Gestión de Proyectos

Planificación del Proyecto – Gestión de los Recursos

Temas por semanas
Enero
L M M J V S
7 8 9 10 11 12
Introducci on Infl uenci a de Ini ci a ci ón
Orga ni za ci ón Tra b. Curs o
14 15 16 17 18 19
Pl a n. Al ca nce Pl a n. Cha rter
Cronogra ma Enunci a do
Dinamica 1

21 22 23 24 25 26
Pl a n Pl a n PC 1
Cronogra ma Cos tos
28 29 30 31 1 2
Pl a n Ca l i da d Repa s o Ex. Parcial

Febrero
L M M J V S
4 5 6 7 8 8
Pl a n Pl a n Ri es gos Pl a n Adqui s
Recurs os
11 12 13 14 15 16
Ejecuci ón Segui mi ento PC2
y control
18 19 20 21 22 23
Ci erre y Exposiciones Repa s o
a gi l i da d
Dinamica 2

25 26 27 28 1 2
Ex. Final
Planificación de Recursos del Proyecto

Agenda
• La Gestión de los Recursos del Proyecto
• Planificar la Gestión de los Recursos
• Estimar los recursos de las actividades
Gestión de los Recursos del Proyecto
Conceptos claves – Gestión de Recursos

• El director de proyecto debería ser a la vez líder y gestor

del equipo del proyecto, es responsable de la formación
del equipo como grupo eficaz y también del desarrollo
proactivo de las aptitudes y competencias.

• Aspectos que influyen sobre el equipo:

 Entorno del equipo
 Ubicación geográfica
 Comunicaciones entre los interesados
 Gestión de cambio de la organización
 Políticas internas y externas
 Cuestiones culturales

6
Conceptos claves – Gestión de Recursos

• La gestión de recursos físicos se concentra en la

asignación y utilización de recursos necesarios para la
exitosa finalización del proyecto. El no poder gestionar y
controlar los recursos físicos de manera eficiente es una
fuente de riesgos como por ejemplo:
 No poder asegurar los equipos críticos o
infraestructura
 Ordenar material de baja calidad
 Mantener demasiado inventario puede tener
resultado altos costos en las operaciones

7
Tendencias y Practicas emergentes– Gestión de
Recursos

• Métodos para la gestión de los recursos.- Gestión lean,

fabricación justo a tiempo (JIT), Kaizer, mantenimiento
productivo total (TPM), teoría de restricciones (TOC)
• Inteligencia emocional.- el DP debería invertir en la IE del
personal mediante la mejora de competencias entrantes
(auto-gestión, auto-conciencia) y salientes (manejo de
relaciones).
• Equipos auto-organizados.- El rol del DP proporciona al
equipo el entorno y el apoyo necesarios e impulsa al
equipo para hacer su trabajo.
• Equipos virtuales/equipos distribuidos.- los desafíos
residen principalmente en el dominio de las
comunicaciones

8
Consideraciones sobre adaptación– Gestión de
Recursos

• Debido a que cada proyecto es único el director de

proyecto tendrá que adaptar la forma en que se aplique
los procesos de Gestion de recursos
 Diversidad
 Ubicación física.
 Recursos específicos de la industria.
 Adquisición de miembros
 Gestión del equipo
 Enfoques del ciclo de vida

9
 Grupo de Planificación – Gestión de Recursos
Área de Grupo de procesos
conocimiento
Iniciación (2) Planificación (24) Ejecución (10) Seg. y Control (12) Cierre (1)
Integración • Desarrollar el acta de • Desarrollar el Plan para la Dirección del • Dirigir y gestionar la ejecución del • Monitorear y controlar el • Cerrar proyecto o
constitución del Proyecto proyecto trabajo del proyecto fase
proyecto • Gestionar el Conocimiento del • Realizar el control integrado
Proyecto cambios

