MANUAL DE CÓDIGO:

COMPETENCIAS RH.FR.13
PROCESO
RECURSO VERSIO
HUMANO 01

1. IDENTIFICACIÓN
Proceso Comercial
Cargo Jefe de Ventas y Facturación
Código jerárquico D3
Supervisión Vicepresidente
Ubicación San Carlos de Guaroa
Área Misional

2 PROPÓSITO GENERAL
mercantilizar y expender aceite crudo de palmiste, aceite crudo de palma y torta de
palmiste, así como de otros productos y servicios, teniendo en cuenta las orientaciones,
cantidades, precios, montos y compromisos con el fin de generar ingresos por nuestros
principales productos y servicios, de manera eficiente y en los tiempos fijados dentro del
mes proyectado.

3 USUARIOS CON LOS QUE INTERACTUA

INTERNAMENTE EXTERNAMENTE
Proceso gerencial
Clientes
Proceso administrativo y financiero
Proceso de control interno Proveedores de fruto
Proceso industrial

4 RESPONSABILIDADES
Realizar la predicción mensual de ventas de aceite de palma, palmiste, torta de
palmiste y cuesco teniendo en cuenta los recursos indispensables y disponibles para
llevar a cabo dicho prediccion.
Dirigir la organización y estrategia de cargue de despachos de aceite de palma,
palmiste y torta de palmiste.
Efectuar las ordenes de cargue de aceite de palma. Palmiste y torta de palmiste.
Renovarr y efectuar seguimiento a la predicción de ventas.
Organizar la estrategia de despacho de fertilizantes a los proveedores de fruto.
Complacer las necesidades del cliente fijándoles que el producto adquirido es de alta
calidad.
Efectuar pre liquidación de facturación en la plataforma de Agroweb por conceptos de
aceite crudo de palma, aceite crudo de palmiste, torta de palmiste y cuesco.
Efectuar facturación por otros conceptos en el sistema contable Agrowin.
Efectuar simulación de ventas para el mercado internacional de aceite crudo de
palma y de palmiste.
 Efectuar y enviar informe de ventas mensual al proceso gerencial, administrativo y
financiero y revisoría fiscal.
Efectuar y presentar certificación de primeras ventas de FEDEPALMA los primeros
tres días hábiles de cada mes.
presentar y liquidar ante FEDEPALMA las declaraciones de fondo de estabilización
de precios y fondo de fomento palmero.
Realizar recibo de pago del 95% del valor liquidado en la declaración del fondo de
estabilización de precios del penúltimo mes declarado.
Solicitar a FEDEPALMA los certificados de compensación y redimir el pago en
efectivo o cruzar con pagos pendientes con FEDEPALMA.
Realizar notas débitos a las empresa que se les maquila aceite por concepto de cuota
de sanidad al fondo de fomento palmero.
Autorizar y enviar salida de almacén de fertilizantes a los almacenistas para su
despacho.
Inspeccionar los descuentos de fertilizantes, insumos y herramientas a los proveedores
de fruto para su posterior deducción en los pagos mensuales de compra de fruto.
Hacer seguimiento a los indicadores del proceso de comercial.
Todas las demás que emanen de la naturaleza de su cargo.
5 REQUISITOS DEL CARGO
A EDUCACIÓN
Recomendable Administración de empresas, finanzas, contaduría, economía o
carreras afines
B FORMACIÓN
Recomendable en ventas, mercadeo y/o publicidad.
C EXPERIENCIA
Recomendable 1 años de experiencia en cargos similares.
D COMPETENCIA
1 Nunca 2 Ocasional 3 Frecuente 4 Siempre
Competencias Generales 1 2 3 4
Adaptabilidad 4
Iniciativa 3
Identificación con la organización 3
Orientación hacia el logro 3
Orientación hacia el cliente 3
Trabajo en equipo y cooperación 4
Orientación hacia la calidad 3
Autocontrol 3
Compromiso 4
Energía 4
Puntualidad 4
Trabajo bajo presión 4
Competencias específicas del área 1 2 3 4
Análisis de problemas
 Análisis numérico
Automotivación
Capacidad de análisis
Comunicación
Planificación y organización
Tolerancia al estrés
Trabajo bajo presión
Integridad
Responsabilidad
Competencias Directivas 1 2 3 4
Análisis y gestión de la información
Liderazgo
Planificación y control
Toma de decisiones
Comunicación escrita
6 MANEJO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
Excel
Formulación y diseño de tablas dinámicas
avanzado
Herramientas
Microsoft office, Internet
informáticas
Sistemas
Módulo de presupuesto
contables
7 PLAN DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO
PROCESO ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABL E

