LISTA DE VERIFICACIÓN:

IDENTIFICA TUS SERVICIOS PRINCIPALES Y TRAZA TU PLAN DE ACCIÓN

Los siguientes aspectos son temas del libro que requieren algo más de reflexión y esfuerzo
para evaluarlos en detalle. Usa esta lista para revisar cada tema, anotando la información
que necesitas para luego tomar una decisión final. Concéntrate en ser muy claro sobre tus
objetivos, estableciéndolos para que sean viables y alcanzables en un plazo de tiempo
realista.

1. ¿Serás un organizador de eventos generalista o especialista? Anota las razones a favor

y en contra de cada opción, prestando especial atención a tus propias habilidades,
preferencias y las demandas del mercado en tu área.

2. ¿Serás un proveedor de servicios para eventos? Anota las razones a favor y en contra
de esta elección, considerando cuidadosamente las ventajas y desventajas comerciales
para tu negocio. Y menciona qué servicios para eventos proporcionarías.

3. ¿Qué tipo de servicio o producto ofreces en la industria de la organización de

eventos? Defínelo lo más claro posible. Pregúntate: ¿Qué tipos de eventos son los que te
entusiasmaría más organizar? Los diferentes tipos de eventos en los que típicamente se
puede especializar un profesional de eventos son: eventos corporativos, fiestas
particulares, eventos para recaudación de fondos, fiestas temáticas, bodas, eventos
familiares e infantiles, etc. No es recomendable especializarse en más de dos rubros, lo
que no significa que ocasionalmente puedas realizar eventos fuera de tu área de
especialización.

4. ¿Cómo es que tus clientes van a saber de ti? Establece estrategias de marketing:
anuncios en periódicos, página web, de boca en boca, etc. Revisa todos los recursos que
podrías utilizar y elige los más eficientes y los que mejor se adecuen a tu presupuesto…
recuerda que se trata de correr la voz de que existes, a la mayor cantidad de gente
posible, pero sin que te cueste una fortuna.

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5. ¿Existe un mercado para tus servicios? Identifica y revisa la competencia, si tus
potenciales clientes ya están comprando sus servicios y, si es posible, qué precios están
pagando. Haz una lista de los medios en los que encontraste anuncios de tus potenciales
competidores y, de ser posible, identifica a tus competidores por sus nombres y enlístalos
para conocerlos mejor y así poder superar su oferta de servicio y lograr que los clientes te
elijan a ti en lugar de a ellos.

6. ¿Qué te distingue de la competencia? ¿Precio, calidad de servicio, conocimiento,

variedad de servicios, creatividad, especialización, etc.? Escoge uno o dos de estos
atributos y asegúrate de lograr distinguirte por eso; no trates de abarcar todos los
atributos, no es posible sobresalir en todo. Tampoco te recomiendo que bases tus
esfuerzos de diferenciación en el precio; en este negocio esto puede ser un problema más
que una ventaja, ya que puedes dejar toda la rentabilidad en el camino y nunca generar
ganancias por haber elegido distinguirte al ofrecer el precio más bajo. Una mejor opción
sería ser el que ofrece más cosas por la misma cantidad de dinero; en tal caso asegúrate
de que los adicionales que incluyas sean valores que no te signifiquen un desembolso
considerable. Busca en cambio ofrecer cosas que no te cuesten en dinero, sino que
representen una labor valiosa adicional, un equipo que tú ya tengas en tu inventario y que
se lo proporcionas al cliente como cortesía, etc. Hay muchas maneras de crear valor para
diferenciarte de la competencia sin tener que incurrir en fuertes desembolsos.

7. ¿Cuáles son tus costos fijos mensuales? Recuerda no dejar nada fuera. Considera por
ejemplo las cuotas del servicio de alojamiento de tu sitio web, el pago por contar con un
correo electrónico corporativo, el costo de la conexión a Internet, y todos los gastos que
tienes que realizar una vez que tu negocio haya cobrado vida.

