référence de catalogue requiert que les éléments la
composant tels que la catégorie, la marque, la règle d’amortissement, le fournisseur habituel…
existent dans leurs tables respectives.

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E.5. Gestion du multilingue

EasyVista intègre un dispositif permettant, selon l’utilisateur connecté, de changer la langue de


l’interface et des données. Lors de la création de référentiels, l’opérateur a la possibilité de saisir
des libellés en 6 langues qui ne peuvent pas être modifiées (il s’agit de l’Anglais US, du Français,
de l’Espagnol, de l’Italien et du Portugais) et de 6 ‘slots’ de langues qui sont disponibles pour
ajouter vos propres langues. Depuis la version 2012, l’unicode est supporté ce qui permet de
prendre en charge les langues autres qu’européennes.

Sur la fiche des employés figure un champ permettant d’indiquer la langue de travail de
l’utilisateur. Lorsque l’utilisateur se connecte, ce sont l’interface et les données correspondant à sa
langue qui s’affichent :

Les champs susceptibles de recevoir une traduction sont signalés par la l’icône . Lorsqu’on clique
dessus, la boîte de saisie du multilingue s’affiche :

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F. Gestion de la licence EasyVista

F.1. Consultation de la licence

Une licence d’utilisation de l’application est définie pour chaque société. Elle est générée à partir de
l’éditeur de licences sous forme cryptée afin d’empêcher les modifications manuelles.

Une licence contient les informations suivantes :

 Nom de la société
 N° de compte de la société
 Liste des modules accessibles
 Limitations de chaque module

La validation de la licence est faite lors de la connexion. Si le n° de compte trouvé dans la licence
ne correspond pas au n° de compte réel de la société, il est impossible de se connecter et une
erreur est retournée.

Les limitations par module définissent, pour chaque module, la volumétrie de la base de données
(ex : le nombre d’enregistrements de la table D_HARDWARE pour le module Discovery), le nombre
maximal d’accès concurrents (ex : 10 utilisateurs simultanés pour le module Asset Management),
ainsi qu’une date limite d’utilisation (facultative, on considère qu’il n’y a aucune limite d’utilisation
dans le temps lorsqu’elle n’est pas renseignée).

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F.2. Intégration de la licence

Chaque menu de l’application est lié à un ou plusieurs modules. La relation entre les menus et les
modules est définie en interne par EasyVista et n’est pas modifiable par l’utilisateur de l’application
parce qu’elle est stockée sous forme cryptée.

Lors de l’installation d’EasyVista, tous les modules existants dans l’application sont installés par
défaut. Ils sont ensuite activés ou non en fonction de la licence installée.
La licence définit la liste des modules accessibles et donc, indirectement, la liste des menus
accessibles.

Normalement, la licence est intégrée lors de l’installation du produit. Néanmoins, il peut s’avérer
nécessaire d’ajouter des modules ou des connexions supplémentaires selon l’évolution des besoins
de votre société.

En standard, tous les modules avec un nombre d’accès illimité sont présents mais pas forcément
activés.
La licence prend la forme d’un fichier texte dont le contenu crypté doit être collé dans la zone
prévue à cet effet dans le gestionnaire des licences (Licences > Intégration de la licence) avant

de cliquer sur .

Note : attention à bien supprimer les espaces situés avant et après la chaîne de caractères lors de
l’intégration de la licence.

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G. Le menu Paramétrages

G.1. Affichage des calendriers partagés

La synchronisation avec Outlook (MAPI) du calendrier EasyVista permet :

 D’afficher à titre informatif les rendez-vous (rdv) figurant dans Outlook dans l’outil de
planification EasyVista. Ces rdv ne sont pas modifiables via l’interface EasyVista
 De créer dans Outlook automatiquement des rendez-vous correspondant aux actions
affectées aux différents intervenants.
 De mettre à jour dans EasyVista les affectations et horaires des actions prévues : tout
changement de planification effectué dans EasyVista est reporté dans les calendriers
Outlook en temps réel.

Pré requis Exchange :


 La machine sur laquelle est installé le serveur applicatif doit posséder MAPI
 Il est nécessaire de créer un profil MAPI (un compte) spécifique à EasyVista de
préférence. Ce compte, sans droits administratifs particuliers, permettra au serveur
applicatif d’accéder aux calendriers partagés des différents intervenants.

Pré requis sur les postes des intervenants :


 Chaque intervenant doit ensuite partager son calendrier et donner le niveau
d’autorisation « Editeur » au compte MAPI EasyVista.
 L’adresse mail exchange de chaque intervenant doit être correctement renseignée
dans la base EasyVista (annuaire/employée)

Suite à une affectation d’action à un intervenant, les rendez-vous sont créés automatiquement
dans le calendrier partagé de l’intervenant et dans son planning Outlook :

Et dans le planning Outlook :

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Administration

G.2. L’éditeur d’assistants

Pour pouvoir utiliser l'éditeur d'assistants, il faut disposer du droit correspondant au niveau du
profil. L'édition de l'assistant s'effectue à l'aide de l'icône visible lors de l'utilisation de celui-ci :

…ou via le module Administration, menu Paramétrages > Assistants en cliquant sur l’icône

Les règles à respecter sont les suivantes : un champ obligatoire dans l'assistant ne pourra devenir
facultatif. Les libellés des champs peuvent être modifiés de même que ceux des boutons. Il est
possible de masquer des champs, de les rendre obligatoires ou de leur assigner une valeur par
défaut. Les champs libres de la table associée à l'assistant peuvent être affichés sur celui-ci. Le
nombre d'étapes nécessaires à l'édition d'un assistant dépend directement de la complexité de
celui-ci. Le paramétrage impose de passer par toutes les étapes y compris celles qui s’affichent lors
d’une mauvaise utilisation de l’assistant :

Le contenu des messages envoyés via un assistant peut être paramétré.

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G.3. Champs auto incrémentés

Le paramétrage du format d’incrémentation concerne 7 champs : No d’incident, No de demande


de service, No de problème, No de demande de changement, No d’événement, No de
commande, No d’erreur connue/No de connaissance et No de projet Pour définir un format,
il est possible de combiner des chiffres, des lettres, signes de ponctuation ou des caractères
spéciaux avec des paramètres systèmes tels que :

 [YY] Affiche l'année complète (ex: 2010)


 [Y] Affiche l'année sur 2 caractères (ex: 10)
 [M] Affiche le mois
 [D] Affiche le jour dans le mois
 [Q] Affiche le jour dans l'année
 [###...#] Affiche le numéro sur N chiffres (N = nb de #)

Par exemple, le format R[Y][M][D]_[######] génère un numéro sous la forme R:150512-00001,


soit la première demande du 15 mai 2015.

Note : lorsqu’un format associe des paramètres systèmes de dates avec un numéro séquentiel
composé à l’aide du paramètre [###...#], le numéro reprend la valeur 1 lors d’un changement de
mois, de jour ou d’année.

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Administration

G.4. Contraintes

Le paramétrage des contraintes est accessible depuis le menu Paramétrages > Contraintes.
Elles consistent en un dispositif permettant de définir pour chaque champ souhaité un format
d’entrée valide et utilisent pour ce faire la syntaxe des expressions régulières. Les expressions
régulières sont des modèles créés à l'aide de caractères ASCII permettant de manipuler des
chaînes de caractères, c'est-à-dire de trouver les portions de la chaîne correspondant au modèle :

Quelques exemples d’expressions régulières :

 «.{3}» : chaîne qui contient 3 caractères


 « A.{4} » : chaîne commençant par un A et d’une longueur de 5 caractères ; les 4
derniers étant n’importe quel caractère
 «[a-zA-Z]+» : chaîne qui contient un ou plusieurs caractères compris entre «a» et «z»
ou «A» et «Z»
 «[^a-zA-Z]+» : chaîne qui ne contient pas ces plages de lettres
 «[\+?{}.]» : chaîne qui contient un de ces six caractères
 «[^\+?{}.]» : chaîne qui ne contient pas un de ces six caractères
 «abc{2}» : chaîne qui contient « ab » suivie de deux « c » (« abcc »)
 «abc{2,}» : chaîne qui contient « ab » suivie de deux « c » ou plus (« abcc » etc..)
 «[1-2][0-9]{3}» : nombre compris entre 1000 et 2999
 «[1-9][0-9]{2}» : nombre compris entre 100 et 999

Note : la syntaxe des expressions régulières peut être utilisée afin de définir un format pour le mot
de passe de l’utilisateur à l’aide du paramètre divers : Activer la contrainte sur les mots de
passe.

27
Administration

G.5. Règles d’historisation

G.5.1. Principe de fonctionnement

EasyVista permet, en cas de changement de la valeur d’un champ, de conserver sa valeur


originelle dans l’historique des modifications. Il est ainsi possible de connaître simplement la liste
des utilisateurs successifs d’un même matériel. En standard, peuvent faire l’objet d’une
historisation les champs appartenant aux thèmes et tables suivants : Actions, Biens (matériels,
contrats, licences, CIs), Caractéristiques des biens, Liaisons entre biens, Catalogues des
biens, Installations types, Entités, Employés, Groupes, Localisations, Autres
matériels/Autres utilisateurs/Liaisons biens et centres de coûts, Fournisseurs, Plans de
continuité, Projets de mise en production, Liaisons entre Cis, Budgets, Factures,
Commandes, Catalogues des incidents/services, Erreurs connues/Connaissances,
Questionnaires, Incidents/Demandes/Problèmes, Niveaux de service.

Attention, la liste des champs visibles dans la table de l’historique est filtrée afin de n’afficher que
les champs déjà marqués dans l’historique. Pour historiser de nouveaux champs, il est nécessaire
d’utiliser le filtre Aucun. Il faut penser à enregistrer les modifications avant de changer de page.

Dans l’exemple ci-dessous, l’historique révèle que la localisation d’un utilisateur a été modifiée :

Note : attention, certains historiques sont communs à plusieurs thèmes. C’est ainsi que
Changement de localisation d'un ASSET s’applique à la table AM_ASSET laquelle contient
aussi bien des équipements que des licences, CIs ou contrats. Le tableur contenant la liste des
valeurs modifiées s’appelle Historique des mouvements. Lors de l’arrivée sur le thème, seuls
sont affichés les champs faisant l’objet d’un historique grâce à l’activation du filtre par défaut :

28
Administration

G.5.2. Ajout de nouveaux champs

La liste des champs présente dans l’historique n’est pas limitative. Il est, en effet, possible
d’historiser le contenu de champs supplémentaires en créant de nouvelles règles d’historisation.

Pour ce faire, on utilise le bouton d’ajout . Sur le masque qui s’affiche on renseigne les
éléments suivants :

Le champ ajouté est automatiquement activé. Dans le cas de l’exemple ci-dessus, le changement
de valeur sera visible sur l’onglet Historique des mouvements de la fiche Employé :

29
Administration

G.6. Indexation de documents

L’outil d’indexation de documents permet de faciliter la recherche de mots contenus dans des
fichiers associés aux différentes fiches d’EasyVista. Cette recherche s’effectue sur tous documents
associés à des fiches via l’onglet Documents y compris ceux associés à la base de connaissance :

Les documents associés à des enregistrements sont automatiquement ajoutés à la liste, pour
lancer l’indexation, il est nécessaire d’utiliser l’assistant : Mise à jour du catalogue
d’indexation.

La recherche peut ensuite être lancée via le lien présent sur une fiche action :

Note : pour disposer de la valeur Documents dans la liste des emplacements de recherche, il est
nécessaire que l’indexation de documents soit activée.

30
Administration

G.7. Style des modules

EasyVista permet l’identification des modules à l’aide de codes couleurs afin de rendre plus
facilement identifiable le module dans lequel on se trouve. Il s’agit d’un paramétrage s’appliquant à
l’ensemble des utilisateurs.
La couleur du menu est aussi reprise sur différents éléments graphiques situés à l’intérieur des
écrans.

