PROCESO DE SOLICITUD Y RECIBO DE INSUMOS A FARMACIA
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 ENFERMERA JEFE REQUISICION DE PRODUCTO: el
responsable de cada uno de los
BACTERIOLOGA departamentos será el encargado de
solicitar mediante los
CUERPO MEDICO correspondientes formatos, los
suministros que se necesiten.
QUIMICA
FARMACEUTICA
2 QUIMICA COTIZACION:
FARMACEUTICA Será la responsable de realizar la
cotización como mínimo a Tres
proveedores ///para obtener
productos con alto nivel de calidad y
precio y que sean entregados según
los plazos pactados en los contratos
u órdenes de compra.
3 QUIMICA ORDEN DE COMPRA: por medio del
FARMACEUTICA cual se solicitan insumos para las
áreas que las requieran. (comité de
compras el cual se realizara los días
20 de cada mes )
Recepción de insumos farmacia
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 QUIMICA Será la encargada de realizar La
FARMACEUTICA recepción de medicamentos,
dispositivos médicos e insumos
en el Servicio Farmacéutico ubicado
en el primer piso de la planta de la
IPS CUABAL SAS
2 QUIMICA Se encargara de validar que
FARMACEUTICA *La Factura de Compra concuerde
con la Orden de Compra, y con la
información solicitada en la
DOCUMENTO
REQUERIMIENTO
* Formato de solicitud de
medicamentos.
Código: FC-001-V01-F03
* Formato de solicitud de
dispositivos medico e
insumos.
Código: FC-001-V01-F04
FORMATOS:
* Formato de cotización de
medicamentos
Código: FC-002-V01-F01
* Formato de cotización
dispositivos médicos e
insumos
Código: FC-002-V01-F02
FORMATO: de orden de
compra
* Formato de orden de
compra de medicamentos
Código: FC-002-V01-F03
* Formato de orden de
compra de dispositivos
médicos e insumos
Código: FC-002-V01-F04
DOCUMENTO
Formato de recepción de
pedidos y novedades.
* Formato de recepción de
medicamentos
FC-004-V01-F01
 cotización, Precio unitario, IVA, *Formato de recepción de
descuentos, precio total. dispositivos médicos e
Cantidad Pedida vs. Cantidad insumos FC-004-V01-F02
Facturada. *Formato de recepción de
preparaciones oncológicas
*En caso de que el proveedor no FC-004-V01-F03
traiga factura, debe validar que:
La Remisión concuerde con la
Orden de Compra, y con la
información solicitada en la
cotización, e informar al área
contable que existe la ausencia de
dicha factura.

*Las Especificaciones técnicas de

cada medicamento, dispositivo
medico e insumo.
*Formato de transporte del
proveedor en caso de
medicamentos que requiera
conservar la cadena de frio con
registro de la temperatura desde
la salida de la central de mezcla y
se debe corroborar con el
termómetro infrarrojo de Cuabal.
*Revisar que si estén los
Medicamentos, preparaciones
oncológicas, dispositivos médicos
e insumos solicitados
*Relación de pacientes y
preparaciones elaboradas según la
orden de producción.

3 QUIMICA Tendrá como prioridad verificar la *Formato de verificación

FARMACEUTICA cadena de frio para los de cadena de frio para
medicamentos que así lo requieran, recepción de
(cuales) Utilizando el termómetro de medicamentos
infrarrojos del Servicio FC-006-V01-F01
Farmacéutico.
Una vez se valide y se cumpla a
conformidad se procederá a
refrigerarlos inmediatamente, y se
diligenciara el formato establecido
para tal fin.

4 QUIMICA (NO) En caso de que exista Correo electrónico.

FARMACEUTICA incongruencias o faltantes de
medicamentos, dispositivos médicos
e insumos generando el NO
cumplimiento con lo estipulado en
orden de compra, se procederá
 Realizar la devolución de esta al
proveedor Seguido de ello se genera
aclaración en la remisión.
Donde se indicara los motivos de
devolución o todos los problemas de
calidad y en caso de alteración grave
se comunicara a las autoridades
sanitarias competentes de acuerdo a
la legislación vigente. Este se
realizara en físico y digital para el
proveedor y en medio digital y
mediante correo electrónico para el
área de compras y contabilidad.
5 QUIMICA (SI) en caso de que el pedido se Kardex de Inventario
FARMACEUTICA cumpla a cabalidad según la orden
de compra se procederá a realizar la *Kardex de medicamentos
entrada en el libro de registro o FC-005-V01-F07
inventario sea este físico o digital de *Kardex de dispositivos
los medicamentos, dispositivos médicos e insumos FC-005-
médicos e insumos y se realizara el V01-F08
almacenamiento en el lugar que
correspondan.