Gestión Inducción general a la

2 horas Jefe inmediato
Humana compañía

Gestión Una Jefe de ventas

Inducción general al cargo
Gerencial semana Saliente
Ciudad y fecha: Villavicencio 06 de octubre de 2014

Firma Firma Jefe

colaborador: Inmediato:
Nombre Jefe inmediato:
Nombre del colaborador:
2. Establecer las diferencias de los perfiles de cargo entre el formato actual de la
empresa y el formato que se va a realizar.

 El formato de perfil de cargo de la empresa no tiene la periodicidad con qué

frecuencia se hace.
 El formato de la empresa especifica con que usuario interactúa cada cargo.
El formato nuevo no vemos esta característica.

 El formato de la empresa contiene plan de inducción y entrenamiento

mientras el formato nuevo no cuenta con esta parte que no sirve para saber
qué tanto se demora un empleado nuevo en pasar la etapa de la inducción.

 El formato de la empresa tiene identificado quien supervisa cada cargo que

hay en la empresa mientras tanto el nuevo formato no nos identifica quienes
son los supervisores del cargo.
 El perfil de la empresa tiene identificado para cada cargo un código
jerárquico mientras tanto el nuevo modelo de perfil de cargo esta designado
por estratégico, táctico y operativo.
 PERFILES DE CARGOS CON NUEVO FORMATO

Jefe de ventas y
Cargo: Área
facturación Fecha actualización Nuevo perfil 04/09/2017
Salario: $3.000.000 Ventas
C.C y San Carlos
Planta Misional
nombre de Guaroa

Mercantilizar y expender aceite crudo de palmiste,

aceite crudo de palma y torta de palmiste, así como de
otros productos y servicios, teniendo en cuenta las
OBJETIVO DEL CARGO orientaciones, cantidades, precios, montos y
compromisos con el fin de generar ingresos por nuestros
principales productos y servicios, de manera eficiente y
en los tiempos fijados dentro del mes proyectado.

Nivel jerárquico Táctico

FUNCIONES PERIODICIDAD

Realizar la predicción mensual de ventas de aceite de palma, palmiste, torta de palmiste y

cuesco teniendo en cuenta los recursos indispensables y disponibles para llevar a cabo MENSUAL
dicho predicción.
Dirigir la organización y estrategia de cargue de despachos de aceite de palma, palmiste y
DIARIO
torta de palmiste.
Efectuar las ordenes de cargue de aceite de palma. Palmiste y torta de palmiste. DIARIO
Renovar y efectuar seguimiento a la predicción de ventas. DIARIO
Organizar la estrategia de despacho de fertilizantes a los proveedores de fruto. SEMANAL (2)
Complacer las necesidades del cliente fijándoles que el producto adquirido es de alta
DIARIO
calidad.
Efectuar pre liquidación de facturación en la plataforma de Agroweb por conceptos de
SEMANAL (3)
aceite crudo de palma, aceite crudo de palmiste, torta de palmiste y cuesco.
Efectuar facturación por otros conceptos en el sistema contable Agrowin. SEMANAL (2)
Efectuar simulación de ventas para el mercado internacional de aceite
MENSUAL
crudo de palma y de palmiste.
Efectuar y enviar informe de ventas mensual al proceso gerencial, administrativo y
MENSUAL
financiero y revisoría fiscal.
Efectuar y presentar certificación de primeras ventas de FEDEPALMA los primeros tres
MENSUAL
días hábiles de cada mes.
Efectuar, presentar y liquidar ante FEDEPALMA las declaraciones de fondo de
MENSUAL
estabilización de precios y fondo de fomento palmero.
Realizar recibo de pago del 95% del valor liquidado en la declaración del fondo de
MENSUAL
estabilización de precios del penúltimo mes declarado.
Solicitar a FEDEPALMA los certificados de compensación y redimir el pago en efectivo o
TRIMESTRAL
cruzar con pagos pendientes con FEDEPALMA.
Realizar notas débitos a la empresa que se les maquila aceite por concepto de cuota de
MENSUAL
sanidad al fondo de fomento palmero.
Autorizar y enviar salida de almacén de fertilizantes a los almacenistas para su despacho. SEMANAL (2)
Inspeccionar los descuentos de fertilizantes, insumos y herramientas a los proveedores de
fruto para su posterior deducción en los pagos mensuales de compra de fruto. MENSUAL