8. ¿Cómo determinarás los precios apropiados para tus servicios? Para empezar, puedes
llevar adelante una investigación solicitando precios a la competencia para medir el valor
de mercado de los servicios que quieres ofrecer. Ten en cuenta que no es fácil operar este
negocio con una lista de precios fija que puedas entregar a tus clientes. Desde mi
experiencia puedo decirte que eso simplemente no funciona, porque no hay dos eventos
que sean exactamente iguales, por lo que hay muchas variables que pueden afectar tus
costos. Sin embargo, puedes usar tarifas básicas para cada servicio que te sirvan de

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parámetro para cotizar más rápido en cada caso. Además ten en cuenta las siguientes
consideraciones:

-- Revisa los factores que influyen en lo que constituye un precio justo para tus servicios

-- Aléjate de la mentalidad “horas-hombre = precio razonable”

-- Comprende las tres formas sugeridas para determinar el precio correcto a cobrar
(investigar la competencia, investigar los gastos del cliente, consultar con las
organizaciones y asociaciones empresariales locales)

-- Equilibra tu precio para que no sea ni demasiado bajo ni demasiado alto, teniendo en
cuenta que está bien cobrar más si ofreces un mayor valor a tus clientes

9. ¿Qué método/s utilizarás para fijar los precios?

Tienes varios métodos entre los que puedes elegir a la hora de fijar el precio de tus
servicios. Estos son:

-- Por proyecto: para fijar tus precios por proyecto, una vez que calcules tus costos fijos y
tus costos variables, el paso siguiente es añadir tu margen de ganancia. El margen de
ganancia suele fijarse en un porcentaje específico sobre los costos totales (fijo + variable).

-- Por precio fijo (por adicionales): hay costos adicionales o servicios que no estaban
previstos inicialmente por ambas partes en el acuerdo original, y en esos casos por lo
general manejarás estos costos adicionales agregando un precio fijo o recargo por el o los
servicios agregados.

-- Por honorarios fijos: como profesional de la organización de eventos puedes adoptar un

enfoque de honorarios fijos, pero sólo deberías aceptar este tipo de acuerdo si el cliente
se compromete a utilizar tus servicios sobre una base continua y predeterminada.

-- En base a comisiones: puedes ganar dinero por las comisiones de los proveedores: i) al
trabajar con un proveedor como parte de tu equipo al producir un evento, o ii) por
recomendar a un proveedor a otros clientes. En ambos casos el proveedor cobra el
importe total de la venta y posteriormente te paga un porcentaje de ese monto (la
comisión) en base a lo que ambos acordaron. Es fundamental, sin embargo, que el
proveedor con el que trabajas o al que recomiendas sea alguien fiable en quien realmente
puedas confiar.

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-- Utilizando descuentos: utilizar descuentos es una reducción en el precio que cobra un
proveedor de servicios, es decir, el proveedor reduce su precio en un porcentaje acordado
y te cobra ese precio reducido. Puedes ganar dinero al cobrarle a tu cliente un recargo que
es igual o un poco más alto que el precio de lista de tu proveedor; en otras palabras, lo
que le cobras al cliente es el precio regular de ese servicio en particular y no le pasas el
descuento, por lo que terminas ganando más dinero y el cliente termina pagando
prácticamente el precio regular de ese servicio.

-- Utilizando márgenes de ganancia de otros servicios: recuerda que generalmente no es

una buena idea cobrar a tus clientes una tarifa de agencia y un margen de ganancia;
cóbrales uno o el otro, no ambos.

-- Por hora: cobrar por hora es la peor idea, aunque existen servicios que se cobran por
hora; ejemplos típicos son: un guitarrista, un mimo, etc. Te recomiendo evitar este
método para fijar los precios de tus servicios, porque es muy difícil estimar con exactitud
la cantidad de horas que le dedicarás a un proyecto.

