Manual Smarteye

Organización distribución producto Chilokia

Programa diseñado para el control y organización de las ventas, rutas y

monitoreo de nuestros productos, principalmente la manipulación de este
a partir de embarques. El objetivo principal es tener control absoluto del
producto, así como también monitorear el servicio que les brindamos a los
clientes.

El programa se deberá de utilizar todos los días, por los choferes – vendedores a la hora de distribuir el producto. Dentro de la aplicación,
éste desarrollará diferentes actividades, guiadas por el programa, para el control de las rutas. Dichas actividades podrán ser monitoreadas por
encargados de ventas a nivel oficina.
Es muy importante contar con los cursos de capacitación pertinentes para la utilización de la plataforma.

USUARIOS ACTUALES
Dirección
Gustavo Valdez Garza Martha Gallardo
Director general / Gerente Ventas Monitoreo y control de rutas

Departamento de ventas
Fabiola Covarrubias Espejo Chofer - vendedor
Gerente de Mantenimiento / Gestión de rutas
INDICE

Iniciar sesión * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 3
Usuarios (agregar, activar…) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 5

Privilegios de usuarios * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 9

Master data* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 11

Operaciones * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 12

Monitoreo y programación de ruta * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 14

Control de inventarios * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 18

Inventario almacén general * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 20

Inventario camión de rutas * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 22

 PLATAFORMA EN COMPUTADORA

1. Iniciar Sesión (correo asignado para el uso de la plataforma)

2. Introducir contraseña
3. Dar click en “login”

Esta es la página de inicio del programa. Es online, por lo que se puede acceder desde cualquier
ubicación donde se tenga acceso al Wi-fi.
 Esta es la página principal del programa que aparece cuando se inicia sesión. Aquí encontrarás el logo
de la empresa, el usuario de la sesión actual y varios menú:

A continuación, se explicará de forma detallada la utilización de cada menú.

En este menú, encontrarás información básica acerca de la cuenta, así
como también los usuarios y los privilegios de cada usuario.

Users - usuarios

Para agregar nuevo usuario

1. Hacer click en “+ Add new User”. Aparecerá el cuadro de dialogo siguiente:
 2. Introducir los datos
2.1 Nombre del usuario
2.2 Correo con el cual iniciará sesión
2.3 Referencia de nombre (opcional)
2.4 Lenguaje del usuario
2.5 Definir contraseña de inicio de sesión
2.6 Definir si el usuario es activo o inactivo

3. Dar click en “Save” para guardar el nuevo usuario.

En el recuadro de usuarios, podrán ver los usuarios actuales. En la primera columna aparece un número
de comando el cual asigna el programa automáticamente, en la segunda columna está el correo
electrónico con el cual fueron dados de alta (con este correo inician sesión dichos usuarios), en la tercera
columna se encuentra el nombre del usuario, en la cuarta la referencia del nombre (opcional), en la
quinta aparece el estatus del usuario (activo o inactivo), en la sexta columna se indica si el usuario es
Representante de Ventas o no. En la última columna dice “edit” lo cual servirá para modificar la
configuración de algún usuario ya existente.

Para editar un usuario preestablecido

2. Hacer click en “edit” ubicándose en la fila del usuario que quisiera editar. Por ejemplo.
Aparecerá un cuadro de diálogo con la información del usuario que se está modificando, y
proporciona la opción de cambiar la contraseña

Nota: No todos los usuarios pueden

modificar los usuarios ya existentes.
Para limitar los menús y actividades de los
usuarios, el usuario máster puede modificarlos
desde su sesión.
Para modificar los privilegios de los usuarios, hacer click en el
nombre o correo del usuario a modificar.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con diferentes pestañas para limitar las
actividades de cada usuario

Elegir con que marcas podrá realizar diferentes actividades como monitoreo,
control y usar la plataforma al momento de realizar la ruta
Elegir con que familias podrá realizar diferentes actividades como monitoreo,
control y usar la plataforma al momento de realizar la ruta
Elegir con que distribuidor podrá realizar diferentes actividades como control de
inventarios y despacho del camión.
Elegir a que menús tendrá acceso el usuario
Elegir a que menús tendrá acceso el usuario dentro de la plataforma móvil

Este menú de limitación de privilegios de los usuarios es de uso exclusivo del

usuario máster.
 Este menú es de USO
EXCLUSIVO para el usuario
máster (el que programará
toda la estructura del
programa)

En este menú se pueden realizar algunas actividades como:

 Capturar y modificar las cadenas de las tiendas.

