Código Visual Basic para Facturas Avanzadas

1.
1 FUNDAMENTOS DE EXCEL
Excel es una de las aplicaciones de Microsoft con mayor uso dentro de las empresas por su
versatilidad y funcionalidad, debido al gran potencial que tiene esta herramienta tecnológica, por
ello es de vital importancia conocer su funcionamiento, ya que, las tecnologías forman parte
importante en el desarrollo económico, educativo y laboral de nuestras vidas.
La pantalla principal
Para comenzar a trabajar con Excel, debemos conocer la interfaz de la aplicación, cuando abrimos
la aplicación nos mostrará la pantalla de inicio con las diferentes opciones con las cuales podremos
trabajar, con un libro en blanco, alguna plantilla o a partir de un archivo ya existente (Fig. 1).
Figura 1. Pantalla de inicio
Cuando iniciamos nuestro trabajo con un libro nuevo de Excel, se nos muestra su pantalla principal,
que está conformada por varios elementos; es importante saber cómo está integrada esta pantalla
y para qué sirve cada uno de sus componentes, de esta forma será más fácil entender su
funcionamiento.
L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 1

Libro de trabajo
Los archivos que se generan dentro de esta aplicación son llamados libros, ya que están integrados
por diferentes hojas, dentro de cada una de las cuales se pueden realizar diferentes operaciones,
por ello son conocidas como hojas de cálculo.
La pantalla principal de Excel tiene varios elementos cuya ubicación y funcionalidad es importante
conocer.
Figura 2. Pantalla principal de Excel
Barra de título: Esta barra nos indica el nombre de la aplicación y el nombre del archivo, está ubicada
en la parte superior de la pantalla, cuando creamos un documento nuevo de Excel, se mostrará en
la Barra de título: Libro1 – Excel (Fig. 3).
Figura 3. Barra de título
Como señalamos líneas arriba, los documentos de Excel se conocen como libros, así, cuando
creamos uno nuevo automáticamente se genera el nombre Libro1, el siguiente documento nuevo
aparecerá como Libro 2 y así sucesivamente para cada libro nuevo creado, hasta que se guarde con
un nombre permanente.

Cuando abrimos los libros de trabajo en Excel por primera vez, se muestra activa una hoja de trabajo,
denominada Hoja1, a la que podemos agregar las hojas necesarias según sea el caso, dando clic en
el ícono con el signo más (+), el límite marcado de número de hojas en un libro de trabajo, estará
limitado por la memoria definida de la PC (hasta la versión 2003 podíamos agregar hasta 256, en
versiones posteriores no hay un límite establecido, porque depende de la memoria disponible). En
la parte inferior del área de trabajo podremos observar el número de hojas que se están utilizando
en cada libro, por medio de etiquetas (Fig. 4).
Figura 4. Hoja activa
Barra de accesos directos o rápidos: Podemos configurar esta barra para visualizar sólo los
comandos que utilizaremos con mayor frecuencia. Está ubicada en la parte superior de la pantalla,
a la izquierda (Fig. 5).
Figura 5. Barra de accesos directos
Botones de comando: Estos botones nos permitirán manipular la aparición, agrandamiento o

disminución de la ventana de la aplicación, es decir, minimizar, restaurar, maximizar o cerrar la
ventana. También está el comando Ayuda, por medio del cual podremos obtener información sobre
la aplicación (Fig. 6).
Figura 6. Botones de comando
Área de trabajo: Es un área cuadriculada dividida en columnas y filas, a cuya intersección se le

denomina celda.
En esta área de trabajo se realizan todas las tareas: cálculos u operaciones, por medio de datos,
referencias, fórmulas o funciones, para trabajar con gran cantidad de números.

Las columnas están compuestas por un conjunto de celdas dispuestas verticalmente, están
señaladas por medio de letras, por ejemplo A, B,…Z, AA, AAB, ABC.., desde A hasta XFD (Fig. 7).
Figura 7. Ejemplo de columna
Las filas, por su parte, están compuestas por un conjunto de celdas dispuestas horizontalmente,
están señaladas por medio de números, por ejemplo 1, 2, 3…, desde 1 hasta 1,048, 576 (Fig. 8).
Figura 8. Ejemplo de fila
La intersección entre una columna y una fila se denomina celda, cada una está identificada por una
combinación de la letra de la columna y el número de la fila, comienzan desde A1 hasta XFD1048576.

Las celdas se identifican con el nombre de la columna donde están ubicadas y con el número de la
fila, por ejemplo, la primera celda está ubicada en la intersección de la columna A y la fila 1 por lo
tanto la celda se nombra A1 (Fig. 9).
Figura 9. Ejemplo de celda
Cuando seleccionamos alguna celda con el cursor, podemos identificarla porque su contorno está
remarcado, a esta celda se le conoce como celda activa, pues está lista para trabajar con ella.
Del mismo modo quedan activadas la columna y la fila donde se encuentra la celda activa, podremos
ver cuál es la celda activa desde el cuadro de nombres, ubicado en la barra de fórmulas.
Barra de fórmulas: En esta barra podremos ingresar y realizar los cálculos sobre los datos de la celda
activa, también podemos trabajar desde aquí con el Asistente de funciones (Fig. 10).
Figura 10. Barra de fórmulas
Cuadro de nombres: Dentro de este espacio podremos identificar la celda activa, también podemos
realizar nombramientos de rangos, un rango se identifica como el conjunto de celdas seleccionadas
continuamente. Estableciendo rangos de celdas podemos manejar fácilmente bloques enteros de
celdas, ya que se reconocen como una “unidad”. Esta característica constituye una enorme ventaja
dentro de la hoja de cálculo para realizar todo tipo de operaciones.
Cinta de opciones: Es donde encontraremos las representaciones gráficas (iconos) de los comandos
que utilizaremos en Excel; estos comandos estarán ordenados por medio de fichas y grupos, donde
estarán ubicados dichos iconos, del lado derecho de la Cinta de opciones también podremos

encontrar el botón Archivo donde encontraremos algunos comandos adicionales como Imprimir,
Guardar, Guardar como., etc. (Fig. 11).
Figura 11. Cinta de opciones
Barra de estado: Como su nombre lo indica, es donde se muestra el estado actual de nuestro
documento, si se encuentra guardando, imprimiendo o si está listo para introducir datos, también
podemos ubicar las vistas del documento y el zoom para adecuar la visualización del mismo (Fig.
12).
Figura 12. Barra de estado
1.1.1. Ingreso de datos

Cuando seleccionamos alguna celda, ésta quedará como celda activa y nosotros podremos
introducir los datos que sean necesarios, como datos (numéricos o de texto), referencias, fórmulas
o funciones.
Los datos insertados se mostrarán tanto en la celda activa como en la barra de fórmulas, como
mostramos en la Figura 13:
Figura 13. Ejemplo de datos en celda activa y barra de fórmulas

Una vez introducidos los valores correctos en la celda, podremos continuar dando Enter o Intro,
dando clic en el botón Introducir o con las teclas de desplazamiento.
Si los valores son incorrectos debemos dar clic en el botón Cancelar o con la tecla Esc.
Cuando introducimos una fórmula de manera incorrecta en la celda se nos muestra una ventana de
diálogo con la información sobre el posible error cometido, en la cual se indica una propuesta para
su corrección. Si estamos de acuerdo con la opción debemos dar clic en Aceptar.
Cuando la fórmula es incorrecta puede aparecer un mensaje de error, si esto ocurre, se mostrará un
código en la celda, el cual nos indica cómo podríamos resolverlo, nos orientará sobre la clase de
error y por medio de él podemos encontrar la falla en la fórmula.
Tipos de datos
Estos son los diferentes tipos de datos que podemos introducir en las celdas:
Tipo Descripción
Valores constantes Es cualquier dato que se introduce en las celdas
directamente y que se puede utilizar en cualquier
momento sin alterarlo, como un número, una fecha o
texto.
Números Los datos numéricos incluyen los caracteres: 1, 2, 3, 4, 5,
6, 7, 8, 9, 10 y los signos especiales: +, -, *, /, %, (), E, e, $
y €.
Fecha u hora El formato de fecha u hora se puede representar por
medio de los caracteres /, - y :, dependiendo del formato
seleccionado fecha corta, fecha larga u hora.
Texto Es cualquier conjunto de caracteres como letras, dígitos
y caracteres especiales.
Referencias Las referencias nos permiten encontrar la ubicación de
una celda para extraer su contenido, precedido del signo
=.
Fórmulas Por medio de ellas podemos realizar operaciones
aritméticas, utilizando valores (datos numéricos,
referencias y funciones) y operadores, cuidando las
jerarquías de los operadores y precedido del signo =.
Funciones Son expresiones que están definidas en Excel para poder
trabajar de manera más sencilla con los datos y las
fórmulas en las hojas de cálculo, precedido del signo =.
Cuadro 1. Tipos de datos

1.1.2. Formato de datos
En todas y cada una las celdas de Excel, podemos insertar datos y fórmulas matemáticas para
obtener resultados. Adicionalmente, también podemos darles una buena presentación a los datos
o resultados de las fórmulas insertadas en las celdas, con ello podríamos tomar decisiones o emitir
conclusiones cuando presentemos nuestra información con algún formato específico, por ejemplo,
calificaciones reprobatorias o pérdidas en color rojo, calificaciones aprobatorias o ganancias en
color azul.
De este modo es más sencillo verificar información resaltada con el formato de las celdas.
Por medio de la Cinta de opciones podremos dar formato a las celdas, seleccionado el grupo Fuente,
dentro de la ficha Inicio, en donde encontraremos las diferentes alternativas para modificar el
aspecto de los contenidos de las celdas.
Fuente: Para modificar la apariencia de nuestros datos, podemos utilizar los comandos integrados
en el grupo Fuente, con los cuales podremos aplicar tamaño y color a la fuente, resaltar el contenido
con un subrayado o negrita, etc. (Fig. 14).
Figura 14. Grupo Fuente
Debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas en donde se aplicará el formato, se

pueden aplicar varios comandos en los contenidos de las celdas, como puede ser negrita y color de
la fuente.
Se mostrará una vista previa de cómo quedará aplicado el formato dentro del cuadro de diálogo,
una vez terminada la aplicación del formato debemos dar clic en Aceptar.
Podemos utilizar también las opciones que están contenidas en el cuadro de diálogo Formato de
celdas, que se activa cuando damos clic en la parte inferior derecha del grupo Fuente (Fig. 15).