6 QUIMICA Finalizando con la recepción Libro de entregas de

FARMACEUTICA verificación y registro, entregara la facturación.
factura al área contable
 FORMATO DE RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS
Codigo: FC-004-V01-
CLINICA CUABAL SAS F01
FC-004-V01-F01

NIT.901090715-0 Revisión:
SEPTIEMBRE 2020
PROVEDOR NIT DIRECCION DEL PROVEDOR N° FACTURA
FECHA DE ENTREGA FECHA DE RECIBIDO REMISIÓN
ORDEN DE
HORA DE ENTREGA HORA DE RECIBIDO
COMPRA

ESTADO DE ESTADO ALMACENAMIENTO

PRINCIPIO FORMA UNIDAD PRESENTACIÓN LABORATORIO REG TEMPERATURA ESTADO DEL
ITEM CANTIDAD CONCENTRACIÓN LOTE VENCIMIENTO FOTO SENSIBLE LAS DEL EMBALAJE DURANTE
ACTIVO FARMACÉUTICA MEDIDA COMERCIAL FABRICANTE INVIMA NEVERA EMPAQUE
ETIQUETAS ENVASE TRANSPORTE
* Formato de recepción de medicamentos

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OBSERVACIONES:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA: NOMBRE Y FIRMA DE QUIÉN RECIBE:

 FORMATO DE RECEPCIÒN DE DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS
FC-004-V01-F02
CLINICA CUABAL SAS
PROX REVISION: SEPTIEMBRE
NIT. 901090715-0
2020
PROVEDOR NIT: DIRECCION DEL PROVEDOR: N° FACTURA
FC-004-V01-F02

FECHA DE ENTREGA FECHA DE RECIBIDO REMISIÓN

ORDEN DE
HORA DE ENTREGA HORA DE RECIBIDO
COMPRA
CLASIFICACIÓN DEL
RIESGO

FECHA DE REG SANITARIO INVIMA O

DESCRIPCIÓN PRESENTACIÒN MODELO/R ESTADO ESTADO
ITEM CANTIDAD MARCA SERIE/ LOTE VENCIMIENTO PERMISO I IIA IIB III FUNCIONALIDAD
SUMINISTRO COMERCIAL EF ETIQUETAS EMPAQUE
VIDA UTIL COMERCIALIZACIÓN

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Formato de recepción de dispositivos médicos e insumos

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OBSERVACIONES:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA: NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE:

 FORMATO DE RECEPCIÓN DE PREPARACIONES ONCOLÓGICAS
Codigo: FC-004-V01-F03
CLINICA CUABAL SAS
NIT.901090715-0 Revisión: SEPTIEMBRE 2020
N° FACTURA
FC-004-V01-F03

PROVEDOR: NIT: DIRECCION DEL PROVEDOR: REMISIÓN

ORDEN DE
FECHA DE ENTREGA: FECHA DE RECIBIDO
COMPRA
HORA DE ENTREGA: HORA DE RECIBIDO
IINFORMACION GENERAL INFORMACIÓN DE LA PREPARACIÓN ONCOLÓGICA CARACTERISTICAS FÍSICAS DE LA PREPARACIÓN CRITERIOS GENERALES A EVALUAR (SI/NO)
VIA FECHA DE ESPUMA EN
MEDIO DE VOLUMEN VENCIMIENT QUIÉN QUIÉN FOTOSENSI ESTADO ESTADO ESTADO ESTADO TRANSPORT PARTÍCULAS COLOR SOLVENTE
ITEM SILLA PACIENTE N° IDENTIFICACION MEDICAMENTO DOSIS (mg/UI) ADMINISTRAC EQUIPO PREPARACI TEM. ° C GRANDES PRECIPITADO FUGAS
DILUCIÓN DILUCIÓN O PREPARA LIBERARA BLE ETIQUETA EMPAQUE ENVASE EMBALAJE E VISIBLES INUSUAL COMPATIBLE
IÓN ON CANTIDADES
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*Formato de recepción de preparaciones oncológicas

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OBSERVACIONES:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA: NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE:

