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Contabilidad Básica

GUÍA DIDÁCTICA N°3


M2-DV31-GU01
MÓDULO 3:
DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018


Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica


Realización del texto: Jorge Alejandro García, Docente
Revisión del texto: Beatriz Gallo, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico de Colombia

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 2


| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO
Índice

Tabla de Ilustraciones ................................................................... 5

Presentación ................................................................................ 6

Competencia específica ................................................................. 7

Contenidos temáticos .................................................................... 8

Tema 1 ....................................................................................... 9

Clasificación, registro y análisis de las transacciones ......................... 9

Plan de cuentas y clasificación de las cuentas. ........................... 9

Cuentas de balance. .............................................................. 10

Activos................................................................................. 10

Pasivo. ................................................................................. 10

Cuentas del patrimonio. ......................................................... 10

Cuentas de resultado. ............................................................ 11

Cuentas de ingreso. ............................................................... 11

Clasificación de los Ingresos. .................................................. 11

Cuentas de gastos. ................................................................ 12

Cuentas de costos. ................................................................ 12

Naturaleza de una cuenta. ...................................................... 13

Cuentas de naturaleza débito.................................................. 13

Cuentas de naturaleza crédito. .................................................. 14

Ecuación fundamental. ........................................................... 15

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 3


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Transacción comercial. ........................................................... 16

Tema 2 ..................................................................................... 18

Preparación estados contables ..................................................... 18

Material complementario ............................................................. 25

Aspectos clave ........................................................................... 26

Referencias bibliográficas ............................................................ 27

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 4


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Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica. ............................ 8


Ilustración 2. Cuentas T. Débitos. ................................................. 13
Ilustración 3. Cuentas T. Créditos. ................................................ 14
Ilustración 4. Clasificación de cuentas (PUC). ................................. 15
Ilustración 5. Esquema libro diario. ............................................... 18
Ilustración 6. Libro mayor. .......................................................... 19
Ilustración 7. Estado de resultado. ............................................... 21
Ilustración 8. Esquema situación financiera. .................................. 23

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 5


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Presentación

El ciclo contable comienza con la clasificación y organización de las


transacciones comerciales que realiza la empresa en cuentas, para el caso
de Colombia se puede utilizar el PUC (Plan Único de Cuentas) hasta que la
Contaduría General de la Nación reglamente la clasificación de cuentas
según las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), las
cuales mencionan que, las cuentas se deben clasificar de acuerdo a las
necesidades puntuales de las empresas.
Cuando se realiza la clasificación de las cuentas y se soporta
adecuadamente con los comprobantes de contabilidad se comienza a
elaborar los libros contables y los estados financieros, a continuación: Libro
diario, estado de resultados y balance general; en la presente guía se
ilustrará de la siguiente forma: Cuentas T, libro diario, libro mayor, estado
de resultado y balance general, (aclarando que con la implementación de las
Normas NIIF desaparece cuentas T y libro mayor).

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Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N° 3 del


Módulo 3: Ciclo contable, el estudiante logre la siguiente competencia
específica:

Clasificar las cuentas y los estados financieros de


acuerdo con las obligaciones legales y las normas NIIF.

Resultados de aprendizaje:

 Registra las transacciones comerciales de las empresas


de acuerdo a los requerimientos legales.

 Prepara los estados contables para mostrar la


información financiera.

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 7


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Contenidos temáticos

Clasificación, registro y análisis de


las transacciones.

Preparación de los estados


contables.

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.


Fuente: Autor

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Tema 1
Clasificación, registro y análisis de las transacciones

Los estados financieros1 son generados, elaborados, verificables en los


libros de contabilidad y se deben presentar a las autoridades competentes,
para el caso colombiano a la DIAN, Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.
La información contable y financiera es identificada de acuerdo con al
análisis de cifras en términos económicos, recopilada de diferentes fuentes
y catalogada de acuerdo al Plan Único de Cuentas (PUC) para lograr la
correcta sistematización de cuentas en el software contable.

Cuenta.

Nombre general donde se agrupan conceptos con características


comunes y se utiliza en la contabilidad para registrar las operaciones o
transacciones comerciales. Son cuentas por ejemplo:

Plan de cuentas y clasificación de las cuentas.

Las cuentas del Plan de Cuentas se pueden clasificar así:


 Cuentas de Balance
 Cuentas de Resultado
 Cuentas de Orden

1
Estado de situación financiera, estado de resultado, estado de cambios en el patrimonio,
estado de flujo de efectivo.

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 9


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Cuentas de balance.

Son aquellas cuentas que son de la Clase del Activo, Pasivo o


Patrimonio.

Activos.

Recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados,


del que se espera obtener beneficio económicos futuros.
Para que exista un activo no es necesario:
Que sea tangible, pues existen algunos intangibles. Tener derecho a
propiedad, arrendamiento
También podemos decir que Activos son los bienes y derechos que le
pertenecen a la organización

Pasivo.

Obligación (Deudas) presente, originada por sucesos pasados, y para


cancelarla, la entidad espera deprenderse de recursos.
La obligación puede ser legal o implícita.
Pagar en efectivo Transferir activos Prestar servicios
Sustituir ese pasivo con otro Capitalizar el pasivo

Cuentas del patrimonio.

Es la parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos


sus pasivos. Al evaluar si una entidad cumple la definición de activo, pasivo
o patrimonio, debe prestarse atención a las condiciones esenciales y a la

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 1


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realidad económica que subyacen en la misma, y no meramente a su forma
legal. Es la diferencia entre los activos, deducidos todos sus pasivos.

Cuentas de resultado.

Son las cuentas que en contabilidad sirve para saber si la empresa


obtuvo ganancia o por el contrario obtuvo una pérdida. Ocurre que si su
ingreso es mayor a sus gastos mensuales, va a tener como resultado una
utilidad, porque le va a quedar dinero libre. Algo diferente sería si se
presenta el caso contrario (Analizarlo). Las cuentas de resultado se clasifican
en:

Cuentas de ingreso.

Rendimiento: es el desempeño de la gerencia del uso de los recursos


entregados por los dueños, se mide a través de la rentabilidad generada.
El rendimiento financiero (resultado integral) se mide:
Como resultado neto entre todos los ingresos y gastos del periodo.

Ingresos: son los aumentos en los beneficios económicos a lo largo del


periodo.

Clasificación de los Ingresos.

De actividades Ordinarias: se originan por la ejecución del objeto social


de la empresa. Ventas, comisiones, dividendos, regalías, intereses y
alquileres.

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Ganancias: son otras partidas que cumplen con la definición de
ingresos pero no son originados por las actividades ordinarias.

Cuentas de gastos.

Son disminuciones en los beneficios económicos de un periodo


Clasificación de los gastos:

De las actividades ordinarias: Se originan generalmente por los pagos


realizados por la ejecución del objeto social de la empresa. Salarios,
depreciación, alquiler etc.

Pérdidas: otros gastos que se originan en el curso de las actividades


ordinarias, pero no por el desarrollo del objeto social.

Cuentas de costos.

Los costos son valores que se pagan por una mercancía para luego ser
vendida (costo de Venta).

Además, son costos los valores en que se incurre para elaborar un


producto (costo de producción).

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 1


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Cuentas “T”.

Cuando se realizan las transacciones y la codificación en la empresa, el


primer paso para su sistematización es representar en un esquema de una
“T” que dos partes: Debe (débitos) y haber (créditos), donde en las cuentas
de activo son positivas en los débitos y negativas en los créditos, en cambio
las cuentas de pasivo son negativas en los débitos y positivas en los
créditos.

Naturaleza de una cuenta.

Es el lado donde aumenta o disminuye, se clasifican así:

Cuentas de naturaleza débito.

Son las que aumentan en el lado izquierdo de la cuenta T, y


disminuyen por ende en el lado derecho (lado crédito).

Debitar es: aumentar una cuenta del activo o disminuir una cuenta del
pasivo o patrimonio. Son cuentas de naturaleza débito:
DÉBITO CRÉDITO

Los activos, los gastos costos.


Ilustración 2. Cuentas T. Débitos.
Elaboración: Autor.

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 1


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Cuentas de naturaleza crédito.

Son las que aumentan en el lado derecho de la cuenta T, y disminuyen


por ende en el lado izquierdo (lado débito).

Acreditar es: aumentar una cuenta del pasivo o patrimonio disminuir


una cuenta del activo. Son cuentas de naturaleza crédito:

DÉBITO CRÉDITO

Los Pasivos, el patrimonio, los ingresos.

Ilustración 3. Cuentas T. Créditos.


Elaboración: Autor.

Plan Único de Cuentas (PUC).

El PUC busca la organización en el registro de las transacciones


realizadas por las empresas para lograr el adecuado manejo de la
información y la realización de los estados contables; la sistematización de
las cuentas está estructurada sobre los varios niveles, donde se debe tener
en cuenta que, las clases uno (1), dos (2) y tres (3) comprenden las cuentas
que conforman el balance general, las clases cuatro (4), cinco (5), seis (6) y

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 1


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siete (7) corresponden a las cuentas del estado de resultados y las clases
ocho (8) y nueve (9) detallan las cuentas de orden. (htpp//puc.com.co).

A continuación clasificación de las cuentas de acuerdo al PUC:


Clase El primer dígito.
Grupo Los dos primeros dígitos.
Cuenta Los cuatro primeros
dígitos.
Subcuenta Los seis primeros
dígitos.