Figura 15. Formato de celdas. Ficha Fuente
A continuación, mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Fuente:
Ícono Descripción
Por medio de él podremos ver el tipo de fuente del contenido de la celda; para
cambiarlo debemos seleccionar una opción de la lista desplegable.
También podemos visualizar el tamaño de la fuente por medio de este
recuadro, para cambiarlo debemos seleccionar una opción de la lista
desplegable.
Por medio de esta opción podremos hacer más grueso el trazo del contenido
de la celda, dándole un formato de negrita o desactivándolo dependiendo de
si está o no activada la opción.
Esta opción es parecida a la anterior, en este caso se cambia el aspecto del
trazo del contenido de la celda, es decir, se visualiza en letra cursiva o redonda.
Activando o desactivando este botón, el contenido de la celda aparece
subrayado o no.
Por medio de esta opción podremos elegir el color de la fuente del contenido
de la celda, para cambiarlo debemos seleccionar una opción de la lista
desplegable.
Cuadro 2. Comandos de la ficha Fuente
Alineación: Cuando insertamos los datos en las celdas, se asigna de manera automática una
alineación para el tipo de dato, por ejemplo, a los datos de texto se les asigna una alineación hacia

la izquierda, mientras que a los datos numéricos o de fecha, se les asigna una alineación hacia la
derecha. Si deseamos cambiar la alineación automática, podemos hacerlo en el grupo Alineación,
para ello debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas en donde se aplicará la
alineación (Fig. 16).
Figura 16. Grupo Alineación
celdas, que se activa cuando damos clic en la parte inferior derecha del grupo Alineación. Se
mostrará el cuadro de diálogo, una vez elegidas las opciones se tiene que dar clic en Aceptar (Fig.
17).
Figura 17. Formato de celdas. Ficha Alineación
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L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO
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A continuación, te mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Alineación:
Ícono Descripción
El contenido de las celdas se queda alineado en la parte
superior.
El contenido de las celdas se queda centrado respecto a la
altura del contenido.
El contenido de las celdas se queda alineado en la parte
inferior.
El contenido de las celdas quedará alineado horizontalmente
en la parte izquierda.
El contenido de las celdas quedará centrado
horizontalmente.
El contenido de las celdas quedará alineado horizontalmente
en la parte derecha.
Por medio de esta opción podremos orientar el ángulo del
contenido de las celdas, por ejemplo, de arriba hacia abajo o
viceversa a 90°, de manera diagonal a 45°.
Con la opción Ajustar texto, podremos ajustar la disposición
del contenido al tamaño de la celda, si no lo hacemos el
contenido se visualizará en las celdas contiguas.
Por medio de este botón podremos unir las celdas
seleccionadas y centrar su contenido como si fuera una sola
celda.
Acerca o aleja el contenido del borde de la celda.
Cuadro 3. Comandos de la ficha Alineación
Bordes: Para poder resaltar el contenido de una celda podremos aplicar líneas en los bordes
utilizando las diferentes opciones del botón Bordes, ubicado dentro del grupo Fuente.
Debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas en donde se aplicará el comando

para bordes (Fig. 18)
Figura 18. Grupo Fuente. Botón Bordes
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celdas, que se activa cuando damos clic en la parte inferior derecha del grupo Fuente,
posteriormente debemos seleccionar la ficha Borde. Se mostrará el cuadro de diálogo, una vez
elegidas las opciones tenemos que dar clic en Aceptar. Cuando seleccionemos alguna alternativa, se
mostrará en el recuadro Borde una vista previa de cómo se visualizará la aplicación de los bordes
(Figs. 19 y 20).
Figura 19. Opciones botón Bordes Figura 20. Formato de celdas. Ficha Borde
A continuación, mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Borde:
Ícono Descripción
Se activará alguna de las tres opciones siguientes: Ninguno,
Contorno e Interior de manera automática.
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2
En este recuadro podremos activar el borde que nosotros queramos
dando clic directamente sobre el botón de la celda, así podremos
colocar líneas arriba, abajo, a un lado o en todo el contorno de una
celda; o en medio de conjuntos verticales u horizontales de
conjuntos de celdas.
Se selecciona el estilo de línea, dentro de las opciones de la lista.
Podemos elegir el color de la línea del borde, desde la lista

desplegable de esta opción.
Cuadro 4. Comandos de la ficha Borde
Rellenos: Para darle una mejor presentación o distinguir el contenido de las celdas también
podemos darle un color interior o un relleno de celda, utilizando el botón Color de relleno ubicado
dentro del grupo Fuente. Debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas en donde
se aplicará el color de relleno (Fig. 21).
Figura 21. Botón Color de relleno
celdas, que se activa cuando damos clic en la parte inferior derecha del grupo Fuente,
posteriormente seleccionaremos la ficha Relleno. Se mostrará el cuadro de diálogo, una vez elegidas
las opciones tenemos que dar clic en Aceptar (Figs. 22, 23 y 24).
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Figura 23. Opciones Color de
trama
Figura 22. Formato de celdas. Ficha Relleno
Figura 24. Opciones Estilo de trama
A continuación, te mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Relleno:
Comando Descripción
Color de Trama Podrás seleccionar un color de la lista desplegable para la trama
seleccionada (Fig. 23).
Estilo de trama Se podrá elegir de la lista desplegable un estilo de trama, para darle un
relleno a la celda parecido a un papel tapiz (Fig. 24).
Efectos de Relleno Con esta opción se pueden personalizar los rellenos para darle un efecto
de degradación de colores.
Cuando las opciones mostradas en la paleta de colores no son
Más colores… satisfactorias, se pueden buscar los colores estándar o personalizados
desde esta opción.
Cuadro 5. Comandos de la ficha Relleno
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Números: Para darle un formato específico a los datos dentro de las celdas, podemos modificar la
visualización de los mismos, utilizando el recuadro Formato de número ubicado dentro del grupo
Número. Como es habitual, debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas donde
se aplicará el formato de número (Fig. 25).
Figura 25. Grupo Número
celdas, que se activa cuando damos clic en la parte inferior derecha del grupo Número. (Figs. 26 y
27). Se mostrará el cuadro de diálogo, luego, una vez seleccionada la configuración del formato de
número, aparecerá una muestra del aspecto de los datos, si estamos de acuerdo en el formato,
debemos dar clic en Aceptar.
Figura 26. Formato de celdas. Ficha Número Figura 27. Opciones formato de número
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A continuación, te mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Número:
Comando o Ícono Descripción

