Informes de las áreas de responsabilidad

Uno de los problemas esenciales de la

contabilidad por áreas de
responsabilidad, para determinar el costo
de cada área, es la distribución de los
costos que no se identifican con ningún
área, pero que sirven a varias. Estos
costos se prorratean entre aquellos
departamentos productivos y de servicio
beneficiados. Ésta no es una tarea fácil.
Al proceso de realizar esta distribución de
costos entre las áreas productivas y de servicio se le conoce como prorrateo
primario.
Junto con el problema del prorrateo primario mencionado en el párrafo anterior, la
organización enfrenta el de distribuir los costos de los departamentos de servicio
entre los departamentos o áreas que se ven beneficiados con dichos servicios, lo
que se conoce como prorrateo secundario. Ambos prorrateos se deben efectuar
tomando en consideración para cada partida el mejor criterio relacionado con su
generador de costo (cost driver). Recordemos que el enfoque actualmente es
minimizar los prorrateos; es decir, se debe tratar de identificar lo más posible cada
partida con su causa-efecto.

Para evitar el problema de prorrateo, lo mejor es aplicar el sistema de costos por

actividades y adaptarlo en cada caso. No olvidemos que entre menos sean los
costos prorrateados mejor calidad tenemos en la información de costos; sin
embargo, vemos una metodología para llevar dicha asignación.

Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los
reportes de actuación, como partidas no
controlables, porque se supone que el responsable
del área no decidió la forma de la distribución y
utilización de cierto servicio. Hay autores que
sostienen que en el reporte de un área no deben
incluirse las partidas no controlables; otra corriente,
a la cual se adhiere el autor, afirma la necesidad de

la inclusión aclarando cuáles son controlables y

cuáles no, para que el responsable también conozca
en cuántos costos se incurren en forma indirecta
para que su área funcione y lo que cuesta a la
empresa.
Respecto a la asignación de los costos de los departamentos de servicio, en los
de línea es necesario tener mucho cuidado en su distribución porque pueden
ocurrir las siguientes circunstancias: si se les cobra a las áreas de línea el uso que
hagan del servicio, pueden dejar de utilizarlo; sin embargo, para la empresa, dicho
departamento de servicio significa un gasto independientemente del uso que
hagan de él las áreas productivas. Un método aconsejable para optimizar su uso
es asignar una cantidad global a cada área de la línea. Todos los servicios, se
utilicen o no, significan un gasto para la empresa.