La couleur du fond et du texte et chaque couleur peuvent être sélectionnées indépendamment à la


souris, par son code RGB, par son code HSB ou par son code Hexadécimal :

Le choix d’une couleur s’effectue en cliquant sur la vignette de la couleur de texte et de la couleur
de fond en regard du nom de module. Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu
Paramétrages > Style des modules.

Attention : le changement de couleur d’un module sur une base impacte, sauf paramétrage
spécifique, celui des autres bases.

31
Administration

G.8. Moteurs de recherche externes

EasyVista permet d’enregistrer des moteurs de recherche externes qui pourront ensuite être
utilisés lors d’une recherche full texte sur la base de connaissances. Le mode opératoire permettant
de configurer un moteur de recherche est décrit sur la page elle-même :

Lors du lancement d’une recherche full-texte, il sera possible de choisir le moteur de recherche
devant être utilisé (EasyVista par défaut ce qui revient à interroger la base de connaissance
interne) :

32
Administration

G.9. EasyVista Mobile

Ce menu permet de configurer l’apparence des vues et des fiches visibles lors de l’utilisation de la
solution EasyVista Mobile. Le paramétrage est identique à celui des objets présents dans

l’interface. L’accès s’effectue en cliquant sur l’icône située en face du nom de la grille ou de la
fiche :

Pour une grille :

Note : pour que le champ soit visible sur l’interface de l’équipement mobile, il est impératif que la case Affichage
mobile soit activée.

Pour une fiche :

33
Administration

Le paramétrage des fiches et vues sera abordé plus en avant dans ce document. Rappelons que
l’interface EasyVista mobile accessible depuis l'adresse //adresse du
serveur/mobileHD_index.php permet :

 d’accéder à l’inventaire matériel


 la saisie d’incidents ou de demandes de services,
 l’accès à la liste des actions et actions de mes groupes
 le transfert et la redirection d’actions
 la saisie d’un compte rendu d’action

G.10. Paramètres divers


Le menu Paramètres divers permet de configurer les options par défaut du logiciel. Le nom du
module de rattachement est mentionné entre accolades {ADMIN}=Administration, {AM}=Asset
Management, {DISCO}=Discovery, {SM}=Service management, {SO}= Service Operation,
{ST}=Service Transition. La valeur par défaut est indiquée en gras entre parenthèses :
-{ADMIN} Activation de la recherche Fulltext sur la prise d’appel : permet de sélectionner
les solutions contenant les mots saisis dans la description de l’incident en prise d’appel backoffice
(FALSE)
-{ADMIN} Activation de la recherche Fulltext sur un incident Front Office : permet de
sélectionner les solutions contenant les mots saisis dans la description de l’incident en prise d’appel
front-office (TRUE)
-{ADMIN} Activation de l’autodrilldown sur les grilles : permet, dans les arborescences de se
positionner automatiquement sur le dernier niveau renseigné sans passer par les niveaux
intermédiaires (TRUE)
-{ADMIN} Activation des champs calculés et pourcentage sur les grilles : permet d’activer
ou non le calcul des sommes et pourcentages sur les grilles (TRUE)
-{ADMIN} Activation du filtrage de la session par cookie : lorsque ce paramètre est à TRUE,
le filtrage permet d’associer un cookie à une session ce qui interdit le copier/collier d’URL (FALSE)
-{ADMIN} Activation du filtrage de la session par l’Ip du client : lorsque ce paramètre est à
TRUE, le filtrage permet d’associer une adresse IP à une session ce qui interdit le copier/collier
d’URL (FALSE)
-{ADMIN} Activer le lien URL pour les groupes : permet d’ajouter automatiquement un lien
Cliquer ici dans les mails des workflows envoyés aux groupes (TRUE)
-{ADMIN} Adresse : port du proxy pour Google Maps : permet d’indiquer le port du proxy à
utiliser pour Google Maps si toutefois un proxy est présent (-)
-{ADMIN} Ajouter un lien URL dans les mails : permet d’ajouter automatiquement un lien
Cliquer ici dans les mails des workflows envoyés aux intervenants (TRUE)
-{ADMIN} CHECK_EZV_LOGIN : lorsque la valeur de ce paramètre est TRUE (défaut), alors la
double authentification EasyVista + LDAP est activée (TRUE)
-{ADMIN} FORCE_FULLTEXT_CATALOG_REORGANIZE : déclenche la réorganisation du
catalogue Full-texte à chaque insertion de document (FALSE)
-{ADMIN} Grille : Nombre maximum de lignes : c’est le nombre maximum de lignes pouvant
être affichées dans une grille quelle que soit la valeur renseignée dans la case de configuration

(50)
-{ADMIN} Hauteur d'un mémo d'une fiche en pixel : permet d'indiquer la hauteur d'un champ
mémo en pixels (500)
-{ADMIN} ID du profil par défaut : profil utilisé par les utilisateurs pour se connecter en
l'absence de profil associé à leur compte (0)
-{ADMIN} Indicateur : nombre de valeurs visibles : indique le nombre de valeurs utilisées
pour afficher le graphique d'un indicateur (15)

34
Administration

-{ADMIN} Interdire la recherche rapide sur les fiches : ce paramètre permet de désactiver la
zone de recherche rapide située dans la partie supérieure droite d’une fiche (FALSE)
-{ADMIN} Messages SQL silencieux : ce paramètre permet de ne plus afficher les messages SQL
(TRUE)
-{ADMIN} Ne pas voir les racines archivées : lorsque ce paramètre est à Vrai, on ne voit pas
les racines du domaine qui sont archivées à l’affichage d’une arborescence (TRUE)
-{ADMIN} Nombre de caractères pour lancer la recherche prédictive : Nombre de caractères
à saisir avant que la fonction de recherche prédictive ne suggère une valeur (3)
-{ADMIN} Nombre de favoris par utilisateur : indique le nombre de favoris pouvant être
enregistrés (10)
-{ADMIN} Nombre de liens dans l'historique : indique le nombre de valeurs pouvant être
conservées dans l’historique de navigation (10)
-{ADMIN} Nombre de sous-niveaux affichés lors de l’impression d’une grille avec rupture
sur une table arborescente : permet de définir combien de niveaux seront imprimés lors de
l’impression d‘une grille comportant des ruptures sur des champs arborescents (3)
-{ADMIN} PROCESS_ACTIVITY_MAX_RECORDS : permet de limiter à la valeur indiquée le
nombre d’enregistrements contenus dans la table SD_PROCESS_POOL_LAST_ACTIVITY (1000)
-{ADMIN} PROCESS_MAX_RECURSION : ce paramètre permet d’éviter les boucles infinies entre
processus qui s’appelleraient mutuellement. La valeur par défaut du paramètre est 4 ce qui signifie
que le processus rend la main si l’on appelle 4 fois le même processus sur une durée définie au
paramètre ci-dessous.
-{ADMIN} PROCESS_TIME_RECURSION : idem, ce paramètre permet de définir l’intervalle de
temps entre deux appels de procédure. La valeur par défaut est de 2 (secondes). Ainsi si l’on
définit involontairement une boucle infinie, SmoServer détecte la boucle si on appelle 4 fois en
moins de 2 secondes un processus sur un même enregistrement.
-{ADMIN} PROCESS_POOLING_MAX_THREAD : définit le nombre maximal de processus
pouvant être exécutés simultanément. Une valeur élevée peut provoquer des problèmes de
performance.
-{ADMIN} PROCESS_POOLING_TIME : permet de spécifier la fréquence de traitement de
certains processus déclenchés par l’utilisation d’outils externes (intégration – modification directe
dans le SQL) (120000ms soit 2 minutes)
-{ADMIN} Répertoire des scripts : emplacement du répertoire local des scripts (c:\scripts)
-{ADMIN} SSO : Activé : lorsque le SSO est activé, la boîte de login d’EasyVista n’est plus
affichée. Un outil tiers de SSO est nécessaire pour utiliser cette option (FALSE)
-{ADMIN} SSO : Base64 : active le système d’encodage du SSO en base 64 bits (TRUE)
-{ADMIN} SSO : Conserver le nom de domaine présent dans le login : lorsque ce paramètre
est à True, l’utilisateur peut saisir une chaîne de type domaine\login pour se connecter à EasyVista
(FALSE)
-{ADMIN} SSO : ID de l’encryptage utilisé : permet d’indiquer la valeur de la clé publique
utilisée pour l’encryptage du mot de passe via un webservice externe (-)
-{ADMIN} SSO : Lien d’auto connexion : permet d’appeler le lien spécifié en paramètre afin
d’initialiser les informations SSO préalablement à l’appel du lien d’auto connexion Easyvista (-)
-{ADMIN} SSO : Nom du paramètre : permet de spécifier le nom du paramètre à récupérer
depuis le système SSO (-)
-{ADMIN} SSO : Page de déconnexion : permet de spécifier la page de redirection à utiliser lors
de la déconnexion d’un utilisateur (-)
-{ADMIN} SSO : Page d’erreur : permet de spécifier la page affichée en cas d’échec de
l’authentification SSO (-)
-{ADMIN} SSO : Refferer autorisés : permet de spécifier les sous-chaînes devant être présentes
dans l’URL de la page ayant déclenché la connexion SSO (-)

35
Administration

-{ADMIN} SSO : Type : http – cookie – serveur possibles – consulter la documentation de votre
système SSO pour savoir quel paramètre renseigner (-)
-{ADMIN} SSO : Url du webservice en charge du cryptage : url du webservice utilisé pour le
cryptage des informations de connexion (-)
-{ADMIN} Suppression des logs d'intégration plus anciens que : nombre de jours au-delà
duquel les logs d’intégration sont supprimés (15)
-{ADMIN} Taille totale maximum des fichiers attachés au mail pour le reporting
programmés : permet de limiter la taille des pièces jointes dans les mails envoyés via un
reporting programmé (0)
-{ADMIN} Timeout : Délai de déconnexion en secondes d’une session (6000)
-{ADMIN} Utiliser la connexion multiple : Possibilité d’utiliser le même identifiant sur des
connexions concurrentes (TRUE)
-{ADMIN} Wizard Timeout: Délai de déconnexion en secondes des assistants (600)
-{ADMIN} Workflow de clôture de l'incident père relancé uniquement sur les incidents fils
ouverts : ne relance pas le workflow de clôture de l’incident père sur les incidents fils ayant le
méta-statut ‘Terminé’ (FALSE)
-{AM} Email de l'Asset Manager : adresse email de réponse de l’Asset Manager pour les mails
envoyés automatiquement par l’application (via les alertes notamment) (-)
-{AM} Forcer l’utilisation de la contrainte lors de la saisie du code matériel et du n° de
série : Force l'application des éventuelles contraintes associées à la saisie du code matériel et à
celle du numéro de série. Ces contraintes peuvent par exemple forcer la saisie en interdisant la
valeur vide représentée par la syntaxe " -". (FALSE)
-{AM} Génération des biens : nombre maximum pour les références : nombre de biens au-
delà duquel l'assistant d'entrée en stock ne propose plus la saisie des codes matériels et numéros
de série (50)
-{AST} REPLY_TO_ADDRESS : permet d’indiquer l’adresse de retour des messages sortants dont
les réponses seront loguées par l’AST (-)
-{CMDB} Graphe CMDB : Charger la table contenant les relations au démarrage : Indique si
le graphe CMDB charge la table "CONFIGURATION_ITEM_LINK" au démarrage (TRUE)
-{DISCO} Ajout d'employés : permet la création automatique d’employés nommés à partir du
login Discovery lorsque celui-ci n’est pas associé à une fiche d’employé (FALSE)
-{DISCO} Filtrage des points de collecte sur le créateur : si le paramètre est à Vrai, seul le
créateur d'un point de collecte pourra le visualiser lors de la création (TRUE)
-{SM} Ajout d'un utilisateur sur la fiche Quickcall : active ou désactive l'affichage du bouton

associé au champ demandeur ou bénéficiaire pour l’ajout d’un utilisateur dans


l’annuaire des employés à partir de l’assistant de saisie d’un incident/demande consécutif à
l’utilisation Quickcall (FALSE)
-{SM} Autorisation d'escalader à n'importe quel groupe : autorise l’escalade à un groupe de
niveau n+1 et supérieur (à condition qu’un rôle soit associé au groupe) (TRUE)
-{SM} Autorisation de transférer l'action de prise d'appel à n'importe quel groupe : Ce
paramètre permet, s'il est activé, de transférer l'action de prise d'appel à n'importe quel groupe
(TRUE)
-{SM} Etendre les contraintes de saisie des champs du Quickcall Back-Office au Quickcall
Self-Service: oblige à sélectionner un CI lors de la saisie d’un incident en front office à condition
que les champs Service et Sujet soient visibles sur la fiche de prise d’appel (FALSE)
-{SM} Filtrer la grille des incidents/Demandes du quick call pour n’afficher que les
éléments de la personne identifiée : lorsque ce paramètre est activé, seules les
incidents/demandes de la personne saisie via le quick call sont affichés (si désactivé les
enregistrements affichés sont ceux filtrés par le filtre par défaut)
-{SM} Filtrer les erreurs connues : filtre les erreurs connues affichées sur la prise d'appel et la
fiche action selon le sujet utilisé (TRUE)

