5.2 Responsabilidad de la función de compras.

La función de compras

Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las

compras forman parte del aprovisionamiento:

 Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior,

garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento
preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.
 Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para
gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios
para su funcionamiento:

Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.

Planificación temporal de las necesidades

Expresión de las necesidades en términos adecuados.

Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos
productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.

Compra de los productos que necesitamos

Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente

pactadas.

Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos

necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos
y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.

Aprovisionamiento = Compras + Almacenamiento + Gestión de Stock

Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:

1º) Organización:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más
eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas,
así como sus objetivos y responsabilidades.

2º) Previsión:

Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el

mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál
es su evolución y los objetivos de ahorro.

3º) Control:

Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que
permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en
cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco
de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios
prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

Objetivos de las compras

Los Objetivos de las compras son:

 Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca
el mínimo coste.
 Mantenimiento del nivel de calidad
 Garantizar la continuidad en el abastecimiento
 Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más
competitiva en el mercado o con sus competidores.
 Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.
Los principales objetivos son los 3 primeros.

Una vez determinadas las características y especificaciones del producto que

debemos comprar, habrá que determinar:

 Precio
 Cantidad
 Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días)
 Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello,
muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.
 Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los
proveedores el lugar de entrega de la mercancía.
 Fecha de entrega
 Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una
gran cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione.
 Unidad de entrega y transporte
 Condiciones en las que debe realizarse el transporte.
 Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía.

Fases de las compras

1. Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un producto,

dentro de ésta habrá que:

 Conocer cuáles son nuestras necesidades en torno a los productos que

vamos a comprar.
 Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de
compra.
 Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.

2. Preparación:

 Investigación de mercados: buscar los proveedores.

 Realizamos una preselección de los posibles candidatos
  Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan
una oferta.

3. Realización del Pedido:

 Analizar y comparar las ofertas para elegir los mejor o mejores proveedores
según nuestra necesidad.
 Negociación con los oferentes en aquellos puntos en los que estemos
disconformes
 Elección del proveedor o proveedores
 .Confeccionamos el pedido.

4. Seguimiento (control):

 Vigilancia y reclamación de las entregas.

 Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo
(con la calidad exigida, en la fecha comprometida,…) de los productos
recibidos.
 Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.
 Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no estemos
conformes.

5. Operaciones derivadas de realizar una compra:

 Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.

 Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

 Responsabilidades de la Función de Compras:

 Administrativa: entrada de mercancías y salida del correspondiente contravalor
en dinero.
 Técnica: la buena selección de proveedores obliga al conocimiento detallado de
características y variedades de las mercancías a adquirir, así como las
alternativas posibles.
 Comercial: mantener una relación comercial continua con nuestros proveedores
actuales y potenciales.
 Financiera: la compra inmoviliza capital y la escasez de éste obliga a limitar el
volumen de compras que estemos realizando.
 Económico: las operaciones de compra generan un coste que inciden
directamente en los precios de venta, si se reducen aquellos se pueden generar
beneficios.
 Algunos conceptos:

Unidad de Compra: se trata de líquidos, cuando se hace un pedido suelen estar

expresados en unidades, litros, kilos, m3.

Cuando se trata de sólidos suelen expresarse en unidades, kilos, metros, m2.

Unidad de entrega:

a) Paquetes
b) Garrafas
c) Botellas
d) Latas
e) Cajas
f) Bidones
g) Bobinas
h) Sacos
i) Etc

5.3 Planeación de los requerimientos de la distribución.

La Planeación de Requerimientos de Distribución o DRP (Distribution Requirement

Planing) es una herramienta para planear y controlar el inventario en los centros de
distribución (CD) y sirve para tomar decisiones en el corto plazo. Es proactiva y no
reactiva.

Determinar que, cuanto, cuando debo despachar a los puntos de venta / pedir a la
planta manufacturera

El DRP integra la información de inventarios y actividades de la cadena de

suministros (CS) y del sistema de planeación y control de operaciones (PCO).

Se basa en pronósticos y no en puntos de reorden que los relaciona con posiciones

actuales de inventario de campo y con el plan maestro de producción (PMP) y el
MRP.

