Office 365 Adoption Guide PDF

Guía de
adopción
2 3
Prefacio
La forma en que la gente se comunica en sus vidas personal y
profesional ha cambiado mucho en los últimos años; el mundo
se ha convertido en una red gigante. La gente ahora espera
hacer las cosas en el trabajo de la misma manera.
Office 365 permite que la organización realice el trabajo
de forma más conectada, más estructurada y con más
colaboración. Pero solo puede hacerlo si las personas de su
organización hacen ese recorrido con usted.
Esta guía ha sido creada para las organizaciones que buscan

las formas más eficaces para sacar provecho de su inversión
en Office 365. Está diseñada para usarse como una guía
paso a paso, a través de la cual puede asegurarse de que su
organización puede primero identificar y después ejecutar
tareas específicas que tendrán un efecto muy positivo en su
organización.
Microsoft ha utilizado años de experiencias trabajando en

los viajes de los clientes de Office 365 para crear una guía
útil, basada en experiencias del mundo real procedentes de
empresas del mundo real.
Esperamos que le sirva de inspiración de lo que es posible,

y que le sea útil y la comparta con otras personas de su
organización. Le agradeceríamos que nos enviara su opinión
a través de la comunidad para impulsar la adopción en:
http://aka.ms/driveadoption
Recuerde que no está solo. Existen cientos de organizaciones

como la suya que se encuentran actualmente en el proceso de
lanzamiento de Office 365 y puede conectar con ellos en esta
comunidad.
Cambie su forma de trabajar, porque su forma de trabajar

afecta al trabajo que realiza.
Únase a la comunidad para impulsar la adopción
4 5
Lograr el éxito con Office 365 significa asegurarse de que ayuda a todas las personas en su organización a conseguir
más con su trabajo.
Antes de desplegar Office 365, dé un paso atrás y piense por qué su organización lo compró en primer lugar. 3
¿Fue debido a determinados requisitos técnicos, a parte de un ciclo de actualización de TI o fue porque descubrió CREAR
2 EN DE UN
necesidades específicas dentro de la empresa? ORD
POR LES PLAN DE
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IFI P RES O
AS EM IN
Impulsar la adopción proviene del entendimiento de sus desafíos empresariales y la forma de abordarlos con las CL IOS CO
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soluciones de Office 365. Se trata de asegurarse de que las personas en su organización comprenden las ventajas y TI
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aceptan las soluciones que usted proporciona. Las personas tienden a resistirse a los cambios por naturaleza, por eso
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necesitan saber qué beneficios tendrán.
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En Microsoft, queremos que saque el máximo partido a su inversión en Office 365 y para ello la planificación es
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fundamental. La única finalidad de esta Guía de adopción es ayudarle en el proceso de adopción.
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Se ha dividido en tres fases clave:
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1
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INTER
Fase 1: Visión
01
RPORACIÓN
UTAR UN PLAN DE ÉXI

FastTrack
Identifique las partes interesadas principales, reúna a su equipo, identifique y clasifique
por orden de prioridad los escenarios empresariales y colabore con las partes
4
interesadas principales para crear un plan de éxito para la adopción de
Office 365 en su organización.
Fase 2: Incorporación
02
GE
Ejecute su plan de éxito para incorporar su organización a la tecnología y ayudar a las
TO
personas a trabajar de una forma diferente. Comience con un programa de adopción
NE
anticipada y después amplíelo para abarcar toda la organización. RA
RV
Fase 3: Generar valor
ALOR
03
Obtenga valor continuo de su inversión en Office 365 al seguir aumentando la
LO ME
participación del usuario e impulsando la adopción. Administre el cambio y prepárese PR JOR DE
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AR SU PARTICIPACIÓN
para él midiendo y comparando el éxito de Office 365, a la vez que reconoce dónde ARIO
AR S E IMP CIÓN
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repetir para mejoras en el futuro. ARA
EL CAM ARL
O
BIO Y ADMINISTR
Más información sobre los factores de éxito importantes que tienen un impacto en la adopción de Office 365:
https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793
6 Fase 01: Visión 7
Lo conseguiremos con Fase 01.

el Centro FastTrack Visión
El Centro FastTrack es un equipo formado por cientos de ingenieros que están dedicados
a ofrecer a los profesionales de TI y los socios de todo el mundo la mejor experiencia con Es muy importante reunir el equipo
Office 365. apropiado y asegurarse de tener una lista
Si es un cliente de Office 365 con al menos 50 licencias en un plan elegible, puede solicitar de los objetivos empresariales que desea
la incorporación para recibir asistencia remota y personalizada. Nuestros ingenieros de conseguir con la ayuda de Office 365
FastTrack le ayudarán a planificar su proyecto de Office 365, evaluar su entorno técnico,
durante la planificación del lanzamiento
proporcionar orientación para la orientación, migrar datos a Office 365* y proporcionar
asistencia para la adopción del usuario. y del despliegue. Esta es la manera de
hacer que Office 365 sea pertinente para
Vídeo Conozca el Centro FastTrack: http://aka.ms/meetfasttrack
su organización y también ayudará obtener
aceptación en toda la organización.
Lo conseguiremos con el Centro FastTrack En esta fase, aprenderá a seleccionar las
Empiece hoy mismo personas adecuadas en su organización para
http://fasttrack.microsoft.com ayudar a lograr el éxito con Office 365, crear
su propia lista de escenarios empresariales
de Office 365 y crear un plan de éxito
Movernos al ritmo del cambio y no romper el alineado directamente para lograr sus
negocio ha sido crucial para nosotros. Nuestra
objetivos empresariales específicos.
asociación con el equipo del Centro FastTrack fue
fantástica. Nos ayudaron a superar muchos de
los desafíos relacionados con la incorporación,
así como a establecer estratégicamente nuestros
procesos empresariales y cambios en la empresa.
– Omar Bhatti, director, CSC
* Los clientes que tienen como mínimo 150 licencias elegibles disponen de servicios de migración
Paso 01: Identificación de las partes interesadas principales y 8 Paso 01: Identificación de las partes interesadas principales 9
constitución de equipos y constitución de equipos
Paso 01. La primera regla para una adopción correcta es crear

un equipo dinámico formado por las partes interesadas Función Responsabilidades Departamento
principales y las personas adecuadas que puedan generar
Identificación cambio y aplicarlo en otros. Una estrategia de adopción Patrocinador ejecutivo Comunicar los objetivos y valores generales de Office 365 a la empresa Dirección ejecutiva
Roles principales
acertada empieza con un equipo de personas comprometidas
de las partes
Asegúrese de que los objetivos empresariales se logran para un despliegue
que son una muestra representativa de la organización. Propietario del éxito
de Office 365
Cualquier departamento
Use la tabla para conocer a las diferentes partes interesadas, Ayudar a formar a los usuarios en Office 365 y tratar con las objeciones de los Cualquier departamento
interesadas
Organizadores
usuarios finales (empleados)
su función y sus responsabilidades en un despliegue correcto
de Office 365.
Director del proyecto Supervisar todo el proceso de lanzamiento e implementación de Office 365 Administración del proyecto
principales y Jefe de aprendizaje

Administrar el programa de formación y/o recursos para el despliegue de
Office 365
TI y/o Recursos humanos
constitución Jefes de departamento

Identificar cómo los departamentos y equipos específicos usarán Office 365
y fomentar la participación
Cualquier departamento
(dirección)
de equipos Especialista de TI
Director de recursos
Supervisar todos los aspectos técnicos del despliegue
Integrar Office 365 en los procesos de recursos humanos y administrar

TI
Recursos humanos (dirección)

humanos el contenido de recursos humanos en Office 365
TI y/o comunicaciones
Jefe de comunicaciones Supervisar las comunicaciones de Office 365 para toda la empresa
corporativas
Director de la Administrar la actividad diaria de la red Yammer; proporcionar orientación TI y/o comunicaciones
comunidad y prácticas recomendadas corporativas
Director del sitio Ayudar a administrar la estrategia del sitio de SharePoint de la organización,
TI y/o personal
de SharePoint servir como enlace entre negocio y TI
Advertencia
Tenga en cuenta que cada una de estas funciones son directrices. Según el tamaño y la composición de su organización,
es posible que algunas de estas funciones se solapen o no sean necesarias.
Sugerencias y trucos
1. Las personas de su equipo pueden tener más de un rol.
2. Es importante asegurarse de incluir a patrocinadores ejecutivos cuando identifique a las partes interesadas clave de la
organización. Si embarca al equipo directivo y a las partes interesadas clave en el proyecto, conseguirá un compromiso
Para comprender los roles principales, qué necesita su equipo y por qué son necesarias, vaya a: empresarial importante para mantener el entusiasmo y permitir la adopción de los usuarios finales.
Paso 01: ¿Qué son los patrocinadores ejecutivos y por qué son 10 Paso 01: ¿Qué son los patrocinadores ejecutivos y por qué son 11
importantes? importantes?
¿Qué son
Los patrocinadores ejecutivos son líderes principales en la Asegúrese de que los patrocinadores ejecutivos entienden
organización y su participación es esencial para impulsar la cada detalle
los patroci-
adopción de los empleados. Son los que más influyen en
la cultura corporativa y pueden comunicar activamente el
valor y las ventajas de una nueva tecnología y una forma de Participación activa y
nadores trabajar en toda la organización. También pueden entender los
principales objetivos empresariales y los desafíos que habrá
visible
ejecutivos y
que superar: aquí es donde entra en escena Office 365.
Los patrocinadores ejecutivos establecen los objetivos

