Yessica Paola Carvajal Fonseca

INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de

investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por
usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y
patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser
claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

SOLUCION

1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa Confecciones S.A.,
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tenerla documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios.

2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos
para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el

Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con
la naturaleza del servicio.
3.2 Asistente – Practicante Profesional: El Asistente del Área – Practicante Profesional,
específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar
que:
 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
protegerla información.
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga Actualizados los listados maestros.

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3.3Líderes de Procesos: Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir
el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.

4. PRECISIONES

4.1ESTRUCTURA DOCUMENTAL: La estructura documental del SGC de la empresa

CONFECCIONES S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta
en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS: En todo caso se privilegia

la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran
estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de gestión de publicaciones, para
su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza
luego de su aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos impresos
hasta agotar existencias.

4.3 REGISTROS: Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas
de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados
de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el personal

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encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben

quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR: Lo registros apropiados deben

garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS: Los registros pueden utilizarse para documentar y
monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos. Algunos ejemplos
de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 Identificar necesidad de Líder del Elaborar borrador del documento y enviar por
creación o mejora de proceso correo a la Directora del Departamento de
documento. biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo par su respectiva revisión.

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2 Revisión la adecuación de la Corrector
documentación estilo
3 Ajuste en la documentación
4 F-SO-OH-12 Solicitud de
creación y mejora o anulación
de documento
5 Revisar solicitud y verificar
necesidad
6 Realizar los cambios e informar
al líder del proceso
7 Registrar Aprobación En La
Solitud De Creación, Mejora O
Anulación De Documentos
8 Codificar y/o actualiza la versión
9 Emitir y Aprobar documento
de Las correcciones de ortografía y sintaxis se
hacen de manera directa en la documentación
en los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector enviara
sugerencias y comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto antes de su
envió como versión final l Sistema de Gestión
de la Calidad. De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
Líder del En caso de requerir ajustes en partes
proceso problemáticas para la interpretación el líder del
proceso hará las modificaciones en las partes
indicadas por el corrector y le enviara
nuevamente el documento modificado al
corrector de estilo.
Líder del Enviar por correo al Coordinador de Salud,
proceso Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a
la profesional de Apoyo del SG-QHSE el
formato solicitud de creación, mejora o
anulación de documento F-SO-OH-12 junto con
el documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
estilo)
Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
Apoyo crear, modificar o anular el documento.
SGQHSE
Auxiliar del SG-
QHSE
Coordinador Si es una solicitud de anulación, se registra y el
del Área de proceso termina. Cuando se considere
Salud, necesario define la intervención de un experto
Seguridad e a fin de retroalimentar el documento antes de
Higiene en el su aprobación final. Según corresponda se
Trabajo presenta al Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.
Auxiliar del SG- Se diligencia la parte 2 del registro Solicitud de
QGHSE Creación, Mejora o Anulación del Documento
F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado,
Diligenciando la fecha de implementación del
cambio.
Profesional de Para el caso de creación de documentos se
Apoyo realiza la respectiva codificación y para mejora
SGQHSE se actualiza la versión.
Auxiliar del SG-
QHSE
Coordinador Al editar los documentos se deben registrar las
del Área de firmas de elaboro, reviso y aprobó, si aplica. El
Salud, Coordinador del Área de Salud Ocupacional
Seguridad e informa al líder sobre la aprobación del
Higiene en el documento. Una vez firmados los documentos
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Trabajo. se identifican con Copia No Controlada, se

Profesional de graban en PDF (No Aplica para formatos) y se
Apoyo adaptan en el aplicativo disponible.
SGQHSE.
Auxiliar del SG-
QHSE
10 Retirar de Intranet los Profesional de Se publican los nuevos documentos en la
documentos obsoletos Apoyo Intranet. Al documento físico se le coloca el
SGQHSE sello de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye la
versión anterior.
11 Actualizar Listado Maestro Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De
Control de Documentos Apoyo Documentos F-SO-OH-13
SGQHSE.
Auxiliar del SG-
QHSE
12 Socializar con el líder del Coordinador Se comunica al líder que el documento se
proceso y/o funcionario que del Área de encuentra liberado y se autoriza su uso
realizo solicitud. Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
13 Aplicar documento en el Líder del Informar los cambios de la documentación a los
proceso correspondiente Proceso participantes del proceso. Socializa el
contenido de los documentos a fin de
garantizar su debida aplicación.

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 Identificar los registros a Coordinador Los líderes de proceso con apoyo del
controlarlos de Gestión en Coordinador del Área de Salud, Seguridad e
Salud, Higiene en el Trabajo identifican los registros
Seguridad e incorporados en el Sistema de gestión en
Higiene en el Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Trabajo.
Líderes de
procesos
2 Solicitud Líderes de Enviar por correo al Coordinador de Gestión en
procesos Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con
copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el
formato solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de documento F-SOOH-12 junto con
el documento sometido a consideración.
3 Revisar solicitudes o Coordinador Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
necesidades de registros de Gestión en crear, modificar o anular el documento.
Salud,
Seguridad e

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Higiene en el
Trabajo.
4 Aprobación de solicitud o Coordinador Si es una solicitud de anulación, se registra y el
necesidad de registros de Gestión en proceso termina. Cuando se considere
Salud, necesario define la intervención de un experto
Seguridad e a fin de retroalimentar el documento antes de
Higiene en el su aprobación final. Según corresponda se
Trabajo. presenta al Consejo Directivo para que autorice
la creación, Mejora o anulación.
5 Se autoriza y controla los Coordinador El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad
registros de Gestión en e Higiene en el Trabajo actualiza los registros
Salud, que se generaron cambios o nuevos
Seguridad e documentos relacionados con la estructura de
Higiene en el los documentos del SGQHSE.
Trabajo.
6 Establecer criterios de control Coordinador Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e
de registro de Gestión en Higiene en el Trabajo establece criterios sobre
Salud, los registros del SG.QHSE.
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
7 Listado Maestro de Control de Coordinador Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos de Gestión en Documentos F-SOOH-13
Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
8 Socializa con el líder del Coordinador Se comunica al líder que el documento se
proceso y/o funcionario que de Gestión en encuentra liberado y se autoriza su uso
realizo solicitud Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
9 Aplica documento en el Líder del Informar los cambios de la documentación a los
proceso correspondiente proceso participantes del proceso. Socializa el
contenido de los documentos a fin de
garantizar su debida aplicación.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

F-SO-OH-012 SOLICITUD DE CREACION, Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
MEJORA O ANULACIONNDE en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene
DOCUMENTOS Higiene en el Trabajo/ en el Trabajo y/o Aplicativo
Líder del Proceso. del Sistema.
F-SO-OH-013 LISTADO MAESTRO CONTROL Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
DE DOCUMENTOS en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene
Higiene en el Trabajo/ en el Trabajo y/o Aplicativo
Profesional de Apoyo. del Sistema.