 Capturar y modificar las tiendas (clientes).
 Capturar y modificar los productos.
 Capturar y modificar los estantes existentes.
 Capturar y modificar las marcas que se manejan en la empresa.
 Capturar y modificar los vehículos de la empresa (en los cuales van a ruta).
 Capturar y modificar las plantas donde se encuentran los productos.
 Capturar y modificar los tipos de stock que se manejan.
Este menú se programarán las rutas. Este
menú es sumamente importante, pues
es el corazón de la operación. Aquí también se captura el inventario de la planta y el
despacho del vehículo a la hora de salir a ruta.
En este menú se introducirá el inventario base de la planta, se introducirá el inventario
que se llevará el camión y el recibo del camión cuando llegue de la ruta. Una de las
flexibilidades del programa es que, del inventario del camión, se irán descontando las
cajas o el producto que se vaya vendiendo, actualizando en tiempo real el inventario del
camión.

Nota: Este menú es para el gestor de rutas únicamente.

El menú de “Visit Schedule” es exclusivo
para la realización de rutas.
Aparecerá como una especie de calendario
donde el usuario podrá programar como en
una agenda, las tiendas a visitar.

A continuación, se explican los pasos detallados para programar una ruta. Es importante tener
en cuenta que para la programación de rutas es necesario haber introducido previamente las
tiendas al programa. Es decir, al programar la tienda te aparece una lista con las tiendas
programadas en la plataforma. Si no se ha programado la tienda deseada, no aparecerá y no
se podrá programar la visita.

Nota: Las tiendas que no se encuentren programadas previamente, solo las podrá
programar el usuario máster.
 1. Elegir el chofer – repartidor que realizará esa ruta. Cada vendedor tendrá su
calendario en donde se programará la ruta.

2. Posicionarse en el día y hora que desee programar la tienda.

3. Hacer doble click en el espacio que desee agregar la visita.

Aparecerá un cuadro de diálogo con un formulario en el cual se introducirá la tienda a visitar,

así como también la hora que desee y el tiempo tentativo que se tardará el vendedor en la
tienda. En la parte de abajo, se encuentran las marcas que se manejan en la tienda elegida,
así como también las variables (actividades) que se realizarán en esa tienda.
1. Seleccionar el vendedor que realiza esa ruta

2. Seleccionar la tienda que desea visitar

3. Seleccionar fecha y hora de inicio y fin de la visita

4. Seleccionar la marca que se maneja en esa tienda

5. Seleccionar las actividades que se requiere que haga el chofer en esa tienda
4 . S e l e c c i o n a r l a m a r c a q u e s e m a n e j a e n e s a t i e n d a

6. Seleccionar las recurrencia o frecuencia de visita a esa tienda

Posteriormente dar click en “Save” para guardar y repetir los pasos para programar las
demás tiendas.
En la siguiente imagen podemos apreciar un ejemplo de ruta de una semana:
En este menú se realizan los
movimientos de inventarios. Es
necesario realizar cualquier cambio
en el inventario en esta plataforma.

De igual forma se puede ingresar el inventario stock del camión. Esta herramienta es de gran
utilidad al momento de cargar el camión para despacharlo a ruta. Al momento que se ingresa
o actualiza el inventario del camión, este se descontará automáticamente del inventario
general de la planta.
Al momento de estar en ventas (ruta), conforme se vayan haciendo ordenes de venta, el
inventario del camión se irá modificando solito. Esto es para el control hacia los vendedores.
Si el sistema ve que el camión no trae inventario, ya no será posible realizar ni una orden de
venta. A continuación, se muestran los pasos detallados para la actualización de los
inventarios.
En el cuadro de dialogo que aparece, se encuentran varios requerimientos a elegir:

Tipo de movimiento: Planta: Si se requiere actualizar inventario general del almacén de la planta.

