MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MATERIA: Gerencia de Procesos

NIVEL 2

DISEÑO DE FLUJOGRAMA DE INGRESO DE MAESTRANTES AL PROGRAMA

DE MAESTRÍA MBA DE LA UISEK

INTEGRANTES: Luis Aguilar

Andrea Albuja
Yara Cevallos
Harvey Fernández
Gabriela Rodríguez
Marcela Velásquez
 Mapa de Procesos
ASPIRANTE CONTABILIDAD OFICINA OFICINA
ADMISIONES MAESTRÍAS

INICIO

Solicitud de Elaborar
información calendario de
MBA inscripciones
Reuniones
Informativas
sobre MBA
Entrega de Recibir el Pago
formulario, de inscripción y
documentos. emitir factura
Programar
Examen de
admisión
Presentar
Examen de
admisión Admitir
Aspirantes que
cumplan con los
Requisitos.
Realizar
Notificar
Matrícula
Resultados
Financiera
Realizar
Recibir el Pago
Bienvenida a
de Matrícula y
Maestrantes e
emitir factura
Inicio de Clases.
 Flujogramas
FLUJOGRAMA I FLUJOGRAMA II FLUJOGRAMA III
SOLICITUD INFORMACIÓN MBA ENTREGA DE FORMULARIO DE PRESENTAR EXÁMENES DE
INGRESO ADMISIÓN
Presenta
examen
Entrega de formulario de
Entrega de boletines ingreso
informativos

Entrega notas

Inscripción del aspirante

Entrega fechas para
exámenes admisión
Nivelar idioma

Recepción de requisitos y
Entrega requisitos y formulario
documentación Matrícula

Firma contrato
estudiante
 Flujogramas

FLUJOGRAMA IV FLUJOGRAMA V FLUJOGRAMA VI

RECIBIR EL PAGO DE INSCRIPCIÓN Y RECIBIR EL PAGO DE MATRÍCULA Y REALIZAR MATRÍCULA FINANCIERA
EMITIR FACTURA EMITIR FACTURA

Receptar formulario on line

Receptar pago
inscripción
Verificar datos estudiante

Verificar datos estudiante

Solicitar datos aspirante
Receptar pago de matrícula

Receptar pago matrícula

Emitir factura
Emitir factura inscripción

Emitir factura matrícula

 Flujogramas
FLUJOGRAMA VII FLUJOGRAMA VIII FLUJOGRAMA IX
PROGRAMAR EXAMEN DE NOTIFICAR RESULTADOS
REUNIONES INFORMATIVAS
SOBRE MBA ADMISIÓN

Ingreso al
Determinación de lugar Disponibilidad Sistema

Determinacón de la fecha y
Informar al
hora
aspirante
Telefónicamente Personalmente

Personal a Cargo

Confirmación de
Aprobado Reprobado
fecha y hora
Confirmación de asistentes
 Flujogramas
FLUJOGRAMA X FLUJOGRAMA XI FLUJOGRAMA XII

ELABORAR CALENDARIO DE ADMITIR ASPIRANTES QUE BIENVENIDA A MAESTRANTES

INSCRIPCIONES CUMPLAN CON LOS REQUISITOS E INICIO DE CLASES

Otorgamiento de información precisa a

Revisión de Notas mínimas de prueba
Elaboración del plan de los maestrantes.
de admisión de aspirantes.
actividades para la inscripción.

Bienvenida a los maestrantes y

Programación de Fechas de Valoración de entrevista realizada al presentación de los profesores.
Inscripción. postulante.

Realización de recorrido a los

Categorización de estudiantes que maestrantes por los diferentes
Elaboración de Formulario de cumplen con requisitos académicos. Ambientes.
Inscripción en Línea.

Elaboración de Formulario de Clasificación de Estudiantes admitidos Inducción de maestrantes por sus

Pago de Derechos de y no admitidos. profesores guías.
Inscripción en Línea.
 Ficha de Procesos
PROCESOS ENTRADAS RECURSOS ASOCIADOS ACTIVIDADES DEL PROCESO MÉTODOS DE CONTROL SALIDAS

Elaboración del plan de

actividades para la inscripción.