36
Administration

-{SM} Force la sélection de l'intervenant : lorsque ce paramètre est à FALSE il est possible de
transférer une action sans spécifier de groupe ou d’intervenant (FALSE)
-{SM} Forcer la liaison entre une erreur connue (ou base de connaissance) et un incident
(ou une demande) : lorsque ce paramètre est à TRUE, une liaison est créée entre
l’incident/demande et l’erreur connue/connaissance utilisée pour la résolution (FALSE)
-{SM} Forcer la requalification d’un sujet self-service : oblige à changer le sujet d’un incident
self-service si le type d’action est Clôture Service Desk (TRUE)
-{SM} Forcer la requalification en cas de transfert depuis un sujet self-service : oblige à
changer le sujet d’un incident self-service lors du transfert d’une action (TRUE)
-{SM} Gravité par défaut : valeur de la gravité renseignée par défaut en prise d'appel. Le GUID
affiché correspond à la valeur 2 – Moyenne
-{SM} Hériter du sujet de l’incident parent à l’affectation d’un enfant : permet, via
l’assistant d’affectation d’un incident parent, de recopier le sujet du parent sur l’incident lié
(FALSE)
-{SM} Le site de livraison est dépendant de l’entité de facturation sur le processus de
commande : permet de restreindre la liste des sites proposés en fonction de l’entité sélectionnée
lors de la création d’une commande. Pour ce faire, il est nécessaire que les sites à afficher aient été
préalablement associés à l’entité.
-{SM} Liste des colonnes de la Table « SD_REQUEST » à exclure de l’assistant de
duplication d’incident : permet de spécifier la liste des champs dont le contenu ne sera pas
dupliqué lors de l’utilisation de l’assistant de duplication d’incident
-{SM} Masquer le champ de saisir du Quickcall BackOfice : permet d’afficher ou de masquer
le Quickcall pour la saisie des incidents via le BackOffice (TRUE)
-{SM} Mode d'enregistrement des images métiers : NEW ou CLASSIC (NEW)
-{SM} Ne pas hériter du Sujet associé à l’erreur connue : si FALSE alors on hérite du sujet
associé à l'erreur connue lors de la sélection de ce dernier pendant une prise d’appel (FALSE)
-{SM} Nombre de caractères minimum requis pour la Description et la solution sur le
QuickCall Back-Office : Nombre de caractères minimum à saisir pour le commentaire hors
espaces (les balises non visibles sont comptées). La valeur 0 n'effectuera aucun contrôle. (0)
-{SM} Nombre de caractères minimum requis pour la Description sur le QuickCall Self-
Service : Nombre de caractères minimum à saisir pour la description hors espaces (les balises non
visibles sont comptées). La valeur 0 n'effectuera aucun contrôle. (0)
-{SM} Nombre maximum de recherches Fulltext conservées pour les statistiques :
Nombre de recherches fulltext conservées pour alimenter les statistiques de recherche par mot.
(5000)
-{SM} Origine de l'appel : origine de l'appel (le GUID correspond à la valeur Téléphone)
-{SM} Planning : Durée d'action par défaut : durée par défaut des actions au planning
EasyVista (120)
-{SM} Prévenir les demandeurs des incidents liés : lorsque ce paramètre est activé, à la
clôture d'un incident parent, les bénéficiaires des incidents fils recevront un mail (TRUE)
-{SM} Prise d’appel : pré-remplissage du demandeur : en l'absence de saisie de nom dans le
quick call, initialise le demandeur et bénéficiaire avec le nom de la personne connectée (FALSE)

-{SM} RFC créer un nouvel employé : affiche ou non le bouton en saisie


d’une nouvelle demande via l’interface du self-service (TRUE)
-{SM} Saisie du mot de passe lors d'une auto connexion : affiche l'écran de saisie du
login/mot de passe suite à un clic sur un lien d'auto logon (TRUE)
-{SM} Sélection d'un matériel sur la fiche quick call : pré-renseigne le matériel sur la fiche de
saisie d'un incident (FALSE)
-{SM} Simplifier l’interface Self-Service : simplifie l'interface Self-Service en n'affichant pas les
favoris ni l'historique ni la recherche globale ni certains boutons du bas de la grille (FALSE)

37
Administration

-{SM} Statut d'annulation d'une demande : indique le statut pris par une demande annulée
(Annulé)
-{SM} Surcharger automatiquement l'urgence et l'impact lors d'une requalification : force
la surcharge de l’urgence et de l’impact lors d’une requalification dans l’assistant de transfert d’un
incident ou d’une demande (FALSE)
-{SM} Suspension de l’incident/demande lors de l’appui sur le bouton « brouillon» :
lorsque ce paramètre est à Vrai, l’incident/demande est suspendu lors de l’appui sur le bouton
d’enregistrement ou sur le bouton « brouillon » (FALSE)
-Activer la contrainte sur les mots de passe : permet d’imposer un format de saisie pour le
mot de passe à l’aide d’expressions régulières (.{6,})
-Afficher explicitement N/A dans les mails pour les tags dont la valeur est vide: affiche la
valeur N/A dans les champs des mails plutôt que la valeur vide lorsque le tag ne retourne aucune
valeur (N/A)
-Autoriser l’accès aux annuaires lors de l’envoi d’un courrier depuis une fiche : permet,
lors de l’envoi d’un mail, de sélectionner l’adresse du destinataire depuis la liste des employés
(TRUE)
-Envoyer un courriel sur la planification d’actions : permet d’activer ou non l’envoi de mail
lors de l’affectation d’actions via le planning des intervenants (FALSE)
-Filtrer la liste des groupes en fonction du sujet lors du transfert d’une action : lorsque ce
paramètre est à Vrai, la liste des groupes proposée lors du transfert d’une action tient compte du
sujet de l’incident en plus de la localisation et de l’entité (TRUE)
-Filtrer la liste des groupes en fonction du sujet lors du transfert d’une action : permet de
désactiver la prise en compte du sujet associé au domaine lors du transfert d’une action (TRUE)
-Forcer l’affichage du groupe sur GenericRole : lors de l’utilisation de rôle personnalisés, force
l’affichage du groupe sur les actions de transfert (FALSE)
-Google Analytics UID : identifiant de Google Analytics pour l’affichage des localisations à l’aide
de la fonctionnalité Google Maps (-)
-MAPI_DEFAULT_DURATION : durée par défaut des actions au planning Outlook (120)
-MAPI_PASSWORD : Mot de passe du profil à utiliser pour la connexion au planning Outlook
-MAPI_PROFILE_NAME : Nom du profil à utiliser pour la connexion au planning Outlook
-MAX_ACTIONS_PER_MAPI_SESSION : Réinitialise la session MAPI toutes les n actions afin
que les opérations de création en masse de rendez-vous ne soient pas considérées comme
émanant d’un logiciel malveillant (100)
-Nombre maximum de lignes remontées pour un indicateur : sert à limiter, pour les
indicateurs qui ne sont pas des comptages (qui ne retournent qu’une ligne) mais des listes, le
nombre de lignes remontées à N. (5)
-Nouveau mot de passe pour le compte : format du message envoyé aux utilisateurs pour leur
communiquer le mot de passe temporaire après qu’ils aient signalé l’oubli de leur mot de passe (-)
-Périodicité minimale de rafraichissement des indicateurs : Intervalle de rafraichissement
minimal des indicateurs (en minutes) (60)
-Permet de coller une image dans une note: autorise le copier-coller d’une image dans un
champ de type commentaire (TRUE)
-Terminer automatiquement l'action de mise en production associée à une demande : Si
FALSE l'action courante est terminée automatiquement ce qui fait avancer le workflow et l'action de
mise en production n'est pas terminée automatiquement. Si TRUE l'action courante n'est pas
terminée automatiquement et le workflow n'avance pas et l'action de mise en production est
terminée automatiquement. (FALSE)
-Utilisation des SLA par priorité sur les Services : lorsque ce paramètre est à FALSE, la
mécanique des SLA par priorité ne s’applique pas aux demandes (TRUE)

Note : il n’est pas possible d’ajouter de nouvelles règles de fonctionnement.

38
Administration

G.11. Unicité
L’unicité c’est à dire le fait d’interdire à un champ de contenir deux fois la même valeur peut être
paramétrée via le module Administration et le menu Paramétrages > Unicité. Pour ce faire, il
suffit de cocher les champs pour lesquels le contrôle d’unicité doit s’appliquer. En standard, l’unicité
n’est activée que sur les champs suivants : code matériel, n° licence, n° de contrat, n° de CI,
adresse e-mail employé*. Seuls les champs dans la liste peuvent être déclarés uniques, il n’est
pas possible d’en ajouter d’autres.

Note : le contrôle d'unicité s'effectue lors de la saisie mais aussi lors de l'importation de données
réalisée via le module d'intégration.* pour ce dernier champ l’unicité n’est pas activée dans la base
de jeu d’essai en raison de la présence de doublons.

G.12. Scripts
Le menu Paramétrage > Scripts permet la création ou la modification de scripts qui pourront
ensuite être lancés à l’aide de l’assistant d’exécution de scripts depuis les thèmes Employés,
Matériels/Inventaire, Biens/Matériels, Actions (fiche), Incidents (fiche), Demandes (fiche) ou Prise
d’appel (quickcall)…
Les scripts doivent être situés dans un répertoire local au poste ou réseau dont l’emplacement est
défini via le paramètre divers {ADMIN} Répertoire des scripts (voir page précédente).

39
Administration

Concrètement il permet :
 l’exécution de scripts
 d’ouvrir une URL dans une nouvelle page
 l’exécution d’une procédure stockée

La syntaxe à utiliser est la suivante :

 pour un script : ping.bat @@AM_ASSET.NETWORK_IDENTIFIER@@ ou ping.vbs


@@AM_ASSET.NETWORK_IDENTIFIER@@ aura pour effet de lancer le script «
ping.bat » avec comme paramètre l’identifiant réseau de la machine sélectionnée

 pour une URL : http://@@AM_ASSET.NETWORK_IDENTIFIER@@:5800 aura pour


effet d’accéder à la machine distante via VNC, avec comme paramètre l’identifiant
réseau de la machine sélectionnée (pour info, ce type d’accès à distance en « web-vnc
» nécessite une machine java virtuelle sur le poste à partir duquel on lance le script).

 pour une procédure stockée : Execute 40000.My_procedure


@@AM_ASSET.ASSET_TAG@@, @@AM_ASSET.SERIAL_NUMBER@@ aura pour effet
d’exécuter la procédure stockée nommée My_procedure avec le compte d’utilisateur
40000 avec les paramètres @@AM_ASSET.ASSET_TAG@@ et
@@AM_ASSET.SERIAL_NUMBER@@. Le développement de la procédure stockée est à
la charge du client.

