PESTAÑA DATOS - TABLAS EN EXCEL

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas
contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se
denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos
componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy útiles
porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
-Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas
para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear consolidado de los datos. –Sacar
subtotales. - Aplicar formatos a todos los datos.

ORDENAR
INSTRUCCIONES: Para ordenar por un único campo o columna, basta con:

1- Dar clic en el título por el cual se desea ordenar (NOMBRE, EMPRESA, o FECHA)

2- Luego en la pestaña DATOS dar clic en los

iconos para ordenar ascendente

descendente respectivamente, de acuerdo a lo
que se necesite.

ORDENAR (ANIDADOS)
INSTRUCCIONES: Para ordenar por varios campos o varios criterios (anidados: uno dentro de
otro) se debe hacer lo siguiente:
1- Dar clic en cualquiera de los títulos (NOMBRE, EMPRESA, o FECHA).

2- Luego en la pestaña DATOS dar

clic en el icono ORDENAR. En
ordenar aparecerá una ventana con
varias opciones.

3- En ORDENAR POR elegir el

primer campo por el cual se va a ordenar. En el CRITERIO DE ORDENACIÓN elegir A a Z o Z a
A (como ya se explicó).

4- Dar clic AGREGAR NIVEL y en la opción LUEGO POR elegir el segundo campo por el cual
se va a ordenar y se elige A a Z o Z a A
**El punto 4 se repite para cada uno de los campos por los cuales se va a ordenar.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo (se encuentran entre
COPIAR NIVEL y OPCIONES, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los
datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista,
y sucesivamente por los demás niveles en orden
descendente. En la parte superior derecha tenemos un
botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más
opciones en el criterio de la ordenación.

FILTROS

Excel ofrece dos formas de filtrar la información: Autofiltros y Filtros Avanzados.

Para poner o quitar un filtro a una tabla de datos se debe

ubicar en cualquiera de los títulos y en la pestaña Datos,
dar clic en el icono Filtro. Esto agregará unas listas
desplegables a cada una de los títulos de la tabla de datos.
Cuando se da clic en la lista desplegable,
aparecen todos los datos (sin repetir) de cada
columna. Por ejemplo, si se da clic en el Filtro de
EMPRESA aparecerán las empresas sin repetir.
Para filtrar sólo las ventas de una de ellas, basta
con quitar o poner los cuadros de verificación de la
empresa deseada, las demás filas
“desaparecerán”.

En mitad de la lista
aparece Filtros de
Texto, que consta
de las opciones para
filtrar las celdas que
cumplan con estos
criterios: -Es igual a,
No es igual a, Comienza por, Termina con, Contiene, No contiene y Filtros personalizados.

Para indicarnos que hay un filtro

activo, la flecha de la lista
desplegable cambia de icono y
aparece el símbolo del filtro (embudo) en el encabezado. Para quitar el
filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar
Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos
quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Cuando los datos tienen múltiples colores

(ya sea para clasificarlas por determinado
motivo. Por ejemplo, resaltar las ventas
mayores, o ponerle color a las de una
empresa o vendedor determinado) se activa
la opción de Filtrar por color, donde se
elige el color por el cual se va a filtrar.
 Cuando los datos son
numéricos en mitad de la lista
aparece Filtros de Número,
que consta de las opciones
para filtrar las celdas que
cumplan con estos criterios: Es
igual a, No es igual a, Mayor
que, Mayor o igual que, Menor
que, Menor o igual que, Entre,
Diez mejores, Superior del
promedio, Inferior al
promedios.
Los Filtros Avanzados se verán más adelante.

FORMULARIOS

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un Formulario de datos. Se usa en tablas que sean
muy extensas. Para insertar un formulario se debe posicionar en la lista para que esté activa, y
se da clic en el icono Formulario . Si no está activa esta opción, se debe añadir a la Barra de
acceso rápido. Pulsar el Botón Office - Opciones de
Excel - Personalizar, y Agregar el icono Formulario...,
en la sección de Comandos que no están en la cinta
de opciones.

Al lado derecho aparecen las

siguientes opciones: Nuevo: Sirve para
crear un nuevo registro. Eliminar:
Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios
efectuados. Buscar anterior: Se
desplaza al registro anterior. Buscar
siguiente: Se desplaza al siguiente
registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, se posiciona sobre el registro, luego se corrigen los datos
(para desplazarse por los campos se usa la tecla de tabulación), si se comete un error y no se
desea guardar los cambios se da clic en el botón Restaurar, si se quiere guardar los cambios se
presiona la tecla ENTER. También se puede buscar algún registro.