Calendario acorde con

Preguntas sobre Programación de Fechas de la planificación de la
Responsable: Oficina de Maestrías. Inscripción.
ELABORAR fechas y horarios Facultad, Universidad y
Documentación: Planificación de Fechas acorde a la planificación de
CALENDARIO DE óptimos para los horarios de fácil acceso
acuerdo con calendario de la cada facultad
INSCRIPCIONES aspirantes a la Elaboración de Formulario de para los aspirantes al
Universidad.
maestría Inscripción en Línea. programa de estudio
de la UISEK.
Elaboración de Formulario de
Pago de Derechos de
Inscripción en Línea.

Entrega de boletines
informativos

Preguntas sobre el Responsable: Oficina de Aspirante obtiene la

SOLICITUD proceso de Admisiones. Documentación: Entrega fechas para Base de datos con la cantidad de información solicitada
INFORMACIÓN MBA inscripción, valores y Boletines informativos y Calendario exámenes admisión posibles maestrantes acerca del programa de
fechas de Inscripciones estudio
Entrega requisitos y
documentación
 Ficha de Procesos
PROCESOS ENTRADAS RECURSOS ASOCIADOS ACTIVIDADES DEL PROCESO MÉTODOS DE CONTROL SALIDAS

Determinación de lugar

Responsable: Oficina de Determinacón de la fecha y

Presentación de la Número de aspirantes interesados, Aspirantes obtienen la
REUNIONES Admisiones. Documentación: hora
Universidad y su a través del seguimiento utilizando información
INFORMATIVAS Boletines informativos, publicidad
programa de la base de datos obtenida de las personalizada del
OPEN HOUSE de la Universidad, bitácora de Personal a Cargo
estudio reuniones realizadas. programa
asistencia

Confirmación de asistentes

Receptar pago
inscripción
Número de estudiantes inscritos e Recepción de pago por
RECIBIR PAGO DE Responsable: Oficina Admisiones y ingreso económico por el pago de la inscripción del
INSCRIPCIÓN Y Factura Contabilidad Documentación: Solicitar datos aspirante las inscripciones. Sistema Aspirante para ingreso
EMITIR FACTURA Requisitos para inscripción informático, base de datos y al Programa de
registro de estudiantes. Maestrías de la UISEK.
Emitir factura inscripción
 Ficha de Procesos
PROCESOS ENTRADAS RECURSOS ASOCIADOS ACTIVIDADES DEL PROCESO MÉTODOS DE CONTROL SALIDAS

Entrega de formulario de
ingreso

Documentos
Inscripción del aspirante
ENTREGA DE Responsable: Oficina Admisiones Número de documentos completos en
FORMULARIOS, Requisitos y Aspirante Documentación: completos en base a los requisitos expediente del
DOCUMENTOS Requisitos para inscripción Recepción de requisitos solicitados aspirante al Programa
y formulario de Maestrías.

Disponibilidad

Necesidad de recibir Responsable: Oficina de

PROGRAMAR Entrega de fecha para
calendario para Admisiones y Aspirante Número de aspirantes inscritos
EXAMEN DE Telefónicamente Personalmente que el aspirante rinda el
rendir Examen de Documentación: Requisitos para para rendir examen de admisión
ADMISIÓN examen de admisión.
admisión inscripción

Confirmación de
fecha y hora
 Ficha de Procesos
PROCESOS ENTRADAS RECURSOS ASOCIADOS ACTIVIDADES DEL PROCESO MÉTODOS DE CONTROL SALIDAS

Presenta
examen

Entrega notas

Responsable: Oficina de
PRESENTAR
Admisiones y Aspirante Nivelar idioma Número de aspirantes que Aspirante rinde examen
EXAMEN DE Examen
Documentación: Requisitos para rindieron el examen de admisión de admisión
ADMISIÓN
inscripción
Matrícula

Firma contrato
estudiante

Revisión de Notas mínimas de

prueba de admisión de aspirantes.

Valoración de entrevista realizada

ADMITIR
ASPIRANTES QUE Selección correcta
CUMPLAN CON LOS de aspirantes
REQUISITOS
Responsable: Oficina Maestrías,
Oficina Admisiones y Aspirante.
Documentación: Informe de
Admisión.
al postulante.
Categorización de estudiantes que
cumplen con requisitos
académicos.
Selección completa de
aspirantes para
Número de aspirantes que
admisión al Programa
aprueban proceso de selección
de Maestrías de la
Universidad.

