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Filosofía
La filosofía de departamento de Finanzas respecto al control interno, se basa en
proveer una mejor gestión de ingresos, gastos y presupuesto, para realizar mejores
prácticas profesionales, es decir, llevar la administración de los flujos de efectivo. El
gerente de Finanzas debe establecer procedimientos y políticas de cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, reconocimiento de ingresos, reconocimiento de gastos,
presupuestos y revisión de la normativa contable, con el fin de mitigar los riesgos
razonablemente. Además, cuando un candidato tiene las capacidades para un
puesto que no era el que se buscaba, se pueden realizar excepciones y contratarlo
para el cargo donde este se puede desarrollar bien. La gerencia debe dar el
ejemplo a través de los valores y conductas que practiquen estos dentro de la
organización, con el objetivo que sean copiados por los trabajadores logrando así
un ambiente laboral ameno. Por lo que, el departamento de Finanzas insta a todos
sus empleados a que se adhieran a las políticas y reglas laborales y, en caso de
cualquier duda dirigirse al mismo departamento o con el encargado superior.
• Incentivos y Tentaciones
Existen organizaciones que ponen grandes incentivos a corto plazo, lo que lleva
a los empleados a cometer actos fraudulentos, ilegales o poco éticos. En la
medida que se implanten incentivos más realistas y, al mismo tiempo, que el
departamento de Finanzas realice una revisión constante del cumplimiento de
ética en los empleados se podrá llegar a un entorno laboral adecuado, que
refleje los valores establecidos por la Alta Gerencia. Además es necesario que
dentro del departamento de Finanzas existan penalizaciones o promociones
sobre la denuncia ante cualquier acción o acto ilegal, ya que existirá menos
tentación de cometerlas o de divulgarlas.
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• Delegación de Autoridad
El departamento de Finanzas debe velar porque únicamente se está
delegando autoridad a aquellos empleados competentes con el fin de lograr
los objetivos de la organización. Asimismo, es importante que cada trabajador
entienda cómo sus responsabilidades y trabajo influyen en el proceso para
obtener resultados y al mismo tiempo contribuyen con las metas de la
organización creando así cierto compromiso con ésta.
• Sucesión
Ante cualquier suceso que pueda ocurrir, este departamento se debe encargar
que cada puesto tenga a un sucesor, el cual debe conoce el proceso con el
fin de garantizar la estabilidad en el equipo de trabajo y continuidad de las
operaciones.
Estructura organizacional:
El departamento de administración financiera será el encargado de la eficiente
administración del dinero, por ello es importante en la organización tanto para el
desarrollo de las operaciones como para las planificaciones, proyecciones e
inversiones que se realicen. Por lo que se encontrará ubicado bajo la línea de fuego
en la estructura organizacional de la empresa debido al rol que desempeña como
generador de riqueza para los accionistas y la significancia que presenta para éstos
las adecuadas prácticas de control interno así como una comunicación directa a
los usuarios de la información que éste genera.
Proceso administrativo:
• Planificar
Evaluar si la empresa está generando los flujos de efectivo necesarios para
desarrollar sus actividades y tener opción de invertir en activos reales o
financieros, posteriormente realizar una planificación si se concluye que la
necesidad de recurrir a financiamiento de una entidad externa.
• Organizar
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Junta Directiva:
Se designará un Gerente Financiero externo a los miembros de la junta directiva
debido a que ninguno de éstos puede formar parte de las operaciones de la
empresa, será el encargado de presentar los resultados obtenidos derivados de las
operaciones del departamento financiero. La Junta Directiva efectuará reuniones
semanales, en la que debe estar presente el Gerente General y los Gerentes
departamentales para reportar resultados, hallazgos o inquietudes a los miembros
de la dirección. El Gerente de finanzas debe reportar ante la Junta Directiva la
administración eficiente del capital de trabajo dentro de un equilibrio de criterios
de riesgo y rentabilidad, además de orientar la estrategia financiera para garantizar
la disponibilidad de fuentes de financiamiento y proporcionar el debido registro de
las operaciones como herramientas de control de gestión de la organización.
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GERENTE DE FINANZAS
Encargado de asegurar y administrar los recursos necesarios para el funcionamiento
de la Empresa mediante el diseño y la gestión de estrategias financieras que
permitan alcanzar los objetivos
Educación y experiencia
• Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría, Administración, Finanzas o
carrera a fin con maestría en Finanzas o postgrado en área económica
administrativa y/o financiera.
• 8 (cinco) años de experiencia en puestos relativos a gerencia y
administración departamental.
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CONTRALOR
Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa, como proponer y desarrollar
mecanismos de control para su mejora, optimización de procesos internos,
supervisar la implementación de protocolos, políticas internas y monitoreo
constante.
Título de puesto: Contralor
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente de Finanzas
Localización física: Oficina Central
Educación y experiencia
• Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría o Finanzas, con Maestría en
Dirección Financiera.
• 5 (cinco) años de experiencia en cargos similares en departamentos de
control de gestión o de auditoría interna.
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CONTADOR GENERAL:
Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas las
actividades relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las
consolidaciones y estados financieros requeridos por la organización, establece y
coordina la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, así como
revisar que los cobros, pagos, conciliaciones, impuestos y otros rubros estén
efectivamente calculados según la norma aplicable.
Título de puesto: Contador General
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente de Finanzas
Localización física: Oficina Central
Educación y experiencia
• Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría con especialización o
maestría en finanzas.
• 4 (cuatro) años como contador de una empresa comercial.
