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Groupe HYDRAPHARM

Flux Métier - Comex


Définition des flux métiers

DIERCTION DES SYETEMES D’INFORMATION

Auteur : Farid OMARI

01/03/2017

Version 1

Réf. 2017DSI02 Groupe HYDRAPHARM Farid OMARI


Relecture Date Observation
Lilia BOUDJEMA 26/03/2017
Samy DJABRI
Aissa DJEDJIG
Mohamed BOURKAIB
Fathi BENAISSA

DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 1


Table des matières
1. But du document ............................................................................................................................. 4
2. Gestion Processus Du Commerce Extérieur .................................................................................... 4
a. Paiement avec Lettre de Crédit (L/C) .............................................................................................. 4
b. Gestion Processus Paiement avec Remise Documentaire (RemDoc) & Transfert Libre ................. 9
3. Résumé des exigences..................................................................................................................... 9
1) La facture Pro-Forma ....................................................................................................................... 9
2) Lettre de Crédit L/C ......................................................................................................................... 9
3) Le taux de changes ........................................................................................................................ 10
4) DOMICILIATION BANCAIRE............................................................................................................ 10
5) CONSULTATION ET RAPPORT ........................................................................................................ 10
ANNEXE : ............................................................................................................................................... 12
1. Les Paiement à l’importation : Lettre de Crédit, Remise Documentaire et Transfert Libre ......... 12
a. Lettre de Crédit (LC) à vue ............................................................................................................. 12
b. Remise Documentaire (RemDoc) .................................................................................................. 14
c. Le transfert Libre ........................................................................................................................... 15
d. Demande d’amendement (cas L/C)............................................................................................... 15
e. Refinancement .............................................................................................................................. 15

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1. But du document

Un des objectifs de l’entité AT PHARMA dans le système ERP Dynamics AX est la gestion
du processus finance. Ce document a pour but de définir le flux métier d’AT PHARMA
quant à la gestion des opérations liées au commerce extérieur (Comex). La section II du
document décrit la gestion du processus Comex et les différents modes de paiement utilisés.
La section III est un résumé des besoins qu’on souhaite implémenter dans Dynamics AX.
Dans la section annexe on trouvera brièvement quelques notions financières et différents
modes de paiements utilisées durant le processus de paiement à l’importation

2. Gestion Processus Du Commerce Extérieur

a. Paiement avec Lettre de Crédit (L/C)

Chez AT PHARMA les étapes suivantes sont initiées:


A la réception de la facture pro forma par le service planification :
I- Payer la taxe de domiciliation bancaire
1. La taxe est calculée avec la formule suivante (Cours de change x
0.3 % du montant de la PF pro-forma). Si ce montant est inférieur
ou égale à 20 000 dzd on payera 20 000 dzd sinon on payera le
montant exact de la formule.
Ecriture comptable :
Constatation de la taxe de domiciliation : la présentation de la Pf ou Bon de commande
Journal utilisé : Chèque émis

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
645.080 Non Taxe de domiciliation -
510.XXX Oui Valeurs en décaissement -

A la réception de l’avis de débit


Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
510.XXX Oui Valeurs en décaissement -
512.XXX Non Banques comptes courants -

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II- Procéder à l’ouverture de la L/C par rapport à la PF
III- Prélèvement bancaire d’une commission fixe de domiciliation de la
L/C
Ecriture comptable :

Constatation des Frais d’ouverture de crédit documentaire :

Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
627.202 Non Frais d’ouverture de crédit -
documentaire
512.XXX Non Banques comptes courants -

Constatation de la commission domiciliation :


Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
627.203 Non Commissions domiciliation -
512.XXX Non Banques comptes courants -

IV- Récupération, via la banque, du numéro SWIFT (cette étape confirme


l’ouverture de la L/C, donc toutes les informations concernant le
SWIFT doivent être saisies, exemple délai du règlement)
V- Retenue de la provision PREG (La saisie du taux du cours de change &
date de l’avis de débit bancaire sont des étapes importantes lors du
débit de la provision)
2. Ecriture comptable :
Provision de garantie (PREG) :
Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
542.XXX Non Accréditifs -
512.XXX Non Banques comptes courants -

I- Prélèvement des commissions d’engagements bancaires liées à


l’ouverture de la L/C (La saisie du taux du cours de change & date de
prélèvements bancaire sont des étapes importantes)