Clasificación de Estudiantes
admitidos y no admitidos.
 Ficha de Procesos
PROCESOS ENTRADAS RECURSOS ASOCIADOS ACTIVIDADES DEL PROCESO MÉTODOS DE CONTROL SALIDAS

Ingreso al
Sistema

Número de estudiantes
Responsable: Oficina Admisiones, Informar al seleccionados para ser admitidos Aspirante recibe
Información sobre aspirante
NOTIFICAR Oficina Maestrías y Aspirante. en el Programa de Maestrías de la información para
resultados de la
RESULTADOS Documentación: Formulario de Universidad y Número de iniciar proceso de
revisión.
admisión aspirantes no admitidos - matriculación.
reprobados.
Aprobado Reprobado

Receptar formulario on line

Responsable: Aspirante,
Verificar datos estudiante Número de estudiantes
REALIZAR Contabilidad, Oficina Admisiones y Aspirante matriculado
matriculados por curso. Ingreso
MATRICULA Matrícula aspirante Oficina Maestrías. Documentación: en el Progama de
económico por el pago de las
FINANCIERA Formulario de admisión y Receptar pago matrícula Maestrías de la UISEK.
matrículas.
documento de identidad aspirante.

Emitir factura matrícula

 Ficha de Procesos
PROCESOS ENTRADAS RECURSOS ASOCIADOS ACTIVIDADES DEL PROCESO MÉTODOS DE CONTROL SALIDAS

Verificar datos estudiante

Proceso de matrícula
Responsable: Aspirante, Número de estudiantes
RECIBIR EL PAGO DE finalizado. Información
Proceso de Contabilidad, Oficina Admisiones y matriculados por curso. Ingreso
MATRÍCULA Y Receptar pago de matrícula de Maestrante
matriculación Oficina Maestrías. Documentación: económico por el pago de las
EMITIR FACTURA registrada en el
Formulario de admisión matrículas.
sistema.

Emitir factura

Otorgamiento de información precisa a

los maestrantes.

Bienvenida a los maestrantes y

Responsable: Aspirante, presentación de los profesores.
REALIZAR Organización de Se culmina proceso de
Contabilidad y Oficina Maestrías.
BIENVENIDA A evento para inducción para los
Documentación: Publicidad, Número de Maestrantes por curso.
MAESTRANTES E bienvenida a los Realización de recorrido a los Maestrantes y se inicia
documentos informativos de la maestrantes por los diferentes
INICIO DE CLASES maestrantes calendario de clases.
Universidad. Ambientes.

Inducción de maestrantes por sus

profesores guías.
 Acciones de Mejora - Contabilidad
Flujograma de Mejora
No Problema Acción Responsable
1. Largo tiempo Implementar plataforma Tesorería -
Recepción de
de espera para para pagos en línea. Sistemas Documentos.
realizar los
pagos de Verificación de
matricula en Doc. autorizados
para Pago.
tesorería.
NO
Pago en Cobranza Dinero
línea Físico.

SI
Emisión de
Verificar
Comprobante de
Transferencia.
Pago.

Registrar
Operación.

ELABORADO POR: Marcela Velásquez

 Análisis: Acciones de Mejora -
Contabilidad
PROBLEMA:
Largo tiempo de espera para realizar los pagos de matricula en tesorería.
ANÁLISIS DEL PROBLEMA:
Se ha evidenciado que el cobro de las matrículas se lo realiza manualmente, de lo cual se derivan una serie
de inconvenientes entre ellos: largas filas de espera, tardanza en el proceso, molestias por parte de los
usuarios, razón por la cual se plantea mejorar el proceso de cobro de matrículas, utilizando como
herramienta a favor el desarrollo de las tecnologías y el auge de las comunicaciones que en la actualidad se
vive, por lo que se propone poder realizar los pagos de las matrículas vía online.

De esta forma se proveerá de un mejor índice de rendimiento con tiempos de ejecución mínimos en los
procesos de atención a los estudiantes, manejo y accesibilidad a la información de manera efectiva en el
proceso de pagos de matrícula, otorgando mayor comodidad al estudiante. Se lograría incluso ampliar la
atención, ya que se tendría acceso disponible para el pago las 24 horas al día, adicional a todos los
beneficios que ofrece Internet, este servicio brindará la más alta seguridad de pagos por Internet, ya que
contaría con la protección necesaria que impide que la información pueda ser vista por terceras personas.