General Esta opción es la que está predeterminada por la aplicación, muestra el
valor exactamente como es introducido, permite cualquier formato
como enteros, decimales, etc.
Número Con esta opción podemos especificar el número de decimales y utilizar
el separador de miles.
Moneda Nos permite especificar el número de decimales y seleccionar el
símbolo monetario al que pertenece el valor al que se le está dando
formato.
Contabilidad El formato es muy similar al de moneda, sólo cambia en la alineación de
los símbolos monetarios y las comas decimales de la columna.
Fecha Con esta opción podremos representar los valores con fechas y horas,
dependiendo del formato que se elija, puede ser de manera corta o
larga.
Hora Con esta opción podremos representar los valores de horas, se pueden
elegir diferentes formatos.
Porcentaje Esta opción multiplica el valor de la celda por 100 y asigna de manera
automática el símbolo %, es importante identificar el valor de la celda
para no cometer ningún error cuando asignemos este formato.
Fracción Nos permite escoger introducir valores en fracciones, con diferentes
formatos establecidos.
Científica Esta opción muestra el valor de la celda como exponencial para reducir
el tamaño de una cantidad muy grande. Se puede elegir el número de
decimales.
Texto Nos permite tratar cualquier dato como texto, incluso cuando
solamente introducimos números en las celdas.
Especial Está conformado por formatos especiales, como puedan ser el código
postal o el número de teléfono, para dar un seguimiento especial en las
bases de datos.
Personalizada Por medio de esta opción, podemos crear nuestros propios formatos,
modificando los tipos establecidos o creando nuestros propios códigos.
Podemos darle un formato rápido de moneda con este botón a los
valores de las celdas y seleccionar el símbolo monetario deseado de la
lista desplegable
Podemos darle el formato de porcentaje de manera rápida, con este
botón.
Muestra el valor de la celda con separador de miles.
Este comando sirve para agregar o añadir decimales a los números de

las celdas seleccionadas.
Cuadro 6. Comandos de la ficha Número

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1.2 Fórmulas
Las fórmulas dentro de Excel juegan un papel muy importante, para realizar operaciones o cálculos
matemáticos. Como primer paso debemos entender para qué nos sirven, cómo están conformadas,
cuál es la estructura que deben tener y cómo se comporta cada uno de sus elementos.
Utilizando correctamente las ventajas que nos ofrecen las fórmulas dentro de Excel, podremos
hacer más rápido y fácil el cálculo de las operaciones aritméticas básicas evitando la repetición
continua de ciertos procesos.
Las fórmulas en Excel tienen los siguientes elementos:
1. operadores,
2. datos numéricos,
3. referencias,
4. funciones.
Para realzar operaciones aritméticas básicas en Excel, como suma, resta, multiplicación o división,
se necesitan por lo menos dos valores y un operador, precedidos del signo = (igual).
Ejemplos:
Operación Aritmética Fórmula

Suma = Valor1 + Valor2
Resta = Valor1 – Valor2
Multiplicación = Valor1 * Valor2
División = Valor1 / Valor2
Cuadro 7. Operaciones aritméticas
Nota: Es importante mencionar que podemos realizar más de una operación aritmética dentro de
la misma fórmula.
1.2.1 Elementos: referencias, rangos, operadores y signos de agrupamiento
Referencias: Una referencia nos permite ubicar algún lugar o es un punto de partida, dentro de
Excel, las referencias nos facilitarán el trabajo con los contenidos de las celdas, de este modo cuando
utilicemos una referencia, estaremos extrayendo el contenido de alguna celda para utilizar su valor.
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En otras palabras, las referencias nos permitirán encontrar la ubicación de una celda para extraer
su contenido, para facilitar el manejo de los datos dentro de área de trabajo de Excel.
Por ello, Excel es una herramienta muy dinámica y tiene un fuerte impacto en el manejo de
operaciones o cálculos matemáticos.
Rangos: Los rangos son intervalos que contienen datos, desde un punto mínimo hasta un punto
máximo (límites), dentro de Excel se entiende por rango al conjunto de celdas seleccionadas de
manera continua (Fig. 28).
Figura 28. Rango de celdas
En la imagen podremos ver cómo está seleccionado un conjunto de celdas (rango) de manera
continua. Para representar este rango dentro de una función debemos saber utilizar los operadores
de referencia para darle mayor claridad al tema. Este rango de celdas se representa en Excel de la
siguiente manera:
C1:C10
Donde se indica que el rango inicia en la celda C1 y la celda C10 es el final de la selección, ambas
indicaciones están separadas por el operador de referencia “:” (dos puntos), que nos indica “Desde
y Hasta”, así pues, la expresión del rango se debe leer de la siguiente manera: desde C1 hasta C10.
Controlador de relleno: Esta función nos permitirá crear copias o seriaciones de datos, por medio
de ella podremos arrastrar las celdas hacia la derecha o hacia abajo (recomendado), hacia arriba o
hacia la izquierda (no es muy recomendable). Para poder utilizar esta opción es importante dar clic
en la parte inferior derecha de la celda o rango activo, mantener el botón derecho sostenido hasta
donde se requiera realizar el relleno de celdas, sea copia, sea seriación de datos (Fig. 29).
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Figura 29. Controlador de relleno
Para utilizar las opciones del Controlador de relleno primero debemos realizar el arrastre de la celda,
para que pueda mostrarse la “etiqueta inteligente” que nos permitirá utilizar las diferentes opciones
de dicho controlador, sólo es necesario dar clic sobre la “etiqueta inteligente”, para mostrar las
alternativas por medio de una lista desplegable (Figs. 30 y 31).
Figura 30. Etiqueta inteligente Figura 31. Opciones de la etiqueta inteligente
Es importante entender que si el contenido de la celda es un número, cuando utilicemos el

controlador se creará una copia de datos de manera automática. Para realizar una seriación de datos
es necesario seleccionar la opción Serie de relleno de la lista que se despliega cuando damos clic
sobre esta etiqueta inteligente (Fig. 32).
Figura 32. Serie de relleno
Cuando se utiliza el Controlador de relleno sobre una celda que contiene una referencia, fórmula o
función, de manera automática se generará una seriación sobre las referencias o rangos de celdas
contenidos en la celda seleccionada.
En el caso de que utilicemos dicho controlador sobre celdas que contienen textos, sólo podremos
realizar copias de los datos, a menos que el texto contenido esté formado por letras y números, por
ejemplo: Vendedor1; en este caso se generará una copia de datos de manera automática, pero
también se podrá realizar una seriación.
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9
Operadores: Un operador es un carácter que representa una operación y es un elemento
fundamental en las fórmulas. Cuando realizamos operaciones aritméticas básicas, como se
mencionó anteriormente, necesitamos al menos un operador aritmético y dos valores, estos
operadores nos permitirán ejecutar un cálculo dentro de una formula insertada en una celda.
Además de los operadores aritméticos, también tenemos los operadores de comparación,

operadores de referencia y operadores de texto.
Operadores aritméticos: Estos operadores son los más comunes cuando se emplean fórmulas, se
utilizan combinando con datos numéricos, referencias, funciones y los operadores, todos estos
precedidos por el signo = (igual) (Cuadro 8).
Operadores Aritméticos
Operador Nombre Fórmula
+ Suma =5+2
- Resta =5-2
* Multiplicación =5*2
/ División =5/2
% Porcentaje =5%
^ Potencia =5^2
Cuadro 8. Operadores aritméticos
Operadores de comparación: Estos operadores permitirán comparar dos datos numéricos o de

texto, cuyo resultado serán valores lógicos, puede ser falso (negativo) o verdadero (positivo), estos
operadores se utilizan con las funciones lógicas (Cuadro 9).
Operadores Condicionales
> Mayor que =5>2
< Menor que =5<2
>= Mayor o igual que = 5 >= 2
<= Menor o igual que = 5 <= 2
= Igual que =5=2
<> Diferente de = 5 <> 2
Cuadro 9. Operadores condicionales
Operadores de texto: Por medio de estos operadores podemos unir dos cadenas de texto, para
formar textos compuestos por medio de una fórmula (Cuadro 10).
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Operadores de Texto
& Concatenación = “ESCA”&”2017”
Cuadro 10. Operadores de texto
Operadores de referencia: Estos operadores nos permitirán identificar un rango, o la selección de

dos o más referencias, es importante mencionar que nosotros utilizamos la configuración
latinoamericana y por ello utilizamos la coma (,) para indicar el operador de unión, y no el punto y
coma (;) que se utiliza en la configuración regional de España (Fig. 36).
Operadores de Referencia
: Rango Indica el inicio y fin de una selección C1:C10, desde la celda
C1 hasta la celda C10
, Unión Indica las celdas que están seleccionadas de manera no
continua: C1,C10
(Espacio en blanco) Intersección Nos indica la intersección entre dos rangos seleccionados
C1:C10 A5:E5
Cuadro 11. Operadores de referencia
Jerarquía de los operadores: Cuando se utilizan fórmulas dentro de Excel, es importante saber cómo
estructurarlas, para ello debemos conocer los tipos de operadores y la manera cómo se ejecutan
dentro de una celda, pues los operadores tienen un orden jerárquico cuando se realizan los cálculos
(Cuadro 12).
Precedencia de los operadores

Operador Operación Precedencia
: Rango 1
(Espacio en blanco) Intersección 2
, Unión 3
- Negación 4
% Porcentaje 5
^ Potencia 6
*/ Multiplicación y División 7
+- Suma y Resta 8
& Concatenación 9
= < > <= >= <> Comparación 10
Cuadro 12. Precedencia de los operadores
Las fórmulas pueden estar integradas por varios operadores y estar unidas por medio de signos de
agrupación.
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1
Es importante mencionar que, si tenemos una fórmula con operadores de la misma jerarquía, las
operaciones se ejecutan de izquierda a derecha.
Signos de agrupamiento: Estos signos de agrupación, como su nombre lo indica, nos permitirán
reunir operaciones por medio de paréntesis (agrupar), con esto le daremos mayor prioridad en la
ejecución sobre cualquier operador visto anteriormente.
Tenemos los signos de agrupamiento:
1. ( )
Los paréntesis son los más utilizados dentro de las fórmulas de Excel.
Cuando tenemos en una fórmula varios agrupamientos, es decir, un agrupamiento dentro de otro,
se ejecutan de adentro hacia afuera.
1.2.2 Referencias: absolutas, relativas, mixtas