G.13. Valeurs par défaut


Les paramétrages proposés par le menu Paramètres > Valeurs par défaut permettent de
renseigner les valeurs racines des champs suivants (classés par rubrique) :

 International (Pays, Fuseau horaire, Langue et Format de date)


 Annuaires (Responsable de la localisation, Responsable de l’entité)
 Incidents (SLA, Workflow)
 Demandes de services (SLA, Workflow)
 Problèmes (SLA, Workflow)
 Demandes de changement (SLA, Workflow)
 Demandes d’investissement (SLA, Workflow)
 Génération d’évènements (Workflow)

Dans le paramétrage standard, le SLA par défaut sur les incidents est de 8 heures ouvrées cela
signifie que tout nouveau service créé au catalogue se verra automatiquement affecter cette valeur
par héritage. Elle pourra ensuite être remplacée par une valeur plus appropriée.

40
Administration

G.14. WEB Services


Les WEB Services fournissent une méthode standardisée d'échange d'informations entre
applications hétérogènes. Le système fonctionne sur la base d'un serveur (le fournisseur
d'informations) et d'un client (le demandeur d'informations). Ils sont accessibles depuis le menu
Paramétrages > WEB Services.
EasyVista peut-être selon les cas client ou serveur de WEB Services. Les fonctions accessibles sont
des fonctions métier au périmètre bien délimité. Elles sont destinées à être appelées par des
applications tierces capables de communiquer en SOAP (Simple Object Access Protocol). Toutes les
fonctions suivront le même formalisme de nommage : EZV_ => Toujours le même préfixe suivi du
nom de la fonction métier.

Liste des services disponibles :

EZV_Create_Request : permet de créer des incidents / demandes / évènements en :


 Créant une entrée dans la table des incidents / demandes / évènements
 Créant une action liée de type call dans la table des actions
 Démarrant le workflow associé
EZV_Close_Request : permet de clôturer des incidents/demandes/évènements en :
 Interrompant le workflow (workflowstop)
 Modifiant le statut de la demande
 Supprimant les actions non terminées
 Insérant une action de clôture anticipée
EZV_Suspend_Request : suspendre des incidents/demandes en :
 Créant une action de suspension et en ajoutant un commentaire
 Modifiant le statut de la demande
EZV_Restart_Request : reprendre des incidents/demandes suspendus en :
 Créant une action de reprise et en ajoutant un commentaire
 Modifiant le statut de la demande
EZV_Update_Request : mettre à jour des incidents/demandes en mettant à jour la demande
identifiée en paramètre aves les couples champ/valeur passés en paramètre
EZV_End_Action : terminer des actions en mettant à jour des dates de début et de fin de l’action
et en renseignant le nom de la personne ayant effectué l'action par celui de la personne connectée
EZV_CreateRelatedAction : créer une action liée en insérant une action liée non terminée à
l’action principale indiquée en référence
EZV_CreateTask : créer une tâche en insérant une tâche associée à la demande passée en
paramètre
EZV_Sys_ExecuteInternalQuery : exécuter une requête interne à EasyVista afin de retourner le
même ensemble de données que lorsqu’on est connecté au produit
EZV_CreateUser : créer un utilisateur en insérant un enregistrement dans la table des employés
selon un processus identique à celui de l’assistant de création d’un nouvel employé
EZV_CreateUserXML : créer un utilisateur en passant par une structure XML pour renseigner les
champs de son choix. Ce service permet de renseigner plus de champs sans être limité à ceux
figurant sur l’assistant de création d’employé
EZV_ModifyUser : modifier un utilisateur en mettant à jour les mêmes champs que ceux figurant
sur l’assistant de modification d’un employé
EZV_ModifyUserXML : modifier un utilisateur en passant par une structure XML pour modifier les
champs de son choix. Ce service permet de modifier plus de champs sans être limité à ceux
figurant sur l’assistant de modification d’employé
EZV_CreateEquipment : créer un matériel en insérant un enregistrement dans la table des
matériels selon un processus identique à celui de l’assistant de création de matériel
EZV_CreateEquipmentXML : créer un matériel en passant par une structure XML pour
renseigner les champs de son choix. Ce service permet de renseigner plus de champs sans être
limité à ceux figurant sur l’assistant de création de matériel
EZV_ModifyEquipment : modifier un matériel en mettant à jour les mêmes champs que ceux
figurant sur l’assistant de modification d’un matériel
EZV_ModifyEquipmentXML : modifier un matériel en passant par une structure XML pour
modifier les champs de son choix. Ce service permet de modifier plus de champs sans être limité à
ceux figurant sur l’assistant de modification de matériel.

41
Administration

G.15. Rôles personnalisés


EasyVista permet la création de rôles personnalisés. Les rôles sont utilisés pour diriger les actions et les mails
vers un utilisateur, un intervenant ou un groupe. Un rôle se définit par un nom (ici le propriétaire d’un matériel)
ainsi que par les contextes où il peut être utilisé (par exemple le rôle propriétaire d’un matériel peut être utilisé sur
la table matériel, sur un incident – pour retrouver le propriétaire du matériel de l’incident - sur une action etc…).
Chaque contexte est composé d’une table, d’un type de valeur retournée (Employé, Groupe ou adresse email) et
d’une requête SQL laquelle doit retourner un EMPLOYEE_ID, un GROUP_ID ou une chaîne.

L’édition d’un contexte affiche les différentes valeurs retournées en fonction du contexte d’utilisation. Il permet de
déterminer où le rôle sera utilisé. C’est ainsi que le rôle nommé Propriétaire du matériel ne pourra être utilisé
que pour des mails ou des workflows basés sur les tables AM_ASSET, SD_REQUEST ou AM_ACTION. La
partie la plus importante d’un contexte est la requête SQL associée qui sera exécutée à chaque mise en œuvre
du rôle :

Dans l’exemple ci-dessus, le contexte d’utilisation correspond à la table AM_ACTION, la valeur


retournée est un employee_id et la requête utilise le tag @ID@ pour trouver la ligne courante. Si la
requête contient plusieurs lignes, seule la première sera utilisée.

Note : il est impératif d’utiliser la syntaxe « in(@ID) » plutôt que « =@ID » dans la requête pour
que le rôle fonctionne correctement dans les alertes qui peuvent renvoyer une liste
d’enregistrements.

42
Administration

G.16. Mails types


Les mails types sont des messages pré formatés pouvant être envoyés à l’aide de l’icône

accessible via le bouton des outils présent sur la fiche d’un matériel,
d’un utilisateur, d’un incident …

Les mails types sont éditables à l’aide de l’assistant Mettre à jour et il est possible d’en créer de

nouveaux à l’aide de l’icône . Le destinataire d’un mail type peut être un utilisateur, un groupe
ou un rôle. Comme tous les mails envoyés par EasyVista, les mails types peuvent contenir des tags
c'est-à-dire des variables dont le nom est remplacé dynamiquement par la valeur dans le mail
envoyé (ex : #[WF_ROLE.@Demandeur]# :

Dans l’exemple ci-dessous, le mail type est associé à la requête parente Incidents et à la fiche
DialogHD_Incidents (fiche d’incident). Le fait d’associer une requête parente à un mail type
permet de filtrer les fiches, les tags et les rôles qui seront proposés :

43
Administration

Une fois le mail choisi, il est nécessaire d’utiliser le bouton afin que son contenu soit
repris :

Note : les mails types peuvent être archivés en renseignant la date de fin ce qui aura
pour effet de ne plus les proposer à la sélection.

G.17. Composants mails


Ce menu permet d'étendre le paramétrage des e-mails envoyés par le moteur de workflow, en
définissant des parties variables dans les e-mails. Ces parties peuvent ensuite évoluer
indépendamment de la définition des e-mails dans le workflow et les modifications sont répercutées
automatiquement sur les nouveaux e-mails. La définition d’un composant mail s’effectue au travers
de l’éditeur habituel:

44
Administration

Dans les workflows, de nouveaux tags de la forme #[MAIL_PART.Nom du composant mail]#


permettent d’insérer les composants mails. Ces tags sont affichés dans la fenêtre d’aide à la saisie,
dans un nouvel onglet Composants Mails :

Note : Le nom du composant mail ne doit pas contenir d’espaces.

G.18. Seuils de classement des résultats de


recherche

Ce menu permet d’éditer les intervalles de pertinence pour les résultats de recherche effectués
dans la base de connaissance. Il est divisé en 4 zones représentées sous forme d’un pouce levé
lorsque les résultats de recherche sont affichés. Le moteur SQL retourne la pertinence de chaque
résultat sous la forme d’un nombre allant de 0 à 1000.
Plus le nombre est élevé, meilleure est la pertinence : pas pertinent
peu pertinent pertinent très pertinent

Les statistiques des résultats de recherche sont accessibles via le menu Connaissance >
Statistiques de recherche du module Transition.

45
Administration

G.19. Studio de la recherche globale


Ce menu permet de configurer les informations que seront affichées lors de l’utilisation de la
recherche globale simple :

Note : les informations remontées dépendent du profil de l’utilisateur connecté. Dans


l’exemple ci-dessus, les informations relatives aux incidents ne sont pas affichées car
l’utilisateur connecté ne dispose pas d’un profil lui permettant d’y accéder.

46
Administration

H. Les indicateurs

Les indicateurs sont affichés sur le menu Accueil d’un module. Ils permettent de mesurer des
évolutions dans la gestion d’éléments tels que les matériels, logiciels, utilisateurs, contrats,
incidents, demandes…ainsi que des tendances :

La direction de la flèche indique la tendance tandis que sa couleur indique vers quelle zone de seuil
on se dirige. On peut ainsi voir si un indicateur a plutôt une tendance à la dégradation, à la stabilité
ou à l'amélioration.

Les prises de mesure s’effectuent de manière glissante selon une périodicité et à partir d’une date
et d’une heure définies lors de la conception de l’indicateur. Pour fonctionner, un indicateur
nécessite d’être activé à l’aide de l’assistant correspondant.
La représentation graphique des mesures enregistrées est consultable via l’icône depuis la
page d'accueil des différents modules.

Note : le recalcul des valeurs d’un indicateur peut s’effectuer « à la volée » en utilisant
l’icône . L’export des valeurs d’un indicateur s’effectue à l’aide du bouton , le fichier
produit est au format csv.

47
Administration

H.1. Indicateurs standard

Les indicateurs standards calculent des valeurs absolues. A titre d’exemple, nous allons créer
l’indicateur suivant :

Les indicateurs sont rattachés à un thème (ou module) sur lequel ils seront affichés et peuvent être
organisés en dossiers afin d’obtenir un regroupement logique. La sélection des incidents du jour en
résolution immédiate s’effectue à l’aide du filtre suivant :

Il reste ensuite à définir la fréquence de calcul de l’indicateur (la notion de seuil n’ayant pas de
réelle utilité dans le cas d’un indicateur standard) :

48
Administration

H.2. Indicateurs en pourcentage

Les indicateurs en pourcentage calculent une proportion à partir de deux indicateurs en appliquant
la formule suivante :

A titre d’exemple, nous allons calculer un indicateur exprimant le ratio du nombre d’incidents du
jour en résolution immédiate sur le nombre d’incidents du jour. Contrairement à ce qui a été vu
précédemment, il n’est pas possible de sélectionner une requête parent puisque le calcul s’effectue
à partir d’indicateurs existants et non à partir des données d’une table. Il faut, en outre,
sélectionner l’option Pourcentage au lieu de Standard pour le type d’indicateur :

L’écran suivant permet de positionner les indicateurs à utiliser et de définir un objectif de 20%
d’incidents en résolution immédiate :

Voici ce que donne le calcul après activation de l’indicateur à l’aide de l’assistant :

49
Administration

I. Les vues

I.1. Création d’une vue grille

Les vues sont des pages utilisées pour afficher les données sur les thèmes. Elles se présentent
généralement sous la forme de tableaux proposant des regroupements ou affichant la liste des
enregistrements présents selon des colonnes préalablement définies. Les champs affichés sur une
vue sont paramétrables de même que le champ de regroupement. Sur chaque thème une vue par
liste permet de visualiser la totalité des enregistrements sans regroupement préalable :

La création d’une nouvelle vue s’effectue en éditant une vue existante à l’aide de l’icône avant
de cliquer sur :

La sélection des informations à afficher dans la vue s’effectue en faisant glisser les champs depuis
la liste des champs disponibles vers la zone de prévisualisation. Il est également possible de définir
un ou plusieurs champs de regroupement, dans ce cas ils devront figurer dans la section
Drilldown.

