UNIVERSIDAD JAVERIANA – DEPARTAMENTO DE PROCESOS

PRODUCTIVOS

ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS GERENCIALES DE INGENIERÍA

GERENCIA DE PROYECTOS II

EJERCICIO – MANEJO DE CAMBIOS

OBJETIVO.
Además de evaluar constantemente el desempeño del contratista, la función principal
en la administración de un contrato es ejercer los controles requeridos para que los
términos contractuales se cumplan a cabalidad. De tales controles, tal vez el más
difícil es el que tiene que ver con la identificación y control de los cambios en el
alcance del trabajo. Los cambios en el diseño original son pan de todos los días en
cualquier proyecto, aún durante la etapa de terminación. Este ejercicio está
estructurado no solo para RECORDAR cómo se manejan los cambios en un proyecto
sino también para que usted pueda juzgar la legitimidad de los cambios solicitados.

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN
La fase de ingeniería terminó hace más de un año, y la construcción está muy
avanzada. Usted ya está elaborando planes para la fase de alistamiento y entrega de
las instalaciones. La dirección del proyecto ha recibido 10 solicitudes de cambio.
Su responsabilidad como especialista en gestión de Proyectos, es tramitar esas
solicitudes de la manera que considere más adecuada.

INFORMACIÓN DISPONIBLE
 Procedimiento de coordinación interna.
 Cláusulas pertinentes del contrato. (En la vida real, usted tendría que revisar
todo el contrato, pero este curso sólo dura 42 horas y hemos hecho las cosas
más fáciles para usted).
 10 cartas donde se solicitan los cambios ya mencionados.
 Formatos para que usted desarrolle el ejercicio.

RESULTADOS ESPERADOS
1. Utilizando el formato A, clasifique los cambios recibidos en alguna de las
siguientes categorías:
a. Cambios que no afectan el alcance del trabajo, incluyendo diseño /
desarrollo de procesos; estimados de costos; Ingeniería / Trabajo de
campo o cambios menores
b. Revisión del alcance del trabajo o de las bases de diseño
c. Situaciones extraordinarias no previsibles
d. No cambios
FORMATO A – CLASIFICACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO

Marque en las columnas apropiadas las diez solicitudes recibidas por el Director
del Proyecto.

Solicitud Cambio no Revisión al Evento No cambio

afectan en alcance o extraordinario
el alcance las bases de aleatorio
del trabajo diseño
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2. ¿Cuáles considera usted que son los pasos lógicos a seguir para cada
cambio, según la clasificación que usted les haya dado? Utilice el formato
B para describir estos pasos.

FORMATO B. PASOS A SEGUIR PARA PROCESAR CADA

CATEGORÍA DE CAMBIOS

Escriba un procedimiento (máximo una página), para describir el manejo de

cada una de las cuatro categorías de cambios identificadas en el formato A.
Utilice su experiencia profesional, lo aprendido en el programa de
especialización y el material de este ejercicio, para lograr que los
procedimientos contengan los elementos fundamentales que deben ser tenidos
en cuenta.
3. Suponiendo que la solicitud de cambio para instalar válvulas de
aislamiento en la bomba P-106 fuera aprobada, identifique el personal y
los pasos a seguir, tanto por parte de la Dirección del Proyecto como del
contratista, para implementar el cambio a través de la función de
Ingeniería. Utilice el formato C.

FORMATO C. PERSONAL Y ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA

IMPLEMENTAR EL CAMBIO RELATIVO A LAS VÁLVULAS DE LA
BOMBA P-106

Si lo prefiere, puede utilizar un formato diferente (narrativo en texto libre,

diagrama de flujo, etc.)

No. Responsable Actividad

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...

Ahora que ha analizado mejor el del cambio, explique si el impacto sobre el

proyecto es grande o pequeño, desde el punto de vista de las actividades
requeridas y la gente involucrada.
4. De acuerdo con el personal y la secuencia de pasos (procedimiento) que
usted desarrolló en el numeral 3, cómo calificaría el impacto de este
cambio en el proyecto... ¿Grande o pequeño? Explique sus razones en el
formato C.