ELABORADO POR: Marcela Velásquez

 Acciones de Mejora – Recibir el pago de
Matrícula y Emitir factura
No Problema Acción Responsable Flujograma de Mejora

Verificar datos estudiante

2. Limitadas Abrir cuentas Tesorería -

Opciones de bancarias en Contabilidad - NO Matrícula
SI
pago, y cuentas establecimiento Sistemas On Line?
Ingreso de Método
para realizar s con mayor Pago en Ventanilla
de Pago
depósitos participación en
el mercado y Efectivo y Registro de Tarjeta de
Cheque Tarjeta de
ampliar las depósito
certificado crédito Depósito crédito y Transferencia
Bancario Bancario débito
opciones de
pago.
Receptar pago de matrícula

Emitir factura

ELABORADO POR: Yara Cevallos C.

 Acciones de Mejora – Recibir el pago de
Matrícula y Emitir factura
PROBLEMA:
Limitadas Opciones de pago, y cuentas para realizar depósitos
ANÁLISIS DEL PROBLEMA:
Actualmente en la UISEK existe limitación en cuanto a la forma de pago para realizar el proceso de
matriculación on-line, ya que únicamente se aceptan tarjetas de crédito de una institución financiera, siendo
este un factor que dificulta a los estudiantes acceder a los distintos métodos de financiamiento de acuerdo
con las posibilidades y herramientas financieras de su preferencia.
Se propone la presente acción de mejora con el objetivo de facilitar el proceso de matriculación de los
estudiantes del MBA, el cual incluye varias alternativas de cancelación que les permitirá realizar el proceso
utilizando una forma de pago 0 realizar el mismo de manera combinada, las cuales pueden ser en efectivo,
tarjeta de crédito, ingresar por medio digital el depósito de ser el caso, o transferencias, a través de una
plataforma amigable para el usuario, segura y de fácil acceso.
Esta alternativa de solución permitirá disminuir la asistencia a las ventanillas de pago de la universidad,
evitando las largas filas y molestia de los estudiantes que desean acceder al programa de Maestrías que
ofrece la universidad.

ELABORADO POR: Yara Cevallos C.

 Acciones de Mejora - Contabilidad
Flujograma de Mejora
No Problema Acción Responsable
Validación Virtual
de Datos
3. Se necesita Validación automática de Tesorería -
presencia física pagos por plataforma Sistemas
para validación Emisión de Factura
Electrónica
de pago e
inscripción
Confirmación de
termino
satisfactorio

ELABORADO POR: María Gabriela Rodríguez

 Análisis: Acciones de Mejora -
Contabilidad
PROBLEMA:
Se necesita presencia física para validación de pago e inscripción

ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

Se detectó este como un problema en el departamento de contabilidad y sistemas , ya que al
analizarlo con las compañeros del MBA se coincidió en que con la facilidades tecnológicas y
conectividad actualmente reinantes es totalmente innecesario tener que sufrir molestias por validar
datos y comprobantes de pago; ya que parte de el proceso de matriculación puede ser virtual pero
se debe validar el comprobante de forma presencial. Lo cual incurre en molestia de traslado,
perdida de tiempo y una sensación que el proceso no esta optimizado.
Al optimizar el proceso genera un factor diferenciador de confort hacia el cliente.

ELABORADO POR: María Gabriela Rodríguez

 Acciones de Mejora – Bienvenida e inicio de Clases
Flujograma de Mejora
No Problema Acción Responsable
Otorgamiento de información
4. Desconocimiento Incluir en la Oficina precisa a los maestrantes.

sobre el Uso de la charla de Maestrías -

plataforma bienvenida, Sistemas
MOODLE, correo una tutorial Tutorial de inducción al uso Bienvenida a los maestrantes
de plataformas virtuales de y presentación de los
institucional, completo estudio. profesores.
usuarios y sobre el uso
contraseñas de las
plataformas Realización de recorrido a los
virtuales maestrantes por los diferentes
complement Ambientes.

arias de
Inducción de maestrantes por
estudio. sus profesores guías.

