Validación de datos

Temas:
• Descripción del control de datos
• Utilizar validación de tipo decimal
• Utilizar validación de tipo hora
• Utilizar validación de tipo fecha
• Control de ingreso con opción de fórmula
• Generar una lista desplegable
• Laboratorio 1
• Laboratorio 2
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La validación de datos es una herramienta de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.
Puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo
prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. También, puede proporcionar mensajes para
indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para
ayudar a los usuarios a corregir los errores.

1. Descripción del control de datos

El control de datos en el programa Excel es importante porque de esto dependerá la
administración, gestión de la aplicación de funciones y fórmulas para determinadas
tareas de las hojas de cálculo.

1.1 Definición de validación de datos

En seguridad informática, la validación de datos es una de las áreas más importantes
que se debe tener en cuenta, especialmente en el desarrollo de aplicaciones para
Office (Excel y Access). En sistemas de aplicación con lenguajes de programación y
aplicación de sistemas conectados a redes como internet.
Validar datos hace referencia a verificar, controlar o filtrar cada una de los ingresos
de datos que provienen desde el exterior de la aplicación informática; por ejemplo,
en el programa Excel o sistema Informático.

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando se desea compartir un libro con
otros miembros de la organización y se desea que los datos que se escriban en este
sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre
otras aplicaciones:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de

una lista: Por ejemplo, puede limitar los tipos de
departamentos a ventas, finanzas, investigación
y desarrollo, y TI. De forma similar, puede crear
una lista de valores a partir de un rango de celdas
que se encuentren en otra parte del libro.

• Restringir los números que se encuentren fuera

de un intervalo específico: Por ejemplo, puede
especificar un límite mínimo de deducciones
de dos veces el número de hijos en una celda
específica.
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• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico:

Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3
días siguientes.
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico:
Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo de ingreso y salida de un
trabajador.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto: Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede
establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la
longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más
10 caracteres.
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas: Por ejemplo, puede
usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y
bonificaciones de 500 soles, según el valor de nómina proyectado general. Si los
usuarios digitan un valor de más de 500 soles, aparecerá un mensaje de validación.

Nota: Es muy importante que cada funcionalidad ofrecida por cada tarea valide sus datos de entrada
correctamente. Todos los argumentos necesitan ser comprobados. A todo este proceso de control
de información se denomina «consistencia de datos». En Office Excel y Access, existe el control de
datos.

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la
entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una
lista o asegurarse de que solo se escriben números enteros positivos.

Acceso: Ficha Datos ˃ Validación de datos ˃ Validación de datos…

Se activará la siguiente ventana de diálogo, conformada por tres opciones:

• Configuración: Para escoger, adecuar un tipo de dato, por ejemplo de tipo fecha.
• Mensaje de entrada: Para digitar algo que se visualizará como un mensaje de
alerta antes de digitar.
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• Mensaje de error: Se utiliza para digitar un mensaje que se ejecutará cuando se

pulsa la tecla Enter.

La opción Configuración ˃ Criterio de Validación ˃ Permitir está conformado por:

• Número entero: Permite exclusivamente números enteros.
• Decimal: Números reales (enteros y decimales).
• Lista: Permite desplegar un listado de opciones. Solo admite valores de esta lista.
• Fecha: Permite datos en formato fecha.
• Hora: Permite datos en formato hora.
• Longitud: Permite celdas con un número de caracteres alfanuméricos determinados.
• Personalizada: Habilita en base a una fórmula definida por el usuario para
introducir un dato en la celda.

Respecto a las opciones de mensaje:

A Mensaje de entrada.
B Mensaje de error.

En ambas opciones se podrá digitar comentarios de acuerdo con una opción de

configuración de tipo fecha, número, etc.
6 Aprendiendo paso a paso Excel 2016

2. Utilizar validación de tipo decimal

El objetivo es controlar el ingreso de un precio por mayor, teniendo como rango 15
soles de incremento en margen de diferencia respecto al precio por unidad.