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Ecriture comptable :
Constatation de la commission d’engagement :
Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
627.201 Non commission d’engagement -
512.XXX Non Banques comptes courants -

Le cas d’amendement
Constatation de la commission de modification Crédit documentaire :
Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
627.205 Non Frais de modification Crédit -
documentaire
512.XXX Non Banques comptes courants -

II- Récupération, via DHL, du Pli cartable envoyé par le fournisseur. Ce


pli contient:
1. - Le Certificat d’origine
2. - Factures commerciales définitives originales.
3. - Liste de colisage.
4. - Certificat contrôle qualité original.
5. - Original EUR 1.
6. - Déclaration export EXA
7. - B/L ou LTA.
(La date du BL ou LTA & le taux du cours de change D10 doivent
être saisis)
III- Saisir le numéro de domiciliation et date reportée sur la facture finale
IV- Saisir la facture & date du BL

V- Restitution des PREG (Provision retenue de garantie)


1. Si le montant de la PF est supérieur au montant de la facture à la date
d’échéance, la différence de le PREG doit être restituée. Le trésorier
constate cette restitution sur le relevé de compte (avis de crédit
bancaire)

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Ecriture comptable :
Restitution des PREG (Provision retenue de garantie)

Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
512.XXX Non Accréditifs -
542.XXX Non Banques comptes courants -

VI- Paiement de la facture (la date du paiement et montant de la facture


finale doivent être saisis)
- Constatation de la commission de transfert :
Journal utilisé : Banque dépenses

Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
627.204 Non Commissions de transfert -
512.XXX Non Banques comptes courants -

- Règlement Fournisseurs Etrangers :


Journal utilisé : Banque dépenses

Comptabilisation sur la base du relevé bancaire


Compte Montant
Libellé de l’opération
Débit Crédit Auxil. Débit Crédit
401.102 Non Autres débits non identifiés -
666.000 Pertes de change
766.000 Gain de change
512.XXX Non Banques comptes courants -

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Un résumé du flux et des taches qui sont suivis par les différents services sont décrits
ci- dessous :

Num Propriétaire Tache


Taches
1 Service Planification Réception de la facture pro forma
Service Finance Introduction de la banque sur le BC
2 Service Finance Payer la taxe de domiciliation bancaire
- insertion cours de change
- formule de calcul (voir ci-
dessus)

3 Service Finance Ouverture L/C (préciser si une LC à vue


ou avec différé )
4 Service Finance Réception SWIFT
5 Banque / Service Finance Retenue de la PREG
- Avis de débit
- Date de débit
- Cours de change
6 Banque / Service Finance Prélèvement des commissions :
d’engagement
de swift
de dom
- Saisir la date & cours de change

7 Banque / Service Finance Amendement de LC si Swift erroné (à


modéliser ultérieurement)
8 Service Finance Récupération Pli cartable
9 Service Finance Procéder au report de domiciliation
- Saisie date & numéro
domiciliation
10 Service Finance Saisie Information facture et BL
- Montant de la FCT
- Date & Num FCT
- Date du BL
- Délai de règlement
- Date de règlement = date BL+
délai de règlement

11 Service Finance Restitution des PREG en fonction du


montant de la facture payée
- Avis de crédit

12 Service Finance Paiement de la facture finale


- Date de paiement
- Reliquat de PREG
- Cours de change

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13 Service Finance Prélèvement de la commission de
règlement (commission banque +
commission banque d’Algérie)
- Avis de débit
14 Service Finance / Banque Demande d’annulation de reliquat dans le
cas ou le montant de la PF est sup à celui
des expéditions total (facture finale)

b. Gestion Processus Paiement avec Remise


Documentaire (RemDoc) & Transfert Libre
En ce qui concerne les processus de paiement avec une remise documentaire et le transfert
libre, les opérations ci-dessous sont complètements identiques à celles du paiement avec la
lettre de crédit.
- Récupération des PF
- Introduction de la banque sur le bon de commande
- Paiement taxe de domiciliation
- Domiciliation bancaire
- Paiement du fournisseur
Cependant les opérations ci-dessous sont non applicables au mode de paiement avec une
remise documentaire et/ou transfert libre :
- Ouverture du Swift
- Les opérations du PREG
- Les commissions d’engagements

3. Résumé des exigences

1) La facture Pro-Forma
Pour des besoins de reporting il serait préférable de garder une trace de la facture pro forma
dans le système (Numéro de PF, Montant, Date …)

