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Fiche pratique

Réf. : 0370

Date de publication :
21 décembre 2013 Suivre les plans d’actions et
Date de dernière validation :
28 novembre 2016
impliquer les acteurs de
l’entreprise
Cette fiche est issue de Génie
: industriel | Métier : responsable qualité

par Olec KOVALEVSKY

Mots-clés Extrait du sommaire :


Action | Plan d’action | Plan
d’amélioration | Suivi action |
Impliquer | Implication [...]
0556 Mettre en œuvre le principe d’amélioration continue dans un SMQ
0340 Faire une revue de processus
0370 Suivre les plans d’actions et impliquer les acteurs de l’entreprise
0456 Faire une revue de direction
1157 Établir les supports pour la remontée d’informations sur les anomalies
[...]

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Suivre des plans d’actions

Vous venez de mettre en place un plan d’actions et vous avez la responsabilité de le mener à terme en
respectant la date visée par votre direction.
Comment faire adhérer les parties prenantes ?
• Conservation de la motivation de chacun des acteurs pour faire avancer les actions.
• Communication de l’avancement du plan d’actions.
• Relance des acteurs en charge des actions.
Comment tenir à jour le plan d’action ?
• Informations pertinentes à partager : avancement, retard, difficultés rencontrées.
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En pratique Vis-à-vis des ressources, cela permet de partager une


« photographie » mettant en évidence :
• l’avancement des actions à travers des commen-
Étape 1 taires apportés à chacune des actions du plan ;
• les retards éventuellement pris dans la réalisation de
Faire adhérer les parties prenantes
certaines actions : délai à recaler avec les ressources
En tant que responsable du plan d’action, vous devez concernées.
vous donner les moyens afin : Le fait de communiquer régulièrement vous permet de
• d’atteindre l’objectif visé à travers la réalisation du maintenir une mobilisation de l’ensemble des acteurs
plan d’action ; en vue de l’atteinte de l’objectif. Il faut absolument évi-
• de tenir la date cible fixée pour l’objectif visé. ter l’effet « tunnel » en laissant les différents acteurs, y
compris la direction évidemment, sans information sur
À l’établissement de la première version du plan l’avancement du plan d’action. Ceci est le point-clé
d’action pour l’adhésion des parties prenantes.
Les destinataires sont l’ensemble des ressources
contributrices aux actions (livrables à fournir aux dates
fixées). Chaque ressource aura une vision globale du Étape 2
plan d’action, en termes de : Tenir à jour le plan d’action
• livrables à fournir ;
• délais de livraison des livrables ; Le plan d’actions doit être tenu à jour régulièrement :
• ressources impliquées ; • ajout des nouvelles actions identifiées au cours de
• dépendances éventuelles avec d’autres actions du la réalisation du plan d’actions et qui nécessitent
plan. un suivi de votre part en tant que responsable de
ce plan ;
Il est important de communiquer votre plan d’action à • avancement des actions du plan d’actions par ajout
votre direction, représentant votre « client ». C’est en de commentaires.
effet la direction qui vous a fixé l’objectif à atteindre
dans un délai fixé. En lui communiquant la première En complétant la cellule « Comment » associée à
version du plan d’action, vous allez lui apporter une chacune des actions du plan d’action - Réf. Internet :
première information factuelle quant à votre capacité 22748.dtou1754, vous allez pouvoir tracer l’avance-
à atteindre l’objectif. ment des différentes actions :
• points déjà traités ;
À fréquence régulière
• points encore à traiter ;
Les ressources contributrices et la direction (client de
votre plan d’action) doivent être destinataires du plan • risques de dérive.
d’action réactualisé.

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Exemple
Extrait d’un plan d’action « Gestion des déchets » :

Plan d’action
Désignation du plan d’action Gestion des déchets
Responsable du plan d’action Pascal Weber
Mettre en place des filières de recyclage des déchets de l’atelier de fabrication de cartes
Objectif à atteindre
électroniques
Délai de mise en œuvre 12/2011
Mise à jour du 20/09/2011
Quoi ? Qui ? Quand ? Comment ?
15/06/2011 : La liste des natures de
Identifier les natures des déchets Responsable production 30/06/2011
déchets est établie. Action soldée.
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20/09/2011 : Les contrats ont été mis


en place avec deux prestataires. Les
Mettre en place des contrats contenants de recyclage seront fournis par
avec les différentes filières de Responsable achats 30/09/2011 les prestataires.
recyclage 31/07/2011 : Les fournisseurs ont été
identifiés. Demandes d’offre de service en
cours.
20/09/2011 : Création de panneaux
Sensibiliser le personnel de d’affichage en cours, pour fin septembre.
Responsable QSE 15/10/2011
production au tri des déchets La sensibilisation du personnel est
programmée début octobre.
01/06/2011 : Bilan financier avec les
Faire le bilan après deux mois de
Responsable QSE fournisseurs, qualité des tris des déchets
fonctionnement
par le personnel de production.