Hacer seguimiento a los indicadores del proceso de comercial. SEMANAL

REQUISITOS DEL CARGO

Requisitos intelectuales
Educación: Profesional Administración de empresas, finanzas, contaduría, economía o carreras afines.
Favorablemente especialista en Gerencia Comercial o mercadeo. Dominio de programas office y de Módulo
de Presupuesto.
Experiencia: Dos años de experiencia en cargos similares.

Complejidad: No requiere de mucha dificultad. Trabajo reiterativo bajo inspección general e inmediata.
Iniciativa: Requiere una gran iniciativa ya que este cargo lo amerita. Solucionar problemas sencillos de (50%
o más). Que se generan problemas en los envíos de aceite, insumos o fertilizantes.
Esfuerzo

Esfuerzo Físico: Requiere un esfuerzo físico entre el>1% y <25% para Coordinar la logística de cargue de
despachos de aceite de palma, palmiste y torta de palmiste.

Esfuerzo visual: Requiere un esfuerzo normal entre>25% y <50%. Debido a sus actividades más importantes
son comercializar o vender.

Concentración Mental: Requiere un alto esfuerzo mental para comercializar los productos de la empresa y
saber tratar a los clientes.

Responsabilidades Adquiridas
Dinero: El solo se ocupa de vender y no de recibir dinero ya que la cobranza es función de tesorería.
Personas: No maneja personas. Trabajo independiente.
Clientes: Atender de buena manera todas las personas que le compra el aceite de palmas. Por lo general
casos mayoristas.
Procesos: Proceso financiero administrativo y financiero en los descuentos de insumos y manejo de los
precios del aceite. Externamente clientes y proveedores de frutos. Aquellos usuarios con los que interactúa.
 Condiciones Y Ambiente de Trabajo

Condiciones de puesto: En la oficina que labora son las adecuadas para este puesto como iluminación y
comodidad. Aunque mantiene en constante movimiento.
Riesgo por enfermedad laboral: Estrés laboral y cansancio de manejar muchas cunetas o
registros de ventas.
Riesgo por accidente de trabajo: Muy bajo porque este cargo requiere más de esfuerzo mental, ya que es el
encargado de llevar la facturación y ventas de la empresa.
Competencia
NUNCA OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
COMPETENCIAS GENERALES 1 2 3 4
Adaptabilidad 4
Iniciativa 3
Identificación con la organización 3
Orientación hacia el logro 3
Orientación hacia el cliente 3
Trabajo en equipo y cooperación 4
Orientación hacia la calidad 3
Autocontrol 3
Compromiso 4
Energía 4
Puntualidad 4
Trabajo bajo presión 4
 Director de
Cargo:
Informática. Fecha actualización perfil 04/09/2017 Área Técnica

Salario: 3.000.000
C.C y San Carlos
Planta Administrativa
nombre de Guaroa

Planificar y efectuar actividades para mantener en

buen estado la infraestructura tecnológica de Palmeras
Carabo s.a, asegurando su disposición, fiabilidad y
OBJETIVO DEL CARGO
seguridad; y fortalecer con nuevos proyectos los
sistemas de información de la compañía, optimizando
los recursos para su desarrollo.