2) Lettre de Crédit L/C


La lettre de crédit doit être saisie dans le système et l’utilisateur devrait pouvoir lire/modifier
les informations suivantes :
- Le type de la lettre de crédit (à vue ou à échéance)
- Date d’ouverture de la LC
- Date de validité de la LC (SWIFT)
- Le montant de la LC (selon facture pro-forma)
- Les différents cours de change
- Saisir le montant des commissions d’engagement

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- Saisir le montant de la PREG (Provision retenue de garantie)
- Les différentes dates d’opérations débit/crédit sur le compte
- Saisir le montant des commissions de règlement
- Saisir les différentes informations de la facture du BL

3) Le taux de changes
L’application du taux de change dans les calculs doit être conforme et prendre en
considération les dates des opérations ci-dessous :
- Date de domiciliation bancaire
- Date de débit des PREG
- Date de débit des commissions d’engagement
- Date du D10
- Date paiement

4) DOMICILIATION BANCAIRE
Les informations de la domiciliation bancaire doivent contenir :
- Le numéro domiciliation
- la date de domiciliation

5) CONSULTATION ET RAPPORT

En ce qui concerne le SWIFT, il doit être possible de consulter :


1. La référence du Swift
2. La date d’ouverture et date de validité du Swift
3. Le nom de la banque de domiciliation
4. La valeur de la LC (en devis et en dinars ‘cours saisi dans AX’ )
5. Le montant de la PREG (en valeur et en %)
6. Le taux de change et date de la PREG
7. Le numéro de la LOI (lettre d’intention d’achat) liée au dossier d’importation
8. Le nom du fournisseur, la date du paiement fournisseur
9. Montant de la facture finale
10. Reliquat ‘différence entre la facture prof forma et la facture finale’

Par ailleurs, il doit être possible de visualiser :


1. La date du B/L
2. La date d’échange du paiement
3. La date de règlement de la facture
4. Le délai de règlement et date de facture.
.

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ANNEXE :

1. Les Paiement à l’importation : Lettre de Crédit, Remise


Documentaire et Transfert Libre
La banque facilite les transactions à l’international en fournissant les instruments de
paiements et d’encaissements internationaux. Ces instruments sont : Le transfert libre, la lettre
de crédit et la remise documentaire.

- La lettre de crédit (L/C ou CréDoc) est un instrument universel de paiement


garanti et sécurisé à l’international, largement utilisé dans le monde entier
- La remise documentaire ( RemDoc) est un mode de règlement qui permet de
traiter les opérations a l ‘import et/ou à l ‘export contre remise de documents.
- Le transfert libre est une solution simple et sécurisée qui permet d’effectuer des
règlements commerciaux.

a. Lettre de Crédit (LC) à vue


Les étapes de la lettre de crédit sont brièvement appliquées si dessous :

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1. Le bénéficiaire (vendeur) et le donneur d'ordre (acheteur) s'entendent sur un contrat
commercial. (1)
2. Le donneur d'ordre demande à sa banque l'ouverture d'un crédit documentaire en faveur
du bénéficiaire, généralement dans des termes conformes au contrat.(2)
3. La banque émettrice émet le crédit documentaire auprès de la banque de son choix ou
d'une banque demandée par le bénéficiaire (généralement sa propre banque) désignée
alors comme banque notificatrice et/ou confirmante. Elle liste alors l'ensemble des
termes et conditions du crédit et s'engage à payer la banque du bénéficiaire si celle-ci lui
présente des documents strictement conformes aux termes du crédit (et en accord avec les
Règles et Usances, RUU).
4. La banque notificatrice transmet le crédit au bénéficiaire. Si le crédit a été ouvert sous la
forme "confirmable", la banque notificatrice a le choix de confirmer ou non le crédit
(étude du risque-pays et du risque-banque). Dans ce cas, elle doit en aviser la banque
émettrice. Si le crédit est simplement notifié (et non confirmé) au bénéficiaire, c'est sans
engagement de la part de la banque notificatrice (article 9 des RUU).
5. Le bénéficiaire, s'il a accepté l'ensemble des conditions du crédit, procède donc à
l’exécution du contrat et expédie la marchandise. Il sera alors en mesure de soumettre les
documents prouvant la bonne exécution auprès de sa banque. À défaut, il devra intervenir
auprès du donneur d'ordre pour faire amender le crédit par la banque émettrice, ceci pour
être certain de respecter l'ensemble des clauses et obtenir son paiement.
6. Le bénéficiaire rassemble l'ensemble des documents requis en s'assurant qu'aucun d'entre
eux ne comporte d'irrégularités au sens des conditions du crédit et des RUU et les remet à
sa banque. Si la moindre irrégularité est relevée par la banque négociatrice, les documents
pourront être rejetés et le bénéficiaire ne recevra aucun paiement

Si le crédit l'autorise et si les documents sont conformes, le bénéficiaire peut négocier une
avance de paiement, sous déduction d'intérêts.