Mi recomendación es que manejes principalmente dos sistemas:

i) Que cobres todos tus servicios con un precio unitario y que esos precios unitarios
arrojen un gran total. Si utilizas este sistema, te recomiendo trabajar ofreciendo un precio
en el que lleves una ganancia, y que te asegures de negociar los mejores precios con tus
proveedores.

ii) Que ofrezcas un precio global por todos los servicios de un evento, o bien, que ofrezcas
precios globales por bloques de servicios, por ejemplo: un precio global por toda la
decoración del evento de clausura o un precio global por todo el entretenimiento en
paquete, en lugar de desglosar cada pequeño rubro. Si ofreces precios en paquete,
normalmente el precio final debe ser menor a la suma de todos los servicios por separado.

Cabe mencionar que existen servicios, como los alimentos, que comúnmente se ofrecen
con base en el número de personas que asistirán al evento, pero una vez establecido el
número de asistentes hay locales que negocian un precio con todo incluido (generalmente
los hoteles) por lo que podrás pasarle ese precio por persona con todo incluido a tu
cliente… en este caso en particular, la manera de obtener tu ganancia es negociando una
comisión o descuento para ti con el proveedor de alimentos o con el hotel, y no
agregando un margen –ya que eso puede complicarte mucho las cosas–; te conviene que
en este caso tu cliente sepa el precio real de manera transparente (el precio real es el
precio que te ofrecen antes de negociar tu comisión).

En los demás casos no recomiendo trabajar por comisión, pues limita mucho tus
posibilidades de cubrir tus costos y por ende de ser rentable.

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Debes analizar cuándo te conviene ofrecer una propuesta con todos y cada uno de los
rubros desglosados, cuándo ofrecer precios globales por cada rubro, y cuándo ofrecer
precios globales por todo el evento.

10. ¿Cuáles son tus expectativas de ingresos en relación a tus necesidades? Sé realista
sobre la cantidad que quieres ganar y lo que necesitas ganar en un determinado período
de tiempo. Es bueno que traces tus expectativas de ingreso y que persigas ese objetivo,
pero no olvides que este proceso toma algo de tiempo y requiere mucho esfuerzo, por lo
que tienes que ser perseverante. La perseverancia es la clave de este y de cualquier otro
negocio.

11. ¿Cuánto necesitas vender para llegar al punto de equilibrio? Para responder esta
pregunta tienes que calcular cuánto tendrías que cobrar para simplemente cubrir tus
costos; este es el punto de equilibrio. Claro que si permaneces en el punto de equilibrio no
generarás ganancias de tus eventos, sino sólo experiencia; por lo que calcular el punto de
equilibrio es el punto de partida para determinar el margen de ganancia necesario para
generar un beneficio para tu negocio.

12. ¿Cuánto necesitas vender para generar los ingresos esperados? Para poder
responder esta pregunta tienes que tener una idea de cuál es el costo estimado para los
diferentes tipos de eventos o servicios que puedes proporcionar.

13. ¿Cómo venderás esa cantidad y en qué plazo de tiempo la venderás? Al responder
esta pregunta es vital ser realista. ¿Por qué? Porque si no eres realista te predispones al
fracaso al definir metas muy altas para un período muy corto de tiempo. Te recuerdo
nuevamente que la perseverancia es clave; en ocasiones, cuando no obtenemos
resultados inmediatos vemos las cosas de una manera muy negativa y llegamos a creer
que no estamos en el camino correcto o que nuestra iniciativa no funcionará, que no
seremos capaces de levantar el negocio. Pero nada es más falso que eso. Si te lo propones
seriamente y emprendes la acción de manera decidida, no hay forma de que no logres el
éxito esperado.

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14. ¿Qué tomarás en cuenta a la hora de elaborar tus presupuestos?

Recuerda que lo más importante es organizar un evento que se ajuste al presupuesto del
cliente, y para que tu presupuesto sea preciso tienes que considerar todos los gastos
posibles, por más pequeños que sean. Usa una hoja de cálculo detallada para registrar
todos los gastos y siempre asegúrate de estar obteniendo tus bien merecidas ganancias.
Nunca trabajes gratis.

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