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PROFESOR EDIDSON FUENTES ---2015 --- ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGIA
ÍNDICE
ÍNDICE .............................................................................................................. II
INTRODUCCIÓN .............................................................................................. VI
CAPITULO 1 ..................................................................................................... 1
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CAPITULO 2 ................................................................................................... 11
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CAPITULO 3 ................................................................................................... 86
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................. 105
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INTRODUCCIÓN
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CAPITULO 1
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1.1.2) Tablas
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos
o proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa
que se almacenan los datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de
la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.
1.1.3) Campo
El campo es un valor o un dato de la tabla, un dato por si solo no dice mucho,
pero cuando existen varios campos diseñados estratégicamente, producen
información. Esta información es almacena en una tabla.
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1.1.4) Registro
Un registro representa un ítem único de datos implícitamente estructurados en
una tabla.
1.1.5) Dato
Un dato representa un conjunto de caracteres con algún significado, pueden ser
numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos.
1.1.7) Consultas
Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de una tabla
de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros
para formularios, informes y páginas de acceso a datos.
1.1.8) Formularios
Los formularios se utilizan para varios propósitos, manipular datos de una forma
fácil y sencilla, para crear paneles de control que activen otros formularios,
consultas, informes, para personalizar mensajes, entre algunos.
1.1.9) Informes
Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso.
Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe,
puede mostrar la información en la manera que desee verla.
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1.1.10) Macros
Una macro es un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una
operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las
macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede
ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un
botón de comando.
1.1.11) Módulos
Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic
para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.
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1.1.12) Relaciones
Una relación es la acción de combinar una o más tablas con el fin de tener más
acceso a la información y generar canales de flujo de datos que se comuniquen
entre tablas.
Las relaciones son importantes por qué una vez creadas una serie de
diferentes tablas dentro de la base de datos de Microsoft Access, necesita una
forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa
información.
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Botones de
minimizar,
Botón de Office
maximizar-restaurar,
cerrar
Opciones Rápidas Barra de Título
Plantillas
Prediseñadas Base de datos
utilizadas
recientemente
Plantillas en Línea,
(Descargar desde Internet)
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restaurar y cerrar .
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Botón, Crear
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CAPITULO 2
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Panel de Exploración
Vista de Hoja de
Datos
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Para crear o modificar los campos y registros de una tabla se puede realizar
desde la vista de hoja de datos o desde la vista de diseño, donde este último
permite una mayor y mejor precisión para definir los campos. A continuación se
presenta el desarrollo de una tabla en ambas vistas:
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ii. Por defecto el Access agrega por primera vez un campo llamado ID.
Tome en cuenta que la primera fila (Encabezado), se definen los
nombres de los campos que se desea agregar en la tabla. Debajo del
nombre del campo se agregan todos los registros de datos que la
tabla tendrá que almacenar.
Nombres de
Campos
Registros de
la Tabla
Nombre de la Tabla
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Para insertar el campo encima del tipo dé un doble clic o arrastre el campo
dentro de la tabla.
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Nota: Para conocer más sobre el uso y significado de los tipos de datos ver el
punto 2.2.1.2.3) Tipos de Datos, ubicado en la página 24 de este manual.
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Botón de
Cerrar
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Nota: Tome en cuenta que para cambiar de vistas, ejemplo de la vista de hoja
de datos a la vista de diseño y viceversa, utilice las siguientes opciones:
Encima del
nombre, dar clic
derecho y escoger
la vista deseada
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Panel de Exploración
Tipo de Datos
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Los nombres de los campos pueden ser escritos de cualquier manera, pero
para que funcionen lo mejor posible se da las siguientes recomendaciones:
Utilizar solamente letras en minúsculas.
Se puede combinar letras y números.
No utilizar tildes.
No dejar espacios en blanco, o unir las palabras con uso de
líneas. Ejemplo:
telefonocelular
tefefono-celular
telefono_celular
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El tipo de dato indica que valor puede almacenar ese campo entre los valores
más utilizados se encuentran:
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2.2.1.2.4.2) Formato
En un campo tipo texto, memo o hipervínculo, puede diseñar la presentación
del dato. Si se escribe los símbolos de > (mayor que) o < (menor que),
representa que el contenido escrito va a aparecer totalmente en mayúscula (>)
o minúscula (<). También en el formato se puede utilizar para que el contenido
aparezca en un solo color por defecto, para ello, hay que escribir un color
dentro de los paréntesis cuadrados, ejemplo [Rojo].
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Esto significa que los valores contenidos en este campo saldrán de color rojo.
Algunos de los colores que se pueden utilizar son: rojo, verde, azul, negro,
blanco, aguamarina, amarillo.