Crear una coalición con
por qué son
empresariales generales.
ejecutivos del mismo nivel

importantes? La investigación indica que los proyectos de
transformación tienen más éxito si hay un patrocinador Comunicarse directamente
ejecutivo visible. Más del 85 % de los encuestados
indicaron que cuando el CEO era bastante o muy
con los empleados
visible, el proyecto de transformación tenía mucho
o muchísimo éxito.
Julio de 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com
Copyright© 2017 McKinsey & Company. Todos los derechos reservados.
Impreso de nuevo con permiso.
Los patrocinadores ejecutivos deben:
Ayudar al equipo de proyecto a Participar y usar activamente las capacidades de

identificar y clasificar por orden Office 365 para ayudar a impulsar la adopción entre
de prioridad los escenarios los usuarios finales y reforzar los comportamientos
empresariales que se deben usar deseados
Desempeñar una función en Para obtener más información sobre cómo un

la comunicación de cómo la patrocinador ejecutivo puede contribuir al despliegue
organización piensa usar Office correcto de su proyecto de Office 365, consulte
365 para lograr sus objetivos https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791
empresariales a otros líderes
en la organización
A la hora de identificar a los patrocinadores, considere la posibilidad de incluir partes interesadas clave del negocio que
resultarán afectadas por el cambio. Copyright Prosci®. Todos los derechos reservados.
Paso 01: ¿Qué son los propietarios del éxito y por qué son 12 Paso 01: ¿Qué son los organizadores y por qué son 13
importantes? importantes?
¿Qué son los ¿Qué son los

Crear y sacar provecho de los organizadores de Office 365
en la organización es otro grupo de partes interesadas
propietarios del organizadores

importante que impulsa la adopción de Office 365.
Obtener la aceptación de todos los usuarios en la
éxito y por qué y por qué son

organización es un desafío. Los organizadores pueden
ayudar a solucionar este desafío y a desempeñar una
son importantes? importantes?

función importante en la adopción de Office 365. Tienen
conocimientos y están comprometidos a ampliar esos
conocimientos y dispuestos a proporcionar ayuda y asistencia
a sus compañeros. Ayudan a convertir Office 365 en una
realidad de su departamento o equipo.
Es importante establecer propietarios del éxito en la
organización para lograr los objetivos empresariales Los organizadores deben:
establecidos para Office 365. Son los responsables de
asegurarse de que las personas usan el servicio y obtienen
Informar sobre las características de Office 365 y sus
valor del mismo.
ventajas a los equipos
Los propietarios del éxito deben:
Ayudar a las personas en el equipo a entender cómo
Asegurarse de las personas obtienen valor de Office 365 pueden beneficiarse
Ayudar a asegurarse de que las partes interesadas Despertar interés en Office 365 a través de canales
adecuadas están implicadas de comunicación informales
Convertir los objetivos empresariales que su Ayudar a dar la bienvenida a nuevos usuarios,
organización a establecido para Office 365 en escenarios proporcionándoles instrucciones y compartiendo
de Office 365 prácticas recomendadas
Asegurarse de que las comunicaciones y la formación se Proporcionar comentarios al equipo del proyecto
implementan correctamente relacionados con la adopción y la participación
de los usuarios
Cree su propio programa

Si desea obtener más recursos y materiales que le ayuden a crear sus propios organizadores de Office 365, descargue esta guía:
Paso 01: Usar Office 365 para colaborar con los miembros del 14 Paso 02: Identificar y clasificar por orden de 15
equipo de lanzamiento prioridad los escenarios empresariales
Usar Paso 02.

Usar varios servicios y aplicaciones de Office 365 durante la La identificación y definición de los escenarios empresariales
planificación y la ejecución de su despliegue puede ayudarle es un paso importante para garantizar que su organización
Office 365 Identificar

a tener éxito. Debería considerarlo para que el equipo se obtenga el valor completo de la inversión en Office 365
familiarice con el servicio y pueda ayudar a formar a sus y consiga también una adopción suave. Los escenarios
compañeros de manera efectiva. Aquí tienen algunos ejemplos: empresariales abarcan las maneras en que las personas usarán
para y clasificar
Office 365 para abordar los desafíos empresariales o lograr los
objetivos definidos.
colaborar con por orden de

Use los grupos de Office 365 para planificar su proyecto
y colaborar con documentos relacionados con la ¿Por qué son importantes los escenarios empresariales?
los miembros prioridad los

implementación de Office 365
Con escenarios empresariales claros, puede medir el
Use Microsoft Planner para la administración de tareas
del equipo de
éxito de manera efectiva y obtener resultados tangibles
diarias de su proyecto de implementación de Office 365
escenarios Ayude a los equipos a entender cómo Office 365 puede
lanzamiento empresariales
Use Yammer para crear, preparar y ofrecer asistencia a ayudarles a ser más productivos
su comunidad de organizadores de Office 365
Los escenarios empresariales pueden ayudar con
Use Skype Empresarial para llevar a cabo conferencias actividades de reconocimiento y preparación al poner
los productos en contexto; así se sabrá cuándo y cómo
en línea con su equipo de proyecto, capturando
utilizarlos
minutas de la reunión en Microsoft OneNote
Estoy más que satisfecho por la forma en que toda

la organización colaboró conjuntamente para
conseguir esta transformación global.
Tuvimos equipos dedicados que planificaron

muchas cosas por adelantado. Y Yammer demostró
ser un agente de cambio fundamental; los equipos
se formaron dinámicamente y trabajaron con
los grupos de implementación de cada país.
Se iniciaron conversaciones en todas partes, lo
cual resultó ser un canal fantástico para prestar
asistencia a los usuarios finales.
Al finalizar la implementación de Office 365 me

pregunté cómo habíamos podido hacerlo sin esta
herramienta.
– Andy Tidd, CIO, ABB

Paso 02: Identificar y clasificar por orden de prioridad los 16 Paso 02: Identificar y clasificar por orden de prioridad los 17
escenarios empresariales escenarios empresariales
Buscar escenarios empresariales con la biblioteca de productividad Apóyese en la experiencia de otros. Únase a la comunidad
Como parte de la comunidad para impulsar la adopción en la comunidad tecnológica de Microsoft, puede hablar con
Hemos compilado muchos escenarios empresariales en nuestra biblioteca de productividad para ayudarle a descubrir
cientos de clientes de Microsoft y descubrir qué escenarios han funcionado para ellos.
maneras de usar Office 365 que puedan tener un impacto en su organización.
¿Cómo me puedo beneficiar?
http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary
Actualizaciones del producto Cree relaciones
Conecte con los ingenieros Recursos adicionales del usuario
Colabore con personas del Apóyese en la experiencia

mismo nivel de otros
Anuncios para impulsar
la adopción
Consulte los últimos anuncios
Página de la comunidad para

impulsar la adopción
Apoyar discusiones y el uso
compartido de prácticas
recomendadas
Únase a los espacios

Discusiones centradas en temas
de la comunidad específicos
Vea las últimas conversaciones

Vea sobre qué está hablando
la comunidad
Comunidad
Empiece a hablar con personas del mismo nivel hoy mismo. Únase a la comunidad
Vea quién es parte de la
para impulsar la adopción
comunidad
Identificar ¿No está