Cuando trabajamos con las celdas, podemos insertar referencias ya sea, en fórmulas o en funciones.
Para poder utilizarlas de manera correcta, debemos saber qué tipos existen y entender cómo se
comportan.
Tenemos tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas; cada una de ellas tiene una función
y comportamiento diferente, ya sea para representar una celda, o un rango o un conjunto de ellas
(Cuadro 13).
Referencias
Tipo Representación Comportamiento Descripción
Se activa por defecto en Excel, para
Relativa =A1 Dinámica
indicar una referencia.
Se agrega el signo “$”, antes del
Absoluta =$A$1 Estática
indicador de la columna y fila.
Es una combinación de las
=$A1 referencias anteriores, mientras
Mixta Combinación una parte de la referencia es
=A$1 relativa, la otra es absoluta o
viceversa.
Cuadro 13. Referencias
Referencia relativa: Cuando utilizamos una referencia relativa, cada vez que la copiamos a otra
celda o la arrastramos con el Controlador de relleno, esta referencia se adaptará al cambio y se
2
2
modificará de acuerdo con el movimiento sobre las columnas y filas de su ubicación original, este
tipo de referencia se activa por defecto en Excel.
Ejemplo:
Figura 33a. Ejemplo referencia relativa 1 Figura 33b. Ejemplo referencia relativa 2
Figura 33c. Ejemplo referencia relativa 3
Lo que sucedió en el ejemplo de las imágenes, fue lo siguiente, en la celda F8 se insertó una
referencia sobre la celda C3 (Fig. 33a), cuando se copió la referencia hacia el rango de las celdas A6
hasta E10, las referencias se adaptan al movimiento sobre Columnas y Filas (Fig. 33b); si se copia la
referencia hacia la celda D9, tomaría la referencia de D4, porque se movió una columna a la derecha
y una fila hacia abajo, se modificó de C a D la columna y la fila de 3 a 4, es decir, se adaptó al
movimiento la referencia, porque es Dinámica (Fig. 33c.)
Referencia absoluta: Cuando utilizamos una referencia absoluta, cada vez que la copiamos a otra
celda o la arrastramos con el Controlador de relleno, esta referencia no cambiará, ni se modificará
sobre la columna y fila de su ubicación original.
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3
Ejemplo:
Figura 34a. Ejemplo referencia absoluta Figura 34b. Ejemplo referencia absoluta
Figura 34c. Ejemplo referencia absoluta
Lo que sucede en el ejemplo de las imágenes, es lo siguiente, en la celda F8 se insertó una referencia
sobre la celda C3 (Fig. 34a). Cuando copiamos la referencia hacia el rango de las celdas A6 hasta E10,
las referencias no cambian sobre las columnas y filas (Fig. 34b). Si se copia la referencia hacia la
celda D9, seguiría indicando la referencia de C3, aunque se movió una columna a la derecha y una
fila hacia abajo, no cambia, es decir, no se adapta al movimiento la referencia, porque es estática,
por ello se agregan los signos “$”, antes del indicador de la columna y la fila (Fig. 34c).
Referencia mixta: Cuando utilizamos una referencia mixta, cada vez que la copiamos a otra celda o
la arrastramos con el Controlador de relleno, esta referencia se adaptará al cambio y se modificará
de acuerdo con la columna si es relativa o permanecerá fija la fila si es absoluta, o viceversa.
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Ejemplos:
Figura 35a. Ejemplo referencia mixta Figura 35b. Ejemplo referencia mixta
Figura 35c. Ejemplo referencia mixta Figura 35d. Ejemplo referencia mixta
Figura 35e. Ejemplo referencia mixta Figura 35f. Ejemplo referencia mixta
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5
Lo que sucede en el ejemplo de las imágenes, es lo siguiente, en las celdas C8 y H8 se insertaron las
referencias sobre la celda C3 y H3 respectivamente (Figs. 35a y 35b). Cuando copiamos la referencia
hacia el rango de las celdas A6 hasta E10 y F6 hasta J10, las referencias cambian sobre las columnas
o filas, según el tipo de referencia mixta que se utilice (Figs. 35c y 35d). Si se copia la referencia hacia
la celda D9 o I9, se adaptará al movimiento de la columna o fila, es decir, una se adapta al
movimiento de la columna y otra al movimiento de la fila, por agregarse el signo “$” antes del
indicador de la columna o la fila (Figs. 35e y 35f), los valores de las columnas están fijas, en el primer
ejemplo y en el segundo son las filas las que están fijas.
Cambiar el tipo de referencia: Para poder cambiar el tipo de referencia de manera sencilla, de
relativa a absoluta, o de cualquiera de ellas a mixta, empleamos la tecla F4, es decir, cuando
introducimos una referencia a una celda, presionamos a continuación la tecla F4 e irá cambiando, a
cada una de las referencias antes vistas.
Por ejemplo, si se introduce en una celda la referencia a la celda A1 y se presiona la tecla F4,
cambiará el tipo de referencia a $A$1; si se presiona la tecla F4 una vez más, se modificará a A$1; y
si se presiona otra vez, se cambiará a $A1.
Referencias a otras hojas o libros: Cuando realizamos referencias en nuestra área de trabajo, lo que
estamos haciendo es realizar referencias de una celda a otra(s), dentro de la misma hoja, pero
también tenemos la posibilidad de realizar referencias hacia celdas de otra(s) hoja(s) o incluso de
otro(s) libro(s).
Referencia a otras hojas: Para poder realizar referencias a celdas de otras hojas, debemos
posicionarnos en la celda donde insertaremos la referencia, insertar el signo “=” (igual),
posteriormente debemos seleccionar la hoja donde se encuentra la celda a la que haremos
referencia; luego, seleccionamos la celda y damos Enter. En la Barra de fórmulas se mostrará la
referencia de la siguiente manera:
= Hoja1!A1
Nombre de la Hoja Separador Nombre de la Celda
Figura 36. Referencia a otras hojas
Primero se indicará el nombre de la hoja donde se encuentra la celda, terminando con el signo de
admiración (!), para indicar el final del nombre de la hoja, posteriormente se mostrará la celda hacia
la que se hace referencia, nótese que la referencia queda como relativa.
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6
En caso de que el nombre de la hoja contenga espacios en blanco, dicho nombre estará encerrado
entre comillas simples: =‘Hoja Uno’!A1.
Referencia a otros libros: Para realizar referencias a celdas de otros libros, debemos:
1. Posicionarnos en la celda donde insertaremos la referencia e insertar el signo “=” (igual).
2. Seleccionar desde la Barra de tareas de Windows el libro donde se encuentra la celda a la que
haremos referencia.
3. Seleccionar la hoja dentro del libro.
4. Seleccionar la celda.
5. Dar Enter.
En la Barra de fórmulas se mostrará la referencia de la siguiente manera:
=[Libro1] Hoja1!$A$1
Nombre del Libro Nombre de la Hoja Separador Nombre de la Celda
Figura 37. Referencia a otros libros
Nos mostrará primero el nombre del libro encerrado entre corchetes, seguido del nombre de la hoja
donde se encuentra la celda, terminando con el signo de admiración (!), para indicar el final del
nombre de la hoja, posteriormente se mostrará la celda hacia la que se hace referencia, nótese que
la referencia queda como absoluta.
En caso de que el nombre de la hoja contenga espacios en blanco, el nombre del libro y de la hoja
estarán encerrados entre comillas simples: =‘[Libro1]Hoja Uno’!A1.
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7
1.2.3 Los errores en fórmulas: auditoría de fórmulas
Errores en los datos: Cuando introducimos incorrectamente una referencia, una fórmula o una
función en las celdas, se producirá un error, en ese momento es posible que se nos muestre una
ventana con una sugerencia para evitar o corregir el error (Fig. 38).
Figura 38. Mensaje de error en fórmulas
También podremos detectar el error, cuando en la esquina superior izquierda aparezca una marca
verde, es una advertencia sobre un posible error detectado (Fig. 39).
Figura 39. Advertencia
Para saber más a detalle sobre el error, debemos dar clic en esa marca y nos mostrará este cuadro
, el cual contiene con una lista de las diferentes opciones para solucionar e informar sobre el
error cometido (Fig. 40).
Figura 40. Menú de opciones sobre errores

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8
Por medio de estas opciones, podremos identificar el tipo de error y la manera de solucionarlo. En
caso de desconocer la causa del error, podemos seleccionar la opción Ayuda sobre este error. Del
mismo modo, podremos comprobar la fórmula para realizar modificaciones o no: seleccionamos la
opción Modificar en la barra de fórmulas.
En el caso de que no observemos ningún error en la fórmula, seleccionaremos la opción Omitir error,
para que desaparezca la marca en la celda.
Tenemos diferentes tipos de mensajes de error, así que debemos saber cuáles son y por qué se
producen (Cuadro 14).
Errores en las celdas

Error Descripción
Este error se genera cuando el ancho de la columna de una celda
###### es demasiada estrecha para mostrar el contenido de la misma.
Este error de muestra cuando realizamos una operación no