Nota: Tome en cuente que para utilizar un color, sin excepción tiene
que utilizar los símbolos de > o <, junto al color. Ejemplo: < [Verde].
Fechas / Hora
SI / NO
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Moneda
Auto numérico
Número:
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Nota: El formato se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el
tipo de dato Objeto OLE.
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Carácter Definición
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-]
no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y
menos no permitidos).
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se
# muestran en blanco en la vista hoja de datos, pero se
eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos
permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letras o dígitos. Entrada obligatoria.
A Letras o dígitos. Entrada opcional.
& Cualquier carácter o un espacio. Entrada obligatoria.
C Cualquier carácter o un espacio. Entrada opcional.
< Convierte los caracteres a minúscula.
> Convierte los caracteres a mayúscula.
Muestra la máscara de derecha a izquierda y los caracteres
! se rellenan de izquierda a derecha.
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2.2.1.2.4.4) Título
Es la etiqueta que me aparece cuando se utiliza un formulario para referenciar
al campo. Tiene como finalidad brindar información de los campos al usuario en
las distintas vistas.
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Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Autonumérico.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y
2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para limitar los
valores que se van a introducir se utilizan parámetros como: >, <, <>, =, >=, <=.
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Utilizando el generador
Todo lo que escriba será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la
validación. Así que, normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos
incluidos en la botonera de comparación.
Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el
operador + para la suma de valores.
Igual que antes debe buscar la categoría que encaje con lo que está buscando
y finalmente, cuando encuentres la función, incluirla en la Expresión.
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2.2.1.2.4.8) Requerido
Existen solamente dos valores posibles para esta propiedad: Si y No. El
primero indica que el valor campo no podrá ser nunca nulo, mientras que el
segundo si lo permite. En caso de que permita valores nulos, es conveniente
verificar que la propiedad Regla de validación esté redactada de la siguiente
manera: “ES NULO”. La propiedad Requerido no es accesible para los tipos de
datos autonuméricos.
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2.2.1.2.4.10) Indexado
Esta propiedad establece un índice para un solo campo.
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La Tabla Estudiantes:
Identificación (Clave Principal)
Nombre completo
Género
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2.4) Relaciones
En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente
un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos,
estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona
un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse
con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id.
de empleado.
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iii. Utilizando la tabla abierta, utilizar las flechas negras que se ubican
dentro del encabezado (títulos de los campos), y dando un clic se
muestra las opciones para realizar un filtro.
iv. Las cajas de check permite seleccionar cuales son los datos que por
medio se desea filtrar. Ejemplo valores iguales a 2500, o valores
iguales a maletín y piñata. Solamente las cajas chequeadas son los
datos que se visualizarán.
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vi. En el caso de un campo tipo texto permite mostrar datos que sean
iguales a un valor, Ejemplo: igual a maletín, en tal caso muestre los
datos que su artículo se llame maletín, y el resto se oculta. También
puede utilizar criterios como no es igual, comienza, contiene, termina,
no termina, entre algunos.
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Ordenar
Ascendentemente
Ordenar
Descendentemente
Borrar ordenamientos
utilizados
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iv. Para realiza un filtro basándose en un criterio que sea igual a algún
valor, de un clic en la flecha del campo que desea realizar el filtro y
escoja una opción. Ejemplo buscar valores iguales a cuaderno.
v. Si desea realizar un filtro más personalizado, escriba el criterio del
campo que desea filtrar. Ejemplo buscar precio mayores a 5000
(>5000), también artículos que inicien con la letra M, (M*).
Nota: Para saber un poco más del uso de criterios, visualizar en este manual el
apartado de consultas de selección y el uso de criterios.
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Zona de
consulta
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Nota: Para saber un poco más del uso de criterios, visualizar en este manual el
apartado de consultas de selección y el uso de criterios.
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Para que la información extraída sea más precisa y exacta se utiliza los
criterios. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los
datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.
Las consultas se pueden crear por medio del asistente o por medio de la vista
de diseño, esté último permite una mayor precisión de los datos y
modificaciones que se realicen a la consulta.
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iv. Una consulta tiene que mostrar una serie de campos que
normalmente el usuario desea visualizar. Para ello, se puede buscar
los campos de una tabla o de una consulta.
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.
viii. En la última ventana se agrega un nombre a la consulta. Escoger si
se desea abrir o modificar la consulta en vista de diseño
ix. Un clic en
finalizar.
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Los criterios son opciones que se utilizan dentro de una consulta para filtrar la
información y obtener una consulta especifica. Si se realiza una consulta sin
criterio, el resultado será la información completa que posea la tabla.
