Documentación De Un Sistema De Gestion De La Calidad - NTC ISO 9001

Actividad 1 Informe

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa
las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen
interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

Desarrollo

Con el objetivo de realizar el proceso de compras, basados en la selección, evaluación y control de

proveedores, de los suministros y servicios requeridos para desarrollar las actividades requeridas
en una empresa se describen las siguientes.

1. Solicitud del requerimiento. Es la primera fase para iniciar el procesos donde se detecta las
necesidades de productos y/o servicios, en las áreas de la empresa o por parte del empleado
que identifique la necesidad de compra, el cual enviará la solicitud al área de compras a
través de un correo electrónico,
2. Una vez se tenga definida la necesidad de compra se consultan en el mercado local los
posibles proveedores y estos se contactan vía telefónica, e mail o personalmente.
3. Una vez se contacte al proveedor(es) se solicita a este el suministro de la documentación
mínima legal de acuerdo al servicio a prestar, así como la solicitud del precio del servicio lo
que se puede presentar mediante cotización o vía telefónica.
4. La selección del proveedor del producto y/o servicio, se llevará a cabo teniendo en cuenta
los criterios establecidos en la evaluación de proveedores, la mayor calificación obtenida
entre estos definirá la selección del proveedor a contratar, en esta se pueden evaluar dos
o más proveedores cuando existan varias ofertas en la localidad, de lo contrario autoriza
manejar un único proveedor.
5. Cuando se verifique que el proveedor cumpla y haya obtenido la mayor calificación, se
selección de proveedores, se hace un registro del proveedor seleccionado para satisfacer la
necesidad de la empresa.
6. Ya seleccionado el proveedor más conveniente para suministrar el producto o servicio, el
encargado realiza la orden de compra y el Gerente deberá aprobar dicha compra,
posteriormente se hará llegar al proveedor, junto con los requisitos que debe cumplir como
proveedor.
7. Una vez realizada la compra de los productos y/o servicios, y estos son suministrados, se
debe verificar que se cumpla con lo requerido en la orden de compra y los requisitos
establecidos por la empresa
8. Con base en los resultados de los servicios prestados en la verificación de las compras, así
como de la revisión inicial del cumplimiento de requisitos legales, de calidad, los cuales se
registran en la selección de proveedores; la empresa procederá a realizar la evaluación de
sus proveedores teniendo en cuenta los requisitos establecidos
9. La actualización de proveedores, se realizará cada vez que se evalúen los proveedores y se
verifique si el proveedor está cumplimiento con los requisitos exigidos por la empresa, se
actualizará en la lista de proveedores.
10. Comunicar a los proveedores cada vez que se evalúen sobre los resultados obtenidos, por
medio de una carta y en caso de haber oportunidades de mejora y o felicitaciones se
mencionaran en dicha comunicación
DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS
Solicitud de Pedido Requisitos legales, y normas internacionales,
Orden de Compra Catálogos
Matriz de proveedores de evaluación de proveedores. Cotizaciones
Matriz comparativa de cotizaciones Fichas técnicas
Listado de Proveedores Órdenes de Compra
Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y Facturas
convenios