#¡VALOR! válida, como multiplicar el valor de una celda con texto por otra
que tiene un número.
Este error de produce cuando algún valor no es válido para
#¡NUM!
realizar operaciones aritméticas, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! Se genera este error cuando se divide un número entre
#¡DIV/0!
cero.
Se genera cuando Excel no reconoce algún texto de la fórmula
#¿NOMBRE?
(nombramiento).
#N/A Se genera cuando un valor no está disponible para una
#N/A
función o fórmula.
Se genera cuando una referencia de celda no es válida, porque
#¡REF!
se pudo haber eliminado posteriormente.
Se genera cuando se especifica una intersección que no existe,
#¡NULO!
no hay intersección entre dos áreas.
Cuadro 14. Mensajes de error
Cuando nos muestra cualquiera de los errores anteriores, en la celda también se mostrará la marca
en la parte superior izquierda de la celda, la cual tiene la misma función antes mencionada (Fig. 41).
Figura 41. Ejemplo de marca de error
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1.3 LAS TABLAS DE DATOS
1.3.1 Creación y modificación de tablas con Excel
Una tabla es un conjunto de datos que tienen algo en común, como puede ser una lista de clientes,
proveedores, alumnos, etc. Como señalamos anteriormente, las tablas en Excel están conformadas
por medio de columnas (campos) y de filas (registros). En la primera fila están los encabezados de
la tabla, con los que identificaremos a cada columna, mientras que una fila completa, se reconoce
como un registro (conjunto de columnas).
Las tablas nos permitirán almacenar información, para posteriormente analizarla y manejar los
datos de manera fácil y sencilla.
Dentro de las tablas podremos realizar varias acciones, tales como:
ordenar los registros,

realizar filtros,
utilizar fórmulas con listas de totales,
aplicar formatos.
Crear una tabla: Para poder crear una tabla en Excel, debemos seleccionar el rango de celdas, luego
seleccionar la opción Tabla en el grupo Tablas de la ficha Insertar (Fig. 42).
Figura 42. Grupo Tablas
Se abrirá una ventana, en la que debemos señalar la ubicación de los datos de nuestra tabla (Fig.
43a) y si las columnas tienen encabezado (Fig. 43b).
Figura 43a. Cuadro de diálogo Crear tabla Figura 43b. Cuadro de diálogo Crear tabla
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0
Se activa la casilla de verificación para indicar los encabezados; si nuestra tabla no contiene
encabezados, se asignan automáticamente como Columna1, Columna2, etc.; posteriormente se da
clic en el botón Aceptar.
Una vez que creamos la tabla, en la cinta de opciones se activará la ficha emergente Herramientas
de tabla–Diseño, en la cual podremos encontrar diferentes opciones para darle formato a nuestra
tabla (Fig. 44).
Figura 44. Herramientas de tablas. Diseño
Insertar datos en la tabla: Para introducir datos en nuestra tabla, se teclean directamente dentro
de la misma, en el caso de modificar algún dato, se realiza el mismo proceso para sobrescribir el
dato que se corregirá (Fig. 45.)
Figura 45. Introducir datos
Modificar la estructura de la tabla: Hay dos maneras para modificar la estructura de una tabla;
puede hacerse por medio del ícono Cambiar tamaño de la tabla, para seleccionar un nuevo rango
de datos y sólo para aumentar o disminuir filas (Fig. 46a).
También se puede modificar directamente desde la esquina inferior derecha de la tabla, donde nos
marca el límite, dando clic y arrastrando con el ratón, para agrandar o disminuir la tabla (Fig. 46b).
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1
Figura 46a. Modificar tabla Figura 46b. Modificar tabla
Para agregar filas o columnas a la tabla, debemos posicionarnos en el lugar donde deseamos
insertar una de estas opciones y dar clic derecho, nos mostrará el menú contextual, dentro del
cual elegiremos la opción Insertar (Fig. 47).
Figura 47. Agregar filas o columnas
Para eliminar una tabla completa, sólo necesitamos seleccionar toda la tabla y presionar la tecla
Supr. Para quitarle el formato y utilizar los datos sin la estructura de la tabla, debemos seleccionar
la opción , para conservar los datos en la hoja, desde la ficha emergente
Herramientas de tabla (ficha Diseño, grupo Herramientas).
Estilo de la tabla: Para darle un formato específico a la tabla, podemos utilizar los Estilos de tabla o
Dar formato como tabla, es muy fácil y rápido, ya que están predefinidos por Excel (Figs. 48a y 48b).
Figura 48a. Estilo de tabla Figura 48b. Estilo de tabla
En el grupo Opciones de estilo de tabla podremos activar o desactivar las casillas de verificación
para darle otra presentación a la tabla, de acuerdo con nuestros requerimientos. Por ejemplo,
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2
resaltar con bandas tanto las filas como las columnas, la primera fila o columna, deshabilitar los
filtros o incluso activar la fila de totales (Fig. 49).
Figura 49. Opciones de estilo de tabla
Las bandas activadas se resaltarán dependiendo del estilo de tabla que seleccionemos; del mismo
modo, podremos dar formato a cada celda de manera individual e independientemente del formato
activado, como color de fuente, color de relleno, etc. (Fig. 50).
Figura 50. Ejemplo de celdas resaltadas
Utilizar Fila de totales: Cuando requerimos un resumen de los datos, es necesario activar la opción
Fila de totales (Fig. 51), con la cual podremos seleccionar cualquier función de la lista desplegable
que se activará en la última fila de la tabla (Fig. 52).
Figura 51. Fila de totales
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3
Figura 52. Funciones de la Fila de totales
Al seleccionar una celda de la fila de los totales, podremos obtener resultados de manera sencilla
utilizando las diferentes funciones de la lista desplegable, como el caso de un conteo rápido, como
se observa en la figura 53.
Figura 53. Ejemplo de uso de la Fila de totales
1.3.2 Importación de datos
Importar datos a Excel: Cuando trabajamos en Excel, podemos necesitar datos que se encuentren
en otras aplicaciones, pero no es necesario volver a capturarlos, en cambio, podemos utilizar esa
misma información.
Una opción es que la copiemos de la otra aplicación y luego la peguemos en Excel, sin embargo, esto
puede ser muy laborioso. Tenemos también otra opción, la de utilizar las herramientas que Excel
nos ofrece para importar los datos, aunque en algunos casos esto pudiera ocasionarnos problemas
de compatibilidad por el formato del documento.
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4
Para realizar importaciones de datos, debemos utilizar las opciones del grupo Obtener datos
externos de la ficha Datos (veremos sólo cómo se importan datos hacia un archivo de texto y desde
Access).
Utilizar el asistente para importar texto: Para poder importar datos desde un archivo de texto,
debemos seleccionar la opción desde el grupo Obtener datos externos (Fig. 54) para que lo podamos
realizar por medio del asistente. Los formatos conocidos como de texto pueden ser los siguientes:
texto plano (ASCII) texto

con formatos de Word (.docx)
Figura 54. Opciones para importar datos
Una vez seleccionada la opción, se desplegará el asistente para importar los archivos de texto, por
medio de tres pasos.
Importar datos de Word a Excel y viceversa
Importar datos de Word a Excel: Cuando tenemos estructurada la información dentro de una tabla
en Word es más sencilla trasladar esa información a Excel, tan sólo necesitamos copiar y pegar.
1. Primero seleccionamos la tabla que utilizaremos en Excel.
2. Ubicados en el documento en Word, seleccionamos la información y luego podemos utilizar el

atajo Ctrl+C (copiar) o la opción Copiar, desde la ficha Inicio, grupo Portapapeles.
3. Ubicados ahora en Excel, seleccionamos la celda a partir de la cual insertaremos la tabla.
4. Por último, podemos utilizar el atajo Ctrl+V (pegar) o la opción Pegar, desde la ficha Inicio, grupo
Portapapeles.
Importar datos de Excel a Word: Importar datos de Excel a Word es parecido al proceso anterior,
aunque también podemos vincular los datos de la tabla de Excel, con la tabla importada en Word,
con lo cual podremos estar actualizando de manera automática los datos que sean modificados
desde la tabla original en el documento en Excel.
Para realizar este proceso necesitamos copiar y pegar la tabla desde Excel a Word, una vez realizado
el pegado, aparecerá la siguiente etiqueta inteligente para que podamos seleccionar el tipo de
pegado requerido, damos clic y se muestran las opciones de pegado (Fig. 55a).
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Figura 55a. Opciones de pegado Figura 55b. Opciones de pegado
Debemos seleccionar la opción Vincular y mantener formato de origen (V) (Fig. 55b).
Importar datos de Access: También podemos importar datos desde la aplicación de Access, por
medio de los objetos: consultas o tablas (Fig. 56).
Figura 56. Opciones de importación.
Cuando seleccionamos la opción Desde Access, ubicada en la ficha Datos, grupo Obtener datos
externos, se desplegará un cuadro de diálogo (Fig. 57) en el cual seleccionaremos el objeto desde
el cual se importarán los datos. Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar.
Figura 57. Cuadro de diálogo. Seleccionar tabla
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Posteriormente se mostrará la siguiente ventana (Fig. 58), a través de la cual podremos elegir cómo
se visualizarán los datos dentro de Excel, así como la ubicación donde se incluirán los datos
importados de la tabla o consulta de Access.
Figura 58. Cuadro de diálogo. Importar datos
1.3.3 Validación de datos y protección de datos