Para identificar los escenarios empresariales adecuados, lo
mejor es involucrar a las personas que vayan a impulsar y
escenarios seguro de
respaldar el cambio en toda la organización. Le recomendamos
que realice algunos talleres e invite a los jefes de departamento,
directores de proyectos, TI y otras partes interesadas que
empresariales puedan ayudar a crear una lluvia de ideas acerca de cómo

se puede usar Office 365 en su organización. Las siguientes
preguntas son un excelente punto de partida para identificar
cómo empezar?
sus escenarios empresariales:
Para comenzar a formar sus propios escenarios empresariales,
tenga en cuenta el siguiente marco:
¿Cuáles son algunos de los desafíos de la organización
relacionados con la comunicación y la colaboración? Como alguien de [EQUIPO]
¿Cuáles son las áreas en las que la organización Quiero [DESCRIPCIÓN DE LO QUE QUIERO HACER]
desearía mejorar?
usando [APLICACIÓN ESPECÍFICA DE LA TECNOLOGÍA]
¿Cuáles son las iniciativas estratégicas o los proyectos
de transformación actuales que puede apoyar Sabré que esto ha tenido éxito cuando [MEDIDA DE ÉXITO DE LA SOLUCIÓN]
Office 365?
¿Qué métodos de comunicación y colaboración suelen

tener mejor aceptación en la organización?
¿Cuál es el proceso para elaborar, distribuir y compartir Sabré que ha tenido

información? Como alguien de... Quiero... usando éxito cuando...
[Equipo] [Descripción de lo [Aplicación específica [Medida de éxito de las
que quiero hacer] de la tecnología] soluciones]
usando
Office 365 ofrece la tecnología para mejorar la un sitio de SharePoint
Quiero Sabré que ha tenido
para almacenar de forma
tener una única versión éxito cuando
colaboración y la comunicación internacionales. Como alguien que de la propuesta que todos
central y compartir una
mi equipo de ventas
única versión de una
Usamos videoconferencias, presentaciones y el está en puedan acceder y editar
propuesta de ventas que
pueda crear propuestas
Gestión de ventas mejor que enviar al equipo más fácilmente y, por lo
uso compartido del escritorio para trabajar con diferentes versiones por
mi equipo puede editar
tanto, tener más tiempo
conjuntamente usando
nuestros socios. correo electrónico para cerrar tratos
la co-autoría en Word y
PowerPoint
– Klaus Huelsewiesche, director de sistemas de TI para I+D,
Lavandería y cuidado del hogar de Henkel
Clasificar los ¿Cómo se

Consulte el gráfico que aparece a continuación y trace sus
escenarios empresariales en el gráfico según el nivel de
escenarios pueden impacto previsto en la organización y la dificultad para

conseguirlo. Aquí podrá saber qué escenarios proporcionarán
empresariales clasificar los un mayor impacto de manera más rápida, así como para
ayudarle a definir los proyectos más difíciles que pueden ser
por orden de escenarios más importantes pero que necesitarán más planificación.
prioridad por orden de

prioridad? Reemplazar el
sistema telefónico
Como Office 365 puede tener un impacto positivo en toda su
Mensajería tradicional por PBX
empresa, es importante que clasifique sus muchos escenarios instantánea
Alto en la nube
empresariales por orden de prioridad para asegurarse de que para todos
sabe en qué centrarse primero.
Flujo de trabajo de revisión
Impacto
de directivas de RR. HH.
Medio Vídeo de formación sobre
productos de Office
Grupo de Yammer Correo electrónico

Bajo
para nuevos en la nube
empleados
Bajo Medio Alto
Dificultad
Pensar en qué es lo que ofrecerá más valor a los suyos primero puede ayudar. Es posible que algunas de las cosas que quiera
hacer inmediatamente (por ejemplo, la migración de correo) no ofrezcan inmediatamente un valor visible. Le recomendamos
que se centre en obtener triunfos visibles más rápido al principio (por ejemplo, conseguir que todos tengan acceso a la
mensajería instantánea).
Paso 02: Definir los criterios de éxito 22 Paso 02: Definir los criterios de éxito 23
Definir los Use la tecla

Cuando desarrolle sus escenarios empresariales ideales, es Cuando confeccione los criterios de éxito, use la tecla de
imprescindible que elabore un conjunto formal de criterios de acceso SMART como guía para establecer los objetivos que
criterios de de acceso
éxito que midan el impacto del despliegue de Office 365. tienen un impacto:
éxito Cómo definir los criterios de éxito:

SMART Específico:
como guía
Tendrá que determinar qué debe medirse y cómo recopilará Claros y sin ambigüedades; responden a las preguntas
datos cuantitativos y cualitativos. “qué, por qué, quién y dónde”
Piense en lo siguiente como ayuda para determinar sus

criterios de éxito: Cuantificable:
Concretos; muestran claramente el progreso.
Identifique los indicadores clave de rendimiento
(KPI) que pueden mejorar si su organización adopta
varios escenarios empresariales (por ejemplo, costes
Asequible:
reducidos, mayor satisfacción del cliente, implicación de Realistas; no extremos.
los empleados mejorada, menos tiempo para procesar
los pedidos)
Evalúe dónde está antes de implementar Office 365.

Relevante:
Pertinentes para las partes interesadas.
Establezca bancos de pruebas de los KPI y la línea base
del conocimiento actual de los usuarios de Office 365
Elija los criterios que le ayudarán a presentar el impacto Oportuno:

que Office 365 tiene en su organización para el equipo Se ajustan a una fecha de destino específica; responden
de dirección a la pregunta “cuándo”
Paso 02: Ejemplos de criterios de éxito 24 Paso 03: Crear un plan de éxito 25
Ejemplos de Paso 03.

Para ayudarle a definir sus criterios de éxito, Un plan de éxito es muy importante para su despliegue ya
considere algunos de los siguientes ejemplos: que proporciona una estrategia para lograr sus objetivos con
criterios de éxito Crear un plan

Office 365.
Cómo crear su plan de éxito
de éxito
01. Inicie sesión en el sitio de FastTrack usando Office 365
Id. de la organización. http://www.fasttrack.microsoft.com
Criterios de éxito Método/Origen Métricas Objetivo de ejemplo 02. Haga clic en “Iniciar un nuevo plan” para empezar con su
plan de éxito.
Mayor adopción Cuantitativo Uso del buzón de correo La comparación de los informes
Un aumento de la adopción Informes de Office 365 Uso de SharePoint de uso antes y después de la 03. Haga clic en el mosaico “Caso de negocio” en la página de
depende de la adopción de MI y conferencias de Skype implementación mostrará un
la tecnología por parte de los Empresarial aumento de la adopción del inicio del plan de éxito.
usuarios. Minutos de audio utilizados en 10 % al mes.
Skype Empresarial 04.
Seleccione escenarios
Eficacia de la formación Cuantitativo Uso del buzón de correo La comparación de los informes empresariales.
El aumento de uso depende de la Informes de Office 365 Uso de SharePoint de uso de la formación antes y
eficacia de la formación. MI y conferencias de Skype después de la implementación
Cualitativo Empresarial mostrará un aumento de la
Encuestas a los usuarios finales Minutos de audio utilizados adopción al mes.
Grupos y comentarios de Yammer en Skype Empresarial La puntuación neta de satisfacción 05.
Satisfacción de los empleados de los usuarios es de más de 130 Introduzca los criterios
según la encuesta final sobre de éxito en “Ventajas”
formación.
Menores costes de explotación Cuantitativo Uso del buzón de correo La comparación de los informes
Un aumento de la adopción Informes de Office 365 Uso de SharePoint de Office 365 antes y después de
depende de la reducción del uso de Informes financieros/contables Facturación y uso de la implementación mostrará un 06.
conferencias de terceros, tiempo de Informes del servicio de asistencia conferencias de audio ahorro de costes. Agregue las partes interesadas
Gastos de viaje y teléfono El uso de conferencias telefónicas
viaje y asignación de recursos. técnica del proyecto al plan en la
Llamadas al servicio de de terceros después de la
Informes de gastos de viaje y
asistencia técnica implementación debería mostrar pestaña “Equipo”.
teléfono
Medidas de resultados una reducción del 10 % al mes.
Mayor productividad Cualitativo Tiempo necesario para realizar El tiempo para completar los
Un aumento de la adopción Encuestas a los usuarios finales los proyectos pedidos de los clientes debería
depende de una comunicación y Grupos y comentarios de Yammer reducirse en un 15 % en 6 meses.
toma de decisiones más rápidas y
de un menor tiempo para realizar
las tareas.
Colaboración mejorada Cualitativo Satisfacción de los empleados Los equipos que trabajan desde
Mejor comunicación entre los Encuestas a los usuarios finales Tiempo ahorrado varios emplazamientos observarán
equipos y los emplazamientos. Grupos y comentarios de Yammer una mejor conexión con sus
compañeros al cabo de tres
meses del despliegue de Skype
Empresarial.
Satisfacción de los empleados Cualitativo Satisfacción de los empleados Mejora de la satisfacción de los
mejorada Encuestas a los usuarios finales empleados en un 15 % en 6 meses.
Las opciones de trabajo flexibles Grupos y comentarios de Yammer
mejoran la satisfacción de los
empleados gracias a una mayor
motivación, menor estrés y un
mejor equilibrio entre el trabajo
y la vida privada.
Paso 03: Crear un plan de éxito 26 Paso 03: Crear un plan de éxito 27
Ya está Actividades
Al planificar el trabajo de adopción, es importante tener una Existe una variedad de actividades, plantillas, eventos y
visualización que vaya más allá del lanzamiento inicial. Muchas sugerencias de formación que le ayudarán a planificar una
preparado de adopción
organizaciones tratan la adopción de los usuarios finales como adopción correcta de Office 365. Aunque es ideal utilizar cada
una ocurrencia tardía, ya que es una creencia extendida que la uno de estos recursos para conseguir una adopción máxima,
nueva tecnología solo se usará si está disponible. Sin embargo, nos damos cuenta de que no siempre es práctico según las
para debe ser pensada como la base a partir de la cual puede crear.
Las personas pueden resistirse al cambio, lo cual hace que
escalas de tiempo y los recursos.
planificar sus
Verá actividades cruciales y algunas actividades adicionales que
este paso sea crucial para planificar e iniciar en paralelo con la
recomendamos para obtener resultados óptimos.
planificación de la implementación de la tecnología; de modo
actividades
que siga así. Está de camino a la creación de un gran plan
de éxito.
de adopción Normalmente, solo el 34 % de los usuarios