NIVEL JERÁRQUICO
FUNCIONES PERIOCIDAD
Planificar, dirigir y Controlar, el funcionamiento del proceso de informática y tecnología
Semanal
en la organización.
Determina normas y procedimientos del uso de hardware y Software. Mensual
Proponer, elaborar e implantar nuevos sistemas necesarios en la empresa. Mensual
Participar en las decisiones estratégicas de la compañía que afectan a los sistemas de
información y velar por el alineamiento entre el negocio y los recursos en tecnologías de Mensual
la información de la empresa.
Dar soporte y asistencia a los clientes internos en el manejo de las herramientas
Mensual
tecnológicas de la empresa.
Negociar con los proveedores lo relativo al servicio y productos informáticos y controlar
Mensual
sus servicios.
Administrar, asignar, distribuir y mantener la operatividad de los equipos informáticos. Semanal

Administrar los servicios de comunicación así como el acceso al correo electrónico, red
Semanal
LAN y velar por su buen funcionamiento.

Coordinar, proponer, evaluar, conducir la formulación y actualización de normas,

políticas y procedimientos relativos al empleo de los equipos, software, módulos, base
Mensual
de datos, sistemas de comunicación de datos y seguridad de la información de acuerdo a
los lineamientos establecidos por la Alta Dirección.

Proponer y asesorar técnicamente la adquisición de equipos, licencias de software,

Mensual
licencias de uso de usuario final y afines.

REQUISITOS DEL CARGO

Requisitos intelectuales
Educación: Preferiblemente Ingeniero de sistemas o afines a Sistemas y programación.
Experiencia: Preferiblemente 2 años de experiencia en cargos similares.
Iniciativa: Alta iniciativa pues de este dependen las alternativas en manejo y adecuación de equipos y
software para la organización.

Complejidad: Alta complejidad debido al manejo y desarrollo de software adecuado a la organización.

Esfuerzo
Esfuerzo Físico: No Requiere esfuerzo debido a sus actividades en materia de manejo de equipos de
cómputo.
Concentración Mental: Requiere de una concentración adecuada dependiendo de la actividad que ejecute
pues son diferentes sus actividades.
Esfuerzo visual: Muy Alto debido a su exposición a monitores la mayor parte de su actividad laboral.
Responsabilidades Adquiridas
Dinero: No es responsable de manejo de efectivo
Personas: Jefe de los Asistentes.
Clientes: Proveedores de licencias de software.
Procesos: Gestión informática y tecnología.
Condiciones Y Ambiente de Trabajo
Condiciones de puesto: Adecuado para un buen desempeño de su función con todos los
materiales necesarios para hacer sus arreglos así mantener en buen estado la infraestructura tecnológica
de Palmeras Carabo S.A.
Riesgo por enfermedad laboral: Bajo ya que no se ve expuesto a condiciones de trabajo adversas.
Encontramos el estrés o molestias en los ojos por contacto con muchos cables, polvo etc….

Riesgo por accidente de trabajo: Ambiente de trabajo normal. La posibilidad de que ocurra un accidente
es eventual. Se cumple acabo con los implementos de trabajo.
Competencia
NUNCA OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
Competencias Generales 1 2 3 4
Adaptabilidad 4
Iniciativa 4
Identificación con la organización 3
Orientación hacia el logro 3
Orientación hacia el cliente 3
Trabajo en equipo y cooperación 4
Orientación hacia la calidad 3
Autocontrol 3
Compromiso 4
Energía 4
Puntualidad 4
Trabajo bajo presión 4
 Asistente de
Cargo: informática y
tecnología Fecha actualización perfil 04/09/2017 Área
Salario: $900.000
C.C y San Carlos de
Planta
nombre Guaroa

Asistir en la ejecución de actividades para mantener

en buen estado la infraestructura tecnológica de
Palmeras Carabo S.A., asegurando su disponibilidad,
OBJETIVO DEL CARGO
confiabilidad y seguridad; y fortalecer con nuevos
proyectos los sistemas de información de la compañía
optimizando los recursos para su desarrollo.

NIVEL JERÁRQUICO
FUNCIONES PERIOCIDAD

Dar el soporte y mantenimiento de los canales de internet y red LAN de la empresa. semanal

Realizar gestión de redes y telecomunicaciones. semanal

Analizar, diseñar e implementar las aplicaciones informáticas. Mensual

Dar soporte y asistencia a los clientes internos en el manejo de las herramientas

Mensual
tecnológicas de la empresa.

