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CODIGO:GA-PR-003

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL


VERSIÓN: 06
FECHA:24/03/2017
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS DE PAGINA 1 DE 5
COMUNICACIÓN

OBJETIVO

Establecer los mecanismos para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y equipos
de comunicación de Seguridad ATEMPI Ltda permitiendo cumplir a cabalidad con los servicios que se
requieran en temas de comunicación y transportes, mediante la correcta administración de los
recursos suministrados por la empresa para el mantenimiento de estos medios.

1. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los vehículos y equipos de comunicación de la Empresa

2. DEFINICIONES
Mantenimiento Preventivo: Actividades programadas de sostenimiento y conservación a un elemento,
equipo o maquinaria para que permanezca en buen estado de funcionamiento.

Mantenimiento Correctivo: Reparación técnica o cambio de partes que realiza una persona
profesional a un equipo o maquinaria

3. REQUISITOS O CONDICIONES GENERALES


El Coordinador Logistico, Jefes de Riesgo y Director de Riesgo, son las personas responsables del
mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y equipos de comunicación

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGOS /DIRECTOR DE RIESGOS

1. Realiza anualmente el CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHICULOS


SL-R-002. Y envía al taller asignado los vehículos que requieran realizar su mantenimiento
preventivo

2. Verifica y relaciona el mantenimiento preventivo realizado en la HOJA DE VIDA VEHÍCULO GA-


F-009, y archiva los soportes o facturas en la carpeta del vehículo, donde se consignan los
siguientes documentos: copia de póliza de seguros, copia de tarjeta de propiedad, copia de
Seguro Obligatorio, copia de revisión tecnomecánica, copia de facturas de mantenimientos
realizados

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

Este procedimiento es propiedad de SEGURIDAD ATEMPI LTDA.. Es un documento de consulta permanente. Queda prohibida su
reproducción con cualquier otro fin que no sea el de difusión entre los integrantes de la Compañía y bajo ninguna circunstancia puede ser
modificado por un área diferente a la que lo creo.
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3. Mensualmente realiza la inspección general a los vehículos asignados, y registra en la PLANILLA


DE INSPECCION DE VEHÍCULOS GA-F-017, el estado del mismo.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE VEHÍCULOS

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

4. Revisa el vehículo y registra en presencia del vigilante de portería (para el caso de la sede
principal) cada vez que recibe y entrega el carro relaciona novedades en minuta y en vitacora
de salida de vehículos

VIGILANTE DE PORTERIA

5. Verifica que se diligencie la salida y el estado general del carro en la BITACORA DE SALIDA
DE VEHICULOS GA-F-010.

6. Hace entrega al funcionario del formato INFORME DE NOVEDADES DE VEHICULOS GA-F-


011, en caso tal que se presenten novedades en su recorrido.

7.

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

8. Verifica las novedades en la BITACORA DE SALIDA DE VEHICULOS, INFORME DE


NOVEDADES DE VEHICULOS GA-F-011 Y MINUTA y establece responsabilidades por los
daños causados al carro.

9. Solicita cotización al taller autorizado y previamente seleccionado de los arreglos a efectuarle


al vehículo

10. Presenta cotizaciones a y solicita aprobación de estas a la Gerencia para los casos críticos

11. Envía el vehículo al taller asignado.

12. Verifica y relaciona el mantenimiento correctivo realizado en la HOJA DE VIDA VEHÍCULO


GA-F-009, y archiva los soportes o facturas en la carpeta del vehículo, donde se consignan los
siguientes documentos: copia de póliza de seguros, copia de tarjeta de propiedad, copia de
Seguro Obligatorio, copia de revisión tecnomecánica, copia de facturas de mantenimientos
realizados.

COORDINADOR LOGISTICO / DIRECTOR DE RIESGO

Este procedimiento es propiedad de SEGURIDAD ATEMPI LTDA.. Es un documento de consulta permanente. Queda prohibida su
reproducción con cualquier otro fin que no sea el de difusión entre los integrantes de la Compañía y bajo ninguna circunstancia puede ser
modificado por un área diferente a la que lo creo.
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13. Realiza mensualmente la verificación del estado del vehículo por medio de una inspección y
ensayo del carro, y registra en la PLANILLA DE INSPECCION DE VEHÍCULOS GA-F-017.