Caso de
éxito de
están dispuestos a usar despliegues de nueva
tecnología
cliente
Base de datos de la productividad empresarial de la junta ejecutiva del CIO
Henkel: trabajo de adopción

Descubra cómo Henkel planificó el éxito de Office 365
Enfoque común Enfoque ideal

El enfoque del usuario final es una ocurrencia tardía. Por La adopción de los usuarios finales es una secuencia de trabajos
ejemplo, ’un correo electrónico con un vínculo a formación’ paralela e integrada con la implementación
Recursos de despliegue
Recursos de despliegue
http://aka.ms/adoptionexcellence
Calendario del despliegue Calendario del despliegue
Planificación y ejecución de Planificación y actividades Trayectoria de adopción

implementación técnica centradas en los usuarios
Paso 03: Concienciación y comunicación 28 Paso 03: Concienciación y comunicación 29
Actividades Concienciación y comunicación Actividades de éxito

de vital importancia
de éxito
Use una estrategia de comunicación para darla a conocer y
despertar interés. Lo ideal sería despertar interés antes de que
de vital
el servicio esté disponible y después mantener el interés en
usarlo después de su lanzamiento.
Pósteres, folletos y materiales impresos Correos electrónicos de cuenta atrás y anuncios
importancia Asegúrese de tener en cuenta a sus empleados cuando

elabore los mensajes, ya que tiene que ayudarles a
Colaborate on content
With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive
for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office
or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your
customers—from virtually any device.
Access and share files

Get it done from anywhere
Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can
get work done from anywhere, without missing a beat.
Get Office on your

from anywhere favorite devices
identificar “¿Cómo me puedo beneficiar?”

Work better
together Work where you are
Seleccione varias actividades, como correo electrónico,

pósteres y eventos físicos (incluso cupcakes) y Elevate teamwork Work together
seamlessly
colóquelas en la escala de tiempo de su proyecto

Learn what you can do with Office 365 Learn what you can do with Office 365
Training Community Events Training Community Events
Visit the Office 365 Training Center at <Add links to your Office 365 <Tell people about your upcoming Visit the Office 365 Training Center at <Add links to your Office 365 <Tell people about your upcoming
Programe eventos donde las personas puedan tocar los

aka.ms/o365learning. <If available, add communities or Yammer groups.> Office 365 events. For example, “Join aka.ms/o365learning. <If available, add communities or Yammer groups.> Office 365 events. For example, “Join
links to your organization’s internal our weekly lunch and learn every links to your organization’s internal our weekly lunch and learn every
training resources.> Monday at noon in the cafeteria.”> training resources.> Monday at noon in the cafeteria.”>
productos y hacer preguntas

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value
Adapte las actividades destinadas a despertar interés a

su empresa y su cultura
Vale la pena que un coordinador envíe una

comunicación anunciando O365, iniciar un evento o Serie de correos electrónicos de sugerencias
y trucos
compartir las ventajas durante una reunión completa
para validar su importancia e incorporar a todos en el
uso de la nueva tecnología
No necesitamos innovar con
Office 365. Eso se lo dejamos a
Preparación del
Microsoft. Nuestro trabajo es
adoptar la tecnología lo antes
posible y centrarnos en usarla para
ofrecer valor a nuestros clientes. departamento de
soporte técnico
http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value
– Darren Russell, Digital, Transformación

Director, Mott MacDonald
Esta guía puede ayudarle a preparar el departamento de
Más información: soporte técnico para que pueda solucionar los problemas
http://aka.ms/officeblogs/adoption de los usuarios acerca de Office 365.
Paso 03: Eventos de participación 30 Paso 03: Formación 31
Actividades de éxito
de vital importancia Eventos de Actividades de éxito
de vital importancia Formación
lanzamiento Consiga que la gente se familiarice rápidamente. La formación
es crucial para garantizar que los nuevos usuarios tengan la
información y los conocimientos necesarios para sacar el mayor
Cómo elegir el evento de lanzamiento provecho de Office 365. El “por qué” debe ser el aspecto más
importante de la formación. Si los usuarios finales son nuevos en
Tenga en cuenta sus objetivos para usar Office 365. Office 365, la formación debería incluir algo más que una simple
¿Cómo puede su evento de lanzamiento apoyar estos presentación de los procedimientos para realizar las tareas.
objetivos y estas partes determinadas de la empresa? Deben saber por qué se va realizar el cambio, qué ventajas tiene
para ellos y por qué se les pide que realicen el cambio.
Tenga en cuenta la cultura de su empresa. ¿Qué tipos
de actividades tendrán un impacto en su dirección y sus Cuando elabore el programa de formación, tenga en cuenta
empleados? lo siguiente:
Tenga en cuenta su tiempo y sus recursos. ¿Puede

El sistema de productividad que tiene actualmente
mezclar diferentes actividades de eventos para planificar
Si actualmente tiene un sistema de productividad,
algo que se adapte a sus necesidades y a su calendario?
puede que necesite trabajar más en la fase de
Tenga en cuenta los eventos existentes en su empresa. formación, ya que implicará un cambio en el
¿Hay un evento de empresa próximo al despliegue de comportamiento
Office 365 que podría incorporar su lanzamiento?
Los conocimientos que tienen los empleados de la
tecnología
Recursos y tácticas para un lanzamiento Debe saber cuánto saben sus empleados de la
efectivo tecnología cuando planifica el programa de formación.
Esto ayudará a determinar con qué facilidad integrarán
Hemos reunido algunos recursos, ideas y tácticas para ayudarle
nuevos métodos de trabajo
a crear un lanzamiento de Office 365 efectivo,
Otras iniciativas llevadas a cabo en la empresa
El equipo de planificación y los organizadores simultáneamente
se ponen camisetas de Office 365, pídalas en Es importante saber qué otros programas se están
https://www.co-store.com/iw (solo clientes de EE. UU.) ejecutando en la empresa actualmente para asegurase
de que no está abrumando a sus empleados y de que
Pancartas, pósteres y folletos de Office 365 expuestos
no hay confusiones al aprender nuevos métodos de
en las oficinas
trabajo
Cabinas de demostración en la cafetería o en el vestíbulo
El mejor método de entrega
para presentar las diferentes herramientas y características
Es importante saber cuál es la mejor manera de
de Office 365 y proporcionar experiencia práctica
proporcionar formación específica para su organización,
Lleve a cabo eventos de participación en línea mediante ya sea mediante el microaprendizaje consumible,
Difusión de reunión de Skype para miembros del presencial o a través de tutoriales en línea asistidos
equipo en oficinas remotas o no asistidos
Paso 03: Formación 32 Paso 03: Crear un programa de organizadores 33
de vital importancia
de vital importancia Crear un programa
de organizadores
Formación de productos Formación de productividad
Los organizadores sienten pasión y están dispuestos a formar
Formación basada en productos para ayudar a preparar a su Formación basada en escenarios para ayudar a preparar a su gente y ayudar a sus compañeros para que aprendan soluciones más
gente a usar los servicios y las aplicaciones de manera efectiva. a sacar el máximo provecho de su productividad con Office 365.
eficaces. Pueden ayudar a reducir la tensión en los recursos del
Disponible en línea Recortable en tamaño Formación en vídeo Sencillo
equipo de proyecto principal y aumentar la implicación de toda
Estilo de artículo Enfoque detallado Basado en escenarios Usar un lenguaje simple la comunidad.
¿Por qué son importantes los organizadores?
Crean el mar de fondo y el entusiasmo que impulse la

adopción de mejores formas de trabajar
Crean un círculo de influencia entre sus equipos
Dan vida a nuevas formas de trabajar entre los equipos
http://aka.ms/o365producttraining http://aka.ms/productivitytraining Identifican desafíos empresariales y posibles soluciones
Proporcionan comentarios al equipo del proyecto y a