CARACTERISTICAS FÍSICAS DE LA PREPARACIÓN

TEM °C TEMPERATURA EN GRADOS CENTIGRADOS
FOTOSENSIBLE SI/NO
ESTADO S BUENO/DETERIORADO
TRANSPORTE ADECUADO/NO ADECUADO
 VERIFICACIÓN DE CADENA DE FRIO DE LOS MEDICAMENTOS
Codigo: FC-006-V01-F01
CLINICA CUABAL SAS
NIT.901090715-0
Revisión: SEPTIEMBRE 2020
FC-006-V01-F01

PROVEDOR NIT

DIRECCION DEL PROVEDOR N° FACTURA

FECHA DE ENTREGA: FECHA DE RECIBIDO: REMISIÓN

HORA DE ENTREGA: HORA DE RECIBIDO: ORDEN DE COMPRA

CRITERIOS A EVALUAR EN CADENA DE FRIO (SI/NO)

¿NEVERA
¿TIENE LA
LIMPIA, SIN ¿MEDICAMENTO ¿LOS
¿MEDICAMENTO ¿NEVERA SELLADA Y DOCUMENTACIÓN PARA ¿TEMPERATURA
PRINCIPIO FORMA UNIDAD PRESENTACIÓN LABORATORIO MANCHAS O ACOMPAÑADO DE GELES
ITEM CANTIDAD CONCENTRACIÓN LOTE VENCIMIENTO REG INVIMA ALMACENADO EN CONINDICACIONES DE EVALUAR DE NEVERA
ACTIVO FARMACÉUTICA MEDIDA COMERCIAL FABRICANTE DEFECTOS GELES ESTÁN
NEVERA? PRECAUCIÓN?
REFRIGERANTES? TRAZABILIDAD Y ENTRE 2°C-8°C?
POR SÓLIDOS?
TIEMPO TRANSPORTE?
MALTRATO?

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*Formato de verificación de cadena de frio para recepción de medicamentos

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OBSERVACIONES:

NOMBRE Y FIRMA QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE

Correo electrónico proveedores

MEMORANDO

Bogotá D.C xxxx de xxxxxx de 2019

PARA: PROVEEDOR

DE: DIANA ACOSTA,

QUIMICA FARMACEUTICA

ASUNTO: (CANCELACION TOTAL O PARCIAL DE LA ORDEN DE COMPRA N° XXXXXXX

INCONSISTENCIAS EN LA ENTREGA DE COMPRA N° XXXXXXXX)

Cordial saludo,

De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de recepción y verificación de medicamentos, dispositivos médicos e

insumos, de la CLÍNICA CUABAL S.A.S se evidencia que: (existen faltantes de productos, la cadena de frio no cumple, las
especificaciones técnicas no concuerdan con el medicamento, existe faltan de registro invima……etc.) debido a este
incumplimiento nos permitimos informar que se realizó la devolución o cancelación de la orden de compra N° XXXXXX
(sea parcial o completa)

Adjunto envío documentos los cuales validan la información descrita en el presente correo.

Agradeciendo de antemano su atención y su pronta respuesta.

Quedo atenta,
Diana Acosta
Química farmacéutica
Tel: xxxxxx
CLINICA CUABAL SAS
Correo: xxxxx
Correo electrónico interno, comprende compras, área contable y director científico.

MEMORANDO

Bogotá D.C xxxx de xxxxxx de 2019

PARA: AREA CONTABLE

DE: DIANA ACOSTA,

QUIMICA FARMACEUTICA

ASUNTO: (CANCELACION TOTAL O PARCIAL DE LA ORDEN DE COMPRA N° XXXXXXX

INCONSISTENCIAS EN LA ENTREGA DE COMPRA N° XXXXXXXX) (FALTANTE DE FACTURA)

Cordial saludo,

o De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de recepción y verificación de medicamentos, dispositivos

médicos e insumos, de la clínica CUABAL S.A.S se evidencia que:
(Existen faltantes de productos, la cadena de frio no cumple, las especificaciones técnicas no concuerdan con el
medicamento, existe faltan de registro invima……etc.) Por ende informo que debido a este incumplimiento se
realizó la devolución o cancelación de la orden de compra N° XXXXXX. Favor tener en cuenta esta información
para no generar el pago de dicha factura.

o Me permito informar por este medio, que se recibió a satisfacción la orden de compra N° xxxxxx, pero al validar
la documentación correspondiente entregada por el proveedor existe el faltante de factura N° xxxxxx la cual se
solicitara al proveedor para su respectiva entrega.

Adjunto envío documentos los cuales validan la información descrita en el presente correo.

Agradeciendo de antemano su atención y su pronta respuesta.

Quedo atenta,
Diana Acosta
Química farmacéutica
Tel: xxxxxx
CLINICA CUABAL SAS
Correo: xxxxx