ELABORADO POR: Harvey Fernández

Análisis: Acciones de Mejora - Bienvenida e inicio de Clases

PROBLEMA:
Desconocimiento sobre el Uso de la plataforma MOODLE, correo institucional,
usuarios y contraseñas

ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

Los nuevos estudiantes actualmente sufren de un desconocimiento del manejo de las
plataformas y facilidades tecnológicas que ofrece la universidad por lo cual muchas veces los
estudiantes no pueden aprovechar estos beneficios, como son la biblioteca virtual, todas las
herramientas del moodle, correo institucional, etc.
Por tal motivo es necesario una inducción en la cual todos los estudiantes puedan aprender y
conocer el uso de estas plataformas tecnológicas y así evitamos que los maestrantes, uno por
uno, deban pedir asesoramiento a los profesores, áreas administrativas, compañeros, etc.

ELABORADO POR: Harvey Fernández

 Acciones de Mejora – Información sobre el
Programa MBA
Flujograma de Mejora
No. Problema Acción Responsable
5. Desconocimiento Implementar Oficina
Determinación de lugar
de los aspirantes reuniones de Admisiones –
sobre la malla presentación de los Oficina
académica y los docentes y Maestrías Coordinación de
Determinacón
disponibilidad
docentes que explicación de para asistencia
de la fecha y
hora
de Docentes
imparten cada malla académica
materia. en donde se incluya
los beneficios y Promocionar reunión
por Canales de
campo de acción comunicación oficiales
del programa MBA.
Además de la Confirmación de
asignación de un asistentes

tutor para toda la

maestría.

ELABORADO POR: Luis Aguilar

 Análisis: Acciones de Mejora - Información sobre el
Programa MBA
PROBLEMA:
Desconocimiento de los aspirantes sobre la malla académica y los docentes que
imparten cada materia.
ANÁLISIS DEL PROBLEMA:
Una gran virtud que posee la Universidad Internacional SEK es que sus profesores deben tener
experiencial gerencial y administrativa, y de igual forma la malla académica de la universidad
está a la vanguardia de las exigencias empresariales del siglo XXI lo cual no es expuesta de
manera detallada a los maestrantes. Por la razón expuesta es necesario implementar un
conversatorio con los nuevos estudiantes donde se presente todos los profesores y la catedra
que imparten, además en esta reunión se puede asignar un tutor profesor por cada grupo de
estudiantes para que pueda ser quien despeje las dudas y encamine a los maestrantes durante
toda su carrera.

ELABORADO POR: Luis Aguilar

 Acciones de Mejora – Firma del contrato entre
Maestrante y Universidad
No. Problema Acción Responsable Flujograma de Mejora

6. Mal manejo del • Custodia y conservación de la Oficina Ingreso de datos del

documentación: aspirante que
archivo y Administración de
Admisiones aprobó el examen de
procesamiento documentación física admisión

de la adecuada.
documentación • Digitalización de la Pago de la matrícula
documentación: Se debe y el semestre
implementar la digitalziación
de todos los documentos Ingreso de
entregados por parte de los documentación del
maestrantes, para tener un nuevo maestrante
respaldo en caso de perdida y
de esta manera evitar
Custodia y
convocar al estudiante por Digitación
Conservación
más de una ocasión a firmar
los mismos papeles.
• Creación de archivo digital:
Deberá mantenerse la Archivo digital
información en un servidor.

ELABORADO POR: Andrea Albuja

 Análisis: Acciones de Mejora - Firma del contrato entre
Maestrante y Universidad
PROBLEMA:
Mal manejo del archivo y procesamiento de la documentación
ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

Debido a la responsabilidad que la Universidad tiene sobre la custodia y conservación de los documentos, estos deben
ser gestionados de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable que sea posible.
La Universidad en la actualidad maneja una gran cantidad de documentación, que es una fuente valiosa de información.
Con el fin de gestionar esta documentación e información, es una ventaja competitiva muy importante contar con un
sistema de gestión documental eficiente, que permita un fácil almacenamiento de toda la documentación presentada
por el maestrante, así como una búsqueda rápida de información y datos.
Es importante tomar en cuenta que los archivos digitales son menos vulnerables que los documentos en papel que
pueden volverse ilegibles o traspapelarse. Un archivo digital realiza constantemente realiza copias de seguridad.
Además el archivo digital permite almacenar grandes cantidades de documentos, ahorrando espacio de
almacenamiento físico y reduciendo el número de empleados administrativos.
La mejora en la gestión documental puede traer varias ventajas a la Universidad, tanto en el ámbito económico como en
el ámbito comercial, pues al dar valor a los maestrantes, estos se convierten en una poderosa fuerza de ventas.

ELABORADO POR: Andrea Albuja