Une fois les modifications effectuées, il faudra nommer la vue en utilisant l’icône avant de
l’enregistrer.

La case lorsqu’elle est cochée, permet d’indiquer la vue qui sera spontanément
affichée lors de la sélection du menu.

L’icône présente à proximité du nom d’une vue permet de gérer l’accès aux vues par profil sans
pour autant utiliser le module de gestion des accès.
Enfin l’icône permet de générer un nom en fonction des champs sélectionnés.

50
Administration

I.2. Autres types de vues

Hormis les vues par grille, EasyVista offre la possibilité d’afficher les vues disposant d’un ou de
plusieurs niveaux de ruptures sous forme :

 de camembert (diagramme sectoriel)


 d’histogramme (barres horizontales ou verticales)
 de carte géographique (uniquement pour les vues relatives à des localisations)…

Il n’est pas possible de créer une nouvelle vue directement dans ces modes d’affichage mais il est
possible de transformer une vue existante comportant un ou plusieurs champs de rupture en
l’éditant et en choisissant le mode d’affichage à utiliser via la liste déroulante :

Une fois enregistrée avec son nouveau mode, la vue est aussitôt affichée lorsqu’on ferme la fenêtre
après avoir enregistré les modifications :

Les barres des histogrammes ou les secteurs des camemberts permettent la navigation
approfondie, la sélection du dernier niveau affichant la liste des enregistrements.

Note : le nombre de valeurs affiché dans un graphique se paramètre via le nombre d’enregistrements.

51
Administration

I.3. Ajouter des champs dans les vues

La liste des champs proposés par défaut dans les vues peut être enrichie de champs en provenance
des tables associées. Dans l’exemple ci-dessus, on souhaite faire apparaître le numéro de
téléphone de l’utilisateur dans la liste affichée sur l’inventaire matériel.

Pour accéder à la liste des champs, on utilise l’icône accessible via le bouton des outils

Celle-ci donne accès à une sélection qu’il est possible de compléter à l’aide du bouton

.
Il ne reste plus qu’à choisir la table (AM_EMPLOYEE) puis le champ associé (PHONE_NUMBER) :

 La colonne lorsqu’elle est cochée permet de disposer du champ pour la


création de filtres rapides

 L’option permet de proposer le champ spontanément pour le filtre


rapide :

Pour finir il faudra éditer la vue de façon à y faire apparaître le nouveau champ :

52
Administration

I.4. Ajouter des tables dans les vues

Lorsque le champ à ajouter n’est dans aucune table proposée dans la requête parente, il peut
s’avérer indispensable d’ajouter une table. Nous souhaitons ajouter la langue de l’utilisateur sur la
liste des employés. Dans ce cas de figure l’ajout de champ ne nous est d’aucun secours car la table
des langues (AM_LANGUAGE) n’est pas présente dans la liste des tables liées à table
AM_EMPLOYEE.

Nous allons donc ajouter la table AM_LANGUAGE liée à la table AM_EMPLOYEE via la clé du langage
(AM_EMPLOYEE.LANGUAGE_ID) :

Il ne reste plus qu’à valider l’alias proposé par défaut (AM_LANGUAGE) puis à ajouter le champ
dans la requête parente avant de l’afficher sur la vue :

Note : on procédera de manière identique pour ajouter des champs en provenance d’une vue (au

sens SQL du terme) à l’aide du bouton .

53
Administration

I.5. Les alertes graphiques

Par alerte graphique on entend un dispositif destiné à modifier la couleur d’un champ apparaissant
sur une vue en mode liste. Dans l’exemple ci-dessous, on souhaite que le champ Statut (d’un
matériel) soit affiché en rouge sur fond jaune lorsque celui-ci contient la valeur En panne :

Pour ce faire on utilise le mode édition de vue via l’icône Modifier après avoir sélectionné le champ
Statut :

Une fois les couleurs choisies pour le texte et le fond, il faut cliquer sur avant de
sauvegarder la vue .

Note : pour pouvoir gérer l’alerte dans un contexte multilingue, il faudra indiquer toutes les valeurs
possibles pour le champ selon la langue utilisée. C’est ainsi que dans le cadre d’une gestion
bilingue français/anglais, les valeurs En panne et Out of order attachées au champ Statut
devront être regroupées au sein d’une seule et même alerte.

54
Administration

J. Les fiches

Le mode édition permet de modifier l’ordre ou le nom des champs présents sur une fiche ainsi que
leurs propriétés. Il n’est accessible que par les utilisateurs utilisant un profil disposant du droit
d’édition des affichages.

Dans ce cas, le passage en mode édition s’effectue en cliquant sur l’icône accessible

via le bouton des outils :

Pour ajouter un champ, il faut le sélectionner dans la liste des champs situés dans le bas de la
page puis le faire glisser vers la partie supérieure de l’interface. Pour intervertir deux champs, on
procède à l’aide de la méthode du glisser-déplacer.

Si le champ que l’on souhaite insérer n’est pas proposé dans la liste, il faudra l’ajouter à l’aide du
bouton . On se retrouve alors en présence d’une interface similaire à celle permettant
l’ajout de champs en mode liste. Le déplacement d’un champ s’effectue en positionnant la souris
sur la partie gauche du champ (zone représentée par une double barre horizontale en pointillés) et
en gardant le bouton appuyé : une image ‘fantôme’ du champ en vert apparaîtra pour indiquer où
le champ sera déposé. La poignée située à gauche du champ permet de déplacer une ligne entière.

Il est possible d’afficher les noms de champs physiques plutôt que les noms logiques en utilisant le
bouton dédié :

Le mode édition de fiche permet également l’affichage, le masquage ou la modification de l’ordre


des onglets ainsi que leur traduction dans les différentes langues. Pour cacher un onglet, il suffit de
le déplacer dans la zone inférieure de l’interface de configuration. Pour réafficher un onglet
précédemment caché, il faut le glisser dans la zone supérieure). Pour changer l’ordre des onglets, il
suffit de les organiser dans la zone supérieure. Le paramétrage effectué via le module
Administration s’impose à tous les utilisateurs contrairement à celui effectué via le bouton des
outils.

Note : Certains onglets peuvent apparaître dans la liste sous forme grisée. Cela se
produit lorsque la fiche contient plusieurs représentations et que les onglets
correspondants ne sont pas affichés sur la représentation courante.
Note : le nom du bloc édité est visible en haut à gauche de l'écran. En dehors du mode
édition, celui-ci apparaîtra en passant le pointeur de la souris sur le code matériel :

55
Administration

J.1. L’inspecteur de propriétés

Pour modifier les propriétés d’un champ, on utilise l’inspecteur de propriétés associé au champ en

cliquant sur l’icône :

Les propriétés gérées par l’inspecteur sont les


suivantes :
 Table : nom physique de la
table dont est issu le champ
(lecture seule)
 Champ : nom physique du
champ (lecture seule)
 ALIAS : libellé de l’étiquette
figurant à gauche du champ. A
saisir dans plusieurs langues en
cas d’utilisation multilingue
 Lecture seule : indique si le
contenu du champ est
modifiable ou non
 Obligatoire : indique si le
champ peut être laissé vide ou
non

 Gestion des VIP : utilisé uniquement sur les tables utilisateur et matériel, permet
d’afficher un astérisque en face du champ désigné dans le cas d’un utilisateur ayant le
statut de VIP ou d’un matériel classé comme critique
 Type du champ. Ne doit être modifié que pour des champs libres et influe
uniquement sur la façon dont le champ est affiché sur le formulaire (le type du champ
n'est pas modifié dans la base de données). Un champ de type BOOLEAN sera affiché
sous forme d’une case à cocher
 Taille (du champ) : si 1 alors taille normale, si 2 alors taille double. Dépend du
nombre de colonnes visibles sur le formulaire en mode édition. Si taille double sur un
formulaire comportant 2 colonnes, alors le champ occupera toute la largeur du
formulaire. Les champs affichant des arborescences sont en taille double par défaut
(même si la valeur de la propriété est à 1)
 Icône dialog : si Vrai alors l’icône permettant de basculer sur le thème associé au
champ est affichée à droite du champ considéré. Le nom du formulaire du thème
associé ainsi que la clé primaire doivent figurer en paramètre
 Icône e-mail : si Vrai alors une icône d’envoi de mail est affichée à droite du
champ considéré. Le nom du champ contenant l’adresse email à utiliser est à spécifier
en paramètre
 Icône popup : si Vrai alors une icône permettant de visualiser le détail d’un
champ est affichée à droite du champ considéré. Le nom du bloc affichant le détail
ainsi que la clé primaire doivent figurer en paramètre
 Icône URL : si Vrai alors une icône permettant de lancer le navigateur internet
sur une adresse prédéfinie est affichée. Le type d’adresse ainsi que le champ de l’URL
doivent figurer en paramètre

Note : selon le champ choisi, tout ou partie des propriétés listées ci-dessus seront
disponibles.

56
Administration

J.2. Les fiches multiples

Les fiches multiples permettent l’affichage de fiches différentes en fonction du contexte.


C’est ainsi qu’il sera possible, par exemple, d’utiliser des représentations distinctes en fonction de
la catégorie de matériel utilisé. Pour ce faire, on part d’une représentation dite principale à partir
de laquelle seront créées une ou plusieurs représentations secondaires. L’affichage de ces
dernières s’effectue de manière conditionnelle selon les critères contenus dans une requête SQL.
Une fois créées, les représentations pourront être affichées en fonction de profils.

Pour créer une représentation, cliquer sur le bouton .


Une fenêtre affiche alors les représentations existantes et propose 3 options :

 pour créer une représentation conditionnelle à


partir de la représentation principale. Une fois créée la nouvelle fiche est
complètement indépendante de celle dont elle est issue, par conséquent les
modifications effectuées postérieurement sur la fiche principale ne seront pas
répercutées sur la fiche secondaire et inversement.

 cette option crée juste un lien vers une fiche


existante sans créer de duplicata de la fiche courante. La maintenance est alors
facilitée car toute modification de la fiche liée est alors répercutée.

 pour revenir à la représentation principale afin de l’éditer.

Nous allons créer une représentation destinée à afficher le mobilier. Certains champs tels que le
nom réseau, le niveau de criticité, la date d’inventaire automatique, l’emploi principal ou le nom de
la configuration sont inutiles compte tenu du matériel géré. Ils ne figureront pas sur la
représentation à créer :

57
Administration

Une fois la représentation constituée, on définit quels seront les profils susceptibles d’y accéder via
le bouton :

Dans l’exemple ci-dessus, les utilisateurs ayant le profil Discovery ne pourront accéder à la
représentation. Nous allons interdire l’accès à cette représentation aux profils créés
postérieurement :

K. L’éditeur de menus

Les libellés des menus peuvent être modifiés à la convenance des utilisateurs et leur ordre
d’apparition modifié grâce à l’éditeur de menus. Pour ce faire on utilise l’option d’édition visible
dans la partie inférieure des menus (à condition de disposer du droit d’édition des affichages au

niveau du profil) : .