1. La banque négociatrice dispose de 5 jours ouvrés (7 jours pour les RUU 500) pour
étudier les documents et déterminer s'ils sont conformes ou non.
o S'ils sont conformes, elle les transmet à la banque émettrice pour paiement.
o S'ils comportent des irrégularités, elle peut néanmoins les transmettre, avec
l'accord du bénéficiaire, à la banque émettrice pour accord, nonobstant les
irrégularités.

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2. La banque émettrice dispose également de 5 jours (7 jours pour les RUU 500) à réception
des documents pour les étudier et notifier d'éventuelles réserves ou irrégularités à la
banque qui lui a adressé les documents.
o Si les documents sont déclarés conformes, elle devra les régler selon les
instructions de paiement prévues à l'ouverture ou spécifiées par la banque
remettante.
o Si les documents sont irréguliers, elle peut les rejeter ou soumettre les irrégularités
au donneur d'ordre. Le donneur d'ordre peut alors refuser ou accepter les
documents.
3. En cas de refus des documents, ceux-ci peuvent être retournés à la banque du bénéficiaire.
Selon les conditions du document de transport, celui-ci reste propriétaire de la
marchandise. Aucun paiement n'est effectué.
4. Lorsque les documents sont acceptés, la banque émettrice envoie un avis de levée de
réserves à la banque négociatrice, le cas échéant.
5. Les documents sont transmis au donneur d'ordre qui devient propriétaire de la
marchandise.
6. La banque émettrice règle la banque négociante conformément au crédit :
o A vue : le règlement est effectué dès que les documents sont reconnus conformes
ou dès la levée des réserves.
o A l'échéance, dans les autres cas.

Les échanges entre les banques se font généralement au moyen du système sécurisé de
télétransmission SWIFT.

b. Remise Documentaire (RemDoc)

La remise documentaire (RemDoc) est un mode de règlement qui permet de traiter les
opérations à l ‘import et/ou à l ‘export contre remise de documents. La responsabilité des
banques se limite essentiellement à transmettre et à délivrer des documents contre paiements
ou acceptation d’un effet de change. Les banques ne sont nullement obligées de payer elles-
mêmes si l’acheteur ne remplit pas ou est empêché de remplir ses obligations de paiement. On
trouve plusieurs types de remise documentaire.
- A vue : à la réception des documents d’importation
- A différé de paiement : à échéance

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c. Le transfert Libre
Le transfert libre est la solution la plus simple qui permet d’effectuer des règlements
commerciaux nationaux ou internationaux. C’est une transaction directe ordonnée par
l’importateur pour payer un fournisseur. La banque de l’importateur se limite uniquement à
l’exécution de l’ordre de transfert de ce dernier, appuyé des documents justificatifs d’usage
remis par son client

d. Demande d’amendement (cas L/C)


Une demande établie en cas de besoin de modification du crédit documentaire. Cela concerne :

- Un besoin de modification SWIFT suite aux non-conformités par rapport aux


prescriptions des demandes d’ouverture du crédit documentaire (erreurs de nom du
fournisseur, du montant, du mode de paiement,… repris sur le SWIFT)

- ou un besoin de modification, après domiciliation, des engagements du crédit


documentaire (modalités de paiement, des délais d’expéditions, des montants de
factures

e. Refinancement

Une ligne de crédit liée à la remise documentaire ou à la lettre de crédit par laquelle la banque
de domiciliation se charge, à la date d’échéance, du paiement du fournisseur (paiement à
100% ou moins du montant de la facture suivant la convention de crédit). Pour le faire, une
demande de refinancement doit être introduite par l’entreprise. Cette opération engendre une
dette de l’entreprise vis-à-vis de sa banque. La banque effectue, a une date ultérieure négociée
dans la convention de crédit, des prélèvements sur le compte courant de l’entreprise du
montant de refinancement demandé comme recouvrement de sa créance sur l’entreprise.

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