Alcance • Planificar la gestión del alcance • Validar el alcance

• Recopilar requisitos • Controlar el alcance
• Definir el alcance
• Crear EDT

Cronograma • Planificar la gestión del cronograma • Controlar el cronograma

• Definir las actividades
• Secuenciar las actividades
• Estimar la duración de las actividades
• Desarrollar el cronograma

Costo • Planificar la gestión de costos • Controlar los costos

• Estimar los costos
• Determinar el presupuesto

Calidad • Planificar la gestión de calidad • Gestionar la calidad • Controlar la calidad

Recursos • Planificar la gestión de recursos • Adquirir recursos • Controlar los recursos

• Estimar los recursos de las actividades • Desarrollar el equipo
• Dirigir el equipo de proyecto

• Planificar la gestión de comunicaciones • Gestionar las comunicaciones • Monitorear las comunicaciones

Riesgos • Planificar la gestión de riesgos • Implementar la Respuesta a los • Monitorear los riesgos
• Identificar los riesgos Riesgos
• Realizar el análisis cualitativo de riesgos
• Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
• Planificar la respuesta a los riesgos

Adquisiciones • Planificar la gestión de adquisiciones • Ejecutar las adquisiciones • Controlar las adquisiciones

Interesados • Identificar Interesados • Planificar el involucramiento de los • Gestionar la participación de los • Monitorear el involucramiento
Interesados Interesados de los interesados
10
Agenda

• La Gestión de los Recursos del Proyecto

• 9.1 Planificar la Gestión de los Recursos
• 9.2 Estimar los recursos de las actividades

11
9.1 Planificar la Gestión de Recursos
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Salidas
• Plan de gestión de
Entradas

Herramientas
• Acta de Constitución • Juicio de expertos
del Proyecto recursos
• Representación de
• Plan para la dirección datos • Acta de constitución
del proyecto de recursos
• Diagramas
• Plan de gestión de jerárquicos • Actualización de
calidad Documentos del
• Matriz de asignación
Proyecto
• Línea base del de
alcance responsabilidades • Registro de
supuestos
• Documentos del • Teoría de la
Proyecto organización • Registro de riesgos
• Cronograma • Reuniones
• Documento de
requisitos
• Registro de riesgos
• Registro de
interesados
• FAE
• APO
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

 Acta de Constitución del Proyecto

 Plan para la dirección del proyecto
Entradas: o Plan de gestión de la calidad y la línea base del
alcance.
 Documentos del Proyecto
o Cronograma, Documentación de requisitos, registro de
riesgos, registro de interesados.
 Factores ambientales de la empresa
o Cultura y estructura organizacional, distribución
geográfica, competencias y disponibilidad de recursos,
condiciones de mercado
 Activos de los Procesos de la a organización
o Políticas y procedimientos sobre recursos humanos y
físicos, políticas de seguridad de recursos humanos y
activos, plantillas, información histórica
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Herramientas:
 Diagramas jerárquicos
o La estructura tradicional de organigrama puede utilizarse para
representar los cargos y relaciones en un formato de gráfico
descendente.

Estructura de desglose Estructura de desglose Estructura de desglose

del trabajo(EDT) de la organización(OBS) de recuros
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Matriz de Asignación de Responsabilidades (Responsibility

assignment matrix – RACI . Se utiliza para ilustrar las relaciones entre las
actividades y/o los paquetes de trabajo; y los miembros del equipo del
proyecto.

Rev=Revisa
A=Autoriza

P=Participante
E=Ejecuta
C=Coordina /
Responsable
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Formatos tipo texto

Rol Gerente de proyecto
Dependencia Comité Ejecutivo / Directivo
Funcional

Liderar el proyecto, garantizando el cumplimiento del alcance dentro del cronograma y