Étape 3 Attention
Attention

Relancer les parties prenantes Il ne faudrait pas vous retrouver à une date d’échéance d’une
action et apprendre que celle-ci n’a pas avancé du tout, ceci
Avant la mise à jour « officielle » du plan d’action quel que soit le motif évoqué par le responsable de l’action.
La communication de votre plan d’action est un acte Cette situation aurait nécessairement une conséquence sur la
« officiel », dans le sens où il est transmis à l’ensemble réussite de votre objectif de réussite du plan d’action !
des acteurs, y compris la direction en tant que client.
Avant de diffuser le plan d’action, il faut faire un point,
de manière informelle, avec chacun des acteurs afin de Relancer les parties prenantes permet d’identifier
recueillir les dernières informations. rapidement les événements pouvant compromettre
l’atteinte de l’objectif visé par le plan d’action. L’anti-
Avec chaque responsable d’action, il s’agit de valider
cipation des événements perturbants vous permet de
l’avancement du livrable :
prendre des décisions sans être sous la contrainte de
• Difficultés rencontrées en termes de ressources ? la date associée au plan d’action : engagement vis-à-
• Difficultés rencontrées en termes techniques ? vis de la direction.
• Tenue de la date de livraison du livrable de l’action ?
• Nécessité de compléter le plan d’action avec de
nouvelles actions ? Notre conseil
• Actions à solder suite à la livraison des livrables Datez l’avancement des actions
demandés ? L’avancement des actions à travers la cellule « Com-
Les informations, ainsi recueillies, vous permettent de ment ? » de l’outil tableur - Réf. Internet : 22748.
tenir à jour les commentaires associés à chacune de dtou1754 doit être actualisé par date. Cela permet de
vos actions. reconstituer une chronologie dans la réalisation des
Avant une date d’échéance d’une action actions/décisions.
Pour chacune des actions de votre plan d’action, Informez régulièrement
vous allez faire un suivi individuel des responsables Tenez au courant les ressources contributrices et la
des livrables afin de vous assurer de l’avancement direction (client du plan d’actions) afin de garder une
des actions et ainsi éviter également l’effet « tunnel » dynamique dans la phase de réalisation du plan d’ac-
vis-à-vis de vous. tions. Cette communication permet non seulement
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d’éviter l’effet « tunnel » (manque d’information par- plan d’actions au fil des informations recueillies. Cela
tagée) mais également d’alerter la direction en cas de ne veut pas dire qu’il faille le diffuser à chaque mise
difficultés rencontrées (sujet technique, allocation de à jour. La diffusion devra se baser sur la nécessité de
ressources, par exemple) pour l’atteinte de l’objectif à conserver une dynamique du plan d’actions, en évitant
la date visée. un effet « tunnel ».
À quelle fréquence faut-il suivre les responsables
des actions ?
Évitez les erreurs
Il est clair qu’il faut faire au moins une relance. Faut-il
Ne laissez pas sans information en faire plus ? Probablement, en tenant compte :
Les acteurs du plan d’actions, y compris la direction • de la nature de l’action : ressources nécessaires pour
(client du plan d’action) doivent être tenus au courant l’obtention du livrable (exemple : 1 heure de travail
dans chaque étape. ou 50 heures de travail) ;
Ne laissez pas le plan d’actions dans sa version • de la disponibilité des ressources car les ressources
initiale sans aucune mise à jour ne sont que très rarement dédiées à un plan
Le plan d’actions est un outil qui traduit un mouvement, d’actions ;
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une dynamique. Il est donc fondamental de le tenir à • du niveau de communication « naturel » entre
jour, dans le but de faire adhérer les parties prenantes les acteurs du plan d’actions et vous : remontée
autour de l’objectif commun. d’information en cas de difficulté.
Relancez
Relancez les responsables des actions avant la date Pour aller + loin
d’échéance de remise des livrables.
Glossaire
Foire aux questions Action
Phase durant laquelle le responsable de l’action va
À quelle fréquence faut-il mettre à jour son plan
effectuer un travail ayant pour conséquence la fourni-
d’actions ?
ture d’un élément livrable.
La mise à jour du plan d’actions est importante dans
Élément livrable
la mesure où l’avancement du plan d’actions sert
d’outil de communication aux contributeurs (« Où en Ce que vous attendez de la part du responsable d’une
sommes-nous dans la réalisation des actions ? ») mais action : un document, un gabarit de contrôle, des opé-
également à la direction (« Allons-nous atteindre l’ob- rateurs formés, etc.
jectif fixé ? »). Il est donc important de tenir à jour le

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Outils téléchargeables
• 22748.dtou1754 – Définir un plan d’action : Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?

Fiches associées
• 22748.0433 – Modéliser la planification de tâches à l’aide du diagramme de Gantt
• 22748.0369 – Comment définir un plan d’actions ?
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