Les noms de menus peuvent être modifiés en éditant directement le libellé dans la zone :

Voici la signification des différentes icônes :

indique que le menu est visible sinon c’est


l’icône qui s’affiche

indique que les sous-menus sont triés


par ordre alphabétique (cliquer pour changer)
remonte le menu d’une ligne
descend le menu d’une ligne

permet de renseigner les libellés d’un


menu pour les différentes langues

indique qu’aucun profil n’a accès au


menu. En cliquant sur ce bouton la fenêtre de
paramétrage des profils apparaît

indique qu’un ou que tous les profils ont


accès au menu

58
Administration

L. Paramétrage du Continual Improvement

Le thème Continual Improvement (ou Amélioration Continue) constitue une vision synthétique

des différents graphiques , requêtes de reporting , indicateurs et tables croisées


L’ajout d’un nouvel élément (Reporting ou Indicateur) sur le thème Tableaux de bord s’effectue à

l’aide de l’icône du mode édition :

L’ajout d’une requête de reporting, d’un indicateur ou d’une table croisée sur leur thème respectif

s’effectue à l’aide de l’icône d’ajout :

Note : les éléments à ajouter doivent avoir été préalablement créés.

La liste des menus de ce module et les droits qui leur sont associés peuvent être configurés à l’aide

du bouton . Pour plus d’information, merci de se reporter à la section


du présent support (Cas particulier du module Continual Improvement).
Administration

M. Les filtres

M.1. Activation d’un filtre

Un filtre se définit comme un dispositif destiné à sélectionner des enregistrements en vue de les
regrouper à l’aide d’un ou de plusieurs critères.
En standard, EasyVista intègre un nombre significatif de filtres qu’il est possible de compléter en
développant d’autres filtres. La liste des filtres présents sur une vue peut être consultée à travers
une zone de liste déroulante (ou combo-box). La valeur par défaut est Aucun, indiquant l’absence
de filtre actif.

L’activation d’un filtre existant s’effectue en choisissant une autre valeur que Aucun dans la liste.
Le résultat du filtre s’affiche immédiatement :

Note : ne pas oublier de désactiver le filtre une fois l’opération terminée. Pour compter le
nombre d’enregistrements sélectionnés, cliquer sur .

Note : contrairement à ce qu’il laisse supposer, le filtre Aucun comporte un critère de


filtrage permettant d’exclure les enregistrements archivés.

60
Administration

M.2. Conception d'un filtre

Pour créer un nouveau filtre il est nécessaire de cliquer sur l’icône situé dans le prolongement

de la liste déroulante puis sur . On renseigne ensuite le nom du filtre avant de


renseigner les critères de sélection à utiliser sur la liste des champs proposés. Il est possible de
saisir plusieurs critères dans ce cas, ils seront liés à l’aide de l’opérateur ET logique :

Le mode complet (par défaut), permet de voir la totalité des champs disponibles (et non
seulement ceux utilisant un critère de sélection) . Le mode avancé, il permet de voir le contenu
de la requête en mode SQL avec les tables concernées. Il permet la réalisation de filtres
complexes :

61
Administration

Le mode simple, enfin, n’affiche que les champs auxquels un critère de sélection est associé :

Note : pour basculer d’un mode vers un autre, il est impératif de sauvegarder préalablement le

filtre à l’aide du bouton faute de quoi les critères de sélection seront perdus. Un
filtre créé en mode avancé ne pourra être modifié via le mode assisté s’il contient des champs ou
des expressions non présents sur la grille de conception.
L’icône visible à proximité du nom du filtre permet de gérer l’accès aux filtres par profil sans
pour autant utiliser le module de gestion des accès.

M.3. Filtres interactifs

Les filtres interactifs permettent la saisie « à la volée » du ou des critères de filtrage devant être
utilisés. Ils permettent, par exemple, de réaliser une sélection dynamique sur l’entité d’un
employé, plutôt que de créer un filtre pour chaque entité. L’exemple ci-dessous montre un filtre
interactif créé en mode simple :

Lors de leur activation, une zone invite à saisir la valeur utilisée comme critère de filtrage :

62
Administration

Le résultat de la requête est obtenu après avoir cliqué sur le bouton ci-dessus et s'affiche en
fonction de la vue active au moment de l’activation du filtre :

N. Les requêtes de reporting

N.1. Création d’une requête de reporting

Les requêtes permettent de réaliser des interrogations, en général plus complexes que celles
effectuées à l’aide de filtres, sur les données d’une base. La création d’une requête de reporting
s’effectue depuis le module Administration > Reporting, tandis que son exécution s'effectue
depuis le menu Reporting des autres modules.

La conception d’une requête s’effectue en deux temps. D’abord, on spécifie les critères de sélection
des enregistrements devant être présents dans le résultat de la requête. De ce point de vue, la
conception d’une requête s’apparente à celle d’un filtre. On précise ensuite quels champs doivent
apparaître dans le résultat et à quel titre (affichage simple ou regroupement). A cet égard, la
conception d’une requête s’apparente à celle d’une vue :

63
Administration

 Nom : libellé sous lequel apparaîtra la requête de reporting


 Commentaire : commentaire associé à la requête de reporting
 Thème : module auquel sera associée la requête de reporting
 Nom du dossier : nom du dossier de reporting de stockage de la requête. La création
de dossiers de reporting s’effectue depuis le module Administration et le menu
Dossiers de reporting
 Requête parent : nom de la requête parente contenant les champs à afficher ou sur
lesquels s’effectuera le filtrage
 Fiche : nom de la fiche vers laquelle il sera possible d’aller depuis la feuille de
résultats de la requête. Si Intégrée alors la bascule s’effectue vers un thème. Si
Popup alors la fiche correspondant à l’enregistrement est affichée sous forme de pop-
up
 Gestion des filtres : permet d’indiquer les critères de filtrage des enregistrements
 Gestion des vues : permet de sélectionner les champs qui seront affichés dans la ou
les grille(s) de résultats de la requête

N.1.1. Saisie des conditions

Une fois le nom de la requête défini, on choisit le module auquel elle sera associée, le nom du
dossier de requêtes dans lequel elle sera stockée, puis la requête parent à utiliser pour sa
constitution. La saisie des conditions d’une requête s’effectue généralement avant de définir les
champs qu’elle doit afficher. Cette opération s’effectue dans la section intitulée Gestion des filtres

en cliquant sur . On nomme ensuite le filtre avant d’en définir les conditions via l’icône :

Il est possible d’ajouter des champs dans la requête parent (s’ils ne figurent pas dans la liste
visible en mode complet) à l’aide de l’icône « crayon » situé à droite de son nom :

Note : à l’instar de ce qui existe pour les filtres, la définition des critères de sélection
peut s’effectuer en mode complet, simplifié ou avancé.

64
Administration

N.1.2. Création de la vue

La vue est l’élément constitutif d’une requête permettant l’affichage des résultats de cette requête.
Il est possible d’associer plusieurs vues à une même requête. La création d’une vue s’effectue dans

la section intitulée Gestion des vues en cliquant sur l’icône :

La sélection des champs et des regroupements devant apparaître dans la vue est accessible via
l’icône après avoir renseigné le nom de la vue. Elle s’effectue en cochant les cases situées
devant les champs, par exemple

A l’instar de ce qui est permis dans les vues figurant sur les thèmes, il est possible de modifier
l’ordre des champs, d’indiquer des niveaux de rupture ainsi que des opérations de comptage.

Une requête peut être modifiée soit à partir de son écran de conception, soit à l’aide de l’icône
figurant sur le thème permettant son exécution. Cette icône n'est visible que des utilisateurs
disposant de l'accès au module de création des requêtes.

65
Administration

N.2. Exécution de la requête

Une fois la requête constituée, celle-ci apparaît dans le dossier choisi lors de sa conception. Il est
alors possible de la modifier ou de la supprimer :

L’exécution proprement dite s’effectue à partir du dossier accessible depuis le menu Reporting
situé sur le module choisi au moment de la conception (Asset management dans notre exemple).
L’exécution est lancée en cliquant sur le libellé de la requête :

Note : la modification d’une requête directement depuis la feuille de résultats est


possible à l’aide de l’icône .

66
Administration

N.3. Vue avec des comptages

Dans ce nouvel exemple nous allons créer une vue, avec des comptages, qui sera associée à la
requête précédemment créée. Cette vue comporte une rupture sur la version d’Excel avec un
comptage sur cette version et un comptage groupé sur le processeur :

Lors de l’exécution de la requête, on obtient le résultat suivant :

Cela signifie qu’Excel 14 est installé sur 217 postes comportant 23 valeurs distinctes de processeur.

67
Administration

N.4. Ajout d’une requête parente

Lorsque la requête parente à utiliser n’est pas proposée dans la liste, il est possible de l’ajouter à
l’aide de l’icône :

La liste des tables et vues s’affiche :

Il faut nommer la requête avant de choisir une table ou une vue dans la liste.

68
Administration

O. Les tables croisées

Les tables croisées constituent un type particulier de requêtes de reporting. Elles sont uniquement
visibles sur le thème Continual Improvement et nécessitent d’être créées à partir du menu
Tables croisées du module Administration. Elles supposent de sélectionner deux niveaux de
rupture, le premier pour les abscisses, le second pour les ordonnées et de choisir un champ
statistique sur lequel s’effectuera le calcul, la vue associée permettant de visualiser les
enregistrements sélectionnés :

69
Administration

P. Les intégrations de données

EasyVista, comme tout système ouvert, autorise l’importation de données à partir de sources
externes telles que des fichiers texte délimités ou via des liens ODBC.

P.1. Intégration de fichiers texte

Dans l’exemple ci-dessous, on intègre un fichier d’utilisateurs en provenance d’une base de


données nommée SPAM :

Le fichier à intégrer doit comporter des en-têtes de colonnes ainsi que l’extension csv. En outre, sa
structure et les données qu’il contient doivent être adaptées à la structure EasyVista. Dans le cas
d’un fichier d’utilisateurs :
 les civilités doivent correspondre aux valeurs stockées dans la table de référence
 les noms et prénoms des utilisateurs doivent être concaténés en un champ unique
 les niveaux de localisations et d’entités doivent être concaténés dans un champ
unique et séparés par un slash (/), de même que les catégories

Plus généralement, les tables de références ou catalogues comportant déjà des valeurs sur une
base vide feront l’objet d’une attention toute particulière afin de ne pas "polluer" le référentiel
existant avec des valeurs redondantes (par exemple Madame au lieu de Mme). La conception d’un
modèle s’effectue en deux étapes : on commence par nommer le modèle avant de choisir un
dossier puis un connecteur d’intégration. Il est possible de créer de nouveaux dossiers via le menu
Dossiers du module d'intégration :

70
Administration

On réalise ensuite le mapping c'est à dire la mise en relation des champs du fichier source et avec
ceux de la table de destination. Les champs ayant un nom identique sont automatiquement reliés :

Il reste ensuite à choisir le champ d’unicité (ou clé d’importation) qui sera utilisé pour l'insertion
des enregistrements dans la table de destination. Selon la table de destination, un ou plusieurs
champs seront nécessaires comme l'indique la valeur présente sur l'en-tête de colonne
. Pour certains connecteurs, le champ d’unicité est imposé et ne peut être
choisi. Dans tous les cas, il doit posséder les propriétés suivantes : être unique et ne pas
comporter de valeur nulle. En cas d'utilisation de plusieurs champs, l'unicité s'effectue sur la
combinaison des différents champs.

A ce stade, il est possible d’imposer des valeurs par défaut et d’autoriser ou non l’insertion de
nouvelles valeurs dans les tables de destination. Les valeurs par défaut seront utilisées pour
renseigner un champ vide dans la table de destination. Lorsque l'insertion automatique est activée
cela signifie que si une valeur est présente dans le fichier source mais pas dans la table de
destination alors, elle sera créée pendant le processus d'intégration. Dans le cas contraire le champ
restera vide et la table de référence ne sera pas renseignée.