Responsabilidades presupuesto establecido.
1. Informar de los avances del proyecto al Patrocinador.
2. Integrar al equipo del proyecto, buscando lograr el máximo rendimiento personal y del
equipo.
3. Proveer al equipo de proyecto de todo lo necesario para que desarrollen las actividades
asignadas.
4. Supervisar el trabajo del equipo del proyecto, con el apoyo de los responsables de cada
fase del proyecto.
Autoridad 1. Definición y aprobación del cronograma del proyecto.
2. Toma de decisión en los recursos necesarios para el proyecto.
3. Requerimiento de personal para el proyecto.
4. Solicitud de cambios en el cronograma, que afecten el alcance y presupuesto del
proyecto, Patrocinador.
5. Realizar cambios en el cronograma que no afecten el alcance ni el presupuesto del
proyecto.
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Herramientas:  Teoría Organizacional

Teoría de las Motivaciones: Maslow

9.1 Planificar la Gestión de Recursos
Herramientas:  Teoría Organizacional
Teoría de Motivación – Higiene: Herzber

Higiene Motivación
Sueldo y Beneficio
Responsabilidad
Relaciones con compañeros
Ambiente físico
Crecimiento profesional
Supervisión
Seguridad laboral
Reconocimiento
Status

La Teoría de la Motivación-Higiene, también conocida como Teoría de los dos Factores

establece que los factores de higiene ( políticas de la empresa, buena supervisión y
condiciones de trabajo seguras) no motivaran pero su ausencia hará que el personal
este insatisfecho. Los factores de motivación ( logros, responsabilidad y avance) si son
motivacionales.
9.1 Planificar la Gestión de Recursos
Herramientas:  Teoría Organizacional
Teoría de las Necesidades de Logro: McClellan

1. Necesidades de logro o realización:

necesitan proyectos desafiantes pero con
objetivos alcanzables para poder ser
reconocidos.
2. Necesidades de poder: están
orientadas a la sociedad y los motiva el
liderazgo, por lo que deberían dirigir a las
personas.
3. Necesidades de afiliación: se sentirán
motivados trabajando en equipo con otras
personas
9.1 Planificar la Gestión de Recursos
Herramientas:  Teoría Organizacional
Teoría de las Motivación: McGregor

Está basada en el antiguo modelo de amenazas y la presunción de mediocridad de las masas, se asume que los individuos tienen tendencia
natural al ocio y que el trabajo es una forma de castigo lo cual presenta dos necesidades urgentes para la organización: la supervisión (X) y
la motivación (Y)
9.1 Planificar la Gestión de Recursos
Herramientas:  Teoría Organizacional
Teoría de las Expectativas: Vroom

Las personas se esfuerzan porque

esperan tener un mejor
desempeño.
De ese mejor desempeño esperan
obtener una recompensa.
Con esa recompensa van a poder
satisfacer sus necesidades y volver a
esforzarse para seguir en ese círculo
virtuoso
9.1 Planificar la Gestión de Recursos
Herramientas:  Teoría Organizacional
Teoría de la Fijación de Metas: Locke

Las metas pueden tener varias funciones:

Ayuda a la
elaboración de
Aumentan la estrategias
persistencia.

Movilizan la
energía y el
esfuerzo.

Centran la
atención y la
acción estando
más atentos a
la tarea.
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Salidas :  Plan de Gestión de los Recursos Humanos

o Proporciona una guía sobre el modo en que se
deberían definir, adquirir, dirigir y finalmente
liberar los recursos del proyecto.
o Incluye:
 Identificación de recursos
 Adquisición de recursos
 Descripción de roles.
 Organigramas del proyecto.
 Gestión de recursos
 Capacitación
 Plan de reconocimiento.
9.1 Planificar la Gestión de Recursos

Salidas :  Acta de Constitución del equipo

o Establece los valores, acuerdos y pautas operativas
del equipo

 Actualizaciones a los documentos del proyecto

o Registro de supuestos
o Registro de riesgos
Agenda

• La Gestión de los Recursos del Proyecto

• 9.1 Planificar la Gestión de los Recursos
• 9.2 Estimar los recursos de las actividades

