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Organização do
Trabalho
Manual de Formação
Índice
MÓDULO 1 – GESTÃO DO TEMPO
1. Trabalho em equipa 14
Organização e condução de reuniões 14
Produção de resultados através de reuniões 14
Delegação de tarefas à equipa de apoio 15
Conclusão 18
Bibliografia 19
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MÓDULO 1 – GESTÃO DO TEMPO
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Lei de Parkinson, que refere que todo o tempo investido num trabalho
varia em função do tempo disponível e não do necessário.
Lei dos ritmos biológicos, cada ser humano é atravessado por múltiplos
ritmos biológicos (há quem trabalhe melhor de manhã outros que só de tarde).
Lei da dimensão subjetiva do tempo, que refere que o tempo tem uma
dimensão objetiva e uma dimensão subjetivam que é função do interesse pela atividade
exercida (quando estamos tão empenhados com alguma tarefa e nem damos pelo
tempo passar).
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Barreiras ambientais ao tempo, incidindo sobre preocupações de tempo que têm
origem na envolvente.
Interrupções pelo telefone;
Visitantes ocasionais;
Encontros;
Informação atrasada ou incompleta;
Papelada, formalidades, leitura;
Falta ou excesso de pessoal;
Barulho, distrações pessoais.
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Orientar o raciocínio e a ação para o futuro;
Definir exatamente para onde queremos ir;
Estabelecer prioridades.
Relevantes
Específicos
Mensuráveis
Alcançáveis
Registáveis
Semanais
Mensais
Trimestrais
Anuais
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Plano de tempo - Estimativa de duração
- Horários
- Flexibilidade
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Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo prazo.
Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o trabalho solitário.
Utilizar grelhas/fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se der
jeito utilizar símbolos e cores.
Utilização de check-lists
Os check-lists são uma ferramenta muito usada nos dias atuais. É interessante
notar como estes se aplicam a qualquer segmento, desde um sofisticado casamento a
verificações de segurança em equipamentos e máquinas e, relacionado com este tema,
a listas de organização pessoal ou de trabalho. Transformou-se num meio de auxilio de
grande importância que nos permite escrever em lista as tarefas que temos que fazer,
seja qual for e ir riscando à medida que a concretizamos.
Trata-se de um auxiliar de memória que nos permite orientar as tarefas e saber
o que nos falta fazer de seguida ou de um dia para o outro.
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Tarefas marcadas com outros – reuniões – antes das que não têm um horário previsto;
Tarefas planeadas antes das não planeadas;
Resposta às exigências dos outros antes da resposta às nossas exigências;
Trabalhos urgentes antes dos importantes e não urgentes;
Crises de emergência logo que surgem;
O que é interessante antes do que é desinteressante;
O que será concluído mais proximamente;
Resposta com base nas consequências de fazer ou não fazer alguma coisa;
Trabalhar nas coisas pela sua ordem de chegada;
Trabalhar com base nas consequências para o grupo;
Fazer coisas por hábito, sem pensar nas consequências.
Assim sendo, devemos distribuir como prioridade no nosso plano diário ou semanal em
primeiro lugar as tarefas importantes ou difíceis, em segundo lugar as tarefas rotineiras e por
fim, em terceiro lugar as tarefas triviais, sem importância.
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3. Técnicas de gestão de tempo
Após a abordagem de temáticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades
e o planeamento de atividades e tarefas, passamos a analisar as questões de
organização mais pessoal.
Devemos ter presente as dimensões Eficiência vs. Eficácia, sendo que a primeira
remete para o fazer a tarefa de maneira certa e a segunda para fazer a tarefa certa.
Isto é, ser eficiente é fazer certo as coisas e ser eficaz é fazer as coisas certas.
Minimizar as interrupções:
Analisar as interrupções
Ser breve
Reorganizar-se
Definir um prazo
Escrever
Deslocar-se
Levantar-se
Conjugar assuntos
Aprender a comunicar melhor
Agrupamento de tarefas
É a ação de organizar através da divisão de todas as tarefas que há para fazer em dois
grupos. Num grupo colocamos as tarefas que tenho que “fazer agora” e no outro as
tarefas que “podem esperar”.
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E-mails:
Ver a caixa de correio regularmente
Ler de acordo com o assunto e o remetente
Responder rapidamente
Ser educado
Gravar quando necessitar
Ser breve
Quando responder verificar quem receber o e-mail
Limpar a caixa de correio regularmente
Quando fizer forwards, mudar o assunto.
Cuidados a ter:
Não:
- escrever tido em maiúsculas ou sinais de exclamação
- ser abrupto
- dar ordens
- assumir que o e-mail é lido
- enviar mensagens confidenciais
- gravar a menos que necessite para documentação
- reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer.
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4. Utilização da agenda como recurso estratégico
Se já aprendemos a gerir o tempo é porque:
No inicio da semana fazemos uma lista de tarefas;
Dividimos as tarefas maiores e mais pequenas;
Reservamos uma hora por dia para interrupções não previstas;
Pensamos bem antes de dizer sim e aprendemos a dizer não;
Evitamos a procrastinação;
Eliminamos o desperdício de tempo;
Sabemos delegar pelo menos algumas tarefas.
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MÓDULO 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
1. Trabalho em equipa
A fama das reuniões é de serem uma das principais fontes de preocupação por
causa do tempo perdido. Mas, se forem bem preparadas e bem conduzidas, podem ser
a melhor, ou mesmo a única, forma de discutir com o pessoal diretivas, progressos ou
aspetos a melhorar.
A pessoa que dirige a reunião deve ser hábil a colocar questões, não se afastar
do assunto que está a ser tratado e ir fazendo um resumo daquilo que está a ser tratado
na reunião. Deve ainda rejeitar aquilo que se mostrar irrelevante e manter a ordem e a
calma.
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Estar por dentro do assunto a falar;
Chegar à hora marcada e ir munidos dos documentos necessários;
Estar preparados para defender os seus pontos de vista, dando-
lhes corpo;
Ser disciplinados e pacientes;
Ser sinceros ao aceitar a decisão tomada, submetendo-se ao
controlo do presidente e, ainda, desempenhando a tarefa que lhes foi atribuída
dentro do prazo previsto;
Contudo, estes gerentes têm tantas coisas para fazer que não têm tempo para
resolver problemas pontuais. É neste contexto que surge o delegar dos dias de hoje.
Vantagens da delegação:
Crescimento da organização;
Dedicação dos dirigentes às atividades do seu nível;
Tornar a organização mais eficaz;
Motivar e desenvolver chefias e trabalhadores.
Como delegar?
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Dar autoridade e responsabilidade.
Delegar não é o mesmo que transferir tarefas ou planos de trabalho para outras
pessoas. É permitir que outros façam aquilo que normalmente somos nós a fazer.
Pressupõe prescindirmos de parte da nossa autoridade para reforçar a ação. Dá
liberdade de atuação às outras pessoas, sendo nós a manter o controlo.
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Quanto tempo é necessário para a realizar?
Quando a deverei realizar? Qual a melhor altura?
Clarificar prazos para si mesmo e com as outras pessoas;
Estabelecer prazos realistas, de acordo com o tempo
necessário para realizar a tarefa com qualidade.
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Conclusão
2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos,
de modo a libertar memória para outros assuntos da vida.
4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe menos
com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências
dos seus colaboradores.
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Bibliografia
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