Validación de datos: La validación de datos nos permitirá configurar las celdas para que sea posible
introducir sólo determinados datos. En principio, todas las celdas están configuradas para permitir
cualquier valor, por esa razón podemos introducir cualquier tipo de dato en las celdas de nuestra
área de trabajo.
Con la validación es posible restringir o delimitar la captura de los datos en determinadas celdas,
por ejemplo, podríamos validar las celdas para insertar solamente edades con la mayoría de edad,
por lo tanto, tendríamos que determinar cuál es la edad límite y posteriormente realizar la
validación con la condición necesaria.
Para realizar la validación debemos seleccionar la opción Validación de datos (ficha Datos, grupo
Herramientas de datos). Una vez seleccionada, aparecerá una ventana, donde podremos elegir la
restricción conveniente para permitir sólo los datos deseados (Figs. 59a y 59b).
Figura 59a. Validación de datos Figura 59b. Validación de datos
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Cuando se abre la ventana, podremos ver que está compuesta por tres fichas: Configuración,
Mensaje de entrada y Mensaje de error.
En la ficha Configuración, es donde seleccionaremos un criterio de validación, es decir, elegiremos

qué tipo de dato vamos a permitir en las celdas. De manera predeterminada estará seleccionada la
opción Cualquier valor (Fig. 60a).
Figura 60a. Ficha Configuración Figura 60b. Ficha Configuración
Dentro de Permitir: encontraremos alternativas para indicar el tipo de dato que se podrá introducir
dentro de las celdas que se validarán y la condición que deberán cumplir (Fig. 60b).
En la ficha Mensaje de entrada, se tiene que introducir un título y un mensaje de entrada que se
mostrará cada vez que se seleccione alguna celda validada, esto es para indicar cuáles son los datos
permitidos (Fig. 61).
Figura 61. Ficha Mensaje de entrada
En la ficha Mensaje de error, se tiene que seleccionar un estilo, e introducir un título y un mensaje
de error el cual se mostrará cada vez que se introduzca un valor no válido (Figs. 62a y 62b).
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Figura 62a. Ficha Mensaje de error Figura 62b. Ficha Mensaje de error
Tenemos tres estilos para mostrar los mensajes de error: detener, advertencia e información, cada
estilo tiene una función diferente que mostramos en el Cuadro 15.
Estilos de mensajes de error

Estilo Opciones de la ventana Restricción
Nos muestra la ventana con el mensaje de error, Sólo acepta valores
Detener para poder continuar debemos cancelar o permitidos.
reintentar con otro dato.
Podemos decidir si se
Nos muestra la ventana con el mensaje de error,
Advertencia acepta el valor, se modifica
nos pregunta si deseamos continuar, podemos
o se cancela.
elegir entre las opciones: Si, No o cancelar el dato.
Sólo podemos aceptar o
Información Nos muestra la ventana con el mensaje de error,
cancelar el dato.
sólo podemos aceptar o cancelar el dato.
Cuadro 15. Estilos de mensajes de error
Por último, se tiene que introducir un título y el mensaje de error que se mostrará en la ventana de
error cuando se introduzca un valor no válido, esto es para indicar el motivo del error y cuáles son
los datos permitidos.
Protección de datos
Proteger libros de trabajo: Cuando almacenamos información y guardamos nuestros documentos,

siempre debemos tener cuidado de protegerlos. En Excel tenemos la opción para proteger nuestros
archivos, hojas y la estructura de las mismas, con ello podemos tener la certeza de que nuestros
datos estarán más seguros.
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Para proteger un documento de Excel tenemos varias opciones, podemos entrar al menú Archivo,
seleccionar la opción Información, donde encontraremos la opción Proteger libro, al darle clic se
desplegará una lista con las diferentes opciones para proteger nuestros archivos (Figs. 63a y 63b).
Figura 63a. Proteger. Opción Información
Figura 63b. Proteger. Opción Información
La otra alternativa es seleccionar las diferentes opciones que están ubicadas en la ficha Revisar,
grupo Cambios (Fig. 64).
Figura 64. Proteger. Opción Ficha Revisar
Para proteger nuestro archivo, también podemos seleccionar la opción Cifrar con contraseña, desde
el menú Archivo, seleccionando la opción Información, posteriormente Proteger libro y desde la
lista desplegable seleccionar la opción Cifrar con contraseña.
Una vez seleccionada esta opción, nos desplegará el cuadro de diálogo para insertar la contraseña
con la que protegeremos nuestro archivo; debemos introducir nuestra contraseña dos veces, la
primera para dar de alta la contraseña y la segunda para confirmar la misma (Figs. 65a, 65b y 65c).
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Figura 65a. Proteger. Opción Menú archivo
Figura 65b. Proteger. Opción Menú archivo Figura 65c. Proteger. Opción Menú archivo
Para proteger nuestras hojas de trabajo, debemos seleccionar la opción Proteger hoja actual, desde
el menú Archivo, seleccionando la opción Información, posteriormente Proteger libro y desde la
lista desplegable seleccionar la opción Proteger hoja actual o seleccionar la opción Proteger hoja
que está en la ficha Revisar, grupo Cambios (Figs. 66 a y b).
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Figura 66b. Proteger. Hojas de trabajo
Figura 66a. Proteger. Hojas de trabajo
Una vez seleccionada cualquiera de estas opciones, nos desplegará el cuadro de diálogo para
insertar la contraseña con la que protegeremos nuestra hoja, podremos seleccionar las diferentes
opciones mostradas en nuestro cuadro de diálogo, dependiendo la protección que le queramos dar;
debemos introducir nuestra contraseña dos veces, la primera para dar de alta la contraseña y la
segunda para confirmar la misma (Figs. 66c y 66d).
Figura 66c. Proteger. Hojas de trabajo Figura 66d. Proteger. Hojas de trabajo
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Para proteger la estructura del libro de trabajo, debemos seleccionar la opción Proteger estructura
del libro, desde el menú Archivo, seleccionando la opción Información, posteriormente Proteger
libro y desde la lista desplegable seleccionar la opción Proteger estructura del libro o seleccionar la
opción Proteger libro que está en la ficha Revisar, grupo Cambios (Figs. 67a y 67b).
Figura 67a. Proteger. Libro
Figura 67b. Proteger. Libro
Una vez seleccionada cualquiera de estas opciones, se desplegará el cuadro de diálogo para insertar
la contraseña con la que protegeremos la estructura del libro, como hemos señalado, debemos
introducir nuestra contraseña dos veces, la primera para dar de alta la contraseña y la segunda para
confirmar la misma.
Figura 67c. Proteger. Libro Figura 67d. Proteger. Libro
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1.3.4 Ordenar datos, filtros de datos y subtotales
Ordenar datos: Ordenar una tabla en Excel es muy sencillo, se puede realizar de diferentes maneras,
ya sea por una sola columna (campo) o por varias columnas (campos).
Para ordenar una columna es necesario ubicar la opción Ordenar, dentro de la ficha Datos, grupo
Ordenar y filtrar, una vez seleccionada esta opción nos mostrará la ventana en la que podremos
señalar los lineamientos de ordenamiento (Figs. 68 a y b).
Por medio de esta opción es muy sencillo realizar los ordenamientos, sólo debemos seleccionar la
columna que se quiere ordenar, la cual será tomada como el primer nivel de manera automática, es
decir, se pueden realizar ordenamientos con varios niveles, para ello es necesario dar clic en el botón
Agregar nivel, para que se realicen los diferentes ordenamientos.
Figura 68a. Ordenar datos
Figura 68b. Ordenar datos
Para ello se seleccionan la(s) columna(s) en la opción Ordenar por, seleccionar Ordenar según sus
valores o por el color del contenido de la celda, y por último el criterio de ordenación, que puede
ser de manera ascendente o descendente.
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4
Cuando se abre el cuadro de diálogo Ordenar, de manera automática, la primera fila de la tabla
seleccionada se deshabilita como si no hubiera sido seleccionada, esto ocurre debido a que está
activada la casilla de verificación.
Podemos tomar como ejemplo la tabla anterior para realizar una ordenación por medio del número
de boleta y el nombre(s), en primer y segundo nivel según sus valores y con un criterio ascendente
de menor a mayor y de la A a la Z respectivamente (Figs. 68c y d).
Figura 68c. Ordenar datos
Una vez realizada la configuración dentro del cuadro de diálogo Ordenar, podemos cambiar la
prioridad de ordenación pulsando los botones Subir o Bajar según sea el caso.
Figura 68d. Ordenar datos
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Filtros de datos: Los filtros nos sirven para visualizar los datos que necesitamos en determinado
momento dentro de una tabla con demasiada información, esto es con el fin de manipular la
información deseada con mayor facilidad.
Para filtrar una tabla o lista debemos habilitarlos por medio de la opción Filtros, dentro de la ficha
Datos, grupo Ordenar y filtrar.
Figura 69. Ordenar y filtrar
Utilizar el Filtro
Para utilizar los filtros, debemos utilizar los diferentes criterios que están dentro de las listas
desplegables de los mismos, seleccionamos cualquier criterio (condición) y sólo se visualizará la
información que cumpla con la condición, mientras que los otros datos se ocultan. Debemos
entender que los filtros se ejecutan sobre las filas que cumplen con las condiciones, mientras que
las otras quedan ocultas, es decir, no se eliminan ni borran (Figs. 70 y 71).
Figura 70. Filtros de número Figura 71. Filtros de texto