Ilustración 4. Clasificación de cuentas (PUC).


Elaboración: Autor.

Usted al terminar de leer y analizar este documento, comprenderá la


codificación de subcuentas y auxiliares,

Cada clase está compuesta de un conjunto de grupos.


Cada grupo está compuesto de un conjunto de cuentas.
Cada cuenta está compuesta por un conjunto de subcuentas.
Cada subcuenta está compuesta por un conjunto de auxiliares.
El primer nivel del grupo (dos dígitos).
El segundo nivel es la cuenta (cuatro dígitos).
El tercer nivel es la subcuenta (seis dígitos).
El cuarto nivel es el auxiliar (más de siete dígitos).

Ecuación fundamental.

Es la diferencia que resulta al restar los pasivos de los activos; esta


expresión es lo que se denomina ecuación fundamental de la contabilidad.

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ACTIVOS – PASIVOS = PATRIMONIO

Cuando el negocio comienza sus operaciones, el patrimonio es igual al


capital inicial aportado; si el negocio se encuentra en marcha, el patrimonio
es igual al capital inicial más las utilidades, o también puede ser capital
inicial menos las pérdidas obtenidas.

Hay que tener en cuenta que en todo momento debe existir esa
igualdad:
ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO
PASIVO + PATRIMONIO = ACTIVO
ACTIVO – PATRIMONIO = PASIVO

Transacción comercial.

Son el conjunto de operaciones que realiza una empresa. Ejemplo:


compra de mercancía, venta de un vehículo, prestar un servicio a crédito,
recibir un servicio, pagar la nómina, etc. (dar 10 ejemplos más).

LA PARTIDA DOBLE es el registro de una transacción comercial


mínimo en dos cuentas, una al débito y otra al crédito. Además se tiene que
cumplir que la suma de Débitos es igual a la suma de los Créditos.

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Recursos disponibles para el aprendizaje
Para desarrollar las habilidades y destrezas
necesarias en esta competencia, es importante que
tengas acceso a los recursos didácticos adecuados.

Entonces, si quieres ampliar la información que


hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo
denominado: Manejo y Utilización del PUC para
COLOMBIA.

Te recomendamos
Si quieres conocer más sobre el Plan Unico de Cuentas,
te sugerimos la lectura del documento de apoyo #1 que se
encuentra en la URL: https://puc.com.co/ Disponible en el
Campus Virtual.

Ejercicio
Ahora que has revisado algunos conceptos del Plan
Unico de Cuentas y que cdonoces cuál es el alcance de
éste, te invitamos a responder la prueba de
conocimiento, a partir de los conceptos facilitados en
esta guía y que son fortalecidos con los recursos
disponibles para el aprendizaje. El uso de mapas
conceptuales te pueden ayudar a conocer la relación entre
los elementos que conforman unconcepto. ¡Inténtalo! 

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 1


| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO 7
Tema 2
Preparación estados contables

Libro diario.

En este libro se registran en orden cronológico las transacciones


elaboradas por la empresa, durante un período determinado; donde a cada
cuenta se le colocan dos columnas que reciben los nombres de débito y
crédito, y a su vez otras dos columnas donde aparezca codificación de la
cuenta de acuerdo al PUC, adicionalmente se debe contener: La fecha (día,
mes, año del comprobante que se está registrando) y el detalle o descripción
(se anota el nombre y número del comprobante) (POAI, 2004, p.3).

A continuación esquema del libro diario:

Fecha Detalle Código Débito Crédito


PUC

Ilustración 5. Esquema libro diario.


Elaboración: Autor.

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Libro Mayor.

Este libro de acuerdo a las Normas NIIF tiende a desaparecer pero en


la práctica contable todavía se aplica en la gran mayoría de las PYMES
colombianas, su función fundamental es ofrecer un resumen de los totales y
saldos de cada cuenta; y consta de varias columnas para anotar saldos y
movimientos. La información que debe contener es: Fecha de elaboración,
nombre de la cuenta, detalle y respaldo (soporte), débitos, créditos y saldos
(POAI, 2004, PP. 9).

A continuación esquema del libro mayor:


Fecha Cuenta Saldo Movimientos Saldo
anterior del XX al XX
de XX

Ilustración 6. Libro mayor.


Fuente: (POAI, 2004, PP. 9)

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Estado de resultado.

Este informe contable anteriormente llamado: Informe de Ganancias y


Pérdidas (P y G), esta muestra al final del periodo contable de los resultados
obtenidos por la empresa, a través de la comparación de los ingresos y
gastos, donde cuando los ingresos son mayores se presenta ganancias pero
cuando son mayores los gastos, se presentan pérdidas.

