Vous êtes sur la page 1sur 3

INTERACCIÓN

Facturación y cartera:
uno de los procesos críticos
en las IPS

n Camila Madero Jaramillo


Asesora del Centro de Gestión Hospitalaria.

L
as instituciones prestadoras de servi- Dentro de la gestión financiera, y basado
cios de salud (IPS), en su constante en la experiencia adquirida en las IPS, se han
búsqueda de excelentes resultados, identificado algunos procesos financieros críticos,
han encontrado que mediante la satis- que requieren mejoramiento continuo y control
facción de las necesidades de sus clien- permanente, pues repercuten significativamente
tes externos e internos, de la definición y en el logro de las metas y objetivos. No obstante,
optimización de los procesos y de ofrecer productos este artículo se centra en el proceso de facturación
y servicios por encima de la competencia pueden y cartera, cuya optimización es una necesidad
lograr un crecimiento con gran rentabilidad. sentida en la mayoría de las IPS.

En estas instituciones se realizan varios tipos Proceso de facturación y cartera


de procesos: asistenciales, administrativos y fi-
nancieros, que giran alrededor del paciente y que No implica sólo liquidar la cuenta, como se conoce
deben integrarse para poder brindar o prestar un en la mayoría de las instituciones; inicia con la
servicio de calidad —entendida esta última como admisión del paciente y termina con el recaudo de son identificación errónea del paciente y/o del
centro de gestión hospitalaria | víasalud | número 38

un concepto integral y total—. la factura. Este proceso incluye varias actividades convenio-plan al que pertenece, admisiones no
relacionadas con la atención del paciente, las cuales facturadas, atenciones sin facturar, error en tarifas
A fin de poder cumplir con éste y otros ob- deben informarse y sustentarse a través de acciones y descuentos, cargos sin soporte.
jetivos institucionales, la alta dirección necesita o mecanismos conocidos, para que alguien llamado
realizar ciertas funciones, dentro de las cuales la facturador consolide estas atenciones prestadas y Todos estos errores ocasionan una pérdida muy
gestión financiera ocupa un lugar destacado, ya las liquide de acuerdo con el manual de referencia importante a las instituciones, que se ve reflejada
que apoya los procesos misionales de tal manera y a la tarifa establecida, para luego generar y enviar principalmente en facturaciones menores a las reales,
que se garanticen los recursos económicos para la(s) factura(s) a la empresa (radicación) y estar valores importantes en glosas y devoluciones, recla-
que la organización pueda funcionar correcta- pendiente de su recaudo. maciones, pagos a terceros por eventos o consumos
mente, asegurar su permanencia en el futuro a no facturados, demora en la radicación de las facturas
través de una adecuada rentabilidad y liquidez y Como todos conocemos, hay situaciones y pago parcial de éstas, que ponen en peligro la
cumplir su misión. que se presentan en el día a día de las IPS, como rentabilidad y la liquidez de la institución.

30
costosos para la institución, que no generan valor
y tampoco dan soluciones.

Si hay devoluciones y glosas, es porque hay


errores en los procesos, en los parámetros del
sistema, falta de definición o información de las
condiciones del convenio o desconocimiento de la
forma como se liquida la factura. Del conocimiento
completo y claro que todos (los involucrados en el
proceso) tengamos de los contratos de prestación
de servicios, de la buena definición y estandari-
zación de cada uno de los procedimientos que
lo componen —donde las actividades y tareas del
personal asistencial y administrativo deben estar
coordinadas—, así como de la identificación de
las causas de las glosas y su correcta y oportuna
solución (redefinición del procedimiento), depende
que no tengamos cuentas objetadas.

Segundo, el cargo a la cuenta del paciente de


todos los servicios y consumos, a medida que se
realizan —deben facturarse todos, acompañarse
de los soportes pertinentes y ajustarse al convenio
establecido—, a través de una información clara y
oportuna al facturador. En este paso, el personal
asistencial desempeña un papel importante, ya
que presta el servicio y sabe qué se le suministró
al paciente o el tipo de atención que se le dio.

Tercero, la oportunidad de que se elabore


la factura como parte de la atención integral al
paciente, a fin de que evite mayores costos por
camas ocupadas y con el fin de lograr una:

Radicación y recaudo efectivo

Debe reflejarse en el recaudo de la totalidad de


La pregunta que nos hacemos en este mo- la facturación, en el menor tiempo posible y de

centro de gestión hospitalaria | víasalud | número 38


mento es: ¿qué esperaríamos, una vez hayamos acuerdo con las condiciones pactadas (plazos
definido y optimizado este proceso? establecidos, descuentos por pronto pago), para
obtener los recursos necesarios y poder cumplir
Calidad en la facturación con las obligaciones.