26
9.2 Estimar los recursos de las actividades

Salidas
• Requisitos de recursos
Entradas

Herramientas
• Plan para la dirección • Juicio de expertos
del proyecto • Estimaciones • Base de las
• Plan de gestión de ascendentes estimaciones
recursos • Estimación análoga • Estructura de
• Línea base del desglose de recursos
• Estimación
alcance paramétrica • Actualización de
• Documentos del documentos del
• Análisis de datos
Proyecto proyecto
• Análisis de
• Atributos actividad • Atributos de
alternativas
actividad
• Lista de actividades • Sistema de
• Registro de
• Registro de información para
supuestos
supuestos gestión de proyectos
• Registro de
• Estimaciones de • Reuniones
lecciones
costo
aprendidas
• Calendario de
recursos
• Registro de riesgos
• FAE
• APO
9.2 Estimar los recursos de las actividades

 Plan para la dirección del proyecto

 Plan de gestión de los recursos.
Entradas:  Línea base del alcance
 Documentos del Proyecto
 Atributos de la actividad
 Lista de actividades
 Registro de supuestos
 Estimaciones de costos
 Calendario de recursos
 Registro de riesgos.
 Factores ambientales de la empresa

 Activos de los Procesos de la a organización

9.2 Estimar los recursos de las actividades

Herramientas :

• Juicio Expertos:
Buscar información en miembros del equipo, u otros externos con experiencia.

• Análisis de datos
Es posible realizar actividades de diferente formas para lograr el objetivo.
Es recomendable realizar análisis costo/beneficio.
Se refiere al análisis de métodos alternativos para realizar las actividades del
cronograma. Ejemplos:
• La decisión de compra o tercerización en lugar de “hacerlo nosotros
mismos”… Ojo: podrían surgir actividades y/o recursos adicionales para
administrar la compra o tercerización.
• Uso de equipos para automatización en lugar del trabajo manual.
• Uso de equipamiento de mayores capacidades para mejorar la eficiencia.
9.2 Estimar los recursos de las actividades

Herramientas :
• Estimación análoga
Utiliza información con respecto a los recursos de un proyecto similar previo
como base para la estimación de un proyecto futuro

• Estimación ascendente
Estimamos los recursos necesarios en las partes inferiores ó mas
detalladas del trabajo y luego estas estimaciones se consolidan en una cantidad
total para cada uno de los recursos.
La suma de las partes nos da el total de recursos para la actividad

• Estimación paramétrica
Utiliza un algoritmo o una relación estadística entre los datos históricos y otras
variables para el cálculo de la cantidad de recursos necesarios para una
actividad.
9.2 Estimar los recursos de las actividades

Herramientas :

• Sistema de información para la dirección de proyectos

(PMIS)
Se recomienda utilizar alguna herramienta tecnológica o software para
ayudar a planificar, organizar y gestionar los conjuntos de recursos, y registrar
las estimaciones de recursos.

• Reuniones
El director del proyecto puede celebrar reuniones de planificación con los gerentes
funcionales a fin de estimar los recursos necesarios por actividad, nivel de esfuerzo,
nivel de habilidad del recurso.
9.2 Estimar los recursos de las actividades

Salidas:

• Requisitos de recursos
La lista de recursos necesarios para completar cada una de las
actividades o tareas identificadas en el proceso anterior.. Es necesario
identificar la cantidad de recursos necesarios, así como el tipo o clase
respectiva.

Se podría agregar información complementaria que explique y justifique la

razón de las estimaciones.
9.2 Estimar los recursos de las actividades

Salidas:

• Base de las estimaciones

Cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de recursos,
pueden incluir:
 Método utilizado para desarrollar la estimación
 Recursos utilizados
 Supuestos asociados con la estimación
 Restricciones conocidas
 Rango de estimaciones
 Nivel de confianza de las estimaciones

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

Atributos de la actividad, registro de supuestos y registro de lecciones aprendidas
9.2 Estimar los recursos de las actividades

Salidas:
• Estructura de desglose de recursos
Gracias, ¿Preguntas?