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Para realizar un filtrado, es importante conocer las opciones de los filtros para determinar cómo se
puede realizar esta acción con mayor facilidad, pues por medio de ellos podemos visualizar sólo la
información necesaria, seleccionando directamente cada uno de los datos, activando o
desactivando las casillas de verificación, utilizando el buscador para encontrar las coincidencias de
lo que se busca o utilizando los filtros de número o de texto.
Dependiendo del tipo de datos contenidos en la columna es como se definirán las condiciones que
se podrán utilizar para realizar los filtrados (Figs. 72 y 73).
Figura 72. Condiciones de filtros de número Figura 73. Condiciones de filtros de texto
Cuando se selecciona alguna de las condiciones, se desplegará una ventana donde se podrá definir
la condición. En esta ventana podremos seleccionar dos condiciones para realizar un filtrado de
manera más específica si fuera necesario. También se pueden utilizar los comodines para realizar
filtrados en datos que contengan ciertas características.
El carácter “?” nos indica que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco (*) para
indicar que puede haber una serie de caracteres (Fig. 74).
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Figura 74. Autofiltro personalizado
Cuando un filtro se encuentra activado, la flecha de la lista desplegable cambia de ícono:
Para desactivar el filtro, lo hacemos desde la lista y elegimos de las opciones del mismo filtro
o en su defecto desde el ícono que se encuentra a un lado de donde se habilitó el filtro en el grupo
Ordenar y filtrar.
Subtotales: Cuando trabajamos con grandes cantidades de datos, es muy posible que tardemos en
encontrar los resultados deseados, tales como conteos, totales, promedios, etc. Todo esto debido
al tamaño de nuestra información y a cómo está ordenada.
Para obtener resultados de manera rápida y sencilla en una serie de datos, es necesario utilizar
subtotales, con esta herramienta podemos realizar análisis de datos de forma práctica utilizando
agrupaciones. La opción Subtotales está ubicada en la ficha Datos, grupo Esquema (Figs. 75 y 76).
Figura 75. Grupo Esquema
Figura 76. Subtotales
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Es importante entender, que cuando se utiliza esta herramienta, primero que nada, debe estar
ordenada la información de acuerdo con el tipo de resultados que queramos obtener, es decir, es
necesario ayudarle a esta herramienta ordenándole los datos para que se ejecute de manera
correcta.
Por ejemplo, si necesitamos los resultados de los datos de la Columna1, debemos obtener la suma
de sus valores, así debemos ordenar los datos de esa columna para realizar agrupaciones de datos,
ya que los subtotales trabajan sobre agrupaciones para esquematizar la información.
Cuando se selecciona la opción Subtotales, se desplegará una ventana donde podremos configurar
nuestra herramienta, para ello debemos entender para que nos sirve cada alternativa.
Primero debemos seleccionar la columna, en donde aplicaremos la opción Para cada cambio en:,
que será la columna que previamente se ordenó y contiene los datos agrupados, paso seguido
seleccionaremos la función que se utilizará para obtener el resultado deseado en Usar función:,
después seleccionaremos la columna en la cual se aplicará la función que se eligió en el paso
anterior, en Agregar subtotal a: (se pueden seleccionar más de una columna, dependiendo cuantos
subtotales queramos agregar en las diferentes columnas).
En la parte inferior de la ventana, tenemos tres casillas de verificación con las siguientes opciones:
Reemplazar subtotales actuales, Salto de página entre grupos y Resumen debajo de los datos.
La opción Reemplazar subtotales actuales, puede estar activada o no; si está

desactivada, cada vez que se realice un subtotal, se estarán agregando los resultados en la
columna seleccionada; pero si se mantiene activada, cada vez que se realice un subtotal, se
irá sustituyendo o reemplazando.
A través de la opción Salto de página entre grupos, podremos enviar los grupos
(bloques) de información a imprimir en hojas separadas, por ejemplo, si esta casilla está
desactivada, la serie de datos con los subtotales se puede mandar a imprimir en una sola
hoja; pero si se activa la opción, cada grupo o bloque se imprimiría en una hoja por
separado.
Al activar la opción Resumen debajo de los datos, los resultados de las funciones
aplicadas en la parte inferior de cada grupo se mostrarán debajo de ellos; en caso contrario,
se mostrarán en la parte superior.
A continuación, tenemos un ejemplo de cómo se configura un subtotal y el resultado en la serie de

datos (Figs. 77 a y b):
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Figura 77a. Ejemplo de uso de subtotales Figura 77b. Ejemplo de uso de subtotales
1.4 GRÁFICOS
1.4.1 Creación y modificación de gráficos
Gráficos
Para poder interpretar los datos dentro de Excel, podemos utilizar los gráficos, que nos ayudarán a
representar los datos de una manera condensada, esto con el fin de facilitar su interpretación y la
toma de decisiones.
Los gráficos nos ayudan a visualizar la información de una manera más práctica y sencilla, ya que es
más fácil interpretar la información por medio de un gráfico a verla en las filas y columnas.
Crear gráficos
Para poder crearlo, primero debemos seleccionar nuestros datos para posteriormente elegir el
gráfico que insertaremos. Para insertarlo debemos escoger algún tipo de gráfico desde la ficha
Insertar, grupo Gráficos (Fig. 78).
Figura 78. Grupo Gráficos
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Podemos seleccionar algún tipo y elegir alguna de las opciones, también podemos desplegar nuestro
cuadro de diálogo Insertar gráfico, para visualizar todos los tipos de gráficos. Podemos activarlo
desde la opción Más gráficos… en cada una de las opciones de los tipos de gráficos o podemos dar
clic en la parte inferior derecha del grupo Gráficos (Figs. 79a y b).
Figura 79a. Opciones de gráficos
Figura 79b. Opciones de gráficos
Cada vez que tengamos una selección de datos para insertar un gráfico y lo realicemos por medio
del cuadro de diálogo Insertar gráfico, en la ficha Gráficos recomendados, tendremos varias
opciones para el tipo de selección, si no, podremos elegir cualquier tipo desde la ficha Todos los
gráficos. Cada vez que se seleccione un gráfico, se mostrará dentro del cuadro de diálogo una vista
previa del gráfico que se podría insertar.
Seleccionar datos
Cuando el gráfico ya esté insertado en nuestra área de trabajo, cada vez que lo seleccionemos,
podremos ver que se activará una ficha emergente, a la cual podremos darle una mejor presentación
desde la ficha Herramientas de gráficos (Fig. 80).
Figura 80. Herramientas de gráficos
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1
Dentro de la ficha emergente Herramientas de Gráficos, encontraremos dos fichas: Diseño y
Formato, dentro de la ficha Diseño, grupo Datos (Fig. 81a), encontraremos la opción Seleccionar
datos (Fig. 81b) a través de la cual podremos agregar o quitar datos que conforman el gráfico,
también podemos elegir esta alternativa desde el menú contextual, dando clic derecho en el gráfico.
Figura 81a. Seleccionar datos
Figura 81a. Seleccionar datos
Se desplegará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (Fig. 82), donde veremos el rango de
datos seleccionado en Rango de datos del gráfico, y cuáles son los datos que contiene ese rango en
Entradas de leyenda (Series) y Etiquetas del eje horizontal (categoría).
Figura 82. Selección de origen de datos
Con la selección marcada en el ejemplo de las imágenes anteriores, obtendremos el gráfico

mostrado en la Figura 83.
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Título del gráfico
800
600
400
200
0 Venta1
Cliente1
Cliente2
Cliente3
Cliente4
Cliente5
Cliente6
Cliente7
Cliente8
Cliente9
Cliente10
Venta1 Venta2 Venta3 Venta4
Figura 83. Ejemplo de gráfico
Estilos de diseño
Para poder darle un formato específico a nuestros gráficos, podemos seleccionar alguna de las
opciones predeterminadas en el grupo Estilos de diseño (Fig. 84), es una manera muy rápida y
sencilla para darle una presentación más atractiva a los gráficos.
Figura 84. Estilos de diseño
Modificar la posición de un gráfico
Podemos cambiar la posición de un gráfico, arrastrándolo con el ratón, sólo es necesario ubicarse
en cualquier orilla del contorno del gráfico y moverlo, otra manera de moverlo de una hoja a otra
es cortar (Ctrl+X) y pegar (Ctrl+V), pero la manera más sencilla es utilizando la opción Mover gráfico,
ubicada en la ficha Diseño, grupo Ubicación. Se desplegará el cuadro de diálogo Mover gráfico (Figs.
85a y b).
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Figura 85a. Mover gráfico Figura 85b. Mover gráfico
Tendremos dos opciones para mover el gráfico, se puede posicionar en una hoja nueva o insertarlo
en una hoja ya existente.
1.4.2 Formato de un gráfico