FORMATO C. PERSONAL Y ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA

IMPLEMENTAR EL CAMBIO RELATIVO A LAS VÁLVULAS DE
LA BOMBA P-106

Si lo prefiere, puede utilizar un formato diferente (narrativo en texto libre,

diagrama de flujo, etc.)

No. Responsable Actividad

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...

Ahora que ha analizado mejor el del cambio, explique si el impacto sobre el

proyecto es grande o pequeño, desde el punto de vista de las actividades
requeridas y la gente involucrada.
5. ¿Cuáles son los efectos no deseados de los cambios legítimos? Haga una
lista usando el formato D.

FORMATO D. EFECTOS COLATERALES NO DESEADOS DE LOS

CAMBIOS

Al haber trabajado en los formatos anteriores, es posible que usted tenga una
mejor comprensión de lo que significa el manejo de los cambios en la gestión
de un proyecto.

A manera de conclusión del ejercicio, describa los efectos no deseados de los

cambios, aunque estos sean legítimos y hayan sido bien manejados.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.
PROCEDIMIENTO DE COORDINACIÓN INTERNA PARA CAMBIOS EN
EL ALCANCE DEL TRABAJO.

Cambios de optimización

Cuando se adjudicó el contrato de construcción, algunas bases del diseño del proyecto
podían ser mejoradas. Algunos componentes del diseño, no analizados
exhaustivamente, deben ser analizados por el contratista de construcción para asegurar
los resultados más efectivos posibles desde el punto de vista costos.
La Dirección del Proyecto indicará al Contratista qué áreas del diseño no requieren
optimización.

Ejemplos de estudios alternativos de optimización:

 El edificio de las oficinas centrales ocupa 8 pisos con 8000 mts2. de área total.
El diseño detallado podría recomendar modificaciones al área estimada.
 Las bases de diseño requieren que el mineral minado se descargue a través de
tres estaciones de descarga utilizando alimentadores vibratorios de 170TPH.
Cada uno de los alimentadores descarga en un circuito de cuatro trituradores
de rodillos que reducen en una sola etapa el tamaño del mineral a menos de
50mm. El diseño detallado puede recomendar un mejor diseño modificando la
capacidad de los alimentadores, el número de trituradores o el número de
etapas de reducción de tamaños.
 Las bases de diseño especifican voltajes mínimo y máximo para el suministro
de energía en las diversas instalaciones. El diseño detallado podría modificar
estos niveles o diferentes capacidades de suministro de electricidad.
 Las bases de diseño recomiendan durmientes de concreto para la vía férrea,
que podrán ser fabricados en el puerto. El diseño detallado puede recomendar
la adquisición en una ciudad cercana al proyecto.

Cambios al alcance del trabajo

Se entiende por cambios al alcance del trabajo los que implican una modificación
mayor a la intención y filosofía de la descripción de las instalaciones proyectadas.

Por ejemplo:
 Construcción de un aeropuerto adicional.
 Apertura de un nuevo tajo.
 Aumento en la capacidad diseñada de producción.
 Construcción de una planta generadora de energía, en vez de comprar el fluido
eléctrico.

Monitoreo de los cambios

El costo de todo cambio debe ser estimado y cualquier desviación del costo inicial
de la instalación deberá vigilarse.

Procedimiento para manejo de cambios.