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CONTADORES
personas encargadas de analizar y proponer los métodos y procedimientos para
realizar los registros contables, tributarios y financieros de la empresa.
Educación y experiencia
• Perito Contador con Orientación en Computación
• Un (1) año de experiencia realizando contabilidad y archivo en el ámbito
empresarial
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AUXILIARES DE CONTABILIDAD
Efectuar la actualización de movimientos contables para facilitar la emisión de
reportes financieros y garantizar el cumplimiento fiscal para un ejercicio financiero,
fiscal y legal transparente.
Educación y experiencia
• Perito Contador con Orientación en Computación
• Un (1) año o menos de experiencia realizando contabilidad y archivo en el
ámbito empresarial
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TESORERO GENERAL
Se encarga del manejo y custodia de fondos, valores y efectos de la entidad local,
de conformidad con lo establecido por las disposiciones legales vigentes y la
jefatura de los servicios de recaudación.
Educación y experiencia
• Licenciado en Contaduría Pública, en Administración de empresas,
Economista o sus equivalentes.
• Cinto (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio
y estratégico en el área de tesorería.
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Orden de las Finanzas
• Finalización, Liderato y Recursos
• Preparar presupuestos
• Presupuesto de actividades
• Atención al cliente
• Toma de decisiones
• Optimización de recursos
• Respuesta ante el riesgo
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AUXILIARES DE TESORERÍA
Ejecutan los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en el
área de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa
índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello,
a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos.
Educación y Experiencia:
• Técnico Superior Universitario en Administración
• Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en funciones
de ejecución y tramitación de procesos administrativos.
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TÉCNICO DE TI
Ejecuta trabajos de soporte computacional de hardware y software a usuarios de
la Institución y a la Plataforma Corporativa de Tecnologías de Información y
Comunicaciones, junto con los servicios y elementos que la componen.
Educación y Experiencia:
• Título profesional de Ingeniería en Sistemas y capacitación en Control de
tecnología de la información aplicada a las empresas.
• Dos (2) años de experiencia en control de sistemas de TI aplicado al ámbito
empresarial.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
• Práctica en soporte y mantención de hardware y software de
computadoras.
• Comprensión de Sistema Operativo Windows, y MAC OS
• Conocimiento en Microsoft Office, versión actual (Word, Excel, Access y
Outlook)
• Soporte de antivirus, visualizadores pdf, multimedia, compresores y sistema
de inventario.
• Capacidad de Instalación y configuración de redes de voz y datos
• Configuración, instalación y mantención de equipos de Telefonía Digital,
análoga e IP.
• Configuración y operación de equipos de Videoconferencia
• Instalación, configuración y seguimiento de Sistemas ERP
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Productividad
• Funcionamiento del sistema de la empresa
• Comunicación efectiva
• Uso efectivo del correo electrónico
• Desarrollo del servidor
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ENCARGADO DE CAJA
Responsable directo del manejo de efectivo, coordina y programa actividades
diarias o semanales según los rubros de la empresa, colabora con el Gerente de
Finanzas en la toma de decisiones referente a la programación de los depósitos y
trámite de Caja, también, presenta informes técnicos sobre cobros y depósitos
recaudados.
Título de puesto: Encargado de Caja
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente General
Localización física: Oficina Central
Horario de trabajo: lunes a viernes de 8:00 a 18:00 horas
Educación y Experiencia:
• Título Universitario a nivel de Licenciatura en cualquier carrera relacionada
a Contabilidad, Administración de empresas o Finanzas.
• Dos (2) años de experiencia como cajero.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
• Procedimientos en el manejo de caja
• Métodos y normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas
• Manejo de documentos y formularios de uso en la caja
• Expresión de forma oral y por escrito
• Percibir detalles y cantidades
• Destreza en los dedos para el manejo de dinero, documentos, máquina
calculadora, computadora y sumadora.
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Ciclo contable de las operaciones de la empresa
• Atención al cliente
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Educación y Experiencia:
Licenciatura en Contaduría, Administración de empresas, Finanzas, Economía o a
fin.
(5) años de experiencia en un puesto similar relativo a créditos y cobranzas.
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Atención al cliente
• Relaciones humanas
• Registro de operaciones de la entidad
• Gestión de ingresos y cuentas pendientes de cobro
• Plazos que otorga la empresa
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Sección de
Deudores
Inventarios
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Política de presupuesto
• Revisar la documentación presentada para que la autorización presupuestal
cuenta con requisitos fiscales y las respectivas firmas autorizadas de las
autoridades competentes de la empresa.
• El presupuesto se realizará durante el mes de diciembre de cada año previo
a que inicie el siguiente período de operaciones.
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Diagrama de Flujo:
No
Sí
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Diagrama de Flujo:
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Diagrama de Flujo:
No
Sí
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Diagrama de Flujo:
No
Sí
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Procedimiento de presupuesto
• La reunión con la dirección se realizará en los primeros cinco días del mes de
diciembre, esto con el fin de que el presupuesto esté listo antes del día 15 de
ese mismo mes.
• Posterior a una reunión que se realizará con la dirección de la empresa, se
definirán los objetivos principales para el próximo año y, en base a ello se
proyectarán los flujos necesarios que serán requeridos, así como los gastos
estimados para poder elaborar el presupuesto que será necesario en el
siguiente período, alineado con dichos objetivos.
• Una vez realizado el presupuesto se entregará a la dirección para su
evaluación y se determinará si es necesario realizar ajustes al mismo.
Diagrama de Flujo:
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Diagrama de Flujo:
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