Guías de inicio rápido los patrocinadores
Lista de materiales del Centro de
Las guías de inicio rápido específicas de productos ofrecen
una introducción concisa a los conceptos básicos de las
aprendizaje de Office (L. MAT)
versiones actualizadas de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Úsela como ayuda para localizar exactamente lo que necesita
OneNote para los PC Windows. entre todo el contenido de aprendizaje disponible.
Basadas en tarjetas Proporciona actividades para
el primer día, configuración,
Personalizables inicio de sesión, siguientes Soy un usuario avanzado. Intento seguir para que los
pasos
Breves, simples y demás hagan lo mismo. Se trata de compartir ideas.
fáciles de usar Abarcar las mejores 3-5 tareas
– Paul
Word 2016 Excel 2016
Quick Start Guide Quick Start Guide
Hay que encontrar a las personas que están

New to Word 2016? Use this guide to learn the basics. New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.
Quick Access Toolbar Explore the ribbon Discover contextual commands Find whatever you need Share your work with others Quick Access Toolbar Explore the ribbon Discover contextual commands Find whatever you need Share your work with others
Keep favorite commands See what Word can do by clicking the Select tables, pictures, or other objects Look up Word commands, Invite other people to view and Keep favorite commands See what Excel can do by clicking the Select tables, charts, or other objects Look up Excel commands, Invite other people to view and
permanently visible. ribbon tabs and exploring available tools. in a document to reveal additional tabs. get Help, or search the Web. edit cloud-based documents. permanently visible. ribbon tabs and exploring available tools. in a workbook to reveal additional tabs. get Help, or search the Web. edit cloud-based workbooks.
Navigate with ease

Use the optional, resizable sidebar to
manage long or complex documents.
Format with the Mini Toolbar
Click or right-click text and objects to
quickly format them in place.
Insert and edit functions
Use the formula bar to view or
edit the selected cell or to insert
Customize charts
Select a chart to quickly add,
change, or remove any existing
Show or hide the ribbon
Click the pin icon to keep the
ribbon displayed, or hide it
motivadas. Yo lo veo como una oportunidad.
Parte de mi trabajo es fomentar el uso compartido
functions into your formulas. chart elements and formatting. again by clicking the arrow.
Show or hide the ribbon
Click the pin icon to keep the
ribbon displayed, or hide it
again by clicking the arrow.
Change your view Change your view

Click the status bar buttons to Switch or create sheets Click the status bar buttons to
Status bar shortcuts
de conocimientos y la comunidad.
switch between view options, or Click the sheet tabs to switch switch between view options, or
Click any status bar indicator to use the zoom slider to magnify use the zoom slider to magnify
navigate your document, view word between workbook sheets or
the page display to your liking. to create new ones. the sheet display to your liking.
count statistics, or check your spelling.
http://aka.ms/officebom
http://aka.ms/quickstart – Darren
Paso 03: ¿Cómo crear una comunidad de organizadores? 34 Paso 03: Actividades adicionales 35
de vital importancia ¿Cómo crear una Actividades
comunidad de adicionales
organizadores? Crear un grupo de Yammer
Crear un grupo de Yammer (#O365win) para que los
Busque organizadores entusiastas que puedan empleados puedan compartir sus casos de éxito de Office 365,
comprometer su tiempo y esfuerzo las prácticas recomendadas y obtener ayuda con las nuevas
características.
Cree un grupo de Yammer de organizadores para que
compartan las actualizaciones y los logros Formación
Deles formación general sobre los elementos básicos Incorpore recursos de formación de Office 365 de Microsoft en
de Office 365 su propio sitio de formación.
Proporcione materiales listos para respaldar el trabajo Concursos

de campo con los equipos y las personas (por ejemplo,
sesiones a la hora del almuerzo) Los concursos son un forma estupenda de estimular la
competición sana entre los departamentos de su organización
Garantice un ritmo regular de conversaciones con los y de ayudar a impulsar la adopción. Piense en algunas de las
Nos conectamos con un
organizadores sobre lo que están haciendo y lo que no características de Office 365 y cómo crear concursos, yincanas,
organizador de la adopción en
Diseñe un programa para motivar y reconocer su premios y regalos que animen a las personas a interactuar con
cada unidad empresarial, que a
esfuerzo, como proporcionar acceso privilegiado a las herramientas de Office 365.
su vez envía correos electrónicos
eventos relevantes o sesiones informativas sobre la
semanales sobre Office 365. Cada
creación de comunidades de organizadores
herramienta de Office 365 tiene Vídeo publicitario de Office 365
ventajas básicas y, con solo guiar Comunique a las personas la función de los Reproduzca el vídeo publicitario de Office 365 en el evento de
lanzamiento periódicamente en la cafetería o cerca de los ascensores.
organizadores y dónde se pueden encontrar; recuerde
a los usuarios por ellas, podremos
que su función no es respaldar al departamento de TI,
desbloquear el valor de cada una.
sino a los representantes de la empresa
– Nick Lamshed, Administrador de cambio,
Qantas
Haga que el programa de organizadores sea un elemento obligado del plan de adopción. Hemos descubierto que la
solución más común y eficaz para que la gente la aprenda es a través de sus compañeros. Identifique y acérquese a quienes
sean líderes naturales o profesores dentro de la organización, y úselos como base para desarrollar su comunidad.
Consulte otros vídeos en http://aka.ms/officevideo
Escala de tiempo del despliegue
36 37
Para ayudarle a comenzar con la planificación del despliegue de Office 365, tenga en cuenta la siguiente escala
de tiempo. Realice las modificaciones necesarias para crear la escala de tiempo adecuada para su despliegue.
de Office 365
Semana 6
Serie de tareas Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 (fecha prevista del Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12
lanzamiento)
Identificación de las Identificar y contratar Identificar y contratar
partes interesadas un propietario del patrocinadores ejecutivos
principales y éxito y gerente de y rellenar los roles de
constitución de equipos proyecto equipo restantes
Identificar y clasificar Identificar y
Clasificar por orden de
por orden de prioridad desarrollar
prioridad los escenarios
los escenarios los escenarios
empresariales
empresariales empresariales
Definir los criterios de
éxito o los indicadores
Fase 01: Visión
Definir los criterios de

clave de rendimiento (KPI)
éxito
y establecer bancos de
pruebas de KPI
Comenzar a capturar
los detalles del
proyecto en un plan
Crear un plan de éxito Finalizar su plan de éxito
de éxito en
http://fasttrack.office.
com
Identificar y contratar
Obtener comentarios
a organizadores Formar a los Finalizar las Obtener comentarios
Determinar las tareas e historias de éxito
Crear su programa de organizadores y actividades de e historias de éxito y
continuas de los de los organizadores
organizadores Crear un grupo de actividades de intercambio lanzamiento de los repetir el programa
organizadores para usar en el
Yammer para apoyar de ideas organizadores según sea necesario
lanzamiento
a sus organizadores
Contrate a los Distribuya una encuesta
participantes de línea base entre los
Póngase en contacto Envíe una encuesta
del programa. participantes. Proporciónele
con los participantes final y use la
Programa de adopción Establezca un grupo a los participantes una
del programa para información recogida
anticipada de Yammer para cuenta de Office 365
recopilar comentarios para realizar ajustes
facilitar la colección activada para iniciar
informales al lanzamiento.
de comentarios y formalmente su programa
comunicaciones de adopción anticipada.
Fase 02: Incorporación
Desarrolle un plan Cree un grupo de Envíe un anuncio por

Anuncie el próximo
de comunicaciones Yammer de usuarios correo electrónico Envíe un correo
lanzamiento de
y una estrategia Asegúrese de que finales para que para indicarles a electrónico con Envíe un correo
Office 365 en el Envíe un correo
de eventos de Envíe un 'correo Office 365 tiene compartan sus los usuarios qué “sugerencias y trucos” electrónico con
Concienciación y intranet de la electrónico con
participación. electrónico de cuenta presencia visual en historias de éxito de hay disponible. a los usuarios finales. “sugerencias
comunicación empresa. Prepárese “sugerencias y trucos”
Desarrolle materiales atrás' a los empleados todas las oficinas de Office 365. Distribuya Ejecute un evento Distribuya una y trucos” a los
para el evento de a los usuarios finales
de comunicaciones la empresa. una encuesta de de lanzamiento encuesta después del usuarios finales
participación del
usando las plantillas línea base entre los para fomentar la lanzamiento.
lanzamiento.
disponibles. usuarios finales participación.
Establezca un sitio
Desarrolle un plan de formación interno
Formación para los Formación para los Creación del programa
Formación de formación para para almacenar
usuarios finales usuarios finales de formación continua
usuarios finales los recursos de
formación
El servicio de asistencia
está preparado para
Prestar asistencia
prestar asistencia a los
usuarios finales
Prepare y lleve a cabo concursos para continuar animando la
implicación del usuario
Fase 03: Generar valor
Mejorar la participación
de los usuarios e Actualice y mantenga el sitio de formación interno
impulsar la adopción Mida y comparta el éxito
Presente eventos de participación adicionales periódicamente
Supervise la estrategia pública de Office 365 y los blogs de Office