1. Deberán ser desarrollados de común acuerdo entre la Dirección del proyecto y
el contratista; El contratista preparará el procedimiento, describiendo:
a. Iniciación de una solicitud de cambio
b. Preparación y plazo para tramitar el cambio propuesto.
c. Formalización y autorización del cambio
d. Implementación del cambio
2. El contratista responderá a las solicitudes de cambio, preparando, en un plazo
de 7 días, una orden de cambio que contenga:
a. Costo del cambio, incluyendo el costo de preparación de la orden de
cambio, con información de soporte.
b. Efecto en el cronograma, con información de soporte.
c. Descripción del cambio, haciendo referencia a las instalaciones
afectadas.
d. Identificación del originador del cambio (Dirección del Proyecto,
contratista) y razón para el cambio:
i. Seguridad
ii. Operabilidad
iii. Solicitud del dueño
iv. Tasa de retorno
v. Mejoras al cronograma
e. Si es del caso, impacto en las garantías del contratista.
f. Posible efecto en las necesidades de energía, agua u otros suministros.
3. La orden de cambio en borrador vendrá acompañada de una declaración de la
fecha máxima en que el cambio puede ser iniciado sin afectar el cronograma
del proyecto.
4. Si el contratista considera que el plazo establecido para preparar la orden de
cambio no se podrá cumplir, deberá explicar sus razones.
5. Una vez aceptado el efecto del cambio, la Dirección del Proyecto decidirá si se
ejecuta o no. Si la decisión es afirmativa, el contratista queda autorizado para
iniciar inmediatamente los trabajos requeridos. En caso contrario, el
Contratista no toma ninguna acción y la Dirección autoriza pagar al Contratista
el costo de la elaboración de la orden de cambio.
6. El contratista mantendrá un registro de las ordenes de cambios en una tabla que
contenga
i. Número de la orden de cambio
ii. Descripción del cambio
iii. Fechas de remisión y aprobación / rechazo de la orden de cambio
iv. Costo estimado del cambio
 v. Impacto en costos del proyecto y cronograma
vi. Observaciones.
La distribución de los documentos relativos al cambio se hará de acuerdo con la matriz
de distribución de documentos del proyecto.
 CLÁUSULAS PERTINENTES DEL CONTRATO

NOTA. ESTAS CLÁUSULAS SOLO DESCRIBEN LA INFORMACIÓN MÍNIMA

REQUERIDA PARA HACER EL EJERCICIO Y NO CORRESPONDEN AL
TEXTO DE UN CONTRATO REAL. (JURÍDICAMENTE SERÍAN MUY
DEFICIENTES)

ALCANCE DEL TRABAJO

El contratista es responsable por la Ingeniería, compras y construcción de las
instalaciones del proyecto. Tales instalaciones incluyen edificios, puentes, carreteras,
aeropuertos, canteras, tuberías, apiladores recolectores, puentes, bandas
transportadoras, vías férreas, trituradoras, líneas de transmisión, minas, instalaciones
marítimas, materiales y equipos, máquinas y cualquier otro aparato, dispositivo o
trabajo requerido para completar y operar un sistema integrado y eficiente de
explotación de carbón.

CAMBIOS AL ALCANCE DL TRABAJO

(Sólo se mencionan algunas posibilidades, para efectos de este ejercicio)

Los cambios serán de las siguientes categorías:

1. Revisión a las especificaciones que afectan el alcance del trabajo. Estas
especificaciones están contenidas en el documento de diseño XC-40 que ha
sido entregado al contratista.
2. Revisión a elementos del trabajo ya terminado. Sin embargo, los ajustes
requeridos para suplir omisiones, corregir errores del contratista o ajustes
menores a los diseños, no se consideran cambios.
3. Tampoco se consideran cambios los estudios de ingeniería o estimados que
solicite la dirección del proyecto
4. Revisiones al alcance de los servicios que deban prestar las oficinas del
contratista al proyecto.
5. Revisiones que afecten las fechas de terminación pactadas.
6. Modificaciones a las responsabilidades del contratista, previamente pactadas.