Le module d’importation permet enfin le transcodage de données lors de l’intégration afin


d’homogénéiser les valeurs dans la base. L’accès à cette fonction s’effectue via l’icône ou par le
menu Transcodage :

Le lancement de l’importation s’effectue :

 soit depuis le module Intégration et le menu Modèles d'intégration en éditant le


modèle et en cliquant sur le bouton
 soit à partir du module auquel ont été associés le modèle d'intégration et le menu
Administration > Modèles d'intégration après avoir téléchargé le fichier à intégrer

71
Administration

Une fois l’intégration réalisée, le compte rendu (ou log d'intégration) est automatiquement affiché
après avoir cliqué sur . Les valeurs possibles sont : Réussie, Réussie avec
avertissements ou Echec. Les deux derniers statuts incitent à consulter les informations
présentes sur l’onglet Erreurs via l’icône

72
Administration

P.2. Intégration via Datasource

Cette méthode d’importation de données permet de se passer de fichiers à plat en puisant


directement les informations dans une base de données à l’aide d’une chaîne de connexion. Une
requête en langage SQL permet ensuite de sélectionner et, éventuellement, de transformer ou de
concaténer le contenu des champs. Celle-ci permet de générer les champs de la table source qui
seront mappés avec les champs de la table de destination.

Les paramètres à utiliser pour la chaîne de connexion sont les suivants :


 Provider = sqloledb (dans le cas de SQL serveur) ;
 Data Source = « nom du serveur contenant la base\ nom de l’instance »;
 Initial Catalog = « nom de la base de données »;
 User Id = « identifiant de connexion à la base»;
 Password = « mot de passe de connexion à la base »;

Exemple:
Provider=sqloledb;Data Source= EZV2013-1\SQL1;Initial Catalog=EVO_DATA40000;User
Id=40000; Password=staff

Note : des connaissances du langage SQL sont requises pour l’élaboration de la requête
permettant l’extraction des données de la table source.

73
Administration

Une fois la connexion avec la base source établie, il ne reste plus qu’à définir la correspondance
entre les champs du fichier source et ceux de la table de destination :

…puis à indiquer le champ d’unicité (ou clé d’importation) :

Lorsque tous les éléments sont renseignés, il ne reste plus qu’à lancer l’importation en appliquant l’une ou l’autre
des méthodes décrites pour l’importation de fichiers texte.

74
Administration

P.3. Automatisation de l’importation

L’importation de données peut être automatisée selon une périodicité prédéfinie. Pour ce faire, il
faut créer un modèle d’importation puis l’éditer à l’aide de l’icône

Dans l’exemple ci-dessus, on a planifié un import d’es données d’une table contenant des
employés, tous les jours à 2:00.

Note : dans le cas d’intégration automatisée de fichiers csv, il faudra les générer dans un
répertoire prédéfini du serveur web EasyVista (EasyVista/www/resources/23865/
Integration).

75
Administration

Il est possible d’enchaîner l’importation de plusieurs modèles d’intégration via la mécanique des
importations planifiées. Pour ce faire, il faut définir la date et l’heure d’importation du premier
modèle auquel sera associé un second modèle qui lui-même se verra associer un troisième modèle
et ainsi de suite…

Les modèles sont liés les uns aux autres par le biais de l’opérateur Dépend de, renseigné au
niveau de la périodicité. Lorsque l’intégration d’un modèle est terminée, celle du modèle suivant
associé commence :

Note : pour s’exécuter automatiquement, la planification d’un modèle d’intégration doit être activée
en cochant la case présente sur la boîte de dialogue . L'activation (ou la désactivation)
peuvent également s'effectuer depuis le menu Reporting > Reporting programmé du module
Administration. Les intégrations programmées sont, en outre, visibles via le menu Tâches
planifiées > Reporting programmé de ce même module.

76
Administration

Q. Les alertes planifiées

Par alertes planifiées, on entend un dispositif permettant à la fois d’envoyer des messages et/ou de
modifier les données contenues dans la base et ce, lorsque qu'une condition est vérifiée ou non.

Il existe 3 sortes d'alertes :

 Standard qui nécessitent qu'une valeur définie par une condition atteigne un seuil de
déclenchement
 Pourcentage qui nécessitent qu'une valeur définie par un ratio atteigne un seuil de
déclenchement
 Automatique qui sont envoyées de manière récurrente sans nécessiter de seuil ou de
valeur précis

Q.1. Alertes standard

Dans une alerte standard, les conditions utilisées pour sélectionner les enregistrements devant
faire l’objet du traitement par l’alerte peuvent être définies à l'aide d'un filtre réalisé en mode
complet, en mode simple ou en mode avancé.

Si l’on souhaite utiliser les alertes planifiées standard pour l’envoi de messages, il est impératif de
créer une vue dans l’alerte. Un lien sera incorporé au message envoyé, permettant à l’utilisateur
d’être automatiquement redirigé vers la vue d’alerte. Ce lien ne sera, toutefois, présent qu'à
condition que l'utilisateur dispose du droit d'accès au module associé à la vue de l'alerte. Il sera
ainsi possible d’être automatiquement informé de l’arrivée d’échéance d’un contrat pour lequel une
décision de renouvellement doit être prise.

On peut aussi utiliser le mécanisme des alertes planifiées pour exécuter un script de modification
des données lors de la survenue d’un événement. On pourra ainsi, par exemple, cocher
automatiquement les fiches des employés en instance de départ ou de supprimer tous les incidents
en attente d'une validation utilisateur depuis plus de 5 jours.

Pour fonctionner les alertes planifiées standard nécessitent de définir un seuil de déclenchement à
partir duquel l’alerte se déclenchera (si au moins un enregistrement correspond à la condition dans
l’exemple ci-dessous) :

L’idée est de ne pas envoyer de mail en l’absence d’enregistrement obéissant à la condition.

Nous allons mettre en place une alerte planifiée destinée à envoyer un message au gestionnaire de
parc lorsque des employés sont en instance de départ afin qu'il puisse prendre les dispositions
nécessaires quant à la fermeture de leurs comptes Windows et de messagerie.

Pour éviter de sélectionner plusieurs fois de suite les mêmes employés, un champ de type flag
(nommé IMPACT) sera mis à jour sur la fiche de l'employé. L'alerte se déclenchera de manière
quotidienne.

77
Administration

Voici l'alerte qui sera positionnée dans le dossier d'alertes planifiées Asset Management et
portera sur la table des employés. Depuis la liste des employés remontée par l'alerte, il sera
possible de basculer vers la fiche d'un employé (DialogEmployee) grâce à l'option ou
une fenêtre indépendante :

Seuls seront sélectionnés les employés dont la date de départ est postérieure à la date courante et
pour lesquels le champ Impact est à Faux :

L'alerte sera déclenchée quotidiennement au premier utilisateur remplissant la condition :

78
Administration

En outre, la valeur du champ Impact sera alors mise à jour afin d’identifier les enregistrements
ayant déjà fait l’objet d’un signalement :

Il ne reste plus qu'à créer la vue qui affichera la liste des employés remplissant la condition définie
avant de sauvegarder l'alerte :

Lors de l’activation de l'alerte, un mail contenant un lien sera envoyé au destinataire défini. Le fait
de cliquer sur le lien affichera la vue associée tandis qu’il sera possible de basculer sur la fiche
concernée grâce à l’icône .

Q.2. Alertes automatiques

Les alertes automatiques sont de simples notifications ne comportant pas de condition ni de seuil
de déclenchement. Elles permettent l'envoi de message à intervalles réguliers et la mise à jour
inconditionnelle de données. La base de jeu d’essai contient notamment une alerte planifiée
automatique destinée à exécuter une procédure stockée dont le rôle consiste à remplir la table des
écarts de licences par version (Calcul des écarts par version des licences). Leur conception
s’apparente à celle d’une alerte pourcentage.

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Administration

Q.3. Alertes pourcentage

Dans cet exemple, nous allons mettre en place une alerte planifiée destinée à envoyer un message
lorsque le nombre d'incidents en retard atteint 30% du nombre d’incidents ouverts :

On constate que pour ce type d'alerte, issue d’un ratio, il n'est pas possible de spécifier une
requête parente ou une fiche permettant la visualisation des données.

Toutes les alertes planifiées sont visibles dans le menu Alertes > Alertes planifiées ou Tâches
planifiées > Alertes planifiées.

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Administration

R. Reporting programmé

A l’instar de ce qui existe pour les alertes, il est possible de programmer un reporting afin
d’envoyer, à des utilisateurs prédéfinis, des mails contenant sous forme de pièce(s) jointe(s) (en
non de lien), le résultat d’une ou de plusieurs requêtes de reporting ou de tables croisées. La
création s’effectue à partir du menu Reporting > Reporting programmé en ajoutant un nouvel
enregistrement. Sur la fenêtre qui s’affiche on renseigne la périodicité et l’heure d’exécution, le(s)
destinataire(s) du mail, son sujet / contenu ainsi que les vues associées et le format des fichiers
joints :

Les tâches relatives à un reporting programmé ainsi que leurs dates d’exécution passées ou à venir
sont visibles via le menu Tâches planifiées > Reporting programmé.

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Administration

S. Purge des archives

Les éléments gérés dans une base de données EasyVista possèdent un cycle de vie au-delà duquel
ils sont archivés. Au fil des années, ces enregistrements occupent de l’espace et contribuent à
l’accroissement de la volumétrie des fichiers. La fonction de purge permet d’effacer une partie des
enregistrements répondant à des conditions précises définies à l’aide d’un filtre. Ces filtres sont
organisés en dossiers de purge :

Les purges utilisent le système d’alertes planifiées, par conséquent elles nécessitent d’être activées
à l’aide de l’assistant correspondant. Les informations supprimées de la base seront sauvegardées
sous forme d’un fichier csv dont la structure peut être librement définie.
A l’issue de l’opération il est possible d’envoyer un mail auquel sera joint le fichier de sauvegarde.

Dans tous les cas de figure, le fichier CSV sera stocké dans le dossier Archives du répertoire défini
par le paramètre SHARED_DOCUMENT_PATH du serveur applicatif. Le nom du fichier est obtenu
en rajoutant la date et l’heure au nom de la purge.

Seules les informations contenues dans les tables suivantes peuvent être purgées : CIs, Contrats,
Demandes (changement, service, investissement), Historique (Discovery), Matériels (Discovery),
Employés, Evènements, Incidents, Licences, Matériels (Asset Management), Résultats de recherche
dans la base de connaissance, Cycle de vie des matériels.

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Administration

T. Import / Export d’objets EasyVista

Par export d’objets on entend le fait de pouvoir exporter des éléments (autres que des données)
tels que : des blocs, des connecteurs d’importation, des filtres, des modèles d’intégration, des
requêtes, des rapports, des thèmes, des assistants, des profils, des blocs d’assistants, des
workflows…

L’objectif est de permettre de reproduire rapidement la configuration d’une base de développement


vers une base de production. Les fichiers générés par l’assistant d’exportation sont au format exp :

Pour réintégrer les éléments exportés sur une autre base, on utilise l’option Import du même
menu.

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Administration

U. L’agent support technique

Le rôle de l’agent support technique consiste à récupérer les messages envoyés dans une ou
plusieurs boîtes aux lettres afin de les transformer en incidents, demandes d’intervention ou
évènements. Les pièces jointes aux messages sont associées à l'incident via l'onglet Documents.
Les incidents générés par ce biais ont la possibilité d’être pré-qualifiés c’est à dire rattachés à un
sujet de l’arborescence des problèmes. Une fois converti en incident, le message est effacé de la
boîte aux lettres afin d’en limiter le volume. Les modes POP3 et IMAP4 sont supportés.

Les courriels reçus par l'agent support technique peuvent contenir certaines informations relatives
à l'incident/demande/événement : celles-ci sont insérées dans le message grâce à des variables
introduites par le caractère @ (ex : Evènement généré le @DATE@) :

Variable Définition
@ASSET@ Code du matériel concerné par l'incident / demande / événement
@CI@ Nom du CI concerné par l'incident / demande / événement
@CODE_CATALOG@ Catégorie du catalogue à laquelle est rattaché l'incident / demande /
événement
@DATE@ Date et heure auxquelles l'incident / demande / événement a été créé
@EXTERNAL_REF@ Identifiant de l'application externe à l'origine de l'incident / demande /
événement
@OPERATION@ Type d’opération (par exemple ‘MAIL’ pour les réponses aux mails
@PARENT_INCIDENT@ Pour un incident ou une demande, n° de l'incident ou de la demande lié
@RFC_NUMBER@ No de l’incident / demande
@URGENCY@ Niveau d'urgence de l'incident / demande / événement

Pour le test dans la VmWare vous pouvez utiliser les paramètres suivants :
 Port : 110
 Login : hotline@itassetservices.com
 Mot de passe : staff
 Adresse du serveur de messagerie : 127.0.0.1
 Scan de la boîte actif : Vrai

L’agent support technique peut également être utilisé pour stocker les réponses faites aux mails
issus d’EasyVista (mails envoyés par le workflow ou via un assistant). Ces réponses seront
affichées sous la forme d’actions visibles dans l’historique de l’incident/demande. Si le mail contient
des pièces jointes, elles seront stockées dans le tableur Documents (voir le paramètre divers :
{AST} REPLY_TO_ADDRESS).