Prepararse para el
cambio y administrarlo Informe a los usuarios finales de nuevas versiones de características y
prepárelos para ellas
Recoja información sobre los criterios de éxito o los indicadores clave

de rendimiento (KPI) de Office 365 y Comuníquelos
Medir, compartir el
éxito y repetir Capture y comparta casos de éxito
Despliegue nuevos escenarios empresariales
38 Fase 01: Lista de comprobación 39
Fase 01
Lista de
comprobación
Incorpore a su equipo de proyecto y anímelos a ayudar
a sus compañeros a ser mucho más productivos con
Office 365
Hemos observado un aumento del 73 por cierto
Identifique y clasifique por orden de prioridad los
en la tasa de adopción entre no hacer nada y llevar
escenarios empresariales
a cabo una campaña estructurada para guiar al
usuario Cree su plan de éxito en
http://fasttrack.microsoft.com
– Nick Lamshed, Administrador de cambio, Qantas
Complete la escala de tiempo de su proyecto para
el despliegue de Office 365 y empiece a ejecutar las
actividades de adopción
Fase 02: Incorporación 40 Fase 02: Programa de adopción anticipada 41
Fase 02. Programa

Para que el lanzamiento tenga éxito, comience su despliegue
de Office 365 con un programa de adopción anticipada con
de adopción
el fin de obtener comentarios iniciales y después continuar el
Incorporación impulso en el momento del despliegue del programa en toda

la organización.
Ahora que ha creado un plan de éxito para la

anticipada Mientras se completa la incorporación técnica a Office 365,
es importante pensar en un programa de adopción anticipada
con un grupo principal de usuarios profesionales, así como
adopción de Office 365 en su organización,
miembros del equipo de TI que apoyarán a los usuarios.
es el momento de iniciar la incorporación a La ejecución de este programa le permite recopilar comentarios
Office 365 e introducir a los usuarios a este sobre la experiencia de los usuarios y obtener casos de éxito
temprano que se pueden usar en el momento del lanzamiento
nuevo método de trabajo. de Office 365 en toda la organización.
Las implementaciones de la tecnología Un programa de adopción anticipada también desarrollará

un grupo de usuarios pioneros para que se conviertan en sus
con mayor éxito centran el 80 % de su organizadores de Office 365 y apoyar el lanzamiento más
trabajo en las personas y el 20 % de su amplio. El programa le brinda la oportunidad de probar el
servicio con un grupo de confianza que será más flexible si
trabajo en la tecnología. El motivo es que algo va mal.
con la implementación de cualquier nueva Ejecute el programa de adopción anticipada durante la semana
tecnología, los cambios de comportamiento 2 de su plan previo al lanzamiento.
necesarios por parte de los usuarios finales

deben ser administrados para garantizar
el éxito.
En esta fase, empezará a ejecutar su plan

de éxito para ayudar a las personas durante
este cambio. Su equipo de TI pueden
utilizar el Centro FastTrack para completar En general, cuando seleccione a los participantes del programa de adopción anticipada, elija a personas que quieren que
la incorporación técnica a Office 365. el proyecto tenga éxito. Los participantes de su programa son personas importantes con influencia y compartirán con sus
compañeros su experiencia .con el despliegue.
Use el programa de adopción anticipada para resolver problemas reales, no rechace la tecnología. Anime a los participantes
de su programa a usar Office 365 para los escenarios empresariales a los que le has dado prioridad. Localice los cambios que
necesita hacer en los escenarios para lograr los resultados empresariales que ha definido como importantes para la adopción
de Office 365 en su organización.

Fase 02: Programa de adopción anticipada 42 Fase 02: Programa de adopción anticipada 43
A quién incluir en su grupo piloto Acciones para un programa de adopción

anticipada correcto:
Los usuarios de las diferentes líneas de la empresa y los
departamentos, preferiblemente aquellos que trabajan
Prepare a los participantes del programa de adopción
juntos en un proceso de negocio o proyecto
anticipada para los escenarios empresariales, incluidos
Posibles organizadores o coordinadores que se los escenarios básicos. Consulte los recursos de
convertirán en defensores durante el lanzamiento amplio comunicación de los escenarios disponibles y los
en toda la organización. Vuelva a la fase uno para revisar recursos de formación disponibles en FastTrack aquí:
las cualidades que debe buscar en un organizador
Usuarios que normalmente tienen problemas con la Inicie su programa de organizadores de Office 365.
tecnología. Es importante que comprenda sus necesidades Informe a los organizadores de destino sobre el
y aborde esas necesidades durante el lanzamiento programa y empiece a contratarlos y a prepararlos para
convertirlos en organizadores
Los miembros de los departamentos de soporte técnico o
de TI que apoyarán a los usuarios durante el lanzamiento Obtenga comentarios en tiempo real de los participantes
del programa de adopción anticipada y ajuste su plan
Excluir al CEO y a los altos directivos. Aunque pueda de adopción según estos comentarios. Intente crear un
resultar tentador pedir la participación del CEO, excluirlo grupo de Yammer para los participantes de su programa,
del programa de adopción anticipada le brinda la de manera que otras personas en el programa puedan
oportunidad de suavizar los problemas antes de ver los comentarios que se publican y animarse a añadir
exponerlos durante el despliegue sus propios pensamientos.
Esté preparado para recibir comentarios con Skype

Empresarial durante las horas de oficina para responder
preguntas y compartir sugerencias
Póngase en contacto de manera proactiva con los

participantes del programa para recopilar comentarios.
Acérquese a ellos, envíeles un mensaje instantáneo o
llámelos. Tenga en cuenta que si nadie proporciona
comentarios, su programa no ha alcanzado su potencial
Fase 02: Antes del lanzamiento 44 Fase 02: Lanzamiento 45
Antes del Lanzamiento

Durante las cinco semanas previas al lanzamiento, dedique Implementar el lanzamiento de Office 365 en toda la
tiempo a reunir a su organización para dar apoyo al despliegue organización es un gran momento. Ha llegado el momento de
lanzamiento
de Office 365 desarrollando un plan de comunicación, usar toda la planificación y trabajo previos y ver recompensado
organizando la preparación de su formación y ejecutando un su duro trabajo.
programa de adopción anticipada. La escala de tiempo que
aparece a continuación le guiará durante las semanas previas
Escala de tiempo previa al lanzamiento al lanzamiento. Escala de tiempo del lanzamiento
Escala de Escala de
Serie de tareas Descripción Serie de tareas Descripción
tiempo tiempo
Comunicaciones Desarrolle un plan de comunicaciones y una estrategia de eventos. Prepare los materiales. Comunicaciones Ejecute el evento de lanzamiento de Office 365 para entusiasmar a los usuarios finales. Envíe un “correo
Semana 1 electrónico informativo” para que los usuarios sepan todo lo que se ofrece, cómo comenzar y dónde
Formación Planifique el programa de formación para los usuarios finales. Semana 6 buscar ayuda y recursos.
Formación Realice cursos de formación para los usuarios finales

Comunicaciones Envíe un 'correo electrónico de cuenta atrás' para que los destinatarios estén informados, crear
expectativas y despertar el interés centrándose en el “¿Cómo me puedo beneficiar?”
Programa de adopción Empiece su programa de adopción anticipada contratando y formando a los participantes del programa,
anticipada y estableciendo un grupo de Yammer para el programa de usuarios pioneros.
Semana 2
Para reunir datos sobre su conocimiento de Office 365, distribuya una encuesta preliminar poco antes
de que los usuarios que participan en el proyecto piloto reciban cuentas y dispositivos activados.
Prestar asistencia Prepare al equipo de asistencia técnica para que pueda solucionar los problemas de los usuarios y
asegúrese de que conoce la Guía de solución de problemas del servicio de asistencia técnica de Office 365.
Comunicaciones Asegúrese de que Office 365 tiene presencia visual en todas las oficinas de la empresa con pósteres,
prospectos y vídeos publicitarios.
Formación Configure un sitio de grupo interno para almacenar los recursos de aprendizaje como las guías de
introducción y las sugerencias y trucos. También puede remitir a los usuarios al centro de aprendizaje
público de Microsoft. Visite el Centro de aprendizaje de Office 365 en http://aka.ms/O365learning
Semana 3
Programa de usuarios Póngase en contacto con los participantes del programa de adopción anticipada para recopilar
pioneros comentarios
Realice una encuesta a mitad del proyecto piloto para reunir datos sobre sus experiencias con Office
365, y use los resultados para realizar ajustes antes de la implementación general.
Comunicaciones Trabaje con el departamento de comunicaciones internas para difundir anuncios en el portal de la
empresa, el portal de TI y otros sitios internos según sea necesario.
Igual que con su grupo piloto, distribuya encuestas por toda la organización justo antes de recibir sus
Semana 4-5 cuentas y dispositivos.
Prepárese para el evento de participación del lanzamiento.
Programa de usuarios Use una encuesta final inmediatamente después del período de proyecto piloto para determinar si
pioneros necesita realizar más ajustes en el material general de formación y concienciación.
Recursos y plantillas
Para ayudarle a sacar el máximo provecho de su despliegue de Office 365, le proporcionamos una serie de plantillas y recursos.
Fase 02: Después del lanzamiento 46 Fase 02: Después del lanzamiento 47
Después del Recursos de despliegue para ejecutar su plan