DEMORAS INEVITABLES

Se entiende por fuerza mayor cualquier evento cualquier evento fuera del control de
la parte afectada, sin que hayan mediado fallas o negligencias de la parte afectada.
Esto incluye, a título de ejemplo, catástrofes naturales, expropiación de instalaciones,
cambios en la legislación, guerras, rebeliones, sabotajes, asonadas, inundaciones,
incendios, explosiones o huelgas. La fuerza mayor no incluye:
1. Entrega tardía de equipos o materiales originada en la congestión de la planta
del fabricante, condiciones de escasez en el mercado, ineficiencias o eventos
similares.
2. Atrasos en las labores de un contratista causados por escasez de personal o
ineficiencias internas.
 10 SOLICITUDES DE CAMBIO

Bogotá.
De: Gerencia de Proyecto – Expertos Asociados
Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 1 – Cimientos para S-101

Estimado Director:

He sido informado por nuestro Ingeniero de Costos, que la construcción de los

cimientos para el silo 101 no quedó incluida en la última revisión presupuestal,
¿Sería tan amble de iniciar una orden de cambio para cubrir estos costos?

Atentamente,

Juan Servicios
Gerente de Proyecto

Nota del Director de Proyecto: Me han informado que el costo no quedó incluido en
el presupuesto porque el contratista no incluyó este trabajo en el programa trimestral
de actividades.

Casa Matriz. Houston.

De: Vicepresidencia Proyectos
Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 2 – Bomba de agua adicional

Estimado Director:

En la última reunión con el personal de las plantas de servicio, se identificó la

necesidad de una bomba adicional, para aumentar la presión del flujo de agua hacia
los clorinadores. Esta adición facilitará el cumplimiento de los programas de
mantenimiento y mejorará el rendimiento de los procesos de tratamiento de agua.
¿Sería tan amable de informarme el impacto de este cambio en los costos y
cronograma del subproyecto de plantas de servicio?

Atentamente,

John Doe
Vicepresidente de Proyectos

De: Oficinas de Ingeniería – Casa Matriz

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 3 – Nuevo requisito de seguridad
Estimado Director:

En el informe final de la última auditoría de seguridad, Gregorio Barriga hizo notar

la nueva disposición de seguridad que exige la protección contra objetos que caen en
el área de las plataformas de cargue. Por consiguiente, solicito ordenar a quien
corresponda, la instalación de mallas de protección en las siguientes localizaciones:

Plataformas de los transportadores 1A, 2A, 3A

Área de los paneles de operación 1,2,3
Área de circulación frente a la banda transportadora principal 1,2

Sírvase recopilar la documentación pertinente e iniciar las acciones conducentes al

cumplimiento de este requisito de seguridad.

Atentamente,

José Segura
Ingeniero de Seguridad

Casa Matriz.

De: Vicepresidencia Proyectos

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 4 – Nuevo silo

Estimado Director:

Como consecuencia de los cambios recientes en las condiciones del mercado,

necesitamos ampliar la capacidad de cargue a los trenes en la mina, añadiendo un
nuevo silo. Este silo nos permitirá duplicar la capacidad de cargue a los trenes y nos
dará mayor flexibilidad operacional. ¿Sería tan amable de iniciar las gestiones
pertinentes con el Contratista?

Atentamente,

John Doe
Vicepresidente de Proyectos
_________________________________________________________________

De: Oficinas de Ingeniería – Casa Matriz

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 5 – Boyas
Estimado Director:

Después de mi reciente inspección a las instalaciones portuarias, se ha hecho

aparente que se requieren tres boyas adicionales para garantizar una navegación
segura en el canal de acceso. La ubicación propuesta de las tres boyas aparece en los
planos que le remití ayer por correo electrónico. Sírvase iniciar las acciones
pertinentes para adelantar este trabajo.

Atentamente,

Juan Ríos
Especialista en Operaciones Marinas

Bogotá.

De: Gerencia de Proyecto – Expertos Asociados

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 6 – Interruptor de emergencia

Estimado Director:

En la última visita de campo de su Ingeniero de Diseño, Luis Armador, nos hizo

notar que el interruptor de emergencia de la banda transportadora 26, localizado en
el segundo nivel, debería ser reinstalado en el primer nivel. Solicitamos la emisión
de una orden de cambio para hacer este trabajo.