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Administration

V. Activer l’authentification LDAP

Le fait d’activer l’authentification LDAP a pour effet d’utiliser le mot de passe utilisateur stocké dans
l’annuaire LDAP en lieu et place de celui défini dans EasyVista. Pour ce faire, il faut renseigner les
informations ci-dessus (dans la VmWare de formation).

Une fois toutes les informations renseignées, il faut activer l’authentification en cochant la case,
faute de quoi c’est le mot de passe stocké dans EasyVista qui prévaudra.

Tous les paramètres saisis devront être sauvegardés à l’aide du bouton .

La modification sera effective après redémarrage du SmoServer. L’activation de l’authentification


LDAP fait disparaître le cadenas permettant à l’utilisateur connecté de changer le mot de passe.
Pour tester se connecter en tant que kleblanc.

Il est également possible de déporter au niveau de l’annuaire LDAP la gestion des domaines et des
profils des utilisateurs. Ainsi, lors de la connexion d’un utilisateur à EasyVista ce seront le profil et
le domaine stockés dans l’annuaire LDAP qui seront utilisés à la place de ceux stockés au niveau de
la fiche employé d’EasyVista. Pour ce faire on indique le nom de l’attribut LDAP dans lequel est
stocké l’ID du profil. On fait de même pour le domaine. Dans l’annuaire LDAP, on renseigne au
niveau des attributs mentionnés les identifiants correspondants au domaine et profil accessibles
par un utilisateur donné :

Note : l’authentification LDAP peut être utilisée en mode exclusif (seules les données contenues
dans l’annuaire seront utilisées pour l’authentification) ou mixte (en l’absence d’information dans
l’annuaire, on utilise les données stockées dans la table des employés d’EasyVista). Ces modes
sont gérés via le paramètre divers : {ADMIN} CHECK_EZV_LOGIN.

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Administration

W. Gestion des bases de données

Cette fonction permet d'obtenir de multiples informations sur les tables contenues dans les bases
CONFIG (données représentant l'interface et toutes ses personnalisations), REFERENCE (bases
contenant toutes les références) et DATA (base de données principale) du compte courant. Ces
fonctions sont disponibles dans le module Administration.
Pour une base donnée, on peut faire apparaître la liste des tables avec les informations principales
sur chaque table (comme la volumétrie):

En cliquant sur la loupe à gauche du nom de la table, on visualise la fiche habituelle qui permet
d'avoir des informations plus précises sur la table concernée. Ces informations sont en lecture
seule et il n'est bien entendu pas possible de les modifier sans recourir aux outils SQL
traditionnels:

On pourra ici obtenir des informations sur les champs, les indexes et les contraintes de chaque
table.

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Administration

X. Activité des utilisateurs

X.1. Liste des utilisateurs connectés

Ce module permet de lister les utilisateurs connectés, de déconnecter certains utilisateurs, d'activer
individuellement la fonction de log pour certains utilisateurs (en cochant la case correspondante) et
de récupérer ces logs :

Note : pour disposer du lien de déconnexion des utilisateurs , il est nécessaire


se connecter avec le compte système (Adminezv dans la VmWare).

X.2. Licences utilisées

Ce menu permet de connaître en temps réel les licences consommées par module accessible :

Dès que le profil d’un utilisateur autorise l’accès à un module, une licence est consommée pour ce
module.

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Administration

Y. Activité de la plate-forme

Les fonctions accessibles depuis ce menu sont destinées à être utilisées à la demande du support
technique EasyVista afin de récupérer des informations sur la plate-forme en place. Il est ainsi
possible d’obtenir les différents logs applicatifs sans avoir à intervenir physiquement sur le serveur
applicatif.

Y.1. Obtention des logs globaux

Ce menu permet de récupérer les logs globaux entre deux dates. Le fichier produit est au format
zip et contient les fichiers de log au format XML et XSL.

Y.2. Version de la plate-forme

Ce menu permet de connaître la version de la plateforme EasyVista (pages, Smo Broker, Smo
Server, Print Server…) :

88
Administration

Z. Règles métier

Z.1. Définition

Les règles métier sont des mécanismes permettant d’exécuter des workflows lors de la survenue
d’un évènement de base de données (ajout ou modification d’un champ). Ces workflows, peuvent
contenir des requêtes SQL, faire appel à des WEB Services ou envoyer des mails. Ils se présentent
comme les autres workflows d’EasyVista à l’exception des étapes demandant une validation
utilisateur ou nécessitant un traitement manuel (Traitement Operation ou Traitement
transition) qui ne sont pas autorisées.

Z.2. Principe de fonctionnement

Le principe de fonctionnement est le suivant :


 A chaque événement référencé sur une table, le système ajoutera automatiquement
un trigger (si plusieurs événements sont liés à une seule table, un seul trigger sera
ajouté).
 Ce trigger sera chargé lors de la survenue de l’événement concerné d’écrire dans une
table dédiée (SD_PROCESS_POOL) des informations sur l’évènement (champs
modifiés, valeurs avant et après etc…).
 Un nouveau mécanisme système (dans le serveur applicatif) scanne en permanence
cette table pour chacun des comptes gérés et lance le(s) processus associé(s) à
l’événement. Ce mécanisme est appelé le pool manager. Le délai de scanning est, par
défaut, de deux minutes. Il peut être modifié via un paramètre divers. Ce scan est
important pour toute modification effectuée hors de l’environnement direct
d’utilisation d’EasyVista (comme des intégrations).
 A chaque survenue d’un événement d’insertion ou de mise à jour dans la base, le
serveur applicatif vérifie si une règle de gestion est associée à cet événement et
réveille le cas échéant le Pool Manager pour lui permettre d’exécuter le(s) processus
correspondant.

Les principaux constituants d’une règle métier sont :


 Le trigger SQL : Ce trigger est généré par le système lorsqu’une règle métier est
ajoutée sur une table. Il contient le mécanisme d’écriture dans la table du pool de
processus. Il existe en version SQL uniquement. Vous avez la main sur ce trigger afin
d’en éditer les conditions d’entrée.
 Les paramètres : Il s’agit d’indiquer les conditions d’exécution de la règle métier. Une
règle métier peut s’exécuter en ajout ou modification et dans ce cas sur un ou
plusieurs champs de la table concernée.
 Le processus associé : Ce workflow est exécuté à chaque survenue de l’événement.

Z.3. Les étapes de création

Dans l’exemple qui suit, nous allons utiliser un processus très simple afin de modifier le statut d'un
matériel pré-affecté à un utilisateur. Cet évènement se produit en cas de modification de la valeur
contenue dans le champ Prochain utilisateur (NEXT_USER_ID). La création d’une règle métier
passe par une étape de définition, une étape de gestion des workflows associés et une étape de
test.

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Administration

Z.3.1. Définition de la règle métier

L’ajout d’une règle s’effectue à l’aide du bouton du menu Règles métier > Définition :

Il est possible d’utiliser un alias c’est à dire un modèle préexistant ou de sélectionner directement
la (ou les) table(s) sur laquelle va porter la règle. La sélection d’un alias vise à simplifier l’écriture
de règles complexes dans la mesure où elle intègre déjà la table et le test correspondants. Dans
notre exemple, la règle métier à mettre en place n’implique pas de filtre complexe aussi est-il
possible de sélectionner directement la table des matériels (AM_ASSET) :

Les champs à renseigner sont les suivants :


 Libellé : nom de la règle métier
 Active : à cocher pour activer le fonctionnement de la règle métier
 Forcer l’exécution lors d’une intégration : pour activer le processus
correspondant à la règle métier lors d’une intégration de données
 Commentaire : commentaire détaillant le fonctionnement de la règle métier
 Table : nom de la table impactée par la règle métier (en lecture seule car choisie à
l’étape précédente)
 Déclencheur en ajout : déclenche la règle métier en insertion d’enregistrement
 Déclencheur en modification : déclenche la règle métier en édition
d’enregistrement.

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Administration

Cliquer sur le bouton afin de saisir la condition SQL de déclenchement de la règle


métier. L'opération de mise à jour, quant à elle, sera réalisée par le processus associé. La syntaxe
doit toujours se terminer par BEGIN @@FIRETRIGGER@@ END :

Une fois saisie, la condition peut être enregistrée comme alias ce qui permettra de l’utiliser sur
d’autres règles métier.

Z.3.2. Gestion des processus associés

Les workflows associés à des règles métiers sont spécifiques et de ce fait leur conception ne
s’effectue pas dans la table de référence dédiée mais directement sur l’assistant :

Dans l'exemple ci-dessous, nous allons utiliser une étape de mise à jour interne afin de modifier le
statut du matériel :

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Administration

Note : la spécificité des workflows associés aux règles métier limite les types d’actions disponibles
aux valeurs suivantes : Envoi de mail, Calcul de la date de résolution maximum, Etape
conditionnelle, Etape de mise à jour interne, Etape Webservice, Traitement Automatique.

Z.3.3. Test de la règle métier

La phase de test est indispensable pour s’assurer du bon fonctionnement de la règle métier. Dans
notre exemple celle-ci consiste à renseigner le nom du prochain utilisateur du matériel afin de
constater le changement de statut du matériel. Cette opération s’effectue, sur un matériel en
stock, à l’aide de l’assistant de pré-affectation :

Le bon fonctionnement d’une règle métier peut également être visualisé dans l’historique du
monitoring (menu Règles métier > Monitoring - Historique) :

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Administration

AA. Gérer les discussions

Ce menu permet à l’administrateur de la solution de suivre, fermer et de supprimer n’importe


quelle discussion initiée par les utilisateurs du Backoffice.

BB. Synchronisation chat

Lorsque vous passez par le module d’intégration pour ajouter des groupes ou des utilisateurs, il
faut savoir que la fonction de chat ne sera pas activée pour les éléments intégrés. Il faudra donc
utiliser ce menu afin de mettre à jour les bases du serveur XMPP OpenFire avec les données
EasyVista.

CC. Paquetages logiciel Click2Get

Ce menu permet de définir les paquetages logiciels pouvant être demandés via EasyVista Apps
pour le téléchargement et l’installation d’un logiciel. Une fois constitué, le package devra ensuite
être associé à l’entrée du catalogue des services correspondante via l’assistant : Affecter un
paquetage logiciel Click2Get.

DD. Pour aller plus loin

En complément de la formation au module Administration, le service consulting est à même de


vous proposer les sessions suivantes :

 Formation EasyVista Discovery : pour la mise en place, le déploiement de


l’inventaire et l’intégration des données dans EasyVista

 Formation EasyVista Usage : pour la mise en place du module d’utilisation des


matériels et logiciels

 Formation EasyVista Asset Management : pour la formation au module de gestion


de parc

 Formation EasyVista Operation : pour la formation au module de gestion des


incidents et des demandes de service

 Formation EasyVista Transition: pour la formation au module de saisie des


demandes de changement

 Formation EasyVista Strategy : pour la formation au module de gestion financière

 Formation EasyVista Extended CMDB/Design : pour la formation au module de


Configuration Management DataBase (ou base de données de gestion des
configurations)

 Formation EasyVista Project : pour la formation au module de gestion de projets

 Formation EasyVista Service AppsStore : pour apprendre à concevoir des


applications d’entreprise

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