Despacho: Si se requiere actualizar inventario del camión de ruta

Planta: Seleccionar de que planta se hará el movimiento y que planta recibirá el movimiento. Ejemplo, si vamos a actualizar inventario de Chilokia,
seleccionaremos la planta Alimentos Treechil para la planta Alimentos Treechil (como si nosotros fuéramos nuestros mismos proveedores). Si se
requiere actualizar el inventario de Moe’s por ejemplo, seleccionar de Moe’s a Alimentos Treechil.

Fecha del movimiento: Fecha o rangos de fecha para checar los movimientos realizados de algún inventario.

Marca (s): De qué marca es el movimiento que se va a realizar.

Tipo de movimiento: Bloquear inventario: es para separar algún producto terminado que no se desee perder. No podrán venderlo ni moverlo del
inventario hasta que se libere. Esta herramienta puede servir para el producto en cuarentena.

Devolución de mercancía: Para re-ingresar mercancía que no se utilizó.

Liberar inventario: Liberación de inventario bloqueado.

Recibo de mercancía: Recibir mercancía o producto terminado de algún proveedor. En este caso, esta opción es para actualizar
el inventario general de la planta.

Para introducir el inventario del almacén general:

Es importante mencionar que para actualizar el

inventario general del almacén, se tengan todos los
datos como número de cajas o piezas (como se
quiera manejar la unidad), así como también
identificar de la manera correcta el proveedor.
 Pasos para actualizar inventario general de la planta.

1. Dar click en Add new record

2. Escoger las siguientes opciones:
a. Movement Area: Plant
b. Movement type: Recibo Mercancía
c. Movement date: Fecha actual
d. Origin Proveedor: Que inventario vas a actualizar
e. Destination Plant: En que planta almacenarás el producto
3. En la parte inferior, escoger la marca que se desea actualizar
4. Agregar los productos escogiéndolos de la lista ya predeterminada donde dice Own SKU y
poniendo la cantidad de piezas o cajas existentes.
5. Darle click en Add y repetir paso 4 hasta terminar de introducir todo el producto.
6. Para finalizar dar click en Save.
Para introducir el inventario que se llevará el camión a ruta:

Es importante mencionar que, para actualizar el

inventario del camión, es necesario haber realizado
la actualización del inventario general de la planta.
De lo contrario, no encontrará producto para
despachar al camión.
 Pasos para actualizar inventario del despacho del camión.

1. Dar click en Add new record

2. Escoger las siguientes opciones:
a. Movement Area: Dispatch
b. Movement type: Despacho Vehículo
c. Movement date: Fecha actual
d. Origin Plant: Alimentos Treechil
e. Destination Vehicle: Chofer que manejará el vehículo de ruta.
3. En la parte inferior, escoger la marca que se desea cargar al camión.
4. Agregar los productos escogiéndolos de la lista ya predeterminada donde dice Own SKU
y poniendo la cantidad de piezas o cajas existentes.
5. Darle click en Add y repetir paso 4 hasta terminar de introducir todo el producto.
6. Para finalizar dar click en Save.
En este menú encontrarás las herramientas
necesarias para monitorear los resultados de
las rutas, así como también ver las actividades
que realiza el chofer vendedor dentro de la ruta normal establecida.

En Reporting > Visit, podrás encontrar el GPS monitor para ver en tiempo completo, etc.
Esta herramienta es de gran utilidad, puesto que con ella se puede evaluar el desempeño
general de la ruta, así como las ventas y el servicio que se le ofrece a los clientes. Los datos
obtenidos nos sirven como parámetros y como indicadores para mejorar las estrategias de
distribución, marketing, ventas, servicio, entre otras para cumplir con la misión y visión de la
empresa, previamente establecidas.