Atentamente,

Juan Servicios
Gerente de Proyecto

Nota del Director de Proyecto: Hice revisar los planos de construcción y me

informaron que el interruptor debió haber sido instalado inicialmente en el primer
nivel.

Bogotá.

De: Gerencia de Proyecto – Expertos Asociados

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 7 – Parada de trabajos
Estimado Director:

Según informé a usted telefónicamente, ayer interrumpimos operaciones debido a un

paro de los trabajadores. Invocamos la cláusula de fuerza mayor, según el contrato.
Oportunamente informaremos a usted el costo e impacto de esta interrupción.

Atentamente,

Juan Servicios
Gerente de Proyecto

Casa Matriz

De: Vicepresidencia Proyectos

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 8 – Nuevo cargador lineal

Estimado Director:

En nuestra última reunión con usted y los ingenieros de diseño, concluimos que es
necesario construir instalaciones de cargue adicionales en el puerto, para atender las
recientes proyecciones de demanda. Los estimativos preliminares indican que la
capacidad de cargue debe aumentarse en un 40%. Entiendo que usted trabajará los
detalles de este cambio con el contratista.

Atentamente,

John Doe
Vicepresidente de Proyectos

De: Oficinas de Ingeniería.

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 9 – Bomba P-106. Válvulas de aislamiento.

Estimado Director:

Durante nuestra reciente visita al área XYZ, encontramos que se necesitan válvulas
de aislamiento para la bomba p-106, que suministra agua tratada. Esto evita
interrupciones en el suministro de agua fresca durante el mantenimiento,
permitiendo a la bomba P-105 operar, mientras la bomba P-106 está desconectada.
Atentamnte,

Pedro Timaná
Especialista en Maquinaria

Proyectolandia, diciembre de 2001

De: Oficinas de Ingeniería Casa Matriz.

Para: Dirección del Proyecto en Colombia
Asunto: Solicitud de cambio No. 10. – Plataforma de acceso al triturador de
rodilos

Estimado Director:

Durante nuestra reciente inspección a las instalaciones portuarias, Pedro Pataquiva

sugirió la instalación de una plataforma debajo del rodillo N. 62 de la banda
transportadora 985. Esta plataforma garantizará un acceso seguro al área de
trituración.

Atentamente,

Jairo Cabezas
Líder de la fase de Alistamiento y entrega de instalaciones.
en Operaciones Marinas
FORMATO A – CLASIFICACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO

Marque en las columnas apropiadas las diez solicitudes recibidas por el Director
del Proyecto.

Solicitud Cambio no Revisión al Evento No cambio

afectan en el alcance o las extraordinario
alcance del bases de aleatorio
trabajo diseño
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FORMATO B. PASOS A SEGUIR PARA PROCESAR CADA CATEGORÍA
DE CAMBIOS

Escriba un procedimiento (máximo una página), para describir el manejo de cada una
de las cuatro categorías de cambios identificadas en el formato A. Utilice su
experiencia profesional, lo aprendido en el programa de especialización y el material
de este ejercicio, para lograr que los procedimientos contengan los elementos
fundamentales que deben ser tenidos en cuenta.
 FORMATO C. PERSONAL Y ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA
IMPLEMENTAR EL CAMBIO RELATIVO A LAS VÁLVULAS DE LA
BOMBA P-106

Si lo prefiere, puede utilizar un formato diferente (narrativo en texto libre, diagrama

de flujo, etc.)

No. Responsable Actividad

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...

Ahora que ha analizado mejor el del cambio, explique si el impacto sobre el

proyecto es grande o pequeño, desde el punto de vista de las actividades
requeridas y la gente involucrada.
 FORMATO D. EFECTOS COLATERALES NO DESEADOS DE LOS
CAMBIOS

Al haber trabajado en los formatos anteriores, es posible que usted tenga una mejor
comprensión de lo que significa el manejo de los cambios en la gestión de un
proyecto.

A manera de conclusión del ejercicio, describa los efectos no deseados de los cambios,
aunque estos sean legítimos y hayan sido bien manejados.

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