COORDINADOR LOGISTICO / DIRECTOR DE RIESGO

A. De presentarse novedades, repite los pasos 4.9 al 4.11.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE MOTOS

COORDINADOR LOGISTICO / ASISTENTE DE RIESGOS / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE


RIESGO

14. Solicita trimestralmente a cada Motorizado las facturas o certificación de los mantenimientos
preventivos realizados en sitios especializados que garanticen el buen funcionamiento de la
moto, como son: cambio de aceite, lubricación de guayas, amortiguación, rodamientos, etc.

15. Trimestralmente realiza la revisión del estado general de las motos y registra en la PLANILLA
INSPECCION MOTOCICLETAS GA-F-018.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE MOTOS

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

16. Verifica las novedades encontradas en la inspección y entrega informe por escrito al
Supervisor, escolta o vigilante motorizado para que sea realizado el mantenimiento correctivo
a la moto.

17. Archiva en la carpeta destinada a cada moto los soportes de los mantenimientos realizados y
las inspecciones.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DE COMUNICACIÓN

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

18. El Jefe de Riesgo / Director de Riesgo retira del puesto de vigilancia el equipo de
comunicación con problemas sentando en la LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA, el número de
serie y en el GR-F-001 ACTA DE INSTALACION DE SERVICIO Y CONTROL DE
INVENTARIOS el retiro del mismo.

19. Realiza el GR-F-006 INFORME DE NOVEDADES reportando el daño o la falla y hace entrega
del equipo al Coordinador Logístico

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COMUNICACIÓN

COORDINADOR LOGISTICO/ DIRECTOR REGIONAL

20. Entrega un nuevo radio de comunicación para el puesto, en caso de contar con inventario,
haciendo la respectiva actualización en el sistema y envía correo electrónico para la entrega
del equipo.

SUPERVISOR / JEFE DE RIESGO / DIRECTOR DE RIESGO

21. Hace entrega del equipo de comunicación al puesto y deja registro en el GR-F-001 ACTA DE
INSTALACION DE SERVICIO Y CONTROL DE INVENTARIOS la entrada.

COORDINADOR LOGISTICO

22. Revisa y comprueba el daño del radio de comunicaciones y lo entrega al técnico especializado
para su revisión y cotización de arreglo diligenciando el respectivo formato GA-F-012
MANTENIMIENTO ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN

23. Recibe cotización y solicita autorización para arreglo

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

24. Para el caso de celulares y avanteles, revisa periódicamente y de acuerdo a los


requerimientos que se vayan presentando realiza la reposición de equipos por reemplazo de
los que se encuentran en deterioro o presentan fallas, recibe informes y requerimientos y
solicita autorización a Gerencia para compra

Nota: los celulares y avanteles no son enviados a mantenimiento ya que sale prácticamente igual
o más costoso que comprarlos

COORDINADOR LOGISTICO / JEFE DE RIESGO/DIRECTOR DE RIESGO

25. Analiza los INFORMES DE NOVEDADES GR-F-006 y el concepto del técnico y de acuerdo a
esto envía informe a jefe de riesgos o director de riesgo para que establezca las
responsabilidades por los daños.(Radios)

26. Solicita y presenta las respectivas cotizaciones la Gerencia General para su aprobación.

27. Autoriza al Técnico el arreglo del equipo de comunicación.

28. Recibe los equipos de comunicación arreglados, verificando su correcto funcionamiento y


realiza entrega nuevamente del radio reparado al dispositivo

29. Diligencia el formato MANTENIMIENTO ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN GA-F-012


Actualiza mensualmente de acuerdo a los movimientos realizados el listado de equipos de

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comunicación, identificando marca, modelo, número de serie y ubicación de puesto de


trabajo.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

- Cronograma de mantenimiento preventivo de vehículos Sl-R-002


- Hoja de vida vehículo GA-F-009
- Planilla de inspección de vehículos GA-F-017
- Bitácora de salida de vehículos GA-F-010.
- Informe de novedades GR-F-006
- Planilla inspección motocicletas GA-F-018.
- Acta de instalación de servicio y control de inventarios GR-F-001
- Libro minuta de vigilancia
- Mantenimiento elementos de comunicación GA-F-012

6. CONTROL DE CAMBIOS:

Rev. Elaborado Responsable Responsable Fecha de Modificación


por Revisión Aprobación Aprobación realizada

Cambio Cargos
y Actualización
Procedimiento(
Se incluyen
definiciones,
05 24/03/2017
Requisitos y
Patricia Fernanda Edward Ramírez Mauricio Quitian Condiciones
Lara Rodríguez Rodríguez Salazar Generales y
Coordinadora Director de Excelencia
Descripción del
Gerente General Procedimiento)
Administrativa Operacional

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