1. Digite la siguiente información para preparar el

entorno referente a la digitación de precios por
mayor y por unidad:

2. S eleccione menú Datos

˃ Validación de datos ˃
Configuración ˃ opción
Permitir ˃ Decimal.
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3. En la opción Datos, escoja la opción Entre. Luego, digite en Mínimo =A2 y en

Máximo, =A2+15.

Para comprobar este proceso de control de ingreso de precios asigne los mensajes de
entrada y salida.

4. Respecto al Mensaje de entrada (antes de digitar y escoger la celda activa) realice

lo siguiente:
8 Aprendiendo paso a paso Excel 2016

5. En referencia al mensaje de error (después de digitar), realice lo siguiente:

6. Una ventana de diálogo se activará cuando digite un número que no corresponda al

rango de PRECIO POR UNIDAD.

3. Utilizar validación de tipo hora

El objetivo es controlar el ingreso de datos de tipo hora
respecto al control de un rango de un horario de oficina
desde las 8 a. m. hasta 6 p. m.
Teniendo como referencia el sistema horario de 24 horas,
es una convención de medición del tiempo en la que el día
se desarrolla de medianoche a medianoche y está dividido
en 24 horas, indicado por la cantidad de horas contadas a
partir de la medianoche, de 0 a 23.
El sistema horario de 12 horas es una convención de medición del tiempo en el cual las
24 horas del día se dividen en dos períodos ante meridiem (a. m., ‘antes del mediodía’)
y post meridiem (p. m., ‘después del mediodía’). Cada período se compone de 12 horas,
cuya numeración comienza en el 12 (actuando como 0), continúa 1, 2 y sucesivamente
hasta 11.
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Pasos para controlar la hora de ingreso y salida:

1. Digite la siguiente presentación de datos, conformada
por hora de ingreso y salida.

2. Seleccione el rango A2 hasta B5.

3. Pulse el botón derecho del mouse

sobre el rango seleccionado, se activará
un listado de opciones y pulsa la opción
Formato de celdas. También puede
pulsar el comando Ctrl + 1.

4. Se activará la venta de Formato de celdas y escoja la opción Número. Del listado,

seleccione la opción Personalizada. En la opción Tipo, escoja hh:mm y luego
presione la opción Aceptar.
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5. Seleccione el menú Datos > Validación de datos > Configuración > Criterio de
validación > Permitir > Tiempo.
En la Hora inicial, seleccione 08:00:00 a.m. y en la Hora final, 06:00:00 p.m.
Una vez seleccionada la configuración de tiempo de 8 a.m. hasta 6 p.m., confirme
estas acciones de tiempo presionando la opción Aceptar.

6. Después escoja la opción Mensaje de error y en el área de mensaje, digite lo

siguiente (ver figura):

Después presione la opción Aceptar para confirmar los cambios.

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4. Utilizar validación de tipo fecha

El objetivo es controlar el ingreso de fechas en el rango del primer semestre del año
2016 conformado por 01/01/2016 hasta 31/07/2016.

1. Digite la siguiente presentación de datos:

• En la celda A1 digite Fechas del I Semestre 2016.
• Después seleccione el rango desde A2 hasta A6.

2. Ingrese al menú Datos > Validación

de datos > Validación de datos.
De la ventana que se activa en la
opción Configuración > Criterio de
validación. En la opción Permitir
escoja la opción Fecha.

3. Seleccione la opción Datos > opción Entre y digite las fechas respecto al primer
semestre del año 2016.
• Fecha inicial: 01/01/2016.
• Fecha final: 30/06/2016.
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4. Administre los mensajes para establecer un control de la configuración. En el

mensaje de error se activa mensajes después de que el usuario pulse la tecla Enter.
• Estilo: Detener, advertencia, información (cada estilo contiene diversos íconos).
• Título: Control; I Semestre 2016.
• Mensaje de error: Digite fechas del 01/01/2016 hasta el 30/06/2016.