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Algunos valores relacionales para utilizar en los criterios de las consultas son:
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Tome en cuenta que las tablas creadas son independientes ya que no poseen
ninguna relación con otra tabla, excepto que el usuario le cree una relación
después.
iv. Agregar los campos que desea que conformen la nueva tabla, el
orden como se agreguen, es el orden como registra en la nueva
tabla.
v. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para
filtrar la información de la consulta.
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vii. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para
filtrar la información, y especificar exactamente cuales son los datos
que se desean observar.
viii. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la
pestaña diseño.
ix. Salvar la consulta desde la opción de guardar ubicado en la barra
rápida.
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vii. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para
filtrar la información, y especificar exactamente cuales son los datos
que se desean observar.
viii. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la
pestaña diseño.
ix. Salvar la consulta desde la opción de guardar ubicado en la barra
rápida.
Sino que con el uso de parámetros deja el criterio abierto, esto significa que en
el momento de ejecutar la consulta el usuario puede especificar cual dato es el
que desea buscar. Ejemplo buscar los datos que coincidan con una provincia,
¿cuál?, exactamente la que el usuario escriba.
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vi. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para
filtrar la información, y especificar exactamente cuales son los datos
que se desean observar.
vii. Si dentro de los criterios va a utilizar parámetros siga los siguientes
pasos.
• Ubíquese en el campo que desea agregar un
parámetro.
• Dentro del criterio utilizar paréntesis cuadrados [ ],
dentro de la misma escriba una frase que guía al
usuario para saber que es lo que se debe de digitar.
• Tome en cuenta que la información que se escriba
dentro del paréntesis, no puede ser igual al nombre
de algún campo que se haya declarado en alguna
tabla de la base de datos.
Ejemplo: [Escriba un Producto:]
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Ejemplos de Parámetros:
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iii. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razón no sabe
donde se encuentran los campos a utilizar,
agregue todas las tablas, y al final eliminar
las tablas que no utilice.
iv. Seleccionar los campos que se desean ver
en la consulta.
v. Para agregar un campo calculado siga el
siguiente proceso:
• Ubíquese en una nueva columna y inicie a escribir
en la primera fila llamado campo.
• Escriba un nombre para el título de la columna
seguido de dos puntos: Ejemplo: Total:
• Colocar la fórmula matemática que se desea para
conformar los valores que se agregarán en la nueva
columna, tome en cuenta que si utiliza un campo
que exista en alguna tabla, los nombres de los
campos tiene que venir dentro de paréntesis
cuadrados. Ejemplo: [precio]*[unidades].
Nota: Tome en cuenta que dentro de la consulta pueden existir más campos,
pero no necesariamente se tienen que agregar los campos que se utilizan
dentro del campo calculado, excepto que el usuario desee verlo así. También
tome en cuenta que si el nombre de algún campo que se encuentre dentro de
los paréntesis está mal digitado, la misma puede ser tomado como un
parámetro y no como un campo de la tabla.
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vi. Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para
filtrar la información, y especificar exactamente cuales son los datos
que se desean observar.
vii. Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la
pestaña diseño. Tome en cuenta que solamente en modo de
ejecución o vista hoja de datos, se puede visualizar el resultado del
cálculo matemático y la creación de un campo calculado.
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Insertar un
título al
formulario
Insertar el
número de
página
Insertar
fecha u Opciones
hora que
modifican
el grosor,
color y tipo
de línea
Cuadro de
Textos
Insertar
etiquetas
Botones de
acción Insertar cuadros
combinados o cuadros de
lista. También permite
insertar sub-formularios.
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Inserta líneas
horizontales
Insertar
Insertar saltos de
rectángulos página
Insertar
Insertar marcos hipervínculos
de objetos
Inserta archivos
adjuntos
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iii. Seleccione la acción que desea que realice dicho botón ó control.
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iv. Indicar si la etiqueta del botón debe aparecer con imagen o texto.
v. Escribir un nombre para el Botón.
Nota: Para manipular cualquier control, ingrese a modo vista de diseño, y para
ejecutarlo ingrese a modo vista de formulario.
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Nota: Tome en cuenta que no es necesario utilizar todas las ventanas que
aparecen en el asistente de informes, sino solamente las que se necesitan para
crear el informe que el usuario necesita.
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CAPITULO 4
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v. Guardar la Macro.
vi. Para ejecutar una macro, utilizar el botón de Ejecutar ubicado en la
pestaña diseño o desde el panel de exploración dar un doble clic
encima del nombre de la macro.
Tome en cuenta que el orden como se vayan agregando las acciones de los
diferentes objetos, es el orden como se ejecuta al iniciar la macro.
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BIBLIOGRAFÍA
Jordany Arias Chacón. Material didáctico de Access 2007. San José, Costa
Rica. 2009.
Sheyla Piedra. Material didáctico de Access 2007. San José, Costa Rica.
2008.
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