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REALIZACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

INSTRUCTOR

LUIS GUILLERMO HERNÁNDEZ MARTÍNEZ

APRENDIZ

ALDAIR PADILLA LOPEZ

CC: 1067939438

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


SENA

27 FEBRERO DE 2019

MONTERÍA
TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNIÓN DE APERTURA

Memorando reunión de apertura auditoria

Para: Arturo Reyes Cano, Jefe Talento Humano


De: Aldair Padilla López, Gerente

Fecha: 27 de febrero de 2019

Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado


actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de
“Gestión Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisarán si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión


Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos
actualmente documentados junto con los formatos empleados y políticas de
la Compañía que apliquen.

Criterios de Auditoría:

 Sistema de Gestión de Calidad


 Política de Calidad
 Norma ISO 9001 de 2008
 Política Anticorrupción de la Compañía
 Política de Contratación de la Compañía
 Manual de Calidad
 Manual de Procedimientos
 Manual de Funciones
 Procedimientos “Gestión Humana”
 Formatos e Instructivos “Gestión Humana”

Oficialización de Auditoria

Reunión de Apertura:
Fecha: 10 de marzo de 2019
Hora: 9:00 am

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del


proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y
aprobado por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la
auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el
objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas
por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos
de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes
realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se
cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con la


documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que
según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se
solicite información adicional.

Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán


manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se
requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra


diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compañía de la cual todos haces parte.

Cordialmente,

Control Interno de la Entidad


Indicadores

 Indicador de Rotación Personal


 Indicadores de Gestión

Procedimientos a auditar

 Contratación de funcionarios
 Bienestar y salud ocupacional
 Formación de personal
 Liquidación y finalización de contratos
 Afiliación de personal

Responsable de auditar

Aldair Padilla López


Thomas de la Rosa Casares

Asistencia

No. Nombre Cargo Área Firma


1
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4
5
6
7
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Contratación Revisión Estándares Iso,
1 Actualización y posibles
oportunidades de mejora.
Evaluación Conocimientos Política de Comprensión y conocimiento
2 Calidad y Objetivos de la política de calidad y
objetivos.
Procedimiento de Contratación Revisión de hojas de vida al azar y
3 (evidencias: hojas de vida de su debida estandarización de
funcionarios) calidad.
Procedimiento de bienestar y salud Estandarización los de los
ocupacional (evidencias: Plan de documentos y referenciados en los
4
bienestar, soportes de procedimientos.
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formación de Personal Estandarización los de los
(evidencias: formatos de asistencia de documentos y referenciados en los
5 capacitaciones, plan de formación) procedimientos.
Procedimiento de afiliación de personal Revisión de planillas de afiliación
6 (soportes: afiliaciones y planillas de de los últimos tres meses.
afiliación)

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.
Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que
no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso
auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso
a partir de los hallazgos evidenciados.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de


recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan
en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que
se define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo
evidenciado en la visita de auditoría.

Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentaria, física y escrita.
e- Generación de hallazgos de auditor
Fecha: 10 de marzo de 2019 Auditor (es): Grupo Auditor

Proceso Auditado: Gestión Humana Auditado (s): Personal Talento Humano

N N
Evidencias de Criterios de
No. Hallazgos de Auditoría C C C
Auditoría Auditoría
M m
Procedimiento Política de Se evidencia que la contratación
1 de Contratación contratación de los funcionarios se está
X
realizando acorde.
Evaluación Conocimiento y Se evidencia que un 40% de los
Conocimientos comprensión de funcionarios que interactúan en
2 Política de la política y el proceso n cuenta con el X
Calidad y objetivos calidad conocimiento requerido.
Objetivos
Procedimiento Estandarización Se evidencia la
de bienestar y los de los aplicación de formatos que no
salud documentos y se encuentran estandarizados
3 ocupacional referenciados y adicional no son X
en los referenciados en el
procedimientos. procedimiento matriz.
Procedimiento Estandarización El procedimiento se ejecuta de
Formación del los de los acuerdo con lo documentado, y
Personal documentos y sus documentos se encuentran X
4 referenciados debidamente estandarizados.
en los
procedimientos.
Procedimiento Revisión de La afiliación de los funcionarios
de afiliación de planillas de se hace a tiempo y en los
5 personal afiliación de los términos requeridos. X
últimos tres
meses.
Liquidación y Revisión de Se evidencia que no existe
6 Finalización de formatos de retiro formatos ni entrevistas de
Contratos y hojas de vida al retiros de funcionarios de X
azar y su debida acuerdo con el procedimiento
estandarización
de calidad.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Conclusiones de la auditoría
 Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización
del mismo.

 Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y


comprenda la política de calidad y los objetivos.

 Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud


ocupacional de acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.

 Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la


Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento
de bienestar y salud ocupacional.

 Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y


finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de
acuerdo con lo documentado.

 Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya


lugar a fin de subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar


la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).
Para el cierre se debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la
auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en
el que se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada
proceso con sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar
y auditor, check list con cada criterio Iso y su respectiva observación) así
mismo, cada hallazgo debe ser debidamente soportado.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conclusiones
El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se
va a revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con
las herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma
y sean efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más
disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada
por el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su
propio beneficio.

La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar


ningún detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente
establecidos.