Ahora que el lanzamiento de Office 365 se ha realizado
correctamente en su organización, es importante que siga
lanzamiento
implicándose con los usuarios de la experiencia con Office 365. Para ayudar a los usuarios de Office 365 en el inicio, hemos
Asegúrese de proporcionar sugerencias y trucos adicionales y creado cinco escenarios básicos que se adaptan bastante a
de ofrecer formación continuada según sea necesario. los tipos de tareas que los empleados necesitan hacer todos
los días. Esto incluye tareas desde la comunicación mediante
correo electrónico y calendarios hasta el almacenamiento y el
uso compartido de archivos, pasando por la celebración de
Escala de tiempo después del lanzamiento reuniones virtuales y la colaboración en tiempo real.
Vea los diferentes escenarios a continuación:

Escala de
Serie de tareas Descripción
tiempo
Hágalo en cualquier lugar Correos electrónicos y calendario
Comunicaciones Comparta periódicamente consejos con los usuarios finales mediante las plantillas de correo
electrónico de “sugerencias y trucos”, y amplíe el uso de Office 365. Podrá disfrutar del conocido Office desde cualquier lugar
Semana 8-12 Una vez realizado el despliegue en toda la organización, distribuya una encuesta final para evaluar los en todos sus dispositivos mediante Acceda a sus reuniones, información
conocimientos y la experiencia con Office 365 del usuario final.
un explorador o aplicaciones móviles de contacto, lista de tareas pendientes
Formación Continúe con el programa de formación continua según corresponda
diseñados para su uso con Office 365. y correo electrónico en cualquier
dispositivo para mantener limpia su
bandeja de entrada y tratar los asuntos
urgentes aunque esté fuera de la oficina.
Colabore en el contenido Reuniones eficaces

Almacene sus archivos de trabajo Use las aplicaciones de Office 365
en OneDrive para la Empresa para para conectar con otras personas y
poder actualizarlos y compartirlos mantener reuniones eficaces mientras
desde cualquier lugar, sincronice los ahorra tiempo y recursos. Use Skype
archivos y trabaje sin conexión, trabaje Empresarial, Outlook, PowerPoint,
en documentos con otras personas OneNote y sitios de SharePoint Online
al mismo tiempo y administre los para colaborar mejor.
archivos con funciones de seguridad y
cumplimiento de clase empresarial.
Reúna a su equipo
Conéctese con las personas adecuadas,
comparta información con los equipos
y organice grupos con Yammer
Enterprise. Una red de Yammer
Enterprise ayuda a crear una base de
conocimiento a la que puede acceder
al instante cualquier compañero de
trabajo en cualquier momento y desde
cualquier dispositivo.
Fase 02: Después del lanzamiento 48 Fase 02: Después del lanzamiento 49
Cada escenario básico en el sitio web de FastTrack Dedique tiempo durante la semana 1 de la fase previa al
incluye plantillas de correo electrónico, pósteres y lanzamiento para revisar estos materiales y decidir cuáles
prospectos, así como vídeos y recursos de formación. podrían ser mejor utilizados para el lanzamiento de su
Puede personalizar las plantillas para su plan de organización. Esto se convertirá en su plan de comunicaciones.
comunicaciones.
Seleccione el escenario que desea Use los escenarios básicos como punto de
y revise los recursos de formación,
eventos y comunicación relacionados
partida para crear su propia estrategia de
comunicación y formación.
Transforme los escenarios básicos en cosas que

solucionan problemas empresariales reales
Decida qué escenarios tienen sentido en su empresa

para promover el lanzamiento de Office 365
Use los recursos asociados a cada escenario para

implementar los anuncios por correo electrónico y
las actividades de formación
Fase 02: Después del lanzamiento 50 Fase 02: Lista de comprobación 51
Plantillas de correo electrónico

Fase 02
Lista de
Cada escenario incluye plantillas de correo electrónico
personalizables para las tareas típicas de comunicación en cada
fase de la adopción y el lanzamiento de Office 365. Los correos
comprobación
electrónicos incluyes vínculos directos a formación y recursos para
que los usuarios conozcan las capacidades de Office 365. Estos
vínculos son específicos de cada escenario. Las plantillas de correo
electrónico disponibles incluyen:
Lleve a cabo un programa de adopción anticipada
y actualice su plan de éxito según los comentarios
recogidos
Tipo de
correo Fase Función Personalice los recursos y las plantillas disponibles según
electrónico sea necesario para apoyar su lanzamiento
Use este mensaje para despertar interés e informar a los empleados sobre lo que podrán hacer con
“Cuenta atrás” Antes del lanzamiento Ejecute las actividades de adopción previas al
Office 365. Un correo electrónico por escenario.
lanzamiento, durante el lanzamiento y después del
“Anuncio”
Lanzamiento Use este mensaje para iniciar el lanzamiento y enseñar a los nuevos usuarios a usar Office 365. Un lanzamiento a medida que despliega Office 365
correo electrónico por escenario.
“Sugerencias y Después del Use estas “sugerencias y trucos” para presentar más capacidades de Office 365 y ayudar a los usuarios
trucos” lanzamiento a ser más productivos. Tres correos electrónicos por escenario.
Los correos electrónicos están disponibles como documentos

Word (.docx). Puede seleccionar las plantillas que desea usar y
personalizarlas libremente para adaptarlas a sus objetivos de
comunicación ajustando el texto al estilo de su empresa, añadiendo
el logotipo de la compañía y rellenando el contenido necesario.
Asegúrese de enviar los correos electrónicos desde una cuenta de
remitente predeterminada (como la de un patrocinador ejecutivo) a
un público de destino específico.
Corra la voz de otras maneras diferentes al correo electrónico.
Puede generar interés por el lanzamiento de Office 365 en el espacio físico de su oficina mediante vídeos publicitarios y
pósteres listos para imprimir como parte de su campaña de concienciación.
Fase 03: Generar valor 52 Fase 03: Mejorar la participación e impulsar la adopción 53
Fase 03. Mejorar la

Generar valor participación
El lanzamiento inicial de Office 365 en su e impulsar la
empresa conseguirá que las personas vean
un valor inmediato. Sin embargo, esto
adopción
es solo el comienzo. Office 365 seguirá
Es importante planificar y ejecutar actividades de participación
teniendo nuevas características añadidas y las continuadas para impulsar la adopción. Esto ayudará a
personas querrán hacer más con el servicio que las personas que forman parte de la organización se
sientan inspiradas después de que el 'entusiasmo' inicial de
según mejora su conocimiento sobre él. los servicios desaparezca. También garantizará que saca el
máximo provecho de Office 365 en su organización.
Prepararse para ayudar a las personas
Es importante asegurarse de disponer de datos cualitativos y
a beneficiarse de esto le llevará al éxito cuantitativos sobre lo que está ocurriendo con la adopción de
a largo plazo. Office 365 en su organización. Utilice los informes de uso de la
carga de trabajo en la consola de administración de los datos
En esta fase, conocerá actividades de cuantitativos y las encuestas del usuario final y los grupos de
Yammer para los cualitativos.
participación después del lanzamiento y
Asegúrese de que comparte los éxitos y envíe sugerencias
comenzará a medir, compartir el éxito y
sobre Office 365 regularmente. También debe tener como
después repetir para impulsar más aún la finalidad hacer héroes de las personas que obtienen valor
de Office 365 para inspirar a otros a hacer lo mismo.
adopción.
Use los datos que ha recogido para enfocar las
comunicaciones futuras que fomentan los servicios que se
utilizan poco, destacando el mensaje “¿Cómo me puedo
beneficiar?” a sus usuarios.
Fase 03: Supervisar la adopción de Office 365 en su organización 54 Fase 03: Impulsar la adopción 55
Supervisar la Impulsar la
En el portal de administración de Office 365 encontrará Puede ayudar a incrementar la adopción de Office 365 a lo
informes disponibles que indicarán sus niveles de largo del tiempo con actividades continuas de concienciación
adopción de adopción
participación del usuario actuales para las diferentes y formación.
cargas de trabajo. Use estos informes para identificar
áreas que puedan mejorar la adopción.
Office 365 en
Campañas de concienciación
Saque provecho de los correos electrónicos de
su organización sugerencias y trucos para reforzar el desarrollo de las