El estado de resultado tiene diversidad de esquemas, depende del


sector económico que lo utilice (Agropecuario, industrial, comercial y
servicios); (POAI, 2004, p.4).

A continuación esquema del estado de resultados de una empresa


comercial:

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EMPRESA XYZ E.U.
ESTADO DE RESULTADO
DICIEMBRE 30 DEL 2017

Ventas brutas
XXXX
- Devoluciones en ventas XXXX
- Descuentos en ventas XXXX
Ventas netas
XXXX
- Costo de la mercancía vendida XXXX
Utilidad bruta en ventas XXXX
- Gastos operacionales de admón. XXXX
- Salarios administrativos XXXX
- Arrendamientos XXXX
- Depreciación XXXX

XXXX
Gastos operacionales de mercadeo:
- Comisiones por ventas XXXX
- Publicidad XXXX
- Otras comisiones XXXX
- Arrendamientos XXXX
- Depreciación XXXX
Ingresos operacionales XXXX
+ Ingresos No operacionales:
+ Utilidades en venta de activos XXXX
+ Arrendamientos XXXX
+ Rentas financieras XXXX
XXXX
Gastos no operacionales.
- Pérdida en venta de activos XXXX
- Intereses financieros XXXX

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS XXXX

Ilustración 7. Estado de resultado.


Elaboración: Autor.

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| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO 1
Estado de situación financiera.

Es un informe contable que en una fecha determinada describe en


forma detallada la situación real de la empresa. Esta información tiene los
bienes y valores que se pueden convertir en dinero, deudas y propiedades,
es decir: Activos, pasivos y patrimonio.

En el balance general se debe cumplir la ecuación contable, que dice:


Activos igual a pasivos más patrimonio (Activo = Pasivo + Patrimonio).
(POAI, 2004, p.5).
A continuación el esquema del estado de situación financiera:

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EMPRESA XYZ
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
DICIEMBRE 30 DE 2017

ACTIVOS
Caja
XXXXX
Bancos
XXXXX
Cuentas por cobrar XXXXX
Inventarios
XXXXX
Edificios
XXXXX
Depreciación XXXXX
Terreno
XXXXX
Muebles y enseres XXXXX
Depreciación XXXXX
Total Activos
XXXXX

PASIVOS
Proveedores XXXXX
Obligaciones financieras XXXXX
Impuestos
XXXXX
Total Pasivos
XXXXX

PATRIMONIO
Capital o aporte social
XXXXX
Utilidad del período XXXXX
Total Patrimonio XXXXX

Ilustración 8. Esquema situación financiera.


Elaboración: Autor.

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| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO 3
Recursos disponibles para el aprendizaje
Para desarrollar las habilidades y destrezas
necesarias en cada competencia, es muy importante que
tengas acceso a los recursos didácticos adecuados.

Entonces, si quieres ampliar la información que


hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo:
denominado: Estados Financieros Básicos.

Te recomendamos

Si quieres saber más sobre los Estados Financieros


Básicos, te sugerimos la lectura del documento de apoyo #2
denominado: Estados Financieros Básicos. Disponible en
el Campus Virtual.

Ejercicio
Ahora que has revisado algunos conceptos de
Preparación de los estados contables y financieros, te
invitamos a responder la prueba de conocimiento, a
partir de los conceptos facilitados en esta guía y que son
fortalecidos con los recursos disponibles para el
aprendizaje. El uso de mapas conceptuales te pueden
ayudar a conocer la relación entre los elementos que

conforman unconcepto. ¡Inténtalo! 

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| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO 4
Material complementario

Wordpress.com. (2011). ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS.


17/08/2018, de Wordpress.com Sitio web:
https://contabilidadesca.wordpress.com/

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Aspectos clave

Los Estados contables y financieros ayuda a las empresas para


conocer la situación financiera de la misma, para que los directivos,
accionistas y los entes regulatorios tomen decisiones respecto al
funcionamiento; estos son:
Balance general o Balance de situación financiera.
Estado de resultados.

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Referencias bibliográficas

Equipo de Instructores Proyectos POAI. (2004). Principios Administrativos y


Contables. Medellín - Colombia: Instituto Tecnológico Metropolitano
ITM.

Fermín Pérez Aguilera. (2017). Manual. Gestión contable, fiscal y laboral en


pequeños negocios o microempresas. Madrid (España): Editorial CEP
S.L.

Puc.com.co. (2018). Plan Único de Cuentas para comerciantes. 18/07/2018,


de PUC.com.co Sitio web: https://puc.com.co/plan-unico-de-cuentas-
para-comerciantes

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| GUÍA DIDÁCTICA 3- NOMBRE DEL MÓDULO 7
Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en Contabilidad Básica del Politécnico de Colombia, y solo
podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los
usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que
aquí se presenta.

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