Velar por el establecimiento de herramientas que permitan canalizar de forma eficaz las
semanal
necesidades de los clientes internos.
Corregir las fallas técnicas de los equipos. Mensual
Proporcionar apoyo técnico para las reuniones. Mensual
Asesorar técnicamente la adquisición de equipos, licencias de software, licencias de uso de
Mensual
usuario final y afines.

Asistir en la formulación, implementación y actualización de normas, políticas y

procedimientos relativos al empleo de los equipos, software, módulos, base de datos, Mensual
sistemas de comunicación de datos y seguridad de la información.

REQUISITOS DEL CARGO

Requisitos intelectuales
Educación: Preferiblemente Técnico o tecnólogo en sistemas.
Experiencia: 1 año de experiencia en cargos similares.
Iniciativa: Requiere una iniciativa de la Interpretación de las órdenes recibidas para solucionar problemas
sencillos. En este caso recibir las órdenes del Director de informática y tecnología además de solucionar los
problemas que se presente en la infraestructura tecnológica de la empresa.
Complejidad: Trabajo especializado de amplios conocimientos de oficio técnico en el área de sistemas.
Esfuerzo
Esfuerzo Físico: Requiere un esfuerzo físico mínimo en sus actividades informáticas.
Concentración Mental: Requiere un alto esfuerzo mental. Mantener en buen estado la infraestructura
tecnológica de Palmeras Carabo S.A. asegurando su disponibilidad, confiabilidad y seguridad; y fortalecer
con nuevos proyectos los sistemas de información de la compañía optimizando los recursos para su
desarrollo.

Esfuerzo visual: Requiere bastante alto esfuerzo ya que expone mucho los ojos cuando arreglar los
computadores o mantiene la página web actualizada para que este todo en excelente estado.
Responsabilidades Adquiridas
Dinero: No es responsable de manejo de efectivo
Personas: Solo responde por su propio trabajo.
Clientes: No maneja clientes externos pero hace parte de los clientes internos de la empresa.
Procesos: Gestión informática y tecnología para la infraestructura de Palmeras Carabo S.A
Condiciones Y Ambiente de Trabajo
Condiciones de puesto: Adecuado para un buen desempeño de su función con las herramientas necesarias
y programas para desarrollar su trabajo.
Riesgo por accidente de trabajo: Bajo. Sus actividades no son común los accidentes.
Riesgo por enfermedad laboral: Bajo ya que no se ve expuesto a condiciones de trabajo adversas. Lo más
común estrés laboral o cansancio.
Competencia
NUNCA OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
Competencias Generales 1 2 3 4
Adaptabilidad 4
Iniciativa 3
Identificación con la organización 3
Orientación hacia el logro 3
Orientación hacia el cliente 3
Trabajo en equipo y cooperación 4
Orientación hacia la calidad 3
Autocontrol 3
Compromiso 4
Energía 4
Puntualidad 4
Trabajo bajo presión 4
Cargo: Mensajero
Fecha actualización del perfil: 04/09/2017 Área
Salario: $800.000
C.C y San Carlos Servicios
Planta
nombre De Guaroa generales
Satisfacer las necesidades de recolección y entrega de
OBJETIVO DEL CARGO comunicación escrita; realizar consignaciones; recoger y recibir
elementos solicitados por la empresa.
Nivel jerárquico OPERATIVO
FUNCIONES PERIODICIDAD
Recoger y repartir la correspondencia. DIARIO
Realizar los depósitos en los bancos. DIARIO
Atender cualquier solicitud del área administrativa. DIARIO
Consignaciones en cheque y o efectivo. DIARIO
Entregar formularios de afiliaciones a seguridad social y parafiscales MENSUAL
Realizar retiro de cheques en entidades bancarias. DIARIO
Pagar Recibos. MENSUAL