SUBTOTALES

Los subtotales son herramientas muy útiles dentro de Excel; ya que permite sacar totales dentro
de algunos criterios determinados. Existen dos tipos de subtotales: Simples y Anidados. Para
sacar un SUBTOTAL SIMPLE se debe hacer lo siguiente:

-Ordenar los datos por el campo que se desean los subtotales.

(Explicado en tema anterior). -Clic en la opción SUBTOTAL de la
pestaña DATOS.

-Personalizar los siguientes campos. Para cada

cambio en, Usar función, Agregar subtotales
a. Y se presiona Aceptar.

La primera opción es el campo por el que se

pidan los subtotales. La función puede ser
cualquiera (Max, Min, Promedio). Agregar
subtotales se eligen las columnas que se
requieran obtener subtotales. El requisito es SE
DEBE ORDENAR POR EL CAMPO QUE SE
PIDAN LOS SUBTOTALES.

Para sacar un SUBTOTAL ANIDADO se debe hacer lo siguiente:

-Ordenar los datos por los campos que se desean los subtotales.
(Explicado en tema anterior – Ordenar por varios criterios). -Clic en la
opción SUBTOTAL de la pestaña DATOS.
 -Personalizar los siguientes campos. Para cada
cambio en, Usar función, Agregar subtotales
a. Como se explicó en el tema anterior. Y la
clave de los subtotales anidados se encuentra en
quitar el chulo de la opción Reemplazar
subtotales actuales para que queden anidados
se presiona Aceptar y se repite el proceso
nuevamente para el siguiente campo que se
pida. Se pueden pedir subtotales por varias
funciones al mismo tiempo (una por una): Suma,
promedio, máxima, mínima, contar.

CONSOLIDADOS

Existe dos tipos de consolidados en Excel: Consolidado de registros únicos (elimina los
repetidos). Este tema es sumamente sencillo. Simplemente se
aplica en prácticas que requieran de obtener un informe de
datos, pero eliminando los que se encuentren repetidos. Por
ejemplo, en las planillas hay varias ventas realizadas por
varios vendedores. Si solicitaran un listado de vendedores, se
haría lo siguiente: -Seleccionar los datos (sólo la columna que
desea consolidar eliminar los repetidos – registros únicos). –
Dar
clic
en la opción Quitar duplicados de la
Ficha Datos.

Aparecerá un mensaje con el título Quitar

advertencia de duplicados. Donde se
debe elegir Continuar con la selección
actual y dar clic en Quitar duplicados,
ubicado en la parte inferior. Se elige
Ampliar selección si fuera por varias columnas. Posteriormente, aparece una ventana con el
título de la columna que tiene los datos (la seleccionada en el primer paso).
 Dejar seleccionado el título de la
columna y dar clic en Aceptar. Excel
eliminará todos los datos, dejando sólo
los registros únicos, y así pudiendo
sacar la lista de todos los vendedores,
sin necesidad de revisar cada uno de
las ventas realizadas.

Aparece un informe
de cuántos registro
habían duplicados y
cuáles son los datos
que permanecen. Al final muestra el consolidado con registros únicos (ninguno repetido).

Y Consolidado de registros únicos con

totales (Saca registros únicos pero con los
valores acumulados). Este proceso es igual
de sencillo que el anterior. -Para sacar
estos totales (consolidado), se da clic en
una celda libre donde se quiera sacar el
consolidado. –Dar clic en la opción
Consolidar. Aparece una ventana donde hay que elegir la función que se desea determinar y
dar clic en el icono ubicado al lado de examinar. Se minimiza la ventana de Consolidar,
apareciendo de esta forma como se muestra en la
imagen. – Se selecciona los datos. Aparecerá la
referencia la rango seleccionado; pero como referencia absoluta. – Dar clic en el icono ubicado al

lado derecho de la ventana. Se regresará a la

ventana Consolidar. Allí, sólo verifique estén
chuleadas las opciones: Fila superior y
Columna Izquierda. -Dar clic en Aceptar. Se
mostrará cada vendedor (sin repetir) con su respectivo valor total vendido.