EJERCICIOS DE REDACCIÓN DE EMAILS

1) Un prospecto pide que le hagas una propuesta

Hola, [nombre]:

Le agradecemos el interés mostrado por [nombre de la agencia]. Hemos trabajado con muchas empresas
que experimentaban dificultades con [desafío clave]. Si desea leer los casos de éxito de nuestras
relaciones comerciales anteriores, puede consultarlas en [enlace] y [enlace].

En esta etapa del proceso no creamos propuestas, ya que somos una agencia que se centra en los
resultados, así que necesitamos conocer mejor su empresa, sus desafíos y necesidades para poder
determinar si podremos ayudarle y cómo lo lograremos. Como tenemos este enfoque, solo podemos
atender a cierto número de cuentas nuevas al año: los clientes que están seguros de que podremos
generarles buenos resultados.

Me encantaría programar una llamada o reunión en persona para conocer más información sobre sus
objetivos de marketing y ventas para el año, actividades actuales de marketing y de qué forma nuestra
agencia podría trabajar para mejorar los resultados de [nombre de la empresa].

A continuación le muestro algunas fechas y horarios disponibles:

 [Fecha y hora]
 [Fecha y hora]
 [Fecha y hora]

Espero poder conversar con usted pronto.

Saludos,
2) El cliente solicita un trabajo que está fuera del alcance de su contrato

Hola, [nombre]:

Gracias por enviar la información sobre el material adicional de contenido que le gustaría que
elaboráramos antes del lanzamiento de su nuevo sitio web. Es una gran idea y creo que añadirá mucho
valor para las visitas que no conocen a su marca ni sus productos.

Para acelerar el proceso, actualicé el alcance del trabajo en [enlace o archivo adjunto] para incluir estos
nuevos proyectos de contenido que podrá observar en la versión actualizada de la tarifa. El precio de las
ofertas de contenido adicional es de [$X.000]. Analice esta información y, si tiene alguna pregunta, no
dude en ponerse en contacto conmigo. Cuando usted apruebe el alcance del trabajo nuevo, añadiré esos
dos proyectos a [herramienta de gestión de proyectos], donde podrá revisar y supervisar la línea de
tiempo de la fecha de entrega y aprobación final.

Gracias,

3) Solicitar la aprobación de un proyecto

Hola, [nombre]:

¡Espero que esté listo!

El equipo acaba de terminar los diseños de comparación para el rediseño de su página de inicio y tengo
muchas ganas de mostrárselos. Creo que, si bien las dos versiones son muy diferentes, ambas resuelven
el problema que tienen sus visitas para entender la facilidad de implementar su solución.

Pero primero queremos abordar algunos aspectos del informe creativo que se aprobó para establecer el
proceso:

 [Audiencia objetivo]
 [El problema que debería resolver el diseño]
 [Las acciones que deberían tomar las visitas]
 [La emoción/sentimiento que las personas deberían tener al visitar el sitio web]

A continuación le envío las réplicas de diseño acompañadas con una descripción sobre por qué se
tomaron ciertas decisiones.
  Versión 1 [enlace]
 Versión 2 [enlace]

Después de analizarlas, díganos si tiene comentarios sobre cada uno de los siguientes aspectos de los
diseños:

 ¿Qué destaca más?

 ¿Cuál cree que cautivará más a su audiencia objetivo?
 ¿El mensaje está alineado con las necesidades y los desafíos de sus visitas?
 ¿La llamada a la acción es cautivadora y clara? ¿Podríamos hacer algo para mejorarla?
 ¿Cuál cree que tendría un mejor desempeño con sus visitas objetivo?

Como mencionamos en nuestra última reunión, pensamos que sería útil realizar una prueba de mapa de
calor en estas dos versiones para determinar cuál tiene una tasa de conversión mayor. En este [enlace]
está la descripción del proyecto y el precio de la prueba.

Si desea que charlemos por teléfono para abordar este asunto, haga clic aquí [enlace al calendario de
reservaciones online] para programar una cita en mi calendario.

Gracias,

4) Dar seguimiento a un cliente

Si tu escrito es para influenciar:

 ¿Por qué mi lector ha de hacer lo que yo quiero que haga?

Si tu escrito es para informar:

 ¿Qué necesita saber mi lector?

-Una buena práctica es pensar siempre desde el punto de vista de tu lector.

Ejercicio 5:
Tú quieres influenciar a Liz (Gerente de Recursos Humanos) para que otorgue una
entrevista de trabajo a tu amigo Pedro, ya que lo consideras capaz de cubrir la vacante de
Gerente de Relaciones Públicas de la empresa.

Ya tienes tu propósito principal que es: “Influenciar a Liz para que contrate a
Pedro”. Ahora, visualiza a tu lector (Liz), imagina que seguramente ella se preguntará:

-¿Por qué quiere que tome en cuenta a Pedro para cubrir el puesto? ¡En que beneficia a la
empresa y/o mi persona?

Comienza tu “brainstorming” o “lluvia de ideas”, escribe una lista con la información que
sabes acerca de Pedro:

Pedro es:

 líder
 sabe trabajar en equipo
 termina lo que comienza
 emprendedor
 tiene el perfil gerencial
 se comunica claramente
 pone atención en los detalles
 tiene potencial para dirigir
 tiene tacto para tratar a las personas
 logra reportes de precisión
 motiva a otros para que hagan las cosas lo mejor posible
 tiene sensibilidad
 tiene iniciativa propia
 consulta manuales y procedimientos de la empresa por su cuenta
 nunca pierde el enfoque para “lograr sus metas”
 presenta informes y trabajos de calidad
 tiene buen sentido del humor

Ya tienes una lista de toda la informacion que requieres para influenciar a Liz, de que Pedro
es un buen prospecto. Ahora, el siguiente paso es organizar esta información.

Organización de la Información:

Para todo escrito ya sea administrativo, técnico o científico siempre debes agrupar la
información de lo general a lo particular, en categorías, por títulos o índices, etc.

Para este ejemplo en específico agrupemos la información en categorías:

Pedro tiene un alto perfil directivo:

 líder
  se comunica claramente
 nunca pierde el enfoque de “lograr sus metas”

Pedro tiene iniciativa propia:

 no necesita que le digan lo que tiene que hacer

 siempre encuentra lo que se tiene que hacer y lo hace
 perfeccionó los manuales y procedimientos de la empresa

Pedro presenta informes y trabajos de calidad:

 atento a los detalles

 logra reportes de precisión
 termina lo que comienza

Trabaja en equipo, siempre con éxito:

 da crédito a quien lo merece

 motiva a otros para hacer lo mejor

Es un excelente representante de la empresa:

 tiene tacto para tratar a las personas

 amistosa-sensible
 buen sentido del humor