REQUISITOS DEL CARGO

Requisitos intelectuales
Educación: Bachiller académico
Experiencia: Seis meses de experiencia como mensajero y tener vigente su licencia de conducción.
Iniciativa: No requiere de mucha iniciativa. Requiere exactamente órdenes recibidas.
Complejidad: No requiere mucha complejidad. Trabajo repetitivo bajo comprende peligros pocos comunes o
esfuerzo extra.
Esfuerzo
Esfuerzo Físico: Requiere un esfuerzo alto por el desplazamiento continuo, filas esperar y cargar equipaje.
Concentración Mental: Requiere un esfuerzo mental durante periodos cortos cuando conduce.
Esfuerzo visual: Requiere un esfuerzo alto cuando maneja para dirigirse a llevar la correspondencia o pagar
las consignaciones.
Responsabilidades Adquiridas
Personas: No maneja personal.
Dinero: Maneja dinero y se responsabiliza del cuándo hace los depósitos en el banco o consigna.
Clientes: No maneja clientes externos.
Procesos: Hacer los trámites correspondientes que le deja la empresa. Como entrega de correspondencias
hacer consignaciones.
Condiciones Y Ambiente de Trabajo
Riesgo por accidente de trabajo: Bastante alto debido a que se le pasa manejando.
Condiciones de puesto: Vehículo que maneja en buen estado. Las llantas resistentes y de buena calidad de
la moto. Además de recibir el pago del rodamiento y la gasolina.

Riesgo por enfermedad laboral: Alto debido al estrés del tráfico y por cambios de clima. Si no se usa el
equipo de protección personal (Casco, Guantes, Chaqueta y mangas y
botas e impermeable cuando llueve).

Competencias
NUNCA OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
Competencias Generales 1 2 3 4
Adaptabilidad 4
Iniciativa 3
Identificación con la organización 3
Orientación hacia el logro 3
Orientación hacia el cliente 3
Trabajo en equipo y cooperación 4
Orientación hacia la calidad 3
Autocontrol 3
Compromiso 4
Energía 4
Puntualidad 4
Trabajo bajo presión 4
Cargo: Servicios generales.
Fecha actualización de perfil. 04/09/2017 Área
Salario $690.000
CC y San Carlos Servicios
Planta
Nombre de Guaroa generales
Prestar el servicio de aseo y cafetería para que las instalaciones
Objetivo del cargo de la oficina mantengan en condiciones adecuadas para cumplir
con las labores administrativas.
Nivel jerárquico Operativo

FUNCIONES PERIODICIDAD

Prestar servicio de cafetería, suministrando bebidas dentro del horario establecido de

DIARIO (2)
cafetería.
Prestar el servicio de aseo en cada una de las instalaciones de la oficina, velando por su
DIARIO (2)
mantenimiento y buen orden de las mismas.
Administrar, solicitar y mantener existencia de elementos necesarios de aseo y cafetería SEMANAL
Sacar las basuras. SEMANAL(3)

REQUISITOS DEL CARGO

Requisitos intelectuales
Experiencia: Seis meses como mínimo trabajando en servicios generales.
Educación: Deseable bachiller.
Iniciativa: Poca iniciativa Requiere exactamente órdenes recibidas.
Complejidad: No requiere mucha complejidad. Trabajo repetitivo bajo comprende peligros pocos comunes
o esfuerzo extra.
Esfuerzo
Esfuerzo físico: Requiere un alto esfuerzo sus actividades lo exigen barrer, trapear, servir, lavar entre
otras….
Concentración Mental: Requiere baja concentración mental sus actividades son puramente físicas.
Esfuerzo visual: No requiere esfuerzo visual. Su trabajo se desenvuelve más en lo físico.
Responsabilidades Adquiridas
Personas: Dejarle el lugar limpio a los demás empleados de la oficina.
Dinero: No maneja dinero.
Clientes: No maneja clientes externos.
Procesos: No tiene ningún proceso.
Condiciones y Ambiente de trabajo

Condiciones de puesto: Aceptable tiene todos los elementos necesarios (escobas, traperos, manguera,
vasos e implementos de aseo)
Riesgo por accidente de trabajo: Alto por riesgos caídaso fracturas. Cuerpo.
Competencias
NUNCA OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
Competencias Generales 1 2 3 4
Adaptabilidad 4
Iniciativa 3
Identificación con la organización 3
Orientación hacia el logro 3
Orientación hacia el cliente 3
Trabajo en equipo y cooperación 4
Orientación hacia la calidad 3
Autocontrol 3
Compromiso 4
Energía 4
Puntualidad 4
Trabajo bajo presión 4