Código: F-GD-6

ROTULO CARPETA Fecha Aprobación:

Mayo de 2015
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DEL TALENTO HUMANO
ÁREA PRODUCTORA GIT BIENESTAR
Código 4.4.2.20
SERIE
Nombre ACTAS
Código 4.4.2.20.18
SUBSERIE ACTAS COMITÉ PARTIDARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN
Nombre
ELTRABAJO
SOPORTES CONVOCATORIA
CARPETA O EXPEDIENTE Nombre
ACTAS
FECHAS EXTREMAS Inicial 1/25/2019 Final
No. FOLIOS: Del 1 Al Total Folios
NUMERO CARPETA O EXPEDIENTE: 1 No. CAJA

Código: F-GD-6
ROTULO CARPETA Fecha Aprobación:
Mayo de 2015
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DEL TALENTO HUMANO

ÁREA PRODUCTORA GIT BIENESTAR
Código 4.4.2.20
SERIE
Nombre ACTAS
Código 4.4.2.20.18
SUBSERIE ACTAS COMITÉ PARTIDARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN
Nombre
ELTRABAJO
SOPORTES CONVOCATORIA
CARPETA O EXPEDIENTE Nombre
ACTAS
FECHAS EXTREMAS Inicial 1/25/2019 Final
No. FOLIOS: Del 1 Al Total Folios
NUMERO CARPETA O EXPEDIENTE: 1 No. CAJA
 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO ROTULO DE CARPETA

Objetivo del Formato Rotulo de Carpeta: Este formato deberá ser diligenciado para rotular las
unidades de conservación (carpetas o expedientes).

ITEM CASILLA DESCRIPCION DE DILIGENCIAMIENTO

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad

1. UNIDAD ADMINISTRATIVA administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la
oficina productora.

Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que

2. AREA PRODUCTORA produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio
de sus funciones.

Sistema convencional establecido por la entidad que

identifica cada una de las series.

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades

3. SERIE: Código - Nombre documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
(serie).

Sistema convencional establecido por la entidad que

identifica cada una de las subseries.

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades

4. SUBSERIE: Código - Nombre
documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
(subserie).

Se consignará el nombre asignado por el productor a la

5. CARPETA O EXPEDIENTE
carpeta o expediente.

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada carpeta o

6. FECHAS EXTREMAS expediente. (D - M - A).
Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

7. Número de Folios Se anotará el número del primer folio y del último folio.

Se anotará el total de folios contenido en cada unidad de

8. Total de Folios
conservación (carpeta) descrita.

NUMERO CARPETA O
9. Se anotará el consecutivo de la carpeta dentro de la caja.
EXPEDIENTE

Se colocará el número de la caja en donde se encuentra

10. NUMERO DE CAJA
dicha carpeta.

Nota: este formato debera ser impreso en tamaño carta y no debera ser modificado en ninguno de sus campos