La calidad en la facturación está dada por tres facto- En la medida en que nos demoremos en radicar
res: primero, la ausencia de glosas y devoluciones. las facturas y no cumplamos con los requisitos exigi-
Se ha observado que en las IPS, por la premura en dos para su pago —soportes o registro individual de
contestar y agilizar el recaudo, no se analizan las prestación de servicios de salud (RIPS)—, el ingreso
causas ni se toman los correctivos en el origen, sino del dinero se retrasará y, a la vez, será por menor valor
que se realizan acciones de resultado (correctivas, del esperado. Esto va a ocasionar dificultades en la
mas no preventivas), utilizando tiempos y recursos operación de la IPS, al no tener dinero disponible.

31
INTERACCIÓN

El resultado del proceso de radicación es muy ciones de mejoramiento, a través de indicadores


importante: la factura debe estar en manos del e informes como:
cliente en el momento que es y con los soportes
que son, para lograr su aceptación. Una vez • Porcentaje de pacientes atendidos sin facturar.
aceptada y cumplido el plazo de pago, es cuando • Porcentaje de servicios, atenciones, consumos
gestionamos su recaudo. ¿De qué nos sirve tener sin cargar a la factura.
una facturación fabulosa si no se ve reflejado en • Porcentaje de facturas sin cerrar.
el recaudo? Los flujos de efectivo son los que • Porcentaje de valor facturado sin radicar.
realmente nos muestran la verdadera situación • Porcentaje de cuentas glosadas y devoluciones
financiera de la institución. recibidas, por causa.
• Porcentaje de valores glosados y devueltos, por
Cobro exitoso de la cartera causa.
Se presenta, que los • Porcentaje de valores aceptados de glosas y
Se busca el cobro exitoso de la cartera para que esté devoluciones, por causa.
sana y tenga una rotación adecuada. Una de las tareas datos o la información • Rotación de la cartera-días de período de co-
importantes para cumplir este objetivo es conocer bro.
si los valores registrados en la cartera son los que de la cartera de nuestros • Informes de facturación, cartera y caja.
realmente debemos cobrar y nos van a pagar.
clientes, no ha sido “Mejorar es lograr metas, lograr
Se presenta, con muchísima frecuencia, que metas es resolver problemas”
los datos o la información de la cartera de nuestros afectada por operaciones
clientes, por falta de definición o error en algunos Para poder llevar a cabo éste y todos los procesos, con
procedimientos, no ha sido afectada por operacio- que disminuyen su valor las características de eficiencia y eficacia requeridas,
nes que disminuyen su valor y que nos hacen creer es necesario que dentro de la IPS se cuente con una
que tenemos mayor dinero por cobrar que el que y que nos hacen creer información dada de forma ágil, veraz y oportuna, en
realmente es. Podríamos mencionar anulaciones de todas las áreas, que lleve a tomar decisiones raciona-
facturas no reportadas, notas crédito por glosas no que tenemos mayor les y efectivas. Las IPS, y en general cualquier tipo de
incluidas, pagos no descargados o aplicados en forma organización, funcionan basadas en la información
incorrecta, descuentos o impuestos no registrados. dinero por cobrar que que fluye en todas sus direcciones.

Por eso es indispensable revisar de forma el que realmente es. Como se dijo atrás, dentro de la gestión finan-
detallada las causas de esta información errónea y ciera existen otros procesos críticos, dentro de los
llevar a cabo las acciones de mejora, que garanticen Podríamos mencionar cuales se destaca el establecimiento y control de
la veracidad de las cuentas por cobrar. Además, costos, que será objeto de un análisis posterior.
y como mecanismo de seguimiento y control, es anulaciones de facturas Dada la dificultad para aumentar los ingresos por
indispensable conciliar internamente, mes a mes, la las condiciones del mercado, y dado que los precios
cartera (contabilidad con cartera) y periódicamente no reportadas, notas de los servicios están definidos, entonces la única
con cada uno de los clientes, para tener certeza de forma de aumentar el margen de rentabilidad es
crédito por glosas no
centro de gestión hospitalaria | víasalud | número 38

las cifras y no llevarnos sorpresas que generan un disminuyendo los costos. Por lo tanto, la optimi-
desgaste innecesario y afectan de manera directa zación de costos se ha convertido en una fuente
los resultados de la institución de salud. incluidas, pagos no importante de ingresos.

La gestión de cobro parte del conocimiento de descargados o aplicados Los estrechos márgenes que deja la operación,
una cartera real, a la que un equipo de trabajo sea la competencia y el exceso de oferta de servicios
capaz de realizarle un seguimiento detallado y perma- en forma incorrecta, hacen indispensable un manejo financiero adapta-
nente, y cuyo resultado debe ser el recaudo efectivo. ble a las situaciones cambiantes del entorno, que
descuentos o impuestos apunte a procesos clave que impacten en el logro
Medición y control permanente de los objetivos y, por supuesto, en la rentabilidad
no registrados. y la liquidez.
La medición y control permanente se da para
evaluar el desempeño y los resultados de las ac-

32