Para darle una presentación más atractiva a los gráficos, debemos
conocer qué elementos los constituyen para darles formato de
manera personalizada. Para seleccionar sus elementos tenemos el
apartado con las opciones, sólo es necesario activar las casillas de
verificación para visualizar los diferentes elementos (Fig. 86).
Figura 86. Elementos de un gráfico
Cuando seleccionemos alguna de las formas en el gráfico, se activarán las opciones Estilos de forma
(Fig. 87), con las cuales podremos darle formato con las diferentes alternativas disponibles en este
grupo.
Figura 87. Estilos de forma
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También podemos abrir el panel con las opciones para darle formato a las formas, dando clic en la
parte inferior derecha del grupo, se desplegarán las opciones Relleno y Borde (Fig. 88).
Cuando seleccionemos en el gráfico algún cuadro de texto, se activarán las opciones Estilos de
WordArt (Fig. 89), con las cuales podremos darle formato con las diferentes alternativas disponibles
en este grupo.
Figura 88. Opciones para formas Figura 89. Estilos de WordArt
Figura 90. Opciones para texto
También podemos abrir el panel con las opciones para darle formato a los cuadros de texto, dando
clic en la parte inferior derecha del grupo, se desplegarán entonces las correspondientes opciones
Relleno y Borde.
1.5 PRESENTACIÓN DE DATOS

Cuando se requiere el documento impreso, es necesario que visualicemos primero la información
en la vista Diseño de página, para que podamos verla como si estuviera en un documento en Word,
de esta manera podremos saber si nuestra información se puede imprimir adecuadamente o es
necesario configurar la página antes de enviarla a imprimir (Figs. 91 a y b).
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Figura 91a. vista Diseño de página
Figura 91b. vista Diseño de página
1.5.1 Formato de documento

Para insertar en nuestra hoja de cálculo un encabezado o un pie de página, debemos emplear la
ficha Insertar, grupo Texto (Fig. 92a). También podemos hacerlo por medio del menú Archivo en la
opción Imprimir (Fig. 92b) o por medio del icono Vista previa de impresión e Imprimir, seleccionando
la opción Configurar página (Fig. 92c).
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Figura 92a. Insertar encabezado o pie de página
Figura 92b. Insertar encabezado o pie de página
Figura 92c. Insertar encabezado o pie de página
Se desplegará el cuadro de diálogo Configurar página, donde podremos insertar tanto el encabezado
como el pie de página.
Figura 93. Configurar página
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7
En cada opción tendremos el botón para desplegar listas, donde podremos encontrar sugerencias
para introducir alguna alternativa, también tenemos las opciones Personalizar encabezado y
Personalizar pie de página, para modificarlos.
1.5.2 Configuración y vista previa

La vista previa de impresión e Imprimir nos permiten visualizar nuestra hoja de cálculo antes de
enviarla a imprimir; por medio de la vista Diseño de página también podemos visualizarla, es
importante ver los saltos de página, los márgenes, la orientación y el formato de toda la hoja (Fig.
94a).
Desde la barra de accesos directos podremos activar la opción Vista Previa de impresión e Imprimir,
para que nos muestre el archivo.
Podremos ver las opciones para poder configurar nuestro archivo, desde cuántas copias, seleccionar
la impresora y las opciones para configurar la hoja de cálculo (Fig. 94b).
Figura 94a. Configuración y vista previa. Figura 94b. Configuración y vista previa.
Podremos observar también cómo se mostrarán las diferentes hojas del documento (si son más de
una, por ejemplo), en la parte inferior de la ventana, se indicará la hoja activa y cuántas hojas son
en total. Una vez verificada la hoja se puede enviar a impresión desde el botón Imprimir .
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1.5.3 Parámetros de impresión
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página, también tenemos la ficha Márgenes, donde
podemos especificar o modificar los diferentes márgenes de la hoja de cálculo: superior, inferior,
derecho e izquierdo (Fig. 95).
Figura 95. Configurar página. Márgenes.
Se puede especificar a qué distancia del borde del papel se sitúen el Encabezado y el Pie de página
si los tuviera, o también podemos centrar las hojas tanto vertical como horizontalmente, activando
las casillas de la opción Centrar en la página: horizontalmente y verticalmente.
También dentro del cuadro de diálogo Configurar página, tenemos la ficha Página, donde podemos
especificar la orientación, ajustes de escala, tamaño del papel y calidad de impresión (Fig. 96).
Podemos decidir dentro de esta ficha cual será la posición de la hoja cuando se imprima (horizontal
o vertical).
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9
Figura 96. Configurar página. Página.
En la sección Ajuste de escala, podremos hacer más pequeño o más grande el documento para
imprimir, seleccionando los diferentes porcentajes para ir ajustando de manera manual nuestra
escala o en su defecto, podemos ajustar a un número determinado de páginas tanto de ancho como
de alto.
En la ficha Hoja se puede definir cómo se imprimirán los datos dentro de la hoja de manera
personalizada (Fig. 97).
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Figura 97. Configurar página. Hoja.
En la opción Área de impresión se indica el rango de hojas contemplado para imprimirse. En la

opción Imprimir títulos podemos seleccionar las siguientes alternativas:
Repetir filas en el extremo superior: en caso de que la impresión contenga varias

hojas, en cada una aparecerá como título de columnas, la fila que seleccionemos en esta
opción.
Repetir columnas a la izquierda: en caso de que la impresión contenga varias hojas,
en cada una aparecerá como título de la fila, la columna que seleccionemos en esta opción.
En la sección Imprimir podremos activar las diferentes casillas de verificación, para visualizar esas
opciones en la impresión:
Líneas de división. Se imprimirán las líneas que dividen cada una de las celdas de la
hoja de cálculo.
Blanco y negro:. Para imprimir toda nuestra información sólo en blanco y negro, sin
utilizar el cartucho de color.
Calidad de borrador. Se podrá realizar una impresión de menor calidad, pero de
manera más rápida.
Títulos de filas y columnas. Para imprimir los encabezados de las columnas y las filas
de la hoja de cálculo.
Hasta aquí hemos revisado información básica sobre Excel, sus elementos iniciales y los grupos y
fichas que nos permitirán introducirnos a su uso. En la próxima Unidad temática veremos cómo se
puede realizar el análisis de datos por medio de Excel.
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1

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Figura 1. Pantalla de inicio

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 1

Figura 2. Pantalla principal de Excel

Figura 3. Barra de título

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 2

Figura 4. Hoja activa

Figura 5. Barra de accesos directos

Botones de comando: Estos botones nos permitirán manipular la aparición, agrandamiento o

Figura 6. Botones de comando

Área de trabajo: Es un área cuadriculada dividida en columnas y filas, a cuya intersección se le

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 3

Figura 7. Ejemplo de columna

Figura 8. Ejemplo de fila

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 4

Figura 9. Ejemplo de celda

Figura 10. Barra de fórmulas

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 5

Figura 11. Cinta de opciones

Figura 12. Barra de estado

1.1.1. Ingreso de datos

Figura 13. Ejemplo de datos en celda activa y barra de fórmulas

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 6

Cuadro 1. Tipos de datos

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 7

Figura 14. Grupo Fuente

Debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas en donde se aplicará el formato, se

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 8

A continuación, mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Fuente:

Cuadro 2. Comandos de la ficha Fuente

L.I. NOEL EDUARDO TORRES DELGADO 9

Figura 16. Grupo Alineación

Figura 17. Formato de celdas. Ficha Alineación

Cuadro 3. Comandos de la ficha Alineación

Debemos seleccionar previamente la celda o el rango de celdas en donde se aplicará el comando

Figura 18. Grupo Fuente. Botón Bordes

A continuación, mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Borde:

Se selecciona el estilo de línea, dentro de las opciones de la lista.

Podemos elegir el color de la línea del borde, desde la lista

Cuadro 4. Comandos de la ficha Borde

Figura 21. Botón Color de relleno

Figura 22. Formato de celdas. Ficha Relleno

Figura 24. Opciones Estilo de trama

A continuación, te mostraremos los diferentes comandos o íconos de la ficha Relleno:

Cuadro 5. Comandos de la ficha Relleno

Figura 25. Grupo Número

Comando o Ícono Descripción

Este comando sirve para agregar o añadir decimales a los números de

Cuadro 6. Comandos de la ficha Número

Las fórmulas en Excel tienen los siguientes elementos:

Operación Aritmética Fórmula

Cuadro 7. Operaciones aritméticas

1.2.1 Elementos: referencias, rangos, operadores y signos de agrupamiento

Figura 28. Rango de celdas

Figura 30. Etiqueta inteligente Figura 31. Opciones de la etiqueta inteligente

Es importante entender que si el contenido de la celda es un número, cuando utilicemos el

Figura 32. Serie de relleno

Además de los operadores aritméticos, también tenemos los operadores de comparación,

Cuadro 8. Operadores aritméticos

Operadores de comparación: Estos operadores permitirán comparar dos datos numéricos o de

Cuadro 9. Operadores condicionales

Cuadro 10. Operadores de texto