cualificaciones:
Comparta casos de éxito para mostrar cómo los suyos

Informe de usuarios activos Los clientes de Skype Empresarial usaron
utilizan Office 365 de forma innovadora e impactante
Periódicamente, organice sesiones adicionales de

participación, como reuniones generales o sesiones
“lunch and learn” para fomentar la participación de los
usuarios.
Establezca desafíos para las personas y organice

competiciones para celebrar las mejores formas en que
han utilizado Office 365 para trabajar de manera diferente
Formación
La formación es muy importante, puesto que los conocimientos
Actividad de grupos de Office 365 de los empleados de Office 365 se desarrollará de diferentes
maneras para cada persona o equipo.
Calendario de formación periódica para sesiones de

principiantes
Sesiones en los departamentos para compartir dónde

se está obteniendo el valor
Clínicas de atención inmediata para aquellos que tienen

desafíos
Asegúrese de que su servicio de asistencia puede

responder preguntas de tipo ‘cómo hago’.
Mida y registre las métricas de uso antes de empezar, de modo que pueda ver la eficacia de las actividades de adopción.
Fase 03: Medir, compartir el éxito y repetir 56 Fase 03: Mida, comparta el éxito y repita la operación 57
Medir, Recopilar
compartir y compartir los
el éxito y casos de éxito
repetir Los casos de éxito suelen ser tan valiosos como las medidas
cuantitativas a la hora de mostrar el éxito de Office 365.
Use la guía de medida del éxito para evaluar la eficacia de su
Durante toda la implementación, pida a los miembros del
lanzamiento de Office 365. Esto permitirá realizar una prueba
equipo del proyecto y a los organizadores que identifiquen
comparativa de los criterios establecidos para mejorar las
ejemplos que muestren la colaboración y el trabajo en equipo
soluciones para sus usuarios y le permitirá recopilar los casos
entre distintas funciones y lo compartan usando Yammer.
de éxito.
Cuando comparta una historia sobre su experiencia con
https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843796 Office 365, asegúrese de incluir estos datos:
Tiempo. La historia debe comenzar con una marca de

Plantillas de encuestas a usuarios finales
tiempo para que el público sepa cuándo ocurrió.
Use la plantilla de encuesta para medir la satisfacción y el progreso con
respecto a su punto de referencia.
Protagonistas. La historia debe incluir nombres, para
que el público sepa quiénes participaron.
Eventos. La historia debe contar los eventos que

tuvieron lugar.
Elementos visuales. El público debe poder ver

visualmente lo que ocurrió.
Las historias sobre el valor empresarial pueden compartirse

fácilmente de manera interna a través de un grupo Casos
de éxito de Office 365 en la red Yammer. También puede
compartir casos de éxito externamente con una comunidad
de Office 365 más numerosa a través de la comunidad para
https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843797 impulsar la adopción.
Sugerencias y trucos Sugerencias y trucos

En la fase de Visión de esta guía de adopción, hemos definido una tarea para definir sus criterios de éxito. Asegúrese de ¡Diviértase! Crear competencia y generar positividad acerca de Office 365 debería ser interesante y motivador.
consultar esto a medida que avanza por la guía para medir el éxito. Intente crear un seguimiento.
Fase 03: Medir, compartir el éxito y repetir 58 Fase 03: Prepararse para el cambio y administrarlo 59
Repetir Prepararse para el

Impulsar la adopción es un proceso continuo y no termina
tras el día del lanzamiento ni después de medir el impacto del
lanzamiento. Siga buscando nuevas formas en que Office 365
puede aportar valor para adaptarse a las necesidades de su
organización y de los usuarios en continuo cambio. cambio
Usando la información del proceso de lanzamiento, ponga
en marcha sesiones de aprendizaje adicionales para
y administrarlo
comunicar a los usuarios las prácticas recomendadas y las
soluciones de Office 365 de mayor impacto.
Programe sesiones adicionales de desarrollo de soluciones Administrar el cambio en Office 365

y escenarios empresariales con más departamentos de su
organización. Posteriormente, organice cursos para los
departamentos donde se explique cómo Office 365 puede
impulsar el éxito en cada una de las líneas de negocio.
Puede usar la biblioteca de productividad para ayudar a

identificar nuevos escenarios empresariales para utilizar
Office 365 más
http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary
Asegúrese de animar a los usuarios y organizadores a que

https://aka.ms/managingchangeO365
desarrollen ideas sobre cómo Office 365 puede mejorar las
prácticas de la empresa, y compártalas con otras personas a
través de eventos para fomentar la participación, actividades
de la comunidad y un grupo de Yammer. Use esas ideas Su negocio y la nube están en constante movimiento. La gente
para generar soluciones adicionales y organizar sesiones de siempre está buscando nuevas oportunidades para trabajar
aprendizaje adicionales. de manera más efectiva y las características continuamente
actualizadas de la nube permiten que esto ocurra.
No debe perderse la estrategia pública de Office 365 y los

Queremos que adoren esta herramienta, y para ello
blogs de Office para conocer las actualizaciones y nuevas
no solo es necesario escuchar a los empleados, sino
características que puede aprovechar.
también analizar los comentarios e implementarlos
de verdad.
– Jeff Schuman, a nivel nacional
Fase 03: Estrategia pública de Office 365 60 Fase 03: Blogs de Office 61
Estrategia Blogs de Office

pública de
Office 365
Los artículos de blog se pueden compartir
fácilmente a través de diferentes medios.
Filtre las características por aplicación,

servicios o plataforma para identificar las
características y actualizaciones de las que
puede beneficiarse
Las características están agrupadas por fases

de desarrollo
http://fasttrack.microsoft.com/roadmap http://blogs.office.com
Fase 03: Prepararse para el cambio y administrarlo 62 Fase 03: Lista de comprobación 63
Administre la forma en que su

organización recibe actualizaciones
Fase 03
Mediante el Centro de administración de Office 365, puede Lista de
comprobación
registrarse para obtener versiones tempranas de modo que su
organización pueda recibir actualizaciones al instante. También
puede designar que solo determinados individuos reciban
las actualizaciones, o elegir permanecer en el calendario de
versiones predeterminado y recibir las actualizaciones más Lleve a cabo actividades continuas para impulsar la
tarde. Más información sobre sus opciones aquí: adopción de Office 365
http://aka.ms/releaseoptions
Supervise las métricas de éxito de Office 365 y notifíquelas
Haga que sus administradores de Office 365 usen el centro
Comparta los casos de éxito de Office 365 en toda la
de mensajes (dentro del portal de administración) para que
organización
Office 365 se ejecute sin dificultades en su organización.
Busque nuevas formas en que Office 365 puede aportar
valor a los usuarios y a la organización
Centro de mensajes Prepárese para el cambio y adminístrelo

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Microsoft ha utilizado años de experiencias trabajando en

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Lo conseguiremos con Fase 01.

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éxito y por qué y por qué son

son importantes? importantes?

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Usar Paso 02.

Office 365 Identificar

colaborar con por orden de

los miembros prioridad los

Estoy más que satisfecho por la forma en que toda

Tuvimos equipos dedicados que planificaron

Al finalizar la implementación de Office 365 me

– Andy Tidd, CIO, ABB

Actualizaciones del producto Cree relaciones

Conecte con los ingenieros Recursos adicionales del usuario

Colabore con personas del Apóyese en la experiencia

Página de la comunidad para

Únase a los espacios

Vea las últimas conversaciones

Identificar ¿No está

empresariales puedan ayudar a crear una lluvia de ideas acerca de cómo

¿Qué métodos de comunicación y colaboración suelen

¿Cuál es el proceso para elaborar, distribuir y compartir Sabré que ha tenido

Clasificar los ¿Cómo se

escenarios pueden impacto previsto en la organización y la dificultad para

prioridad por orden de

Flujo de trabajo de revisión

Grupo de Yammer Correo electrónico

Bajo Medio Alto

Definir los Use la tecla

éxito Cómo definir los criterios de éxito:

Piense en lo siguiente como ayuda para determinar sus

Evalúe dónde está antes de implementar Office 365.

Elija los criterios que le ayudarán a presentar el impacto Oportuno:

Ejemplos de Paso 03.

criterios de éxito Crear un plan

Cómo crear su plan de éxito

de adopción Normalmente, solo el 34 % de los usuarios

Henkel: trabajo de adopción

Enfoque común Enfoque ideal

Calendario del despliegue Calendario del despliegue