5. Compruebe la configuración digitando fechas; por ejemplo, en la celda A4 digite

5/04/2016, se presenta que esta fecha no es válida.
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5. Control de ingreso con opción de fórmula

El objetivo es controlar el ingreso de datos, que se ha registrado y que no permita
duplicarse, al momento de digitar la misma información. Este proceso es mediante la
función CONTAR.SI indicando un rango de celdas absolutas.
1. Digite la siguiente presentación de datos respecto al listado de clientes. Seleccione
el rango de A2 hasta A6.

2. Ingrese al menú Datos > Validación de datos > Validación de datos… >
Configuración. Luego, en Permitir escoja la opción Personalizada y en Fórmula
digite =CONTAR.SI($A$2:$A$8,A2)=1.

3. Administre los mensajes de error (para que se active después de digitar).

• Título: Control de Datos.
• Mensaje de error: Usted está digitando información repetida.
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4. Compruebe los pasos mencionados anteriormente digitando la información:

6. Generar una lista desplegable

El presente ejemplo es la generación de una lista desplegable de un determinado rango
de datos.
La siguiente lectura de datos es útil para generar un listado que se podrá utilizar para
funciones de datos, filtros, etc.
1. Digite los nombres de los países de América del Sur
para generar un listado desplegable de opciones.
Compruebe estas acciones de configuración de datos
no repetitivos en la siguiente imagen:

2. Seleccione la celda C2, luego

ingrese al menú Datos > Validación
de datos, escoja la opción
Configuración > Permitir > opción
Lista.
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3. Seleccione el área de datos como se aprecia en la imagen:

4. Después de aceptar, se obtendrá el siguiente resultado:

Al seleccionar la celda, se activará el botón de validación permitiéndole activar un
listado con los nombres de los países de América del Sur.
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Laboratorio 1

OBJETIVO
Utilizar Validación de datos para la opción lista para la lectura de datos.
1. Abra el archivo Listado de personal conformado por los apellidos y
nombres de los cargos de obreros, empleados y supervisores.

2. Defina los nombres de los rangos, a través de la ficha Fórmulas >

Administrador de nombres o haga clic derecho sobre el rango seleccionado
y escoja la opción Definir nombre; también podrá designar un nombre
desde la barra de fórmula.
• Rango de A4:A24, asigne el nombre OBRERO.
• Rango de B4:B14, asigne el nombre EMPLEADO.
• Rango de C4:C7, asigne el nombre SUPERVISOR.
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3. Prepare la presentación para la lectura de información:

4. Seleccione las celdas F2 hasta F4 y designe el nombre TRABAJADOR.

5. Haga clic en la celda E7 y con Validación de datos, escoja la opción Lista,

luego en la opción Origen digite =TRABAJADOR.

Haga clic en la celda F7,

utilice Validación de datos
de tipo Lista.

Digite =INDIRECTO(F12),
luego escoja Aceptar, realice
las copias para completar las
lecturas.
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Laboratorio 2

OBJETIVO
Controlar el ingreso de información de tipo texto, numérico en forma
individual y rango. Además, es importante la administración de los mensajes
de entrada y salida.
1. Digite la presentación de información respecto a un listado de ofertas:

2. Considere para la solución del siguiente laboratorio:

a  .   El campo CÓDIGO debe estar validado en el rango, con Formato
"AUD"000.
b  .    Para el campo PRODUCTO aplique la Validación de datos en
Configuración de tipo LONGITUD DE TEXTO.
c  .    Para el campo COMPATIBILIDAD aplique la Validación de datos
en Configuración de tipo LONGITUD DE TEXTO. Para el rango de
PRODUCTOS Y COMPATIBILIDAD, aplique desde 1 (mínimo) a 30
(máximo) caracteres. Genere el mensaje en MENSAJE DE ERROR:
Datos digitados excede el rango a 30 caracteres. Este mensaje es para
ambos rangos.
d  .    El campo PRECIO POR MAYOR deberá estar validado en el rango para
DIGITAR números de 1 a 350.
e  .    Para el campo PRECIO POR UNIDAD digitar los números que tengan
un rango máximo de diferencia de hasta 20 respecto a lo digitado en
PRECIO POR MAYOR.

3. Digite cualquier número referente al precio por mayor y precio por unidad
para comprobar la validación de datos.