ACTIVIDAD

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la
información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde
recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

SOLUCIÓN

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización

tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier formato
o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los sistemas de
gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la
organización pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se
identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la empresa
(registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La información
documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento, trazabilidad y
demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las
operaciones descritas a continuación de forma general. Para poder cumplir con los requisitos de
la norma sobre el control y seguimiento de deberá; leer mucho y organizarla de manera coherente
además darnos cuenta que sirve y que es obsoleto es hacer una restructuración desde nuestra
manera de pensar para poder realizarla en la empresa en la que laboramos ya que debemos:
Identificar y codificar, Almacenar y proteger, Definir el periodo de conservación, Definirla
disponibilidad y el acceso y sobre todo llevar los procesos organizados desde nuestra mente y
explicarlos de manera sencilla para que nuestros compañeros os entiendan. Todo debe quedar
por escrito hay que recordar la frase “lo escrito, escrito esta y de esta manera se quedara” y “las
palabras y las buenas acciones se las lleva el viento”. Debemos recordar que es importante.

 Identificación y Codificación: En todos los documentos y registros tiene que aparecer

la actividad a la que hacen mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable
de su realización. Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que
ser legibles e indelebles.

 Almacenaje y protección: Los archivos de la información documentada tendrán una

identificación exterior en la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de
registros en formato informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.

 Periodo de conservación: Todos los registros se conservan el tiempo que se indique

en los procedimientos, sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez
finalizado el tiempo de almacenaje se procederá a su destrucción.

 Disponibilidad: Si el contrato lo específica, la información documentada generada

durante el trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

 Acceso a la información documentada: Quedará definido y recogido el acceso del

diferente personal a la información documentada de la empresa en los diferentes
procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los mismos. Si seguimos
estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y de esta manera nuestra
empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si cumplimos con calidad cumplimos
con todo. La información registrada y bien llevada es una herramienta de progreso de
nuestra misma empresa.