DRP en la Cadena de Suministros

Los materiales se mueven entre empresas, almacenes y centros de distribución,

incluso pueden regresar a su punto de origen (ejemplo: retrabajos).

La DRP enlaza las empresas en la CS brindando registros de planeación que llevan

la información de la demanda de los puntos receptores a los de suministro y retorna
la información de la oferta a los puntos de recepción.

Pueden incorporarse actividades logísticas de transporte, almacenamiento y ruptura

de volumen (separar grandes cantidades de embarque en unidades pequeñas).
Además de otras actividades que añaden valor, como etiquetado, agregar
información específica para un país, etc.

Al aplicar inventarios administrados por el proveedor, el reabastecimiento del

inventario estaría bajo el control de la empresa (cantidad y tiempo de embarque).

En este caso, es necesario saber que requieren los clientes. Esta información se
obtiene de su sistema PCO.

El grado de integración que se logre entre el proveedor y la empresa, le permitirá a

esta última fabricar por conocimiento (make to knowledge).

Cuando las técnicas para la demanda dependiente se emplean en la cadena de

suministro, se denominan plantación de recursos de distribución (DRP, distribution
resouce planning). La plantación de recursos de distribución (DRP) se usa para
elaborar un plan escalonado de reabastecimiento del inventario para todos los
niveles de la cadena de suministro. Los procedimientos y la lógica DRP son
análogos a MKP DRP requiere los siguientes elementos:

1. Requerimientos globales, que son iguales a la demanda esperada o los

pronósticos de ventas.

2. Niveles mínimos de inventarío para satisfacer los niveles de servicio al cliente.

3. Tiempos de entrega precisos.

4. Definición de la estructura de distribución,

En la planeación de recursos de distribución, la demanda esperada se convierte en

requerimientos globales. LOS requerimientos netos se determinan al asignar el
inventario disponible a los requerimientos globales. El procedimiento DRP comienza
con d pronóstico al nivel de venta al menudeo (o el punto más distarme al que surte
la red de distribución) Se calcula d resto de los niveles. Igual que en MRP, después
se revisa el inventario con el propósito de satisfacer la demanda. De esta forma el
inventario llenara cuando se necesite y los requerimientos netos se compensan con
el tiempo de entrega necesario. La cantidad planeada de liberación de órdenes se
conviene en el requerimiento total del siguiente nivel interior de la cadena de
distribución

El sistema DRP jala el inventario a lo largo del sistema. Jalar se inicia en el nivel del
minorista que ordena más artículos. Las asignaciones se hacen en el nivel más alto
a partir del inventario y la producción disponibles, después de hacer ajustes para
obtener un embarque más económico. La meta del sistema DRP es reabastecer et
inventario en cantidades pequeñas y frecuentes, dentro de los límites de las órdenes
y embarques económicos.

Planificación de los Recursos de Distribución o Distribution Resource Planning

(DRP) es un método usado en la administración de negocios para planificar la
emisión de órdenes de productos dentro de la cadena de suministro. El DRP habilita
al usuario para establecer ciertos parámetros para el control del inventario (como el
inventario de seguridad) y calcular el tiempo de fase entre los requerimientos del
inventario.

El DRP usa diferentes variables:

 Inventario "one-hand" al final de un periodo.

 La demanda de pedidos al final de un periodo.
 La cantidad de producto requerido que se necesita al comienzo de un
periodo.
 La cantidad obligada de producto disponible al comienzo de un periodo.
 El tamaño de orden recomendado al comienzo de un periodo.

El DRP necesita de la siguiente información:

 La demanda en un futuro periodo.

 Los recibos (notas) al comienzo de un periodo.
 El requerimiento de un "stock" (existencias) de seguridad.
 El inventario "one-hand" al comienzo de un periodo.

Unidad de Almacenamiento:

 Cajas
 Retráctiles: son unos cajones que se cierran solos (farmacias)
 Paletas
 Contenedores

Unidad de Transporte:

 Camión
 Container
 Remolque
 Semirremolque
 Ubicación del
DRP en el PCO

Pronósticos Plan de
de ventas producción
Plan
Agregado

Planificación Plan maestro Planificación

Plan
de distribución de producción de materiales
operacional
DRP PMP MRP

Producción
Distribución Ejecución Compras