Sistemas de automatización de oficinas

En el presente documento se presentara el concepto sobre los sistemas de

automatización de oficinas, sus características, sus objetivos, ventajas y desventajas,
los tipos de software que lo componen y como este sistema le puede generar un gran
benéfico a las empresas que lo implementan desarrollando y utilizando todas las
capacidades que estos requieren para su correcta implementación y utilización.

Los sistemas de automatización de oficinas también conocidos por sus siglas en ingles
OAS que traducen (Office Automation Systems) pueden ser definidos como
“aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una
organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos,
las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico,
etc.” (blogspot, 2016), es decir es el proceso en el cual las actividades funda mentales
que se realizan en una oficina de una manera tradicional, se convierten atravesó de los
software que facilitan y realizan de una manera más eficiente estas tareas combinando
un conjunto de tecnologías de sistemas de información y comunicación que permiten
mejorar la productividad y los trabajos típicos de una oficina.

Los sistemas de automatización de oficinas tienen un objetivo principal el cual es

“incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías
como(datos, voz, imagen) que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones
(procesamiento de información, comunicaciones)orientadas a mejorar el desempeño de
las actividades realizadas dentro de una empresa” (blogspot, 2016), de igual manera el
OAS cuenta con características indispensables que se verán reflejadas cuando este
sea aplicado en una empresa como lo es contribuir al logro de metas y objetivos
planteado de una manera más rápida y sencilla, genera cambios en la manera de dirigir
y gerencia una compañía, como la manera en la que interactúa con clientes y
proveedores, y finalmente impacta de una manera positiva la organización
demostrándolo en los niveles de calidad. Para que todo esto pueda ser logrado es
indispensable que se conforme un buen hardware como software para que de esta
manera el sistema de automatización de la oficina se lleve a cabo de la mejor manera.

En nuestra actualidad las empresas dedicadas a el desarrollo software ofrecen una

amplia gama de productos los cuales en su mayoría deben ser comprados en planes
de pagos mes a mes o un pago al año y estos contienen múltiples opciones, la
empresa debe de ser muy cuidadosa y elegir el que más se adapte a sus necesidades
y así de esta manera ser más productiva y eficiente; dentro de estos software existe
una gran variedad aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de la
comunicación un claro ejemplo de esto es el software más utilizado en la
automatización de oficinas el cual es Microsoft office este funciona bajo los sistemas
operativos de Windows, Apple Mac Os y Linux mediante emuladores, dentro de este
paquete se encuentra hojas de texto como Word, hojas de cálculo como Excel,
programas de presentación como power point de igual manera existen más software
que contribuyen a el desarrollo de la automatización tales como:

*Microsoft office anteriormente mencionado este con un precio de 229.999 al año o

pago mensuales de 22.999

*Star Office tiene un precio de 31.23 euros siendo 113.489 pesos

*OpenOffice.org este no tiene precio

*KOffice

*Gnome Office

*LibreOffice

Es importante mencionar que estos software no son los únicos que se encargan del
proceso de automatización de una oficina, también los correos electrónicos, los
antivirus, las videoconferencias ayudan en ente proceso de igual manera los hardware
con los que cuente la empresa van de la mano con los software , como computadores,
teléfonos, fax electrónicos correos de voz entre otros, debido a que el mundo se
encuentra en una constante evolución y todo gira entorno a el internet muchos software
están evolucionando con esta plataforma y ya se encuentran como one drive, google
drive que contiene google docs. y hojas de cálculo, prezi, zoho y peepel, que trabajan
online y facilitan la conectividad entre personas. Gracias a todos estos software se
puede manejar información de cualquier tipo y con mayor rapidez, existe una gran
capacidad de almacenamiento, y las actualizaciones se hacen de una manera más
sencilla. Los sistemas de automatizaciones de oficinas pueden traer tanto ventajas
como desventajas las cuales son:

Ventajas

1- “Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del
proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema implementado.
2- Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el trabajo, se reduce
el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento.
3- Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información.
4- Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminución de la contaminación y
daño ambiental.
5- Racionalización y uso eficiente de la energía y la materia prima.
6- Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los trabajadores

Desventajas

1- Gran capital
2- Decremento severo en la flexibilidad
3- Incremento en la dependencia del mantenimiento y reparación.” (google sites)

Es decir los principales beneficios que esto nos traerá será ahorro de tiempo,
facilidad en los cálculos, rápido acceso a la información, y compartir
información con mayor facilidad entre una mayor cantidad de personas.

Para concluir podemos decir que los sistemas de automatización de oficinas

con el paso del tiempo han logrado que las compañías que los implementan
 realicen sus trabajos de una manera más eficiente, sencilla y ágil, para así de
esta manera alcanzar todas las metas y objetivos que estos se propongan
teniendo en cuenta el uso de tecnologías que día tras día se van actualizando
por esto es importante que las empresas se encuentren en un ritmo constante
de cambio y evolución.

Bibliografía
blogspot. (06 de Abril de 2016). sistemas automatizados de ofcinas. Obtenido de blogspot.com:
http://sistemautomatosv.blogspot.com/2010/09/sistemas-de-automatizacion-de-oficinas.html

google sites. (s.f.). sistemas de automatizacion de ofcinas. Obtenido de sites.google.com:

https://sites.google.com/site/informaticakalitohi/sistemas-de-automatizacion-de-oficinas

https://www.youtube.com/watch?v=CMR-SRKpLWY
https://sites.google.com/site/informaticakalitohi/sistemas-de-automatizacion-de-
oficinas
https://www.youtube.com/watch?v=tEx7EfhPu2o
https://sanmiranda.weebly.com/sistema-de-informacioacuten/2-sistema-de-
automatizacin-de-oficinas-oas
https://prezi.com/8xraqvvasro4/sistemas-de-automatizacion-de-oficinas-oas/
http://sistemautomatosv.blogspot.com/2010/09/sistemas-de-automatizacion-de-
oficinas.html
https://www.abox.com/productos.asp?pid=586
https://www.microsoft.com/es-co/p/office-365-
hogar/CFQ7TTC0K5DM/007R?source=googleshopping&OCID=AID737191_S
EM_VzN01iVK&gclid=CjwKCAjwmdDeBRA8EiwAXlarFl1JLYIrSC5vJeSLgVV8-
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